Comunicaciones oficiales: estructura, redacción y ortografía

COMUNICACIONES OFICIALES: ESTRUCTURA, REDACCIÓN Y ORTOGRAFÍA

COMUNICACION ES OFICIALES: ESTRUCTURA, El objetivo del presente texto es suministrar útiles de estructuración, redacción y REDACCIÓN Y elementos ortografía para la elaboración de comunicaciones (oficio o carta, circular, memorando, acta, ORTOGRAFÍA oficiales entre otras) con el fin de lograr una interacción Elaborado por Óscar Orlando Vargas

comunicativa por escrito más eficiente. Este documento tiene como base el apartado 6 del capítulo III del “RGE 4-0.1 Gestión documental para el Ejército Nacional” de enero de 2018, de acceso público, disponible en el portal del Centro de Doctrina del Ejército Nacional.

ESTRUCTURA DE LAS 1 COMUNICACIONES OFICIALES ENCABEZADO:

Recuerde que todo oficio debe estar encabezado por el número del radicado y por la respectiva referencia, por ejemplo:

1. Este documento está pensado para cualquier comunicación oficial por escrito, pero hace particular énfasis en los oficios.

01

*2020252000798723* Al contestar, cite este número Radicado No. 2020252000798723: MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMPP-CEDE11DATRA-29.60

A continuación, debe seguir el lugar o sitio geográfico donde se origina el documento, una coma (,) después del lugar y, finalmente, la fecha de producción: Bogotá, 06 de febrero de 2020 Bogotá D.C. , 06 de febrero de 2020

OBSERVACIONES: 1 No hay unanimidad de criterio, ni siquiera en el sector público, sobre si se debe escribir “Bogotá,” o “Bogotá, D. C.,”. Sea cual sea la decisión se aconseja que durante todo el documento se maneje la misma convención.

2. Tomado de: https://www.fundeu.es/recomendacion/sei s-claves-para-usar-las-siglas-y-las-abrevia turas-1189/

2 Según la Fundéu, las abreviaturas “llevan punto abreviativo (a. C., pl., admón.) o, más raramente, barra (c/ Bailén). En las abreviaturas con más de un elemento, se deja un espacio detrás del 2 punto abreviativo”. Por ejemplo, se escribe FF. MM. y no FF.MM.; por lo tanto, entre “D.” y “C.” debe ir un espacio (D. C.).

3 Los meses no se escriben con mayúscula inicial.

4 El año no debe llevar punto ni coma.

DATOS DEL DESTINATARIO Y LUGAR DE DESTINO: Señor Brigadier General OSCAR ALEXANDER TOBAR SOLER Jefe Departamento Jurídico Integral Carrera 50 No. 18-92 Entrada Brigada Logística No.1 Bogotá, D. C. 1 Para las comunicaciones oficiales dirigidas al personal militar se debe anteceder al grado la palabra Señor o Señora, con mayúscula inicial por comenzar frase.

2 El grado militar, por convención y respeto, se suele poner con mayúscula inicial a pesar de que la Fundéu y Las Academias de la Lengua Española aconsejen que se escriban en minúscula: Es habitual que los medios de comunicación escriban el nombre de los cargos (como gobernante, jefe de Estado, etc.) con mayúscula inicial: «La ONU elige al portugués António Guterres como su nuevo Secretario General», «El Presidente se volvió a reunir con los representantes de los sindicatos», «Recuperado de su enfermedad, el Ministro de Industria reapareció públicamente», «Los dos candidatos podrían ser el próximo Jefe de Estado, según las encuestas» o «Dimite el Fiscal General del Estado».

Aunque el Diccionario panhispánico de dudas indicaba que se podía usar mayúscula inicial cuando se hacía referencia a una persona concreta que ejerce un cargo de este tipo, sin mención de su nombre propio, ahora las Academias de la Lengua recomiendan en la nueva edición de la Ortografía de la lengua española el uso de minúsculas en toda circunstancia, se trate o no de este tipo de alusión.

3 Por convención, los nombres y apellidos del destinatario se ponen sin negrilla y 3 en mayúscula sostenida.

4 El cargo se pone con mayúsculas iniciales.

5 La dirección se pone de la manera más completa posible. No se deben abreviar las palabras “calle”, “carrera”, “avenida” y demás.

6 Debajo de la dirección se pone la ciudad. Si la comunicación va dirigida al exterior, después de la ciudad seguida de una coma, se pone el país.

3. Tomado de: https://www.fundeu.es/recomendacion/ca rgos-con-minuscula-inicial-784/

ASUNTO: Asunto: Solicitud justificación de presupuesto 1 La redacción del asunto debe ser breve y concisa; debe ser una fresa nominal sin verbo conjugado. A pesar de la concisión, la claridad no se debe poner en riesgo. Recuerde que es la síntesis del tema del documento.

2 No caiga en el usual error de escribir cada una de las palabras con mayúscula inicial; existe la falsa idea de que poner cada palabra con mayúscula inicial le imprime importancia al enunciado.

CUERPO O TEXTO

Es la parte principal del documento; en esta se expone completamente el asunto o el tema por tratar. En la medida de lo posible, aborde un solo asunto o tema por comunicación.

4

Tenga en cuenta al redactar :

4. La información que sigue es tomada y adaptada de González et alii, 2012, p. 268.

1 Privilegie el estilo directo y la redacción en tercera persona. Si es necesario que el oficio esté escrito en segunda persona prefiera siempre el usted (ustedeo) en vez del tú (tuteo).

Use el estilo expositivo y evite el narrativo.

2 Haga uso de la adecuación: evite la jerga y las palabras no permitidas.

3 Escriba oraciones cortas (se aconseja un máximo de 25 palabras por oración). Evite redactar párrafos demasiado largos; una medida justa es un párrafo de cuatro o cinco oraciones (es decir, aproximadamente unas diez líneas). Pese a las anteriores indicaciones, recuerde que un buen párrafo lleva la cantidad de información necesaria. Hay que definir lo relevante y realmente importante y evitar dar rodeos 5.

4 Haga buen uso de la ortografía, gramática y puntuación.

5 Relacione oraciones conectores o enlaces.

y

párrafos

mediante

6 Revise la coherencia y la cohesión en las oraciones.

5. González et alii, 2012, p. 96.

7 En las comunicaciones oficiales es incorrecto usar abreviaturas, por tanto, deben escribirse las palabras completas, con excepción de las que forman parte del nombre o razón social de una empresa que las tenga registradas, como Cía., Ltda., entre otras.

CONVENCIONES PARA DIRIGIRSE A UN MILITAR DE GRADO SUPERIOR: Respetuosamente me permito solicitar a mi coronel (…)

1 Empiece con “Respetuosamente” o alguna forma equivalente de cortesía.

puede repetir el cargo que detenta el superior.

2 Como un oficio requiere de un lenguaje formular, es necesario usar la fórmula “me permito” antes de señalar el requerimiento (solicitar, enviar, presentar, etc.).

4 En varios oficios es necesario fijar plazos de entrega. Use fórmulas como “se precisa que la información sea enviada a más tardar el 13 de febrero de 2020” o “para que la información sea enviada a más tardar el 13 de febrero de 2020”.

3 Use siempre el “mi” antes del rango del superior al cual se va a dirigir. Si desea,

CONVENCIONES PARA DIRIGIRSE A UN MILITAR DE GRADO INFERIOR: Con toda atención, me permito solicitar al señor capitán (…)

1 Empiece con “Respetuosamente” o alguna forma equivalente de cortesía.

puede repetir el cargo que detenta el superior.

Como un oficio requiere de un lenguaje formular, es necesario usar la fórmula 2 “me permito” antes de señalar el requerimiento (solicitar, enviar, presentar, etc.).

4 En varios oficios es necesario fijar plazos de entrega. Use fórmulas como “se precisa que la información sea enviada a más tardar el 13 de febrero de 2020” o “para que la información sea enviada a más tardar el 13 de febrero de 2020”.

3 Use siempre el “mi” antes del rango del superior al cual se va a dirigir. Si desea,

Respetuosamente,

DATOS FINALES DE LA COMUNICACIÓN 1 Cierre el oficio con “Respetuosamente”, “Cordialmente”, “Atentamente,” u otra forma de cortesía, el espacio para la firma. y los datos del remitente (rango, nombres y apellidos, cargo y dependencia).

ANEXOS

Mayor CLAUDIA YOLIMA PEDRAZA GUARÍN Directora Apoyo a la Transición Departamento Jurídico Integral 2 Si los nombre y apellidos del destinatario se pusieron en mayúscula sostenida, es necesario que los nombre y apellidos del remitente también vayan en mayúscula sostenida

Anexo: Radicado No. 2020511000629183 del 31 de enero de 2020 (22 folios)

Esta parte es opcional, según lo exija el oficio. Si el oficio requiere anexos, se pone la palabra “Anexo” seguida de dos puntos (:); luego se aclara el nombre del

documento y entre paréntesis se detalla la cantidad de páginas. Recuerde que se escribe en fuente Arial, tamaño 8.

IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR Si el remitente no elaboró el oficio, es necesario poner al final del mismo el nombre de la persona que lo hizo, en fuente Arial, tamaño 8: Elaboró: Te. Carolina Castellar Oficial Memoria Histórica

REGLAS ORTOGRÁFICAS

,

PUNTUACIÓN Uso de la coma (,)

Es común que en documentos institucionales se haga mal uso de comas, ya por exceso, ya por ausencia. Si bien hay algunos usos de las comas que son netamente estilísticos, existen otros que son obligatorios. A continuación, se presenta cinco de los usos obligatorios.

1 Coma explicativa: se ponen entre comas los incisos y las aposiciones: Los coroneles de la reserva activa, y otros que no lo son, asistieron a la reunión.

El sargento Ramírez, asistente de mi coronel Martínez, envió el informe un día después del plazo pactado.

El año que viene, si Dios quiere, tendremos más fuerza de apoyo.

2 Coma adversativa: van precedidas de coma las conjunciones adversativas pero y más: No teníamos el personal suficiente, pero cumplimos con todas nuestras metas.

Le pasamos los requerimientos a tiempo, mas hizo caso omiso de las fechas señadas.

3 Coma elíptica: en las frases en que se omite el verbo por sobreentenderse, se sustituye el verbo por una coma: Unos venían de la Tercera División; otros, de la Quinta.

El teniente Martínez debe asistir a las 14:00 horas y el teniente Vargas, a las 16:00.

4 Coma adverbial: algunas expresiones con valor adverbial o de nexo como es decir, o sea, esto es, efectivamente, en efecto, sobre todo, sin embargo, por último, en segundo lugar, etc., van entre comas: En efecto, las órdenes se cumplieron a cabalidad.

Habría que considerar, por último, las sugerencias de mi general Tobar.

5 Cuando una oración subordinada se antepone a la principal, se separa con coma: Teniendo en cuenta que el profesional no pudo suscribir contrato en atención a su vinculación con una entidad pública como funcionario, esta dirección se encuentra adelantando una búsqueda de un profesional con experiencia en la materia requerida.

A pesar del escaso tiempo para su elaboración, el libro logró estar impreso para FILBo 2020.

Uso del punto (.)

Se escribe punto y seguido cada vez que se cierra un periodo gramatical u oración: El viernes pasado nos trasladamos de casa. El trasiego de mover trastos es lo más mareante del mundo. Hasta que la cosas estén en su sitio y que tengamos un sitio para cada cosa, reinará el caos.

Los niños son los únicos que se divierten con tanto barullo. Buscar un objeto es jugar al escondite.

Uso del punto y coma (;) Se usa el punto y coma para separar periodos sintácticos completos, igual que el punto y seguido, pero sirve para manifestar una más estrecha unión de sentido entre los mismos.

Admiró sus monumentos, sus edificios, sus calles y plazas; le sorprendió la amabilidad de sus gentes.

Compare los dos siguientes párrafos y note que, a partir de una mejor puntuación y una mayor concisión, el segundo párrafo es más contundente.

Atendiendo a decisiones personales de los profesionales seleccionados previamente y quienes a última hora manifestaron su intención de no suscribir el contrato, propiamente hago referencia a los profesionales en historia y/o relaciones internacionales para la Quinta, Séptima y Octava división; a la fecha habiéndose seleccionado las hojas de vida de quienes cumplen con los requisitos de la dirección a la fecha se está en la consecución de los documentos para la suscripción del contrato, los cuales serán entregados a más tardar el próximo lunes; lo anterior en atenta solicitud de que una vez sean recibidos se pueda proceder al trámite administrativo para la suscripción del contrato a partir del día que corresponda del presente mes.

Los profesionales en historia y/o relaciones internacionales, previamente seleccionados para la Quinta, Séptima y Octava divisiones, por decisiones personales, manifestaron su intención de no suscribir el contrato. Los nuevos profesionales seleccionados, cuyas hojas de vida cumplen con los requisitos de la Dirección, están reuniendo los documentos para la suscripción del contrato, los cuales serán entregados, a más tardar, el próximo lunes; una vez sean recibidos, se procederá al trámite administrativo para la suscripción del contrato a partir del día que corresponda del presente mes.

MAYÚSCULAS

Se escriben con letra inicial mayúscula los nombres propios de persona, los de animales y los de lugar: María González Lassie

Bucéfalo Bogotá Himalaya

Se escribe con mayúscula inicial los sustantivos y adjetivos que componen los nombres de instituciones, entidades, organismos, grupos musicales, partidos políticos, calles, establecimientos, etc.

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Ejército Nacional Fuerzas Militares Academia de la Lengua Amnistía Internacional

Lo que aparece bajo este apartado es tomado de Larousse, 1998, Ortografía lengua española: reglas y ejercicios, págs. 209-213, y modificado y adaptado por el autor.

Erróneamente se cree que la mayúscula sostenida o la mayúscula inicial sirve para resaltar algún dato. Este error es muy común en la descripción del asunto de un oficio: Se deben tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, su uso es obligatorio y no opcional.

Asunto: Solicitud Verificación de Cargos Prefiera siempre: Asunto: Solicitud verificación de cargos

CURSIVAS La cursiva es, junto con las mayúsculas y las comillas, uno de los tres procedimientos básicos para indicar que una palabra o grupo de palabras tiene un sentido especial que no se corresponde con el del léxico común de la lengua.

Las principales funciones de la cursiva son de énfasis y para señalarle al lector que un sintagma o una palabra común puede resultarle ajena por ser un neologismo, formar parte de una jerga o argot, adoptar una forma incorrecta o funcionar como metalenguaje, es decir, no formar parte del discurso con el sentido propio de las palabras.

1 Las voces extranjeras que no se ajustan a la ortografía, fonética o significado del español se escriben en cursiva: ad hoc déjà vu

full time grosso modo

in situ statu quo

2 Las palabras que no se usan por su significado, sino en referencia directa a ellas como elementos de la lengua (los llamados usos metalingüísticos), se escriben en cursiva: Se convirtió en un experto en esquivar la palabra crisis.

3 Los títulos en las portadas que identifican obras como libros, discos o revistas, así como los que llevan cuadros, películas, series de televisión, etc., se escriben en cursiva, con independencia de la lengua: Se proyectan los dos filmes que hicieron al alimón: Un perro andaluz y La edad de oro.

Ni Las meninas ni el resto de las obras propiedad del Estado están aseguradas.

NEGRITAS

El uso de la negrita escapa a las normas de la ortografía. Depende de los criterios editoriales. En términos generales, por razones estéticas, se procura evitar su uso en el cuerpo del texto de las comunicaciones oficiales.

BIBLIOGRAFÍA Beltrán, J. E. (2017). Manual de edición académica.

Bogotá: Universidad Nacional de Colombia – Universidad de los Andes.

Fundéu. (2017). Cursiva y redonda. https://www.fundeu.es/wp-content/upl oads/2013/05/CursivasGuiaFundeu.pdf González, B. J. et alii. (2012). Estrategias de escritura. Bogotá, D. C.: Universidad Sergio Arboleda.

Larousse. (1998). Ortografía lengua española: reglas y ejercicios. México D. F.: Larousse.

“RGE 4-0.1 Gestión documental para el Ejército Nacional”. (2018). Centro de Doctrina del Ejército Nacional.

REFERENCIAS DE INTERNET Fundación Español Urgente: http://www.fundeu.es/ Diccionario de la Real Academia Española: http://www.rae.es/rae.html Diccionario Panhispánico de Dudas http://buscon.rae.es/dpdI/