UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA
Facultad de Humanidades, Universidad Mariano Gálvez
Licenciatura en administración educativa
Lcdo. Celso Gonzales Morales
Curso: Administración Financiera y de Presupuestos
Tarea: Libro
Estudiante: Yoselin Analí Mita Pérez 9614-20-4933
Palín, Escuintla 13 de mayo del 2024
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios. En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Hay que recordar que un presupuesto es un plan, una estimación y, por lo tanto, los gastos presupuestados, los ingresos y, en general, toda tu información es supuesta, pero hay que estimarlos con alguna base para que no nos dé como resultado un presupuesto irreal.
Las grandes ventajas de planear y hacer presupuestos son: facilitar la utilización adecuada de los recursos, proporcionar eficiencia en las operaciones, ayudar a lograr una buena planeación de las empresas y mostrar los resultados que se obtendrán de poner en práctica los planes. Sin embargo aunque hacer presupuestos ayuda a manejar una empresa eso no es todo. Tiene sus ventajas, pero también sus limitaciones porque están basados en estimaciones, en supuestos y si no se hacen bien, no se obtiene ningún resultado que beneficie. Además hay que estarlos adaptando y actualizando constantemente o se corre el riesgo de perder el trabajo que representó hacerlo.
Se trata de un elemento casi indispensable para cualquier transacción económica y es que sobre todo en la venta de servicios siempre debe de haber un presupuesto previo para que el comprador sepa a qué gastos se enfrente También es importante contar con un presupuesto en cada empresa que nos permita conocer las cantidades de las que disponemos para hacer frente a la consecución de objetivos empresariales.
Las principales características de un presupuesto son las siguientes:
• Un presupuesto tiene en cuenta los ingresos y gastos previstos.
• Es una estimación.
• Ejecutan un control financiero, de gastos, planificación económica y financiera.
• Reduce riesgos.
• Es flexible y se adapta a posibles cambios
• Son generales: desde un presupuesto de Estado, empresarial como doméstico o de cualquier índole.
• Se realizan en base a objetivos.
• Guardan cierto carácter predecible.
• Existen diferentes tipos: presupuesto maestro, operativo, de flujo de caja, de ventas, de producción, de ventas, de ingresos, de base cero y de capital.
Presupuesto de ventas
Antes de la llegada de la era de la información, las compañías exitosas generaban estimados periódicos sobre sus operaciones a corto, mediano y largo plazo. La razón es que tener este conocimiento a mano es de inmensa utilidad a la hora de formular planes y estrategias, así como también ayuda saber cuándo realizar inversiones o deshacerse de costos innecesarios.
Por tanto, un presupuesto de ventas es un documento que toma en cuenta variables económicas internas y externas para estimar los ingresos totales de una empresa en un tiempo específico. Si bien, las variables que se deben incluir en este documento, como volumen de ventas y precios de productos, pueden parecer obvias, lo cierto es que hay que tomar muchos otros elementos en cuenta para poder realizar un presupuesto de ventas operativo.
El presupuesto de ventas es un documento que anticipa la rentabilidad de una empresa durante un determinado período de tiempo. Este documento está basado en los registros históricos y las condiciones del entorno, ya que solo de esa manera es posible fijar una expectativa comercial. Todo plan de negocio debe comenzar con un presupuesto de ventas, ya que éste es una parte fundamental de la gestión empresarial. El éxito de una empresa depende, además de las buenas ventas e ingresos, de desarrollar presupuestos de ventas que sirvan de guía para llevar un buen control de gastos y realizar una buena reinversión de los excedentes de la empresa.
El presupuesto de ventas sirve para mostrar el camino que debe recorrer una empresa para cumplir con su objetivo financiero, o incluso, superarlo. Con este informe, un negocio optimiza el control de gastos y la reinversión del excedente que pueda conseguir en un período. El presupuesto de ventas se define como un plan financiero que estima la rentabilidad de una compañía para un período determinado. Es una herramienta útil para establecer metas y objetivos de ventas y también para controlar su cumplimiento.
La utilidad del presupuesto de ventas para tu negocio
Toda empresa, y sus departamentos, deben trabajar con la motivación de obtener resultados a través de objetivos comerciales. Por ejemplo, el departamento de ventas es fundamental en la generación de ingresos y control de volúmenes de producción de la empresa, para eso, debe tener objetivos claros y realistas.
Tomando esto en consideración, el presupuesto de ventas surge como una herramienta que ayuda en la administración, gestión y control del departamento comercial. Ya que, como ya sabemos, este documento ofrece estimaciones de los niveles de ventas y ayuda a conocer la rentabilidad de la compañía.
Es decir, una de las principales ventajas de crear un presupuesto de ventas es planificar mejores decisiones financieras. Por ejemplo, si en el presupuesto se estima que las ventas aumentarán, se puede planear de manera anticipada aumentar proporcionalmente la producción para satisfacer la demanda. En el caso contrario, se puede ajustar la producción para economizar y rentabilizar recursos.
Objetivo de un presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas integra qué cantidad de producto se va a vender, a qué precio, en cuánto tiempo, dónde y cómo se van a producir esos ingresos por ventas. Con base en esos ingresos por ventas la compañía deberá establecer unos objetivos y una ruta para no desviarse en exceso de la estimación e intentar superarla, cosa que es bastante difícil porque suele ser un documento que acostumbra a ser fiel a la realidad salvo excepciones.
Además, es habitual que el presupuesto de ventas incluya una estimación de cómo va a ir el sector en el que se encuentre la empresa, para así determinar qué peso e importancia va a tener la empresa en el mercado.
Las metas del presupuesto de ventas pueden variar según la empresa, pero generalmente incluyen:
• Establecer metas para las ventas en un período determinado.
• Planificar y prever los ingresos por ventas y determinar los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
• Proporcionar una guía para el equipo de ventas y otros departamentos relacionados que permita mejorar la asignación de recursos y esfuerzos.
• Monitorear y evaluar el desempeño, identificar desviaciones y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
En resumen, los objetivos del presupuesto de ventas son maximizar los ingresos y optimizar la gestión de ventas de la empresa.
Importancia de hacer un presupuesto de ventas
Esta herramienta de ventas es importante porque permite crear estabilidad financiera. Al final, no es otra cosa que un plan y registro de gastos que permite pagar las cuentas a tiempo, gestionar los recursos, atender emergencias y ahorrar para alcanzar metas.
Asimismo, contar con un presupuesto de ventas permite anticipar eventos futuros y operar con eficiencia.
Esta es una lista de beneficios que muestra para qué sirve un presupuesto de ventas:
• Tener control sobre los gastos.
• Hacer una planificación estratégica.
• Asignar recursos adecuadamente.
• Promover la organización y eficiencia.
• Tomar decisiones financieras.
¿Qué debe incluir un presupuesto de ventas?
Un buen presupuesto de ventas debe seguir y contener algunos puntos como:
• Periodicidad: Como ya vimos, el presupuesto de ventas sirve para contemplar un determinado periodo de tiempo, ya sea unos pocos meses o un año, por ese motivo, debe ser actualizado y mantener una periodicidad.
• Conocimiento del mercado: Estar al tanto del mercado es uno de los aspectos más importantes para la creación de un presupuesto de ventas. Es en este escenario donde se recoge la información relacionada a las preferencias y las tendencias que formarán parte del presupuesto.
Administración, ejecución y vigilancia: Todo presupuesto de ventas tiene que contar con parámetros y mecanismos de control y seguimiento que posibiliten medir si todo está se desarrollando de acuerdo con la proyección establecida previamente.
¿Dónde se aplica el presupuesto de ventas?
El presupuesto de ventas ayuda a plantear la estrategia que seguirá la empresa al inicio del nuevo ciclo económico que se haya elegido, recordando que aunque la estrategia generada a partir de este se puede aplicar a todas las áreas de la empresa, este se crea específicamente para el área de ventas, y para trazar la línea de acción del área de marketing.
Esto es debido a que el presupuesto de ventas establece qué cantidad de producto se va a vender (no a producir) y a qué precio, en cuánto tiempo y en dónde. A partir de esos ingresos proyectados la compañía deberá establecer sus objetivos y un plan de acción para no desviarse en exceso de la estimación, ya sea para superarla o para correr el riesgo de no cumplir con las metas.
Etapas de un presupuesto de ventas
Se pueden establecer tres etapas para la elaboración de un presupuesto:
1. Recopilación de datos de la empresa, su situación financiera, el estado de la fuerza de trabajo y su posicionamiento dentro del sector en el que se desenvuelve.
2. Análisis de los datos recopilados y comparación con las ventas históricas, tomando en cuenta las diferentes variables que pueden influir en éstas, así como con las tendencias del mercado.
3. Diseño e implementación de estrategias para cada área y del presupuesto de ventas para esta área.
4. Monitoreo y evaluación constantes de las acciones aplicadas para la continuidad o mejora de tu presupuesto.
El presupuesto de ventas es una herramienta de planificación que permite a las empresas administrar los recursos y las ganancias en función de las ventas esperadas. Tiene en cuenta patrones de ventas anteriores y presupuestos para periodos de tiempo similares para que cada departamento tenga una idea general de su situación financiera. Esto ayuda a las organizaciones a ser más eficientes a la hora de alcanzar sus objetivos y maximizar sus beneficios.
Una ventaja más del presupuesto de ventas es evitar sobrepasar el presupuesto asignado de cada área, ya que permite administrar los gastos con anticipación. Por consiguiente, se trata de un recurso muy valioso para la parte de preproducción y administración.
• Presupuesto maestro
Entre los tipos de presupuestos de ventas, el maestro es el más relevante. Ya que este contiene todos los datos financieros globales y abarca todos los sectores de la empresa. Por lo tanto, en él se incluyen los gastos totales de ventas, el flujo de caja, los ingresos netos, etc. Toda esta información permite mantener el equilibrio económico de todas las áreas, así como el control financiero.
• Presupuesto operacional
Este tipo de presupuesto de venta reúne todas las actividades que tienen que ver con la producción, gestión, distribución y comercialización. Su uso suele ser complejo, ya que debe ser efectuado con datos concretos y actualizados de periodos específicos.
• Presupuesto de producción
Para determinar cuántos artículos se deben producir con base en el presupuesto de venta, el presupuesto de producción es de gran ayuda. En él se toman en cuenta datos sobre el volumen de insumos y recursos que se deben invertir. También es muy útil a la hora de lanzar o probar un nuevo producto en el mercado.
• Presupuesto de compras
El abastecimiento oportuno de la cadena de suministro es crucial, así que el presupuesto de compras es el recurso ideal para mantener un inventario saludable. Este se desarrolla conforme a las estimaciones de demanda y permite hacer compras de materia prima, servicios, herramientas, maquinaria, entre otros insumos.
• Presupuesto de flujo de caja
Este presupuesto le puede ayudar a tu equipo a determinar cuánto dinero tendrán disponible durante determinado lapso. Asimismo, refleja cómo y cuándo ingresará
el dinero para realizar las estrategias establecidas en el plan de ventas. Prácticamente, su función es mantener enterado al dueño del negocio si tiene suficientes recursos para mantener sus operaciones.
• Presupuesto de marketing
La rentabilidad de una empresa depende de la generación de nuevos clientes, así que el presupuesto de marketing es fundamental. Con este presupuesto se puede dirigir cierta cantidad de recursos para crear campañas y esfuerzos de promoción. Su objetivo es hacer que la marca llegue a nuevos prospectos, para después convertirlos y aumentar las ventas.
El presupuesto de ventas de una empresa se puede dividir en varios presupuestos más que ayudarán a tener una gestión más precisa de los gastos y ganancias de la empresa. Generar y mantener un presupuesto de ventas es una excelente manera de prepararse de manera proactiva para el éxito futuro de un negocio. Este presupuesto brinda información valiosa sobre dónde se encuentra la organización, qué está sucediendo en el resto de la industria y ayudará a mantener todo en orden tanto de manera financiera, legal y administrativa
En resumen, el presupuesto de ventas de una empresa es un plan financiero que estima los ingresos totales en cierto periodo y se enfoca en dos cosas: la cantidad de productos vendidos y el precio al que se venden, para predecir cómo se desempeñará la empresa. Un presupuesto de ventas no es lo mismo que una proyección de ventas, ya que este último se trata de un documento en el que se estiman los ingresos por cierres futuros.
Conclusión
El presupuesto de ventas es un documento más amplio, en el que caben tanto plazos como estimaciones de usos de materias primas, insumos y maquinaria. Por ejemplo, en él se suele detallar la entrega progresiva de productos o bienes a los clientes y las fechas de estas entregas. Es una especie de hoja de ruta que responde a un período específico, el cual puede ser quincenal, mensual, trimestral o incluso anual. O dicho de otro modo, un cronograma con estimaciones financieras que sirve para medir el potencial de ventas de una compañía.
Para realizar un presupuesto de ventas es recomendable clarificar las metas que se desean alcanzar durante un periodo específico. Se debe hacer un estudio objetivo por medio de algún instrumento que evalúe la demanda del mercado. Así se podrá garantizar un análisis correcto de factores como la economía, la industria, las ventas en el pasado (y del sector) para facilitar la ejecución una vez que el presupuesto haya sido aceptado. Después de esto, se debe comunicarlo a todos los departamentos involucrados.
Este presupuesto debe incluir una relación de todos los productos o servicios que comercializa la empresa. Las ventas previstas deben estar representadas en cantidad (número de unidades y valor económico). Asimismo, debe incorporar un pronóstico de ventas del sector y de la empresa ajustado a la realidad. Para ello es importante conocer la participación de la empresa en el mercado. En resumen, para elaborarlo se necesita tiempo, esfuerzo y un amplio conocimiento del mercado.
Bibliografía
LATAM, S. (13 de Junio de 2022). Presupuesto de ventas. Obtenido de Presupuesto de ventas: https://www.salesforce.com/mx/blog/presupuestodeventas/#:~:text=%C2%BFQu%C3%A9%20es%20un%20presupuesto%20d e,posible%20fijar%20una%20expectativa%20comercial.
Zendesk. (26 de Julio de 2023). ¿Para qué sirve un presupuesto de ventas? Obtenido de ¿Para qué sirve un presupuesto de ventas?: https://www.zendesk.com.mx/blog/para-que-sirve-presupuesto-ventas/