Taller 1. GESTIÓN DOCUMENTAL II.

GESTION DOCUMENTAL II G4 TALLER 1

PRESENTADO A LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

POR XIOMAR VALENCIA MOLINA SOCORRO CASTILLO ORTIZ LUIS ALBERTO TORRES MORALES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2014

CONTENIDO

Introducción Objetivo general Objetivos específicos 1. Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuales objetivos pretende alcanzar?

2. ¿Cuál es el enter rector de la política Archivística en Colombia?

3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19?

4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?

5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos?

6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?

7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?

8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras.

9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD.

10. Conceptualice: fondo, serie documental, subserie documental, unidad documental simple, unidad documental compuesta, expediente, clasificación documental, principio de procedencia, principio de orden original, selección, eliminación, disposición final.

11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? Explique.

12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?

13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia?

14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión documental.

15. Indague en una entidad (no muy pequeña) su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Aplique la encuesta sugeridas por el AGN a dos funcionarios identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención………………………………

Conclusiones…………………………………………………………………….

Referencias bibliográficas………………………………………………………

INTRODUCCIÓN La ley General del Archivo 594 del 2.000 deja muy claro los principios y procesos archivísticos para que las entidades públicas y privadas elaborando el programa de gestión documental por la cual deben ser conservados, archivados y depurados empleando cualquier medio técnico siempre y cuando cumpla con todos los requisitos archivísticos de ley.

Este trabajo además de responder la quince preguntas analizando es una orientación para tener encuentra en el momento de organizar un archivo

OBJETIVOS PRINCIPALES Orientar a las entidades en el Programa de Gestión Documental de forma sistemática para ser más eficiente su implementación y metodología,

en cuanto a su organización y

normatividad

OBJETIVOS ESPECIFICOS Estructurar el Programas de Gestión Documental con sus procedimientos para su desarrollo en la entidad.

Organizar el manejo de la documentación por las entidades desde su origen hasta su destino final Resaltar la importancia del papel de los documentos de los archivos en la administración para el funcionamiento de la misma con apoyo decisivo para la transparencia y el control de la gestión.

1.

Un Programa de Gestión Documental se da como un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Esta actividad nació gracias a la necesidad "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos, plasmándolos por escrito utilizando diversas técnicas según la época, en la actualidad se realizan en físico – papel- y también se implementan diferentes programas sistematizados, evitando el mal gasto de recursos como el papel, presentando un mayor almacenamiento y eficacia de búsqueda.

Dentro de los objetivos de la Gestión Documental se encuentran: Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.

-Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

-Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.

-Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

-Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

2.

El AGN es el ente rector de la Política Archivista en Colombia y provee unas técnicas archivísticas con las cuales se pretende conservar la historia de Colombia.

Esta idea surge bajo la necesidad de administrar correctamente las instituciones del país en cuanto a su documentación y patrimonio documental.

Baso su la Ley 80 de 1989 se le confiere al Archivo General de la Nación la función de dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el cual se logre coordinar y planear la función archivística de toda la nación, conservar el patrimonio y que estos estén al servicio de la comunidad.

3.

TITULOV GESTION DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio 4.

Las dos Instituciones son La CIA –Consejo Internacional de Archivos- y la UNESCO -a Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura-.

La primera busca que a través de sus publicaciones y actividades la gestión de documentos sea una práctica universalmente aceptada, aunque esto presenta una problemática, de que esto se concentre demasiado en un modelo norteamericano, dejando de lado otros modelos ya establecidos.

La CIA en el año de 1977 creó un comité mixto sobre los problemas de la gestión documental con la ayuda de la International Records Management Foundation. A través de Conferencias Internacionales de la Mesa Redonda de Archivos, se tratan aspectos referentes al tema de trabajo archivístico profesional, sobre gestión documental, almacenamiento inmediato, deposito intermedio de documentos y evaluación documental.

La segunda institución, la UNESCO también promueve simposios y seminarios relacionados con la Gestión de Documentos. Esta institución ha sido consciente de la problemática que presenta la Gestión Documental en cuanto al volumen en incremento de los documentos, para tratar de solventar dicha dificultad se ha planteado dos objetivos primarios que pueden contribuir en una mejora: 1. Favorecer la concienciación y la compresión del valor y la utilidad de los documentos como fuente de información base, 2. ayudar a los países a organizar y desarrollar los sistemas y servicios de gestión de documentos y archivos.

La UNESCO estableció un programa la Gestión de Documentos RAMP –Records and Archives Management Programme- con la motivación de que los servicios de archivo resultaran eficaces a la actividad administrativa.

5.

El país en que fue concebida y se reconoció la Gestión Documental fue Estados Unidos, se aceptó desde los años 50 pero su reconocimiento oficial se dio a mediados del siglo XX. Esta práctica revoluciono los estándares que se venían aplicando en la labor archivística, en especial por la introducción del “Ciclo Vital de los Documentos” el cual determino las etapas y

los procedimientos por los que debías pasar un documento o un conjunto de documentos personales o pertenecientes a una institución.

6.

Ley General de Archivos La Ley 594 del año 2000 o Ley General de Archivos estipula que un archivo, es un conjunto de documentos acumulados por un proceso natural de una entidad pública en el transcurso de su gestión.

También se reglamenta el sistema de categorización de los archivos públicos según su jurisdicción territorial y su función en la estructura del Estado Colombiano, las funciones de los archivos, su administración, los procedimientos de consulta de la documentación, la gestión documental, el control y la custodia de la documentación, la adquisición, exportación y expropiación de documentos, la conservación de los documentos, el manejo de diferentes soportes documentales y la gestión de los archivos privados.

De igual forma, durante los últimos 10 años se han promulgado nuevas leyes a cerca de la gestión documental, al igual que políticas de reducción de la utilización del papel en los archivos públicos. Algunas de estas normas son: -

Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN: Mediante el cual se actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario. En este acuerdo se estipula cada uno de los términos utilizados en la función archivista.

-

Ley 1409 de 2010: Por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones. En esta ley se establece: Requisitos para la función de archivista, sus campos de acción, funciones del Colegio Colombiano de Archivistas, el Código de Ética, los deberes y prohibiciones del profesional, los Tribunales Éticos, el Régimen y Procedimiento Disciplinario.

-

Decreto 2578 del 2012 del Ministerio de Cultura: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. En esta ley se establece: El sistema nacional de archivos, Evaluación de documentos de archivo, Archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas y a Red Nacional de Archivos.

-

Directiva Presidencial 004 de 2012. Establece los lineamientos generales, para la implementación de la iniciativa Cero Papel en la administración pública, con el fin de identificar,

racionalizar,

simplificar,

automatizar

los

trámites

y

procesos,

procedimientos y servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna prestación de los servicios a cargo de esas entidades.

-

La ley de "cero papel" promulgada por parte del senado de la república busca la reducción de la utilización del papel y apoyar el uso de soportes electrónicos a cambio de una política ambiental tomada por parte del Archivo General de la Nación.

7.

Es necesario que la empresa tenga en cuenta, aplique y cumpla la normatividad dictada por el Archivo General de la Nación, en conjunto con la normatividad que ellos mismo presentan y de otras disposiciones. Debe así mismo tener en cuentas los objetivos hacia los que se enfoca la Gestión Documental y aplicarlos de forma integral. En una opinión personal, se deben tener en cuenta los ciclos de la gestión de documentos para no recaer en procesos obsoletos y tener en cuenta que este cambio es en mejora de la institución, en su paso a la modernización y estandarización de procesos.

8.

Administrativos, económicos, archivísticos - Administrativos: Es la eficiencia de la administración que controla los documentos que maneja en una institución, este control lo lleva un administrador de manera general, permitiendo de esta forma tener un registro e historia de sus documentos. Este sistema debe ser administrado para obtener o desarrollar su finalidad gestionando los recursos en un marco técnico y legal.

Aplicando herramientas informativas de las que haga uso la institución -

Económica:

Hace referencia al análisis del sistema de reducción de costos ahorrando tiempo y dinero derivados de la conservación de documentos innecesarios, es necesario evaluar si sus beneficios son mayores a sus costos -

Archivística:

Es toda la base del programa; se refiere a la ley 594 de 2000 estados de derecho que cumplen una función aprobatoria, garantizadora y perpetuadora, conceptos de archivo del ciclo vital del documento, con procedencias y principios 9.

Diagnóstico: Desarrollo de un Programa de Gestión Documental acumulación de instrucciones en las que se puntualizan las operaciones para el proceso de la gestión documental al interior de cada institución, es el más importante porque nos da las normas que se deben tener presentes como oportunidades, identificación de problemas, objetividad, análisis y determinación de los requerimientos de información, planes de mejoramiento y contingencia para lograr un buen desarrollo de un PGD a corto y mediano plazo con definición de políticas como comité de archivo y acuerdos del AGN 012 de 1995 -

Requisitos técnicos:

Son herramientas técnicas con las que puede contar en una institución como: • Contar con manual de procesos y procedimientos •

Compilación de formatos regulado

•

Manual de procesos y procedimientos

•

Compilación de formatos

•

Manual de funciones

•

Tabla de retención documental (TRD)

•

Tabla de valoración documental (TVD)

•

Adopción de normas técnicas y normatividad en generales

Por todas estas normatividades debe aplicar las siguientes funciones •

Centralización de recepción y envió de documentos

•

Definición de procedimientos de distribución de los documentos internos y externos

•

Tener debidamente aprobado las tablas de retención documental o valoración documental por el Archivo General de la Nación.

•

Tener un comité de archivo el cual deberá tener definido su reglamento

•

La entidad debe contar con un reglamento de archivo basado en la normatividad de AGN para controlar las entradas y salidas de documentos, coordinar la función archivísticas

Es sumamente importante cumplir con el programa (PGD) con todas sus funciones administrativas que son los objetivos y las metas de la empresa y sus herramientas informativas uso de una entidad.

10.

-

Fondo

Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades -

Series documentales

Comulación de documentos de estructura y contenido similar emanados de un mismo organismo o sujeto producto como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Ej. hoja de vida -

Subserie documental

Agrupación de documentos que forman parte de una serie y se identifican en forma separada del conjunto de las series por el tipo documental que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto - Unidad documental simple Es la que contiene una sola tipología ej. Acta de reunión, en las que están registradas todas las reuniones - Unidades documentales compuestas Es la que posee varias tipologías documentales que van relacionadas en común con las mismas características.

-

Expedientes

Es una herramienta administrativa, su finalidad en todos los casos es reunir la documentación para sustentar un asunto -

Clasificación documental

Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la entidad.

-

Principios de procedencia

Cumple funciones definidas y determinadas como identificar, reconstruir y precisar debe aplicarse a todas las identidades, sobre la cual tenga responsabilidad directa, en el proceso de clasificación, permitiendo identificar los creadores de documentos -

Principios de orden original

Son procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite, da facilidad en el uso de la documentación, es decir localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio de su función.

-

Selección

Se define como tarea por la cual se escoge el destino de los documentos, señalada en la tabla de retención documental o de valoración documental y realizada en el archivo central, para ser conservado permanente -

Eliminación

Conjunto de documento que ha perdido sus valores primario, secundarios y vigencia administrativa legal, a criterio de la comisión, no poseen valor científico-cultural - Disposición final

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital con miras a su temporal, permanente, o conservación a su eliminación a lo dispuesto en las tablas de retención documental o tablas de valoración documental.

11. ¿Selección, Depuración, y expurgo es una misma operación? Explicarlo SELECCIÓN SS La selección determina el destino

final

de

los

documentos a partir de su valor, es decir los plazos de

tiempo

conservación

para

su o

destrucción , señalados por TVD y TRD

DEPURACIÓN

EXPURGO

Después de analizar los

Permiten

Valores documentales se

eliminar los documentos

deciden

si

deben que

seleccionar

pierden

y

valores

transferirse a otro archivo primarios y carecen de o si por lo contrario deben valores ser

eliminados, principalmente

aplicándole técnicas de histórico selección

secundario el

,

valor

Depuración y expurgo se utilizan para retirar documentos que no tienen valores primario o secundarios , ya la selección permite elegir los documentos para una conservación permanente 12. . ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?

Es un esquema de clasificación de documentos procedente de cada sección o dependencia de una institución se registran las series, subseries, Sirve para facilita el acceso a la información contenida en el acervo documental proporcionando la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo, identificando los códigos por áreas.

13 La tablas de retención de retención documental es un listado de series con sus tipos documentales a las cuales se le asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos la administración es beneficiada.

Su importancia es racionalización

que esta facilita el manejo de la información, contribuye a la

de la producción documental, proporciona un servicio eficaz y eficiente,

garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen permanencia, facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados, regulan las transferencias de los documentos en diferentes fases de archivo, sirven de apoyo para los procesos administrativos en las tablas de retención documental porque permite el manejo integral de los documentos.

14.

Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión: La tabla de retención documental es un instrumento bastante importante en la producción de documentos y la institucionalización del ciclo vital del documento de los archivos tanto de la gestión central como de los archivos históricos se deben adaptar al programa de Gestión Documenta en el acuerdo AGN 039 de 2002.

Primera etapa: “Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Compilación de la información institucional, depósitos legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad como decretos acuerdos, resoluciones.

Estructura interna vigente de la entidad, manual de funciones y de procedimientos.

Organigrama actual, resoluciones y acto administrativo de creación de grupo y asignación de funciones.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada.

Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, Central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o

eliminación.

La

selección

puede

aplicarse

a

documentación

no

vigente

administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia,

acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

Cuarta etapa:

probadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente,

el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado porbiodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.”

15.

La empresa se denomina VIP SIGLO XXI S.A.S Soluciones de Iluminaci贸n LED Asesor铆a y Estudio de Luminotecnia Eficiencia Energ茅tica y Potencial de Ahorro, Tubos Luminarias de Techo Bombillos contado Bulbos, Reflectores, Paneles

Organigrama y Codificaci贸n de la Empresa

PRIMERA ENCUESTA DE ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL ESTUDIO DE LA OFICINA I. NOMBRE DE LA OFICINA:___VIP Siglo_XXI Oficina de Gerencia___________________________ 1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica: Gerencia__________________________________________________________________________________ ___________________ 2. Fecha de creación: 25 de Abril de 2000_______________________________________________________

3. Acto Administrativo:

_Resolución en junta de socios______________________________

4. Funciones: Diseñar planes de acción que mantengan la rentabilidad y sostenibilidad de la empresa. Tomar las mejores decisiones que convengan a la prosperidad y desarrollo de la institución. Evaluar y enfocar el presupuesto y balance financiero anual. Celebrar contratos con diferentes instituciones y con personal. _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 5. Documentos que genera : Informes. Actas. Planes. _________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

6. Realizan selección y descarte documental?

SI___

NO_X__

7. Sistema de Organización de los Archivos de gestión _________________ Numérica-Cronológica____________________________________________________

8. Que volumen documental se produce anualmente, en promedio? _____El mínimo_en_ Metros lineales.

I.

ESTUDIO DE TIPOS DOCUMENTALES

II. DOCUMENTOS 1. Oficina Productora ___Gerencia_______________________________________________ 2. Nombre del documento ______Planes; Informes Subserie Planes de emergencia_____________________________________________________________ 3. Funciones de la Oficina que genera este Documento: Diseñar políticas, planes y programas para el óptimo desarrollo y funcionamiento de la empresa__________________________________________________________________________________ _____________________________________________ _______________________________________ 4. Caracteres Externos 4.1 Soporte: Papel_X_ Cinta Magnética__ Microfilme__ Otro cual? _X Medio magnético______ 4.2 Formato: Expediente __X Libro __ Documento Simple__ 4.3 Ordenación: _____Cronológica______________________________________________________________________ 4.4 Estado de conservación__Buen estado, no presenta deterioro_______________________ 5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento ____________________________________________________________________Ninguno______________ _________________________________________________________________________________________ _______ 6. TRAMITE: Original: ________1_____

Número de Copias ______

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otro: SI ____ NO ___X_ ¿En Cuál o Cuales? _______ 8. Que anexos acompañan este documento? _____________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite del documento: __________________________________ _________________________________________________________________________________________ 10. Con qué periodicidad se produce este documento Diaria ___ Semanal ___ Mensual ___ Otras ___X

Cuál? __Anual_______________

11. Por cuanto tiempo conservan este documento en el Archivo de Gestión y quien lo establece? _____No se tiene establecido_________________________________________________________ 12. En el Archivo de Gestión, este documento lo consultan: 12.1 La misma Oficina ___X 12.2 Otras Oficinas ___ Cuáles? _______________________________ 12.3 Otras entidades ___

Cuáles? _______________________________________________

12.4 Personas Naturales ____ 12.5 Porqué lo consultan? ______Informacón_____________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________

13. Este documento ha sido objeto de transferencias del Archivo de Gestión o otros Archivos? __________No porque no hay sino el archivo de gestión______________________________________________________ Central __________ Histórico ____

Otros

____

¿Cuáles? _______

13.1 ¿Con que periodicidad se realiza?

14. En el Archivo Central, la oficina sigue consultando este documento?__No tiene Archivo central___________ 14.1 Con qué frecuencia? _______Ninguna_______ 14.2 Que años? ___Ninguno___________________ 15. Que problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta clase de documento? _______Ninguno________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 16. observaciones ______Ninguna___________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Funcionario Entrevistados: Nombre y Cargo: ___Cecilia Bonilla Gerente_____________________________________ Nombre y Cargo: __________________________________________________________ Funcionario Responsable del Archivo:_____Milena Cárdenas

Secretaria_________________

Ciudad y Fecha: ____24 de febrero de 2014_______________________

SEGUNDA ENCUESTA DE ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL ESTUDIO DE LA OFICINA I. NOMBRE DE LA OFICINA:___VIP Siglo_XXI Oficina de Departamento de Operaciones___________________________ 1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica: Departamento Oparativo_________________________________________________________________________________ ___________________ 2. Fecha de creación: 25 de Abril de 2000_______________________________________________________

3. Acto Administrativo:

_Resolución______________________________

4. Funciones: Diseñar planes de acción y gestión que desarrollen los planes y negocios de la administración aplicando conocimientos técnicos y tecnológicos en cada contrato. Instalar, adecuar, fabricar, producir lo elementos y requerimientos que se especifican en cada contrato. _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 5. Documentos que genera : Informes. Actas. Planes.Formatos _________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

6. Realizan selección y descarte documental?

SI___

NO_X__

7. Sistema de Organización de los Archivos de gestión _________________ Numérica-Cronológica____________________________________________________

8. Que volumen documental se produce anualmente, en promedio? _____El mínimo_en_ Metros lineales.

I.

ESTUDIO DE TIPOS DOCUMENTALES

II. DOCUMENTOS 1. Oficina Productora ___Departamento Operativo: Técnicos______________ 2. Nombre del documento ______Planes; Informes Subserie Instalaciones____________________________________________________________ 3. Funciones de la Oficina que genera este Documento: Diseñar políticas, planes y programas para el óptimo desarrollo y funcionamiento de las instalaciones que se generan en los contratos de la empresa______________________________________________ 4. Caracteres Externos 4.1 Soporte: Papel_X_ Cinta Magnética__ Microfilme__ Otro cual? _X Medio magnético______ 4.2 Formato: Expediente __X Libro __ Documento Simple__ 4.3 Ordenación: _____Cronológica______________________________________________________________________ 4.4 Estado de conservación__Buen estado, no presenta deterioro_______________________

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento ____________________________________________________________________Ninguno______________ _________________________________________________________________________________________ _______ 6. TRAMITE: Original: ________1_____

Número de Copias ______

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otro: SI ____ NO ___X_ ¿En Cuál o Cuales? _______ 8. Que anexos acompañan este documento? _____________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite del documento: _____Departamento Operativo__________ 10. Con qué periodicidad se produce este documento Diaria ___ Semanal _X__ Mensual ___ Otras ___X

Cuál? __Anual_______________

11. Por cuanto tiempo conservan este documento en el Archivo de Gestión y quien lo establece? _____No se tiene establecido_________________________________________________________ 12. En el Archivo de Gestión, este documento lo consultan: 12.1 La misma Oficina ___X 12.2 Otras Oficinas ___ Cuáles? _______________________________ 12.3 Otras entidades ___

Cuáles? _______________________________________________

12.4 Personas Naturales ____ 12.5 Porqué lo consultan? ______Informacón_____________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 13. Este documento ha sido objeto de transferencias del Archivo de Gestión o otros Archivos? __________No porque no hay sino el archivo de gestión______________________________________________________ Central __________ Histórico ____

Otros

____

¿Cuáles? _______

13.1 ¿Con que periodicidad se realiza?

14. En el Archivo Central, la oficina sigue consultando este documento?__No tiene Archivo central___________ 14.1 Con qué frecuencia? _______Ninguna_______ 14.2 Que años? ___Ninguno___________________ 15. Que problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta clase de documento? _______Ninguno________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 16. observaciones ______Ninguna___________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________

Funcionario Entrevistado: Nombre y Cargo: ___James de la Parra Coordinador Operativo_____________________________________ Nombre y Cargo: __________________________________________________________ Funcionario Responsable del Archivo:_____Milena Cárdenas

Secretaria_________________

Ciudad y Fecha: ____24 de febrero de 2014_______________________

Identificación de las secciones y subsecciones de la entidad, de las series y subseries, y un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL FONDO: VIP SIGLO XXI CÓDIGO

SECCIÓN

CÓDIGO

SUBSECCIÓN

SERIE PLANES

100

INFORMES

GERENCIA

ACTAS

SUBSERIE Planes de gestión Planes de presupuesto Planes de acción Informes de gestión Informes de presupuesto Actas de reuniones Contratos empresariales

CONTRATOS

PLANES 120

OPERATIVA

121

TÉCNICOS/ASE SORES

INFORMES

FORMATOS

Contratos de prestación de servicios Planes de diseño Planes de Implementación Planes de Instalación Planes de Inspección Informes de planeación Informes de ejecución de la instalación Formatos de control Formatos de diagnóstico Formatos de inspección

Archivo General de la Nación FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ___VIP SIGLO XXI__________________________ HOJA: 1 DE: 1 OFICINA PRODUCTORA: _____Gerencia____________________________________ RETENCIÓN CÓDIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de Gestión

Archivo Central

Disposición final CT E M S

PROCEDIMIENTOS

1 1.1 2 2.1 2.2 3

ACTAS -Actas de reuniones

Indefinido

x

Indefinido

x

Indefinido

x

Indefinido

x

Debido a que la entidad no tiene archivo central, todos los documentos se mantienen en el archivo de gestión hasta que la gerencia lo considere necesario.

CONTRATOS -Contratos de prestación de servicios -Contratos empresariales

Debido a que la entidad no tiene archivo central, todos los documentos se mantienen en el archivo de gestión hasta que la gerencia lo considere necesario.

INFORMES

3.1 3.2

-Informes de Gestión -Informes de Presupuesto

4

PLANES

4.1 4.2 4.3

-Planes de Acción -Planes de Gestión -Planes de Presupuesto

CONVENCIONES:

Debido a que la entidad no tiene archivo central, todos los documentos se mantienen en el archivo de gestión hasta que la gerencia lo considere necesario.

Debido a que la entidad no tiene archivo central, todos los documentos se mantienen en el archivo de gestión hasta que la gerencia lo considere necesario.

Firma responsable:_____________________________________ Jefe de archivo

CT = Conservación Total Jefe de archivo E = Eliminación M = Microfilmación Fecha: S = Selección Fecha:

Archivo General de la Nación FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ___VIP SIGLO XXI__________________________ HOJA: 1 DE: 1 OFICINA PRODUCTORA: _____DEPARTAMENTO OPERATIVO____________________________________ RETENCIÓN CÓDIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Archivo de Gestión

Archivo Central

Disposición final CT E M S

PROCEDIMIENTOS

1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2

3 3.1 3.2 3.3 3.4

FORMATOS -Formatos de control -Formatos de diagnóstico -Formatos de inspección

Indefinido

x

Indefinido

x

Indefinido

x

INFORMES -Informes de planeación -Informes de ejecución de la Instalación PLANES -Planes de Diseño -Planes de Implementación -Planes de Instalación -Planes de Inspección

CONVENCIONES:

Debido a que la entidad no tiene archivo central, todos los documentos se mantienen en el archivo de gestión hasta que la gerencia lo considere necesario.

Debido a que la entidad no tiene archivo central, todos los documentos se mantienen en el archivo de gestión hasta que la gerencia lo considere necesario.

Debido a que la entidad no tiene archivo central, todos los documentos se mantienen en el archivo de gestión hasta que la gerencia lo considere necesario.

Firma responsable:_____________________________________ Jefe de archivo

CT = Conservación Total Jefe de archivo E = Eliminación M = Microfilmación Fecha: S = Selección Fecha:

CONCLUSIONES La importancia que ha tenido la documentación a nivel nacional es sumamente importante porque ha garantizado su adecuado desarrollo a través de las técnica y normatividad general de la gestión documental del AGN 594 del 2.000, en Colombia, la cual se pretende conservar

la historia de los documento facilitando un planteamiento, para el desarrollo de los procesos, para garantizar su fácil organización BIBILOGRAFIA Y CYBERGRAFIA http://www.ufps.edu.co/ufpsnuevo/archivos/programa_de_gestion_documental.pdf. http://eprints.rclis.org/20289/1/Sistemas%20archiv%C3%ADsticos%20y%20modelos%20de %20gesti%C3%B3n%20de%20documentos%20en%20el%20%C3%A1mbito %20internacional%20(Parte%20II)1.pdf.

FERNANDEZ Valderrama Luis David. Gestión documental. IESA Instituto de Estudios Superiores en Administración, Caracas (Venezuela). http://www.sociedadelainformacion.com/ MEJIA Miriam. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. http://201.244.5.242/GUIAIMPLEMENTACIONDEUNPGD.pdf.

Conceptos archivísticos http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264 Conceptos archivísticos http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/unidad-documental-y-tipologia.htm Retención Documental http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia3.pdf