Manual de Archivo Ximena Salguero by ximena salguero

INDICE Contenido INTRODUCCION................................................................................................................................ 4

RELACIÓN DE DOCUMENTOS MÁS ............................................................................................ 5 COMUNES EN EL ARCHIVO .......................................................................................................... 5 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EXPEDIENTES ............................................................. 5 Documentos administrativos......................................................................................................... 5 FUNCIONES .................................................................................................................................. 6 Clasificación de Documentos Administrativos ............................................................................ 6 COMUNES EN EL ARCHIVO .......................................................................................................... 7 Documentos administrativos de trasmisión................................................................................. 7 Documentos administrativos de constancia ................................................................................. 8 Documentos administrativos de juicio .......................................................................................... 9 Expedientes administrativos ....................................................................................................... 10 Expedientes Informativos ............................................................................................................. 11 Valores del Documento ................................................................................................................. 11 DOCUMENTOS DENTRO DE UNA EMPRESA ........................................................................... 13 AL ARCHIVO ................................................................................................................................... 19 Requisitos y Forma de Recibir un Documento ............................................................................... 19 Proceso de la Clasificación ........................................................................................................... 22 Cuadro de Clasificación ............................................................................................................... 23 Clasificación de la Correspondencia ............................................................................................ 23 TIPOS Y CRITERIOS PARA DOCUMENTOS .............................................................................. 25 Codificación de los Documentos .................................................................................................. 25 Ordenación de los Documentos .................................................................................................... 27 Señalización de los Documentos ................................................................................................. 28

localización de las Carpetas ......................................................................................................... 31 CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION EN CADA NIVEL .............................................. 32 Modo de Complementar el Impreso de Consulta o el Préstamo del Documento .......................... 33 NORMAS PARA TRANSFERIR EL ARCHIVO SEMIACTIVO, INACTIVO O HISTORICO.... 36 Desarchivado de las Carpetas ....................................................................................................... 36 NORMAS DE ELIMINACION Y CONSERVACION ..................................................................... 38 Comunicación de la Transferencia ............................................................................................. 38 Preparación Física de la Transferencia ....................................................................................... 39 Modo de Complementar la Relación de Entrega ......................................................................... 39 ELIMINACION DE DOCUMENTOS ............................................................................................... 42 Modo de cumplimentar la autorización para la eliminación de documentos ........................... 43 TIPS DE ARCHIVO .......................................................................................................................... 45 11 Tips de Archivo ........................................................................................................................ 45

INTRODUCCION Todos conocemos lo que es un archivo, sabemos que lo utilizamos como exactamente se refiere el nombre, a “archivar”, pero ¿sabemos que es en lo que realidad se archiva? ¿Sabemos cómo se archiva? ¿Sabemos la regla del archivo? Este Manual de Archivo es una herramienta sumamente importante para quienes se desenvuelven en este ámbito, aquí te orientamos y tratamos de darte a conocer la mayor cantidad de información correcta para que puedas desenvolverte bien a la hora de utilizar el Archivo. En años anteriores las diferentes maneras de organizar los archivos eran en forma física ahora en la actualidad tienen la posibilidad de hacerlo de forma digital. El Manual de Archivo nos habla sobre reglas de archivo, documentos mas comunes, tipos y niveles de archivo, criterios para los documentos, normas de eliminación, tips para un mejor archivo, etc. Estoy segura que esto te será de gran ayuda. 4

RELACIÓN DE DOCUMENTOS MÁS COMUNES EN EL ARCHIVO DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EXPEDIENTES

Documentos administrativos Se entiende por documento administrativo toda información textual, gráfica, sonora o en imágenes, fijada en cualquier tipo de soporte material, generada o recibida por las diferentes unidades administrativas. Esta definición incluye:  Todos aquellos documentos esenciales para el desarrollo de una actividad, continuada por parte de una unidad administrativa o docente.  Los documentos que acrediten un valor administrativo y que formen parte de un procedimiento.  Los documentos que establecen las responsabilidades fiscales: los documentos del presupuesto.  Los documentos que aporten valor legal o jurídico.

FUNCIONES Estas tienen dos funciones principales: Constancia: aseguran la conservación de los actos de la administración, acreditan sus efectos y garantizan el derecho de acceso y consulta a los mismos. Comunicación: sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración al ciudadano y a otros organismos públicos.

Clasificación de Documentos Administrativos Se pueden clasificar según el tipo de declaración que contienen: Documentos administrativos de decisión Contienen una declaración de voluntad de un órgano de la Administración.

RELACIÓN DE DOCUMENTOS MÁS COMUNES EN EL ARCHIVO Estos se distinguen en dos categorías: • Acuerdo: recoge las decisiones de un órgano de la Administración a lo largo de la tramitación de un procedimiento administrativo y siempre anteriores a la resolución del mismo. • Resolución: recoge las decisiones de un órgano de la Administración y pone fin a un procedimiento administrativo.

Documentos administrativos de trasmisión Estos comunican la existencia de actos o hechos los cuales se clasifican en dos: 1. Por la relación que existe entre el emisor y el destinatario de la información: • Internos: Emisor y destinatario son órganos que pertenecen a una misma organización administrativa. • Externos: El destinatario es un ciudadano o un órgano que pertenece a una organización administrativa diferente 7

de aquella en la que está integrado el emisor. 2. Por su contenido: • Notificación: comunica al interesado/s en un procedimiento administrativo una resolución o un acuerdo que afecta a sus intereses y derechos. • Publicación: Dar a conocer al interesado/s en un procedimiento administrativo una actuación de la Administración mediante su publicación en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de información. • Comunicación: Destinado a poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o circunstancias de un procedimiento administrativo.

Documentos administrativos de constancia Tienen como finalidad la acreditación de actos, hechos o efectos. En función del objetivo de la acreditación, se pueden clasificar en tres categorías las cuales son: • Acta: son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Un ejemplo en el área administrativa encontramos el acta de las reuniones de los órganos colegiados. • Certificado: son documentos que dan fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en un archivo o registro. • Certificados producidos por silencio administrativo: son documentos que emite un órgano administrativo competente para dictar un acto expreso en un procedimiento administrativo y que acredita la existencia 8

y los efectos de un acto administrativo producido por silencio administrativo.

Documentos administrativos de juicio Su finalidad es proporcionar a los órganos administrativos asesoramiento, datos, valoraciones y opciones necesarios para la toma de decisiones. Este tipo de documentos generalmente son denominados “informes”. Hay varias clasificaciones según el criterio que vayan a ser utilizados: 1. Por la obligación de solicitarlos: • Informes preceptivos: es obligatorio solicitarlos porque así existe una norma. • Los informes facultativos: estos no son obligatorio solicitarlos. 2. Por la vinculación con su contenido: • Informes vinculantes: obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en cuenta el contenido del informe. • Informes no vinculantes: no obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en cuenta el contenido del informe. 3. Por el órgano que lo emite: • Informes internos: son los emitidos por la misma 9

Administración de la que forma parte el órgano que los solicita. • Informes externos: son los emitidos por una Administración distinta de la del órgano que lo solicita.

Expedientes administrativos Es un conjunto de documentos ordenados sobre un mismo asunto que están sujetos a un procedimiento administrativo.

Los expedientes se forman a medida que se suceden los trámites para la resolución de un asunto, por lo cual, se respeta el orden natural de los documentos dentro del expediente, es decir, se ordenan cronológicamente en primer lugar constara el documento que inicia el expediente (a petición del interesado o de oficio por la entidad) y posteriormente, se agregan los documentos generados o recibidos de forma ordenada. En algunos casos, es conveniente la ordenación alfabética de los documentos; Para la información de los expedientes de la manera más práctica es importante tomar en cuenta los siguientes pasos:  Numerar todos los expedientes administrativos mediante un número correlativo, que identifique el expediente de esa serie y el año de inicio, separados por una barra.  Grapar los documentos del expediente.  Numerar de forma correlativa los documentos que formen parte del expediente, en el momento en que se incorporen a la carpeta. 10

 Si por alguna razón el volumen del documento, no se puede archivar juntamente con el resto de los documentos del expediente, se podrá archivar aparte, dejando constancia de la existencia y la localización de este documento, físicamente separado de su carpeta.

Expedientes Informativos Hay algunos expedientes que no están sujetos a un procedimiento administrativo, a estos se les denominan expedientes informativos. También se les conoce con el nombre de dossier. Su función para la gestión documental es puramente informativa. Se pueden ordenar por orden cronológico o por grupos de documentos. En función de su complejidad, habrá, que decidirse por una u otra opción y separar los documentos de la misma naturaleza con subcarpetas. Ejemplo de estos seria la correspondencia, las facturas, los informes entre otros.

Valores del Documento En todo documento se pueden diferenciar una serie de valores, definidos por la finalidad del mismo: 11

 Valor administrativo: la finalidad de este es dejar constancia de la gestión de una actividad determinada.  Valor fiscal o Contable: el objetivo de este es servir como testimonio y prueba del cumplimiento de las obligaciones tributarias o de justificación de operaciones relacionadas con la contabilidad.  Valor legal o jurídico: es aquel del cual se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común, o bien sirve como testimonio ante la ley.  Valor informativo: esta tiene como finalidad servir como referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad administrativa y también servir como testimonio de la memoria colectiva.  Valor histórico: este sirve de fuente primaria para la investigación histórica y la acción cultura. Se denominan valor primario al valor que expresa la finalidad para la cual se ha creado el documento, tiene un periodo de prescripción. El valor secundario es al que obedece a otras motivaciones y es dado posteriormente, con el paso del tiempo.

DOCUMENTOS MÁS COMUNES EN EL ARCHIVO DOCUMENTOS DENTRO DE UNA EMPRESA Se trata de documentos que reflejan las operaciones realizadas por la empresa con sus clientes, proveedores y trabajadores. Este tipo de documentos han de tener una numeración correlativa, así como reflejar las fechas de emisión y recepción. Listado de los documentos más comunes vistos y utilizados dentro de una empresa:  Curriculum Vitae: El currículo vitae o el CV es el conjunto de estudios, méritos, encargos, premios, experiencia laboral que ha desarrollado u obtenido una persona a lo largo de su vida laboral y académica.  Carta de presentación: Es una carta que se adjunta como acompañamiento de otro documento que casi siempre suele ser el curriculum vitae.

 Carta de pedido: Esta carta solicita él envió de algún producto que se pretende adquirir. Los datos que habitualmente aparecen  Carta de Reclamo: Se utiliza para realizar una queja o reclamo sobre algún producto o servicio que nos ha dejado insatisfechos o no corresponde a lo que se fue pedido o al precio acordado.  Carta de Cobranza: Es usualmente usada para recordar o notificar algún adeudo o morosidad por falta de pago, ya sea de una entidad bancaria, alguna empresa que venda productos de cualquier clase o de servicios automotrices entre otros. Esta antes de ser enviada al usuario o persona morosa, debe de estar bien y perfectamente redactada.  Carta de Devolución: Cuando realizas un pago de bienes o servicios que no recibiste o fueron devueltos o bien sea el caso que compraste algún producto o servicio con el que no estás de acuerdo o conforme y quieres que te hagan un reembolso puedes enviar esta carta para hacer dicha solicitud.  Carta de Disculpas: Esta carta te permitirá pedir disculpas por algo mal hecho para que así puedas tener una compresión por parte de la otra persona, o bien hacer una promesa para saldar ese error.  Carta de Renuncia: Se redacta este tipo de cartas para anunciar la intención del autor de abandonar un puesto que actualmente ocupa.  Carta de Despido: En este documento el empresario notifica al trabajador el despido, la fecha de efectos del mismo, así como la causa que justifica la medida, y, por otro lado, es la forma que tiene el trabajador de conocer la decisión tomada.

 Cotización: Es la acción de cotizar algo, algunas, muchas o pocas cosas. Este documento o información es el que el departamento de compras de una entidad u empresa usa para la negociación. La función de este documento es informativa por lo que no genera ningún registro ni valor contable.  Vale: Es un documento para pagar un producto o servicio. Este puede representar el pago total o parcial. Lo más habituales que los complejos comerciales proporcionan vales a sus clientes para fidelizarlos.  Vale de caja chica: Este documento sirve para la comprobación de gastos menores u prestamos por los cuales no se expide factura o comprobante fiscal.  Pagaré: Este documento contable contiene la promesa incondicional de una persona, de que pagará a una segunda persona, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.  Factura: Este tiene validez legal y fiscal este documento es de índole comercial que indica una compraventa de un bien u servicio que incluye toda la información de la operación que se realizó.  Factura Especial: En lo establecido en la ley del impuesto sobre el valor agregado (IVA) y el Impuesto sobre la Renta este documento se define como un documento legal autorizado por la Superintendencia de Administración 15

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Tributaria (SAT) este documento es utilizado por los contribuyentes como documento y medio de respaldo al Momento de adquirir bienes o servicios de personas individuales que por naturaleza de sus actividades o por cualquier otra circunstancia, no extienden las facturas correspondientes. Factura Cambiaria: Este documento de crédito que en la compraventa de mercaderías el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador y que incorpora un derecho de crédito sobre la totalidad o la parte insoluta de la compraventa. Recibo de Caja: Este es un soporte contable en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa. El recibo de caja se contabiliza con un debito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Recibo Común: El fin de este recibo es comprobar que se ha cumplido con el pago o solución de una obligación o prestación de un servicio o producto. Cheque: El valor de este documento contable en la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta bancaria, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. Cheque Cruzado: Este documento puede ser depositado en una cuenta que el beneficiario tenga en el banco. Es decir, que no admiten cobros en efectivo. Para extender un cheque cruzado, se requiere que el emisor o tenedor trace dos rayas paralelas con un aligera inclinación. 16

 Cheque viajero: Este documento es emitido por entidades financieras que permiten ser canjeados por dinero en otro país.  Ticket: Este se entrega a la persona interesada en el que se garantiza que esta ha realizado una entrega o pago por una compra o por un servicio, o que cumple cierto requisito o tiene cierto derecho sobre algo.  Oficio: Este documento sirve para comunicar disposiciones, consultas, ordenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, disposiciones, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento entre otros.  Circular: Este se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que se pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, entre otros.  Memorándum: Este es un escrito breve por el que se intercambia información entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación.  Decreto: Este es un acto administrativo emanado por el poder ejecutivo y legislativo que, generalmente posee un contenido reglamentario, su rango es inferior a las leyes.

 Resolución: Es una moción escrita por una Asamblea. La sustancia de la resolución puede ser nada que normalmente pueda ser propuesto como una moción.  Providencia: Son aqueas que declaraciones de voluntad dictadas por el juez con eficacia imperativa y que afectan al proceso en donde se dictan, y se adoptan para ordenar materialmente el mismo.  Informe: Es un escrito en prosa informativa con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor.  Contrato: Es un acuerdo legal, oral o escrito, manifestando en común entre dos o más personas con capacidad jurídica.  Minuta: Este es un documento escrito informal, que hace las veces de acta, solo que con una redacción breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable el acta formal.  Agenda: Este es un resumen de las reuniones próximas a ocurrir.

PROCESO DE LLEGADA DEL DOCUMENTO AL ARCHIVO Requisitos y Forma de Recibir un Documento Cuando una oficina recibe o crea un documento se deben seguir los siguientes pasos: 1. Inspeccionar: Identificar qué clase de documento pertenece. Puede ser que el documento ya exista o que no se necesario crearlo. Revisar que el documento esté listo para ser archivado. 2. Clasificar: Identificar a qué serie documental pertenece el documento y definir las dependencias en orden jerárquico. Proceso de llegada del documento (Al Archivo). 3. Marcar: En este procedimiento se debe señalar con una clave especifica el nombre o el asunto que es escogido para ser archivado. 4. Describir: Este requisito consiste en la elaboración de inventarios, índices, ficheros, plantillas y directorios entre otras descripciones. Estos los puedes realizar conforme a la organización que deseas llevar. 5. Distribuir: Este consiste en arreglar los documentos que nos permitirá archivar sistemáticamente evitando que se duplique el trabajo. 6. Archivar: En esta forma es donde se colocan los documentos en sus respectivas carpetas de acuerdo al sistema elegido. En este paso se toma en cuenta las viñetas y se asegura el archivo que en el lugar indicado.

NORMAS Y SISTEMAS DE CLASIFICACION Estos documentos administrativos tienen una evolución dentro del ciclo de vida de un archivo que va en fases desde que se crean o son recibidos por las unidades administrativas de las empresas u entidades administrativas de dicha empresa, y en su tiempo determinado se transfieren al Archivo General que tienen las empresas para sean conservados o eliminados según su valor. El ciclo de vida de estos documentos se ha concretado en tres fases las cuales son las siguientes: • Documentación Activa Esta fase se encuentran los documentos producidos o recibidos por cada unidad de administración que prácticamente son todos aqueos papeles que siguen teniendo su valor vigente y son de recurrencia frecuente para poder resolver un asunto. Por lo general y muy común estos documentos aún están en proceso de tramitación y su consulta es frecuente o por periodos.

Estos documentos están bajo la responsabilidad de los jefes u coordinadores de departamento. En esta fase los documentos su permanencia depende del periodo de vigencia que estos tienen por lo general el Normas y sistemas de clasificación periodo de un documento administrativo esta entre uno a tres años. 20

En términos comunes estos documentos están en función o bien en tramitación estos dependen del asunto que trate la documentación así se efectuará la transferencia de estos documentos al archivo. • Documentación Semi-Activa En esta fase, la tramitación del documento ya se ha terminada y está listo para ser consultado esta parte va evolucionado de periódica u ocasional si estos documentos se consultan en tiempo prolongado quiere decir que se consultan tiempo después de creados y pueden pasar mucho tiempo. La responsabilidad de la transferencia de estos tipos de documentos recae en el archivero o el encargado de salvaguardar estos mismos. La duración o el tiempo que estos documentos se tienen que mantener aguardados por cualquier tipo de consulta es entre tres a cinco años hasta que este pierda su validez. • Documentación Inactiva En esta fase se encuentran los documentos que ya perdieron su valor administrativo estos se vuelven históricos o testimoniales de la actividad desarrollada por una empresa.

La consulta de estos documentos se vuelve infrecuente y a veces ocasional, en esta etapa del ciclo es definitivo. Este tipo de documentos alcanzan el valor puramente informativo o como testimonio de las operaciones de la empresa, entidad u órgano público o privado. 21

TIPOS Y NIVELES DE ARCHIVO Los documentos desde su momento de creación o recibidos en la unidad de administración de la empresa u institución tiene el objeto la localización rápida y efectiva de la información contenida en ellos, y de tal manera poder garantizar la conservación de dichos documentos. Estas formas organizacionales incluyen dos funciones específicas las cuales son las siguientes:  La clasificación y la ordenación: esta consiste en clasificar un documento que significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos.  Ordenar los Documentos: quiere decir meter los papeles de la documentación en carpetas y ordenarlos en forma cronológica, alfabética, numérica, por asunto, por zona geográfica, por clientes o por proveedores.

Proceso de la Clasificación Este proceso consiste en agrupar los documentos bajo conceptos que muestren funciones generales y las actividades que la empresa realiza dentro de su estructura jerárquica y lógica. Esta manera se agrupa por separado los documentos de personal, los documentos económicos y demás. La clasificación de un documento, parte de las funciones principales del cuadro organizacional de clasificación y este abarba hasta las

actividades concretas que se materializan en la unidad básica de archivo ósea el expediente. Procura agrupar al máximo a documentación bajo conceptos generales, es decir se ha de evitar abrir nuevas carpetas, si las que ya existen son suficientes. Los documentos forman parte de los expedientes que son conceptos generales.

Cuadro de Clasificación Este es el resultado de agrupar las diferentes funciones y actividades de la empresa bajo una estructura jerárquica y lógica, desde los conceptos más generales hasta lo más concretos.

Clasificación de la Correspondencia En todas las unidades a de administración y servicios de la empresa o institución generan y reciben correspondencia es decir ya sean originales o copias que por su naturaleza aportan información de todo tiempo referente a asuntos de la empresa. Esta correspondencia tiene una función de soporte al desarrollo de las actividades de la unidad, pero no están vinculados al procedimiento administrativo. La clasificación de esta correspondencia seguirá las pautas que se indicaran a continuación: 1. Correspondencia externa: Las cartas externas a la empresa, relacionadas con cualquier entidad, organismo, empresa o persona, se clasificarán del siguiente modo:

 La carta que forme parte de un expediente, se colocara en el original dentro del expediente que le corresponda.  La carta que acompañe una información importante, como informes, facturas u otros documentos, se archivara en función de esta información adjunta.  Dentro de los grupos de documentos las cartas se ordenan alfabéticamente.  La correspondencia de un mismo sujeto persona, empresa o entidad, se ordenará cronológicamente, de la más antigua a la más reciente.  En las cartas referentes a organismos o entidades que se estructuren en secciones o departamentos, se respetara la jerarquización orgánica oficial. 2. Correspondencia interna: Este tipo de correspondencia se maneja dentro de las dependencias de la empresa u órgano gubernamental Su forma organizacional es la siguiente:  Las notas interiores, tanto emitidas, como recibidas, que hacen referencia a un tema o asunto concreto, se clasificaran en el cuadro del tema que le corresponde.  Dentro de cada carpeta, las notas de entrada y salida se ordenarán cronológicamente, de la más antigua a la más reciente, que quedará delante de todas.  Las notas anteriores formarán parte de un expediente en concreto estas se clasificarán en Relaciones Interiores y se ordenarán alfabéticamente por el nombre de la unidad remitente.  La nota interior remitida a diversas unidades, se clasificará por el tema a que se haga referencia o, en caso de diversidad temática, por la unidad emisora, adjuntando la relación de unidades receptoras. 24

TIPOS Y CRITERIOS PARA DOCUMENTOS

Este consiste en el conjunto de operaciones que permiten tener los documentos codificados, organizados físicamente y señalizados. Este sistema tiene como objetivo la uniformidad de a colocación y de la recuperación de los documentos archivados en las carpetas situadas en las unidades de instalación apropiadas.

Codificación de los Documentos Los documentos generados o recibidos por cualquier unidad administrativa de la empresa, se codifican desde el momento de creación o de su recepción. Documentos recibidos  Como punto número no hay que precisar el tema en concreto a que se refiere, pudiendo realizarse esta identificación mediante el subrayado a lapicero de las palabras claves del texto que definan el asunto, o mediante cualquier otro procedimiento que conduzca al mismo objetivo.

 Si el documento se refiere a diversos asuntos, se escogerá el más significativo o el más importante. Tipos y criterios para los documentos  Como segundo punto se habrá de comparar si existe ya un expediente abierto sobre el tema que trata el documento, y si es así, se archivará en la carpeta existente. En caso de que no haya ningún expediente abierto, se abrirá una carpeta y se inscribirá la nueva entrada en el repertorio de expedientes y documentos de la unidad administrativa.  Por lo que respecta a la codificación de un documento recibido, se inscribirá en el margen superior derecho la referencia del código de clasificación que le corresponda, seguida de la abreviatura Ref. desde este mismo momento, el documento quedará clasificado y archivado.  Si se plantea alguna duda sobre la elección del código asignado, se deberán consultar las definiciones de entradas del Cuadro de Clasificación que le acompaña. Documentos producidos Estos documentos son producidos por las unidades técnicas la mayor parte de estos documentos son internos estos aportan información adicional. Cuando se trate de un documento producido por cualquier unidad administrativa de la empresa, habrá que codificarlo en el mismo momento de su creación. Los documentos que generen contendrán los siguientes elementos: 26

 Se consignará el código de clasificación más preciso posible que le corresponda, según las entradas del Cuadro de la clasificación precedido de la abreviatura ya conocida que es la Ref.  Bajo el código de clasificación, se indicará el asunto, breve resumen del contenido del documento, que le relaciona con el concepto del Cuadro de Calificación.

Ordenación de los Documentos Los documentos son ordenados o colocados en la carpeta de la siguiente manera:  Por orden, cronológico, alfabético y numérico  Por grupos de documentación Generalmente se sigue una ordenación cronológica de los documentos que conforman un expediente dentro de una carpeta, de tal manera que el más antiguo quedará en la parte inferior y el más reciente en la superior. No obstante, también pueden ordenarse alfabéticamente (expedientes de personal) o bien en el sistema numérico (expedientes de pago), dependiendo de la naturaleza de la serie documental.

En casos de complejidad del expediente se puede aconsejar conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes subcarpetas, que a su vez se introdujeran dentro de la carpeta correcta al expediente ejemplo de estas seria la correspondencia, facturas, informes, entre otros. Estos documentos ya estarán ordenados con el mismo criterio cronológico. Condiciones de los expedientes:  No se debe de forzar la capacidad de las carpetas. Si es necesario, debido al volumen del expediente, se abrirán diferentes carpetas con las condiciones volumen1, volumen2 y así sucesivamente según los expedientes que se desean abrir con el mismo nombre.  Cuando se trate de documentos en un soporte distinto al papel como fotografías, diapositivas entre otros, se mantendrán fuera de la carpeta del expediente al que correspondan. Dentro de la carpeta se dejará un a relación de todos los documentos que estén físicamente separados, con su localización.  Los documentos importantes nunca ser perforarán, ni se archivarán en carpetas de anillas. Cabe recordar que todos los documentos se han de trasferir al Archivo general en las condiciones idóneas para su conservación.

Señalización de los Documentos Identificar el contenido de las carpetas de archivo es muy pero muy importante porque gracias a esa identificación podremos detallar y encontrar las carpetas suspendidas y poder identificar el mobiliario de archivo se detalla la siguiente normalización:

1. Señalización de las carpetas  Todas las carpetas del archivo, deben de estar identificados con los mismos elementos y en el orden y en la posición correctamente identificada. Las carpetas de archivo tienen los espacios apropiados para inscribir los siguientes identificativos. - Los elementos identificativos son:  Unidad: Nombre de la unidad administrativa u órgano de servicio.  Código: código de clasificación y titulo  Años: año de apertura y cierre.  Volumen: Número de volúmenes, en caso de utilizar varias carpetas. Los elementos opcionales si los quieres utilizar son:  Código y título del expediente  Descripción del contenido  Cualquier otra información que consideres necesaria. 2. Señalización de las subcarpetas Los expedientes que contengan documentos de naturaleza diversa o compleja, se deben archivar en subcarpetas dentro de la carpeta original del expediente, formando grupos solidos o homogéneos.

Estos elementos de identificación son los siguientes:  Unidad: nombre de la unidad administrativa u órgano administrativo.  Código: código de clasificación y titulo  Volumen: Número de volúmenes, en caso de que sea necesario utilizar varias subcarpetas. Los elementos opcionales a utilizar son los siguientes:  Descripción del contenido  No se mezclarán elementos de asuntos diferentes. Por tanto, la señalización nunca podrá duplicarse ni en la carpeta de archivo ni en la subcarpeta. 3. Señalización de las carpetas colgantes Las carpetas de archivo se introducen en las carpetas colgantes de los archivadores metálicos, haciendo constar los elementos identificadores siguientes:  Código de clasificación  Título, formado por los dos niveles más bajos del Cuadro de Clasificación. Como opción podrán añadir estos elementos:  Las carpetas colgantes incorporan una pestaña en la parte posterior, para anotar los elementos identificadores señalados como código de clasificación y título.  Por razones de espacio se pueden archivar las carpetas dentro de cajas de archivo, se seguirán los mismos criterios de ordenación y señalización. 30

localización de las Carpetas Para poder organizar y archivar las carpetas colgantes se utilizan diferentes tipos de equipamientos (archivadores, metálicos, estanterías entre otros.) estos han garantizan la adecuada conservación de los documentos. Estas se ordenan según el código y le título de clasificación dentro de los archivadores adecuados. Si el expediente este compuesto por varias carpetas o volúmenes, esto se ordenan cronológicamente que de tal manera que la carpeta o volumen más antiguo estará la parte de atrás y el más reciente, en la parte delantera. Podrás añadir algunos elementos de orientación como: Pestañas o guías que indiquen los códigos y el título de clasificación En el caso de que los archivadores tengan un visor en la parte frontal del cajón, este se podrá aprovechar para inscribir los códigos de clasificación de los documentos que contiene.

CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION EN CADA NIVEL La documentación que esta salvaguardada o depositada en el Archivo General, se podrá solicitar en consulta o préstamo con fines de tramitación o de información administrativa desde el momento en que haya sido transferida por parte del archivo de gestión. La consulta y préstamo de la documentación generada, tramitada o guardada por distintas unidades distintas a la que lo solicita, ha de contar con la previa autorización del responsable de la unidad productora. Cuando un documento o un expediente depositado en el Archivo General, vuelva a formar parte de un procedimiento abierto o reiniciado, se considerará, a todos los efectos, que dicha documentación se ha reactivado, volviendo a encontrarse en su fase activa y remitiéndose, por tanto, la unidad administrativa correspondiente. Durante el periodo de consulta la custodia y conservación de dicha documentación prestada recae en el solicitante de la misma, exigiéndole responsabilidades en caso de pérdida, deterioro o modificación de un documento o de un expediente. 32

La accesibilidad a la documentación se regulará por medio de la legislación vigente, tanto estatal como automática, en materia de acceso a los documentos públicos y por la normativa específica que al efecto pueda establecer la empresa.

Modo de Complementar el Impreso de Consulta o el Préstamo del Documento Para solicitar o prestar un documento de consulta depositados en el Archivo General, se ha de complementar el impreso de Solicitud de consulta y préstamo administrativos, acompañado de una fotocopia, la cual se devolverá al Archivo de gestión solicitante, y el original se archivará en el Archivo General. En el impreso, se harán constar los elementos siguientes:  Selección del servicio solicitado: Seleccionar entre las opciones de consulta, préstamo o prórroga.  Fecha de consulta: Fecha en que se realiza la petición.  Fecha de servicio, de devolución y numero de préstamo: Esto son los campos resaltados con sombreado, serán complementados por el Archivo General.  Solicitante: Estos son los datos de la persona que realiza la petición, (apellidos y nombre, servicio o unidad administrativa, teléfono y correo electrónico).  Descripción: Esta es la descripción del documento o del expediente, lo más preciso posible del documento solicitado.  Código de clasificación del documento o expediente que se solicita: Para poder establecer la disposición y orden de los mismos, véase el apartado títulos y código del manual. 33

 Años: Fechas extremas que la documentación tiene y que se trata.  Signatura topográfica: Es el número de caja donde está depositada la documentación solicitada. Esta signatura aparece reflejada en la copia de la relación de la entrega correspondiente que conserva el archivo de gestión. Estos documentos tienen que llevar una firma para poder tomar posesión de ellos. Las firmas que tiene que llevar o entregar el solicitante son las siguientes:  Solicitante: Esta persona debe llevar la firma del jefe de la unidad que solicita el préstamo y sello de la misma.  Autorización: En caso de querer consultar documentación de otra unidad se requiere la firma del jefe de esa unidad administrativa, autorizando la consulta y préstamo de esa documentación junto con su respectivo sello.  Responsable del Archivo General: Esta es la firma del responsable que da el archivo al solicitante junto con su respectivo sello. De acuerdo con el régimen de acceso y consulta de los documentos, que se regirá por los niveles de confidencialidad establecidos para cada tipo de documentación y para cada tipo de

usuario y si el proceso es correcto, se tramitara el préstamo sirviéndose los documentos solicitados. Instrucción de posesión de los documentos El periodo máximo de préstamo de los documentos es de un mes, pudiendo prorrogarse tantas veces como el archivo de gestión solicitante así lo quiera.

Para solicitar una prórroga, se habrá que complementar un nuevo préstamo, indicando la acción de que se trata.

NORMAS PARA TRANSFERIR EL ARCHIVO SEMIACTIVO, INACTIVO O HISTORICO.

La documentación se vuelve semiactiva, cuando su tramitación administrativa se da por terminada. Su consulta cada vez más frecuente y ocasiona, se aconseja retirarla de los archivadores de la documentación activa en una operación o transacción llamada desarchivado este proceso se considera como el paso previo a la transferencia de la documentación al Archivo General.

Desarchivado de las Carpetas Transcurrido un año ya sea de ejercicio o natural, se debe desarchivar la documentación depositada en los archivadores y traspasarla a cajas de archivo definitivo. El propósito de esta acción es, por un lado, el aprovechamiento del espacio y la preparación de la futura transferencia de la documentación semiactiva al Archivo General, según el calendario que establezca para cada archivo gestionado. Estas operaciones estarán coordinadas por la persona encargada del archivo de gestión, según los pasos siguientes: Normas para transferir el archivo semiactivo al inactivo o al histórico  Comprobar que los expedientes estén debidamente clasificados y archivados. 36

 Extraer todos aquellos documentos sobrantes (fotocopias, duplicados, borradores, documentos repetidos, folletos, propaganda entre otros), y los elementos que son nocivos para la conservación de la documentación (grapas, clips metálicos, gomas elásticas, fundas de plástico entre otros).  Respetar el mismo orden secuencial de los expedientes clasificados al colocarlos en las cajas s de archivo definitivo, procurando que no quede ninguno divido en cajas. Identificar y anotar con lapicero, en el lomo de las cajas de archivo los siguientes elementos: • Códigos de clasificación extremos y fechas extremas. • Depositar las cajas de archivo en un lugar adecuado de la oficina, para su consulta y asegurar su conservación hasta su transferencia al Archivo General.

NORMAS DE ELIMINACION Y CONSERVACION

La transferencia es el paso físico y legal de la custodia de los documentos de las diferentes unidades administrativas, servicios y centros al Archivo General. La transferencia permite racionalizar y aprovechar mejor los espacios de las oficinas, así como garantizar el tratamiento archivístico de la documentación y su recuperación, así como su conservación en las condiciones apropiadas. Con el fin de normalizar esta operación, se han de seguir los siguientes criterios uniformes que se detallaran más adelante.

Comunicación de la Transferencia  La unidad administrativa o servicio que deba efectuar una transferencia de documentos, habrá de ponerse en contacto previamente con el Archivo General, con el fin de fijar la fecha de inicio de la operación y de facilitarle las asignaturas correspondientes a cada una de las cajas de documentos que se vayan a transferir. 38

 La trasferencia se podrá efectuar durante un periodo anual, que se comprende un mes fijo fijado para cada archivo de gestión en el calendario anual de transferencias.

Preparación Física de la Transferencia  Los encargados de la transferencia de la documentación a transferir al Archivo General, habrán de comprobar que los documentos estén preparados, de acuerdo a las indicaciones señaladas en el apartado de desarchivado es decir que la documentación este bien ordenada dentro de las cajas de archivos, sin contener elementos sobrantes y nocivos para su conservación.  Las cajas estarán identificadas, además de con los elementos ya señalados en la operación de desarchivado, con un numero correlativo a todas las cajas que formen la transferencia y que también se anotara a lapicero en el lomo de la caja.  Ante cualquier duda que pueda surgir a lo largo de esta operación, es aconsejable consultarla al Archivo General, especialmente lo relativo a la ordenación y a la selección de documentos a eliminar.

Modo de Complementar la Relación de Entrega La documentación transferida, se acompañará de un impreso de la Relación de entrega de documentos para cada serie documental, por duplicado. Un ejemplo de esto ser devolver al archivo de gestión remitente, una vez comprobada la corrección de los documentos, y el otro se archivará en el Archivo General.

El archivo de gestión complementara los siguientes datos:  Unidad o servicio remitente: nombre de la unidad administrativa o del servicio que transfiere la documentación al Archivo General.  Teléfono del remitente  Correo eléctrico del remitente o de la unidad administrativa o servicio.  Fecha de remisión: Día, mes y año en que se complementa la relación de entrega.  Volumen: Número total de cajas o de otros continentes, donde están depositados los documentos o los expedientes objeto de transferencia.  Numero de hojas: número total de hojas de la relación de entrega que se envía.  Código y título de clasificación que corresponda a los expedientes o documentos que se transfieren para establecer la disposición y el orden de los mismos.  Numero de correlativo dado por el archivo de gestión a cada una de las cajas u otras entidades de instalación que componen esta transferencia.  Contenido de cada una de las cajas que se transfieren.  Años: fechas extremas de la documentación, anotando las dos últimas cifras del año del primer y del último documento 40

o expediente que contenga la caja o unidad de instalación de que se trate.  Signatura: número facilitado por el Archivo General a la unidad o servicio remitente en el momento en que se comunica la transferencia, y de documentos en el depósito del Archivo General.  Firma del jefe de la unidad o Servicio remitente: El jefe de la unidad o servicio remitente firmará y sellará el impreso de Relación de entrega de documentos. A partir de este momento, el encargado del archivo de gestión se efectuará él envió de las cajas u otras unidades de instalación, conteniendo la documentación transferida, junto con la relación de entrega. En el Archivo General se comprobará que la transferencia sigue los tramites indicados y, en caso de observar algún error, la devolverá al archivo de gestión remitente, indicando los errores detectados y sus posibles soluciones. Desde el momento en que la documentación se encuentre depositada en el Archivo General, podrá se consultada por la unidad de administración o servicio que la haya transferido y aquellos otros que estén autorizados.

ELIMINACION DE DOCUMENTOS En esta fase final de la evaluación y crecimiento de los documentos, se decide si se conserva o si se eliminan, en virtud de su valor administrativo, legal, fiscal o histórico. La selección de los documentos se realiza de acuerdo con los criterios técnicos aprobados por la empresa y con la legislación y normativa vigente de la administración pública sobre la selección y eliminación correcta de estos. Este busca llevar el control del mecanismo de eliminación de documentos en el establecimiento, que han establecido las instrucciones adecuadas para cumplir la mencionada normativa. De acuerdo con estos procedimientos, sólo se podrán eliminar las copias o los duplicados de los documentos originales, siempre que estos estén localizados y en buen estado es decir que estén bien conservados y cuidados. Respecto a la destrucción o eliminación de los documentos originales estos se eliminarán aquellos que oficialmente hayan sido autorizados por la entidad o bien la autoridad a cargo.

Modo de cumplimentar la autorización para la eliminación de documentos El procedimiento para la eliminación de documentos se supervisa mediante el impreso de Autorización para la eliminación de documentos se cumplirá de la siguiente manera:  Solicitante: este es el nombre de persona encargada del archivo de gestión, cuyo nombre se solicita la eliminación de documentos.  Unidad o servicio: nombre de la unidad u entidad administrativa que solicita la eliminación de documentos.  Fecha de solicitud: estos serían el día, mes y año.  Código y título del cuadro de clasificación para poder establecer la disposición y el orden de los mismos para poder llevar a cabo este proceso.  Descripción de la serie documental nombre de los tipos de documentos o títulos en específico de los expedientes o de la documentación que se solicitar eliminar.  Años: fechas extremas de los documentos que se desean deparar.  Numero de cajas de los documentos que se necesitan eliminar.  Acción que se solicita: esta consiste en marcar una de las dos opciones: - Eliminación (los documentos se pueden destruir totalmente) - Muestreo (elección de una cierta proporción de documentos significativos, que serán conservados como representación del conjunto del que han extraído).

Algunas de las observaciones que tenemos que toman en cuenta son:  Firma del responsable de la unidad administrativa o servicio correspondiente (jefe de servicio, jefe de sección o jefe de unidad).  Firma o autorización para poder eliminar el expediente estos pueden ser laborales o académicos si son académicos se necesita la autorización de la autoridad académica.  Firma del responsable del Archivo General Según este procedimiento de selección y eliminación se procederá previa comparación de los datos contenidos en el formulario a autorizar y se efectuará su destrucción física de los documentos seleccionados en las instalaciones del Archivo General.

TIPS DE ARCHIVO 11 Tips de Archivo 1. Define el método de archivo que vas a utilizar (alfabético, numérico o alfanumérico) y también tus sistemas de archivo: colores y tamaños de los archivadores. 2. Comprueba las carpetas de las que dispones y hazte con todas las que necesites. 3. Organiza los bloques de carpetas para que sea más fácil distribuirlas posteriormente. 4. Retira uno por uno los bloques de papeleo y revisa cuidadosamente lo que sirve y lo que no. 5. No conserves documentación irrelevante. Si no es importante para tu empresa, lo único que conseguirás es papeleo innecesario y te quitarán espacio. 6. Guarda toda aquella documentación que no estés seguro de necesitar durante 5 años, evitarás problemas futuros. 7. Separa la información que te quede teniendo a mano tu sistema de archivo, guárdalo en tu carpeta o archivador y 45

colócalo en la estantería correspondiente. Esto evitará confusiones en el momento de sacar un nuevo bloque. 8. Utiliza subclasificadores dentro de tus carpetas para separar por categorías. 9. Clasifica la información de forma que sea fácil de localizar para todos tus compañeros. 10. Utiliza etiquetas para marcar el papeleo, te facilitará la localización de la información. 11.El archivo debe estar situado estratégicamente dentro de tu empresa, de esta forma, todos los que la necesiten podrán acceder a ella sin problemas.