Casos de éxito:
• Jacobs
• Siemens Gamesa
• Comcast
Caso de éxito: Jacobs
El reto
Jacobs, una empresa de ingeniería de talla mundial que cree en un mundo más inteligente, más conectado y más sostenible, se enfrentaba al reto de armonizar su oferta de prestaciones para sus 8.500 empleados del Reino Unido.
La adquisición de la entidad CH2M en 2018 dejó a Jacobs con beneficios fragmentados en los que diferentes entidades ofrecían diferentes tipos y opciones de beneficios.
Además, la mayoría de las prestaciones se ofrecían a través de aplicaciones internas, lo que dificultaba la gestión de riesgos y la gobernanza. Además, tener que gestionar una combinación variada de prestaciones en línea y fuera de línea con distintos proveedores suponía una importante fuga de recursos.
Para complicar la situación, los empleados no comprendían ni apreciaban plenamente el valor de sus prestaciones. Esto podría atribuirse en parte a un programa de comunicación que requería modernización.
Jacobs recurrió a WTW para que le ayudara a dar forma y ofrecer una experiencia moderna de beneficios en línea.
Nuestro enfoque
El equipo de WTW comenzó el proyecto celebrando una serie de sesiones para comprender mejor los puntos débiles relativos a la filosofía de recompensas de Jacobs. Jacobs buscaba implementar un programa de beneficios que incluyera algo para cada empleado independientemente de su nivel y antigüedad, y asegurar que estos beneficios ayudaran a su gente a alcanzar sus metas y sueños. Con este conocimiento, el equipo de WTW desarrolló un modelo de valor que se utilizaría para ofrecer un plan de beneficios flexible. En el centro de este nuevo plan se encontraba Embark, la plataforma de beneficios escalable, digital y global de WTW. Para el equipo de WTW era fundamental planificar y ejecutar una implementación perfecta de Embark que cumpliera los objetivos de Jacobs. Para lograr este objetivo, el equipo emprendió una serie de actividades clave, entre las que se incluyen:
• Evaluación comparativa y auditoría de las prestaciones para garantizar su armonización.
• Desarrollar una matriz de prestaciones con una gama de productos de seguridad y protección, salud y bienestar, y estilo de vida. En su caso, esta combinación de prestaciones incluía productos Embark Ready, productos de prestaciones prenegociados de los mejores proveedores del mercado. El equipo de WTW necesitaba obtener la aprobación de Jacobs en este asunto desde el principio para garantizar la combinación adecuada de beneficios que atrajera y retuviera a su talento.
• Ofrecer distintos niveles de funcionalidad, como un fácil acceso en línea a información precisa sobre las prestaciones, un proceso de inscripción sencillo y más posibilidades de elección.
• Realización de pruebas in situ para resolver cualquier problema de forma rápida y eficaz antes de la fecha de entrada en funcionamiento.
• Agrupar algunas de las prestaciones fuera de línea en un único centro de prestaciones, como la aplicación de pensiones de WTW, LifeSight.
• Planificación y ejecución de una estrategia de comunicación con un enfoque multicanal para llegar a los empleados a través de su canal de comunicación preferido. El equipo también actualizó la guía de prestaciones de Jacobs para ayudar a los empleados a entender mejor sus prestaciones flexibles y darles a conocer su nuevo portal de prestaciones, que serviría como fuente única de información sobre prestaciones.
• Definición de parámetros para medir las mejoras
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• Racionalización de la alimentación de datos entrantes y consolidación de los archivos de nóminas con una mayor seguridad de los datos
Los resultados
"Con WTW, implementamos una plataforma moderna que mejoró el compromiso de los empleados, la gestión de riesgos y el gasto en beneficios".
Samantha Pickard | Soci Director del Área de Beneficios (GB), JacobsAl implantar el nuevo portal de beneficios, Jacobs pudo pasar de un programa de beneficios fragmentado y parcialmente fuera de línea a una experiencia de beneficios centralizada, en línea y flexible. Embark se convirtió en un portal para todas las prestaciones de Jacobs, no sólo para las patrocinadas por WTW. Además, Jacobs externalizó las tareas administrativas a WTW, lo que liberó al personal de RR.HH. para que se centrara en tareas más estratégicas y ahorró tiempo y dinero.
La nueva plataforma es una fuente fiable de información precisa sobre prestaciones, que ayuda a los empleados a comprender y valorar mejor sus prestaciones. A su vez, esta mayor apreciación de los beneficios impulsa un alto compromiso y participación, con más del 85% de los empleados que inician sesión en el sistema durante los ciclos de inscripción y envían activamente su inscripción de beneficios.
El plan de prestaciones simplificado y flexible ha permitido a Jacobs armonizar sus prestaciones en todo el Reino Unido, lo que ha contribuido a mejorar la gobernanza, la gestión del riesgo y el gasto en prestaciones. En respuesta a los resultados de las encuestas de opinión, Jacobs añade ahora entre dos y tres productos nuevos al año a su oferta de prestaciones.
En el futuro, WTW seguirá colaborando con Jacobs de forma ágil como socio estratégico de asesoramiento, intermediación, implementación y administración en un ecosistema de beneficios en evolución.
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Caso de éxito: Siemens Gamesa Energías
Renovables
El reto
Siemens Gamesa Renewable Energy (SGRE), proveedor líder de soluciones de energía eólica, necesitaba una nueva plataforma y un programa de prestaciones flexibles para sus aproximadamente 2.100 empleados en el Reino Unido, como parte de su transición a una oferta de prestaciones independiente. El nuevo programa debía satisfacer las necesidades de su variada plantilla, responsable de soluciones de energía eólica tanto en tierra como en el mar. SGRE quería ofrecer a sus empleados la flexibilidad de elegir las prestaciones y servicios de bienestar que más valorasen en función de sus preferencias y circunstancias individuales, que podían cambiar con el tiempo.
Sin embargo, antes de poner en marcha un programa de estas características, había que hacer frente a innumerables retos.
Implicar a una plantilla diversa. SGRE se enfrentaba al reto de aumentar el compromiso con las prestaciones de toda su plantilla. Por lo tanto, el nuevo programa tenía que ofrecer una gran experiencia de beneficios a través del móvil para implicar y facilitar el acceso a todos los empleados, incluidos los que trabajan en las fábricas de SGRE y sobre el terreno. Reducir riesgos y controlar costes mediante un uso eficaz de la automatización. SGRE necesitaba optimizar el gasto en prestaciones y hacer un uso eficaz de la automatización para reducir los riesgos asociados al cambio a un nuevo programa de prestaciones. Además, parte del reto tecnológico consistía en garantizar una transición fluida desde el programa flexible heredado de la empresa matriz y, al mismo tiempo, enlazar con el nuevo sistema de RRHH Workday de SGRE para nuevas incorporaciones, bajas, ajustes de nómina y otros cambios. Agilizar la administración. El proceso de prestación de beneficios debía automatizarse para reducir la carga administrativa del escaso personal de RR.HH. de la empresa. Al reducir la intervención manual mediante la automatización, SGRE también pretendía controlar mejor los costes administrativos. Para controlar aún más los costes, el programa requería un centro de contacto externalizado y apoyo administrativo.
Mejorar la eficiencia mediante una solución combinada de administración, consultoría e intermediación. SGRE también buscaba un socio que pudiera prestar servicios de consultoría para diseñar y hacer evolucionar el planteamiento de prestaciones con el fin de satisfacer mejor las necesidades de SGRE y sus empleados de forma continuada.
Por último, pero no por ello menos importante, el proyecto tenía un calendario ambicioso: el nuevo programa debía completarse en cuatro meses. SGRE eligió a WTW, con quien ya mantenía una relación de intermediación, frente a otros competidores para llevar a cabo este difícil proyecto. Una razón clave para esta decisión fue el hecho de que Willis Towers Watson ofrecía una solución escalable con una experiencia coherente para los empleados utilizando los productos listos de Embark, que son productos preconfigurados de los mejores proveedores, lo que garantiza una configuración rápida, eficaz y eficiente.
El enfoque de WTW
Teniendo en cuenta el ajustado plazo de entrega, los consultores de WTW introdujeron un enfoque racionalizado de diseño y configuración de prestaciones mediante la plataforma digital de prestaciones Embark. Para el equipo era fundamental trabajar de forma ágil en todas las fases del proyecto.
"WTW ha conseguido ofrecer Embark a Siemens Gamesa UK en un plazo de tiempo muy limitado, utilizando sus excelentes productos listos para implantar para simplificar los complejos planes que ya teníamos". Emily Burleton | Global Reward Manager, Siemens Gamesa Renewable Energy Limited
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Análisis de requisitos. El equipo de WTW mantuvo dos días de reuniones intensivas con el reducido grupo de partes interesadas clave, entre las que se encontraban el director global de recompensas de SGRE, el director de RRHH y la persona responsable de gestionar las interfaces de datos. Durante este periodo, el equipo pudo completar el 90% de los requisitos. Configuración. Utilizando Embark, el equipo trabajó para garantizar que el nuevo programa cumpliera las expectativas de SGRE.
Proporcionar una experiencia coherente, escalable y fácil de navegar. Con Embark, el equipo se aseguró de que el programa se ofreciera a través de una experiencia en línea y móvil fácil de usar y adaptada a las necesidades de los empleados. Como Embark puede ampliarse fácilmente, el nivel deseado de personalización y elección podía ofrecerse cuando fuera necesario.
Utilizar productos listos para el acceso a beneficios. El equipo utilizó 12 productos de prestaciones prenegociados y listos para usar de los mejores proveedores del mercado y suministró tres productos personalizados, lo que permitió cumplir los ajustados plazos de SGRE. Las llamadas semanales del equipo y una sólida relación de trabajo con las partes interesadas de SGRE mantuvieron el proyecto en el buen camino. Este enfoque de utilizar productos listos para implantar ayudó a acelerar la configuración de Embark y garantizó que SGRE pudiera ofrecer opciones relevantes y flexibilidad a todos los empleados de forma eficiente.
Ofrecer una asociación integrada. Para ayudar a mitigar los riesgos asociados a los distintos aspectos de un proyecto de este tipo, WTW ofreció a SGRE una asociación integral que abarcaba asesoramiento, intermediación, administración y asistencia.
Pruebas y aprobación. Para agilizar la fase de pruebas, Embark para SGRE fue probado primero por los consultores de WTW. A continuación, tres miembros del equipo de RR.HH. de SGRE realizaron una semana de intensas pruebas de diferentes escenarios y transmitieron un registro diario de problemas al que el equipo de WTW respondía en 24 horas. Al final de la semana, el cliente dio su aprobación final y dio el visto bueno.
El equipo ya estaba listo para desplegar Embark con una experiencia de usuario intuitiva y de marca, accesible en cualquier dispositivo y en cualquier momento, que podía ampliarse a otros países con necesidades variables, según fuera necesario.
Resultados
El equipo de WTW cumplió todos los hitos y lanzó Embark en sólo cuatro meses sin ningún retraso. La combinación de Ready Products y productos personalizados ayudó a mitigar los riesgos y a reducir los costes, así como la carga administrativa del personal de RRHH de SGRE. La función de ayuda al empleado del sitio web dirige eficazmente las consultas de los empleados para su rápida resolución, lo que libera tiempo del personal de RRHH para centrarse en cuestiones más estratégicas.
"El equipo del proyecto de WTW fue fantástico: muy pragmático, tranquilo y claro en cuanto a los entregables clave para que el proyecto tuviera éxito, y tuvimos una gran colaboración para asegurarnos de alcanzar nuestros objetivos. Gracias, WTW". Emily
Burleton | Global Reward Manager, Siemens Gamesa Renewable Energy Limited
El primer ciclo de afiliación alcanzó niveles muy altos de participación, con un 83% de los empleados que se conectaron y un 70% que enviaron sus selecciones. La nueva plataforma proporciona a SGRE una experiencia de beneficios intuitiva, globalmente coherente y escalable que facilita a los empleados la comprensión, la búsqueda y la inscripción en sus beneficios.
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Caso de éxito: COMCAST
Comcast Corporation, una empresa global de medios de comunicación y tecnología que conecta a millones de personas con los momentos y las experiencias que más importan, buscaba conectar a los empleados de distintos países con la misma experiencia de beneficios de calidad para el consumidor y, al mismo tiempo, ofrecer contenidos adaptados a las necesidades del mercado local. Pero sin una plataforma tecnológica global que permitiera un enfoque coherente y flexible del plan de beneficios, esta experiencia sería difícil de ofrecer.
El reto
Comcast identificó la necesidad de lanzar una solución para apoyar el crecimiento previsto, la expansión y la mejora del servicio en ubicaciones más grandes. Los mercados identificados inicialmente como los más importantes fueron India, Singapur y China. Al mismo tiempo, Comcast quería sustituir la plataforma heredada existente utilizada para ofrecer prestaciones flexibles en el Reino Unido por una plataforma global que ofreciera una experiencia de usuario más moderna.
Pero había que superar una serie de retos antes de que Comcast pudiera ofrecer una experiencia de beneficios mejorada y escalable. Entre ellos se encontraban el aumento de los costes de las prestaciones y los elevados gastos administrativos, ya que RR.HH. a menudo tenía que gestionar varias estructuras de planes en diferentes entidades y nóminas del mismo país. Además, una mensajería incoherente y descentralizada contribuía a una mala experiencia de los empleados y a bajos índices de participación.
Además, cada uno de los mercados clave tenía necesidades diferentes:
• India. India carecía de una infraestructura de apoyo para sus programas de prestaciones. Para respaldar su rápido crecimiento, buscaba automatizar la inscripción a los beneficios y, de paso, simplificar el proceso de incorporación.
• Singapur. Singapur necesitaba tecnología para mejorar la experiencia de sus empleados en materia de prestaciones flexibles y reducir al mismo tiempo su carga administrativa. También necesitaba mejores datos e informes.
• China. En este mercado de rápido crecimiento e importancia estratégica, Comcast necesitaba ofrecer una plataforma en dos idiomas e implicar a los empleados en torno a sus prestaciones, incluida una cuenta de gastos flexibles en línea que permitiera a los empleados pagar actividades adicionales de salud y bienestar más allá de la prestación de los principales planes médicos.
• Comcast quería cambiar a una nueva plataforma para ofrecer a todos sus empleados del Reino Unido una experiencia moderna, un acceso fácil a la información sobre prestaciones desde cualquier dispositivo y una mejor comprensión de sus opciones de prestaciones. También buscaba simplificar y agilizar la entrega de beneficios para aumentar las opciones y reducir el esfuerzo necesario.
Ofrecer planes de beneficios flexibles en estos mercados diferentes requeriría una plataforma digital de beneficios que ofreciera una experiencia coherente a los empleados y que, al mismo tiempo, permitiera adaptar el contenido a las necesidades locales. Además, dado que quería expandirse orgánicamente, así como a través de adquisiciones en los mercados internacionales, Comcast reconoció que necesitaba un enfoque de beneficios y una tecnología subyacente que pudiera escalar para apoyar a una empresa de rápido crecimiento
Para hacer frente a estas necesidades y retos, Comcast decidió asociarse con WTW, con quien ya tenía una relación de corretaje y asesoramiento, para implantar una solución digital escalable, Embark
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El enfoque de WTW
Los consultores de WTW colaboraron estrechamente con el director del proyecto y otras partes interesadas de Comcast en todas las fases de este proyecto multinacional, que comenzó con una serie de reuniones de estrategia y priorización.
Entre las principales actividades realizadas en cada país cabe citar las siguientes
Identificación de las necesidades tecnológicas del cliente
Para ello, se analizaron los requisitos de la empresa, el censo de RRHH, las nóminas y los proveedores, y se abordaron cuestiones como el acceso al sistema/proceso de inicio de sesión (inicio de sesión único, nombre de usuario/contraseña) y la transferencia segura de datos. Los procesos se simplificaron, digitalizaron y/o automatizaron en la medida de lo posible para agilizar la prestación de beneficios y mejorar la experiencia de los empleados.
Diseño de la experiencia del empleado y configuración de Embark
En esta fase, el equipo se centró en crear interfaces, configurar el aspecto de Embark, incluida la aplicación de la marca global de recompensas de Comcast, configurar los informes, las nóminas y el acceso al sistema, así como la línea de ayuda.
En su caso, el equipo introdujo productos Embark Ready, prenegociados con los mejores proveedores del mercado y adaptados a los distintos mercados. La puesta en marcha fue rápida y eficaz, lo que permitió al equipo cumplir plazos ajustados. Este enfoque dio lugar a una experiencia de beneficios escalable que permitió a Comcast ofrecer nuevos beneficios a empleados a los que antes no había llegado.
Desarrollar una estrategia de comunicación y gestión del cambio
La estrategia de comunicación y gestión del cambio incluyó dos actividades clave de divulgación
La primera se dirigió a los responsables de RRHH y a los altos directivos con el objetivo de animarles a convertirse en defensores de la nueva plataforma. La segunda consistió en llegar a los empleados con mensajes coherentes a nivel global en cuanto a marca y tono de voz, aunque con contenidos relevantes a nivel local. El objetivo era educar e implicar a los empleados en torno a la nueva plataforma y las prestaciones a su disposición y, en última instancia, impulsar los comportamientos deseados, como incitar a los empleados a seleccionar prestaciones.
Con un planteamiento multicanal, el equipo envió comunicaciones de calidad para el consumidor a través de una serie de canales, como tarjetas electrónicas, sesiones informativas en persona, carteles/pantallas digitales y la propia plataforma. También era importante utilizar los canales más activos en cada mercado. Por ejemplo, en China, el equipo se aseguró de que los materiales fueran compatibles para su distribución a través de WeChat, que era el canal de comunicación interna preferido a nivel local.
Pruebas y aplicación
El equipo realizó pruebas integrales del sistema, preparó la línea de ayuda y formó al equipo de administración en curso para las siguientes fases. Una vez que Embark entró en funcionamiento, los empleados empezaron a conocer sus opciones de prestaciones y a inscribirse en los programas de beneficios. La nueva solución ofrecía flexibilidad y posibilidades de elección y podía configurarse para adaptarse al crecimiento de la empresa.
"Embark nos ha permitido ofrecer una experiencia de empleado coherente a nivel mundial y beneficios relevantes a nivel local para nuestra diversa plantilla".
Martel Neville | Director Senior, Recompensas Totales Internacionales, ComcastLos resultados
Embark se implantó con éxito en India, Singapur, Reino Unido y China dentro del plazo y el presupuesto previstos. Como resultado, todos los empleados tuvieron acceso a la misma experiencia de beneficios para el consumidor, con contenido adaptado para reflejar los requisitos del mercado local y las necesidades de los empleados.
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La sólida estrategia de comunicación ayudó a los empleados a conocer y comprender mejor las prestaciones disponibles, lo que, a su vez, contribuyó a un mayor compromiso y participación general. Una media del 90% de los empleados de todos los países se registraron en el sistema durante su primer ciclo de inscripción, y una media del 80% finalizaron sus prestaciones.
WTW no sólo actuó como socio tecnológico, sino también como asesor estratégico y socio de intermediación y administración, apoyando a Comcast en cada paso del proceso. Esta asociación integrada proporcionó a Comcast programas eficientes y eficaces, apoyo administrativo y conocimientos para mejorar los índices de compromiso y participación. Por ejemplo, en el Reino Unido se registró un aumento interanual del 30% en el número de empleados que se conectaron al sistema durante el ciclo de inscripción inicial.
"Ahora podemos racionalizar la prestación de beneficios, implicar mejor a los empleados y apoyar el desarrollo continuo de nuestro enfoque de Recompensas Totales"
Martel Neville | Senior Manager, International Total Rewards, ComcastEl uso de algunos productos de prestaciones prenegociados y listos para usar contribuyó a reducir sustancialmente la carga administrativa y los costes. La configuración de Embark facilita la incorporación de más productos de este tipo cuando sea necesario, lo que, a su vez, seguirá contribuyendo a reducir la carga administrativa.
Embark también permitió mejorar la recopilación de datos (mediante una fuente de datos global automatizada), el almacenamiento y la elaboración de informes, lo que reforzó la gober nanza global de las prestaciones de los empleados. Los datos se almacenan en una infraestructura global que utiliza protocolos de última generación para garantizar la confidencialidad y una configuración segura. Además, dado que Embark puede configurarse fácilmente para satisfacer necesidades cambiantes, Comcast dispone ahora de un modelo de prestación de beneficios global escalable y de una solución tecnológica para respaldar su crecimiento mundial.
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*En los casos de éxito en inglés nuestra plataforma Embark aparece con su nombre antiguo: Benefit Access.
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