МПДЕЛ ЗА ЕЛЕКТРПНСКП ВПДЕОЕ на постапките за издавање одобренија за градење
МПДЕЛ ЗА ЕЛЕКТРПНСКП ВПДЕОЕ НА ППСТАПКИТЕ ЗА ИЗДАВАОЕ ПДПБРЕНИЈА ЗА ГРАДЕОЕ
Овпј прирачник беше израбптен вп рамки на прпектпт „Забрзуваое на ппстапките за издаваое пдпбренија за градеое“ пд страна на м-р Наумче Лазаревски и група членпви на ВИН-ВИН Институт вп пктпмври 2011 гпдина.
2
Спдржина Впвед ....................................................................................................................................................... 5 Клучни изрази......................................................................................................................................... 6 Однпси Клиент-Сервер .......................................................................................................................... 9 Пптреба задигитализација и придпбивки пд истата ................................................................... 13 Електрпнски систем за издаваое пдпбренија за градеое ......................................................... 14 Ппдатпци штп треба да се дигитализираат ................................................................................. 18 Мпдел на системпт за електрпнскп издаваое пдпбренија за градеое ........................................ 21 Прием на предмети ........................................................................................................................ 22 Прпследуваое на предмети и дпкументи ................................................................................... 23 Бараоа за мислеоа и спгласнпсти .............................................................................................. 24 Израбптен дпкумент ...................................................................................................................... 25 Функции/Активнпсти на системпт ...................................................................................................... 26 Дизајн на ппстапките ..................................................................................................................... 27 Специфики на пдредени ппстапки ............................................................................................... 30 Кприсници на електрпнскипт систем ........................................................................................... 33 Надвпрешни кприсници вп ппстапките ........................................................................................ 35 Дигиталнп складираое на дпкументите........................................................................................... 37 Хардверска и спфтверска архитектура .............................................................................................. 38 Услпви штп мпра да ги задпвпли системпт ...................................................................................... 40
3
Листа на слики Слика 1: Релации Клинет/Сервер..................................................................................................................................... 10 Слика 2: Релации Клиент/Сервер вп кпмпјутерска мрежа ............................................................................................ 11 Слика 3: Трпслпјна архитектура на систем ...................................................................................................................... 12 Слика 4: Размена на ппдатпци: Барател, предна и задна канцеларија ........................................................................ 15 Слика 5: Лпгичка и физичка ппврзанпст на внатрешните и надвпрешните кприсници кпн ппдаткпвните сервиси 16 Слика 6: База на ппдатпци и мпдел за пристап .............................................................................................................. 17 Слика 7: База на ппдатпци за предмет ............................................................................................................................ 19 Слика 8: Кпнцепт на предна и задна канцеларија .......................................................................................................... 21 Слика 9: Ппстапка на задплжуваое и раздплжуваое .................................................................................................... 23 Слика 10: Кпмуникација сп надвпрешни институции .................................................................................................... 24 Слика 11: Издаваое на завршен дпкумент ..................................................................................................................... 25 Слика 12: Кпнцептуален мпдел за пдлука ппсле применп мислеое ........................................................................... 29 Слика 13: Израбптка на извпд пд план ............................................................................................................................ 30 Слика 14: Прпследуваое на бараоа и прием на пдгпвпри пд надвпрешни институции ........................................... 32 Слика 15: Кпнцепт и кприсници на електрпнскипт систем за издаваое на пдпбренија за градеое ........................ 33 Слика 16 :Известуваое на кприсник. ............................................................................................................................... 35 Слика 17: Прпследуваое на бараоа дп други институции............................................................................................ 36 Слика 18: Хардверска инфраструктура ............................................................................................................................ 38 Слика 19: Спфтверска инфраструктура ............................................................................................................................ 39
4
ВПВЕД Мпделпт за електрпнскп впдеое на ппстапките за издацаое на пдпбренија за градеое е развиен вп рамки на прпектпт „Забрзуваое и мпдернизираое на ппстапките за издаваое на пдпбренија за градеое“ кпј е финансиски ппддржан пд прпграмата Civica Mobilitas, а имплементиран пд страна на Вин-Вин Институт пд Скппје. Цел на мпделпт е да се ппстават наспките и дефинираат елементите пптребни за развиваое на дигиталнптп впдеое на ппстапки за издаваое на пдпбренија за градеое. За да се унифицира и пбезбеди правилнп впдеое на ппстапките, пптребнп е да се дефинира прпцес пп кпј се извршуваат. Сп прецизнп дефиниран прпцес, вп истп време издаваоетп на пдпбренија мпже да биде и „дигиталнп“ пптппмпгнатп и следенп. Овпј дпкумент дава генерална рамка за електрпнскп впдеое на ппстапките за издаваое на пдпбренија за градеое. Вп ппнатампшнипт текст ќе биде дефиниран кпнцептуалнипт дизајн на електрпнскипт систем за впдеое на ппстапките за издаваое на пдпбренија за градеое. Овпј дпкумент дава терминплпшкп дефинираое на ппими и елементи, дефинира на функции и кприсници на системпт и дава прецизни наспки за заппчнуваое на дигиталнп впдеое на ппстапките. Истпвременп се дефинираат и се задаваат наспки и пптребни елементи за креираое на дигитална архива сп ппдатпци ппврзани сп урбанистичкп планска дпкументација и издадени пдпбренија за градеое.
5
КЛУЧНИ ИЗРАЗИ Дигитализација: прпцес на претвпраое аналпгни инфпрмации вп билп кпја фпрма (текст, фптпграфии, звук, и др.) вп дигитална фпрма сп ппмпш на уред, на пример, скенер, камера, или друг електрпнски уред. Дигитален објект: дигитални ппдатпци зачувани вп бинарен фпрмат (фпрмат на запис 1/0), кпј се спстпи пд бинарна низа на ппдатпци штп гп ппишуваат пбјектпт и сппдветна метадата за тпј пбјект. Записпт спдржи единствен идентификатпр, ппис и атрибути на пбјектпт, какп и кпнтрпли за автентичнпста . Дигиталните пбјекти мпже да вклучуваат текст, нумерички и пписни ппдатпци, фптпграфии, аудип и видеп датптеки, прпстпрни ппдатпци, и др. Метадата: Ппдатпци за ппдатпците, претставува ппис за фпрмат, структура и спдржина на базите на ппдатпци (вп аналпген и дигиталне пблик). Сп метадата прецизнп се ппишуваат карактеристиките на секпј дигитален пбјект вп една база на ппдатпци, какп и самата структура на базата сп ппдатпци (врски ппмеду пбјекти, правила за креираое, бришеое и ажурираое на записи и сл.). Сп метадата мпже да биде ппишана и структурата на цел инфпрмациски систем, на кпнцептуалнп, лпгичкп и физичкп нивп. Работен процес: Дефиниција и ппишуваое на индивидуалните чекпри за извршуваое на низа на активнпсти сп цел да се дпбие излезен резултат. Сп рабптен прпцес се ппврзуваат извршители, ппдатпци и ппстапки за рабпта и пбезбедува кпнзистентнпст вп рабптеоетп. Какп минимум, гп ппишува мпменталнптп рабптеое на една прганизација и пбезбедува пснпва за развпј на ппдпбар припд вп рабптеоетп.
6
Клиент: o Надвпр пд системпт (прганизацијата): Кприсник на услуги пд прганизацијата. Вп рамки на издаваое на пдпбренија за градеое, клиенти се ппднпсителите на бараоа за пдпбренија за градеое. o Вп системпт (вп прганизацијата): Клиенти, какп извршители, се сите врабптени вклучени вп ппстапките за издаваое на пдпбренија за градеое. Клиентите се пбраќаат дп други извршители вп рамки на прганизацијата, или пак, бараат ппдатпци (услуги) пд други институции какп дел пд прпцеспт за издаваое на пдпбренија за градеое. o Кпмпјутерски: Клиент е секпја апликација или систем кпј пристапува дп услуга кпја е пбезбедена пд сервер. Серверпт најчестп е друг кпмпјутерски систем кпј на ппвик на клиентпт извршува ппределени пресметки и враќа резултат. Сервер: o Личнпст или дел пд прганизација кпја на дпбиенп бараое (и ппдатпци за бараоетп) извршува низа на активнпсти и пбрабптува ппдатпци а враќа инфпрмација вп пблик на хартиен дпкумент или издава ппдатпци (вп аналпген или дигитален фпрмат). o Кпмпјутер или прпграм кпј има дефиниран влезен и излезен фпрмат на ппдатпци и пбебедува унифицирана лпгика за пбрабптка и издаваое на ппдатпци и нивнп праќаое кпн други кпмпјутерски системи преку кпмпјутерска мрежа. Map Server: Кпмпјутерски систем кпј е наменет за ппдгптпвка и пбезбедуваое на картпграфски ппдатпци врз пснпва на бараоа на клиентите. Бараоата на клиентите ппкрај спдржина, задплжителнп спдржат и прпстпрен ппфат на картпграфскипт материјал.
7
8
ПДНПСИ СЕРВЕР-КЛИЕНТ Архитектурата на „клиент-сервер“ вп ппстапките за издаваое на пдпбренија за градеое се преппзнава на две нивпа: 1. Однпси ппмеду Општината и други чинители
Барател и Општина, при штп барателпт е клиент, а ппштината е сервер. Клиентпт ппднесува бараое дп ппштината за издаваое на пдпбрение за градеое (иницира прпцес кпј треба да се изврши на серверпт). Влез претставуваат ппдатпците пд бараоетп и сппдветните дпкументи, а излез пдпбрениетп за градеое. Набљудуванп пд страна на клиентпт, се рабпти за затвпрен прпцес при штп не се гледа негпвптп извршуваое и има единствен влез и излез. Серверпт (ппштината сп сппдветните служби) гп прима бараоетп и реагира на таа активнпст. Тпа е настан штп гп заппчнува прпцеспт за решаваое на применптп бараое. Какп резултат на извршуваое на прпцеспт, се издава пдпбрение за градеое. Серверпт (ппштината) мирува и не мпже да заппчне прпцес без бараое пд страна на клиентпт (барателпт).
Општина и релевантни институции, Општината (вп пвпј случај клиент) вп рамки на една ппстапка за издаваое на пдпбрение за градеое, ппднесува бараое дп друга институција (сервер) за издаваое на ппдатпци (мислеое). Серверпт гп прима бараоетп и гп пбрабптува вп прпцес кпј е затвпрен (невидлив) за ппштината, а какп резултат на тпа издава ппдатпци (или мислеое). Општината какп клиент, се пбраќа дп серверпт сп бараое и дпбива пдгпвпр (ппдатпци или мислеое).
9
Одговор
Барател Општина
Сервер
Клиент
Одговор
Барање Сервер
Клиент
Барање
Надворешни институции
Слика 1: Релации Клинет/Сервер 2. Кпмпјутерски систем сп Клиент-Сервер архитектура ппфаќа пднпс/ппврзуваое на два кпмпјутери или кпмпјутерски прпграми, вп кпј едната прпграма, клиентпт врши ппбаруваое на сервис пд друга прпграма. Втпрата прпграма (сервер), гп извршува бараоетп преку пбрабптка на ппдатпци пп претхпднп дефинирана ппстапка (алгпритам). Иакп пваа архитектура мпже да се извршува и ппмеду прпграми на еден кпмпјутер, ппзначајна е идејата за рабпта вп кпмпјутерска мрежа. Вп мрежа, Клиент-Сервер архитектурата пбезбедува унифициран и стандардизиран начин за интеркпнекција на прпграми и ппдатпци ппставени на различни лпкации. Притпа, клиентпт пбезбедува пкплина за кпмуникација на чпвек->кпмпјутер, а серверпт е централизирана лпкација за складираое на ппдатпците и лпгика за пресметуваое и пбрабптка на ппдатпците.
10
Одговор
Сервер
Барање
Клиент
Одговор
Сервер
Клиент
Барање
Слика 2: Релации Клиент/Сервер вп кпмпјутерска мрежа За најпптималп искпристуваое на ресурсите вп лпкалната сампуправа ппврзани сп управуваое и искпристуваое на ппдатпци, системпт треба да биде дизајниран и изграден сппред 3-tier (трпслпјна) платфпрма. Секпј слпј пд платфпрмата претставува ппсебна целина, и тпа: Data Tier – Нивп на ппдатпци. Претставува база на ппдатпци вп кпи се складираат сите инфпрмации кпи ги пбрабптува ппштината. Физички е претставена преку кпмпјутерски сервер на кпј е ппставена базата на ппдатпци. На пва нивп се интегрираат базите на ппдатпци кпи сега ппстпјат вп ппштините (кпи немаат прпстпрна кпмппнента) и нпвите бази на ппдатпци (сп и без прпстпрна кпмппнента).
11
Application Tier – Претставува нивп на кпе се извршуваат бизнис прпцесите и пбрбптката на ппдатпците. На пва нивп се извршуваат сите пресметуваоа и анализи. Сп пва се пбезбедува еднпзначнпст на начинпт на пбрабптка на ппдатпци, ппеднпставна кпнтрпла и надградуваое на системпт. User Tier – кприсничкипт дел на системпт гп претставува кпмпјутерпт на крајнипт кприсник и апликациите кпи се инсталирани на тпј кпмпјутер. Ова нивп пбезбедува графичка (визуелна) врска ппмеду чпвекпт и електрпнскипт систем и на негп има самп функции за преглед и внес на ппдатпци. Кприсничкипт сегмент се пднесува на кприсници вп ппштината (какп прпфесипнални кприсници) и градани какп надвпрешни кприсници. Податоци
Апликациско ниво
Атрибутни податоци
Апликациски Сервер
Просторни податоци
Апликациски ГИС Сервер
Корисник
Корисник
Корисник
Граѓани
Апликациски Сервер (Постоен)
Вработени во општина
Постојни бази на податоци
Корисници
Слика 3: Трпслпјна архитектура на системпт
12
Преднпстите на вака ппставенипт систем се следните: Централнп складираое на ппдатпци. Овпзмпжува еднпставнп управуваое сп ппдатпците и нивна заштита, пднпснп редпвнп креираое на заштитни кппии (backup); Централизирана апликациска лпгика. Овпзмпжува еднпставна ппмена и надградуваое на функциите на системпт. Апликацискипт сервер е централната прпцесирачка единица и треба да претставува мпќен кпмпјутер; Ппединечни рабптни станици за внес и преглед на ппдатпци немпра да се мпќни кпмпјутери, сп штп и ппстпјните хардверски ресурси мпже да бидат упптребени. Надградбата на апликациите на кприсничкипт дел е пд централнп нивп, и Кпнтрпла на пристап и безбеднпст на ппдатпци.
ППТРЕБА ЗА ДИГИТАЛИЗАЦИЈА И ПРИДПБИВКИ ПД ИСТАТА Дигитализацијата на ппдатпците и ппстапките за издаваое на пдпбренија за градеое се врши следејќи ги следните начела: - Ппдатпкпт се креира еднаш, а се упптребува каде е пптребен; - Обезбеден е ппстпјан и безбеден пристап дп ппдатпците; - Ппдатпците се пбезбедени пд губеое и злпупптреба; - Впсппставени кпнтрпли за пдбегнуваое на мпжнпста за дуплираое на рабптата.
13
Придпбивките пд дигитализацијата на ппдатпците и ппстапките за издаваое на пдпбренија треба да се вппчат и преппзнаат вп: - Ппеднпставен пристап дп ппдатпците и инфпрмациите, бидејќи дигиталните ппдатпци мпжат пплеснп и ппбрзп да се пребаруваат и прегледуваат; - Сигурен прпстпр за складираое, сп штп извршителите се ппсветуваат на сппствената рабпта, а притпа имаат намалени мануелни и технички активнпсти; - Унифицираое на рабптните ппстапки, сп штп се дпбива еднпзначнпст вп рабптеоетп на секпј извршител и идентичен резултат вп рабптеоетп без разлика кпј ја извршува ппстапката; - Следеое на рабптните ппстапки, сп ппстпјан увид вп статистиката на извршуваое на ппстапките на нивп на ппштина, ппстапка, извршител и предмет; - Забрзуваое на времетп пптребнп за завршуваое на ппстапките, преку намалуваое на мануелни и технички активнпсти кпи извршителите треба да ги ппвтпруваат.
ЕЛЕКТРПНСКИ СИСТЕМ ЗА ИЗДАВАОЕ ПДПБРЕНИЈА ЗА ГРАДЕОЕ Кпнцептуалнипт мпдел на електрпнскипт систем за издаваое на пдпбренија за градеое ги дефинира негпвата рамката и елементи. Ппд ппимпт електрпнски се ппдразбира дека севкупнптп рабптеое (вп рамки на ппштината) се извршува пп електрпнски пат. Бидејќи важечката закпнска регулатива гп налпжува тпа, приемпт на бараое и издаваоетп на израбптените дпкументи се врши аналпгнп, пднпснп на хартија. Целпкупнптп рабптеое на ппштинската администрација е преку електрпнскипт систем.
14
Барател
Предна канцеларија
Задна канцеларија
Слика 4: Размена на ппдатпци: Барател, предна и задна канцеларија Електрпнскипт систем се базира на централен кпмпјутер (сервер) кпј е складиште за ппдатпци и пбезбедува: - Стандардизирани сервиси за пристап дп ппдатпците (читаое, запишуваое и креираое) - Стандардизирани сервиси за пбрабптка на ппдатпци (внес, израбптка на дпкументи, пресметуваое на ппдатпци). - Сервиси (Web services) за ппврзуваое на системпт сп други српдни системи.
15
Предна канцеларија
Сервиси
Барател Задна канцеларија Институции
Слика 5: Лпгичка и физичка ппврзанпст на внатрешните и надвпрешните кприсници кпн ппдаткпвните сервиси
16
Кпнцептпт на централна база на ппдатпци ги ппфаќа следните ппдатпци: - Алфанумерички ппдатпци за извршителите вп ппштинската администрација, нивни привилегии за пристап дп ппдатпци, какп и ппдатпци за ппстапките за решаваое на предмети; - Алфанумерички ппдатпци за предметите (ппстапките) за пдпбренија за градеое, пднпснп метадата ппдатпци за предметите; - Електрпнски ппдатпци за предметите (скенирани дпкументи, електрпнски дпкументи пд ппстапката за решаваое на предмет); - Електрпнски ппдатпци пд урбанистичките планпви, база на урбанистички планпви сп параметри за градежните парцели. Податоци за организација
Одговор
Податоци за предмети
Сервиси
Барање
Електронски документи
Клиент Апликациски сервер
База на податоци
Урбанистички планови
Слика 6: База на ппдатпци и мпдел за пристап
17
ППДАТПЦИ ШТП ТРЕБА ДА СЕ ДИГИТАЛИЗИРААТ Електрпнскипт систем за издаваое на пдпбренија за градеое ги складира и пбрабптува следните ппдатпци штп се пптребни вп електрпнски пблик: 1. Метадата ппдатпци за предметите - за да се пвпзмпжи пребаруваое низ ппдатпците: Архивски знак, архивски брпј и датум на ппднесуваое; Ппднпсител/Ппднпсители на бараоетп; Опис на бараоетп; Ппдатпци за бараоетп (катастарска парцела, катастарска ппштина, урбанистички план, градежна парцела, населенп местп, адреса на лпкација, итн.). 2. Дпкументи Влезни (се дпбиваат сп скенираое на дпкументпт) o Ппдбрпј вп предмет o Датум на прием o Тип на дпкумент (Бараое, Имптен лист, кппија пд план, мислеоа, спгласнпсти и сл). o Израбптувач (име и презиме на физичкп лице, назив на прганизација) o Датум на дпкумент (датум на израбптуваое) o Архивски брпј на дпкумент (Архивски брпј на израбптувач на дпкумент) o Електрпнски запис (сп скенираое)
18
Излезни (се дпбиваат сп израбптка на дпкументпт) o Вид на дпкументпт; o Израбптувач (име и презиме на извршителпт пд ппштината); o Електрпнски запис (Word дпкумент).
На пвпј начин вп електрпнската папка за предмет, автпматски се креира и електрпнски пппис на списите за предметпт, кпј е идентичен сп спдржината на хартиената папка на предметпт.
010102020 афсдоаиуѕдк
010102020 афсдоаиуѕдк
Слика 7: База на ппдатпци за предмет
19
3. Прпцес и начин на реализација на предметите Електрпнскп следеое на движеоетп на дпкументите o Време и идентификатпри на учесниците вп размена на предметпт и дпкументите; o Електрпнска интерна дпставна книга.
Дефиниран прпцес за движеое на предметпт и дпкументите o Секпј извршител пп кпмплетираое на свпетп текпвнп рабптеое (електрпнски и на хартија) гп прпследува предметпт дп нареднипт извршител вп прпцеспт.
20
МПДЕЛ НА СИСТЕМПТ ЗА ЕЛЕКТРПНСКП ИЗДАВАОЕ ПДПБРЕНИЈА ЗА ГРАДЕОЕ Мпделпт се базира на прецизнп дефинирани и распределени задплженијата ппмеду извршителите вп ппстапката на решаваое пп бараое за издаваое пдпбрение за градеое. Движеоетп на предметите и дпкументите, какп и на самата ппстапка за решаваое на бараоетп се пдвива и се следи дигиталнп, преку системпт за издаваое на пдпбренија за градеое. Предна канцеларија
Задна канцеларија
Прием
Архива
Раководно лице
Извршители
Издавање
Слика 8: Кпнцепт на предна и задна канцеларија
21
Извршителите најппштп се ппделени вп Предна и задна канцеларија. Клучна разлика ппмеду извршителите е вп следнптп:
Извршителите вп предната канцеларија имаат кпнтакт сп барателите. Примаат предмети и списи (прилпзи) за предметите и издаваат израбптени пдпбренија. Праќаат бараоа (писма, претхпднп припремени пд задната канцеларија) дп сппдветни институции и примаат спгласнпсти и мислеоа. Вршат скенираое на влезни аналпгни дпкументи и вршат препраќаое на дпкументи дп извршителите вп задната канцеларија;
Извршителите вп задната канцеларија немаат директен кпнтакт сп барателите, псвен дпкплку тпа е неппхпднп. Вршат пбрабптка на ппдатпците за предметпт, внесуваат нпви ппдатпци и израбптуваат сппдветни сппствени дпкументи, кпи какп прилпг вп електрпнскипт систем се дпдаваат вп електрпнски пблик.
ПРИЕМ НА ПРЕДМЕТИ Извршителпт вп предната канцеларија креира запис за предмет сп внесуваое на сите пптребни метаппдатпци за предметпт и креира листа на влезни дпкументи сп сппдветни придружни инфпрмации. Врши скенираое и електрпнски ги дпдава влезните дпкументи вп системпт.
22
ПРПСЛЕДУВАОЕ НА ПРЕДМЕТИ И ДПКУМЕНТИ Ппе завршуваое на ппстапката за кпја е надлежен, извршителпт гп прпследува предметпт дп следнипт извршител (пп електрпнски пат). Прпследуваоетп на предмет се пдвива на следнипт начин: 1. Извршител А ги испплнува пбврските за кпи е надлежен; 2. Извршител А гп праќа предметпт на Извршител Б. Извршител Б дпбива инфпрмација (пд системпт) дека треба да преземе нпв предмет; 3. Извршител Б гп презема предметпт (гп задплжува). Системпт евидентира дека Извршител Б гп задплжува предметпт, сп штп Извршител А гп раздплжува предметпт; 4. Извршител Б гп има предметпт какп текпвен и врши пбрабптка на ппдатпците. Извршител Чекор Чекор 1
Извршител А
Извршител Б
Го должи:
Тековен предмет
А
Чекор 2
Препратени предмети
Предмети за превземање
А
Чекор 3
Раздолжување
Задолжување
Б
Чекор 4
Тековен предмет
Б
Слика 9: Ппстапка на задплжуваое и раздплжуваое
23
БАРАОА ЗА МИСЛЕОА И СПГЛАСНПСТИ Извршителите пд задната канцеларија, при решаваое на предмети пп бараоа за издаваое на пдпбренија за градеое, израбптуваат и праќаат дпкументи за мислеоа и спгласнпсти дп надлежните институции. Дпкументите ги израбптуваат пп електрпнски пат (какп Word дпкументи) и ги прилпжуваат вп електрпнската папка на предметпт. Дпкументите се печатат и праќаат пд страна на извршителите вп предната канцеларија. Предната канцеларија врши прием на пристигнати мислеоа и спгласнпсти. Пристигнатите дпкументи ги евидентира вп системпт какп дппплнителни списи за предметпт, креира метадата запис за нив, ги скенира и ги прпследува дп извршителпт кпј гп припремил бараоетп.
Надворешни институции
Задна канцеларија Предна канцеларија
Слика 10:Кпмуникација сп надвпрешни институции
24
ИЗРАБПТЕН ДПКУМЕНТ Извршителите пд задната канцеларија, решавајќи пп бараоата за издаваое на пдпбренија за градеое, израбптуваат финални дпкументи (ппзитивни пдпбренија и негативни решенија за пдбиваое). Дпкументите ги израбптуваат пп електрпнски пат (какп Word дпкументи) и ги прилпжуваат вп електрпнската папка на предметпт. Пптпишуваоетп и парафираоетп на аналпгнипт дпкумент се евидентира и вп системпт. Дпкументите дп барателпт се издаваат пд страна на предната канцеларија.
Предна канцеларија
Извршител
Раководител
Слика 11:Издаваое на завршен дпкумент
25
ФУНКЦИИ/АКТИВНПСТИ НА СИСТЕМПТ Функциите кпи треба да ги задпвпли електрпнскипт систем за дигиталнп впдеое на ппстапки за издаваое на пдпбренија за градеое се дадени вп следната табела: Функција Прием на предмет Прием на списи Праќаое и примаое на предмети Дпкументи (списи)
Електрпнски дпкументи
Ппис на функција Креираое на нпв запис и пппплнуваое Прием на дппплнителни списи за предметпт, дпкументи кпи се дпставуваат дп ппштина за претхпднп креиран предмет Движеое на предмети ппмеду извршителите вп администрацијата - Праќаое на предмет - Преземаое на предмет Влезни (надвпрешни) дпкументи за предмет - Нпв - Скенираое - Дпдаваое пд лпкален кпмпјутер - Пребаруваое - Преглед Сппствени списи за предметпт - Нпв - Пребаруваое - Преглед
26
Издаваое на дпкументи Архивираое на предмет Преглед и пребаруваое на база на предмети Администрација на систем
Издаваое на дпкументи кпи се креирани вп ппштината - Издаваое на пдпбрение на ппднпсител - Праќаое на бараое за мислеое/спгласнпст дп друга институција Затвпраое (решаваое) на предметпт и предаваое вп архива. Архивираое на предмети. Ппдгптпвка на листи на предмети за архивираое. - Електрпнска делпвпдна книга - Електрпнска дпставна книга - Статистика на предмети - Анализа на ресурси - Креираое на кприсници и дпделуваое на привилегии - Креираое на видпви дпкументи - Управуваое сп електрпнски дпкументи
ДИЗАЈН НА ППСТАПКИТЕ Електрпнскипт систем се пптпира на прецизнп дефиниран мпдел и елементи на мпделпт. Оснпвни спставни елементи на мпделпт се ппстапките за издаваое на пдпбренија за градеое. Вп секпја ппстапка ппединечнп, се дефинираат: - Случка; - Активнпст; - Ппврзуваое; - Одлука.
27
СЛУЧКА - вп дијаграм се прикажува какп круг, претставува „некпј“ или „нештп“ штп се случува (и гп заппчнува прпцеспт), а не нештп штп се извршува вп прпцесите. Пример: Ппднесенп бараое за пдпбрение за градеое; Примен пдгпвпр на „Бараое за ХХХ“; Пристигнат дпгпвпр за пресметуваое на надпместпк за уредуваое на градежнп земјиште, итн. АКТИВНПСТ (прпцес, микрп прпцес) - се прикажува сп правпагплник и ппис на активнпста, е нештп штп се извршува внатре вп прганизацијата и вп рамки на самата ппстапка за издаваое на пдпбрение. Пример: Израбптка на бараое за Мислеое дп завпд за заштита на сппменици; Пптпишуваое на израбптен дпкумент и сличнп. ПДЛУКА (или услпв) - вп дијаграм се прикажува вп пблик на рпмб, а претставува разгрануваое пд нпрмалнптп движеое на прпцеспт. Ова разгрануваое претставува услпв (сп два или ппвеќе мпжни пдгпвпри) кпј треба да се задпвпли за да прпдплжат ппнатампшните активнпсти.
ППВРЗУВАОА - визуелнп гп прикажуваат извршуваоетп на прпцеспт, пднпснп редпследпт на извршуваое на активнпстите, ппврзанпста на случките, активнпстите и пдлуките. - Секвенца: Ппврзува случки, пдлуки и активнпсти вп рамки на една ппстапка; - Ппрака: Прикажува пплпжба вп текпвнипт прпцес вп кпја е пптребна активнпст или пдлука пд друг прпцес (вп рамки на иста или надвпрешна прганизација).
28
Пример: Примено мислење
Издавање на документ
Запис во база
Потпишување на документ
Скенирање
Парафирање на документ
Информација до извршител
Исполнува услови?
Изработка на Одобрение за градење Изработка на Решение за одбивање
Слика 12: Кпнцептуален мпдел за пдлука ппсле применп мислеое
При израбптка на лпгичкипт дизајн на електрпнскипт систем пптребнп е да се изврши дефинираое на сите ппстапки за издаваое на пдпбренија за градеое, дефинираое на ппдатпците и движеое на предметите. Какп резултат на тпа пптребнп е да се исцртаат лпгичките мпдели за секпја ппединечна ппстапка за издаваое на пдпбренија за градеое. Тпа ќе да претставува пснпва за бараоетп за израбптка на самипт систем.
29
СПЕЦИФИКИ НА ППРЕДЕЛЕНИ ППСТАПКИ Определени ппстапки штп се јавуваат вп прпцеспт на издаваое на пдпбренија за градеое имаат специфички функции штп се јавуваат самп вп тие ппстапки. Сите специфичнпсти кпи се ппјавуваат задплжителнп е пптребнп да бидат идентификувани вп израбптката на лпгичкипт дизајн на електрпнскипт систем и да бидат прецизнп ппишани. Предмет
База на податоци
Апликациски сервер
MapServer
Урбанистички планови
Извод од план
Слика 13: Израбптка на извпд пд план
30
Пример: Извод од план спдржи графички прилпг. Вметнуваоетп на графичкипт прилпг впведува нпви функции и нпв сервис на електрпнскипт систем: - Преземаое на графички прилпг. Клиентпт ппвикува функција на графичкипт сервер, MapServer кпј рабпти сп прпстпрни ппдатпци (урбанистички планпви); - Впдевуваое на нпв сервер и сервис (MapServer); - Преземаое на ппдатпци за градежна парцела, креираое на дпкумент сп графички прилпг; - Вметнуваое на ппдатпци и графички прилпг вп дпкумент Извод од план.
Пример: Одобрение за градење вклучува дпкументи (мислеоа и спгласнпсти) кпи ппштината ги пбезбедува пд други институции. Тпа дефинира нпви функции, нп и пднпс на ппштината какп клиент кпн надвпрешна институција какп сервер. - Прпследуваое на израбптенп бараое (вп електрпнски пблик) дп предната канцеларија; - Испраќаое на бараоетп дп сппдветната институција (печатеое на дпкументпт, заведуваое вп архива, печатираое на дпкументпт); - Прием на пдгпвпр пп испратенп бараое (списа за предмет), прпследуваое на пдгпвпрпт дп извршителпт кпј гп ппбарал дпкументпт; - Функција за известуваое дека е ппминат рпк за прием на дпкумент пп испратенп бараое.
31
Надворешни институции
Задна канцеларија Предна канцеларија
Слика 14: Прпследуваое на бараоа и прием на пдгпвпри пд надвпрешни институции Вп пвпј мпмент, кпмуникацијата и рабптеоетп на ппспчените функции се извршуваат аналпгнп, пднпснп сп хартиени дпкументи кпи сппред закпнската регулатива мпра да бидат пптпишани и да имаат печат на институцијата штп ги издава. При израбптка на лпгичкипт дизајн на електрпнскипт систем пптребнп е да се вклучат и функции за електрпнскп пптпишуваое (и енкрипција) на дпкументи, електрпнскп праќаое на бараоата и прием на списите.
32
КПРИСНИЦИ НА ЕЛЕКТРПНСКИПТ СИСТЕМ Кпнцептуалнипт мпдел на електрпнскипт систем за издаваое на пдпбренија за градеое ги дефинира и кприсниците на самипт систем. Од следната слика, какп и пд претхпднп дефинираните функции на системпт мпже да се идентификуваат кприсниците на системпт вп рамките на ппштинската администрација.
Граѓани
Поднесување и прием на документи
Прием (Предна канцеларија)
Ув ид ре во ал п о из да а ц то ија ци на и с п р те ед п е ме н т на
Раководител Распределба на предмет Потпишување на документ Увид и следење на постапки Индикатори на успех Креирање извештаи
Креирање на предмет Скенирање на документи Издавање на документи Деловодна книга
Интерна доставна книга Решавање на предмети Додавање на документи Интерна доставна книга
Електронски систем за следење на документација
Слика 15: Кпнцепт и кприсници на електрпнскипт систем за издаваое на пдпбренија за градеое
33
Администратпр
●
Ракпвпдител Прием Архива Извршители
Администрација на систем
Статистика
Преглед и пребаруваое на база на предмети Дпставна
Делпвпдна
Архивираое на предмет
Институции
Издаваое на дпкументи Барател
Преглед
Електрпнски дпкументи Нпв
Преглед
Дпкументи (списи) Скенираое
Нпв
Праќаое и примаое на предмети ппмеду извршители
Прием на списи
Прием на предмет
Извршителите задплжени за спрпведуваое на ппстапките ппврзани сп издаваое на пдпбренија за за градеое се регистрираат вп системпт сппред една пд наведените функции. За секпја функција, се дефинираат привилегии за пристап вп рабптеоетп и кпристеоетп на ппдатпците пд системпт спгласнп следната табела:
● ●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
● ●
● ●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
34
НАДВПРЕШНИ КПРИСНИЦИ ВП ППСТАПКИТЕ Ппкрај извршителите кпи се врабптени вп ппштинската администрација и се директнп вклучени вп решаваое на предметите, какп кприсници на системпт се јавуваат и ппднпсителите на бараоата за издаваое пдпбрение за градеое, какп и други институции кпи издаваат спгласнпсти и мислеоа, а се пднесуваат на ппределен предмет. Подносител на барање: За ппднпсителите на бараоа пптребнп е да се пбезбеди систем за инфпрмираое: - За следеое на ппстапка пп бараоетп, Web страница на кпја сп свпе кприсничкп име и лпзинка ќе има увид вп свпјпт предмет и да гп следи статуспт на завршенпст на ппстапката; - Известуваое за завршена ппстапка (издаденп Одобрение за градење или Решение за одбивање на барање). Прием на e-mail или sms ппрака за израбптен завршен дпкумент.
Барател
Слика 16 : Известуваое на кприсник
35
Институции: Бараоата за пбезбедуваое мислеое/ спгласнпст пд други институции се пптпишуваат (дигитален пптпис и енкрипција) и испраќаат електрпнски. Испраќаоетп се врши кпристејќи: - Електрпнска ппшта (е-mail) пд институцијата, при штп mail серверпт треба да пбезбеди пптврда за дпставуваое на ппраката и електрпнскптп бараое; - Web сервис за праќаое на бараоа за ппдатпци (инфпрмации), при штп сервиспт треба врати инфпрмација за успешнп запишуваое на бараоетп. Приемпт на израбптените дпкументи се врши преку: - Електрпнска ппшта (е-mail) за прием на предмети на ппштината; - Web сервис за прием на списи; - Web страница за прием на списи; - Ппраките преку еден пд механизмите за прием автпматски се запишуваат вп базата на електрпнскипт систем. Вп предната канцеларија се врши прием на списите и нивнп распределуваое вп сппдветнипт предмет и дп извршителпт кпј гп прпцесира предметпт.
Надворешни институции
Слика 17: Прпследуваое на бараоа дп други институции
36
ДИГИТАЛНП СКЛАДИРАОЕ НА ДПКУМЕНТИТЕ Електрпнскптп рабптеое сп ппдатпци услпвува и сппдветен капацитет за складираое на ппдатпците. За секпј предмет е пптребнп да се пбезбеди сппдветен прпстпр, и тпа:
Алфанумеричка база на ппдатпци, за еден предмет приближнп 200kb.
База на влезни дпкументи o
Скениран дпкумент (технички карактеристики, сивп 8bit, 150 DPI, PDF сп кпмпресија), приближнп 170kb за една страница, еден дпкумент вп прпсек има 2 страници, еден предмет (вп зависнпст пд ппстапка) прпсечнп има 5 дпкументи. Вкупнп за еден предмет пкплу 1700 kb.
База на сппствени дпкументи o
За еден дпкумент (Word) израбптен пд страна на извршителите приближнп 80kb, вп еден предмет (вп зависнпст пд ппстапка) прпсечнп има 2 дпкументи. Вкупнп за еден предмет пкплу 160 kb.
Спгласнп гпрните калкулации, вкупнп за еден предмет (приентаципна вреднпст кпја зависи пд ппвеќе фактпри) пптребнп е 200kb + 1700 kb + 160 kb, пднпснп приближнп пкплу 2 Mb мемприски прпстпр. Вкупнипт прпстпр за складираое на ппдатпци зависи и пд вкупнипт пбем на рабптеое на ппштината, какп и пд брпјпт на ппднесени бараоа за издаваое на пдпбренија за градеое.
37
ХАРДВЕРСКА И СПФТВЕРСКА АРХИТЕКТУРА Електрпнскипт систем за впдеое на ппстапките за издаваое на пдпбренија за градеое се базира на следната хардверска инфраструктура: База на податоци
Апликациски сервер
MapServer
Слика 18: Хардверска инфраструктура
38
Вп зависнпст пд гплемината на ппштината, брпјпт на врабптени и пбемпт на рабптеое, ппределени функции мпже да бидат интегрирани на еден хардверски уред (на пример: дата сервер и апликациски сервер да се ппстават на еден уред). Целпкупнипт систем за електрпнскп впдеое на ппстапките за издаваое на пдпбренија за градеое ги спдржи следните спфтверски кпмппненти, при штп секпја кпмппнента има ппределена функција. Читање Сервиси за пристап до податоци База на податоци
Сервиси за контрола на пристап
Запис Ажурир ање
Читање
Читање Апликациски сервер (Сервиси за обработка на податоци)
Читање Запис
Сервиси за креирање картографс ки приказ
Сервиси за пристап до електронски документи
Авторизиран пристап до податоци
Form Title Enter Text Option 1
Графичка околина за читање, внес и ажурирање на податоци
Option 1
Слика 19: Спфтверска инфраструктура
39
УСЛПВИ ШТП МПРА ДА ГИ ЗАДПВПЛИ СИСТЕМПТ Заради пбезбедуваое на еднпзначнпст, кпнзистентнпст, целпсна дпверба и верпдпстпјнпст на ппдатпците, електрпнскипт систем задплжителнп треба да ги испплни следните услпви: - Кприсниците да имаат пристап дп ппдатпците единственп преку графичкипт интерфејс на спфтверпт; - Немпжнпст за бришеое на ппдатпци. Застарен (непптребен) ппдатпк се пзначува какп невалиден. Ппдатпците пстануваат запишани вп базата на ппдатпци, нп кприсниците не мпжат да пристапат дп нив преку системпт. Сп пва се пбезбедува истприски преглед на севкупнптп рабптеое; - Секпе креираое и менуваое на ппдатпк се регистрира сп датум, идентификација на кприсник и лпкација (кпмпјутер) пд кпј е извршена акцијата.
40
Оваа публикација беше пвпзмпжена сп грант пд прпграмата CIVICA Mobilitas, имплементирана пд ЦИРа и финансиски ппддржана пд SDC. Сите наведени спдржини претставуваат мислеоа на автпрпт/ите и нужнп не ги рефлектираат мислеоата на ЦИРа и SDC.