Guía informe final

ESCUELA DE INGENIERÍA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIAL LICENCIATURA EN INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN INDUSTRIAL GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN INFORME TÉCNICO Y RECOMENDACIONES PARA SU PRESENTACIÓN ORAL

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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

ESCUELA DE INGENIERÍA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIAL

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN INFORME TÉCNICO Y RECOMENDACIONES PARA SU PRESENTACIÓN ORAL

PRIMERA EDICIÓN POR: ING. JOAQUIN SOLANO QUESADA. M.Eng ING. FEDERICO PICADO ALVARADO, PhD. SEGUNDA EDICIÓN POR: ING. JORGE ACUÑA A., PhD. TERCERA EDICION REVISADA POR COMISION CURRICULUMACREDITACION (ING. MAGALY SANCHEZ B., ING. CARLOS ESPINOZA G.) ESTE DOCUMENTO FUE REVISADO POR LA COMISION DE CURRICULUMACREDITACION Y LA COORDINACION DE VINCULACION EMPRESARIAL DE LA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL DEL INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA Y APROBADO POR EL CONSEJO DE DEPARTAMENTO EN SU SESION #_____ DEL ___ DE ___ DE 2004.

MAYO, 2004

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PRESENTACIÓN La presente guía tiene tres propósitos principales. Primero, elaborar un documento que permita estandarizar los aspectos de forma, fondo y estructura de los informes técnicos por medio de normas generales y específicas. Segundo, ofrecer algunos consejos prácticos a los estudiantes para planear y ejecutar una presentación oral exitosa de esos informes. Tercero, ofrecer un instrumento a los profesores que permita evaluar dichos informes en una forma lo más cercana a un estándar.

Este material puede ser aplicado a trabajos de grupo como es el caso de proyectos de curso o a trabajos individuales como es el caso de la Práctica Profesional y el Proyecto de Graduación. Se incluyen también en este documento la bibliografía consultada por si alguien está interesado en ahondar o complementar algún tema en particular.

Este documento complementa los requerimientos establecidos en los aspectos reglamentarios del Proyecto de Graduación y de la Práctica Profesional que se encuentran estipulados en los reglamentos respectivos aprobados por el Consejo de la Escuela de Ingeniería en Producción Industrial.

Este material ha sido preparado tomando como base la edición anterior preparada en Octubre de 1996 por el Ing. Joaquín Solano Quesada, Coordinador del Programa Vinculación Empresarial y el Ing. Federico Picado Alvarado, PhD., Profesor de la Escuela. Se retroalimenta este documento con el Manual para la presentación del Proyecto de Graduación de la Maestría en Sistemas Modernos de Manufactura elaborado por el Ing. Jorge Acuña Acuña, PhD., en el año 2000.

Cartago, Mayo de 2004

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ÍNDICE GENERAL Página Presentación ……………………………………………………………….……………………. 2 Índice General ………………………………………………………………….………………

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Sección I. Introducción ……….…………………………………………….………………

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Sección II. Estructura de primeras páginas del Informe …………….…………

Portada ……………………………..…………………………………………………

Acta de Entrega y Constancia de Defensa Pública ..…………………..

Agradecimientos…………………………………………………..………………..

Dedicatoria…………………………………………………………………………….

Epígrafes ……………………………………………………………………………… Índice general……………………………………………………………………….. Índice de Cuadros………………………………………………………………….. Índice de Figuras……………………………………………………………………

Resumen……………………………………………………………………………….

8 9 10 11 12 12 13 15 15 15

Sección III. Estructura del cuerpo principal del informe………..………….…..

I. Introducción…………………………………….…….………………………..

A. Identificación de la empresa…….…………………………………

B. Justificación del estudio…….……………………………………….

C. Objetivos del estudio…………………………….…………………..

D. Alcances y limitaciones………………………….…………………..

II. Marco Teórico…………….……………………………………………………

III. Metodología……………………………………………………………………..

IV. Diagnóstico de la situación actual………………………………………

V. Conclusiones de Situación Actual VI. Soluciones al problema planteado…………………………….………..

VII. Implementación de soluciones……………………..……………………

VIII. Conclusiones y Recomendaciones...……………………………

IX. Bibliografía……………….…………………………………………………….

17 18 18 19 19 19 19 20 20 21 22 23 23

Sección IV. Apéndices y anexos………………….………………………….………….. 25 Apéndices…………………………..………………………………………………….. 26 Anexos…………………………………..……………………………………………… 26 Sección V. Normas de forma del informe escrito………………………………….

A. Sistema de notas………………..………………………………………………

1. Notas de comentario o ampliación…………………………......

2. Normas bibliográficas…………………………………………………

3. Referencias internas en el documento………………………….

27 28 28 28 31

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B. Normas tipográficas, figuras y cuadros………………………………….. 33 Página 1. Tipo de papel…………………………………………………………….. 33 2. Tipo de letra……………………………………………………………… 33 3. Márgenes………………………………………………………………….. 33 4. Espaciado………………………………………………………………….. 33 5. Subdivisiones…………………………………………………………….. 33 6. Numeración……………………………………………………………….. 34 7. Cuadros…………………………………………………………………….. 34 8. Figuras……………………………………………………………………… 34 9. Ecuaciones………………………………………………………………… 35 C. Consideraciones generales…………………………………………………… 35 1. Ortografía………………………………………………………………….. 35 2. Redacción………………………………………………………………….. 36 3. Presentación………………………………………………………………. 36 4. Tonalidad del papel…………………………………………………….. 36 5. Papel embretado………………………………………………………… 36 6. Planos y diagramas…………………………………………………….. 36 7. Empastes…………………………………………………………………… 37 8. Términos en otro idioma……………………………………………… 37 9. Evaluación integral de propuestas………..………………………. 37 10. Excepciones al cumplimiento de este formato……………… 37 11. Programas de computadora ……………………………………… 37 Sección VI. Presentación Oral del informe…………………….…………….……….. 38 A. Introducción………………………………………………………………………… 39 B. Objetivos…………………………………………………………………………….. 39 C. Planeamiento………………………………………………………………………. 40 D. Práctica………………………………………………………………………………. 41 E. Equipo y materiales……………………………………………………………… 41 F. Presentación……………………………………………………………………….. 42 G. Ayudas audiovisuales…………………………………………………………… 44 H. La Ley de Murphy……………………………………………………………….. 45 I. Evaluación………………………………………………………………………….. 46 Sección VII. Guía para la calificación de un informe…………………..…………. 47 A. Formatos…………………………………………………………………………… 48 B. Resumen de evaluación ……………………………………………………… 51 Sección VIII. Hoja de evaluación de la presentación oral ……………………… 52 Sección IX.

Referencias biibliográficas consultadas………………..…………… 54

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SECCIÓN I. INTRODUCCIÓN

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El estudiante de Ingeniería en Producción Industrial en su proceso de formación y posteriormente en su vida profesional va a requerir de una guía que le permita elaborar informes técnicos y le de algunas recomendaciones de cómo hacer su presentación oral en la que se defiendan puntos de vista y se convenza de que las propuestas son mejores que lo que existe actualmente.

Un Ingeniero en Producción Industrial, por naturaleza es un "vendedor de soluciones a los problemas", para lo cual, parte de una evaluación de la situación actual de un sistema productivo y propone opciones de solución a problemas detectados convenciendo científicamente de las bondades técnicas, económicas y humanas de las propuestas de mejoramiento a fin de que se proceda con la implantación, si realmente se llega a ese convencimiento.

Para lograr ese convencimiento, es necesario preparar adecuados informes técnicos, que permitan convertir un análisis coherente y profundo de datos en un informe manejable y confiable que pueda transmitir en forma clara y categórica lo que se quiere implantar.

Se deben aportar todos los detalles posibles que evidencien que el método o métodos propuestos son mejores que lo que actualmente se aplica para el funcionamiento del sistema productivo en el área de estudio.

Esta guía tiene un enfoque académico y para la redacción de informes técnicos en la industria, requiere algunos ajustes y una simplificación de sus secciones y la eliminación de algunas otras secciones. Sin embargo la guía puede ser útil como base para definir un formato de informe técnico para las empresas.

Como un requisito académico de graduación, el estudiante tiene que realizar la Práctica Profesional y el Proyecto de Graduación, que son actividades a medio tiempo (20 horas por semana) para el caso de la Práctica y tiempo completo (40 horas por semana) en el caso del Proyecto de Graduación. En la Práctica, el estudiante desarrolla uno o más estudios específicos aplicando los conocimientos adquiridos a situaciones reales de trabajo en empresas de bienes o servicios. En el Proyecto, el estudiante mediante un diagnóstico identifica las características esenciales de un problema de productividad y desarrolla un proyecto en busca de soluciones al mismo.

En ambos, la Práctica Profesional y el Proyecto de Graduación, el estudiante se relaciona con el ambiente laboral promoviéndose su desarrollo humano y social, con el afán de que contribuya al mejoramiento de los sistemas productivos y por ende al desarrollo industrial costarricense.

En la Práctica, el estudiante busca soluciones a un problema específico detectado por el mismo o dado por la empresa. La parte medular del Proyecto de Graduación es el desarrollo de un proyecto de innovación tecnológica o de mejoramiento del sistema de producción, el cual debe realizarse en un área técnica acorde con los objetivos y perfiles del Plan de Estudios de la Licenciatura en Ingeniería de Producción Industrial.

En un proyecto final de curso lo que se desea es que el estudiante o grupo de estudiantes apliquen los conocimientos adquiridos en el curso en un ambiente real, sea en una empresa de bienes o de servicios. Este proyecto se debe desarrollar en el

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transcurso del semestre y debe implicar la recolección de datos, su análisis y las correspondientes aplicaciones de las técnicas vistas en el curso.

En todos los casos, en los proyectos finales de curso, en la Práctica Profesional y en el Proyecto de Graduación, se deben ejecutar tres etapas principales que posteriormente son la base del informe técnico correspondiente. Estas etapas son: A. Diagnóstico o evaluación de la situación actual a fin detectar oportunidades de mejora previo conocimiento del sistema productivo objeto de estudio.

B. Desarrollo de propuestas concretas de solución a los problemas detectados.

C. Evaluación de la efectividad de las propuestas a fin de convencer sobre su implementación.

En el Proyecto de Graduación la parte más importante, es la propuesta concreta de solución del o los problemas detectados. El diagnóstico de la situación actual debe dar mayor sustento a la propuesta del proyecto, ya que debe estar en gran parte justificada por las principales conclusiones y recomendaciones del análisis previo. El esfuerzo principal debe concentrarse en la calidad de la propuesta, la cual se considera requisito indispensable del proyecto.

Como paso posterior, podría tener otro objetivo adicional, el evaluar la calidad y efectividad de lo que se ha propuesto, para lo cual se requiere poner en "marcha la propuesta "; sin embargo, por lo general existen limitaciones de tiempo y económicas para llevar a cabo esta parte. Si esa implementación se lleva a cabo, las conclusiones y cambios realizados deben ser incluidos en el informe. En caso de que la implementación no se realice se debe proponer un plan para el logro de la misma.

Como parte de la Práctica Profesional y del Proyecto de Graduación (Artículo 9, inciso k, del Reglamento de Práctica Profesional y Artículo 10, inciso k del Reglamento de Proyecto de Graduación), el estudiante debe presentar un informe final que refleje su trabajo semestral. Este informe, que debe respetar el formato establecido por la Escuela, es un informe escrito de lo desarrollado en el semestre en la empresa o institución, el cual en el caso del Proyecto de Graduación debe ser defendido ante un Tribunal Examinador.

En el caso de proyectos finales de curso, el informe final puede estar basado en este formato, con algunos cambios controlados que cada profesor le haga de acuerdo con la naturaleza del curso. Por ejemplo, en el curso de Distribución de Planta, específicamente en el proyecto de localización de plantas industriales es más importante una revisión de literatura extensa sobre el producto y el proceso de la planta a instalar que un marco teórico.

En el caso del Informe de Proyecto de Graduación, este debe contemplar la característica de presentar un ser proyecto integral de innovación o de mejoramiento de un sistema de producción tal y como se exige en el Artículo 4 del Reglamento de Proyecto de Graduación. En el caso de proyectos del curos de Análisis Económico el análisis de la situación actual se debe enfocar a determinar los costos y beneficios de la situación actual o sin proyecto y la propuesta de solución es en sí una evaluación económica de una propuesta y la recomendación, por lo que la sección de análisis económico de la propuesta de solución, ya está incluida en la propuesta de solución.

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De tal forma que en todos los cursos debe usarse esta guía con las adaptaciones y simplificaciones que el profesor determine como convenientes.

Con el fin de normar todos los aspectos antes apuntados, este documento presenta un formato que debe cumplir el informe técnico escrito y da recomendaciones de cómo preparar y desarrollar una presentación exitosa. Por último, presenta una recomendación de formatos que pueden ser usados como guía para la evaluación de informes técnicos.

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SECCIÓN II ESTRUCTURA DE PRIMERAS PÁGINAS DEL INFORME ESCRITO

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Todo informe técnico tiene un conjunto de primeras páginas que presentan información general y descriptiva del estudio y preparan al lector para lo que se va a encontrar en el cuerpo principal del informe. Dos de las partes esenciales son el resumen, el cual debe ser cuidadosamente redactado para invitar el lector a continuar revisando el documento y los índices que dirigen al lector hacia donde desea poner énfasis en la lectura.

A continuación, se dan las normas que regulan cada una de las primeras páginas del informe técnico iniciando con la portada y concluyendo con el resumen.

Portada La portada debe incluir los siguientes datos: nombre de la Institución, nombre de la Escuela, nombre de la licenciatura, tipo de informe (nombre del curso, de Práctica Profesional o de Proyecto de Graduación), nombre de la empresa o institución donde se realizó el estudio, el título del estudio desarrollado, el nombre del estudiante, el nombre del profesor asesor agregando las correspondientes siglas del grado de posgrado, si lo tiene (PHd., MSc., MEng., MBA), el nombre del asesor en la empresa y la fecha de entrega del informe. La Figura 1 presenta un ejemplo.

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERÍA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIAL LICENCIATURA EN INGENIERÍA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIAL (PROYECTO DE GRADUACIÓN, PRACTICA PROFESIONAL O NOMBRE DEL CURSO) MEGALIT S.A.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA BODEGA CENTRAL

REALIZADO POR: LUIS ALBERTO MORA VARGAS PROFESOR(A) ASESOR(A): ING(A). _______________________, MSc. ASESOR(A) INDUSTRIAL: ING(A). _________________________ OCTUBRE 2004 Figura 1. Ejemplo de portada

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Acta de Entrega y Constancia de Defensa Pública Se incluye esta página solo en el caso de la Práctica Profesional (Acta de Entrega) y del Proyecto de Graduación (Constancia de Defensa Pública). En ambas, se requiere de la siguiente información: identificación del Proyecto de Graduación o Práctica Profesional (requisito para optar... ), nombre y firma de los miembros del Tribunal Examinador (caso del Proyecto de Graduación), nombre y firma del profesor asesor y nombre y firma del estudiante y fecha de entrega al Coordinador en el caso de la Práctica Profesional o fecha de Defensa Pública en el caso del Proyecto de Graduación. La Figura 2 presenta un ejemplo de Constancia de Entrega y la Figura 3 de Constancia de Defensa Pública.

ACTA DE ENTREGA DEL INFORME FINAL DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL Se certifica que se ha recibido el Informe Final de la Práctica Profesional, realizada por el(la) estudiante ________________, carné ____________, la cual se titula: _____________________________________________________________________ __________ y que se realizó en ______________________________________ en el ___ Semestre de 20_ _.

La Práctica Profesional es un requisito académico del Programa de Licenciatura en Ingeniería en Producción Industrial del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

La supervisión y orientación del trabajo realizado por el estudiante, estuvo a cargo del profesor(a) __________________________________.

________________________ Ing(a)._________________,MSc. Profesor(a) Asesor(a)

________________________ Sr.(ta) ___________________ Estudiante

________________________ Ing(a). __________________,MEng. Coordinador(a) Programa Vinculación Empresarial

________________________ Ing(a). __________________, PhD. Director(a) Escuela de Ingeniería en Producción Industrial

Cartago, ____ de ________ de 20__ __

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Figura 2. Ejemplo de Acta de Entrega

CONSTANCIA DE DEFENSA PUBLICA DEL PROYECTO DE GRADUACIÓN

i

El presente Proyecto de Graduación titulado “______________________” y realizado en la empresa “____________________”, durante el __ Semestre de 20_ _, ha sido defendido, ante el Tribunal Examinador integrado por los profesores Ing(a). __________________ e Ing(a). _____________________; como requisito para optar al grado de Licenciatura en Ingeniería en Ingeniería en Producción Industrial, del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

La orientación y supervisión del proyecto desarrollado por el estudiante, estuvo a cargo del profesor(a) asesor (a) Ing(a). ________________________,MSc. Este documento y su defensa ante el Tribunal Examinador han sido declarados: Públicos

Confidenciales

_________________________ Ing(a). ___________________,MSc. Profesor(a) Evaluador(a)

___________________________ Ing(a). ________________,MEng. Profesor(a) Evaluador(a)

__________________________ Ing(a). ___________________, MBA Profesor(a) Asesor(a)

____________________________ Sr(ta). ____________________ Estudiante

Cartago, 12 de agosto de 2004 Figura 3. Ejemplo de Constancia de Defensa Pública Agradecimientos Los agradecimientos son voluntarios y se escribirán de manera breve y concisa en una página en hoja separada. Deberá escribirse la palabra AGRADECIMIENTO centrada y un espacio más abajo debe aparecer el texto que corresponda. Un ejemplo se muestra en la Figura 4.

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ii

AGRADECIMIENTO

Quiero dejar patente mi agradecimiento a todas las personas que de una u otra forma colaboraron con la realización de mi ___(Proyecto de Graduación o Práctica Profesional). Mi agradecimiento al Ing. ____________________, Gerente de Producción y demás compañeros de Industrias ____________________, por su apoyo y ………………………..

Mención especial merece el Ing. _________________, MSc., profesor asesor, por su orientación y consejos .........

A todos muchas gracias.

Figura 4. Ejemplo de Texto de Agradecimiento Dedicatoria El estudiante puede dedicar su práctica o proyecto a alguna persona o personas si así lo desea. Para ello, se usará un estilo sobrio y se escribirá en una página separada. Se escribe la palabra DEDICATORIA centrada y en la esquina inferior izquierda de la página se escribe la correspondiente dedicatoria en un párrafo usando itálica. Un ejemplo se observa en la Figura 5.

DEDICATORIA

iii

A mis padres y hermanos por toda la ayuda que me brindaron durante mis años de estudio

Figura 5. Ejemplo de dedicatoria Epígrafes

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Esta sección, que es también opcional, consiste de textos inspiradores que se incluyen para demostrar la actitud hacia el tema de estudio. Estos textos se escriben en una página separada y concentrados hacia su cuarto superior derecho. Un ejemplo se muestra en la Figura 6.

iv Administrar bien un negocio Es administrar su futuro, y administrar el futuro es administrar la información.

Marlon Harper

Figura 6. Ejemplo de Epígrafe Índice General Para facilitar el manejo del documento escrito se debe incluir un índice general en el que se deben idenficar todas las secciones y apartados del informe. Se debe aplicar el sistema numérico progresivo, sea el mismo que se usa en el documento (ver apartado de subdivisiones mas adelante).

Cada capítulo se identifica con números romanos y se divide en títulos que son colocados en el índice e identificados con letras mayúsculas. Para estructurar el índice se escribe la frase ÍNDICE GENERAL centrada en la página y un espacio más abajo y hacia la derecha se escribe la palabra Página. Luego se desglosan los contenidos comenzando con las páginas iniciales del documento y se anota el número respectivo bajo la palabra página. Un ejemplo se da en la Figura 7.

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v

ÍNDICE GENERAL

Página i. Acta de Aprobación o de Defensa Pública......................................... i ii. Agradecimiento ………………………………………………..……………………….. ii iii. Dedicatoria .................................................................................... iii iv. Epígrafes ...................................................................................... iv v. Índice............................................................................................ v vi. Índice de cuadros .......................................................................... vi vii. Índice de Figuras............................................................................. vii viii. Resumen ....................................................................................... viii I. INTRODUCCIÓN .............................................................................. 1 A Identificación de la empresa………………………………………………… 1 B. Visión o misión de la compañía…………………………………………….. 1 C. Antecedentes históricos………………………………………………………. 2 D. Justificación del proyecto……………………………………………………. 12 E. Objetivos del proyecto. ……………………………………………………… 14 F. Alcances y limitaciones………………………………………………………… 16 II. MARCO TEÓRICO………..................................................................... 18 III. METODOLOGÍA DEL PROYECTO ...................................................... 25 A. Procedimiento para realizar el diagnóstico…………………………..… 26 B. Procedimiento para la elaboración de la(s) propuesta (s)..……… 27 C. La metodología para realizar la evaluación de propuestas..…….. 28 D. Las etapas para la implantación de propuestas……………………… 29 IV. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL ....................................... 32 A. Análisis de datos históricos de falla ......................................... 32 B. Análisis de causas de problema .............................................. 45 V. SOLUCIONES AL PROBLEMA PLANTEADO .......................................... 58 A. Análisis de la alternativa 1 ...................................................... 58 B. Análisis de la alternativa 2 ...................................................... 89 VI. IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES ................................................ 110 VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.......................................... 119 VIII. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................. 129 APÉNDICES .........................................................................................

APÉNDICE 1. Datos recolectados del Experimento X.....................

APÉNDICE 2. Análisis del Experimento X......................................

APÉNDICE 3. Glosario de términos usados...................................

130 131 145 150

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ANEXOS .............................................................................................. 176 Figura 7. Ejemplo de Índice general Índice de cuadros Se debe colocar una lista de todos los cuadros que se encuentren en el documento. Para ello, se escribe la frase ÍNDICE DE CUADROS centrada en una página y luego la palabra Cuadro No. en el extremo izquierdo, la palabra Descripción en el centro y la palabra Página en el extremo derecho de la página.

Esto se repite en cada página del índice. El número de cuadro puede ser por capítulo (Ejemplo Cuadro 3.1) o continuo como se muestra en el ejemplo de la Figura 8.

ÍNDICE DE CUADROS

vi

Cuadro No. Descripción Página 1.

Ejemplo de un diseño experimental de dos factores .................... 28 2.

Descripción del modelo diseñado................................................ 32 3.

Resultados de la simulación efectuada para la alternativa 1 ......... 45 4.

Comparación de resultados para cada opción ………………………….. 98 5.

Figura 8. Ejemplo de Índice de cuadros Índice de figuras Se debe colocar una lista de todas las figuras que se encuentren en el documento. Para ello, se escribe la frase ÍNDICE DE FIGURAS centrada en una página y luego la palabra FIGURA No. en el extremo izquierdo, la palabra Descripción en el centro y la palabra Página en el extremo derecho de la página.

Esto se repite en cada página del índice. El número de la figura puede ser por capítulo (Ejemplo Figura 1.5) o continuo como se muestra en el ejemplo de la Figura 9.

ÍNDICE DE FIGURAS

vii

Figura No. Descripción Página 1.

Representación gráfica de las interacciones …................................ 28 2.

Marco Conceptual del modelo diseñado.......................................... 32 3.

Comparación de resultados de tiempo de ciclo ……………................. 45 4.

Figura 9. Ejemplo de Índice de Figuras

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Resumen El resumen debe ser redactado en una sola página (200 palabras máximo) y debe estar estructurado así: la palabra RESUMEN centrada en la parte superior de la página, la cita bibliográfica del proyecto escrita en itálica (ver Figura 10) y el resumen propiamente dicho. Este resumen que debe estar escrito de manera descriptiva y no imperativa o emotiva debe resaltar la descripción y el porqué del proyecto, los principales hallazgos de la investigación, una breve descripción de la o las soluciones recomendadas y un resumen de las conclusiones. No se deben incluir cuadros, gráficos, subtítulos, ni citas.

Mucho del éxito que tenga un informe técnico depende de la forma en que se redacte el resumen, pues es este el que invita al lector a leer lo que el documento principal ofrece. Un resumen mal redactado puede provocar que el lector desista de continuar leyendo y se pierda todo el trabajo realizado con la correspondiente desmotivación que esto conlleva. Por ello, se debe redactar con cuidado y leerlo tantas veces como sea necesario. Se puede pedir a otras personas que lo lean y expliquen lo que entienden.

Un ejemplo del resumen se observa en la Figura 10.

RESUMEN

viii

Apellido, Nombre. Agosto, 2004. Nombre del Proyecto, Práctica o Proyecto de curso.

Instituto Tecnológico de Costa Rica. Profesor Asesor:………………………...

Este proyecto fue desarrollado en la empresa ...Productos Alimenticios Natura, localizada en el parque Industrial Ultra Park y consistió en desarrollar una propuesta de Sistema de Calidad para el Proceso de fabricación de Mermeladas. El objetivo del estudio fue reducir el porcentaje de Producto Defectuoso y los costos que esto ocasiona.

En el diagnóstico de la situación actual se pudo determinar que el porcentaje de producto defectuoso de las lineas A y B es 3.55 y 4.0% respectivamente. También se determinó que los costos actuales por producto defectuoso son de ¢300000/mes. .........................

La propuesta de solcución consiste en un sistema de calidad con los siguientes subsistemas a. Sistema de desarrollo de nuevos productos y procesos, b.Inspección automatizada de materias primas, c. Control del Proceso, d. Control del Rproducto y E. Servicio al Cliente y Taller. Como parte de la inspección de materias primas, se propone la inspección automatizado a través de una máquina de tipo pasa-no pasa Se logró implementar el Control de materias Primas y el control del proceso; obteniendo una reducción de 60% del % de producto defectuoso. Al analizar los beneficios esta propuesta se obtiene Un impacto económico de ¢180000/mes de reducción de costos. Queda pendiente la implementación de las siguientes etapas del

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sistema, para lo cual se propone un cronograma de actividades en la sección de implementación. Por tanto se puede concluir que la propuesta de solución debe implementarse en su totalidad para lograr una mayor reducción de costos.

Figura 10. Esquema general del resumen

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SECCIÓN III ESTRUCTURA DEL CUERPO PRINCIPAL DEL INFORME ESCRITO

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La estructura de un informe técnico se debe normar de tal manera que se logre una estandarización de la documentación solicitada por cada profesor. Esta estructura debe contener en su cuerpo principal varios elementos esenciales como son: la identificación de la empresa donde se realiza el estudio, la definición clara de uno o mas problemas, los objetivos de su solución, el marco teórico que sustenta el estudio, la metodología usada para diagnosticar la situación actual y plantear soluciones a los problemas detectados, el análisis de la situación actual relacionada con el problema, el planteamiento de soluciones concretas con sus justificaciones, la implementación de soluciones (si fue posible) o la forma en que las soluciones pueden implementarse (plan de implementación), las conclusiones respectivas y la bibliografía consultada. Esta estructura, dependiendo de la naturaleza del proyecto y del tópico asociado, puede ser ligeramente variada de común acuerdo con el profesor y el estudiante.

La redacción, formato y forma del documento deben cumplir con las normas aquí presentadas a fin de lograr una estandarización en la documentación que forma y acompaña el informe técnico. A continuación, se ofrece una descripción de lo que se quiere en cada una de las secciones principales del informe.

I. INTRODUCCIÓN El proyecto debe tener un capítulo introductorio donde se brinde información general que considere aspectos tales como: generalidades de la organización, descripción del proceso productivo en estudio y planteamiento del problema con sus objetivos y limitaciones. El propósito de esta sección es dar a conocer al lector las principales características de la organización donde se realizó el estudio.

En esta sección se incluye: A. Identificación de la empresa o institución. Se debe incluir información general sobre la empresa o institución donde se realiza el estudio, tal como: 1. Visión/ misión de la empresa. Si no las hay se debe proponer una redacción para las mismas, la cual debe ser consultada con la organización.

2. Antecedentes históricos del desarrollo de la organización incluyendo datos de producción.

3. Ubicación geográfica de la planta.

4. Estructura organizativa incluyendo organigrama y enfatizando en el área o áreas en donde se desarrolla el estudio.

5. Número de empleados desglosado en administración y operación y cada uno de estos por departamento y sección.

6. Tipos de productos y sus características generales. Se pueden incluir imágenes si se considera necesario.

7. Mercados de exportación y cifras si es posible.

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8. Descripción general del proceso productivo. En algunos estudios puede ser necesario incluir una descripción detallada en la sección de análisis de la situación actual, pero aquí debe ser general.

B. Justificación del estudio

En esta sección se debe hacer una descripción detallada del problema o problemas principales que se presentan en la empresa o institución evidenciando sus causas ya sea internas o externas, de tal manera que el lector tenga una visión integral de la problemática. Se debe dejar claro qué es el problema, pero lo más importante lo constituyen las implicaciones que dichos problemas tienen para el medio en el cual se desarrolla la empresa. Es importante que se agreguen cifras que evidencien la magnitud del problema existente y por ende justifiquen su estudio. De la forma en que se redacte esta parte y de la calidad de información que se brinde depende el convencimiento de porqué fue necesario el estudio.

C. Objetivos del estudio

Teniendo claramente definido el problema o problemas a resolver, se deben plantear los objetivos generales y específicos que se desean cumplir con el desarrollo del trabajo. Se quiere en este apartado, dejar claro cuáles son los objetivos del estudio y la justificación. Por la naturaleza de los proyectos, es común que haya más de un objetivo general, dependiendo de cuántas etapas o áreas de estudio, planteé el estudiante.

Los objetivos específicos deben plantearse en relación con uno o más objetivos generales. No es posible que aparezcan objetivos específicos que no estén ligados en forma directa con uno o más objetivos generales.

Tanto los objetivos generales como específicos deben estar relacionados con la definición del problema y el título del estudio. Si este paralelismo no existe algo no ha sido considerado y debe revisarse o la redacción no es adecuada.

Los objetivos específicos deben colocarse en orden y deben hacer mención a los objetivos planteados y logrados en situación actual, alternativas de solución e implementación.

D. Alcances y limitaciones del estudio

Los alcances tratan de una exposición del porqué el estudio es útil indicando para qué y cómo le pueden servir a la organización los resultados obtenidos. El alcance debe identificar donde inicia y donde termina el proyecto planteado y se deben indicar que áreas de análisis se contemplan.

Se deben describir también los aspectos que limitan el desarrollo del proyecto dejando claro que solo se incluyen limitaciones del trabajo y no de quien lo realiza. Si el proyecto tiene más de una etapa, es conveniente discutir las limitaciones y hasta donde llega el análisis de cada una.

II. MARCO TEÓRICO

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En esta sección se describen los conceptos teóricos y prácticos que sustentan el desarrollo del estudio. Debe ser mayormente escrito en palabras del estudiante y hacer el mínimo uso de citas textuales de otros autores. Cuando se incluya un párrafo de opinión sobre el tema en discusión de otro autor La redacción de este capítulo debe ser concisa y debe tener una secuencia y una congruencia que permita al lector entender la relación de conceptos con la forma en que el problema es abordado y solucionado. Pueden discutirse conclusiones a que han llegado autores o investigadores sobre problemas similares al planteado, haciendo las citas bibliográficas del caso.

Esta sección se puede subdividir en apartados, según los temas en estudio y no debe excederse de 10 hojas. Se debe usar una numeración progresiva de los diferentes apartados (1. 1.1 1.1.1). No deben copiarse párrafos de libros aunque si se pueden copiar cerrando entre comillas algunas frases relevantes dando la cita correspondiente. No se debe exceder en la cantidad de títulos ni tampoco se deben eliminar los mismos. Deben existir ligámenes entre apartados de tal manera que la lectura sea fluída y los tópicos relacionados entre ellos. No se debe desarrollar este apartado con ideas sueltas llenas de subtítulos pues el lector no las va a relacionar con el contenido del informe.

III. METODOLOGÍA Se describe la metodología general y específica para el desarrollo del proyecto con base en un procedimiento secuencial que indique cómo diagnosticar la situación actual del problema en estudio y la forma que se desarrollan y plantean las soluciones al mismo. Si existe implementación de soluciones debe contemplarse ese procedimiento. Se debe usar una numeración progresiva de los diferentes pasos de la metodología (1. 1.1 1.1.1, etc.), pues se trata del procedimiento seguido en el estudio.

Es bueno hacer una descripción general sin detalles del procedimiento metodológico empleado en cada etapa o área de estudio para analizar y resolver los problemas.

Se debe contemplar el tipo de trabajo, fuentes de información, variables estudiadas, análisis realizados y las principales técnicas de la Ingeniería en Producción Industrial que se aplicaron.

En general es necesario incluir: a. El procedimiento utilizado para diagnosticar la situación actual en la empresa, ya sea a nivel general o específico, según el tipo de trabajo desarrollado. b. El procedimiento para la elaboración de la propuesta o propuestas planteadas. c. La metodología para realizar la evaluación de la propuesta(s). d. Las etapas para la implantación de la solución.

La metodología debe ser escrita en pasado pues se trata de algo ya concluido.

Si se desea se puede adjuntar un diagrama de flujo que explique y relacione los pasos del procedimiento.

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IV. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Se debe presentar un diagnóstico detallado de la situación actual del sistema a fin de seleccionar un problema o problemas para los cuales se justifica y se sustenta su solución. Se debe realizar un análisis de la situación actual utilizando la metodología más adecuada, ya sea a nivel general de la empresa o en un área específica, con el propósito de encontrar los principales problemas, buscar sus causas y efectos para el sistema productivo y presentar una discusión de los resultados del estudio, estableciendo las principales conclusiones.

Los resultados de los análisis deben ser detalladamente discutidos basándose en herramientas de diagnóstico y si es posible en datos cuantitativos científicamente recogidos y estadísticamente analizados. La organización de este capítulo debe ser con base en títulos y subtítulos que brinden una secuencia que favorezca la lectura del documento. Esta división de temas y subtemas se debe estructurar de lo general a lo específico o del problema global a subproblemas, de las causas principales a las subcausas. Si el análisis comprende varios temas o áreas funcionales, cada tema o área debe tener su títulos y sus propios subtítulos; procurando una estructura lógica de análisis. Debe existir coherencia con el problema planteado, con sus objetivos y metas, y con las propuestas de solución.

Este capítulo debe concluir con un apartado de conclusiones donde se anotan las principales conclusiones específicas a que se llegó luego del análisis de la situación actual.

Para el Proyecto de Graduación se espera que este parta de un análisis general e integral a uno específico, que termine identificando adecuadamente la problemática a solucionar.

Para efectos operativos, este análisis de la situación actual se puede estructurar en áreas generales, para una mejor evaluación de la problemática, por ejemplo: 1. Planificación de la producción 2. Distribución en planta 3. Costos de producción En otras situaciones, por lo evidente del problema, el análisis se realiza para un área específica; por ejemplo Distribución en Planta; sin embargo, para un estudio más integral, ésta área se puede subdividir, por ejemplo, en: 1. Localización de planta.

2. Distribución en planta.

3. Manejo de materiales.

4. Condiciones de trabajo.

En ocasiones es bueno iniciar la discusión con un mapa conceptual que explique la problemática integral del sistema estudiado y luego centrarse en la sección de ese diagrama que será considerada en el estudio. Esto permite dar una idea integral y un marco conceptual del problema al lector.

Es bueno recalcar, que este capítulo no debe constituirse en la razón de ser del proyecto o estudio desarrollado, por lo que es necesario realizar un buen análisis

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cuantitativo y cualitativo de lo que está sucediendo. Lo más importante para desarrollar un buen estudio lo constituye el aporte ingenieril en la solución de los problemas que va a estar basado en los hallazgos del análisis efectuado.

V. CONCLUSIONES DE SITUACION ACTUAL En esta sección se deben formularar las conclusiones de los principales aspectos que caracterizan la situación actual. Las conclusiones se referiran, según el área del proyecto, por ejemplo a los costos actuales, ´roducción actual de la línea o de la planta, los niveles de defectos o defectuosos actuales, las eficiencias de máquinas, los valores de los indicadores de desempeño actuales, las carcterísticas del sistema de calidad existente y todos los parámetros de desempeño presentes, así como las principales carecnias del sistema actual. En cuanto a carencias, se puede destacar si existe o no un procedimiento de control, si se cuenta con un buen sistema de costeo, si se tienen o no indicadores de desempeño, si existen ausencia de información para la toma de decisiones, etcétera.

Estas conclusiones deben caractrizar en todos los parámetros importantes, a la situación actual y además orientan en cuanto a los principales aspectos que deben ser mejorados con las propuestas de solución.

VI. SOLUCIONES AL PROBLEMA PLANTEADO Esta es la sección principal del proyecto pues contiene el aporte crítico del estudiante de acuerdo con el grado de profundidad con que el problema está siendo abordado. Se debe hacer una discusión detallada de las razones que justifican la propuesta de alternativas de solución al problema planteado. Se deberá incluir siempre un análisis de factibilidad operativa, técnica y económica de toda propuesta e indicadores de comparación de las soluciones planteadas con la situación actual de tal manera que se evidencien las ventajas de implementar dichas soluciones.

La organización de este capítulo debe ser con base en títulos y subtítulos que van de acuerdo con la temática planteada y en secuencia que favorezca la lectura del documento.

Se espera que por cada oportunidad de mejora detectada por el diagnóstico se tenga al menos una propuesta de solución pues ese es el objetivo primordial del estudio realizado.

En algunas oportunidades, toda ésta sección se ubica en un solo tema, por ejemplo: Diseño de un Sistema de Costos de Producción, pero muchas veces la solución a los problemas, pueden comprender varias áreas, como por ejemplo: 1. Determinación de la capacidad de producción y sus mejoras.

2. Propuesta de una nueva distribución de planta.

3. Evaluación de las condiciones de trabajo y sus mejoras.

Se deben incluir en ésta sección, interpretaciones, explicaciones, comentarios y conclusiones generales acerca de los resultados obtenidos en la propuesta o propuestas de solución.

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En la discusión se ofrecen explicaciones acerca de los resultados más relevantes del estudio, sea para aclarar posibles razones de por qué se piensa que se dieron de tal forma, o qué pueden significar. Todo producto que se haya logrado como resultado del estudio debe aparecer y ser ampliamente discutido en este apartado y no citado porque se encuentra en el Apéndice. En la discusión se deben citar datos recogidos, resultados intermedios y muestras de cálculo que aparezcan en la sección de Apéndices.

Algunas propuestas de solución como manuales o normas pueden ser discutidas en esta sección en su estructura, contenidos y propósitos pero empastadas en forma separada. Esto es adecuado para facilitar el uso posterior por parte de quien esté interesado en su aplicación.

Si algún programa de computadora es un producto del estudio debe ser ampliamente discutido en este apartado en cuanto a su diseño y estructura con demostraciones y ejemplos. Un manual de usuario con copia del software debe ser adjuntado el documento principal.

Una sección importante de toda prouesta de solución es el análisis económico de la misma, el cual debe incluir un análisis integral de los aspectos ambientales y los aspectos cuantitativos y cualitativos de la propuesta.

VII. IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES Si la o las propuestas han sido implementadas, se deben presentar datos de los resultados obtenidos y una discusión amplia de los resultados positivos y negativos obtenidos antes, durante y después de la implementación. Estos aspectos no son solamente desde el punto de vista productivo sino también económico y social. Si hay ajustes que realizar a la propuesta, deben ser discutidos en este apartado.

Si no se realizó la implementación o esta se hizo en forma parcial, entonces se debe presentar un plan de implementación con las actividades, responsables de las actividades, recursos humanos y financieros requeridos, plazos y procedimientos de ejecución para las soluciones propuestas.

Este capítulo solo aplica para Proyecto de Graduación.

VIII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Esta sección contiene las conclusiones y recomendaciones generales de la propuesta de solución y de los resultados de la implementación. Debe contener en primera instancia las conclusiones de la propuesta final de solución y en segundo lugar del proceso de implementación. Además si es factible los resultados obtenidos cuando haya sido posible la implementación parcial o total. Por último debe incluirse las recomendaciones que se relacionan con las acciones a seguir para mejorar la situación del proceso, basadas en la propuesta de solución.

Las conclusiones van más allá de los resultados y requieren de un nivel de abstracción mayor que el que se emplea en ellos. No se debe equiparar el concepto de resultados al de conclusiones, sino que se deben presentar consecuencias de los

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resultados o de las explicaciones que se han dado al discutirlos. No pueden ser conclusiones aspectos que ya se conocían de antemano al inicio del proyecto, citas teóricas o repeticiones de los resultados obtenidos.

Las recomendaciones implican situarse en otro nivel de abstracción, buscan sugerir de la manera más concreta qué se podría realizar para poner en marcha la propuesta, para solucionar los problemas identificados, para vencer las limitaciones que impiden poner en marcha la propuesta o bien para alcanzar una proyección más amplia de la propuesta.

Las recomendaciones pueden ser sobre aspectos en que no se ahondó en el estudio pero que se consideran relevantes. Pueden agregarse recomendaciones sobre aspectos relacionados en forma parcial con el problema estudiado. Por ejemplo: si se han detectado condiciones inseguras en el lugar de trabajo se puede recomendar su estudio y solución haciendo referencia a las posibles consecuencias que se puedan tener en un futuro. Si hay aspectos que por falta de tiempo no fue posible estudiarlos, pueden ser desglosados en este apartado y recomendar su estudio.

IX. BIBLIOGRAFÍA Esta sección incluye la lista de materiales (libros, revistas, etc.) y otros medios de recolección de información (congresos, entrevistas, Internet, etc.) que fueron consultados. Para la redacción, se usarán las normas bibliográficas que se discuten más adelante. Esta bibliografía debe ser ordenada alfabéticamente o numerada según indique la norma de cita bibliográfica que se utilice.

Se incluye exclusivamente la bibliografía citada o consultada provechosamente y se redacta en el lenguaje en que está escrito cada libro o artículo. Se puede clasificar por asunto o por algún otro criterio, por ejemplo.

1. Bibliografía general.

2. Bibliografía técnica y metodológica.

3. Bibliografía específica sobre un tema.

La referencia bibliográfica es muy amplia y se pueden incluir fuentes tales como: libros, de uno o varios autores, revistas, entrevistas, artículos de periódico, memorias de congresos, paquetes computacionales y enciclopedias. En cada caso existe una forma establecida para elaborar la referencia bibliográfica, las cuales se presentan en el apartado de normas bibliográficas.

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SECCIÓN IV APÉNDICES Y ANEXOS

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Apéndices Los apéndices son materiales generados por el autor pero que para facilitar la lectura no se muestran en la discusión de propuestas sino que se discuten en el cuerpo principal del informe indicando que los detalles se encuentran en el Apéndice.

Queda a criterio del profesor si se colocan todos los datos o solo muestras de ellos (por ejemplo los estudios de tiempos y de simulación generan muchos datos intermedios que no son necesarios de adjuntar en su totalidad, sino una muestra).

Se incluyen dentro de estos apéndices las muestras de cálculo que se consideran necesarias para sustentar los valores numéricos citados en la discusión de la situación actual y en las propuestas de solución. Se puede incluir un glosario de términos el cual es especialmente importante cuando el proyecto incluye términos técnicos que son de dominio exclusivo de la empresa donde se realiza el estudio.

Se debe colocar una página con la palabra APÉNDICES en el centro de la misma y luego los apéndices citados con la palabra Apéndice y letras mayúsculas (Apéndice A, Apéndice B, etc.) o números (Apéndice 1, Apéndice 2, etc.).

Todo material colocado en un apéndice debe ser citado en el cuerpo principal del documento y todas las páginas deben ser numeradas.

Algunos de los componentes esenciales que aparecen en los Apéndices son: 1. Datos recolectados. Corresponden a datos recolectados sobre el tema de estudio y que se muestran total o parcialmente.

2. Resultados intermedios. Son datos que resultan de un análisis intermedio antes de llegar a resultados finales y que son importantes para ser citados en la discusión de resultados finales. Esta información puede estar en forma de cuadros, figuras, diagramas, esquemas, planos, etc.

3. Glosario. Un glosario define términos y conceptos que aparecen en el informe y que puede que no sena del dominio del lector.

4. Nomenclatura y/o simbología. Se establece para la definición de símbolos, letras, abreviaturas, que aparecen en el estudio y que son utilizadas para describir elementos del informe.

5. Muestra de Cálculo.

Presenta muestras de los principales cálculos realizados por el estudiante durante el desarrollo del estudio. Deben ser cálculos completos que deben ser citados cuando se discutan las cifras finales a que estos cálculos dan origen.

Anexos Esta sección contiene materiales no generados por el autor del estudio pero que sustentan o apoyan la discusión principalmente de la situación actual. Se debe colocar una página con la palabra ANEXOS en el centro de la misma y luego los anexos respectivos enumerados con la palabra Anexo y con números (Anexo 1, Anexo 2, etc.). Los Anexos pueden no formar parte del cuerpo principal del documento en cuyo caso se tratan como documentos aparte que tienen copia de la portada del proyecto. Las páginas no necesariamente deben ser numeradas pero todo anexo debe ser citado en el documento principal.

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SECCIÓN V NORMAS DE FORMA DEL INFORME ESCRITO

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A. Sistemas de notas En el informe se podrán usar notas de comentario o de ampliación y notas bibliográficas. También pueden ser referencias de fuentes personales o de correspondencia. Algunas de estas notas son:

1. Notas de comentario o ampliación

Estas notas sirven para comentar o introducir información que interrumpiría el hilo expositivo si se colocan en el texto. Por esa razón, se prefiere ponerlas en un pie de la página. Puede corresponder a definiciones que explican mejor el uso de términos que van a ser usados con frecuencia en la discusión. Las notas NO deben ir al final del documento, sino en la página misma donde está el concepto que alude.

Estas notas se separan del texto principal mediante una línea (los procesadores de texto ya lo hacen automáticamente).

Se recomienda un tamaño de letra menor al utilizado en el texto principal (2 puntos menos). Un ejemplo de referencia personal y otro de ampliación de conceptos mediante una definición son: _____________ (1) Master en Ingeniería Industrial. Universidad de Miami, 1992. Gerente General de Megarit S.A., desde 1990.

______________ (2) Tiempo de ciclo es el tiempo transcurrido desde que una unidad de producto inicia su procesamiento hasta que se convierte en producto terminado.

2. Normas bibliográficas

En la sección de bibliografía solo se debe incluir aquellas fuentes o medios de recolección de información que ha sido de provecho en el estudio y que ha sido claramente citados en el desarrollo del documento.

Se deben ordenar alfabéticamente por apellido y se debe escribir en el idioma original en que está escrito el documento consultado.

No se debe olvidar que tomar las ideas de otro y hacerlas propias es un delito conocido como plagio. Se puede repetir lo que un autor dice pero en

otras palabras aunque también se debe citar a ese autor usando las normas ya definidas en este documento.

Se describirán a continuación las normas para las principales fuentes de información bibliográfica.

2.1 Libros Autor (Apellido, Nombre). Título del libro (en itálica). Lugar de publicación, Editorial, Año.

En caso de dos y tres autores se mencionarán todos: si son cuatro o más se señalará el primero seguido de la expresión latina “et al” (que significa y otros), en itálica.

El título del libro debe ser escrito con todas las letras iniciales de cada palabra en mayúscula, excepto si son artículos, preposiciones, adverbios o conjunciones. Dos ejemplos son:

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Taylor, James. Quality Control Systems: Procedures for Planning Quality Programs. New York, McGraw Hill Book Company, 1989.

Zoch, Arnold, et al. La Flexibilidad de los Sistemas de Manufactura. México.

Editorial Press, 1998.

2.2 Artículos de revistas Autor (Apellido, Nombre). Título del Artículo (entre comillas). Nombre de la Revista (en itálica), Volumen, Número, Páginas, Mes, Año.

En caso de que el artículo sea escrito por más de un autor se seguirán las mismas normas del libro. El título se escribe tal y como aparece en la revista, respetando el idioma en que fue escrito. Si la revista solo tiene volumen se escribe V.16, por ejemplo, y si solo tiene número se pondrá No.18. Un ejemplo es: Towsend, Milard, Lamb, Theodorus. “Detailed Simulation of Real World Job Shop with Subassembly Requirements”. Simulation, V.57, No.2, 114-128, February, 1991.

2,3 Artículos de periódico Autor (Apellido, Nombre). Título del Artículo (entre comillas). Nombre del Periódico (subrayado), Mes, Día, Año, Página.

En caso de que el artículo sea escrito por más de un autor se seguirán las mismas normas del libro. El título se escribe tal y como aparece en el periódico, respetando el idioma en que fue escrito. Un ejemplo es: Alvarado, Juan. “Repunte de la Industria Costarricense”. La Nación, Febrero, 12, 1999, 12A. 2.4 Entrevistas Entrevistado (Apellido, Nombre). Tema de la Entrevista (Entrevista). Lugar, Mes, Año.

En caso de que la entrevista se haga a más de una persona, se citarán los nombres de todos los entrevistados siempre en el formato (Apellido, Nombre). Un ejemplo es: Zárate, Carlos. Sistema de Control de Producción (Entrevista). Empresa XYZ, Marzo, 1999.

2.5 Proyectos y tesis Autor (Apellido, Nombre). Título del proyecto o tesis (subrayado).

Proyecto/tesis para optar al grado de ........ (Documento no Publicado), Nombre de la Universidad, Lugar, Mes, Año.

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En caso de que el proyecto haya sido realizado por más de un autor se seguirán las mismas normas del libro. El título se escribe tal y como aparece respetando el idioma en que fue escrito. Si el documento ha sido publicado se omite el comentario en paréntesis. Un ejemplo es: Fernández, Ronald. Un Modelo Heurístico para Determinar la Capacidad de una Celda de Manufactura. Proyecto para optar al grado de Maestría en Sistemas Modernos de Manufactura (Documento no Publicado), Instituto Tecnológico de Costa Rica, Cartago, Agosto, 2000.

2.6 Internet Nombre (persona o institución). Título del documento (en itálica). Mes, Año (de consulta), Dirección electrónica.

Si es una persona se escribe el Apellido y el Nombre. Si es una institución se escribe el nombre completo de esta. Un ejemplo es: Asociación Americana de Control de Calidad. Una Norma de Inspección para Variables. Enero, 2000, http://www.asq.com.

2.7 Congresos Autor (Apellido, Nombre). Título de la Ponencia (entre comillas). Nombre de la Memoria (subrayado), Editorial, páginas, Mes, Año.

En caso de más de un autor se seguirán las mismas normas del libro. El título se escribe tal y como aparece en la memoria respetando el idioma en que fue escrito.

Si no existe editorial se omite esa información. Un ejemplo es: Black, James. “The Design of Manufacturing Systems: Axiomatic Approach”.

Proceedings of the Winter Meeting Of the American Society of Mechanical Engineers: Design, Analysis, and Control of Manufacturing Cells. ASME Press, 1-13, Enero, 1991.

2.8 Programas de computadora y audiovisuales Nombre (persona u organización). Nombre del Programa o audiovisual (subrayado)(Programa de Computadora o Audiovisual). Versión. Empresa productora, Lugar, Licencia No., Año, Sistema Operativo usado (caso de programas).

En caso de que haya mas de un autor se seguirán las mismas normas del libro.

El título se escribe tal y como aparece en el material, respetando el idioma en que fue escrito.

Si es un autor se escribe el Apellido y el Nombre y si es una organización se escribe el nombre completo de la misma y se omite el vocablo empresa productora en la cita. Dos ejemplos son:

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3.5.

MHz).

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Systems Modeling Corporation. ARENA (Programa de Computadora). Version Sewickley, Pennsylvannia. Licencia No. 6789374, 1998, PC Pentium II (300 Compañía Productora ABC. Justo a Tiempo . (Video). México, 2003.

2.9 Folletos no publicados Autor (Apellido, Nombre). Título del folleto (subrayado). (Documento no Publicado), Nombre de la Universidad o Institución, lugar, Mes, Año.

En caso de que el folleto sea escrito por más de un autor se seguirán las mismas normas del libro. El título se escribe tal y como aparece en el folleto, respetando el idioma en que fue escrito. Un ejemplo es: Lobo, Manuel.

Los Factores de Localización de Plantas Industriales.

(Documento no publicado), Instituto Tecnológico de Costa Rica, Cartago, Junio, 2002.

2.10 Manuales, normas y catálogos.

Nombre (persona u organización). Nombre del Manual, Norma o Catálogo incluyendo número de identificación (subrayado)(Manual, Norma o Catálogo).

Versión. Empresa editora, Lugar, Año.

En caso de que haya mas de un autor se seguirán las mismas normas del libro.

El título se escribe tal y como aparece en el material, respetando el idioma en que fue escrito.

Si es un autor se escribe el Apellido y el Nombre y si es una organización se escribe el nombre completo de la misma y se omite el vocablo empresa editora en la cita. Un ejemplo es: American Society of Quality. ASQ Inspection Manual Versión 1993. Milkaukee, Wisconsin, 1993.

ASQ1245. (Norma),

3. Referencias internas en el documento

Estas son las referencias que se hacen a las publicaciones consultadas para el marco teórico, el desarrollo del diagnóstico de la situación actual y el desarrollo de propuestas. Se puede usar dos formas: numérico o por autor y fecha. Si se utiliza el sistema numérico se indica así: En el cuerpo del documento: Brown (2) recomienda que el sistema de manejo de materiales se integre utilizando el mínimo número de intersecciones.

En la Bibliografía, que debe ser numerada aparece:

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2. Brown, James. “The Material Handling System in The Automation Industry”. Journal of Manufacturing Systems, Volume 23, Number 3, March, 1998.

Si se utiliza el sistema por autor y fecha, se expresa así: En el cuerpo del documento se dice: En (Brown, 1998) se recomienda que el sistema de manejo de materiales se integre utilizando el mínimo número de intersecciones.

En la Bibliografía, que no necesita ser numerada se indica: Brown, James. “The Material Handling System in The Automation Industry”.

Journal of Manufacturing Systems, Volume 23, Number 3, March, 1998.

A fin de lograr una lectura fluida y fácil de entender se requiere que las citas a referencias bibliográficas conecten una parte con otra. Algunos ejemplos son: a. En estudios recientes (Locked et al., 1990) se ha demostrado que ............ b. Tal y como indica un estudio realizado en la Universidad de Lehigh (Martin, 1996) los sistemas modernos de manufactura ......... c. Algunos estudios realizados en diversos laboratorios de robótica (Coello, 1998 y Franker, 1997) indican que la aplicación de robots a .......... d. La aplicación de conceptos de ingeniería concurrente en la industria de manufactura ha crecido en una forma importante en la última década (Grabowsky, 1999).

Cada vez que se cite o aluda alguna publicación se pondrá de inmediato una referencia a dicho material en la lista de la bibliografía. Si en la lista de la bibliografía que se coloca al final del informe se registran dos o más obras que el autor produjo ese año, se les aludirá agregando letras a la referencia. Por ejemplo, la "C" indicará que se trata del tercer trabajo que ese año publicó el autor. Por ejemplo: En el texto que se redacta.

La categoría de miembro pleno se adquiere por medio de la adhesión vía presentación ( GATT, 1986 C )...

En la bibliografía final se indica: GATT(A). Declaración de Punta del Este. Ginebra, Suiza, Setiembre 1986.

GATT(B). Estados Unidos-Medidas comerciales que afectan a Nicaragua: Informe del Grupo Especial. Ginebra, Suiza: Octubre 1986.

GATT(C). Texto del Acuerdo General. Ginebra, Suiza: Julio 1986.

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B. Normas tipográficas, figuras y cuadros Es imprescindible utilizar un procesador de textos para editar el documento del informe pues el uso de este medio facilita la corrección de errores y la modificación de la estructura del trabajo. Debe seleccionarse un procesador de texto que sea suficientemente flexible para digitar cuadros, figuras, ecuaciones, diferentes tipos de letra, etc. Las siguientes normas deben respetarse para que la estética del documento y su formato sean estándar.

1. Tipo de papel

El tamaño del papel debe ser de 21.5 x 28 cms (tamaño carta). Se recomienda el papel bond blanco Conaset o cualquier otro tipo que garantice la conservación del documento. Si se requieren planos estos deben ser reducidos a tamaño carta si es posible y sino deben ser adecuadamente impresos usando el formato adecuado (A4 por ejemplo).

2. Tipo de letra

El trabajo debe ser escrito en un solo tipo de letra y sus respectivas variantes (mayúsculas, itálica, negrita, subrayado). Se recomienda un tamaño de 12 puntos para el texto principal y 10 puntos para notas de pie de página y en algunos casos para citas textuales. Algunos cuadros dependiendo de su tamaño podrán ser escritos en tamaño 10.

3. Márgenes

Se deben respetar los siguientes márgenes: Margen izquierdo: 3.5 cms Margen derecho : 2.5 cms Margen superior : 2.5 cms Margen inferior : 2.5 cms

4. Espaciado

Todo texto se escribirá a espacio y medio, las citas textuales se deben escribir a un espacio y entre comillas. Entre título y texto y entre texto y título se deben dejar dos espacios. Las notas al pie de página se escribirán a espacio sencillo.

5. Subdivisiones

El documento en su cuerpo principal se dividirá en capítulos y los capítulos en títulos y subtítulos sin pasar de cuatro niveles. Los capítulos se escriben a la izquierda con mayúsculas e identificados con números romanos (I. INTRODUCCIÓN).

Los títulos se escriben a la izquierda con minúscula e identificados con letras mayúsculas (A. Identificación de la empresa). Los subtítulos se escriben a la izquierda con minúscula en itálica y se identifican con números arábigos (1. Análisis del modelo). El cuarto nivel si es necesario se escribirá con minúscula y subrayado y se identifica con números arábigos consecutivos (1.1 Esquema general).

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6. Numeración

Las páginas preliminares del documento (hasta la Introducción, que es la página 1) se numeran con número romanos en minúscula (i, ii, iiii, iv, etc.) ubicados en el margen superior derecho. El resto del documento se numerará con números arábigos (1, 2, 3, ....) también ubicados en el margen superior derecho. Los Apéndices deben ser numerados en forma consecutiva. Los Anexos deben ser numerados solo si pertenecen al cuerpo principal del documento y se numeran en le página que contiene la palabra Anexo. Se cuentan las páginas entre un anexo y otro para tener la numeración seguida aunque no se imprime en la documentación.

7. Cuadros

Se utiliza una numeración consecutiva en los cuadros (Cuadro No. 2), aunque también puede ser que los cuadros se numeren de acuerdo con el capítulo al cual pertenecen (Cuadro 2.1). El nombre del cuadro se coloca en su parte superior, centrado y tiene una descripción acorde a su contenido. La fuente si se trata de información recolectada o proveniente de algún tipo de análisis intermedio se debe colocar en la parte inferior izquierda del cuadro en negrita y con un número de fuente menor (dos puntos menos). La cita del Cuadro en la discusión se hace con la palabra Cuadro No. y el número que corresponde. No se debe citar un cuadro diciendo “en el siguiente cuadro” pues no se sabe cual es ese. Ejemplos de estas citas son: En el Cuadro No. 45 se puede observar que ……..

Los costos de producción para cada alternativa pueden ser observados en el Cuadro No. 45.

Según el Cuadro No. 45, los costos ………….

Cuadro No. 45. Datos obtenidos del estudio de costos por alternativa Alternativa Costo X Costo Y Costo Z Costo Total A B C D Fuente: Datos históricos de la Gerencia de Producción

8. Figuras

Se utilizará una numeración consecutiva en las figuras (diagramas, gráficos, esquemas, planos, fotografías, dibujos, etc. usarán como nombre genérico la palabra Figura (Figura No. 2). Puede ser que las figuras se numeren acorde con el capítulo al cual pertenecen si así se desea (Figura 2.1).

El nombre de la figura se colocará en su parte inferior, centrado y tendrá una descripción acorde a su contenido. La fuente si se trata de información recolectada o proveniente de algún tipo de análisis intermedio se deberá colocar en la parte inferior izquierda de la figura y escrita con negrita y un número de fuente menor (dos puntos

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menos). La cita de la Figura en el texto se hará con la palabra Figura No. y el número que corresponde. No se debe citar una figura diciendo “en la siguiente figura” pues no se sabe cual es esa. Ejemplos de citas de figuras son: En la Figura No. 35 se puede observar que ……..

Los datos de tiempo en horas indican que ………………, estos pueden ser observados en la Figura No. 35.

Según la Figura No. 35, los costos …………. f(t) 0.3 0.2 0.1 2

4

6

t(horas)

Fuente: Cuadro No. 15 de datos del Laboratorio de materiales

Figura No. 35. Comportamiento estadístico de las fallas del componente A Se pueden usar diversos colores que resalten las figuras si así se desea. En este caso y en el caso de que se usen fotografías se debe cerciorar que la calidad de las copias del documento sea adecuada permitiendo una clara legibilidad.

9. Ecuaciones

Si en el documento se utilizan ecuaciones estas deben ser escritas en renglón aparte y numeradas de acuerdo con el Capítulo en que se citen. La numeración se hace en el extremo derecho de la misma. Un ejemplo para citar la ecuación No. 4 del Capítulo II es el siguiente: 

 x  E ( x)   x * f ( x) dx

2.4



Al citar la ecuación en la discusión se dirá: De acuerdo con la ecuación 2.4, el promedio poblacional se obtiene …………..

C. Consideraciones generales Algunos otros aspectos de interés que se deben considerar en un informe técnico, para que este sea de alto nivel de calidad son los siguientes:

1. Ortografía

Se debe recordar que las ideas pueden ser técnicamente excelentes pero que pueden ser de primera mano desestimadas por la pobre ortografía que presenta el

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documento. Muchas personas se forman una idea de la calidad del documento a través de un vistazo de la ortografía que el documento tenga. Puede decidir hasta no leerlo si al leer el resumen se encuentran con faltas ortográficas graves (su idea es que si así está el inicio, cómo estará el desarrollo).

Se debe recordar que tildar no es opcional, por ello se debe revisar el documento una vez terminado. No se debe confiar en la revisión ortográfica del procesador de palabras pues este a veces no captura todos los errores u omisiones y deja pasar errores tipográficos o faltas ortográficas, especialmente tildes.

2. Redacción

Las mismas consecuencias indicadas en ortografía son válidas para la redacción. Las propuestas pueden ser técnicamente implementables y valiosas pero si las ideas no son claramente escritas no se va a entender lo que se desea. Se debe recordar que la redacción del informe se hace en forma impersonal (por ejemplo: se propone es lo indicado y no yo propongo o nosotros proponemos). Los párrafos no pueden ser largos ni cortos, deben ser de una dimensión moderada.

La puntuación debe ser adecuada para que las ideas no se corten o se extiendan demasiado con la dificultad para leerlas y entenderlas. Debe haber un uso adecuado del punto y seguido. Comas y puntos y comas debe ser usados para ordenar ideas y facilitar la lectura fluida del documento.

3. Orden y limpieza

Un excelente orden y limpieza del documento causan buena impresión en el lector. Lo contrario puede ser contraproducente pues el lector puede asociar esos aspectos de simple forma con el contenido.

4. Tonalidad del papel

No se deben usar diferentes tonalidades de papel blanco pues no se ve bien en el documento original o en sus copias.

5. Papel membretado y logotipos

Se debe recordar que el uso de papel membretado puede ser ilegal. Se debe investigar si existe permiso para usar logos de la empresa o papel membretado para imprimir un documento. Si hay permiso para utilizar el logo, este se puede colocar en la portada y en los lugares que se estime conveniente. Si se puede usar el papel embretado, el documento se puede imprimir en este.

6. Planos y diagramas

Los planos deben ser construidos a escala y presentar la correspondiente cajetilla con la descripción del mismo. Se deben imprimir en el tamaño legible que permita al lector entender la explicación de conceptos. Ese tamaño dependerá del tamaño de la facilidad física u objeto siendo representados.

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7. Empastes

Se debe cerciorar de que el empaste sea de alta calidad y que quien lo empaste no se exceda en el corte de alineamiento pues esto puede hacer que se no se cumpla con la norma de márgenes. Se deben revisar bien los márgenes pues puede ocurrir que texto o figuras queden ocultos con el empaste, lo cual afea el documento.

No se debe olvidar que cuadros y figuras que se imprimen horizontalmente se deben colocar en el sentido del margen derecho y no hacia adentro.

8. Términos en otro idioma

Si en el informe es necesario hacer referencia a términos en otro idioma estos deben ser citados entre comillas o entre paréntesis. Si se desea se puede colocar el término en español y a la par el término en inglés entre paréntesis. No se deben usar anglicismos a pesar de que los trabajadores de la empresa lo hagan. (Por ejemplo: no se debe decir “printear”, la palabra correcta es imprimir)

9. Evaluación integral de las propuestas

En la medida de lo posible toda propuesta debe ser comparada integralmente con el sistema actual en todos los componentes del estudio de factibilidad (operativo, tecnológico, económico y social). El estudiante y el profesor deben hacer todo lo posible para obtener la información requerida, aunque se tenga que declarar el informe y su presentación oral como confidenciales.

10. Excepciones al cumplimiento de este formato

Para algunos cursos o proyectos pueden existir variaciones en el formato a fin de flexibilizar su estructura. Por ejemplo, en un proyecto para un curso de simulación la definición, objetivos y justificación del problema específico son mucho más importantes que un diagnóstico global de la situación actual (pues el problema puede que ya se conozca), de ahí que esta sección podría omitirse. Estos cambios deben ser reportados por el profesor a la Comisión de Curriculum-Acreditación.

11. Programas de computadora

Si algún programa de computadora es un producto del estudio, una copia del mismo debe aparecer en el manual de usuario el cual debe ser debidamente empastado y adjuntado al documento principal.

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SECCIÓN VI PRESENTACIÓN ORAL DEL INFORME

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A. Introducción Este documento describe algunas recomendaciones importantes para el planeamiento, preparación y realización de presentaciones orales tales como las requeridas en algunos proyectos de curso y en la Defensa Pública del Proyecto de Graduación de la Licenciatura en Ingeniería de Producción Industrial. Se incluyen ideas para la colocación de equipo, recomendaciones para lidiar con la ansiedad y formas de aprovechar postura, voz y contacto visual. También se incluyen recomendaciones para el diseño y utilización de ayudas visuales.

El realizar una presentación exitosa es una de las más importantes metas para un estudiante y una forma de practicar una actividad en la que se verá inmerso constantemente durante su futura vida profesional. No se puede entregar un mensaje a la audiencia a menos que de que se tengan claras las ideas, se tenga amplia tranquilidad y los materiales que se usen se conviertan en elementos complementarios de gran ayuda.

Se debe tener presente que a pesar de que los materiales sean excelentes puede que la presentación no lo sea pues el expositor no se preparó o no tiene la calma requerida para exponer y defender sus ideas. Pocas cosas en la vida profesional son más angustiantes que una presentación desorganizada y mal preparada que provoca descontento en la audiencia y preguntas por doquier. No se puede engañar a la audiencia pues esta se percata desde el inicio si la exposición no es seria y formal. Para evitar esto, se debe ser efectivo combinando conocimiento con talento para comunicarlo. Si la presentación es planeada y ordenada y la persona que expone conoce el estudio por que es el dueño de las ideas presentadas, el éxito está garantizado.

La esencia de una buena presentación depende de la habilidad de comunicación del expositor lo cual incluye variedad vocal, contacto visual, gestos y movimiento del cuerpo. Entusiasmo y ganas de transmitir el conocimiento que se denomina son ingredientes claves para una presentación exitosa. La evaluación de cada una de las presentaciones que se realizan aumenta las posibilidades de hacer la próxima mejor.

B. Objetivos Esta sección del documento pretende brindar al estudiante la capacidad de: 1. Identificar las características esenciales de una presentación oral efectiva que ha sido planeada.

2. Describir los factores que pueden empañar una presentación oral efectiva a fin de evitarlos al preparar y ejecutar dicha presentación.

3. Utilizar técnicas visuales adecuadas para mejorar presentaciones y complementar la discusión.

4. Mejorar las habilidades de presentación conociendo de los posibles errores que se puede cometer.

5. Entender por que la práctica de la presentación es una excelente forma de identificar debilidades de la misma y corregirlas.

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C. Planeamiento Una presentación efectiva empieza con un cuidadoso planeamiento que debe contemplar una serie de acciones tales como: 1. Análisis de la audiencia que recibirá el mensaje. Este análisis incluye la evaluación de las necesidades de esa audiencia, el interés en el tema, el grado de preparación y escolaridad y el nivel de conocimiento del tema en cuestión. Es diferente una presentación para el público en general que lo único que desea es ser informado, que una presentación para un público de alto nivel de conocimiento y formación que desea conocer más del tema específico en que se trabajó. Se debe saber que las preguntas en ambos casos son de muy diferente índole, por lo que en el segundo caso debe existir una mejor preparación, si desea salir bien librado en la presentación y de las preguntas que esta origine.

2. Definición de objetivos. Se debe estar bien claro de lo que se desea obtener de la presentación y limitar los objetivos al tiempo disponible. Recuerde que debe buscar un balance entre lo que usted desea exponer y lo que la audiencia desea oír.

No se debe permitir que el tiempo disponible se acabe y aun no se hayan plasmado las ideas esenciales del estudio.

3. Especificación de beneficios para la audiencia. Por lo anteriormente anotado, es importante saber porque la presentación interesa a la audiencia. Si no se encuentra la respuesta a esta incógnita lo mejor es desistir de la presentación, pues existe una alta probabilidad de que sea un fracaso. Se podría estar hablando de aspectos irrelevante para la audiencia quien saldrá con un alto nivel de descontento pues no encontró lo que llegó a buscar.

4. Identificación de los puntos claves a cubrir en su presentación. Se debe hacer una tormenta de las principales ideas del estudio y escribirlas en tarjetas de lectura adhesivas que luego se colocan en una pizarra para ordenarlas. Muchas presentaciones tienen un máximo de nueve puntos principales.

No se debe gastar el tiempo en trivialidades dejando lo importante de fuera pues no alcanzó el tiempo. Por ejemplo, durante la Defensa Pública del Proyecto de Graduación, no se debe gastar el tiempo explicando generalidades de la empresa y descripciones insulsas de procesos y productos. Este tiempo se puede invertir en una extensa exposición del diagnóstico de la situación actual, de las propuestas de mejora y de las conclusiones y recomendaciones esenciales del estudio.

5. Organización de la presentación en un orden lógico y secuencial. Una forma estratégica de hacer esto es la siguiente: a. Inicio de la exposición. Se debe indicar a la audiencia de que se les va a hablar e introducir el material a ser presentado (resumen) relacionándolo con las experiencias a priori de la audiencia y sus necesidades presentes. Se puede usar algo de humor, si es apropiado, pero se debe tener cuidado pues el humor es un arma de doble filo, especialmente si no se tiene la facultad o sentido del humor. b. Desarrollo. Se debe exponer el trabajo en forma ordenada utilizando las tarjetas adhesivas ya ordenadas, pero no se deben leer solo son una guía. Se debe tratar de limitar la exposición a pocos subpuntos para cada punto principal. Se

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pueden usar subpuntos para soportar ideas principales y utilizar ejemplos para unir ideas. c. Conclusiones. Se debe resumir para la audiencia los puntos principales de la presentación sin caer en repeticiones innecesarias de lo ya expuesto. d. Preguntas y respuestas. Se debe preparar con tranquilidad y abrirse a la audiencia para que evacuen sus dudas. Si no se conoce la respuesta a alguna pregunta indíquelo explicando por que. Nunca se debe decir no sé o tratar de responder pues va a pasar un rato difícil. No se puede inventar lo que no se sabe.

Finalmente se debe agradecer a la audiencia por su atención y por las ideas de mejora brindadas.

D. Práctica Ir a una presentación sin haber practicado es riesgoso, especialmente para una persona que no está acostumbrada a hacer presentaciones. Se deben hacer prácticas con compañeros implementando estas ideas: 1. Usar tarjetas con palabras clave pero no se deben leer pues el lenguaje escrito es muy diferente del lenguaje hablado.

2. Practicar de pie en un lugar abierto (aula, auditorio), ojalá que pudiese ser en el mismo lugar donde se hará la presentación, sino en alguna facilidad similar.

3. Grabar en video y/o en audio la presentación, luego verla y/o oírla. Se debe permitir la crítica de compañeros y amigos para que retroalimenten. Se debe poner especial atención al vocabulario pues se debe recordar que es una presentación formal y de carácter técnico por lo que el vocabulario debe ser ajustado a los requerimientos respectivos (no se deben inventar palabras, se debe usar el término técnico que corresponda). Se debe cuidar mucho el uso de la palabra óptimo, pues pocas veces es aplicable en ingeniería.

4. Hacer una presentación simulada de idea por idea (no palabra por palabra) usando todas las ayudas audiovisuales. Se debe medir el tiempo y hacer los ajustes del caso.

5. Repasar mentalmente la presentación para ubicar cada idea en secuencia.

6. Practicar la respuesta a preguntas anticipadas de audiencia. Se debe pedir ayuda a compañeros para que redacten preguntas posibles y dudas que quedan del estudio realizado.

E. Equipo y Materiales No hay nada más angustioso que llegar a una presentación y se hayan olvidado las filminas, el disquete, el plano, las notas o cualquier otro material. O que se llegue a encender el equipo (computador, proyector o videobeam) y este no funcione. Para evitar esto se deben ejecutar a priori las siguientes acciones: 1. Revisar el equipo y su compatibilidad con los formatos de la presentación.

Si es necesario se debe cambiar de posición para beneficiar a la audiencia. Se debe asegurar de que todo trabaja correctamente.

2. Definir la ubicación de la pantalla si se van usar películas, slides, proyección

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de video o cualquier otro medio de proyección.

3. Colocar el proyector de transparencias o el rotafolio a un ángulo de 45 grados y cerca de la esquina del aula o auditorio. La pantalla debe estar a la derecha si se es derecho o la izquierda si se es izquierdo.

4. Colocar los objetos o muestras en el frente donde toda la audiencia tenga acceso visual a ellos.

5. Utilizar un puntero de manera que no sea necesario hacer señalamientos en el aire o pararse al frente de la pantalla para señalar con la mano alguna idea.

F. Presentación El día de la presentación se va a sentir la presión y la angustia que toda persona siente; algunos más que otros pero es natural. Para combatir esa ansiedad se recomienda: 1. Sentir que el nerviosismo y excitación son normales antes y durante cualquier presentación y que además algo de ansiedad y presión son importantes para una presentación amena y dinámica.

2. Desarrollar una adecuada planeación y preparación que ayude a ganar confianza en lo que se expone.

3. Disminuir el nerviosismo con un adecuado movimiento del cuerpo, gestos de soporte y proyección de la voz.

4. Respirar despacio y profundamente así su sistema cardiovascular disminuirá los síntomas de la ansiedad.

Otro aspecto importante durante la presentación es la postura del cuerpo, para lo que se recomienda: 1. Ponerse de pie desde el principio y solo tomar asiento cuando se tenga que hacer alguna presentación de software que requiera el manejo del “mouse” o del tablero. Cuando se está de pie el mensaje domina más la atención que si se está sentado.

2. Ponerse de pie de frente a la audiencia y colocar los pies de 25 a 30 cms aparte distribuyendo el peso del cuerpo uniformemente en ambos pies. Las rodillas deben estar rectas y las manos fuera de los bolsillos con los brazos a los lados. Se pueden usar las manos durante la presentación para gesticular acciones.

3. Moverse mientras se habla. No se debe quedar estático pues el movimiento (no en exceso) en el espacio de exposición es importante para ganar atención de la audiencia.

4. Pararse a un lado del podio, si tiene que usar uno, pues esto coloca a la persona en términos más personales con la audiencia. Esto permite ser visto directamente en forma más natural.

El manejo de la voz y sus cambios de tono son importantes para transmitir el mensaje. Algunas recomendaciones son: 1. Usar un estilo natural y conversacional. Se debe dirigir a la audiencia en una manera directa y personal.

2. Nunca se debe leer ninguna sección de la presentación, a no ser que sea

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importante hacer referencia textual de algún autor (no obstante esto es momentáneo). No se debe leer de la proyección o de material escrito distribuido a la audiencia. Si es relevante algún texto como parte de la presentación y que se considera que debe ser conocido por la audiencia se deben distribuir copias al inicio de la presentación y permitir que la audiencia lo lea.

3. Usar variedad vocal. La monotonía es usualmente causada por la ansiedad y el timbre de la voz (ensayos y práctica ayudan a combatir esto). Se debe relajar con movimiento de las partes superiores e inferiores de su cuerpo.

4. Usar un paso o ritmo confortable. Cuando se está ansioso, el ritmo de voz usualmente aumenta y hace que parezca inseguro lo que se dice. Se debe relajar y hablar en un tono conversacional.

5. Hablar con un nivel que pueda ser escuchado en la parte de atrás del aula o auditorio. Si el tono de voz es alto o bajo se debe modular preguntando como oyen las personas que se sientan en las filas de atrás. Si el tono de voz es demasiado bajo se debe procurar la instalación de un equipo de audio apropiado.

6. Hacer una pausa (silencio) después de la exposición de un punto principal de la presentación es una manera excelente para enfatizarlo. Entre más importante sea la idea es mejor hacer la pausa y dejar que las palabras sean absorbidas antes de pasar a la próxima idea.

7. Calentar las cuerdas vocales antes de habla. Esto se puede hacer al inicio de la presentación con la ayuda de amigos.

8. Durante la presentación la garganta se seca, por ello, se debe tener cerca un vaso de agua.

El contacto visual con la audiencia es importante para ganar credibilidad en lo que se expone. Algunas recomendaciones para mantener este contacto son: 1. No empezar a hablar hasta que se haya establecido contacto visual con la audiencia. Esto hace que la presentación sea similar a una conversación.

2. Mirar a los ojos de cada persona por al menos tres segundos es una excelente manera para mantener la atención de la audiencia. No se debe mover constantemente la vista o mirar la pared del fondo, la pantalla o las notas por periodos largos de tiempo.

3. No perder contacto visual con la audiencia mientras se habla. Si se debe escribir algo en un rotafolio, proyector de transparencias o pizarra, se debe para de de hablar mientras se escriben las ideas. Se entiende por regla que es de muy mal gusto hablar dando la espalda a la audiencia.

Otro elemento importante de la presentación son los gestos. Al respecto estas son las recomendaciones: 1. Usar gestos naturales. Aprenda a utilizar gestos en frente de una audiencia exactamente como si se estuviera teniendo una conversación animada con un amigo o amiga. Claro con el vocabulario que el escenario requiere.

2. No se deben colocar las manos en las bolsas ni apretarlas detrás en la cintura. No se deben retorcer las manos nerviosamente. No se debe jugar con lapiceros, punteros o cualquier otro objeto.

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3. Se pueden usar las manos para explicar algunos conceptos. No se debe exceder en gesticulaciones pues esto distrae a la audiencia.

Como se dijo antes, algunas veces es importante hacer uso del sentido del humor durante la presentación siempre con el cuidado de no excederse o hacer chistes ofensivos, de sexo o étnicos. Si no se tiene sentido del humor es mejor desistir de este pues puede causar un sentido adverso en la audiencia.

Como se explicó antes otro aspecto que causa nerviosismo y ansiedad es la sección de preguntas y respuestas. Para ello, es recomendable: 1. Si no se sabe la respuesta aceptarlo pero no contestar algo que no se sabe.

2. Si no se entiende la pregunta, se debe pedir una repetición de la misma.

No se puede contestar bien algo que no está claro.

2. Contestar respetuosamente. Nunca se debe perder el control y enojarse pues con ello solo habrá un perdedor: el expositor.

3. No de sentirse acorralado.

Algunas preguntas pueden parecer malintencionadas pero no lo son. Se debe dar una respuesta amplia que convenza.

4. Preparar notas con algunas preguntas que usted cree que le pueden hacer.

5. Usar el material audiovisual para explicar o extender alguna idea que no haya quedado clara y que haya provocado una pregunta.

G. Ayudas Visuales Hoy en día planear una presentación sin ayudas audiovisuales no es bien visto por ninguna audiencia. El uso de la pizarra debe ser solo complementario para explicar algún concepto que provenga de alguna pregunta. Aun así si se puede llevar transparencias en blanco y marcadores es aún mejor.

Las ayudas visuales permiten atraer y mantener el interés de la audiencia pues a la gente le gusta ver palabras clave, diagramas y dibujos. Estas ayudas visuales refuerzan y clarifican los conceptos verbales. Una figura puede valer 1000 palabras (algunos expertos en computación dicen que son 200000 palabras). La mayoría de las personas entiende mejor las ideas y las recuerda si están en figuras más que en palabras, cuadros y números.

Algunas recomendaciones para hacer buenas ayudas visuales son: 1. Enfatizar en una filmina los puntos clave recordables y que ayuden a que los asistentes recuerden el mensaje. Se deben usar gráficos más que números en cuadros, especialmente para comparaciones.

2. Las ayudas visuales pierden su efectividad si son sobreutilizadas. Una guía es usar aproximadamente dos visuales por minuto.

3. En una filmina solo deben aparecer ideas sueltas. No se debe escribir párrafos completos puesto que ello incita a leer. Por favor, se debe hacer un chequeo minucioso de cada filmina a fin de detectar cualquier falta ortográfica. Es un hecho que si alguna falta ortográfica existe es lo primero que la mayor parte de la audiencia va a notar. Es increíble pero en una proyección una falta de ortografía sobresale tremendamente.

5. Se deben eliminar palabras innecesarias o que aporten poco a entender los

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conceptos. Se debe limitar a 36 palabras por filmina (aproximadamente 6 líneas de 6 palabras cada una).

6. Escribir palabras grandes para que puedan ser leídas en la parte de atrás.

No es recomendable usar una fuente menor a 24 o mayor a 40. Se deben usar mayúsculas y minúsculas. Nunca se deben usar solo mayúsculas. Si presenta planos, figuras o diagramas se debe cerciorar de que estos son legibles.

7. Al explicar conceptos en la filmina se debe dirigir la atención de la audiencia hacia ella, pero una vez que termine se debe redireccionar esa atención hacia el expositor.

8. Si se usa un proyector de transparencias para una explicación muy larga y no existe necesidad de que la audiencia mire la transparencia, se debe apagar el proyector. No se debe apagar y encender el proyector muy frecuentemente porque puede ser un distractor importante (30 segundos es una guía).

9. Si se debe usar un rotafolio, se debe pasar a una página en blanco cuando se termine la explicación respectiva. Si las páginas del rotafolio han sido preparadas con antelación, se debe dejar una página en blanco entre cada una preparada. Esto es para facilitar la discusión.

10. Se debe borrar cualquier anotación de la pizarra cuando no se ocupe.

11. Se debe usar una filmina en blanco en partes dónde sea necesario una explicación a preguntas realizadas.

12. Se pueden mostrar objetos (empaques o productos por ejemplo) solo cuando sea necesario para entender algún concepto difícil de explicar verbalmente.

De lo contrario, estos objetos pueden causar distracciones en la audiencia. Se debe evitar pasar objetos a la audiencia, lo mejor es caminar alrededor y mostrarlo brevemente. Si alguien quiere dar un vistazo más detenido lo puede hacer al final de la presentación.

13. Si se hace una presentación usando el computador y el proyector (videobeam) es importante hacer un juego de transparencias con el material por aquello de una eventual falla del equipo.

14. Si se va hacer una demostración con algún paquete computacional se debe cerciorar a priori de que funciona. Se deben cargar los programas antes de la presentación; de lo contrario, se pueden perder valiosos minutos y sobretodo la atención de la audiencia.

H. La Ley de Murphy Algo inesperado y negativo puede ocurrir antes o durante su presentación (por ejemplo: se da un corte eléctrico, se funde el bombillo del proyector, se olvidan las notas en la casa o el disquete no se puede leer en la computadora). Los desastres suelen suceder y por lo tanto se debe estar preparado para ello. Estos desastres pueden llegar a ser catastróficos, únicamente en el grado que se reaccione ante ellos. Si la persona se desanima y se desmotiva, es un desastre. Si la persona lo toma con tranquilidad eso será tan solo un problema menor con una fácil y pronta solución.

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No se debe disculpar por errores o contratiempos de los que no se es responsable. Si el expositor no llama la atención posiblemente mucha gente no lo notara.

I. Evaluación Una vez finalizada la presentación, se debe evaluar para no cometer los mismos errores en la próxima ocasión. Para ello, se debe obtener retroalimentación de la audiencia y hacer una autoevaluación. Se debe escribir cualquier idea o sugerencia que ayude a mejorar la calidad de las presentaciones.

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SECCIÓN VII GUÍA PARA LA CALIFICACIÓN DEL INFORME ESCRITO

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INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO: HOJA 1 DE 3 LISTA DE VERIFICACION PARA LA EVALUACION DE UN INFORME TECNICO

SECCION

ELEMENTOS A SER VERIFICADOS Inclusión de todos los datos requeridos por la guía

PORTADA

RESUMEN

Distribución de los datos es adecuada Faltas de ortografía Claridad de lo que se trata el trabajo, qué propuestas se hacen y a qué conclusiones se llega Cumplimiento del requisito de una sola página Identificación de la empresa y objetivos del estudio Faltas de ortografía

Estructura del índice general Numeración de las páginas corresponde a lo real Indices de figuras y cuadros están en hojas aparte y corresponden a la numeración real INDICES Faltas de ortografía Indices de figuras y cuadros cumplen con la estructura requerida por la guía Claridad de la información necesaria para identificar a la empresa Adecuación y claridad de la justificación del estudio Claridad de los objetivos generales y INTRODUCCION específicos Faltas de ortografía Claridad de las limitaciones del estudio Claridad de la vvisión y misión de la empresa Definición del problema a estudiar es clara y concisa Cumplimiento del número máximo de páginas requerido MARCO TEORICO Estructura adecuada Faltas de ortografía Citas bibliográficas adecuadas Grado de concordancia con contenidos del estudio

OBSERVACIONES

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INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL HOJA 2 DE 3 CURSO: LISTA DE VERIFICACION PARA LA EVALUACION DE UN INFORME TECNICO

ELEMENTOS A SER VERIFICADOS Claridad de la metodología seguida en el estudio METODOLOGIA Faltas de ortografía Estructura tal y como indica la guía Identificación clara del problema o los problemas a resolver Claridad de la problemática a resolver.

Análisis de causa-efecto del problema DIAGNOSTICO DE o problemas a resolver Faltas de ortografía LA SITUACION Conclusiones del diagnóstico realizado ACTUAL Adecuación de las fuentes de información usadas Estructura de la sección Coherencia entre los problemas y las soluciones recomendadas Faltas de ortografía Grado de aplicación de las soluciones SOLUCIONES AL planteadas Grado de innovación de las solucuones planteadas PROBLEMA Aplicación efectiva de técnicas IDENTIFICADO ingenieriles Uso de figuras y de cuadros en la discusión Cita de Apéndices y anexos SECCION

Efectividad de la implementación de las soluciones Evaluación real de costo beneficio Análisis comparativo de resultados de IMPLEMENTACION las propuestas Implicaciones (beneficios y perjuicios) (OPCIONAL) Aspectos de capacitación y entrenamiento Faltas de ortografía Conclusiones claras y efectivas Estructura de las conclusiones CONCLUSIONES Y Faltas de ortografía Claridad y efectividad de las RECOMENDACION recomendaciones Aplicabilidad de las recomendaciones Logros del estudio

OBSERVACIONES

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INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO: HOJA 3 DE 3 LISTA DE VERIFICACION PARA LA EVALUACION DE UN INFORME TECNICO

SECCION BIBLIOGRAFIA

APENDICES

ANEXOS

NOTAS

NORMAS TIPOGRAFICAS

REDACCION

PRESENTACION

ELEMENTOS A SER VERIFICADOS Orden alfabético Cumplimiento de las normas Calidad y cantidad de fuentes Estructura del Apéndice Numeración de las páginas Calidad, relevancia y claridad de la información Inclusión solo de información generada en el estudio Tipo y relevancia de la información Inclusión solo de información recolectada y no generada en el Claridad de las fuentes de la Orden y limpieza de la documentación Notas de pie de página y comentarios cumplen con lo indicado en la guía Referencias textuales son correctas Las citas bibliográficas se realizan adecuadamente Referencias internas son correctas Tipo de letra es adecuado El espaciado es el correcto Notas de pie de página están a un espacio Subdivisión del informe es correcto Cumplimiento de márgenes Páginas preliminares están numeradas con números romanos La numeración del documento es correcta Cuadros y figuras son adecuadamentes descritos, numerados y citados Cuadros y figuras tienen sus fuentes Redacción es clara y permite seguir el documento La puntuación es adecuada Usa párrafos cortos sin cortar las ideas Hay enlaces adecuados entre Utilización de forma impersonal en la redacción Calidad de la impresión Calidad del empaste Orden y limpieza de todo el documento Calidad de las copias si las hay

OBSERVACIONES

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INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO: RESUMEN DE EVALUACION DE UN INFORME TECNICO PROMEDIO OBTENIDO ASPECTO

ESTRUCTURA

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

PUNTAJE (%) 1 3 1 3 2 2 1 1 1

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

PUNTAJE TOTAL

20

PROPUESTAS DE SOLUCION

35

CONCLUSIONES

15

NOTAS

2

NORMAS TIPOGRAFICAS

3

REDACCION

5

PRESENTACION

5

EVALUACION REALIZADA POR:

DESCRIPCION Portada Resumen Indices Introducción Marco Teórico Metodología Bibliografía Apéndices Anexos

FECHA:

CALIFICACION FINAL OBTENIDA:

NOTA

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SECCIÓN VIII HOJA DE CALIFICACIÓN DE PRESENTACIÓN ORAL

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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERÍA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIAL PROGRAMA DE VINCULACIÓN EMPRESARIAL LICENCIATURA EN INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL EVALUACION DEFENSA PUBLICA ESTUDIANTE: ASPECTOS

ESCALA DE VALORACIÓN CARACTERISTICAS

PROMEDIO 10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

VOCABULARIO

LENGUAJE Y

20%

EXPRESIÓN

RITMO, TONO,DICCION

LENGUAJE NO VERBAL

CLARIDAD EN LA EXPOSICIÓN

ORDEN Y SECUENCIA DE LA EXPOSICIÓN

RESPECTO HACIA EL PUBLICO

EXPOSICIÓN

35%

CONFIANZA EN SI MISMO

APROVECHAMIENTO TIEMPO DISPONIBLE

USO DE AYUDAS AUDIOVOSUALES

APLICACIÓN DE CONCEPTOS

DOMINIO DEL TEMA

VALIDEZ DE LOS CONCEPTOS

45%

CALIDAD DEL CONTENIDO

CAPACIDAD PARA RELACIONAR LOS

TEMAS ENTRE SI

CALIDAD DE LAS RESPUESTAS

OBSERVACIONES.

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SECCIÓN IX REFERENCIAS BIBLIOGRAFIÍTAS CONSULTADAS

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ESTE DOCUMENTO FUE REVISADO POR LA COMISIÓN DE CURRICULUMACREDITACIÓN Y LA COORDINACIÓN DE VINCULACIÓN EMPRESARIAL DE LA ESCUELA DE INGENIERÍA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIAL DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA Y APROBADO POR EL CONSEJO DE DEPARTAMENTO EN SU SESIÓN #_____ DEL ___ DE ___ DE 2004.