ADP Trending Topics 1 WKR by WEKA Uitgeverij

www.adp.nl Jaargang 1- nr 1, maart 2012

Trending Topics

9 ‘Zorg dat je precies weet hoe het zit’

Dik van Leeuwerden is kenner bij uitstek van de WKR. Hij geeft veel seminars en ontdekte daar dat een hoop mensen als een berg opzien tegen de overgang. Niet nodig, vindt Van Leeuwerden, want mits goed voorbereid, is het prima te doen.

Alstublieft, dit is de eerste editie van een nieuw magazine speciaal voor klanten van ADP. Vijf keer per jaar houden we u hierin op de hoogte van Trending Topics op het gebied van HR, Payroll en Benefits. Naast achtergrondartikelen, interviews met experts en praktijkcases van klanten, bevat iedere editie tekst en uitleg over de mogelijkheden van uw ADP-product in relatie tot het thema. Enerzijds brengen we u hiermee op de hoogte van actuele zaken en anderzijds laten we u zien hoe u (nog) meer kunt halen uit uw ADP-product. Deze eerste uitgave staat geheel in het teken van de werkkostenregeling. ‘Dat hoeft toch pas in 2014’, denkt u misschien. Maar niets is minder waar: wie nu begint met de voorbereidingen, plukt daar al snel de vruchten van. Meer informatie vindt u op ADP Online, onder Trending Topics in het WKR Dossier.

Colofon ADP Trending Topics is een uitgave van ADP Nederland BV. Het magazine verschijnt vijf keer per jaar en wordt verspreid onder klanten.

14 ‘We zagen er als een berg tegenop’

Goedegebuure Tandtechniek in Ede is een van de bedrijven die al over is op de WKR. De WKR is weliswaar nog maar kort ‘in gebruik’, maar het transitietraject is voltooid. Een verslag uit de praktijk. “Uiteindelijk verliep het traject heel vlot.”

En verder... 4 Wat is de WKR? 6 Wat u moet weten van de WKR 12 Een overzicht per onderwerp

003-003_ADP01_INH.indd 3

17 Overgangsregeling en stappenplan 19 De Werkkosten Indicator 21 Advies en begeleiding 23 Column

Hoofdkantoor K.P. van der Mandelelaan 9-35 3062 MB Rotterdam Postbus 2000 2900 BA Capelle a/d IJssel Tel.: (010) 459 8911 E-mail: info@adp.nl Website: www.adp.nl Redactie: Suzanne Broekhof, Viktor Hanekamp, Peter van den Hout, Mariel Hovemann, Marco de Man Met medewerking van: Loraine Blommendaal, Winny Grift, Dik van Leeuwerden, Peter Runhaar, Martine Sprangers Vormgeving: colorscan bv, Voorhout Druk: DeltaHage, Den Haag

21-03-2012 13:48:32

Wat is de werkkostenregeling? De overheid wil met de werkkostenregeling de administratiekosten voor werkgevers verminderen. De administratieve rompslomp elimineren is namelijk een van de speerpunten van het regeringsbeleid. U zult echter merken dat in een aantal gevallen oude regels toch weer herleven. Zo waren reiskosten jarenlang een onbelaste vergoeding en ziet de werkkostenregeling ze als een gerichte vrijstelling. Het effect is precies hetzelfde, reiskostenvergoedingen tot maximaal € 0,19 per km blijven belastingvrij.

Hoe werkt de werkkostenregeling? Met de werkkostenregeling houden de belastingvrije vergoedingen of belastingvrije verstrekkingen, en dus ook alle regels hierover, op te bestaan. Alles hoort nu bij het loon. U, de werkgever, maakt de keuze: •• U belast het loon op de gewone manier bij de werknemer •• U beschouwt het loon als ‘loon belast bij de werkgever’ en rekent zelf de belasting af. U betaalt dan trouwens niet over het hele bedrag belasting. Dat komt door gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, waarover later meer. Wat dan overblijft, noemen we de ‘loonsom werkkostenregeling’. Is deze loonsom werkkostenregeling minder dan uw vrije ruimte, dan wordt er per saldo niets belast. Is de loonsom werkkostenregeling groter dan uw vrije ruimte van 1,4%, dan betaalt u over het bedrag daarboven – het meerdere – 80% belasting. Het meest revolutionaire aan de werkkostenregeling is dat u 1,4% van de totale fiscale loonsom belas-

HR. Payroll. Benefits.

004-005_ADP01_ART09.indd 4

tingvrij mag besteden aan uw werknemers. Deze 1,4% wordt de vrije ruimte genoemd. Hoe u als werkgever deze 1,4% invult, dat laat de wetgever helemaal aan u over. Maar komt u boven de grens van 1,4%, dan betaalt u 80% over het bedrag daarboven. Dat kan op verschillende manieren uitpakken, zie de voorbeelden. Lang niet alle bedrijven doen per 2012 mee aan de werkkostenregeling. Veel werkgevers hebben te maken met de CAO of afspraken binnen het bedrijf waarover eerst overleg met de Ondernemingsraad nodig is. Dat kost tijd. Tot 2014 is er een overgangsregeling. De ‘schade’ voor werknemers is beperkt. Dat komt omdat een hele lijst kosten niet meegeteld hoeft te worden. Ook daarover verderop meer.

Minder regels

Voorbeelden Vrije ruimte: 1,4% Bij lasbedrijf De Verbinding werken 130 medewerkers. De loonsom bedraagt € 4.000.000,-. De Verbinding heeft een vrije ruimte van 1,4% x € 4.000.000, - = € 56.000,- . De Verbinding mag dus voortaan € 56.000,- vrij besteden aan zijn werknemers, compleet naar eigen inzicht. Binnen de vrije ruimte - geen heffing In totaal vergoedt en verstrekt De Verbinding voor € 80.000,- aan loon belast bij werkgever. In het bedrag van € 80.000,- zit voor € 50.000,- aan gerichte vrijstellingen en/of nihilwaarderingen. Deze € 50.000,- mag worden afgetrokken van het totaalbedrag van € 80.000,. Per s aldo zou De Verbinding dus over

Loon

Loon werknemer

Loon belast bij werkgever -/Af: gerichte vrijstellingen/nihilwaarderingen = Loonsom werkkostenregeling -/Af: 1,4% vrije ruimte =

80% belast

Eindheffingsloon werkkostenregeling

21-03-2012 14:18:26

werkkostenregeling.

weten is ook dat vrijstellingen op het loon zoals we die al jaren kennen blijven bestaan. Niet mee tellen: j De pensioenpremie en de premie voor een ANW- of WIA-gatverzekering die u voor de werknemer betaalt: de vrijgestelde loonbestanddelen j De kosten die uw werknemer aan u voorschiet. Binnen de werkkostenregeling worden dit intermediaire kosten genoemd j De vergoedingen voor maaltijden bij overwerk, voor studiekosten en zo meer: de gerichte vrijstellingen j De zaken die u aan uw mensen ter beschikking stelt om (op de werkplek) hun werk te kunnen doen. Arbovoorzieningen, werkkleding en dergelijke komen niet ten laste van de vrije ruimte: de nihilwaarderingen.

Loon is ieder voordeel voor de werknemer dat voortkomt uit zijn of haar baan. Er moet dus sprake zijn van een voordeel én er moet een sterk oorzakelijk verband zijn met de dienstbetrekking. Kan een werknemer met korting producten bij zijn werkgever kopen, dan is er sprake van loon. Er is een voordeel en dit voordeel komt voort uit de dienstbetrekking. Zo is een verjaarscadeau wat een werknemer van zijn collega’s krijgt, een gevolg van hun relatie als collega’s. Het hoort bij het werk maar er is geen sprake van loon. Ook als een werknemer kosten vergoed krijgt die hij heeft gemaakt, dan is er niet altijd sprake van een voordeel.

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

€ 30.000,- eindheffing moeten betalen. Het bedrag van de vrije ruimte is 1,4% van € 4.000.000,- = € 56.000,-. De € 30.000,- zit binnen de vrije ruimte en is dus voor zowel werkgever als werknemers belastingvrij. Helemaal vrij om te bepalen hoe het geld uitgegeven wordt is de directie van De Verbinding echter niet. Werkgevers en werknemers hebben zich vaak te houden aan de bestaande CAO-afspraken. Buiten de vrije ruimte – 80% eindheffing De totale loonsom van technisch bureau Paraat bedraagt € 4.000.000,-. In totaal vergoedt en verstrekt het bedrijf voor € 110.000,- aan loon belast bij werkgever. In het bedrag van € 110.000,- zit voor € 30.000,- aan gerichte vrijstellingen en/ of nihilwaarderingen. Deze € 30.000,mag worden afgetrokken van het totaal-

Is er een voordeel uit dienstbetrekking?

Nee. Geen loon

Ja. Geen loon

Is er een bestaande vrijstelling van toepassing? (pensioenpremie, diensttijduitkering) Nee. Is er sprake van intermediaire kosten?

Ja. Geen loon

Nee. Wijst u het loon aan als belast bij de werkgever?

Nee. Normaal belasten bij de werknemer?

Ja. Is er sprake van een gerichte vrijstelling, of een nihilwaardering?

Nee. Loon komt ten laste van de vrije ruimte.

Ja. Loon komt niet ten laste van de vrije ruimte

o is een verjaarscadeau dat een werkZ nemer van zijn collega’s krijgt, een gevolg van hun relatie als collega’s. Het hoort bij het werk maar er is geen

´Meedoen aan de werkkostenregeling? De keuze is tot 2014 aan u´ bedrag van € 110.000,-. Deze werkgever zou dus over € 80.000,- eindheffing moeten betalen. Het bedrag van de vrije ruimte is 1,4% van € 4.000.000,- = € 56.000,-. Over het saldo van € 24.000 wordt 80% eindheffing toegepast. Paraat moet een bedrag van € 19.200,- afdragen.

Wat is loon? Loon is één van de belangrijkste begrippen bij het voeren van een loonadministratie en dus ook één van de sleutelbegrippen van de werkkostenregeling. Loon is ieder voordeel voor de werknemer dat voortkomt uit zijn of haar baan. Er moet dus sprake zijn van een voordeel én er moet een sterk oorzakelijk verband zijn met de dienstbetrekking. Kan een werknemer met korting producten bij zijn werkgever kopen, dan is er sprake van loon. Er is een voordeel en dit voordeel komt voort uit de dienstbetrekking.

004-005_ADP01_ART09.indd 5

s prake van loon. Ook als een werknemer kosten vergoed krijgt die hij heeft gemaakt, dan is er niet altijd sprake van een voordeel. Vanaf 2011 is uitdrukkelijk in de wet opgenomen dat ook alles wat wordt vergoed en verstrekt in het kader van de dienstbetrekking, in eerste instantie tot het loon wordt gerekend. Goed om te weten is ook dat vrijstellingen op het loon zoals we die al jaren kennen blijven bestaan. Niet mee tellen: •• De pensioenpremie en de premie voor een ANW- of WIA-gatverzekering die u voor de werknemer betaalt: de vrijgestelde loonbestanddelen •• De kosten die uw werknemer aan u voorschiet. Binnen de werkkostenregeling worden dit intermediaire kosten genoemd •• De vergoedingen voor maaltijden bij

overwerk, studiekosten en zo meer: de gerichte vrijstellingen •• De zaken die u aan uw mensen ter beschikking stelt om (op de werkplek) hun werk te kunnen doen. Arbovoorzieningen, werkkleding en dergelijke komen niet ten laste van de vrije ruimte: de nihilwaarderingen.

WKR Kort •• Belastingvrije vergoedingen en belastingvrije verstrekkingen houden op te bestaan •• De werkgever kiest of het loon belast wordt bij de werknemer of bij de werkgever •• Organisaties mogen 1,4% van hun totale fiscale loonsom vrij besteden: de vrije ruimte •• Voor bepaalde vergoedingen of verstrekkingen geldt een gerichte vrijstelling of nihilwaardering. Zij komen niet ten laste van de vrije ruimte •• Over alles boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

21-03-2012 14:18:27

Wat u moet weten van de werkkostenregeling Hoewel een flink aantal zaken hetzelfde blijft, komen er onder de werkkostenregeling opeens ook nieuwe begrippen in uw dagelijkse praktijk naar voren. In dit hoofdstuk behandelen we deze zogenoemde sleutelbegrippen in alfabetische volgorde. Fiscale Loonsom Uiteindelijk mag u 1,4% van uw totale fiscale loonsom buiten de heffing laten. Onder de totale fiscale loonsom verstaan we in het algemeen het totaal van kolom 14 van de loonstaat. Het gaat dan om het loon wat wordt belast bij de werknemer.

Gebruikelijkheidstoets De werkkostenregeling biedt veel vrijheden. Er is eigenlijk maar één beperking. Dat is de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. U mag niet zomaar alles binnen die vrije ruimte onderbrengen. Met andere woorden: vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, wordt gezien als loon van de werknemer. Als u aan uw werknemers een dvd-speler schenkt wordt dit niet gezien als niet- gebruikelijk. Geeft u echter de directeur een complete thuisbioscoop met groot videoscherm en inrichting van een ruimte in zijn woning, dan zal dat als niet-gebruikelijk worden gezien. De directeur moet gewoon belasting betalen.

Gerichte vrijstellingen Niet alle kostenvergoedingen of verstrekkingen worden uiteindelijk belast.

U mag een hele lijst zogenoemde gerichte vrijstellingen van het ’loon belast bij werkgever‘ aftrekken. Dat zijn: •• Vergoedingen of verstrekkingen van plaatsbewijzen van openbaar vervoer •• Reiskosten tot maximaal € 0,19 per km •• Vergoedingen of verstrekkingen voor congressen, seminars en studiekosten, vakliteratuur en inschrijvingen in een beroepsregister •• Tijdelijke verblijfkosten •• Extraterritoriale kosten voor werknemers die tijdelijk in het buitenland zijn (30%-regeling) •• Zakelijke verhuiskosten Het bedrag dat overblijft is de ‘loonsom werkkostenregeling’. Is dit bedrag groter dan 1,4% van de totale fiscale loonsom, de vrije ruimte? Dan betaalt u over alles daarboven 80% eindheffing.

Intermediaire kosten Intermediaire kosten worden door uw werknemer gemaakt, maar horen in feite bij u thuis. Denk aan het bosje bloemen voor de balie dat uw receptioniste in haar lunchpauze koopt. De receptioniste vervult de rol van intermediair als zij de kosten voor het bosje bloemen voorschiet. Intermediaire vergoedingen zijn dus vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Inter-

mediaire vergoedingen zijn geen loon en vallen daarom niet onder de werkkostenregeling. Let op! U hoeft niet in alle gevallen een uitdrukkelijke opdracht te geven. Het is logisch dat de werknemer tankt als de benzine van de bus van de zaak op is. Nog een voorbeeld: Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij reist met het busje van de zaak waarmee hij onderweg tankt. Ook koopt hij zaken voor een professionele aankleding van de ruimte en een fles wijn voor de klant. Hier is in alle gevallen sprake van intermediaire kosten. De bus betreft een bedrijfsmiddel van de zaak, ook de kosten voor de aankleding van de ruimte horen bij u als werkgever thuis. Met de fles wijn representeert hij uw bedrijf, dus ook dit zijn intermediaire kosten. Deze vergoedingen worden dus niet tot het loon gerekend. De situatie lijkt ingewikkelder dan het is. De pijl naar links refereert aan de intermediaire kosten die geen loon zijn. Die tellen dus niet mee voor de werkkostenregeling. De pijl in het midden

HR. Payroll. Benefits.

006-008_ADP01_ART10.indd 6

21-03-2012 13:45:55

verwijst naar het loon wat u belast bij de werknemer. De pijl rechts verwijst naar het loon belast bij de werkgever. U ziet hier de afslag voor de nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen opgenomen.

Loon Loon is ieder voordeel voor de werknemer dat voortvloeit uit de dienstbetrekking. In eerste instantie moet u denken aan het arbeidsrechtelijke loon. Al het andere, denk daarbij aan kostenvergoedingen, kerstpakketten maar ook de fiets van de zaak, hoort onder de WKR ook bij het loon. U kunt kiezen of u dit belast bij de werknemer of bij de werkgever.

waardeerd. Dit geldt dus voor ontbijt, lunches en diners. U moet het totale aantal maaltijden bijhouden •• Dienstwoning. De waardering is de economische huurwaarde met een maximum van 18% van het jaarloon •• Huisvesting en inwoning. € 5,10 (2012) per dag per werknemer. Uw werknemer moet hier werken en wonen, bijvoorbeeld op een agrarisch bedrijf •• Kinderopvang op de werkplek. Voor 2012 is dit bedrag € 6,36 per uur. Enkele gerichte vrijstellingen van links naar rechts: Zakelijke maaltij-

Tip Vaak bestaan vaste kostenvergoedingen grotendeels uit posten die als een gerichte vrijstelling of intermediaire kosten worden aangemerkt. Controleer dus goed uw vaste vergoedingen!

den voor overwerk en koopavond; tijdelijke verblijfskosten zoals hotelovernachtingen; 30%-regeling; alle kosten openbaar vervoer.

Loon belast bij werkgever

Loonsom werkkostenregeling

Bij ADP hebben wij ervoor gekozen om al het loon waarvoor u heeft gekozen dit te belasten bij de werkgever, aan te duiden als ‘loon belast bij werkgever’. Er is bij dit bedrag dus nog geen rekening gehouden met gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.

Binnen de terminologie die we binnen ADP aanhouden is dit: •• Het ‘loon belast bij werkgever’ na aftrek van de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen. Is de loonsom WKR minder dan uw vrije ruimte, dan wordt er per saldo niets belast. Is de loonsom WKR groter dan uw vrije ruimte van 1,4%, dan betaalt u over het bedrag daarboven - het meerdere - 80% belasting.

Loon in natura Ook onder het regime van de werkkostenregeling moet u de waarde van het loon in natura - loon dat niet in geld wordt uitbetaald - toch in euro’s opgeven. Dat is weleens lastig. De hoofdregel is dat u uitgaat van de waarde in het economisch verkeer. Heeft u een factuur, gebruik dan het factuurbedrag inclusief BTW. Ook onder de WKR zijn er aparte normbedragen voor enkele vormen van loon in natura: •• Maaltijden. Het gaat dan om niet-zakelijke maaltijden. Bijvoorbeeld als u voor uw werknemer iedere dag de lunch verzorgt. Deze worden altijd op een vast bedrag van € 2,95 (2012) ge-

006-008_ADP01_ART10.indd 7

Nihilwaarderingen zijn bijvoorbeeld: •• Voorzieningen op kantoor of andere werkplek. Iedere werknemer maakt wel eens gebruik van de pc, telefoon of het kopieerapparaat voor privé-doeleinden. Dit kleine voordeel voor de werknemer mag u op nihil waarderen •• Arbovoorzieningen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die rechtstreeks voortvloeien uit het Arbobeleid van uw onderneming, mag u op nihil waarderen. Denk bijvoorbeeld aan beeldschermbrillen, beschermende kleding en periodieke keuringen •• Consumpties op de werkplek (koffie, thee, snack, frisdrank) •• Kleding die u ter beschikking stelt en die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen. Hierbij moet u denken aan uniformen en overalls.

Nihilwaarderingen Er zijn een aantal zaken die op de werkplek worden gebruikt, die u ‘op nihil mag waarderen’. U hoeft deze met andere woorden niet mee te tellen. Let op! Nihilwaarderingen gelden in het algemeen alleen voor zaken die ter beschikking zijn gesteld en niet voor vergoedingen in geld. Ook wordt, behalve voor Arbovoorzieningen, de woning van de werknemer niet als werkplek gezien.

Let op! Ook kleding die aantoonbaar op het werk achterblijft en kleding die per kledingstuk is voorzien van 1 of meer logo’s met een oppervlakte van tenminste 70 cm2, worden gezien als kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen. •• De mobiele telefoon, Blackberry of smartphone die u aan uw mensen ter beschikking stelt en die voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt •• De PC, notebook of laptop die u aan uw mensen ter beschikking stelt en die voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt •• De OV-jaarkaart en Voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt •• Bedrijfsfitness op de werkplek •• Huisvesting en inwoning (inclusief energie, water en bewassing) op de werkplek tijdens het werk. Het gaat hier om huisvesting of inwoning waaraan de werknemer zich vanwege het werk niet kan onttrekken. Bijvoorbeeld werknemers op een boorplat-

21-03-2012 13:45:56

form of co-assistenten in een ziekenhuis tijdens wachtdiensten •• Het rentevoordeel van een renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, een elektrische fiets of elektrische scooter koopt.

Overgangsregeling tot 2014 Sinds 1 januari 2011 is de werkkostenregeling van kracht. U mag nog tot 2014 volgens de ‘oude regels’ werken. Het is tot die tijd zelfs mogelijk om per jaar te kiezen. Let op: u maakt de keuze per jaar en bij aanvang van het kalenderjaar.

Vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen? Onder de werkkostenregeling worden de verschillen tussen deze begrippen weer belangrijk. Immers, als u zaken

´Een bedrijfskantine, de parkeergarage op het bedrijfsterrein zijn ook werkplekken´ ter beschikking stelt is er mogelijk sprake van een nihilwaardering terwijl dit bij een vergoeding niet het geval is. Wat zijn de verschillen? Vergoeden Uw werknemer koopt zelf de zaken en u vergoedt deze op declaratiebasis of via een vaste kostenvergoeding. De eigendom van de zaak ligt bij de werknemer.

Ter beschikking stellen Bij ter beschikking stellen koopt u de zaak in en geeft deze in bruikleen bij de werknemer. Het eigendom blijft bij u. Als de situatie wijzigt omdat de werknemer bijvoorbeeld uit dienst gaat, moeten de ter beschikking gestelde zaken weer bij u worden ingeleverd. Laat u de werknemer de zaak op dat moment houden? Dan is er op dat moment sprake van loon in natura. U moet dan de waarde tot het loon rekenen. Nog een voorbeeld: Geeft u uw medewerkers een vergoeding voor mobiele telefoon of gereedschappen? Dan moet u onder de werkkostenregeling de hele vergoeding bij het loon tellen. Heeft u ervoor gekozen om deze vergoeding aan te merken als ‘loon belast bij werkgever’? Dan moet u dit bedrag opnemen in uw vrije ruimte van 1,4%. Stelt u de mobiele telefoon en de gereedschappen ter beschikking, dan wordt dit voordeel op nihil gewaardeerd en nemen zij geen vrije ruimte in. Tip Het kan voor u en uw werknemers onder de nieuwe regels gunstiger zijn om gereedschappen en mobiele telefoons ter beschikking te stellen.

Vrije ruimte 1,4% van de totale fiscale loonsom na aftrek van de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen.

De werkplek Voor de werkkostenregeling is de werkplek een belangrijk begrip. De nihilwaarderingen gelden immers alleen voor zaken die op de werkplek gebruikt worden. Een werkplek is elke plaats die gebruikt wordt voor het verrichten van de arbeid en waarvoor u als werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent. Een werkplek is bijvoorbeeld het bureau, een kamer, een kantoortuin, de lopende band, een f abriekshal, de keuken, de vergaderzaal. Maar ook een bedrijfskantine, de parkeergarage op het bedrijfsterrein zijn werkplekken. En voor de vrachtwagenchauffeur is dat de cabineruimte van een vrachtwagen, voor een conducteur of machinist de trein. Pas op: een werkruimte in de woning, woonboot, vakantiewoning of woon wagen van uw werknemer wordt onder de WKR niet als werkruimte aangemerkt. Hebben uw werknemers dus thuis een internet- en/of telefoonabonnement op naam van de zaak, dan moet dit onder het regime van de WKR worden belast. De woning wordt in dit geval niet als werkplek gezien. Alleen voor de zaken waarvoor u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent, zoals een bureau, stoel en verlichting, wordt de woning wel als werkplek gezien. De woning van de werknemer is geen werkplek

Pas op als u de vrije ruimte overschrijdt! 80% belasting.

Verstrekken U koopt de zaken in en verstrekt deze aan de werknemer. De eigendom van de zaak ligt bij de werknemer.

HR. Payroll. Benefits.

006-008_ADP01_ART10.indd 8

21-03-2012 13:45:56

tekst peter runhaar

‘ Zorg dat je precies weet hoe het zit’ Dik van Leeuwerden is kenner bij uitstek van de WKR. Hij geeft veel seminars en ontdekte daar dat een hoop mensen als een berg opzien tegen de overgang. Niet nodig, vindt Van Leeuwerden, want mits goed voorbereid, is het prima te doen. Een vraaggesprek over het belang van communiceren, de revolutionaire 1,4% en de voordelen van de ‘Rotterdamse methode’.

Dik van Leeuwerden: ‘Elke keuze die je maakt vind ik de juiste keuze, behalve als je dingen overkomen die je niet voorzien had.’

009-011_ADP01_ART01.indd 9

21-03-2012 14:01:13

“De crux van de werkkostenregeling is dat je vaak pas weet wat het voor je betekent als je eraan begint. Ik ben ervan overtuigd dat het bij de meeste bedrijven wel mee zal vallen. Op seminars vergelijk ik het overgaan op de werkkostenregeling vaak met het opzetten van de kerstboom: Je ziet er aanvankelijk tegenop, maar als je eraan begint loopt het vanzelf.” Aan het woord is Dik van Leeuwerden, manager Kenniscentrum Wet- en regelgeving bij ADP. Van Leeuwerden raadt ondernemingen die de stap naar de WKR moeten zetten aan om te kiezen voor de ‘Rotterdamse methode’.

‘Als je ontdekt dat je ruim binnen de vrije ruimte blijft, ben je grotendeels al klaar’ “Gewoon beginnen”, licht hij toe, “en al werkende beantwoord je de vragen die je tegenkomt. Voorwaarde is wel dat je werkt vanuit een vooraf bedacht stappenplan. Sommigen zullen in vier stappen klaar zijn, anderen hebben wel veertig stappen nodig. Het verschilt erg per onderneming hoeveel er bij de introductie van de WKR komt kijken. “ De eerste stap die organisaties moeten nemen is evident, vindt Van Leeuwerden. “Het begint met kennis vergaren. Stel jezelf heel goed op de hoogte: Wat is de WKR?

Trechter Als je goed geïnformeerd bent is stap 2: Analyseren wat je nu doet en hoe de dingen er onder de WKR uit gaan zien.

Je kunt het zien als een trechter: een grove analyse leert al of je ruim binnen de vrije ruimte blijft of dat je door de vrije ruimte heen schiet. Als je ontdekt dat je ruim binnen de vrije ruimte blijft, ben je grotendeels al klaar. De vervolgvraag is in dat geval: Wat zouden we als extra’s kunnen doen om die vrije ruimte vol te laten lopen? Misschien kun je dingen die je nu bruteert naar de vrije ruimte verhuizen? Als je het risico voorziet dat je ver over de vrije ruimte heen gaat, dan zul je moeten kijken hoe het anders kan dan nu. Je gaat een stapje dieper in je analyse, en gaat kijken waar je wat zou kunnen repareren. Vervolgens kijk je wat de consequenties van die reparaties zijn, en zo ga je alsmaar ‘fijner’ de trechter in tot je het verhaal rond hebt. Als het gaat om de mogelijkheden om die overschrijding van de vrije ruimte te beperken, moet je denken aan het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden: de fiets van de zaak, de vergoeding van de vakbondscontributie. Vanuit HRperspectief is de introductie van de WKR vaak een mooie gelegenheid om de arbeidsvoorwaarden eens goed onder de loep te nemen en op te ruimen. Je ziet bijvoorbeeld vaak dat telefoonkosten thuis nog doorlopen, terwijl iemand al lang met een iPhone of een iPad is uitgerust. Het advies dat wij geven is dus om alle arbeidsvoorwaarden eens goed door te lopen en te kijken welke posten mogelijkheden bieden. Een voorbeeld: wij hadden een klant met veel consultants, die hun privé-auto zakelijk gebruikten. Ze declareerden 29 cent, wat neerkwam op 24 cent netto. Zij zeiden: ‘We hebben zoveel ruimte, we kunnen die 10 cent die belast werd bij de werknemer ten laste van de vrije ruimte brengen en blijven dan nog ruim binnen die vrije ruimte. De werknemer heeft dan niet meer 24 cent, maar 29 cent netto’. Een alternatief zou

zijn om de arbeidsvoorwaarden aan te passen en de vergoeding op 26 cent te zetten. Dan hebben werknemer en werkgever allebei voordeel. Zo zijn er allerlei mogelijkheden om de arbeidsvoorwaarden te veranderen vanuit de vrije ruimte.” Stap 3 is de uitvoerende fase, legt Van Leeuwerden uit: “Nu gaat het om de herinrichting van de administratie, en het concreet aanpassen van de arbeidsvoorwaarden in overleg met de OR of de personeelsvertegenwoordiging. Als je het voorwerk goed hebt gedaan, een goede analyse hebt gemaakt en goede simulaties hebt gedaan, weet je al hoe je de zaken moet gaan uitvoeren. Je moet gaan vastleggen: Wie doet wat en op welk moment.”

Goed samenwerken ”De WKR dwingt de afdelingen HR, finance en de loonadministratie om goed samen te werken. Alle drie participeren in de projectfase. Bij veel bedrijven zie je dat dit drie totaal gescheiden afdelingen zijn. Maar als finance bepaalde dingen verandert moet dat wel worden teruggekoppeld naar de loonadministratie. De loonadministrateur weet alle regeltjes wel, finance denkt doorgaans groter, en HR denkt vooral in arbeidsvoorwaarden. Je ziet vaak dat zaken al beklonken zijn en dat de loonadministrateur vervolgens na afloop zegt: ‘Als we die verandering gaan doorvoeren kost dat ons heel veel geld. Dus, ook los van de WKR: het is altijd wijs als er wordt gecommuniceerd tussen die drie afdelingen.” Naast een goede samenwerking tussen alle betrokken afdelingen betekent de uitvoerende fase ook: heel goed communiceren. Van Leeuwerden: “Op het moment dat je klaar denkt te zijn om over te gaan moet je zorgen dat je een goed communicatieplan richting je medewerkers hebt. Zorg dat je de juiste

HR. Payroll. Benefits.

009-011_ADP01_ART01.indd 10

21-03-2012 14:01:13

dingen op het juiste moment communiceert. Zorg dat als er dingen wijzigen, dat goed wordt gemeld. Leg in Jip- en Janneketaal ook uit waarom dingen veranderen. Een servicemonteur die op de weg zit is niet zo geïnteresseerd in het gegeven dat de fiscale wetgeving verandert, maar hij moet toch weten dat er voor hem wat gaat veranderen.”

Tijdig beginnen Dik van Leeuwerden geeft veel studiedagen en seminars over de WKR en heeft daarnaast contact met klanten die al over zijn. Wat hebben deze ervaringen hem geleerd? Van Leeuwerden: “Een van de belangrijkste lessen die ik mensen zou willen meegeven: begin op tijd! Er zijn klanten die zes of zeven maanden bezig zijn geweest met het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden. Als je in zo’n situatie terecht komt, kun je niet in november 2013 pas beginnen. Tijdig beginnen met de overgang naar de WKR geeft veel meer rust, en garandeert dat je op tijd alles op orde hebt.” “Wat we verder leren is dat de meerderheid die over is aangeeft met de WKR voordeliger uit te zijn dan in de oude situatie. We zien ook dat de meeste bedrijven ruim binnen de vrije ruimte blijven. Er zijn enkele branches waarvoor dat lastig is. Een voorbeeld zijn de grootwinkelbedrijven. Door hun systeem van personeelskortingen komen die in de problemen met de vrije ruimte, ook al omdat de personeelsverkopen belangrijke secundaire of tertiaire arbeidsvoorwaarden waren.” ADP is zeer actief in het geven van voorlichting, stelt Van Leeuwerden: “Onze belangrijkste rol is de klant te ondersteunen. We hebben bulletins uitgebracht, een handleiding, een wegwijzer en een werkkosten indicator. Als je die indicator ingevuld hebt weet je op hoofdlijnen hoe je ervoor staat. Verder

009-011_ADP01_ART01.indd 11

rganiseert ons Opleidingscentrum o studiedagen over de WKR, en kunnen onze consultants van de afdeling Detachering de klant in het traject ondersteunen.

‘Bedrijven die al over zijn blijken meestal met de WKR voordeliger uit te zijn dan in de oude situatie’ In de transitie zelf ondersteunen we de klant bij het inrichten van het salarispakket. Als de klant er niet uitkomt helpen we met het inrichten van de WKR. Als de klant zegt: ‘Ik weet niet welk knopje ik waar aan moet zetten’, dan kan een ADP-medewerker langs komen en het pakket zo inrichten dat het past bij de specifieke situatie van de klant.” Naast alle informatie zijn vooral de seminars waardevol, zegt Van Leeuwerden: “Ik merk tijdens de seminars dat veel bedrijven als een berg tegen de overgang naar de WKR opzien. Op zich is dat ook begrijpelijk. Ze zien op tegen de workload, maar ook tegen alle details die in de WKR terechtgekomen zijn. Aanvankelijk was de WKR heel eenvoudig bedoeld, maar er is toch veel detailgeneuzel in terecht gekomen. In de politieke besluitvorming kwamen steeds meer dingen naar boven die zo belangrijk waren dat ze buiten de vrije ruimte gehouden moesten worden. Denk aan studiekosten en reiskosten. Daarmee werd de vrije ruimte in stappen verlaagd naar de huidige 1,4%. In die 1,4% zit wel het revolutionaire, want

je mag helemaal zelf weten wat je in die ruimte doet. En zoals gezegd: voor de meeste bedrijven is de vrije ruimte voldoende. Maar de onzekerheid over de WKR is dus wel te begrijpen. Vaak is aanwezigheid op een seminar voor mensen al een geruststelling. Ze lezen veel over de WKR, maar kunnen binnen de organisatie niet sparren. Ze moeten dingen dus zelf gaan interpreteren. Een seminar is dan een goed moment om te checken of ze niets missen. En daar gaat het uiteindelijk om. Ik zeg op seminars vaak: ‘Elke keuze die je maakt vind ik de juiste keuze, behalve als je dingen overkomen die je niet voorzien had.’ Zorg dat je in control bent, en dat je precies weet hoe het zit.”

Tips •• Begin op tijd •• Begin gewoon en beantwoord al werkende de vragen die je tegenkomt. Werk wel vanaf een vooraf bedacht stappenplan: 1. Vergaar kennis 2. Analyseer wat je nu doet en hoe de dingen er onder de WKR uit gaan zien 3. De uitvoerende fase: leg vast wie wat doet en op welk moment •• Communiceer als HR, finance en de loonadministratie goed met elkaar •• Stel een goed communicatieplan richting de medewerkers op •• Communiceer de juiste zaken op de juiste momenten. Leg niet alleen uit wat verandert maar wat het voor de individu betekent.

21-03-2012 14:01:14

Overzicht per onderwerp In de praktijk heeft de werkkostenregeling z’n effect op een groot aantal zaken die werkgever en werknemer bezighouden. Een kort overzicht per onderwerp. Kilometervergoeding Ook in de werkkostenregeling kunt u uw medewerkers een kilometervergoeding van maximaal € 0,19 blijven geven. Ontvangen uw medewerkers een hogere vergoeding per kilometer dan kunt u dit ‘bovenmatige’ deel onderbrengen in de vrije ruimte. Dat is vaak voor zowel de organisatie als voor de medewerkers een gunstige zaak. Komt u niet boven de grens van 1,4% uit, dan blijft de bovenmatige reiskostenvergoeding immers helemaal belastingvrij. Vanzelfsprekend kunt u de bovenmatige vergoeding ook (blijven) belasten bij de werknemer. Werkkostenregeling voordeliger De consultants van een middelgroot adviesbureau maken voor hun werk veel kilometers. Ze krijgen hiervoor een vergoeding van € 0,30 per km. Een bedrag van € 0,19 was en is belastingvrij. Voorheen werd het bovenmatige deel gebruteerd van € 0,11 naar € 0,16 per km. Nu wordt dit bedrag ondergebracht in de vrije ruimte. De manager Salarisadministratie: “We gaan er pas 80% eindheffing over betalen als de vrije ruimte geheel is benut. Dat is voor

Tip

ons veel voordeliger en in de meeste gevallen gaan ook onze werknemers erop vooruit.“

Overschrijdingen Komt u boven de vrije ruimte uit? Dat betekent niet altijd dat u uiteindelijk ook duurder uit bent. De eindheffingen die u, als u werkt met het oude regime, moet betalen kunnen ook hoger uitvallen dan de eindheffing onder de werkkostenregeling. Voor werknemers die in het 52%-tarief vallen is het gebruteerde tarief 108,3%. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u onder de WKR 80% eindheffing; dat kan voordeliger zijn.

Personeelsfeest De kosten voor het personeelsfeest of -uitje zijn onder de werkkostenregeling altijd belast. Dit zal in de praktijk altijd ten laste van uw vrije ruimte gaan. Gaat u echter met het team op pad voor een scholingsactiviteit, dan kunt u dit als normale bedrijfskosten boeken. Er is dan geen sprake van loon. De kosten van het niet-educatieve aansluitende etentje kunnen eventueel in de vrije ruimte worden ondergebracht.

Kunnen uw medewerkers hun reiskosten uitruilen? Dan kunt u deze mogelijkheid gewoon laten bestaan. Reiskosten worden onder de werkkostenregeling namelijk als een gerichte vrijstelling beschouwd. Het cafetariamodel kan een lastig punt zijn in de werkkostenregeling. U verlaagt het loon en dus de vrije ruimte. Maar de vergoedingen nemen toe.

Personeelsleningen Heeft u uw medewerkers een hypotheek of andere lening verstrekt? Dan wordt een eventueel rentevoordeel van de hypotheek op nihil gewaardeerd. Dit geldt ook als het gaat om een lening voor de aanschaf van een elektrische fiets of scooter. Voor andere leningen moet u het rentevoordeel tot het loon

‘Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u onder de WKR 80% eindheffing; dat kan voordeliger zijn’ rekenen. Let op! U moet uitgaan van de marktrente. Het vaak gehanteerde normpercentage is niet meer van toepassing onder de werkkostenregeling.

Personeelsvereniging Ook onder de WKR kan het gunstig zijn om bepaalde vergoedingen aan uw medewerkers via de personeelsvereniging te laten lopen. U maakt dan gebruik van de ‘fondsenvrijstelling’. Vanzelfsprekend zijn er wel voorwaarden. De werkgever mag over de afgelopen vijf jaren niet meer hebben bijgedragen aan het fonds dan de werknemer. Het verstrekken van een kerstpakket door de personeelsvereniging dat direct wordt terugbetaald door de werkgever werkt dus niet.

HR. Payroll. Benefits.

012-013_ADP01_ART12.indd 12

21-03-2012 13:49:56

Tip

Het in kaart brengen van uw vaste kostenvergoedingen is belangrijk onder de WKR. Veel vergoedingen zijn bestemd voor intermediaire kosten en/of gerichte vrijstellingen. Denk aan vergoedingen voor externe representatie, lunches en dergelijke met klanten, de kosten die uw mensen maken voor het houden en rijden van de auto van de zaak: parkeren, wassen en dergelijke of een vergoeding voor tijdelijke v erblijfkosten. Intermediaire kosten zijn geen loon en gerichte vrijstellingen komen niet ten laste van uw vrije ruimte. Beide tellen dus niet mee voor de werkkostenregeling.

012-013_ADP01_ART12.indd 13

Tijdelijke verblijfkosten Het begrip tijdelijke verblijfkosten is onder de werkkostenregeling ruim. U moet niet alleen denken aan de extra kosten die een werknemer maakt voor verblijf onderweg zoals een kopje koffie in een wegrestaurant of hotelovernachting. Het begrip tijdelijke verblijfkosten geldt ook voor maaltijden of vergoedingen daarvoor bij dienstreizen en dergelijke. Maar ook de maaltijden of vergoedingen daarvoor bij overwerk of koopavond vallen onder de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten. Vaak zijn dergelijke vergoedingen opgenomen in een vaste kostenvergoeding.

Vakbondscontributie In veel cao’s is afgesproken dat vakbondsleden hun bruto maandsalaris, eindejaarsuitkering of vakantietoeslag kunnen verlagen in ruil voor een onbelaste vergoeding van de vakbondscon-

tributie. Met het invoeren van de werkkostenregeling moet de vergoeding gewoon tot het loon worden gerekend. Voor de vergoeding van vakbondscontributie geldt geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering. U kunt dit loon ten laste van de vrije ruimte brengen. Zie ook bij cafetariaregeling.

Vaste kostenvergoedingen Ook onder de werkkostenregeling kunt u nog een vaste kostenvergoeding betalen. Uw vaste kostenvergoedingen zijn als het goed is al vastgesteld naar aanleiding van een kostenonderzoek onder uw medewerkers. De Belastingdienst heeft aangegeven dat u geen nieuw onderzoek hoeft te doen als de feiten en omstandigheden nog hetzelfde zijn. Heeft u nog nooit een kostenonderzoek ingesteld, dan moet u dit dus wel eerst uitvoeren voor u deze vaste kostenvergoedingen buiten de heffing kan laten.

21-03-2012 13:49:59

tekst peter runhaar fotografie martine sprangers

‘We hadden eerst een a

Winny Grift: ‘Als je wat lucht over hebt in je vrije ruimte, kun je dat zelf invullen zonder je aan allerlei regeltjes te hoeven houden’

HR. Payroll. Benefits.

014-016_ADP01_ART02.indd 14

21-03-2012 13:52:36

n afwachtende houding’ Goedegebuure Tandtechniek in Ede is een van de bedrijven die al over is op de werkkostenregeling. De WKR is weliswaar nog maar kort ‘in gebruik’, maar het transitietraject is voltooid. Een verslag uit de praktijk: “Ik zag er toch even als een berg tegenop, maar uiteindelijk verliep het traject heel vlot.” Over de achtergrond van het bedrijf vertelt HR-manager Winny Grift: “Goedegebuure Tandtechniek bestaat nu 36 jaar. We hebben een transitie ondergaan van een klein familiebedrijf naar een onderneming met vier vestigingen en 90 medewerkers.” De beslissing om in een vroeg stadium over te gaan op de werkkostenregeling was vrij snel genomen, legt Grift uit: “We hadden in eerste instantie een wat afwachtende houding, een beetje vanuit de gedachte ‘Waarom zouden wij nu als eerste het wiel gaan uitvinden?’ Maar onze adjunct-directeur Wolter Jagt was een voorstander van het idee om de WKR vroeg in te voeren. Zijn redenatie was: bij de WKR zit je wat ruimer in je jasje qua netto vergoedingen. Als je wat ruimte over hebt in je vrije ruimte, kun je dat zelf invullen zonder je aan allerlei regeltjes te hoeven houden. Dat biedt flexibiliteit, en dat sprak aan. Op basis van deze positieve verwachting zijn we de zaken op een rijtje gaan zetten. Een goede relatie van onze directeur Paul Goedegebuure is consultant en had al voor een klant uitgezocht of de WKR daar financieel gezien interessant zou zijn. Paul Goedegebuure zei: ‘Dat kan hij ook voor ons gaan doen.’ Hij heeft vervolgens een analyse gemaakt van de salarisadministratie en de finan-

014-016_ADP01_ART02.indd 15

ciële administratie, gekeken welke kosten in aanmerking zouden komen voor de WKR, wat in de vrije ruimte zou komen, en hoeveel je vervolgens nog over zou houden om te besteden. Die analyse viel heel gunstig uit en was voor ons aanleiding om in november 2011 te besluiten over te gaan.

´Het begint met lezen, lezen en nog eens lezen’ Wat ook een rol speelde was het idee dat we sowieso over moeten. Als we het nu niet doen, moeten we het op een later moment alsnog. En we gingen ervan uit dat ons bedrijf in de context van die overgang niet zo veel bijzonderheden of moeilijke situaties zou tegenkomen. Er zijn niet veel kosten die netto uitgekeerd worden, hooguit een keer een personeelsfeestje, of een geschenk. Als je bij een consultantbedrijf zit met veel kosten buiten de deur en veel declaraties is dat wellicht anders. Maar wij werken hier vooral met technici die de hele dag op het bedrijf doorbrengen, dus veel bijzondere of afwijkende arbeidsvoorwaarden zijn er niet.

De verwachting was daarom dat die overgang goed te doen zou zijn en dat we er veel flexibiliteit voor terug zouden krijgen.

Doen! Nadat de beslissing was genomen was het eenvoudigweg: doen! Dat begon met lezen, lezen en nog eens lezen. Op het moment zelf zie je er dan toch wel als een berg tegenop, en wil je je vooral heel goed informeren. Er staat veel informatie op de site van de Belastingdienst. Verder lazen we de vakbladen. En ook via ADP kregen we veel informatie, onder andere in de vorm van nieuwsbrieven. Er werden door ADP ook seminars aangeboden, maar daar kwamen we vanwege tijdgebrek niet aan toe. Misschien gaan we in de loop van het jaar alsnog een seminar volgen. Het kan namelijk best dat je daar dingen hoort waarvan je denkt: ‘Hé, daar hebben we nooit aan gedacht.’ Voor de implementatie is via ADP een consultant bij ons gedetacheerd geweest, die samen met mij de jaarafsluiting heeft gedaan en de administratie qua werkkostenregeling heeft ingericht. Ik merkte dat hij het zelf erg leuk vond, want wij waren natuurlijk toch een van de eerste bedrijven die over gingen. We hebben vervolgens samen geïnventariseerd welke uitgaven we hebben naar

21-03-2012 13:52:37

onze medewerkers; reiskosten, representatiekosten, en zo zijn we de dingen gaan inrichten. We draaien nu twee maanden. Dat is nog te kort om een heel uitgesproken mening te kunnen hebben, maar we zijn tevreden over de overgang. Die liep eigenlijk heel vlot.

Automatisch overzicht Tot nu toe is het allemaal duidelijk. Ik krijg elke maand een overzicht wat er verbruikt is in de vrije ruimte. Dat is erg prettig. Ik informeer dan onze boekhouder, want ik moet natuurlijk uitgaven die zij doet wel of niet verwerken in de werkkostenregeling. Informatie wordt enerzijds gehaald uit de loonadministratie: welke componenten vallen in de werkkostenregeling, en vallen ze dan wel of niet in de vrije ruimte. Anderzijds is er input uit de financiële administratie, denk aan personeelsuitjes en zo. Die informatie moet ook ingegeven worden in het pakket en vervolgens wordt dat bij elkaar opgeteld en doorgesluisd via de loonbelastingaangifte naar de Belastingdienst.

Het verschil met vroeger is dat de boekhouder even goed moet nadenken op welke grootboekrekening zij de dingen boekt, zodat ze het wel uit elkaar kan houden. Ze moet het verschil weten tussen wat wel en wat niet binnen de vrije ruimte valt. Ze heeft verschillende grootboekrekeningen moeten aanmaken, een met gewone personeelskosten en een met personeelskosten ten laste van de vrije ruimte.

Verbetering Of het alles bij elkaar een verbetering is voor de onderneming? Ja, dat denk ik zeer zeker. De speelruimte is voor de onderneming gewoon veel groter dan vroeger. In het verleden moest je bij het geven van het kerstpakket of bij het geven van een geschenk steeds heel goed nadenken; is het belast, zo ja tegen welk tarief of is het niet belast. Dat moest allemaal uitgezocht worden. Je hoeft daar nu niet meer over na te denken. Omdat we maandelijks automatisch een overzicht krijgen van de uitgaven in de vrije ruimte en de ruimte die nog over is, kan het management daar goed op sturen. Als de directie eens een wat grotere

uitgave zouden willen doen, hebben ze direct zicht op de consequenties. Als ik ga inloggen op het systeem krijg ik nieuws over wijzigingen van ADP. Daar heb ik veel aan gehad. Die informatie probeer ik regelmatig te lezen, net als de documentatie die ze regelmatig sturen. Het is voor ons nog te vroeg om te zeggen dat er concreet wat met die nieuwe situatie wordt gedaan, maar er wordt al wel over gesproken, in de zin van: ‘Dat zouden we misschien vanuit de werkkostenregeling kunnen gaan doen.’’ De manier van denken verandert wel. Stel dat je aan het eind van het jaar nog wat over hebt in de vrije ruimte, dan kun je zeggen: ‘Dat kerstpakket kan wel wat uitgebreider, dat hoef je toch niet te belasten.’ Wat we hebben geleerd van de overgang? Je moet vooral goed weten welke kosten binnen de vrije ruimte vallen en welke niet. Bedrijven die het traject nog door moeten zou ik adviseren om een

´De speelruimte is voor de onderneming gewoon veel groter dan vroeger´ checklist te maken; breng in kaart welke kosten je hebt, welke binnen de vrije ruimte vallen en welke niet. Zorg ervoor dat je niet nadat je bent overgegaan op het moment zelf steeds moet gaan nadenken, maar dat je goed op de nieuwe situatie voorbereid bent.

HR. Payroll. Benefits.

014-016_ADP01_ART02.indd 16

21-03-2012 13:52:38

Veranderingen door de werkkostenregeling Hier treft u een stappenplan aan en per regeling (oude/overgangsregeling) een kort overzicht. Stappenplan 1. Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen. Denk ook aan alle zaken die buiten de sfeer van de salarisadministratie om gedaan worden. 2. Analyseer en simuleer de gevolgen. Zo ziet u wat er gebeurt als u bepaalde vergoedingen of verstrekkingen anders aanpakt. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als u een vergoeding tot het loon rekent (al of niet gebruteerd), of als u een bepaalde vergoeding afschaft? 3. Maak keuzes. Doe dit in overleg. Het verdient aanbeveling hiervan een gezamenlijk project van de financiĂŤle administratie, de salarisadministratie en de personeelsafdeling te maken. 4. Uitvoeren. Altijd in overleg met uw OR en/of personeelsvertegenwoordiging. Denk ook aan een communicatieplan om uw werknemers te informeren. 5. Maak goede afspraken. Benoem de kosten en bepaal de wijze waarop deze geboekt worden. Maak daarover goede afspraken.

De Praktijk OuDe/ OVergaNgsregeliNg

WerkkOsTeNregeliNg VasTe TeleFOON

j Vergoeding, verstrekking en ter beschikking stellen onbelast j Voorwaarde: > 10% zakelijk gebruik

j Op werkplek telt niet mee voor de loonsom (nihilwaardering) j Telefoon thuis altijd belast - Woning geen werkplek - Telefoon thuis, geen mobiele communicatie

MOBiele TeleFOON

j Vergoeding, verstrekking en ter beschikking stellen onbelast j Voorwaarde: > 10% zakelijk gebruik

j Uitsluitend ter beschikking stellen telt niet mee voor de loonsom (nihilwaardering) j Voorwaarde: > 10% zakelijk gebruik

MaalTijDeN

017-018_ADP01_ART11.indd 17

j In bedrijfsrestaurant belast tegen forfait (koud en warm) j Onbelast bij meer dan bijkomstig (> 10%)

j Op werkplek - Belast tegen forfait van â&#x201A;Ź 2,90 - Mogelijkheid om in de vrije ruimte op te 21-03-2012 13:53:55

HR. Payroll. Benefits.

017-018_ADP01_ART11.indd 18

21-03-2012 13:53:58

De Werkkosten Indicator Wilt u weten of u de vrije ruimte overschrijdt of dat er nog beschikbare ruimte is? Dan kunt u gebruikmaken van de Werkkosten Indicator. U vindt deze op ADP Online, onder Trending Topics in het WKR Dossier.

1. Startscherm Werkkosten Indicator. In dit scherm

maakt u de keuze voor welk loonheffingnummer u de Werkkosten Indicator invult.

2. Welke loonsom wordt als uitgangspunt ge-

hanteerd in de Werkkosten Indicator? De loonsom van afgelopen jaar of het lopende jaar geĂŤxtrapoleerd naar een volledig jaar?

019-020_ADP01_ART13.indd 19

21-03-2012 13:56:11

3. In het tabblad Declaraties geeft u aan

welke declaraties opgegeven zijn/worden. Door de wijze van uitvragen wordt inzichte lijk gemaakt of de kosten onder Gerichte Vrijstellingen of onder intermediaire kos ten vallen.

In het tabblad Gerichte vrijstellingen geeft u op welke gerichte vrijstellingen opgegeven zijn/worden.

Uitkomst Werkkosten Indicator, op basis van de door uin gevulde gegevens.

Advies Wilt u meer weten over de Werkkosten Indicator? Laat u dan adviseren door ADP. Ook kan ADP Detachering u on dersteunen bij de implementatie van de WKR. Bel 010 – 459 8694 of mail naar detachering@adp.nl.

HR. Payroll. Benefits.

019-020_ADP01_ART13.indd 20

21-03-2012 13:56:12

Afspraak maken? Wilt u de zekerheid hebben dat u het een en ander volgens de norm implementeert? Maak dan een afspraak met een ADP-consultant voor een presentatie met uitleg over het hoe en wat rond de WKR. Eventueel verlengd met ondersteuning bij de invoering door ADP Detachering. Waar liggen de aandachtspunten, welke afdelingen kan het betreffen, met welke doorlooptijden moet rekening worden gehouden? We kunnen ons zo voorstellen dat deze vragen bij u leven. Om hier antwoord op te krijgen kan een ADP-consultant langskomen om het een en ander in een presentatie te verduidelijken. D aarna

kunt u besluiten de salaris en HR/ Finance-administratie zelf WKRproof te maken of u kunt zich hierbij l aten ondersteunen door ADP Detachering.

temen, de aanpassing binnen de Multipay engine en een advies voor aanpassing in de financiële administratie waaronder grootboek en journaalposten.

De ondersteuning door ADP Detachering richt zich op het aanpassen van de gegevens in de HR- en salarissys-

Speciaal aanbod voor ADP-klanten In een dagdeel verschaffen we u meer inzicht over de WKR. Dat komt neer op 4 uur à € 128 ex btw. Indien gewenst kunnen we u ook ondersteunen bij het implementeren van de WKR in uw organisatie. Met een detacheringabonnement (jaarlijks eenmalige investering van € 195) kost een uur detachering u dan € 99 euro i.p.v. € 128.

Advies en begeleiding Wilt u alles weten over (de implementatie van) de Werkkostenregeling in uw organisatie? Bel 010 – 459 8694 of mail naar detachering@adp.nl.

021-022_ADP01_RUB03.indd 21

21-03-2012 13:56:45

Studiedag werkkostenregeling Bent u al begonnen met de voorbereidingen maar kunt u wel wat verdieping gebruiken? Kom dan naar een van onze studiedagen. Aan de orde komen onder meer de volgende onderwerpen: •• Werkkostenregeling: wat houdt de regeling in? •• Wat moet in uw organisatie veran deren? •• Wat betekent het voor uw arbeids voorwaarden? •• Tijdelijke verblijfkosten •• Mobiliteit •• Alles over de werkplek en d e werk kostenregeling •• De werkkostenregeling en Unifor mering Loonbegrip •• Wat is nu precies het voordeel criterium? •• Met praktijkvoorbeelden en cases

Data en locaties 10:00 tot 16:00 uur Donderdag 5 april 2012 Rotterdam, Novotel Brainpark Donderdag 26 april 2012 Bunnik Hotel Postillion Dinsdag 22 mei 2012 Zwolle Hotel Wientjes Dinsdag 5 juni 2012 Rotterdam, Novotel Brainpark

Prijs De kosten voor de studiedag bedra gen € 449,-. Als klant van ADP betaalt u slechts € 399,-. Dit bedrag is inclu sief koffie/thee en consumpties. U ontvangt bij aanvang de documenta tiemap voor de dag. Na afloop van het seminar organiseren wij het Vragen café waarbij u onder het genot van een hapje en drankje nog vragen kunt stellen.

s pecialist op het gebied van Wet- en Regelgeving voor de salarisadminis tratie samen met Aon Hewitt. Dit seminar is aangemeld bij het NIR PA. Het aantal PE-punten is nog niet bekend. Meer informatie over PEpunten en de titel Register Payroll Professional (RPP) leest u op de web site van het NIRPA.

Sprekers Dit seminar wordt georganiseerd in samenwerking met het Kenniscen trum van ADP en Aon Hewitt en staat onder leiding van Dik van Leeuwerden, Manager Kenniscentrum van ADP en

Ga voor meer informatie en inschrijven naar ADP Online, online.adp.nl/opleidingscentrum/ seminars of bel 010-459 86 05.

HR. Payroll. Benefits.

021-022_ADP01_RUB03.indd 22

21-03-2012 13:56:48

WKR: ook een zaak van HR! Op het eerste gezicht zou je kunnen denken dat de werkkostenregeling vooral een zaak is van de afdeling boekhouding en de salarisadministratie. Vanuit de HR-hoek heb ik die geluiden wel opgevangen: ‘Het is een technische aanpassing’, ‘Het heeft vooral fiscale gevolgen’, ‘Het heeft geen consequenties voor mijn HR-beleid’. Wat dit laatste betreft is echter niets minder waar. De WKR biedt juist nieuwe mogelijkheden om iets voor je medewerkers te doen qua arbeidsvoorwaarden. Zo kan het voorkomen dat bepaalde kostenvergoedingen die onder de oude fiscale regels onaantrekkelijk zijn, nu wel tot de mogelijkheden behoren. En dan kunnen zomaar allerlei leuke extraatjes binnen het bereik van de medewerkers komen. Extraatjes die de werkgever geen cent kosten, omdat ze binnen de belastingvrije ruimte vallen. Overstappen op de WKR kan de werkgever zelfs een kostenbesparing opleveren. De WKR is dus een ‘breed verhaal’. Het loont de moeite om ook vanuit HR te kijken wat de invoering betekent voor de bestaande arbeidsvoorwaarden. Dit betekent goede samenwerking tussen de betrokkenen binnen je organisatie: Finance, OR én HR. Haal er ook een onafhankelijke specialist bij om alles goed door te rekenen. Dit kost tijd, dus neem die tijd ook. De overheid heeft het bedrijfsleven in ieder geval ruim de tijd gegeven om de overstap te maken. Daar kan het niet aan liggen. Maar langzamerhand begint die tijd wel te dringen. Arbeidsvoorwaarden zijn niet 1-2-3 aangepast.

023-023_ADP01_RUB02.indd 23

Mijn advies is dus om niet langer meer te wachten en nu de analyse te maken: wat zijn de gevolgen en wanneer maken we de overstap? Vergeet niet dat al je systemen ingeregeld moeten worden voor de nieuwe situatie. Ik vergelijk het zelf een beetje met de kilometerregistratie. Wanneer je besluit om privé-kilometers bij te houden, dan moet je dit consequent bijhouden en goed administre-

ren. De WKR is natuurlijk veel ingewikkelder, maar ook hier moet je op enig moment besluiten om volgens bepaalde regels te gaan werken. Ook overleg met OR en het informeren van je personeel is van belang. Wacht niet tot het laatste kwartaal van 2013 met de invoering, want dan ben je zeker te laat. Zorg dus dat de WKR tijdig op de HR-agenda komt! Loraine Blommendaal, HR Directeur ADP

21-03-2012 13:48:12

ADP Nederland BV T (010) 459 8644 F (010) 442 0906 E info@adp.nl W www.adp.nl

9120326 ADP Voorstel achterzijde A4 magazine 1 002-024_ADP01_OMSLAG.indd 24

14-03-2012 10:57:35 21-03-2012 14:23:34