Page 1

Een andere grondhouding bij ICT-aanbestedingen In de basis kennen aanbestedingen twee centrale dilemma’s: dat van complexe vraagstukken en dat van informatie­ asymmetrie. Open standaarden, use cases en open-sourcesoftware kunnen helpen om hier goed mee om te gaan. Ze stellen opdrachtgevers en opdrachtnemers in staat om op een andere, creatievere wijze om te gaan met aanbestedingen en kunnen de weg vrijmaken voor een oplossing uit de impasse die bij veel aanbestedingen ontstaat.

Hoe open source, open standaarden en use cases de wereld van aanbestedingen opschudden!

Aanbestedingen halen vaak negatief het nieuws. De gezochte

Complexe vraagstukken

innovatieve, betaalbare leverancier die werkelijk het vraagstuk op-

Complexe of taaie vraagstukken zijn specifieke vraagstukken. Het

lost, is ergens in het traject verloren gegaan. Hoe kan dit? En wat

gaat om vraagstukken waarbij van tevoren niet bekend is wat de

doen we eraan? Er zijn drie belang­rijke trends die bijdragen aan

juiste oplossing is. De Bruijn, Ten Heuvelhof en In ‘t Veld (2008)

het succes van aanbestedingen in de ICT-sector: de volwassen­

definiëren een complex vraagstuk als een vraagstuk waarbij meer-

heid van open-sourcesoftware, de groeiende hoeveelheid van

dere partijen (mensen, afdelingen en/of organisaties) betrokken

open standaarden en het gebruik van use cases.

zijn. De verschillende partijen hebben niet een gedeelde opvatting over het probleem en hebben andere waarden en normen

Bas Kruiswijk, Ruben van Wendel de Joode en Michiel Wittkampf

over wat een goede oplossing is. In een dergelijke situatie is het onmogelijk om van tevoren te definiëren wat de juiste oplossing

We staan allereerst stil bij twee factoren die maken dat veel van de

moet zijn. Die kan alleen gaandeweg, al lerende, ontdekt worden.

huidige aanbestedingen hun beloftes niet waarmaken. Vervolgens

Deze werkwijze staat in schril contrast met de systematiek van

gaan we in op een aantal trends in de ICT-markt die maken dat

aanbestedingen. In een aanbesteding wordt immers verlangd, zo

aanbestedingen wel degelijk tot een succes kunnen leiden. Deze

luidt de algemene overtuiging, dat een opdrachtgever van tevoren

trends zijn de volwassenheid van open-sourcesoftware, de groei-

zijn wensen en eisen expliciteert en vastlegt.

ende hoeveelheid van open standaarden en het gebruik van use cases. De drie trends inspireren en stellen opdrachtgevers in staat

Informatieasymmetrie

aanbestedingen op een meer volwassen wijze vorm te geven.

Een tweede dilemma is het dilemma van informatieasymmetrie.

Kijkend naar de drie trends hebben we vijf bouwstenen geformu-

Bijna elke vraag van een opdrachtgever is uniek. Het gaat immers

leerd en in de praktijk uitgetest die maken dat aanbestedingen wel

om een vraag die specifiek is voor de eigen organisatie. De op-

degelijk succesvol kunnen zijn. We illustreren onze inzichten aan

drachtgever kent de eigen organisatie en de eigen specifieke con-

de hand van een concrete casus.

text vaak impliciet, maar wordt door de aanbestedingsprocedure gedwongen deze specifieke situatie concreet te maken. Immers,

Aanbesteden: twee centrale dilemma’s

een opdrachtnemer is zonder informatie van de opdrachtgever

In de basis kennen aanbestedingen twee centrale dilemma’s, te

niet in staat een oplossing aan te bieden en een kostenraming

weten het dilemma van een complex vraagstuk en het dilemma

te maken. Echter, menselijke beperkingen maken dat de op-

van informatieasymmetrie.

drachtgever daarbij verre van volledig of eenduidig zal zijn. Welke werkwijze ook gekozen wordt, veel van de specifieke context zal

1830

pas tijdens de realisatie van een project bekend worden.


Wat geldt voor de opdrachtgever, geldt ook voor de opdrachtne-

plementeerd. Wanneer verschillende leveranciers dezelfde open

mer. De opdrachtnemer heeft veel kennis van zijn (ICT-)oplossing,

standaarden gebruiken, levert dat maximale integratiemogelijkhe-

maar zal die nooit volledig of eenduidig kunnen overbrengen.

den van hun producten op.

Bijvoorbeeld: wat maakt zijn oplossing of dienst beter dan die van

Open standaarden worden inmiddels door vele leveranciers toege-

een concurrent? En dan is de vraag: hoe moet een opdrachtgever

past, waarvan een aantal zelfs nagenoeg unaniem in alle gangbare

op basis van objectieve criteria, een vereiste in aanbestedingen,

producten worden ondersteund. Denk hierbij aan de standaarden

zich een mening vormen over wat de ‘beste’ partij of oplossing is?

voor webservices (onder andere HTTP, XML, WSDL en SOAP). Op een aantal terreinen zijn er echter nog leveranciers die gebruikma-

Het resultaat: beloftes die niet worden gerealiseerd

ken van een eigen gesloten standaard, soms ook met de bedoeling

De uitkomst van een aanbesteding hangt voor een belangrijk deel

hun eigen marktaandeel daarmee veilig te stellen.

af van de wijze waarop deze twee dilemma’s worden gehanteerd. Vaak wordt een koers gevaren die niet leidt tot het inlossen van

Use cases

de aanbestedingsbelofte, de belofte van gelijke kansen en de beste

Een use case wordt gebruikt bij het ontwerpen van software. Een

oplossing voor het vraagstuk. Zo leiden aanbestedingen vaak tot

use case is een beschrijving van één doel waarvoor de gebruiker de

ongewenste neveneffecten, bijvoorbeeld een focus op het contract.

software wil gebruiken, bijvoorbeeld in het bankwezen het aanma-

In een aantal situaties hebben wij gemerkt dat de leverancier en

ken van een nieuwe bankrekening. In de use case wordt de werk-

de aanbestedende partij een groot deel van de tijd bezig zijn om

wijze die de gebruiker wil hanteren beschreven (in de vorm van

te controleren of de inhoud van een contract wordt nageleefd en

een volgorde van gebeurtenissen). Als alle use cases beschreven

wordt er relatief weinig aandacht besteed aan de vraag of het juiste

zijn, ligt vast wat de gebruikers met de software willen kunnen.

probleem wordt opgelost. Een ander probleem is dat veel aanbeste-

Use cases zijn een relatief eenvoudig, zeer krachtig en effectief

dingen niet leiden tot een gelijk speelveld. Vaak worden toch de

middel bij het ontwerpen van software. Je specificeert de eisen

‘bekende’ leveranciers geselecteerd. In situaties van onzekerheid

die je aan de software stelt in de context van de werkwijze van de

wordt immers vertrouwd op die partij waarmee de aanbestedende

gebruiker en het nut voor de gebruiker. De focus ligt dus op de

partij goede ervaringen heeft.

toegevoegde waarde van het systeem in plaats van op de precieze functionaliteiten. Use cases zijn voor alle belanghebbenden

Wij beschrijven in dit artikel een nog niet gebruikelijk perspectief

gemakkelijk te begrijpen omdat ze vanuit gebruikersperspectief

op het handelen met deze dilemma’s. We hebben de ervaring dat

beschreven zijn. Dat maakt het gemakkelijker om een dialoog te

dit leidt tot succesvoller aanbesteden.

realiseren tussen gebruiker, manager, ontwerper, programmeur, projectmanager et cetera, wat elementair is voor een goed eindre-

Drie trends

sultaat.

De opkomst van drie trends biedt inspiratie en maakt de weg vrij voor een oplossing uit de impasse die ontstaat bij veel aanbeste-

Open-sourcesoftware

dingen. De drie trends zijn: open standaarden, use cases en open-

De term ‘open source’ staat allereerst voor een bepaald type

sourcesoftware.

software. Het gaat hierbij om populaire softwareprogramma’s als

1830

Linux, de Apache-webserver en het Nederlandse MMBase. Wat

Open standaarden

open-sourcesoftware bijzonder maakt is dat de broncode van de

Open standaarden zijn het smeermiddel voor het uitwisselen van

software – het voor mensen leesbare deel van software – beschik-

gegevens en het koppelen van ICT-functionaliteit, op velerlei

baar is.

gebieden. Er zijn open standaarden voor het opslaan van tekst,

Nog steeds wordt vaak gesteld dat open-sourcesoftware commer-

afbeeldingen, geluid of bijvoorbeeld studentengegevens. Er zijn

cieel niet interessant is. Immers, de broncode is vrij beschikbaar,

algemene open communicatiestandaarden voor berichtuitwis-

waardoor bedrijven minder winst kunnen maken met de verkoop

seling en specifieke voor bijvoorbeeld de gezondheidszorg. Het

van software. De praktijk wijst echter anders uit. Open-sourcesoft-

aantal is groot en het succes ook. Sprekend is het internet, dat is

ware is namelijk commercieel interessant, maar het business-

uitgegroeid tot een universeel communicatiemiddel, wat alleen

model is vaak anders. Bij open source verdienen bedrijven vaak

kon omdat het gebaseerd is op open standaarden.

geld door aanverwante producten of diensten te verkopen, zoals

Standaarden zijn open standaarden als ze door een not-for-profit-

hardware, de implementatie van software en/of het beheer van

organisatie worden beheerd in een open besluitvormingsproces

software. Daarnaast stellen sommige open-sourcelicenties bedrij-

waarin alle geïnteresseerden kunnen participeren, de specificaties

ven in staat om open-sourcesoftware te combineren met gesloten

vrij beschikbaar zijn en de standaard vrijelijk mag worden geïm-

software en deze als geheel te verkopen.


Met de beschikbaarheid van de broncode is een fascinerend ont-

Wat betekent dit voor de praktijk van aanbesteden?

wikkelmodel ontstaan. Gemeenschappen van bedrijven, professio-

De drie trends stellen opdrachtgevers en opdrachtnemers in staat

nals, universiteiten, vrijwilligers en studenten werken samen om

om op een andere, creatievere wijze om te gaan met aanbestedin-

de software te verbeteren, handboeken te schrijven en software te

gen. We zien daarbij concreet vijf bouwstenen:

vertalen.

• Keuzevrijheid: een gelijk speelveld door niet specifiek een

Open source wint aan populariteit. Steeds vaker verschijnt open source in het nieuws en wagen grote organisaties de overstap naar

(product van) leverancier te vragen. • Transactie: een verschuiving van de aandacht, van de aanschaf

een open-sourcesoftwarepakket. Deze populariteit heeft deels te maken met wet- en regelgeving die het gebruik van open-sour-

van een softwareproduct naar het afnemen van een dienst. • Inpasbaarheid: flexibiliteit naar de toekomst toe door open

cesoftware probeert te stimuleren. Zo kennen we in Nederland het actieplan Nederland Open in Verbinding (NOiV), waarin gesteld

standaarden. • Contractvoorwaarden: contractvoorwaarden die zijn toe­

wordt dat overheden, medeoverheden en overige instellingen (zoals zorg, onderwijs en sociale zekerheid) in aanbestedingen open

gesneden op het beoogde gebruiksdoel. • Communicatie: succesvol gebruik van software door een

source moeten kiezen als de software in gelijke mate geschikt is.

dialoog over gebruikerswensen.

Door de aard van open-sourcesoftware ligt het voor de hand dat daarin bijna uitsluitend met open standaarden wordt gewerkt. Bij

De bouwstenen zijn in figuur 1 afgezet tegen de werkelijkheid in

de ontwikkeling van de software zijn openheid en samenwerking

veel aanbestedingen. Wij lichten deze vijf bouwstenen toe aan de

immers als uitgangspunt gekozen. Dat neemt niet weg dat veel

hand van een specifieke casus waarin nadrukkelijk open-source­

gesloten software ook gebruikmaakt van open standaarden om de

software en open standaarden zijn gevraagd en is gewerkt met use

integratiemogelijkheden te vergroten.

cases in een Europese aanbesteding.

Figuur 1. Vijf bouwstenen voor effectief aanbesteden van ICT

WIJZE VAN AANBESTEDEN keuzevrijheid

transactie

nieuwe, creatieve manier

gebruikelijk in de meeste gevallen

echte keuze door het omschrijvenvan ge-

(on)bewuste beperking van de eigen

wenste functionaliteit en daarmee ruimte

keuzevrijheid door te vragen naar een

gevend aan leveranciers om ‘beste’ oplos-

specifieke technologie of leverancier of

sing aan te bieden

een specifiek product

gebruiker neemt een dienst af van een

gebruiker verkrijgt het gebruikersrecht van

leverancier en koopt daarmee een oplos-

een softwareproduct

sing voor een probleem

inpasbaarheid

mogelijkheid om alle producten te

beperking door en onduidelijkheid over

koppelen door het vereisen van open

de percieze technische invulling van

standaarden

koppelvlakken door gebruik van gesloten standaarden en gesloten oplossingen

contract voorwaarden

gebruiker stelt eisen aan de contract-

leverancier behoudt eigendom, gebruiker

voorwaarden, eigendomsverhouding en

wordt beperkt in het gebruik van het

de licentie die passen bij het door hem

product, veelal volgens standaardlicentie

beoogde doel; vaak betekent dit dat de

van leverancier/softwareoplossing

gebruiker meer ruimte en vrijheid krijgt in het gebruik van het eindproduct

communicatie

leverancier en gebruiker voeren dialoog

gedetailleerde technische specificaties als

over gebruikerswensen

startpunt van discussie tussen leverancier

1830

en gebruiker


Triple A is een samenwerkingsverband van instellingen in het

der een goed functionerende markt en niet een waar de race al

middelbaar beroepsonderwijs (mbo). Het mbo is in beweging.

gelopen is. Voor de aanbesteding van Triple A was de onderwijs-

Er is een grote behoefte aan flexibilisering van het onderwijs,

ICT-markt min of meer verdeeld en vastgeroest. De aanbesteding

het competentiegerichte onderwijs wordt wettelijk ingevoerd en

heeft de markt behoorlijk opgeschud.

bestaande ICT-systemen zijn deels verouderd. Twaalf mbo-instellingen hebben de handen ineengeslagen en hebben een onder-

De gewenste dienst als uitgangspunt

wijsvisie voor de toekomst opgesteld. Vanuit die onderwijsvisie is

Steeds meer dringt het tot organisaties door dat bij aanschaf en

een programma van eisen opgesteld voor de aanbesteding van een

implementatie van ICT-systemen niet het product als zodanig

nieuw basisadministratiesysteem voor studentengegevens. Triple

centraal staat, maar de dienst die de leverancier levert of zou kun-

A noemt dit het kernregistratiesysteem voor deelnemers. De aan-

nen leveren. De software zelf is maar een beperkt deel van de op-

besteding was complex door de diversiteit van de betrokkenen en

lossing. De software moet natuurlijk goed werken en de gewenste

het onbekende terrein dat met de onderwijsvernieuwing werd be-

functionaliteit hebben, maar succesvolle invoering en succesvol

treden. De kennis en kunde van de betrokkenen varieerde sterk.

gebruik daarvan vragen ook aandacht voor het proces van realise-

Tegelijk was vanwege de voorgeschiedenis zowel de druk als de

ren en implementeren, de veranderkundige aspecten van de invoe-

scepsis groot om tot een succesvolle aanbesteding te komen.

ring en het beheer gedurende een lange periode van gebruik. Een traditionele licentieovereenkomst gaat uit van een vergoeding

Geen keuze voor specifiek product

voor het gebruiksrecht van de software. Deze vergoeding heeft

De eerste bouwsteen is een hygiëneaspect. Een belangrijk doel

geen direct verband met het resultaat dat de afnemer wil realise-

van de regelgeving rond Europese aanbestedingen is om een gelijk

ren. Andere kostenmodellen leggen meer de nadruk op het feit

speelveld te creëren waarin marktpartijen gelijke kansen hebben.

dat er wordt betaald voor datgene wat de waarde vertegenwoor-

Omgekeerd is het van belang dat de aanbestedende overheidsin-

digt: goed draaiende software, een op de organisatie afgestemde

stelling een vrije keuze heeft – en dat er iets te kiezen valt.

implementatie, effectief gebruik, vaardige gebruikers, keuze van

Specifiek bij de aanbesteding van software is de valkuil groot om

passende software, meeontwikkeling met de organisatie et cetera.

in een aanbesteding producten te vragen van dezelfde leverancier

Dat zijn allemaal diensten. In veel gevallen ontstaat er een gezon-

of gebaseerd op dezelfde technologie als de software die al in huis

dere relatie tussen leverancier en opdrachtgever als er voor een

is. Soms wordt ook gemikt op voortzetting van de relatie met de

dienst wordt betaald, in plaats van dat een gebruikslicentie wordt

bestaande leverancier. De veronderstelling die daarachter zit is er

verleend waarbij de relatie met de gewenste dienst en het beoogde

vaak een van beperking van risico’s, continuïteit en geen gedoe

resultaat indirect is. De bedoeling is dat de leverancier meer direct

met koppelingen en migraties.

(mede)verantwoordelijk is voor het resultaat dat de opdrachtgever

Ondersteund door het overheidsbeleid wordt op dit punt nu vaak

wil realiseren.

een strakkere lijn uitgezet, ook omdat instellingen zelf op deze manier geen vrije keus voor zichzelf creëren. Het is niet toege-

Voor Triple A was de gerealiseerde software zelf eigenlijk van

staan om in een aanbesteding te vragen naar een specifiek product

ondergeschikt belang. De gewenste functionaliteit was slechts op

of een specifieke technologie. De vraag moet functioneel van aard

hoofdlijnen omschreven, in de vorm van use cases. De toege-

zijn, zodat de leverancier kan kiezen welke technologie en welk

voegde waarde van de leverancier zit hem vooral in het geza-

product kan worden aangeboden om in die behoefte te voorzien.

menlijk doorlopen van een proces van nader specificeren van de

1830

functionaliteit en zoeken naar de juiste functionaliteit die nodig Triple A beoogt de realisatie van een kernregistratiesysteem dat

is om de uitdagingen waar het mbo in de toekomst voor staat te

toepasbaar is binnen alle twaalf mbo-instellingen, met de ambi-

ondersteunen. De waarde van de dienstverlening van de leveran-

tie om het fundament te leggen voor de ICT vernieuwing binnen

cier zit hem in deze gezamenlijke inspanning.

het hele mbo-veld. In het mbo-veld is een groot aantal ICT-

De leverancier heeft in het geval van Triple A de volledige soft-

leveranciers actief, waaronder drie grote spelers die al hebben

ware in open source beschikbaar gesteld. Dit betekent uiteraard

geïnvesteerd in de ontwikkeling van een kernregistratiesysteem.

niet dat al het werk kosteloos is verricht. De leverancier ontvangt

In deze omstandigheid is het voor Triple A van groot belang om

gedurende een beperkt aantal jaren een vergoeding voor de ont-

in dit speelveld gelijke kansen te creëren voor elke leverancier.

wikkelinspanning en er komt een dienstverleningsovereenkomst

Immers, de mbo-instellingen werken samen in Triple A op basis

tot stand waarin de leverancier de exploitatie en het beheer van

van de afspraak dat er gewerkt wordt naar de functioneel best

het systeem uitvoert. Het blijvend zorgen voor een betrouwbaar,

mogelijke oplossing, gegeven de diversiteit van de instellingen.

veilig, snel en up-to-date systeem is de tweede waardevolle dienst

Bovendien vergt vernieuwing door een commerciële aanbie-

die de leverancier levert.


Open standaarden als uitgangspunt

Voorwaarden die passen bij het beoogde doel

De toepassing van open standaarden maakt het mogelijk dat oplos-

Er zijn veel meer mogelijkheden dan de traditionele contractvoor-

singen van verschillende leveranciers kunnen worden gekoppeld

waarden waarbij de gebruiker de software alleen functioneel mag

of samen onderdeel kunnen zijn van een geïntegreerde ICT-om-

gebruiken. Op de afnemer en de aanbesteding toegesneden afspra-

geving. Omdat de specificaties van deze open standaarden vrij be-

ken kunnen aanzienlijk bijdragen aan de waarde van de dienst of

schikbaar en implementeerbaar zijn en op een not-for-profitwijze

het product dat afgenomen wordt.

worden beheerd, is er voor geen enkele leverancier een belemme-

Bij software worden de voorwaarden vaak voor een groot deel

ring om deze standaarden te adopteren.

vastgelegd in een licentie. Een groot aantal creatieve en interes-

Door in een aanbesteding nadrukkelijk open standaarden te eisen

sante gebruikerslicenties valt in de categorie ‘open source’. Open-

worden flexibiliteit en leveranciersonafhankelijkheid bevorderd.

sourcesoftware is in de basis een juridisch construct. Dat heeft een

Andere leveranciers kunnen immers ook over die standaard

aantal relevante consequenties. Zo wordt het aantal mensen dat

beschikken en daarop aansluiten. Voor organisaties betekent dit

de software mag gebruiken niet door de licentie niet beperkt, er

soms een andere houding in de richting van de markt. In plaats

zijn (daardoor) geen licentiekosten en de broncode is beschikbaar.

van integratie na te streven door producten van eenzelfde leveran-

Het belangrijkste voordeel van deze constructie is dat een leve-

cier te kopen, of dezelfde technologie te vragen, kunnen nu open

rancier geen beperking kan opleggen aan een organisatie als het

standaarden worden gevraagd om diezelfde integratie te realiseren.

puur om het functionele gebruik van de software gaat. Licenties

Dit wordt ook wel een best-of-breedstrategie genoemd, omdat voor

die dit gebruiksrecht inperken, kunnen een serieus risico vormen

elke gewenste functionaliteit de juiste ICT-oplossing kan worden

voor een organisatie. Puur voor het gebruik van de software is een

geselecteerd, ongeacht de technologie waarin die is gerealiseerd.

organisatie daarmee dus niet afhankelijk van een leverancier. Ove-

Dat werkt als de open standaarden goed worden ondersteund zodat

rigens kan deze afhankelijkheid wel ontstaan met een systeminte-

de oplossing kan worden geïntegreerd in het geheel.

grator als deze de software levert aan de gebruiker. Dat is helemaal het geval als de systemintegrator de software moet aanpassen aan

Triple A streeft ook een best-of-breedstrategie na. Alle twaalf in-

de specifieke wensen van de gebruiker.

stellingen hebben verschillende ICT-voorzieningen, van verschil-

Een bijkomend aspect is de beschikbaarheid van de broncode.

lende leveranciers, en zullen elk in hun eigen tempo, met hun

Daardoor kan een organisatie besluiten de diensten voor bijvoor-

eigen prioriteiten, ICT-vernieuwingen doorvoeren. Deze hetero-

beeld implementatie, beheer of ontwikkeling bij een andere partij

geniteit is een gegeven – standaardiseren op bepaalde (gesloten)

te beleggen. Ook dit voorziet in de vaak zo gewenste leverancier-

standaarden of suites van producten is onhaalbaar en onwen-

sonafhankelijkheid.

selijk. Het nieuwe systeem moet binnen het ICT-landschap van

Maar misschien nog belangrijker is de mogelijkheid tot integratie.

elke instelling succesvol gebruikt kunnen worden.

Het gebruik van open standaarden is lang niet altijd genoeg garan-

De aanbesteding is de eerste stap in een proces van ICT-ver-

tie om software te kunnen integreren. Soms is het nodig om onder

nieuwing. Voor de toekomst willen de instellingen de handen

de motorkap te kijken hoe de software precies in elkaar zit. Met

vrijhouden om met andere leveranciers door te ontwikkelen of

die informatie kan een andere leverancier dan software ontwikke-

oplossingen van andere leveranciers op het nieuwe systeem aan

len die naadloos aansluit.

te sluiten.

Uiteraard betekent dit alles niet dat open-sourcesoftware en een

Daarnaast is er in het mbo-veld een groot aantal open stan-

open-sourcelicentie altijd de beste oplossing zijn. Er zijn voldoen-

daarden van toepassing. Dit zijn niet alleen de standaarden die

de situaties denkbaar waarin open-sourcesoftware geen inherent

door de overheid in de NORA-architectuur of door het Forum

voordeel biedt. Zo gaat het voordeel van leveranciersonafhanke-

Standaardisatie zijn vastgelegd, maar ook specifieke standaarden

lijkheid alleen op als er voldoende partijen zijn die de open-source-

voor de uitwisseling van deelnemersgegevens, voor een digitaal

oplossing ondersteunen en er weinig sprake is van maatwerk aan

portfolio of elektronische leermiddelen.

de specifieke situatie van de gebruiker. Bij maatwerk zal immers

Triple A heeft de vele relevante open standaarden in kaart

de maatwerkleverancier minimaal een kennisvoorsprong heb-

gebracht en ervoor gekozen om een deel daarvan als eis en het

ben ten opzichte van concurrenten. Een ander probleem is dat er

andere deel als wens op te nemen. Leveranciers konden zich

meerdere versies van een open-sourceapplicatie kunnen ontstaan

onderscheiden door meer van de gewenste open standaarden

die leiden tot inefficiëntie in de doorontwikkeling van de software

te ondersteunen.

en allerlei onduidelijkheden over de specifieke versie die wordt geïmplementeerd. Tot slot is de functionaliteit en kwaliteit van software in veel gevallen doorslaggevend en voor een aanzienlijk aantal toepassingen is er meer gesloten software van goede kwali-

1830

teit beschikbaar.


Triple A is een initiatief dat word gefinancierd met publiek geld:

Door de wensen van de (eind)gebruiker te expliciteren en een

geld van mbo-instellingen. Besteding van publiek geld moet ook

prominente rol te geven in de dialoog, wordt de kans groter dat het

zo veel mogelijk de publieke zaak dienen: de beschikbaarheid

resultaat succesvol gebruikt wordt binnen de organisatie. Use cases

van goede ICT-voorzieningen voor mbo-instellingen. In deze filo-

zijn een uitstekend middel bij het vormgeven van die dialoog.

sofie past een investering in een open-sourceoplossing, waaraan

Bij de voorbereiding van de aanbesteding kunnen gebruikers in de

geen beperkingen ten aanzien van het gebruik gelden. Hoe breder

vorm van use cases vastleggen welke meerwaarde zij van de soft-

mbo-instellingen hun investering kunnen gebruiken en hoe meer

ware verwachten. Gezien de complexiteit van veel aanbestedings-

mbo-instellingen dat kunnen doen, hoe meer het publieke belang

vraagstukken is het wenselijk dat hiervoor diverse gerelateerde

gediend is.

gesprekken met een slimme samenstelling van het spectrum aan

Daarnaast, omdat het kernregistratiesysteem een eerste stap is

gebruikers georganiseerd wordt. In de dialoog vindt confrontatie

in een proces van ICT-vernieuwing, zullen verschillende leveran-

plaats van de vaak uiteenlopende perspectieven. Al doende leert

ciers, zowel van bestaande als nieuwe ICT-oplossingen, hun op-

men en ontdekt men welke oplossing niet slechts een suboptima-

lossingen gaan koppelen met de kernregistratie. Om uiteindelijk

lisatie, maar een werkelijke oplossing is.

optimaal geïntegreerde ICT-voorzieningen te kunnen realiseren

In een traditionele aanbesteding moet je van tevoren je wensen en

is de beschikbaarheid van de broncode van de kernregistratie

eisen voor het eindresultaat vastleggen. Er zijn twee werkwijzen

belangrijk.

die maken dat het niet nodig is om de aanbesteding hiermee ‘op

Van twee generieke onderdelen van de kernregistratie is geëist

slot’ te zetten. Ten eerste is het, zoals reeds genoemd, tegenwoor-

dat ze met een open-sourcelicentie beschikbaar worden gesteld.

dig ook mogelijk om in de aanbestedingsprocedure in dialoog

Voor deze onderdelen is het in het bijzonder wenselijk dat ze

met marktpartijen te komen tot een nadere specificatie van de

breder toegepast worden in het onderwijsveld, bij instellingen

oplossing. Ten tweede blijkt het, in tegenstelling tot de algemene

die niet bij het samenwerkingsverband zijn aangesloten. Deze

overtuiging, ook werkbaar om de functionele wensen en eisen

onderdelen vormen de motor van de ICT-vernieuwing die het

alleen op een globaal niveau te formuleren, in de vorm van use

mbo-veld zoekt. Een open-sourcelicentie biedt de ruimte om van-

cases. Dit vergt in de uitvoering vervolgens een andere, meer op

uit verschillende initiatieven binnen de mbo-sector te innoveren,

samenwerking gerichte werkwijze. In plaats van (vergeefs) te stre-

individuele wensen te realiseren en tegelijk aan een collectieve

ven naar perfecte specificaties en deze ‘over de muur te gooien’,

ambitie te werken, omdat de basis vrij beschikbaar is. De hoop

omarm je de realiteit van informatieasymmetrie tussen opdracht-

is om hiermee de flexibiliteit en massa te ontwikkelen die voor

gever en -nemer. Je maakt gebruik van elkaars kracht door samen

langdurige innovatie noodzakelijk zijn.

de specificaties uit te werken. Essentieel is om in de relatie met de

Voor de overige onderdelen en de ontwikkelstraat is een open-

opdrachtnemer vertrouwen als uitgangspunt te nemen, in plaats

sourcelicentie niet als eis, maar als zwaarwegende wens geformu-

van het gebruikelijke wantrouwen. In zo’n situatie kan het ook

leerd. Dit om ruimte naar de markt te bieden voor verschillende

nuttig zijn de concurrentiegerichte dialoog in de aanbestedings-

aanbiedingen. En deels ook uit voorzichtigheid toen nog niet

procedure toe te passen, maar dan om de samenwerkingsvorm

duidelijk was hoe rijp de markt was als het gaat om het creëren

nader uit te werken. Belangrijk is dan om de kwaliteit van de

van open-sourceoplossingen.

samenwerking mee te nemen in de beoordeling. Met deze aanpak worden als het ware alleen het probleem en de randvoorwaarden

Dialoog organiseren rondom gebruikerswensen

waaraan de oplossing moet voldoen gespecificeerd, en wordt

Succesvol aanbesteden vergt een intensieve constructieve dialoog

samen met de leverancier in de uitvoering van het project de

tussen alle belanghebbenden, voor, tijdens en na de aanbestedings­

oplossing gecreëerd.

procedure; voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure gaat het

Tijdens en na de aanbesteding zijn use cases ook een uitstekend

om de dialoog binnen de organisatie om de (eind)gebruikers-

middel voor de dialoog tussen de vraag- en aanbodzijde. De leve-

wensen in kaart te brengen. In dezelfde fase kan eventueel een

rancier en gebruikers kunnen elkaar begrijpen omdat gebruikers-

dialoog gevoerd worden met marktpartijen om zicht te krijgen op

wensen in de vorm van use cases begrijpbaar zijn voor alle betrok-

oplossingen, acceptatie van voorwaarden en vormen van samen-

kenen.

1830

werking. Tijdens de aanbestedingsprocedure is er de wettelijke mogelijkheid van de concurrentiegerichte dialoog, waarbij in dia-

De eisen en wensen die Triple A bij de aanbesteding formuleerde,

loog met de inschrijver de gewenste oplossing, aanpak of samen-

vielen uiteen in juridische, technische, financiële, organisatorische

werkingsvorm nader kan worden uitgewerkt. Ten slotte kan er

en functionele aspecten. De functionele aspecten zijn beschreven

bewust ruimte worden gelaten om ook na de gunning, in dialoog

in de vorm van use cases. Om optimaal gebruik te maken van de

met de geselecteerde leverancier, de oplossing nader uit te werken.

kennis van de toekomstige gebruikers en draagvlak te realiseren,


hebben ze zelf de use cases geschreven. Dit deden ze onder

ben laten zien dat dit kan in een aanbesteding. We concluderen

begeleiding van procesontwerpers en veranderkundigen. Er werd

hier op welke wijze de besproken bouwstenen bijdragen aan echte

een proces van intensieve, geconcentreerde dialoog georganiseerd.

oplossingen.

Alle betrokkenen daagden elkaars denkbeelden uit en deelden

Ten eerste wordt door een gelijk speelveld te realiseren ruimte ge-

hun kennis.

maakt voor het zoeken naar de leverancier met de beste oplossing

De use cases waren de basis voor de aanbesteding. De aanbe-

en, indien van toepassing, voor vernieuwing in een vastgeroeste

steding is uitgevoerd in de vorm van een concurrentiegerichte

markt. Ten tweede, wat wordt er aanbesteed? Een informatie-

dialoog waarin vooral de samenwerkingsvorm nader is uitge-

dienst als uitgangspunt nemen, kan veel effectiever werken dan

werkt. Met de laatst overgebleven partijen is een proof of concept

software kopen. De software zelf is immers maar een beperkt deel

uitgevoerd, het realiseren van een eerste deel van de software.

van de oplossing. De bedoeling is dat de leverancier meer direct

De beoordeling van de proof of concept bestond uit een samen-

(mede)verantwoordelijk is voor het resultaat dat de opdrachtgever

werkingsassessment, een eindgebruikersbeoordeling en een

wil realiseren. Vervolgens, op basis van wat wordt er aanbesteed?

technische beoordeling.

Use cases zijn een goed middel bij het realiseren van een dialoog

Na de aanbesteding heeft de geselecteerde leverancier de use

tussen alle belanghebbenden over de meerwaarde die de software

cases in een incrementeel en iteratief proces omgezet in werkende

moet bieden. En tevens zijn ze zeer geschikt om de functionele

software. Bij de ontwikkeling werden gebruikers, onderwijs- en

eisen op een globaal niveau te formuleren. Dat schept ruimte om

ICT-deskundigen en het projectmanagement van Triple A betrok-

op basis van elkaars kennis en kunde, samen met de leverancier,

ken. Telkens vormden de use cases de basis voor het gesprek, de

de specificaties nader uit te werken, perspectieven te confronte-

ontwikkeling en de acceptatie.

ren, kennis over te dragen, van elkaar te leren en nieuwe inzichten toe te passen. De gewenste samenwerking met een leverancier

Conclusie

verdient daarom een net zo belangrijke plek in een aanbesteding

Aanbestedingen kunnen succesvol zijn. Ze kunnen innovatie,

als de functionele eisen. Hoe kan deze effectieve ICT-ontwikke-

flexibiliteit, leveranciersonafhankelijkheid, effectieve samenwer-

ling blijvend gerealiseerd worden? Een belangrijk middel hiervoor

king en een echte oplossing op een betaalbare wijze creëren. We

zijn open-sourcelicenties. Met open-source- en andere creatieve

hebben een aantal bouwstenen besproken om dit te realiseren.

licenties kunnen voorwaarden voor langdurige innovatie gescha-

Centraal daarbij staat de wijze van omgaan met twee dilemma’s:

pen worden.

complexiteit versus uitgeschreven eisen en het dilemma van de informatieasymmetrie.

Literatuur Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof, Roel in ‘t Veld, Proces­

De aanbesteder aan het roer

management, 3e druk 2008, Academic Service.

De gedachtegang achter open-sourcelicenties biedt inspiratie om een verschuiving in de balans te realiseren van afhankelijkheid

Links

van de leverancier naar een verhouding die afgestemd is op de

www.twynstragudde.nl

wensen van de aanbesteder. Voor deze verschuiving zijn diverse

www.tripleaonderwijs.nl

effectieve bouwstenen voorhanden die onderbenut worden. In een aanbesteding kan een gelijk speelveld gecreëerd worden door niet

Bas Kruiswijk, email: bkr@tg.nl.

naar een specifiek product te vragen. Dat is niet alleen conform

Ruben van Wendel de Joode, email: rwj@tg.nl.

de maatschappelijke doelstelling van de aanbestedingswet, maar

Michiel Wittkampf, email: mwf@tg.nl.

zet de deur ook open naar oplossingsmogelijkheden die buiten de grillen van één leverancier vallen. Een ander belangrijk middel om flexibiliteit en leveranciersonafhankelijkheid te bevorderen is om het gebruik van open standaarden eisen. Dat geldt evenzo voor het doelgericht gebruiken van contractvoorwaarden en licenties, bijvoorbeeld een open-sourcelicentie.

Ruimte creëren voor echte oplossing Echte oplossingen realiseren vergt dat er ruimte gecreëerd wordt om naar echte oplossingen toe te werken. Dit in tegenstelling tot

1830

het veelvoorkomende dichttikken van de aanbesteding. We heb-

Dit artikel word najaar 2010 gepubliceerd in het tijdschrift Informatie.

Kennisparade 2.0 - Aanbestedingen 2.0  

Presentatie van Bas Kruiswijk op de Kennisparade 2.0 van Twynstra Gudde