Relações públicas - noções de cerimonial

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Noções de cerimonial Definição

O dicionário Aurélio define cerimonial como “cerimônia religiosa” e evento como um “acon-

tecimento”. Cerimonial é, também, o “conjunto de formalidades que se devem seguir num ato solene ou festa pública”, assim como “o setor administrativo a que elas estão afeitas” – Apesar de a palavra “etiqueta” também ser apresentada pelo Aurélio como um dos significados de cerimônia, ela possui inúmeras outras facetas e direcionamentos que iremos tratar ao final deste capítulo.

Apresentação

O conhecimento de cerimonial nunca teve tanta importância como nos dias atuais, pois é

uma arte com filosofia e normas de conduta desenvolvida ao longo dos séculos. Seu formalismo e hierarquia não são estáticos e sem vida; evoluem constantemente.

Todo evento, oficial ou não oficial, segue uma programação constituída por um conjunto

de itens e formalidades. Tratando-se de cerimonial de casamento, de ato religioso ou de uma festa comemorativa corporativa, é o cerimonial que determina a seqüência dos acontecimentos.

De acordo com o embaixador Augusto Estellita Lins “cerimonial é fenômeno profundo, no

qual se estriba todo o comportamento social dos participantes de um evento”.

CERIMONIAL é, acima de tudo, bom senso e bom berço – educação, flexibilidade,

paciência, cordialidade e outros requisitos mais. Daí dizer-se que cerimonial nos dá uma nova visão do todo, da organização geral em todos os níveis de convivência e relacionamentos ou detalhes do cotidiano.

Os códigos de comportamento têm passado de geração para geração, sofrendo modifica-

ções naturais de qualquer processo evolutivo. Um dos principais focos aponta para a criatividade, a ética e a competência no que fazemos – ESMERO.

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Objetivos

Dar ordem e dignidade aos eventos e evitar constrangimento entre as partes participantes.

Cerimonial e protocolo

Como muitos fazem confusão, é bom esclarecer: o protocolo é considerado a NORMA e o

cerimonial a FORMA. Protocolo é a codificação, ampliação e supervisão das regras do cerimonial.

A postura cerimonialística moderna prega a SIMPLICIDADE, a ESPONTANEIDADE, a PRATI-

CIDADE e a OBJETIVIDADE das nossas atitudes, que devem ser sempre coerentes com o contexto ao qual estamos inseridos.

Ainda segundo o embaixador Augusto Estellita Lins “No cerimonial atual, podemos decre-

tar a simplicidade no comer, beber e vestir sem fazer, porém, concessões à vulgaridade”.

Funções do cerimonial ■ Organização: disciplina as relações de modo geral entre as pessoas.

■ Ordenação: estabelece o respeito à ordem instituída na família, nas relações sociais, políticas e institucionais.

■ Hierarquização: estabelece a precedência, ou seja, respeita a hierarquia.

■ Perpetuação e tradições: estilo e requinte nos atos simples da vida humana, tais como: inaugurações, posses, casamentos, etc.

■ Semiológica:

utiliza

imagens

relacionadas

a

gestos,

vestuários,

ritos,

etc.,

respeitando a linguagem adequada a cada situação, as formas de tratamento, de cortesia às expressões oficiais, diplomáticas e afins.

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96 | Pontes de Esperança ■ Política: facilita as relações entre poderes e hierarquias; evita disputas de poder, de conflitos, de prestígios e até de valores subjetivos como a vaidade e a futilidade.

■ Comunitária: harmoniza as relações entre grupos ou conjuntos sociais.

■ Legislativa: legaliza as regras e normas do cerimonial oficial no país e as de reciprocidade internacional.

■ Estética: dá harmonia, beleza às ações e aspectos do ato.

■ Educativa: instrumento pedagógico por excelência; prega o convívio e a preservação da tradição e da história.

Cinco aspectos básicos de um evento

Para Gilda Fleury Meireles “evento é um instrumento institucional e promocional, uti-

lizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem das organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia”.

Em eventos e cerimoniais devemos estar preparados para o previsível, porém mais aptos

para administrarmos o imprevisível. O profissional de eventos deverá encarar seu trabalho com muita responsabilidade, pois existem vários aspectos envolvidos na execução do evento.

Os eventos se caracterizam por cinco aspectos básicos: porte, data/período, perfil,

objetivos e o tipo/espécie. Conceitualmente, entende-se: 1. PORTE:

Pequeno: até 200 participantes;

Médio: entre 200 e 500 participantes;

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Mega Evento: multidões.

2. DATA/PERÍODO:

Fixas: correspondem normalmente aos eventos religiosos e cívicos;

Flexíveis: segundo conveniência.

3. PERFIL/CLIENTELA:

Geral: todo tipo de público;

Dirigido: público que possui afinidade com o evento;

Específico: público claramente definido, identificação com o assunto.

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Grande: acima de 500 participantes;

4. OBJETIVO: Pode ser científico, cultural, político, comercial, artístico, religioso, esportivo, etc.

5. TIPO/ESPÉCIE: Cada atividade tem um nome específico.

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98 | Pontes de Esperança Glossário Básico de Tipo/Espécie de Eventos Conferência Apresentação de um especialista sobre determinado assunto, objetivando aprofundar um tema específico, sem que necessáriamente haja debate. Costuma integrar congressos e seminários. Exceção: conferências nacionais e regionais de governo são, na verdade, conclaves ou congressos.

Congresso Programação centrada em determinada área do conhecimento, com objetivo de atualização, divulgação ou transferência de técnicas e novos conhecimentos. Público diverso: estudantes, professores, executivos, etc.

Convenção Funciona como um congresso, mas há um maior vínculo entre os participantes. Exemplo: convenção de vendas de uma determinada empresa.

Seminário É um congresso de pequeno porte.

Debate Discussão entre dois ou mais oradores que defendem opiniões divergentes, tendo caráter mais emocional. O público pode ou não participar. Exemplo: Debate político.

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Fórum Reunião menos formal, em que ocorre um livre debate de idéias com interação maior entre o público e o palestrante. Exemplo: fórum de discussão sobre a leis da vigilância sanitária.

Simpósio Característica de seminário, porém o moderador não interfere. Destinado à apresentação de inovações tecnológicas, pesquisas e experiências. Ele é prático, simples, de pequeno porte e de curta duração. Exemplo: simpósios de medicamentos de determinada indústria farmacêutica.

Workshop É um treinamento, em que há discussões de casos práticos e participação intensa do público.

Destina-se a grupos pequenos e tem como objetivo aprofundar sem tema específico.

Colóquio Reunião fechada a credenciados de instituições, categorias ou grupos sociais, para debate de tema de interesse comum, agendado e aprovado com antecedência pelos participantes.

Encontro Muito utilizado no campo das ciências humanas e sociais, tem como objetivo a exposição de trabalhos, estudos e experiências relevantes ao desenvolvimento dessas áreas do conhecimento.

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Jornada Reunião de profissionais destinada a determinada área do conhecimento, visando ao treinamento prático de algum assunto, mediante a utilização de técnicas de dramatização, simulação de casos, dinâmicas, etc.

Feira Semelhante a exposição ou a salão (Salão do Automóvel, por exemplo). Pode ser de pequeno, médio e grande porte e geralmente está acompanhada de parte científica (seminário, congresso, etc.)

Mesa redonda Reuniões de pequenos grupos compostos por conhecedores de um determinado tema, com troca de opiniões, esclarecimentos e conhecimentos. Normalmente há um moderador para dinamizar as exposições e controlar o tempo. Ao final é aberto um debate entre os próprios expositores, com possível participação do público.

Comício Grande ajuntamento de pessoas, antigamente com shows destinado à promoção de candidatos em disputa por mandato eletivo.

Painel Alguns o colocam como um tipo de evento ou como parte integrante de um seminário.

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Outros Alguns tipos de eventos, como: almoço, jantar, entrevista coletiva, posses, transmissões de cargos, inaugurações, assinaturas de atos, entrega de condecorações, etc.

Procedimentos da organização 1.

Para cada evento se deve montar um kit para a equipe de apoio, a fim de informá-la sobre a programação, quem são os coordenadores, as autoridades, os palestrantes, e demais informações necessárias à realização do evento.

2.

Realizar reunião prévia antes do evento (dia antes ou horas antes do início) com toda a equipe envolvida para repasse de informações e kit do evento.

3.

Definir vestimenta ou uniforme para a equipe.

Modelo de kit do evento para equipe de apoio 1.

Programação do evento ou folder que contenha a programação;

2.

Bloco de anotações e caneta;

3.

Lista de contatos (função, nome e telefone celular, de preferência) dos envolvidos: coordenação, recepção, serviço de áudio-visual, serviço médico, serviço de táxi e “SAMU”;

4.

Descritivo das funções de cada área, equipe do auditório, equipe da secretaria, equipe das atividades sociais/culturais, etc.;

5.

Horários de trabalho;

6.

Informações sobre alimentação ou horário destacado para a alimentação;

7.

Informações gerais sobre o evento. Em caso de dúvida os participantes deverão recorrer à equipe de apoio para saná-las.

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Dicas importantes ■ Faça reconhecimento dos locais do evento, tais como: auditórios e plenários, banheiros, serviço médico, área de alimentação dentre outros. Preste muita atenção, pois sua equipe é responsável pela boa condução do evento; ■ Em hipótese alguma diga ao participante “não sei!” Diga que vai averiguar ou indique alguém da coordenação/organização para responder; ■ Conversas paralelas e comentários que não se refiram ao evento devem ser evitados; ■ Ao falar com o participante, coordenador, organizador, palestrante ou colega, preste atenção ao que ele necessita, não dispersando o olhar; ■ Mantenha-se informado sobre eventuais mudanças de horário, local e outras referentes ao evento; ■ Quando precisar se ausentar do recinto para idas ao toalete ou outros motivos, avise ao companheiro de equipe e procure não demorar; ■ Cabelos compridos soltos ficam mais bonitos, mas se o seu trabalho no evento inclui fazer atendimentos ás autoridades que estejam sentadas é conveniente que eles estejam presos, a fim de não encostá-los na face dessas pessoas; ■ Mantenha um folder, bloco de rascunho e caneta consigo para informações e recados; ■ Todas as informações recebidas deverão ser guardadas e repassadas à coordenação para relatoria das atividades. Caso alterações na programação ou atividades relacionadas ao evento sejam recebidas por pessoas que não façam parte da coordenação, cheque se a informação procede.

■ Respeite os horários de chegada e saída do evento.

Dicas para equipe de secretaria ■ Organizar listas de presenças, listas de etiquetas para o crachá e material do participante; ■

Caso não haja computador na secretaria, deixar uma caneta para fazer crachás de

novos inscritos;

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Relações Públicas | 103 ■ Uma secretaria sempre organizada mostra ao participante zelo para com o evento; ■ Deixar sempre programações extras à disposição; ■ Manter lista de contatos atualizada para auxiliar os participantes; ■ Organizar o atendimento para que o participante entenda o funcionamento da secretaria; ■ Não guarde objetos pessoais de participantes sem comunicar a equipe. Identifique o objeto com nome e número do celular do proprietário. Nunca deixe a secretaria sozinha; organizese em revezamento; ■ Definir horário de atendimento.

Dicas para equipe de auditório ■ Manter consigo o kit do evento; ■ Registrar em formulário próprio, ou no bloco de rascunho, o horário de início e término de cada palestra ou painel, mudanças na apresentação, mudanças na programação, problemas operacionais, etc.; ■

Apresentar-se ao palestrante, informar sobre os procedimentos da palestra, definir o for-

mato do debate e deixar claro que você será a ponte entre ele e o apoio do evento; ■

Não leve materiais de leitura que possam afastar sua percepção dos acontecimen-

tos do auditório;

Convites

Devem conter os elementos básicos, que são os seguntes: quem convida, tipo de

evento, menção de presença de alguma personalidade, local, data, hora. Se for o caso, indicar que é intransferível.

Pedir confirmação R.S.V.P., que é a abreviação de Répondez S’il Vous Plaît, uma expressão

francesa, que, traduzida para o português significa, “Responda, por favor”. Abreviação muito utilizada em convites de grandes eventos para a confirmação da presença dos convidados para um melhor planejamento.

A entrega deve ser feita com antecedência de dez dias para os convites formais, e para

os menos formais, oito dias, por meio de: entrega direta, oficio ou correio. Para as autoridades, o

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104 | Pontes de Esperança convite impresso deve ser enviado acompanhado de um ofício. Os convites formais devem usar o termo “honra” e os menos formais: “prazer”.

Atividades sugeridas

Todos nós, membros da igreja, não importando a escolaridade ou a situação social, mos-

tramos em nosso relacionamento diário mostrando uma imagem positiva ou negativa sobre a Igreja Adventista do Sétimo Dia.

O Departamento de Comunicação poderá organizar ou promover as diversas atividades

desenvolvidas pela igreja com o objetivo de relacionar-se com a comunidade não-adventista.

A fim de divulgar o nome da Igreja Adventista do Sétimo Dia, sua filosofia e seus princípios

de vida à comunidade, seguem abaixo algumas ações que poderão ser desenvolvidas em parceria com outros departamentos da igreja:

Exposições

Por meio de convênio de algum Centro Universitário Adventista ou biblioteca regio-

nal, promova exposições, das atividades da ADRA, Escola Adventista, coleções de fotografias, pinturas, trabalhos de artesanato, artigo de coleção, artigos raros, peças de arqueologia, coleção de Bíblias, etc. Essas são algumas idéias que podem ser complementadas com palestras de especialistas e filmes.

Encontros musicais

Periodicamente, em conjunto com o Departamento de Música realize uma apresentação

musical de excelente qualidade, com músicos da igreja local ou convidados.

Se possível realize em auditório, preparando convite impressoe convidando pessoalmente

as autoridades a familiares. O programa deverá começar na hora marcada e ter aproximadamente uma hora e meia de duração.

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Culto de ação de graças

Em alguns países, convencionou-se dedicar a quarta quinta-feira do mês de novembro

como “Dia de Ação de Graças”. Trata-se de um culto público com convites às autoridades e ao público em geral, no qual se louva ao Senhor por bênçãos e proteção.

Considerando as adversidades que se abatem aqui e ali, a vida e a saúde são dádivas que

merecem gratidão. O programa deve ser atraente, com a duração de uma hora e quinze minutos, no máximo. Esse culto tem o objetivo de lembrar ao público e autoridades as dádivas de nosso Pai Celeste. Um convite deve ser preparado com os objetivos do culto.

Visitas a hospitais

No silêncio do ambiente, nos momentos difíceis de enfermidade, as pessoas encontram

tempo para reflexão, o que nem sempre tiveram antes. Nesses períodos, o homem se torna mais interessado em receber algo que lhe possa trazer conforto.

Visita a cemitérios

No “Dia de Finados” um grupo jovens ou coral da igreja pode estar em algum local

de grande circulação cantando hinos de conforto e entregar cartões com uma pequena mensagem de esperança.

Apresentações públicas por ocasião da páscoa e natal

O Departamento de Música poderá preparar uma cantata ou elaborar um repertório com

hinos alusivos à ocasião. As apresentações podem ser ao ar livre, em praças públicas ou em centros comerciais, fazendo os devidos arranjos administrativos com antecedência.

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É um momento de louvar e distribuir alguma literatura de esperança e paz.

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Aniversários de instituições públicas ou veículos de comunicação

Pesquisar as datas de aniversários e enviar mensagem de agradecimento pelos serviços

prestados felicitandoessas organizações por sua existência.

Aniversário da cidade

Enviar mensagem ao prefeito e ao presidente da Câmara. A mensagem deve ser simples,

direta, sem preâmbulos, na forma de comunicação oficial.

Inauguração de obras públicas

Por ocasião inauguração de importantes obras públicas de relevante valor social, tam-

bém é adequado enviar ao prefeito uma mensagem de congratulações. Esse tipo de manifestação demonstra que a Igreja Adventista está presente e é participante dos acontecimentos importantes do Município.

Eleição, nomeação ou posse de autoridades

Devemos ser bastante cuidadosos, mas quando as circunstâncias forem favoráveis, pode-

remos enviar mensagem de congratulações às autoridades por sua eleição, nomeação e posse em cargos públicos de relevância. Trata-se de uma demonstração de respeito e apreço.

Mensagem alusiva a datas cívicas

Esses fatos transcendentais marcam a vida nacional e merecem respeito de todos os cida-

dãos. Deveríamos enviar mensagens às autoridades da região onde está localizada a igreja.

Essas mensagens criam ou desenvolvem simpatia e respeito para com a nossa igreja ou

instituição. Muitas vezes, a Igreja Adventista permanece no anonimato por falta de comunicação.

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Revista Esperança Viva

O Departamento de Comunicação da igreja local também engloba as atividades de rela-

ções públicas.

Outra atividade que deve acontecer é a visita a autoridades governamentais, associações

de classe, associações de bairro, empresas, jornais, rádios, formadores de opinião, etc. O objetivo primordial é comunicar uma adequada imagem da Igreja Adventista do Sétimo Dia, de seus princípios e valores.

Para realização desta atividade será necessário conhecer a estrutura da igreja, além de

levar uma literatura. A mais recente ferramenta para relações públicas da Divisão Sul-Americana é a revista Esperança Viva.

Portfólio da Igreja Adventista

A revista Esperança Viva é um produto editorial para informação sobre a filosofia e estru-

tura da Igreja Adventista do Sétimo Dia na América do Sul. Faz parte de um planejamento estratégico de visibilidade da igreja entre formadores de opinião nos países sul-americanos.

Descrição: linha editorial jornalística, imparcial, mas com focos bem definidos de aborda-

gem dos segmentos, serviços e agenda da Igreja em todos os seus níveis, departamentos e organizações. Apresentação no formato de revista com aproximadamente uma centena de páginas.

A revista está dividida em editorias:

Missão Global: mostra o pensamento e filosofia da igreja, suas crenças fundamentais,

posição pelo criacionismo e pela vida; apresenta a administração da Igreja, com seu organograma mundial; visão do sábado; igrejas na América do Sul.

Ação social adventista: mostra os projetos criados para atender ao desenvolvimento

da qualidade de vida dos povos. “Vida por Vidas”, “Mutirão de Natal”, “Quebrando o Silêncio”, campanhas de alfabetização de adultos e atividades.

ADRA: o trabalho para a inclusão social na América do Sul, número de voluntários envol-

vidos nos projetos; importância das atividades para o interesse público e percepção de governos e iniciativas privadas sobre a atuação de projetos dessa natureza.

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Educação: cobertura das universidades e sistema adventista de educação; o papel da

educação adventista na formação de pessoas produtivas para o mercado de trabalho sul-americano; os prêmios e reconhecimento da educação adventista; a quantidade de empregos gerados pela rede, contribuindo para o desenvolvimento econômico dos países.

Saúde: apresenta trabalho desenvolvido na área de saúde preventiva e de qualidade de

vida. Informa sobre clínicas, hospitais, serviços médicos em regiões distintas nos países sul-americanos, as campanhas focadas na qualidade de vida, o estímulo para uma alimentação saudável; também informa sobre a importância da indústria de alimentos oferecendo produtos saudáveis no mercado em um momento crucial, de reflexão sobre padrões saudáveis de consumo.

Comunicação, rádio, TV, internet e produtora: emissoras de televisão, rede de emis-

soras de rádio, produtos de imprensa, agências eletrônicas, entre outras atividades.

Editoras: O papel do Ministério de Publicações para o desenvolvimento da leitura, lite-

ratura de formação cultural e espiritual, bem como a geração de empregos, sempre fundamental para o crescimento dos países.

Famílias: pautas sobre campanhas contra o abuso e violência na família; orientações so-

bre a vida familiar; atividades focadas na administração da vida; palestras, orientações conjugais, fortalecimento de valores familiares.

Desenvolvimento humano: atividades cívicas, humanitárias e focadas no desenvol-

vimento de setores humanos como jovens, crianças, adolescentes e mulheres; manifestação contra a violência e contra as drogas. Acampamentos, habilidades manuais, palestras, definição e atividades dos desbravadores. A contribuição social e política desses departamentos para o crescimento dos países.

Livros denominacionais para relações públicas

Estes são alguns livros que podem ser oferecidos a um amigo ou a uma autoridade nas

visitas de relações públicas:

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Relações Públicas | 109 ■ Esperança para Viver

■ Sinais de Esperança

■ Viva com Esperança

■ Parábolas de Jesus

■ Vida de Jesus

■ O Terceiro Milênio

■ O Desejado de Todas as Nações

■ Ciência do Bom Viver

Estes livros, entre de outros, apresentam o evangelho de maneira agradável, sem entrar

em doutrinas e sem suscitar polêmicas. São excelentes para esse trabalho.

Pronomes de tratamento ■ Utilize VOSSA EXCELÊNCIA (V.Exª) para:

• Presidente da República;

• Vice-presidente da República;

• Ministros de Estado;

• Chefe do Estado Maior das Forças Armadas;

• Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República;

• Chefe do Gabinete Civil da Presidência da República;

• Presidentes e membros das Assembléias Legislativas dos Estados;

• Governadores de Estado e Vice-Governadores ;

• Prefeitos municipais;

• Secretários de Estado, senadores, deputados;

• Juízes do trabalho, juízes de Direito e juízes eleitorais;

• Procurador-geral da República;

• Embaixadores e cônsules;

• Generais e marechais;

• VOCATIVO: Excelentíssimo Senhor (Exmº Sr.) e Meritíssimo (MM) para juízes

■ Utilize VOSSA SENHORIA (V. Sª) para:

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•

Funcionários graduados;

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• Organizações comerciais e industriais;

• Particulares em geral;

• VOCATIVO: Ilustríssimo Senhor (Ilmº Sr.).

■ Utilize VOSSA EMINÊNCIA (V. Emª) para:

• Cardeais.

• VOCATIVO: Eminentíssimo Senhor (Emmº Sr.).

■ Utilize VOSSA EXCELÊNCIA REVERENDÍSSIMA (V. Exª. Revmª) para:

• Arcebispos e bispos.

• VOCATIVO: Excelentíssimo Senhor (Exmº. Sr.).

■ Utilize REVERENDO (Revdº.) para:

• Sacerdotes;

• Clérigos;

• Religiosos;

• VOCATIVO: Reverendo.

■ Utilize VOSSA MAGNIFICÊNCIA para:

• Reitores de Universidades.

• VOCATIVO: Magnífico Reitor

■ Utilize VOSSA MAJESTADE (V. M.) para:

• Imperadores;

• Reis e rainhas.

■ Utilize VOSSA ALTEZA (V. A.) para:

• Príncipes e princesas.

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Composição de participantes (precedência)

Uma das responsabilidades do cerimonial e protocolo é a de cuidar para que os convidados

sintam-se reconhecidos pela posição social que ocupam. A precedência de uma autoridade em relação a outra é determinada de acordo com o evento ou cerimônia. Se há participação de autoridades públicas, primeiro se aplica a lista oficial de precedência, para as mais altas autoridades, e depois se alternam com os que estiverem presentes conforme a hierarquia organizacional.

Nas composições de mesas ou plataformas devem ser observadas as precedências. Em

situações difíceis, o bom senso também deve se fazer presente. Veja algumas situações:

Composição de plataforma Culto com participantes locais 1. Orador 2. Segunda pessoa mais importante 3. Segunda pessoa mais importante 4. Terceira pessoa mais importante 5. Quarta pessoa mais importante

4

2

1

3

5

Culto com convidados 1. Orador 2. Anfitrião 3. Segunda pessoa mais importante 4. Terceira pessoa mais importante 5. Quarta pessoa mais importante

4

2

1

3

5

No momento da apresentação três opções são possíveis, sendo a primeira a melhor.

1. Apresentar o orador em primeiro lugar e os demais na sequência; 2. Apresentar na sequência, deixando o orador por último; 3. Apresentar na ordem em que estão sentados.

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Composição de mesa conforme precedência

Composição de mesa conforme precedência

Evento em que há homenagem sem presença de chefes de poder 1. Anfitrião (abrirá e presidirá) 2. Homenageadoe 3. Primeira pessoa mais importante 4. Segunda pessoa mais importante 5. Terceira pessoa mais importante

Evento com mesa composta com número ímpar 1. Orador 2. Segunda pessoa mais importante 3. Anfitrião 4. Terceira pessoa mais importante 5. Quarta pessoa mais importante

4

2

1

3

5

Evento em que dá homenagens e chefes de poder 1. Chefe do poder (abrirá e, se desejar, presidirá) 2. Homenageado 3. Anfitrião (se o primeiro não presidir, cabe ao anfitrião 4. Pessoa mais importante na seqüência 5. Pessoa mais importante na seqüência

4

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2

1

3

5

4

2

5

3

1

Evento com mesa composta com número par 1. Orador 2. Anfitrião 3. Segunda pessoa mais importante 4. Terceira pessoa mais importante 5. Quarta pessoa mais importante 6. Quinta pessoa mais importante

5

3

1

2

4

6

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Plataforma 1. O apresentador entra com a plataforma ou na hora da apresentação 2. O primeiro a ser apresentado é o orador 3. Após, devem ser apresentados os da direita e depois os da esquerda 4. Ao apresentar, dizer o nome completo e a função na igreja, sem intimidade 5. Apresentar como irmão, a não ser que o título interesse ao tema 6. Orientar os participantes para que se dêem a conhecer quando apresentados 7. Evitar apresentar antes de dar a palavra ao pregador.

Linguagem Precisa ser clara e compreensível a qualquer pessoa. Devem ser evitados igrejismos ou jargões adventistas tais como: ■

Espírito de Profecia ou Pena Inspirada – usar escritora Ellen White

■

Apostatados – pessoas que se distäciaram da igreja.

■

Corinho – cântico ou hino.

■

Departamental – Diretor do Departamento de Comunicação, Jovens, etc...

■

Distrital – ao apresentar o Pastor responsável pelo Distrito Pastoral de ....

■

Siglas - JA, ADRA, MM... – devem ser explicadas como Jovens Adventistas, Agência

Adventista de Desenvolvimento e Recursos Assistenciais, Ministério da Mulher, etc.

Saudações Usar linguagem correta para os membros da igreja e visitantes.

■

“Vamos cantar o hino...” – Apresentar sempre o nome do Hinário onde se encontra o

hino, o título do hino e depois o número do hino.

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■

Palavras sem “R” ou “S”

■

Para nosso “deleite”... – Cuidar com palavras que possam ter duplo significado.

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Organização e controle de eventos

Para gerenciar e organizar um evento é preciso entender a palavra evento em sua essên-

cia. O dicionário Aurélio nos traz uma definição bastante clara: “Atividade que busca uma ocasião extraordinária ao encontro de pessoas com uma finalidade específica.”

Independentemente da característica do evento devemos sempre pensar em algo extra-

ordinário, um convidado especial, um programa todo diferente e elaborado para atrair pessoas com um propósito. Essa ocasião muito especial pode ser um culto, uma vigília, um louvor, ou seja, todas as atividades em que um grupo de pessoas se reúna com um fim especifico.

Mas antes de entrarmos no planejamento em si, existem questões importantes a serem

respondidas no desenvolvimento das fundamentações estruturais de um evento. Essas questões básicas nos levarão a descobrir o potencial e as idéias centrais para o bom planejamento.

■

Por que o evento está sendo feito?

■

Quando o evento será realizado?

■

Onde o evento acontecerá?

■

Qual é o conteúdo do evento?

■

Quanto tempo de duração terá o evento?

Uma vez estabelecidas essas respostas, podemos agora definir o planejamento, ações

organizacionais e a equipe envolvida no decorrer do processo.

Dividimos então em três etapas básicas de organização e controle para que o evento realmente tenha o impacto esperado. São elas:

1.

Planejamento;

2.

Organização;

3.

Postura pessoal da liderança e equipe.

Planejamento eficaz

Os primeiros passos do planejamento são os seguintes: definir o orçamento com a comissão

organizadora, definir participações especiais, designar responsáveis pela comunicação do evento, determinar quantidade de coordenadores e equipe de staff, conforme o porte do evento.

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Planejar é reunir uma base de informações necessárias para organizar e levar o projeto

adiante. Os fatores internos e externos devem ser levados em conta durante a tomada de decisão.

Seguem os departamentos que compõe a equipe de organização:

EQUIPE DE STAFF Decoração - Pessoa ou equipe responsável pelo visual e aparência do local. Com cenografia quando necessário, arranjos florais, tecidos, tapetes, mesa de recepção e todos os enfeites necessários para o local.

Segurança - Equipe responsável pela segurança dos carros e das vias de acesso ao local, bem como pela porta de entrada impedindo o acesso de pessoas que representem risco para a segurança.

Recepção - Equipe que representa o estilo do evento: devidamente treinada, bem apresentável, amável, bem informada para dar instrução aos convidados e receber os participantes direcionando-os para seus devidos setores. Caso o evento tenha algum material gráfico informativo, compete à recepção entregá-lo.

Manutenção e limpeza - Equipe que representa o nível de profissionalismo e organização do evento (cartão de visita). Cabe a essa equipe fazer uma lista de materiais necessários para a limpeza e manutenção do local do evento tais como: mala de ferramentas, kit de primeiros socorros, descartáveis, sacos de lixo, desinfetante, sabonete, toalha de papel (jamais usar toalha de tecido), papel higiênico, rodo, pano de chão, vassoura, etc. Fazer um revezamento dentro da equipe para que os banheiros e locais de alto tráfego de pessoas estejam sempre limpos e perfumados.

Som - Equipe responsável pela sonoplastia. Todos os playbacks e todos os títulos musicais a ser executados durante o evento devem estar à mão da equipe de apoio, tendo sido previamente testados e colocados na ordem do roteiro feito para a programação. Com esses cuidados certamente não haverá tantos erros seqüenciais do tipo colocar a música errada para o louvor cantado.

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116 | Pontes de Esperança Multimeios (vídeo projetor/telão) - Equipe responsável pelas imagens projetadas durante o evento. Antes do horário inicial a equipe deverá estar com todo o material que vai ser projetado, fazer os testes e ter, juntamente com o roteiro, cada uma das projeções previamente ordenadas conforme a programação.

Estacionamento - A equipe de segurança deverá fazer antecipadamente a marcação do estacionamento para os convidados especiais e deficientes físicos, além de ordenar a entrada dos carros.

Iluminação – Equipe profissional deve ser contratada para cuidar desse item.

Produtores - Aqueles que idealizam e escrevem o roteiro junto com o criador da programação.

Contra-regra - Responsável por toda a movimentação de palco, as entradas de microfones, instrumentos, cenografia, marcação e posicionamento de cada uma dos elementos de palco, bem como as entradas de cada participante organizadamente.

Convidados especiais - São todos aqueles que estão envolvidos na programação de forma especial com músicas, sermões, testemunhos, etc.

Logística - É necessário formar uma equipe que atue diretamente na condução de todas as compras que precisam ser feitas para as outras equipes. Também se deve verificar a montagem de cada uma das fases do evento para que o mesmo possa estar pronto dentro do tempo estabelecido.

Mestre de cerimônias - Deve ser ágil, simpático e atento.

Importante:

É preciso ter um propósito, uma missão e visão. A equipe organizadora precisa ter defini-

do o objetivo do evento para que ele aconteça a contento. A missão diz onde estamos e a visão

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Relações Públicas | 117 diz para onde vamos. Os organizadores precisam saber por que estão promovendo aquele evento, se para mera satisfação pessoal ou para realmente alcançar objetivos nobres e apressar a volta do nosso Senhor e Salvador Jesus. Muitas vezes ao pararmos para pensar qual a missão e visão poderemos chegar à conclusão de que o evento não tem propósito. O tema principal do evento é o que justifica a sua realização.

Será que devemos gastar tempo com planejamento? “Deus requer ordem e método em

sua obra hoje, não menos do que nos dias de Israel. Todos os que estão a trabalhar para Ele devem fazê-lo inteligentemente e não de maneira descuidada” (Patriarcas e Profetas, p. 376).

Organização 1.

A equipe organizadora deve ser composta por pessoas comprometidas com a Igreja de

Deus, com características e personalidades diversas. Assim teremos por exemplo, idades diferentes, homens ou mulheres, pessoas atuantes ou não-atuantes no mercado de trabalho, etc. Os membros da igreja precisam sentir que são parte atuante do processo.

2.

Cada membro tem uma visão diferente e essa diversidade contribui muito para que o

evento efetivamente atinja o objetivo proposto. A equipe organizadora deve saber exatamente quais são suas responsabilidades e quanto tempo tem para cumpri-las.

3.

Deixe as pessoas livres para expressarem suas idéias, aceite novos desafios, ouça a opi-

nião de todos e, com a mente aberta, o Espírito Santo falará ao coração de todos que se propuserem a fazer a vontade de Deus e seguir com humildade o propósito e a missão designada.

4.

Cada evento tem sua característica única e, em conseqüência disso, surgem necessidades

peculiares. Podemos realizar eventos de grande ou pequeno porte, e diurnos ou noturnos. Para cada um deles é preciso uma organização específica (por exemplo, os eventos noturnos precisam de estacionamento seguro, cuidados com a iluminação interna ou externa e pontualidade em sua finalização para que os convidados possam ter condições próprias de retorno).

5.

Existe um organograma que precisa ser colocado no papel para melhor compreensão e vi-

sualização de como o evento funcionará. Exemplo: destacar o líder da equipe organizadora e seus

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118 | Pontes de Esperança respectivos coordenadores, para que cada participante da organização do evento saiba a quem recorrer quando tiver uma dúvida a ser esclarecida, e todos os participantes tenham conhecimento do seu campo e limite de atuação (ver organograma).

6.

Divisão setorial – No planejamento existe a etapa em que as tarefas são divididas por seto-

res. Os setores de segurança e recepção, por exemplo, são setores que precisam de um grande número de pessoas atuando nas respectivas equipes o que exige que os participantes sejam escolhidos com antecedência e organização, a fim de serem treinados para exercer a função proposta.

7.

Unidade – Cada setor da organização do evento precisa estar conectado com o outro,

mantendo, assim, a unidade do evento. Todos os setores devem ser informados pela coordenação sobre o panorama geral dos acontecimentos. Qualquer mudança de execução e ordem dos acontecimentos será comunicada pelo diretor. Essa comunicação é fundamental para que o evento seja parte de todo o corpo de membros da igreja, representado pela comissão organizadora, dando assim, voz a todo sonho e anseio dos membros ali representados. Essa comunicação deve ser feita através de reuniões acompanhadas de comunicados por escrito. Os comunicados por escrito facilitam a compreensão e permitem que a margem de erros de informação diminua.

8.

Durante o dia do evento, a unidade da equipe é primordial. Todos devem estar prontos para

solucionar problemas, e não criar mais problemas. As necessidades surgirão e todos precisam ter em mente que foram colocados naquela função para contribuir de forma grandiosa afim de que o evento aconteça e todos participem de um clima repleto de companheirismo e comprometimento.

9.

O evento só termina quando tudo foi colocado no seu devido lugar: locais foram limpos,

pagamentos efetuados, materiais devolvidos e o local se encontra em perfeito estado para devolução. Jamais uma equipe deve se dividir e permitir que uns fiquem sobrecarregados, enquanto outros não. A mesma equipe que iniciou deve terminar as tarefas de forma responsável e digna.

O profissionalismo se encontra nos detalhes que mostramos quando temos uma equipe unida resolvendo as ocorrências do evento, pensando nos objetivos e não na vontade pessoal de lideres ou membros da equipe.

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Relações Públicas | 119

Postura pessoal da liderança e equipe 1.

Relacionamento com Deus – As atitudes e reações devem ser compatíveis com as reações

que Jesus teria. Líderes amadurecem quando permitem que Deus os molde. O sacrifício dos líderes é essencial para que eles obtenham sucesso na liderança. Cada palavra deve ser acompanhada de uma atitude coerente com a maneira pela qual se age.

2.

Líderes que amam as pessoas e seguem os princípios Bíblicos, são aqueles que expressam

apreciação pelos seus liderados. O serviço é o maior exemplo de liderança que devemos seguir.

Jesus nos deu esse exemplo e, fazendo o mesmo conseguiremos que os liderados sejam recíprocos no mesmo sentimento.

3.

Existem alguns passos que os líderes devem seguir para encorajar seus liderados:

■ Identifique: declare o que você aprecia. Faça-o de maneira sincera, seja genuíno e autêntico naquilo que você diz. Lembre-se de que as nossas atitudes falam mais alto que as coisas que falamos. Trate seus liderados com base no potencial que eles têm, não de acordo com o desempenho deles. Você terá uma maravilhosa surpresa ao perceber o crescimento positivo na atuação deles.

■ Especifique: seja tão específico quanto possível. Não generalize a respeito do estilo deles, seja preciso e detalhado em tudo o que você disser.

■ Educação: seja educado, gentil, e sempre peça ajuda. Ao comunicar uma necessidade, agradeça a atuação usando sempre “por favor”, e “obrigado”.

■ Quantifique: expresse como eles fizeram diferença significativa na sua vida e na realização do evento; declare palavras honrosas na presença de outros. Fazer essas declarações em público torna o grupo mais confiante e feliz.

■ Exalte: elogie pessoalmente cada um em tempo oportuno. Um abraço de encorajamento no meio da correria do evento é muito bem-vindo, diminui o stress do momento e estimula a atitude positiva dos liderados.

■ Pequenos detalhes: Muitas vezes são os pequenos detalhes que arruínam a organização de um evento: más atitudes, falta de encorajamento, coordenadores de equipes impacientes, irritados, fofoca. Os líderes devem perceber essas coisas e tomar uma atitude firme, impe-

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120 | Pontes de Esperança dindo que o mal cresça. Não deve ser permitido que estas atitudes aconteçam. Com amor e firmeza devem mostrar que se uma admoestação não for suficiente para que uma mudança ocorra, a pessoa que causou o problema será tirada do grupo para o bom andamento de todo o evento.

■ Agradeça: uma vez finalizado o evento, deve ser feito um agradecimento de forma pessoal a cada membro da equipe, por meio de um simpático cartão.

Para organizar um evento outra sugestão é utilizar um mapa mental ou diagrama.

Mapa mental, ou mapa da mente é o nome dado para um tipo de diagrama, sistematiza-

do pelo inglês Tony Buzan, voltado para a gestão de informações, de conhecimento e de capital intelectual. Tem como objetivos a compreensão e solução de problemas; a memorização e aprendizado; a criação de manuais, livros e palestras; sua utilização como ferramenta de brainstorming (tempestade cerebral); e o auxílio na gestão estratégica de uma empresa ou negócio.

Diretor Coordenador 1

Coordenador 2 Staff (equipe)

recepção

cenografia decoração

contra-regra

iluminação

som

segurança

manutenção

músicos

multimeios

Responsável por roteirizar e dirigir o evento, tendo sempre a palavra final Responsável pelo controle e gerenciamento das equipes, definindo o papel de cada membro do staff e reuniões

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Relações Públicas | 121 PROGRAMAÇÃO

1º música Grupo Dádiva

LUZ

PALCO TEMPO

Responsável/ Apoio

Beto/

Cantores/ Músicos

Som

Grupo Dádiva Playback

Conteúdo

Ação

Conjunto canta 1 ou 2 músicas sozinhos antes da música do coral

2 Contra Regras - entrada do conjunto - ver lado da entrada e de onde vão sair 4 apoios - terão de estar com o Coral des do local d partida (facu) até a entrada - 2 apoios de cada lado da igreja 2 CR - tirar os cabos do conjunto

2º música Eu quero Amar

Delmar/

Coral

Playback

Coral entra na 2º estrofe - solo de guitarra.

3º música Cada novo dia

Delmar/

Coral

Playback

Coral no estrado

4º música Quando eu louvo

Beto /

Coral

6º música Dia Santo

Delmar/

Grupo Dádiva Vivo

Playback

Batismo

ESTRADO

1CR - verificar posição do microfone e qual será usado Grupo desce no fim 4 apoios - orientada música ção de saída 4 apoios - entrada Coral entra na última do coral - dividir estrofe dos fundos da grupos e correigreja em grupos de dores 4 CR amigos - abraçados/ montar microfones mãos dadas etc se na escada colocar dirigindo à escada pesinhos A solista sai do meio do coral

Apelo

Coral continua cantando

CR - orientar os pais dos batizandos

Delmar/Crianças/ auditório Por que você quer que Jesus volte?

Delmar pergunta para crianças e auditório por que querem que Jesus volte Entrada do Coral -

1 CR - orientar a menina do presente a cruz 1 CR - orientar a menina após o batismo

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Delmar/

Vivo

Material

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