INTERVIEW REPORTAGE
Tekst: Dick Redactie Duynhoven vws#Diagonaal | Foto: imageselect | Foto’s: René Verleg
‘ Voer voor historici’ ‘ De miljoenen documenten van het kerndepartement worden geautomatiseerd doorgespit op trefwoorden’
18 vws#Diagonaal juni 2022
De coronacrisis is een historische gebeurtenis. Daarom worden alle relevante documenten over twintig jaar opgeslagen in het Nationaal Archief. VWS en het Nationaal Archief bereiden zich nú al voor op dat moment. “Een unicum.”
COVID-�� is een Hotspot. Een Hotspot is een gebeurtenis die zo belangrijk is voor de samenleving, dat gegevens niet vernietigd mogen worden, maar voor eeuwig in het Nationaal Archief worden opgeslagen. Het is voor het eerst dat Sanneke Kooijman van VWS en Vincent Hoolt van het Nationaal Archief te maken hebben met een Hotspot die onder hun eigen ogen plaatsvindt. “Dit is een unicum”, vertelt Vincent “omdat VWS het Nationaal Archief al bij het begin betrekt. Het is een archief van ongekende omvang.” “Door de digitalisering is het aantal documenten geëxplodeerd”, vertelt Sanneke, adviseur van het Hotspotproject
van directie Organisatie Bedrijfsvoering & Personeel (OBP). “Alleen al het COVID-archief omvat miljoenen documenten.” De miljoenen documenten van het kerndepartement worden geauto matiseerd doorgespit op trefwoorden. Het gaat om mails, Whatsapps, ja ook sms’jes en bestanden op de devices van die medewerkers die nauw op de beleidsvorming rond COVID zaten. Vanwege de privacy en de AVG gaat OBP zorgvuldig te werk. OBP-medewerkers hebben de VWS’ers op sleutelposities van te voren benaderd over het doorlichten van hun documenten.