18
Studenten worden
e-studenten met CALI
Het CALI-team
Prof. Yvette Michotte
Nog niet veel mensen zullen het al gemerkt hebben, maar aan de Vrije Universiteit Brussel wordt momenteel koortsig gewerkt aan een gloednieuw studenteninformatiesysteem voor de studenten- en onderwijsadministratie. Het project luistert naar de naam CALI, wat staat voor Campus Lifecycle. De studenten zullen van thuis uit een volwaardig e-loket kunnen raadplegen voor alles wat met hun studies te maken heeft. Ze zullen informatie kunnen aanvragen, zich kunnen inschrijven, zelf hun lessenpakket kunnen samenstellen, hun persoonlijke lessenrooster raadplegen, enz. In juli 2012 moet CALI operationeel zijn.
Volgens projectmanager Chris Beirens mag CALI vooral niet gezien worden als een IT-project. “Het CALI-project is zoveel meer dan dat. Binnen het domein van de studenten- en onderwijsadministratie gaan we ingrijpende wijzigingen doorvoeren op het vlak van organisatie, processen en automatisering, zodat de universiteit haar studenten- en onderwijsadministratie efficiënter zal kunnen beheren.”
Processen in kaart Veel werk is al gebeurd. De processen zoals ‘inschrijvingen’, ‘registratie’, ‘curriculum, ‘accreditatie’, ‘examens’, ‘deliberatie’, ‘studievoortgang ‘ enz. zijn allemaal grondig in kaart gebracht en geoptimaliseerd. Vicerector Onderwijs prof. Yvette Michotte is projecteigenaar van CALI. Ze is er rotsvast van overtuigd dat het CALI-project zal slagen. “We zullen slagen omdat het hele project zo nauwgezet en zo wetenschappelijk is voorbereid. De analyse van de processen is uitermate grondig uitgevoerd. Bovendien zijn er zoveel mensen die hun schouders onder CALI zetten: het CALIteam, de faculteitssecretarissen, de mensen van Onderwijszaken, Studentenbeleid en IRMO, werkelijk iedereen die erbij betrokken moest worden, is erbij betrokken. En ook de begeleiding door KPMG is ontzettend belangrijk. Door de combinatie van de juiste methodologie en de inzet van vele mensen kan CALI niet mislukken. Het project moet wel voldoende gecommuniceerd
worden, zodat de hele VUB-gemeenschap er de meerwaarde van inziet. Dat laatste is eveneens een voorwaarde om CALI te doen slagen.” De universiteit gaat in zee met Oracle PeopleSoft Campus Solutions om het CALI-project te realiseren. “ Oracle PeopleSoft Campus Solutions komt tegemoet aan het merendeel van de kernfuncties van een performant studenteninformatiesysteem”, zegt Chris Beirens. “Slechts in een beperkt aantal gevallen is maatwerk nodig.” Toch blijft de realisatie van CALI een gigantisch werk dat pas in juli 2012 voltooid zal zijn. In afwachting blijft het huidige Oma/Opa-systeem actief om de studentenadministratie te ondersteunen.
360 graden Chantal Vermoesen, secretaris van de faculteit Geneeskunde en Farmacie, is helemaal overtuigd van het belang van CALI. “Dat geldt voor alle faculteitssecretarissen”, zegt ze. “CALI zal een einde maken aan de huidige versnippering van systemen, waarbij dezelfde gegevens telkens opnieuw moeten ingevoerd of overgezet worden. Met CALI zullen we de studenten kunnen volgen vanaf het moment dat ze als 17-jarige informatie aanvragen over onze opleidingen tot wanneer ze alumni zijn. Het is een benadering van 360 graden in één systeem.” De faculteitssecretarissen rekenen er alvast op dat CALI hun werk aanzienlijk zal verlichten. “Zo zullen professoren en docenten hun punten
rechtstreeks in het nieuwe studenteninformatiesysteem inbrengen en wij zullen ons daar zelf veel minder mee moeten bezighouden. Verder zal de verregaande automatisering meer ruimte bieden voor kwaliteitsvoller inhoudelijk werk”, zegt Chantal Vermoesen. Volgens vicerector Onderwijs prof. Yvette Michotte is een van de grote voordelen van CALI dat de studenten meer vrijheid en verantwoordelijkheid zullen krijgen bij het samenstellen van hun studiepakket. “De flexibilisering wordt verder ingevoerd, wat betekent dat de curricula niet meer opgebouwd zijn in academiejaren, maar bestaan uit afzonderlijke opleidingsonderdelen waaraan een credit is verbonden. De student stelt van thuis uit zijn studiepakket samen. Het systeem zal dan zeggen of het kan of niet, op basis van de zogeheten prerequisites en corequisites, van het niveau van het opleidingsonderdeel - inleidend, verdiepend - en van een begrensd totaal aantal op te nemen credits. Zo kan je bijvoorbeeld Anatomie II pas volgen nadat je Anatomie I hebt gevolgd. Maar voor het overige beheert de student zijn eigen curriculum.” Meer info? www.vub.ac.be/CALI