STUDIE 29 BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL. n.a.v. de beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er afdel

STUDIE 29 BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL n.a.v. de beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er afdelingssecretaresse

BEROEPSOPLEIDINGSPROFIELEN n.a.v. de beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er afdelingssecretar(is)esse sector : handel - administratie studiegebied : handel

Vlaamse Onderwijsraad D/1997/6356/18

IN H O U D O P L E ID IN G S P R O F I E L S E C R E T AR IA A T

INHOUD

GEMEENSCHAPPELIJK GEDEELTE 1

2

INLEIDING

1

1.1

Situering van de beroepsopleidingsprofielen

1

1.2

Identificatie van het beroepsopleidingsprofiel 1.2.1 Gegevens betreffende het beroepsprofiel 1.2.2 Gegevens betreffende de beroepsopleidingsprofielen

2 2 2

1.3

Opdracht

3

1.4

Ontwikkelingsproces

3

1.5

Legitimatie

3

SITUERING VAN DE BEROEPSOPLEIDINGEN-PROFIELEN

4

2.1

Gegevens uit de beroepenwereld 2.1.1 Beroepenstructuur 2.1.2 Lijst van geraadpleegde beroepsprofielen

4 4 5

2.2

Gegevens uit de onderwijswereld 2.2.1 Opleidingenaanbod 2.2.2 Geografische spreiding van het opleidingsaanbod (TSO-BSO) 2.2.3 Onderwijsactiviteiten

6 6 8 9

2.3

Visie op de ontwikkeling van beroepsopleidingsprofielen

10

3

BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL

11

4

MEDEWERKERS

12

5

BIBLIOGRAFIE

13

SPECIFIEK GEDEELTE

15

→

SECRETARIAATSMEDEWERK(ST)ER

3

HET BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL

15

3.1

Benaming

15

3.2

Globale omschrijving

15

3.3

De concrete vertaalslag 3.3.1 Selectie van de taken uit het beroepsprofiel 3.3.2 Omzetting naar vaardigheden 3.3.3 Clustering van vaardigheden 3.3.4 Ondersteunende kennis 3.3.5 Samenvattende tabel

15 15 17 19 20 22

3.4

Houdingen

24

3.5

Contextgegevens

25

IN H O U D O P L E ID IN G S P R O F I E L S E C R E T AR IA A T

3.6

Niveau van de opleiding 3.6.1 Graad van verantwoordelijkheid 3.6.2 Graad van complexiteit 3.6.3 Graad van transfer 3.6.4 Conclusie

25 25 25 25 25

→

AFDELINGSSECRETAR(IS)ESSE

3

HET BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL

26

3.1

Benaming

27

3.2

Globale omschrijving

27

3.3

De concrete vertaalslag 3.3.1 Selectie van de taken uit het beroepsprofiel 3.3.2 Omzetting naar vaardigheden 3.3.3 Clustering van vaardigheden 3.3.4 Ondersteunende kennis 3.3.5 Samenvattende tabel

27 27 30 33 35 37

3.4

Houdingen

40

3.5

Contextgegevens

3.6

Niveau van de opleiding 3.6.1 Graad van verantwoordelijkheid 3.6.2 Graad van complexiteit 3.6.3 Graad van transfer 3.6.4 Conclusie

40 41 41 41 41

BIJLAGEN

42

Bijlage 1: Geografische spreiding van het opleidingsaanbod (TSO-BSO)

42

GEMEENSCHAPPELIJK GEDEELTE

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

1

1.1

1

INLEIDING

Situering van de beroepsprofielen Er werden 6 beroepsprofielen ontwikkeld die zich in de “secretariaatssfeer” situeren. Het Hoger Instituut voor de Arbeid ontwikkelde in opdracht van de SERV de beroepsprofielen secretariaatsmedewerk(st)er, afdelinssecretar(is)esse en directiesecretar(is)esse1. De Vlor-werkgroep Beroepsprofielen Hogeschoolonderwijs ontwikkelde de profielen van (meertalig) directieassistent(e), zakelijk verta(a)l(st)er en tolk en het profiel van medisch secretar(is)esse. Deze tweede reeks profielen werd door de Raad Hoger Onderwijs in een advies aan de Vlaamse minister van Onderwijs overgemaakt2.

Na vergelijking van het profiel van directiesecretar(is)esse met dat van (meertalig) directieassistent(e) blijkt dat de beschreven takenclusters uit de twee beroepsprofielen grotendeels met elkaar overeenkomen. Vandaar dat de sociale partners stellen dat het hier om hetzelfde beroep gaat, nl. de directiesecretar(is)esse. Deze benaming geniet de voorkeur van de sociale partners, omdat zij (hij) een uitvoerende, secretariële opdracht heeft. De directieassistent(e) heeft bijkomende, gedelegeerde bevoegdheden die het secretariële karakter overstijgen.

Van de 5 beroepsprofielen, die uiteindelijk overblijven, zijn er drie die een duidelijke inhoudelijke verwantschap vertonen, nl. de mate van verantwoordelijkheid bij de taakuitoefening3. Een secretariaatsmedewerk(st)er heeft een beperkt verantwoordelijkheidsdomein, een afdelingssecretar(is)esse een middelmatig en een directiesecretar(is)esse een ruim verantwoordelijkheidsdomein. Deze laatste beroepen situeren zich in het middenkader en het hogere of directiekader.

1

2 3

Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996 RHO/WVE/ADV/021 d.d. 2 juli 1996 Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996; blz. 39

2

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

Schematisch overzicht BEROEPSPROFIEL

BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL

Secretariaatsmedewerk(st)er afdelingssecretar(is)esse directiesecretar(is)esse

BOP n.a.v. secretariaatsmede2 werk(st)er 3 BOP n.a.v. afdelingssecreta(is)esse secretariaat-talen 4

NIVEAU

zakelijk verta(a)l(st)er en tolk medisch secretar(is)esse

zakelijk vertalen en tolken medisch secretariaat

4 4

Dit document handelt over het beroepsgerichte gedeelte van de opleidingsprofielen n.a.v. de beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er en van afdelingssecretar(is)esse. In een latere fase zullen deze opleidingsprofielen met dat van Secretariaat-talen (een optie van de basisopleiding Secretariaatsbeheer in het hogeschoolonderwijs) op elkaar afgestemd worden. Dit finale opleidingsprofiel zal een globaal en een hiërarchisch overzicht (op basis van het niveau) van alle vaardigheden weergeven.

1.2

Identificatie van het beroepsopleidingsprofiel

1.2.1

Gegevens betreffende het beroepsprofiel Sector Subsector Beroepen Erkenning beroep

1.2.2

: : : :

Handel-administratie Administratie secretariaatsmedewerk(st)er, afdelingssecretar(is)esse geen gereglementeerd beroep

Gegevens betreffende de beroepsopleidingsprofielen ♦

Sectorcommissie Opleidingsprofielen vaste kern Handel-administratie uitbreiding “Secretariaat”

♦

Studiegebied handel

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

1.3

3

Opdracht Het beroepsprofiel4 werd aan de Koepelcommissie op 9 mei 1996 voorgesteld. Op 18 september 1996 werd de opdracht gegeven om de vaste kern van de sectorcommissie Handel-administratie en de uitbreiding “Secretariaat” samen te stellen. Tenslotte bepaalde de Koepelcommissie het niveau van de beroepen. De beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er en afdelingssecretar(is)esse worden in deze uitgebreide sectorcommissie omgezet in beroepsopleidingsprofielen.

Naast het in kaart brengen van de opleidingen, die tot de verschillende beroepen leiden, wenst de Koepelcommissie dat het beroepsgerichte gedeelte van het opleidingsprofiel n.a.v. de beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er en afdelingssecretar(is)esse ontwikkeld wordt.

De constructie van beroepsprofielen en hun vertaling naar beroepsopleidingsprofielen garanderen een zekere aansluiting tussen de bedrijfswereld, het onderwijs en het circuit van bij- en nascholing. Op deze wijze kunnen veranderingen in de beroepspraktijk relatief snel vertaald worden naar de inhoud van leerprogramma’s.

Er werd gebruik gemaakt van een leidraad: de “handleiding Beroepsopleidingsprofielen voor het secundair en het volwassenenonderwijs”, die door de Dienst voor Onderwijsontwikkeling werd ontwikkeld. Deze handleiding beschrijft de inhoudelijke en vormelijke procedures waaraan de profielen moeten voldoen. Ze verzekert op deze wijze de uniformiteit tussen de ontwikkelde beroepsopleidingsprofielen, zowel tussen als binnen de diverse onderwijsniveaus.

1.4

Ontwikkelingsproces Er werd gebruik gemaakt van het conferentiemodel: een groepsberaad waarin op grond van een informatiedocument en eigen kennis en ervaringen van de deelnemers een profiel ontwikkeld wordt. De ontwikkeling van deze beroepsopleidingsprofielen nam 6 vergaderingen in beslag (07/11/96, 15/01/97, 19/02/97, 26/03/97, 16/04/97, 14/05/97).

1.5

Legitimatie Deze beroepsopleidingsprofielen worden gelegitimeerd door: -

4

5

Raad Secundair Onderwijs: Afdeling Tso-BSO, Afdeling BuSO5 Raad voor Volwassenenonderwijs

Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996 De afdeling BuSO merkt op dat rekening moet gehouden worden met de aard van de handicap om bepaalde handelings- en cognitieve vaardigheden te doen verwerven.

4

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

2

SITUERING VAN DE BEROEPSOPLEIDINGSPROFIELEN

2.1

Gegevens uit de beroepenwereld

2.1.1

Beroepenstructu0ur Om het administratieve werkveld adequaat uit te zuiveren en een relevante afbakening aan te brengen, werden twee criteria gebruikt: het onderscheid naar werksoort en de functionele gerichtheid. ♦

Onderscheid naar werksoort Beroepen waar de klemtoon ligt op het bewerken van informatie, worden ondergebracht in de werksoort administratief werk. Beroepen waar de klemtoon ligt op vormgeving, verwerking en distributie van informatie, worden ondergebracht in de werksoort secretariaatswerk.

Het gaat hier niet om absoluut gescheiden werksoorten. Tussen beide kunnen raakvlakken zijn.

♦

Functionele gerichtheid Administratieve medewerkers zijn gericht op het uitvoeren van in hoge mate nauwkeurig omschreven taken. De mate van autonomie in de volgorde van de uitvoering van de taken is relatief beperkt en het werk is dikwijls iteratief en daarom in vele gevallen gestandaardiseerd.

Secretar(issen)esses daarentegen zijn gelieerd aan één of meerdere personen, voor wie ze een heel pakket taken vervullen, afhankelijk van de concrete situatie. Deze taken hebben betrekking op het ondersteunen van één of meerdere hiërarchische meerderen bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Deze gevarieerde taken zijn in de meeste gevallen niet gestandaardiseerd omdat een secretar(is)esse steeds moet kunnen inspelen op wisselende omstandigheden en ad hoc moet reageren op zaken die onverwacht opkomen.

In dit document wordt van het administratieve werkveld (administratief en secretarieel werk) enkel de structuur weergegeven. Tot nu toe zijn er enkel beroepsprofielen ontwikkeld van de secretariële beroepen. De sectorcommissie opleidingsprofielen vraagt met aandrang aan de sociale partners om ook de beroepsprofielen van de administratieve beroepen uit te tekenen. Dan zal duidelijk blijken dat er beroepsopleidingsprofielen dienen uitgetekend te worden, die grondig verschillen van de nu voorliggende beroepsopleidingsprofielen.

5

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

Beroepenstructuur Administratie

BEROEPENCLUSTER

BEROEP

FUNCTIE

ADMINISTRATIEF WERK

Personeelszaken / salarisadministratie

1 medewerker personeelzaken

2 medewerker salarisadministratie

financiële administratie

Commercie bank / verzekeringen

3 medewerker financiële administratie 4 medewerker debiteuren crediteuren 5 assistent financiële administratie 6 medewerker in- en verkoop 7 administratief medewerker verkoop 8 commercieel / administratief medewerker bank 9 commercieel / administratief medewerker verzekeringen

datatypist facturist telefonist receptionist archiefmedewerker datatypist facturist telefonist receptionist archiefmedewerker

administratief baliemedewerker administratief kasmedewerker bank administratief medewerker financieringen bank boekhoudkundig medewerker medewerker commerciële ondersteuning bank medewerker financiële administratie medewerker internet dienst bank personeelsmedewerker

SECRETARIAATSWERK

Secretariaat

2.1.2

10 secretariaatsmedewerk(st)er 11 afdelingssecretar(is)esse 12 directiesecretar(is)esse

Lijst van geraadpleegde beroepsprofielen Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996.

6

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

2.2

Gegevens uit de onderwijswereld

2.2.1

Opleidingsaanbod De opleidingen / studierichtingen / kwalificaties die in het vet staan, komen direct overeen met de beroepencluster ‘secretariaat’. De andere opleidingen / studierichtingen / kwalificaties zijn verwant met deze beroepencluster.

2.2.1.1 ♦

Gewoon secundair onderwijs

Voltijds secundair onderwijs In het voltijds technisch en het beroepssecundair onderwijs zijn er momenteel geen studierichtingen in het studiegebied Handel die ondubbelzinnig gekoppeld zijn aan één bepaald beroep of beroepencluster in de ‘secretariaatssfeer’.

Structuuronderdelen, die een secretarieel beroep voor ogen hebben: 3de graaf BSO Kantoor, inclusief het specialisatiejaar Kantooradministratie en gegevensbeheer 3de graad TSO Secretariaat - Talen Structuuronderdelen, waar de afgestudeerden zowel in secretariële als in administratieve en handelsberoepen kunnen instromen: - 3de graad Boekhouden - informatica TSO Handel TSO - 3de leerjaar van de 3de graaf Administratie vrije beroepen TSO Immobiliënbeheer TSO Internationaal transport en goederenverzending TSO KMO-administratie TSO Medico - sociale administratie TSO Opmerking De TSO-specialisatiejaren zijn een tewerkstellingsgerichte éénjarige opleiding die de leerling vertrouwd maakt met ofwel een administratieve ofwel een secretariële functie binnen het aangediende deelaspect van het administratieve en handelsgerichte werkveld.

ARGO en de representatieve verenigingen van inrichtende machten (CVPO, OVSG, VVKSO) bieden allen studierichtingen aan uit het studiegebied Handel.

♦

Deeltijds beroepssecundair onderwijs In het deeltijds beroepssecundair onderwijs wordt de opleidng ‘Kantoorbediende’ georganiseerd. ARGO en de representatieve verenigingen van inrichtende machten (CVPO, OVSG, VVKSO) bieden deze opleiding aan.

2.2.1.2 -

Buitengewoon secundair onderwijs

In opleidingsvorm 4 (identiek aan het gewoon secundair onderwijs inzake structuur en sanctionering van de studies) worden in type 4 (lichamelijk gebrek), type 5 (zieke leerlingen) en type 6 (visuele handicap) de volgende studierichtingen uit het studiegebied Handel georganiseerd:

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

7

Boekhouden – informatica TSO Handel TSO Secretariaat – Talen TSO Kantoor BSO Deze opleidingen worden enkel door het VVKSO ingericht.

-

In opleidingsvorm 3 (het buitengewoon secundair beroepsonderwijs) worden in type 1 (licht mentale handicap), type 3 (karakteriële stoornis), type 4 (lichamelijk gebrek), type 6 (visuele handicap) en in type 7 (auditieve handicap) de volgende kwalificaties behorende tot de afdeling ‘Verkoop- en kantoortechnieken’ uit het beroepenveld ‘Tertiaire sector’ georganiseerd: Verkoop- en kantoortechnieken Dactylografie Stenografie Telefonie Magazijnbeheer Deze opleidingen worden door het VVKSO en door het OVSG ingericht.

2.2.1.3

Onderwijs voor sociale promotie

In het volwassenenonderwijs richt men de volgende opleidingen in (opleidingsgehelen Secretariaat en Handel - studiegebied Handel-administratie)6: 6

Bedrijfsadministratieve informatica 1-2-3 LO HST Bedrijfsadministratieve informatica: analyse v.e. bedrijfsad. informatiesysteem KO HST Bedrijfsadm. informatica KO HST Bedrijfsadm. informatica: programmeren in gegevens bankomgeving KO HST Bedrijsadministratieve informatica - toepassinspakketten KO HST Dactylo - Tekstverwerking KO HSB Dactylo - tesktverwerking - labo informatica 1-2 LO HST Burotica 1-2-3 LO HST Burotica KO 1 KO HST Burotica KO 2 KO HST Burotica toepassingssoftware KO HST Dactylo KO HST Dactylografie KO HST Dactylografie - tekstverwerking KO HST Dactylografie en initiatie tekstverwerking KO HST Ned. dactylografie KO HST Gevorderde kantoorautomat. KO HST Burotica MO HST Ned. stenodactylo 1-2 LO HST Ned. stenodactylografie 1-2 LO HST Stenodactylografie 1-2 LO HST Werkplaatsorganisatie MO HST Franse stenodactylografie MO HST Ned. stenodactylografie MO HST Secretariaat KO HST Public relations en onthaal LO HST

Advies over de uniformering van benamingen in het secundair en hoger OSP, 22 maart ’97 (RVOL/WNI/ADV/001), Studie 4: Indeling van het secundaire OSP, Vlor, maart 1996

8

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

-

Telefonist - receptionist KO HST Administratie 1-2-3 LO HST Bedrijfsadministratie 0-2-3 LO HST Secretariaat - correspondentie 1-2 LO HST Medisch secretariaat KO HST

ARGO en de representatieve verenigingen van inrichtende machten (CVPO, OVSG, VSKO) bieden deze opleidingen aan.

2.2.1.4

Opleidingen buiten het onderwijs (niet-exhaustief)

VIZO: Ondernemersopleiding Verlener van kantoordiensten Voortgezette vorming (volmaking / bijscholing) Opleidingsmodules ingericht door VIZO of gesubsidieerd door VIZO (georganiseerd door de professionele en interprofessionele middenstandsorganisaties): - informatica: initiatie PC, tekstverwerking, spreadsheets, powerpoint…

- dactylografie - telefooncursussen - vlot communiceren in andere talen - beroepsspecifieke taalcursussen - algemeen beheer - klantgerichte zakelijke communicatie - introductie Internet VDAB: Voltijdse opleidingen van lange duur - meertalig algemeen bediende - meertalig bediende (uitvoerend) - meertalig secretaresse - meertalig secretariaatsbediende (zelfstandig) - meertalig secretariaatsbeheer (uitvoerend) - tweetalig uitvoerend bediende met PC-kennis ♦

2.2.2

Aparte opleidingsmodules - tekstverwerking - gegevensuitwisseling tussen PC-pakketten - kantoorautomatisering en secretariaat - ontwikkeling van prestaties voor secretariaatsmedewerkers - dactylografie - meerdere burotica- en informaticacursussen

Geografische spreiding van het opleidingsaanbod (TSO-BSO) De tewerkstelling spreidt zich uit over het Vlaamse grondgebied. De industriële bedrijvigheid concentreert zich vooral in de grootsteden en in de omgeving van de grote industrieassen. Het opleidingsaanbod (zie kaartje) is verspreid over gans Vlaanderen. Grote concentraties vindt men in de grootsteden Brussel en Antwerpen en in iets mindere mate in Gent, Brugge en Hasselt.

Zie bijlage 1.

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

2.2.3

9

Onderwijsactiviteiten (TSO-BSO) 2.2.3.1

Globale kenmerken van de leerplannen en –programma’s

De basis van de derde graad Secretariaat - talen TSO wordt gelegd in de tweede graad Handel - talen TSO. Vanaf de derde graad krijgen de leerlingen in het fundamentele gedeelte een beroepsgerichte vorming waarbij de componenten talen en tekstverwerking per leerjaar ruim drie vierde van het fundamentele gedeelte uitmaken. Er wordt gestreefd naar een professionele taalvaardigheid in een vlotte stijl en met correcte inhoud. De verwerking van de informatieve gegevens gebeurt via professionele softwarepakketten waarbij de integratie van verschillende pakketten voorop staat. De werking van een secretariaat met inbegrip van hedendaagse ondersteunende kantoorapparatuur krijgt eveneens de nodige aandacht.

De studierichting Secretariaat - talen behoort tot het technisch onderwijs. Dit betekent dat er dubbele doelstellingen worden nagestreefd. Deze opleiding bereidt de leerlingen niet enkel voor op een directe tewerkstelling, maar geeft hen ook de mogelijkheid om het hoger onderwijs van één cyclus met succes te volgen. Het is dus geen louter tewerkstellingsgerichte studierichting.

De basis van de 3de graad Kantoor BSO en het aansluitende leerjaar van de derde graad Kantooradministratie en gegevensbeheer BSO wordt in de tweede graad Kantoor en verkoop gelegd. Een goede taalvaardigheid krijgt de aandacht: een vlotte kennis van het Nederlands (zowel schriftelijk als mondeling), een praktische kennis van het Frans (luisteren, spreken en lezen) en noties van praktisch Engels (spreken).

De leerplannen tekstverwerking en informatica voorzien een degelijke kennis van schriftelijke informatieverwerking via professionele softwarepakketten: in het specialisatiejaar staat de integratie van de verschillende pakketten en het gebruik van actuele kantoorapparaten voorop. Belangrijk is dat het leerplan stage een reeks kantooractiviteiten voorstelt.

Het fundamentele gedeelte van deze studierichting is gericht op een arbeidsoriënterende opleiding met als klemtonen de ontwikkeling en ondersteuning van de noodzakelijke vaardigheden voor het toekomstige beroep.

2.2.3.2

Globale opbouw van de lessentabellen

Elke lessentabel is opgebouwd uit drie delen. Een eerste deel bevat een verplichte basisvorming die een algemene vorming vooropstelt. Het tweede deel, het fundamentele gedeelte genoemd, bevat de vakken die gericht zijn op een specifieke invulling. Tenslotte is er het complementair gedeelte dat een aantal pedagogische voorstellen bevat en de onderwijsinstelling de mogelijkheid biedt om de opleiding uit te diepen of te verbreden. In het volgende overzicht wordt de basisvorming buiten beschouwing gelaten.

In Secretariaat - talen TSO wordt de communicatieve vorming sterk beklemtoond: ruim de helft van het urenpakket in het fundamenteel gedeelte wordt hieraan besteed. Het talenaanbod is erg ruim en gevarieerd: er is een keuze uit Frans, Engels, Duits, Spaans, Italiaans en zelfs Russisch. Gewoonlijk worden drie vreemde talen aangeboden. Er is een evenwichtige aandacht voor bedrijfsgerichte vorming en praktische vorming (dactylo en tekstverwerking). In een leerplan van een onderwijskoepel wordt de component stage opgenomen (2 uren).

10

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

In de derde graad Kantoor BSO en het derde leerjaar van de derde graad Kantooradministratie en gegevensbeheer BSO beheerst de praktijkcomponent (toegepaste informatica, tekstverwerking en stage) de opleiding. De component stage wordt opgenomen in alle leerplannen (ongeveer één derde van de opleiding). Aan communicatieve en bedrijfsgerichte vorming wordt eveneens aandacht besteed.

2.3

Visie op de ontwikkeling van beroepsopleidingsprofielen Naast de implementatie van de PC en zijn steeds groter wordend toepassingsveld voor het beroep van secretar(is)esse, zijn de laatste jaren ook het toenemend belang van klantgerichte vaardigheden en een goede beheersing van vreemde talen een belangrijke vereiste geworden in het beroep.

-

-

Doordat de secretar(is)esse veelvuldig met klanten in contact komt en ook zelfstandig afspraken moet maken, wordt het steeds belangrijker dat zij (hij) niet enkel ‘vlot en correct’ is, maar ook dat ze (hij) over vaardigheden beschikt om met klanten de inhoudelijke aspecten te bespreken. Dit veronderstelt in de eerste plaats een gedegen domeinkennis, maar eveneens een aantal commerciële vaardigheden.

Door de Europese eenheidsmarkt en de globalisering van de economie in het algemeen wordt een actieve kennis (schrijven en spreken) van één of meerdere vreemde talen alsmaar belangrijker in het beroep van secretar(is)esse.

Het gevraagde kwalificatieniveau van secretar(is)esse is gestegen en stijgt nog steeds. Dit is een evolutie waar in de opleidingen terdege rekening mee zal moeten gehouden worden.

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

3

DE BEROEPSOPLEIDINGSPROFIELEN

Zie specifiek gedeelte vanaf blz. 14.

11

12

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

4

♦

MEDEWERKERS

Sectorcommissie Opleidingsprofielen Handel – administratie Voorzitter: Nicole Janssens (VVKSO) Leden

sociale partners werkgevers werknemers onderwijs ARGO CVPO OVSG VSKO overheid onderwijsinspectie DvO experts secretariaat Vlor

VASTE KERN

UITBREIDING “SECRETARIAAT”

L. Ardies (VDV)

J. Delfosse (FEDIS) P. Van Heddegem (LBC-NVK)

R. Vandeput H. Ghysen J. Van de Velden N. Janssens

D. Vanhaekendover R.M. Raick W. Mast en plv. F. Verbesselt L. Dekelver

M. Van de Sande F. Vermeesch L. Van Waes (CEVORA) J.-P. Vanden Berghe J. Van Ransbeek

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

5

13

BIBLIOGRAFIE

-

D. Malfait, L. Sels, Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996

-

Beroepenstructuren in de sector handel – administratie, Vlaamse Onderwijsraad, PROF/OPSO-SECRETAR/JVR/DOC/002, 1996

-

Onderzoek naar een toekomstgerichte beroepen- en kwalificatiestructuur in de Belgische groothandel, OVD Groep – CEVORA, 1996

-

Definities beroepen Handel (Detailhandel / Groot- en internationale handel) OVD Nederland, VVKSO, PROF/OPSO-SECRETAR/EXT/DOC/004, 1996

-

Eindtermendocument Assistent-secretaresse, LOB ECABO (Nederland), 1996

-

Eindtermendocument Secretaresse, LOB ECABO, 1996

-

Eindtermendocument Directiesecretaresse / management assistent, LOB ECABO, 1996

-

Functieomschrijvingen Secretaresse, Administratief bediende, Bediende aankoopadministratie, LBC-NVK, PROF/OPSO-SECRETAR/EXT/DOC/009, 1996

SPECIFIEK GEDEELTE SECRETARIAATSMEDEWERK(ST)ER

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

3

3.1

15

HET BEROEPSOPLEIDINGPROFIEL

Benaming BOP n.a.v. het beroepsprofiel van secretariaatsmedewerk(st)er.

3.2

Globale omschrijving Een opleiding voortvloeiend uit dit beroepsopleidingsprofiel leidt leerlingen / cursisten op tot het uitoefenen van een uitvoerende functie op een afdelingssecretariaat op een bedrijf, bij een persoon die een zelfstandig of een vrij beroep uitoefent of bij een overheidsinstelling. Zij moeten in staat zijn om onder begeleiding routinematige werkzaamheden op het gebied van post- en tekstverwerking, communicatie, archivering en diverse andere ondersteunende taken te verrichten.

3.3

De concrete vertaalslag

3.3.1

Selectie van de taken uit het beroepsprofiel van secretariaatsmedewerk(st)er Het beroepsprofiel bevat geclusterde taken, doch niet volgens het DvO-model.

De volgende criteria werden gebruikt bij de selectie: - Is de taak haalbaar voor een beginnend beroepsbeoefenaar?

- Is het aanleren van een bepaalde taak relevant en haalbaar voor onderwijs?

De taken “afspraken regelen” (64) en “bijhouden agenda baas / bazin” (103) werden geschrapt, omdat deze een grotere verantwoordelijkheid, die zich situeert op het niveau van afdelingssecretar(is)esse, vereisen.

Taken 28, 30, 31, 32 (vanzelfsprekend voor een gevorderd PC-gebruiker), 48 (een vereiste voor alle bedienden) en 123 (niet enkel voor een afdelingssecretar(is)esse) werden toegevoegd.

Enkele taken (nrs. 13, 17, 18, 37, 114) werden lichtjes aangepast (geschrapte delen zijn doorgehaald, toevoegingen zijn onderstreept).

16

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

TAKENCLUSTER

TAAK

1

1

voorbereiding

2

aanzetten van de burotica

2

postverwerking

3 4 5 10

post ontvangen en verspreiden post inschrijven en verwerken post verzendklaar maken selectie van adressen van de mailing listings

3

correspondentie

11 13 15 17 18

typen van correspondentie in het Nederlands correspondentie opnemen (in steno) in het Nederlands correspondentie op aanwijzing opstellen correspondentie uitwerken van steno of dictafoon correspondentie van anderen bewerken op basis van aangebracht correctie

4

tekstverwerking

22 23 24 26 28 29 30 31 32 34 35 37

volledige concepten typen (routine typewerk) statistisch en ander te bewerken materiaal typen stukken tekst op aanwijzing op PC verwerken tekstopmaak verzorgen aanmaken van slides vormgeving van teksten maken van eenvoudige grafieken en tabellen compileren uit verschillende bestanden compileren uit verschillende programma’s telefoon aannemen en zonder meer doorverbinden telefoon aannemen, bericht noteren, niet zelf afhandelen aannemen van binnenkomende fax of telexberichten en doorgeven bezoekers verwelkomen en doorverwijzen afspraken maken via de fax of telefoon, slecht op aanwijzing

39 41 6

informatiebehandeling 48 49 50

huisstijl bewaken informatie slechts ontvangen en doorgeven informatie slechts op aanwijzing opzoeken in dossiers

8

organiseren

64 65

afspraken regelen planningsagenda’s bijhouden

10

archivering

95 96 97

stukken verzamelen, sorteren en coderen stukken slechts op aanwijzing opbergen stukken in het archief opzoeken

11

beheren

102 103

bijhouden adressenbestand bijhouden agenda baas / bazin

12

service- en diverse taken

114 115 116 117 118 121

zorgen voor EHBO-spullen / materiaal planten verzorgen op kantoor inzamelen geld voor verjaardag of afscheidscadeautjes kopen cadeautjes serveren van koffie en thee bestellen van snacks

13

ondersteuning

122 123 124

op orde houden van de eigen werkplek klein onderhoud van kantoorapparatuur maken van kopies

1

Elke taak heeft een uniek nummer in het beroepsprofiel (blz. 120-130)

3.3.2

Omzetting naar vaardigheden

TAAK

VAARDIGHEID

2

aanzetten van de burotica

kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten; software openen, gebruiken en afsluiten

3 4

post ontvangen en verspreiden post inschrijven en verwerken

kan de post (brieven, faxen, elektronische berichten…) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande procedures

5

post verzendklaar maken

kan de post verzendklaar maken

10

selectie van adressen van de mailing listings

kan adressen uit mailing listings selecteren

11 17 18

typen van correspondentie in het Nederlands correspondentie uitwerken correspondentie van anderen bewerken op basis van aangebrachte correcties

kan correspondentie typen

13

correspondentie opnemen in het Nederlands

kan correspondentie opnemen in het Nederlands

15

correspondentie op aanwijzing opstellen

kan correspondentie op aanwijzing opstellen in het Nederlands

22 23 24 26 28 29 30

volledige concepten typen (routine typewerk) statistisch en ander te bewerken materiaal typen stukken tekst op aanwijzing op PC verwerken tekstopmaak verzorgen aanmaken van slides vormgeven van teksten maken van eenvoudige grafieken en tabellen

kan op aanwijzing via PC een concept (tekst, statistisch materiaal…) uitwerken

31 32

compileren uit verschillende bestanden compileren uit verschillende programma’s

kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma’s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken

34 35

telefoon aannemen en zondermeer doorverbinden telefoon aannemen, bericht noteren, niet zelf afhandelen

kan telefonische berichten noteren en doorgeven

TAAK

VAARDIGHEID

37

aannemen van binnenkomende faxberichten en doorgeven

kan binnenkomende faxberichten aannemen en doorgeven

39

bezoekers verwelkomen en doorverwijzen

kan bezoekers verwelkomen en doorverwijzen

41

afspraken maken via de fax of telefoon, slechts op aanwijzing

kan op aanwijzing afspraken maken via de fax of telefoon

48

huisstijl bewaken

kan de huisstijl bewaken

49 50

informatie slechts ontvangen en doorgeven informatie slechts op aanwijzing opzoeken in dossiers

kan informatie ontvangen en correct en op het juiste moment doorgeven en op aanwijzing opzoeken

65

planningsagenda’s bijhouden

kan planningsagenda’s bijhouden

95

stukken verzamelen, sorteren en coderen

kan stukken verzamelen, sorteren en coderen

96

stukken slechts op aanwijzing opbergen

kan stukken op aanwijzing opbergen

97

stukken in het archief opzoeken

kan stukken in het archief opzoeken

102 bijhouden adressenbestand

kan adressenbestand raadplegen en updaten

114 zorgen voor EHBO-materiaal

kan zorgen voor EHBO-materiaal

115 planten verzorgen op kantoor

kan planten verzorgen op kantoor

116 inzamelen geld voor verjaardag of afscheidscadeautjes

kan geld voor verjaardags- of afscheidscadeautjes inzamelen

117 kopen cadeautjes

kan cadeautjes kopen

118 serveren van koffie en thee

kan koffie en thee serveren

121 bestellen van snacks

kan snacks bestellen

122 op orde houden van de eigen werkplek

kan de eigen werkplek op orde houden

123 klein onderhoud van kantoorapparatuur

kan de handleiding van kantoorapparatuur raadplegen en de instructies toepassen

124 maken van kopies

kan kopies maken

19

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

3.3.3

Clustering van vaardigheden De vaardigheden worden gegroepeerd in voor het onderwijsveld zinvolle, organiseerbare gehelen. Er werd rekening gehouden met de takenclusters uit het beroepsprofiel.

CLUSTER

Informatie

beheer archivering

verwerking

Communicatie

onthaal telefoon correspondentie

interne / externe communicatie

Organisatie

secretariaat vergadering postafhandeling

ondersteuning

dienstverlening

VAARDIHEID: DE LEERLING / CURSIST…

1 kan adressenbestanden raadplegen en updaten 2 kan stukken verzamelen, sorteren en coderen 3 kan stukken op aanwijzing opbergen 4 kan stukken in het archief opzoeken 5 kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten, software openen, gebruiken en afsluiten 6 kan adressen uit mailing listings selecteren 7 kan op aanwijzing via PC een concept (tekst, statistisch materiaal…) uitwerken 8 kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma’s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken 9 kan bezoekers verwelkomen en doorverwijzen 10 kan telefonische berichten noteren en doorgeven 11 kan correspondentie typen in het Nederlands en het Frans 12 kan correspondentie opnemen in het Nederlands 13 kan correspondentie op aanwijzing opstellen in het Nederlands 14 kan binnenkomende faxberichten aannemen en doorgeven 15 kan op aanwijzing afspraken maken via fax of telefoon 16 kan de huisstijl bewaken 17 kan informatie ontvangen en correct en op het juiste moment doorgeven en op aanwijzing opzoeken 17 kan de eigen werkplek op orde houden 18 kan planningsagenda’s bijhouden 19 kan de post (brieven, faxen, elektronische berichten…) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande porcedures 20 kan de post verzendklaar maken 21 kan de handleiding van kantoorapparatuur raadplegen en de instructies toepassen 22 kan kopies maken 23 kan geld voor verjaardags- of afscheidscadeautjes inzamelen 24 kan cadeautjes kopen 25 kan koffie en thee serveren 26 kan snacks bestellen 27 kan planten verzorgen op kantoor 28 kan zorgen voor EHBO-materiaal

20

3.3.4

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

Ondersteunende kennis Ondersteunende kennis, die niet rechtstreeks gekoppeld kan worden aan een cluster van vaardigheden en die een minimale basis is voor het uitoefenen van het beroep.

-

time-management: efficiënt tijdsbeheer noties van teamwork de werking van de burotica: telefoon, fax, kopieerapparaat, printer… correct PC-gebruik gebruik van handleidingen (burotica, softwarepakketten…) achtergronden bij de bedrijfsstructuur, bedrijfsvormen, organogrammen, overlegstructuren… domeinkennis (indeling in bedrijfssectoren) luistervaardigheid rekenvaardigheid veiligheid, milieu, kwaliteit, ergonomie praktijkgericht taalgebruik: per taalvaardigheid wordt d.m.v. een cijfer het gewenste beheersingsniveau aangeduid (1 = elementaire kennis, 2 = praktische kennis, 3 = gevorderde kennis)

-

Nederlands

Vreemde taal 1

Vreemde taal 2

Vreemde taal 3

luisteren

3

2

1

1

lezen

3

2

1

-

spreken

3

1

1

1

schrijven

3

1

1

-

Per cluster van vaardigheden wordt de kennis vermeld, die nodig is om deze vaardigheden te realiseren. Tussen haakjes wordt een verwerkingsniveau aangegeven. ♦

Niveau 1: weten (Dit niveau kan omschreven worden door middel van werkwoorden van het type: reproduceren, bewust zijn, herinneren, herkennen, registreren, opnoemen, aanduiden, benoemen, opsommen…)

♦

Niveau 2: inzien (Begrijpen, verstaan, aantal aangeven, verband uitdrukken, bewijzen, voorbeelden geven, typeren, de essentie aangeven, omschrijven, met eigen woorden zeggen…)

♦

Niveau 3: toepassen (Gevarieerd aanwenden, uitwerken, nieuwe middelen vinden, beoordelen, evalueren, produceren, vergelijken met, structureren…)

♦

Niveau 4: integreren (Spontaan toepassen, zich uit eigen beweging identificeren…)

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

CLUSTER

Informatie

beheer

archivering

verwerking

Communicatie

onthaal

telefoon

correspondentie

interne / externe communicatie Organisatie

secretariaat vergadering

postafhandeling ondeteuning dienstverlening

21

ONDERSTEUNENDE KENNIS (NIVEAU) bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (1) recht (wet op de privacy) (1) (bestaande) klassementsystemen (1) archiveringsprogramma’s (1) klasseringsmethodes (3) bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (1) tekstverwerking, rekenbled, gegevensbeheer op PC (3) principes van vormgeving en opmaak van slides (3) gegevensbeveiliging (1) recht (wet op de privacy) (1) etiquette, omgangsvormen (4) huisstijl en bedrijfscultuur (2) vlotte omgangstaal (4) gebruik van telefoontoestellen (3) noteertechnieken (basis) (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) basisregels van klantvriendelijk telefoneren (3) vlotte omgangstaal (4) klavierbeheersing (4) tekstverwerking op PC (3) BIN-normen (4) internationale conventies (1) huisstijl (2) vormen van gebruik van stijlen (brieven, faxen, elektronische berichten) (1) correcte spelling (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) basisregels van klantvriendelijk telefoneren (3) vlotte omgangstaal (4) werking van een secretariaat (1) huisstijl en bedrijfscultuur (2) soorten vergaderingen (organisatie, logistieke ondersteuning) (1) huisstijl (2) (bestaande) verwijs- en opvolgingssystemen (3) postvoorschriften (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) samenstelling van een EHBO-kastje (1) etiquette (4)

3.3.5

Samenvattende tabel

Vaardigheid: de leerling / cursist…

Cluster 1

2

Informatie

Communicatie

Ondersteunende kennis (niveau)

1.1 beheer

1.1.1 kan adressenbestanden raadplegen en updaten

bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (1) recht (wet op de privacy) (1)

1.2 archivering

1.2.1 kan stukken verzamelen, sorteren en coderen 1.2.2 kan stukken op aanwijzing opbergen 1.2.3 kan stukken in het archief opzoeken

(bestaande) klassementsystemen (1) archiveringsprogramma’s (1) klasseringsmethodes (3) bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (1)

1.3 verwerking

1.3.1 kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten, software openen, gebruiken en afsluiten 1.3.2 kan adressen uit mailing listings selecteren 1.3.3 kan op aanwijzing via PC een concept (tekst, statistisch materiaal…) uitwerken 1.3.4 kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma’s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken

tekstverwerking, rekenblad, gegevensbeheer op PC (3) principes van vormgeving en opmaak van slides (3) gegevensbeveiliging (1) recht (wet op de privacy) (1)

2.1 onthaal

2.1.1 kan bezoekers verwelkomen en doorverwijzen

etiquette, omgangsvormen (4) huisstijl en bedrijfscultuur (2) vlotte omgangstaal (4)

2.2 telefoon

2.2.1 kan telefonische berichten noteren en doorgeven

gebruik van telefoontoestellen (3) noteertechnieken (basis) (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) basisregels van klantvriendelijk telefoneren (3) vlotte omgangstaal (4)

2.3 correspondentie

2.3.1 kan correspondentie typen in het Nederlands en het Frans 2.3.2 kan correspondentie opnemen in het Nederlands 2.3.3 kan correspondentie op aanwijzing opstellen in het Nederlands

klavierbeheersing (4) tekstverwerking op PC (3) BIN-normen (4) internationale conventies (1) huisstijl (2) vormen van gebruik van stijlen (brieven, faxen, elektronische berichten) (1) correcte spelling (3)

Vaardigheid: de leerling / cursist…

Cluster

3

Organisatie

kan binnenkomende faxberichten aannemen en doorgeven kan op aanwijzing afspraken maken via fax of telefoon kan de huisstijl bewaken kan informatie ontvangen en correct en op het juiste moment doorgeven en op aanwijzing opzoeken

Ondersteunende kennis (niveau)

2.4 interne / externe communicatie

2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4

3.1 secretariaat

3.1.1 kan de eigen werkplek op orde houden

werking van een secretariaat (1) huisstijl en bedrijfscultuur (2)

3.2 vergadering

3.2.1 kan planningsagenda’s bijhouden

soorten vergaderingen (organisatie, logistieke ondersteuning) (1) huisstijl (2)

3.3 postafhandeling

3.3.1 kan de post (brieven, faxen, elektronische berichten…) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande procedures 3.3.2 kan de post verzendklaar maken

(bestaande) verwijs- en opvolgingssystemen (3) postvoorschriften (3)

3.4 ondersteuning

3.4.1 kan de handleiding van kantoorapparatuur raadplegen en de instructies toepassen 3.4.2 kan kopies maken

huisstijl en bedrijfscultuur (2)

3.5 dienstverlening

3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6

samenstelling van een EHBO-kastje (1) etiquette (4)

kan geld voor verjaardags- of afscheidscadeautjes inzamelen kan cadeautjes kopen kan koffie en thee serveren kan snacks bestellen kan planten verzorgen op kantoor kan zorgen voor EHBO-materiaal

huisstijl en bedrijfscultuur (2) basisregels van klantvriendelijk telefoneren (3) vlotte omgangstaal (4)

24

3.4

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

Houdingen In het beroepsprofiel worden een aantal houdingen vermeld, die als onmisbaar worden beschouwd.

Accuratesse

Bij het vastleggen van zakelijke belangrijke gegevens moet men uiterst precies te werk gaan. Nauwkeurigheid is eveneens vereist bij het verwerken van gegevens, organiseren en archiveren.

Contactbereidheid Correct kunnen omgaan met personen binnen en buiten het bezin voor samenwerking drijf.

Belangrijk is dat men zeer goed samenwerkt met collega’s en vooral met de direct verantwoordelijke.

3.5

Zelfstandigheid zin voor initiatief

In concrete situaties inschatten of de eruit voorbloeiende taken onder zijn / haar bevoegdheid vallen.

De correspondentieprocedures of communicatieprocessen doelmatig laten verlopen.

Aanvoelen wanneer en waarmee een chef niet wil worden gestoord.

Een eigen realistische dag- of weekindeling kunnen maken.

Omschakelingsvermogen flexibiliteit

In dagelijkse situaties orde op zaken weten te stellen door snel te kunnen inspelen op wisselende omstandigheden.

Discretie en betrouwbaarheid

Alle vertrouwelijke en geheime informatie met de nodige omzichtigheid behandelen teneinde niet bedoelde informatieoverdracht te voorkomen.

Stressbestendigheid

Goed kunnen omgaan met deadlines. Vlot verschillende taken en opdrachten kunnen verrichten.

Organisatievermogen

Er op gericht zijn taken zodanig te plannen en te coördineren dat het beoogde doel op een efficiënte manier bereikt kan worden.

Assertiviteit in functie van het uitvoeren van een taak

Niet aarzelen om meer uitleg te vragen over een opdracht, opdat men een exact beeld heeft van het verwachte eindresultaat.

Contextgegevens Een secretariaatsmedewerk(st)er werkt altijd onder de directe leiding van een verantwoordelijke.

Typische arbeidsomstandigheden zijn: - binnendienst - tamelijk vaste tot flexibele werktijden - zittend werk tijdens een deel van de dag; heen en weer lopen gedurende een deel van de dag - werken aan een beeldscherm

25

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

3.6

Niveau van de opleiding

3.6.1

Graad van verantwoordelijkheid Autonomie in de uitvoering van het werk

Volgorde en uitvoeringswijze liggen geheel vast. Er is slechts een beperkte autonomie binnen de deelactiviteiten.

Autonomie in het nemen van beslissingen

Zeer beperkt.

Invloed op werkverdeling

Wordt door anderen bepaald, met een beperkte marge.

Verantwoordelijkheid voor prestaties Verantwoordelijk voor het deelresultaat, dat gecontroleerd wordt.

3.6.2

3.6.3

3.6.4

Vertrouwelijkheid

Uitzonderlijk omgang met vertrouwelijke informatie.

Leidinggeven

Planning en coördinatie van de eigen werkzaamheden, maar geeft geen leiding aan anderen.

Graad van complexiteit Routine in het dagelijkse werk

Er wordt redelijk veel routinematig werk verricht.

Informatievoorziening

Informatie ontvangen, op aanwijzing uit- en opzoeken en doorgeven.

Graad van transfer Adviseren

Adviseert op niveau van de eigen collega’s

Talenkennis

zie tabel op blz. 21

Domeinkennis

Er is slechts een beperkte domeinkennis nodig.

Conclusie Gelet op de graad van verantwoordelijkheid, de graad van complexiteit van de taken en de graad van transfer tussen de taken wordt het beroepsopleidingsprofiel van secretariaatsmedewerk(st)er op niveau 2 geplaatst.

SPECIFIEK GEDEELTE AFDELINGSSECRETAR(IS)ESSE

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

3

3.1

27

HET BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL

Benaming BOP n.a.v. het beroepsprofiel van afdelingssecretar(is)esse.

3.2

Globale omschrijving Een opleiding voortvloeiend uit dit beroepsopleidingsprofiel leidt leerlingen / cursisten op tot het uitoefenen van een ondersteunende functie bij één of meerdere leidende functionarissen op bedrijf, bij een persoon die een zelfstandig of een vrij beroep uitoefent of bij een overheidsinstelling. Zij moeten in staat zijn tot het zelfstandig verzorgen van werkzaamheden op het gebied van organisatie en coördinatie, correspondentie, post- en tekstverwerking, communicatie, informatie en vergadering, archivering en diverse andere ondersteunende taken.

3.3

De concrete vertaalslag

3.3.1

Selectie van de taken uit het beroepsprofiel van afdelinssecretar(is)esse Het beroepsprofiel bevat geclusterde taken, doch niet volgens het DvO-model.

De volgende criteria werden gebruikt bij de selectie: - is de taak haalbaar voor een beginnend beroepsbeoefenaar?

- is het aanleren van een bepaalde taak relevant en haalbaar voor onderwijs?

Alle taken werden weerhouden. Enkele taken (nrs. 13, 14, 62, 84) werden lichtjes aangepast (geschrapte delen zijn doorgehaald, toevoegingen zijn onderstreept). Er werden geen taken toegevoegd.

28

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

TAKENCLUSTER

1

voorbereiding

2

postverwerking

3

correspondentie

4

tekstverwerking

5

communicatie

6

informatiebehandeling

7

ondersteunen van vergaderingen

8

organiseren

1

TAAK

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 19 21 23 25 26 27 28 29 30 31 32 36 38 39 40 42 43 44 45 46 48 51 53 54 56 58 59 60 61 62 64 65 66 67 68 71 72 73 74 77

1

zelfstandig plannen van dagindeling of weekindeling aanzetten van de burotica post ontvangen en verspreiden post inschrijven en verwerken post zelf afhandelen toezien op de afhandeling van de post versturen van e-mail filteren en doorgeven van de binnenkomende e-mail selectie van adressen van de mailing listings typen van correspondentie in het Nederlands typen van correspondentie in een vreemde taal correspondentie opnemen (in steno) in het Nederlands correspondentie opnemen (in steno) in een vreemde taal correspondentie op aanwijzing opstellen zelf correspondentie opstellen correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid vertalen van correspondentie (brieven en nota’s) statistisch en ander te bewerken materiaal typen stukken van anderen bewerken tekstopmaak verzorgen redigeren van teksten van anderen maken van slides vormgeven van teksten maken van grafieken en tabellen compileren uit verschillende bestanden compileren uit verschillende programma’s telefoon aannemen, selecteren en afhandelen aannemen van binnenkomende fax- of telexberichten en afhandelen bezoekers verwelkomen en doorverwijzen onverwacht bezoek zelf te woord staan zelfstandig afspraken maken een praatpaalfunctie vervullen een vraagbaakfunctie vervullen contacten onderhouden voor de leidinggevenden eigen contacten onderhouden (in- en extern) huisstijl bewaken zelf informatie selecteren en samenstellen zelfstandig belanghebbenden intern van informatie voorzien zelfstandig belanghebbenden in- en extern van informatie voorzien bijhouden van de vergaderagenda voorbereiden agendastukken notuleren van vergaderingen uitwerken van de notulen besluiten van de vergadering weergeven naleving van de besluiten controleren opvolgen afspraken regelen agenda’s bijhouden organiseren van zakenlunches en –diners zakenreizen reserveren en boeken vergaderingen organiseren (plaats, benodigdheden…) verzorging representatiegeschenken verzorging en programma gast(en) organiseren organiseren van de werkzaamheden van het secretariaat werkbesprekingen organiseren organiseren van de interne circulatie van nota’s

Elke taak heeft een uniek nummer in het beroepsprofiel (blz. 120-130)

29

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

TAKENCLUSTER

9

coördineren

10

archivering

11

beheren

12 se

service- en divertaken

13

ondersteuning

2

TAAK

80 81 82 83 84 86 89 het 90 93 94 95 97 98 99 101 102 104 105 106 107 108 110 111 112 113 116 117 118 119 120 122 123 124 125 126

2

werkzaamheden secretariaat coördineren invoering van nieuwe procedures begeleiden taken delegeren en uitvoering controleren facturen en declaraties controleren en fiatteren verantwoordelijkheid dragen voor de toegekende budgetten werkindeling van het secretariaat bepalen verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op secretariaat verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat inwerkprogramma’s maken voor nieuwe medewerkers op het secretariaat werkbegeleiding voor de nieuwe medewerkers stukken verzamelen, sorteren en coderen stukken in het archief opzoeken archief inrichten / of reviseren archief beheren (schonen en actueel houden) documentatie / bibliotheek beheren bijhouden adressenbestand bijhouden van de financiële administratie bijhouden van de kantoorvoorraad bestellen kantoorvoorraad opstellen van (reis)declaraties bijhouden van de kas personeelsadministratie gegevens bijhouden bijhouden administratie m.b.t. ziekte en verlof opstellen van facturen bijhouden van softwarelicenties en -handboeken inzamelen geld voor verjaardag of afscheidscadeautjes kopen cadeautjes serveren van koffie en thee onderhoud kantoorapparatuur regelen aankoop van relevant materiaal regelen op orde houden van de eigen werkplek klein onderhoud van kantoorapparatuur maken van kopies bijhouden van een persoonlijke gegevensbank op de hoogte blijven van softwarepakketten

Elke taak heeft een uniek nummer in het beroepsprofiel (blz. 120-130)

3.3.2

Omzetting naar vaardigheden Vaardigheid: de leerling / cursist…

Taak 1

zelfstandig plannen van dagindeling of weekindeling

kan de dag- en weekindeling zelfstandig plannen

2

aanzetten van de burotica

kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten; software openen, gebruiken en afsluiten

3 4 6

post ontvangen en verspreiden post inschrijven en verwerken post zelf afhandelen

kan de post (brieven, faxen, elektronische berichten…) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande procedures

7

toezien op de afhandeling van de post

kan toezicht uitoefen op de afhandeling van de post

8 9 10 38

versturen van e-mail filteren en doorgeven van binnenkomende e-mail selectie van adressen van de mailing listings aannemen van binnenkomende fax- of telexberichten en afhandelen

kan faxen en elektronisch corresponderen

11 12

typen van correspondentie in het Nederlands typen van correspondentie in een vreemde taal

kan correspondentie typen

13 14

correspondentie opnemen in het Nederlands correspondentie opnemen in een vreemde taal

kan correspondentie opnemen

15

correspondentie op aanwijzing opstellen

kan correspondentie op aanwijzing opstellen

16

zelf correspondentie opstellen

kan zelf correspondentie opstellen

19

correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid

kan correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid kan correspondentie verzendklaar maken en verzenden

21

vertalen van correspondentie (brieven en nota’s)

kan correspondentie (brieven en nota’s) vertalen

23 25 26 27 28 29 30

statistisch en ander te bewerken materiaal typen stukken van anderen bewerken tekstopmaak verzorgen redigeren van teksten van anderen maken van slides vormgeven van teksten maken van grafieken en tabellen

kan via PC een concept (tekst, statistisch materiaal…) uitwerken

31 32

compileren uit verschillende bestanden compileren uit verschillende programma’s

kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma’s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken

36

telefoon aannemen, selecteren en afhandelen

kan telefonische berichten noteren en doorgeven kan telefonische berichten zelfstandig afhandelen

39 40

bezoekers verwelkomen en doorverwijzen onverwacht bezoek zelf te woord staan

kan bezoekers verwelkomen, doorverwijzen en zelf te woord staan

Vaardigheid: de leerling / cursist…

Taak 42 43 44 45 46

zelfstandig afspraken maken een praatpaalfunctie vervullen een vraagbaakfunctie vervullen contacten onderhouden voor de leidinggevenden eigen contacten onderhouden (in- en extern)

48

huisstijl bewaken

kan de huisstijl bewaken

51 53 54

zelf informatie selecteren en samenstellen zelfstandig belanghebbenden intern van informatie voorzien zelfstandig belanghebbenden in- en extern van informatie voorzien

kan informatie ontvangen en correct en op het juiste moment zelfstandig doorgeven

56 58

bijhouden van de vergaderagenda voorbereiden agendastukken

kan voor derden de vergaderagenda bijhouden kan in overleg de vergaderstukken samenstellen, rekening houdend met de vergadervorm kan instaan voor de verzending van de agenda en de vergaderstukken

59

notuleren van vergaderingen

kan notities nemen in een vergadering

60

uitwerken van de notulen

kan verslagen maken

61

besluiten van de vergadering weergeven

kan in een verslag van een vergadering de besluiten en / of afspraken opnemen en weergeven

62

naleving van de besluiten opvolgen

kan in overleg de naleving van de afspraken opvolgen

64

afspraken regelen

kan in opdracht afspraken maken en doorgeven aan de betrokken persoon

65

agenda’s bijhouden

kan agenda’s bijhouden en beheren

66

organiseren van zakenlunches en –diners

kan in opdracht zakenlunches en –diners organiseren

kan interne en externe contacten onderhouden

67

zakenreizen reserveren en boeken

kan in opdracht zakenreizen reserveren en boeken

68 71 72

vergaderingen organiseren (plaats, benodigdheden…) verzorging representatiegeschenken verzorging en programma gast(en) organiseren

kan in overleg zowel interne als externe vergaderingen en bezoeken organiseren en de omkadering hiervan verzorgen

73 74 77 80 81 82 86 89

organiseren van de werkzaamheden van het secretariaat werkbesprekingen organiseren organiseren van de interne circulatie van nota’s werkzaamheden secretariaat coördineren invoering van nieuwe procedures begeleiden taken delegeren en uitvoering controleren werkindeling van het secretariaat bepalen verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat

kan het secretariaat van zijn / haar afdeling organiseren en leiden

inwerkprogramma’s maken voor nieuwe medewerkers op het secretariaat werkbegeleiding voor de nieuwe medewerkers

kan nieuwe medewerkers inwijden in de werkzaamheden en hen begeleiden

90 93 94

Vaardigheid: de leerling / cursist…

Taak 83 facturen en declaraties controleren en fiatteren 107 opstellen van (reis)declaraties 112 opstellen van facturen

kan facturen en declaraties opstellen, controleren en fiatteren

84

verantwoordelijkheid dragen voor de toegekende budgetten

kan verantwoordelijkheid dragen voor de toegekende budgetten

95

stukken verzamelen, sorteren en coderen

kan stukken verzamelen, sorteren en coderen

97

stukken in het archief opzoeken

kan stukken in het archief opzoeken

98 archief inrichten / of reviseren 99 archief beheren (schonen en actueel houden) 101 documentatie beheren

kan het archief, de documentatie (her)inrichten en beheren

102 bijhouden van adressenbestand 125 bijhouden van een persoonlijke gegevensbank

kan adressenbestanden maken, raadplegen en updaten

104 bijhouden van de financiële administratie 108 bijhouden van de kas

kan de financiële administratie van zijn / haar secretariaat verwerken

105 bijhouden van de kantoorvoorraad 106 bestellen kantoorvoorraad 120 aankoop van relevant materiaal regelen

kan de voorraad van zijn / haar secretariaat beheren

110 personeelsgegevens bijhouden 111 bijhouden administratie m.b.t. ziekte en verlof

kan de personeelsgegevens van zijn / haar secretariaat registreren

113 bijhouden van softwarelicenties en –handboeken

kan softwarelicenties en –handboeken bijhouden

116 inzamelen geld voor verjaardag of afscheidscadeautjes

kan geld voor verjaardags- of afscheidscadeautjes inzamelen

117 kopen cadeautjes

kan cadeautjes kopen

118 serveren van koffie en thee

kan koffie en thee serveren

119 onderhoud kantoorapparatuur regelen

kan het onderhoud van kantoorapparatuur regelen

122 op orde houden van de eigen werkplek

kan de eigen werkplek op orde houden

123 klein onderhoud van kantoorapparatuur

kan de handleiding van kantoorapparatuur raadplegen en de instructies toepassen

124 maken van kopies

kan kopies maken

126 op de hoogte blijven van softwarpakketten

kan zich informeren over marktontwikkelingen m.b.t. softwarepakketten

33

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

3.3.3

Clustering van vaardigheden De vaardigheden worden gegroepeerd in voor het onderwijsveld zinvolle, organiseerbare gehelen. Er werd rekening gehouden met de takenclusters uit het beroepsprofiel.

CLUSTER

Informatie

beheer

1 2

archivering verwerking

3 4 5 6 7 8

Communicatie onthaal telefoon correspondentie

9 10 11 12 13 14 15 16 17

interne / externe communicatie

18 19 20 21 22

Organisatie

secretariaat

23 24 25 26 27 28

vergadering

29 30 31 32 33 34 35

VAARDIGHEID: DE LEERLING / CURSIST… kan het archief, de documentatie (her)inrichten en beheren kan adressenbestanden maken, raadplegen en updaten kan stukken verzamelen, sorteren en coderen kan stukken in het archief opzoeken kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten, software openen, gebruiken en afsluiten kan faxen en elektronische corresponderen kan via PC een concept (tekst, statistisch materiaal…) uitwerken kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma’s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken kan bezoekers verwelkomen, doorverwijzen en zelf te woord staan kan telefonische berichten noteren en doorgeven kan telefonische berichten zelfstandig afhandelen kan correspondentie typen kan correspondentie opnemen kan correspondentie op aanwijzing opstellen kan zelf correspondentie opstellen kan correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid kan correspondentie verzendklaar maken en verzenden kan correspondentie (brieven en nota’s) vertalen kan interne en externe contacten onderhouden kan de huisstijl bewaken kan informatie ontvangen en correct en op het juiste moment zelfstandig doorgeven kan in opdracht afspraken maken en doorgeven aan de betrokken persoon kan de dag- en weekindeling zelfstandig plannen kan het secretariaat van zijn / haar afdeling organiseren en leiden kan nieuwe medewerkers inwijden in de werkzaamheden en hen begeleiden kan facturen en declaraties opstellen, controleren en fiatteren kan verantwoordelijkheid dragen voor de toegekende budgetten kan de personeelsgegevens van zijn / haar secretariaat registreren kan de eigen werkplek op orde houden kan voor derden de vergaderagenda bijhouden kan in overleg de vergaderstukken samenstellen, rekening houdend met vergadervorm kan instaan voor de verzending van de agenda en de vergaderstukken kan notities nemen in een vergadering kan verslagen maken kan in een verslag van een vergadering de beslui-

34

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

ten en / of afspraken opnemen en weergeven 36 kan in overleg de naleving van de afspraken opvolgen 37 kan agenda’s bijhouden en beheren 38 kan in verleg zowel interne als externe vergaderingen en bezoeken organiseren en de omkadering hiervan verzorgen postafhande39 kan de post (brieven, faxen, elektronische berichling ten…) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande procedures 40 kan toezicht uitoefenen op de afhandeling van de post voorraadbeheer 41 kan de financiële administratie van zijn / haar secretariaat verwerken 42 kan de voorraad van zijn / haar secretariaat beheren ondersteuning 43 kan in opdracht zakenlunches en –diners organiseren 44 kan in opdracht zakenreizen reserveren en boeken 45 kan softwarelicenties en –handboeken bijhouden 46 kan zich informeren over marktontwikkelingen m.b.t. softwarepakketten 47 kan het onderhoud van kantoorapparatuur regelen 48 kan de handleiding van kantoorapparatuur raadplegen en de instructies toepassen 49 kan kopies maken dienstverlening 50 kan geld voor verjaardags- of afscheidscadeautjes inzamelen 51 kan cadeautjes kopen 52 kan koffie en thee serveren

35

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

3.3.4

Ondersteunende kennis Ondersteunende kennis, die niet rechtstreeks gekoppeld kan worden aan een cluster van vaardigheden en die ene minimale basis is voor het uitoefenen van het beroep.

-

time-management: efficiënt tijdsbeheer vergadertechnieken en groepsdynamiek de werking van de bureautica: telefoon, fax, kopieerapparaat, printer… correct PC-gebruik gebruik van handleidingen (bureautica, softwarepakketten…) elementaire begrippen van de bedrijfsstructuur, bedrijfsvormen, organogrammen, overlegstructuren… domeinkennis (indeling in bedrijfssectoren) rekenvaardigheid veiligheid, milieu, kwaliteit, ergonomie praktijkgericht taalgebruik: per taalvaardigheid wordt d.m.v. een cijfer het gewenste beheersingsniveau aangeduid (1 = elementaire kennis, 2 = praktische kennis, 3 = gevorderde kennis)

-

Vreemde taal 1

Vreemde taal 2

Vreemde taal 3

luisteren

3

Nederlands

3

2

2

lezen

3

3

2

1

spreken

3

2

2

2

schrijven

3

2

2

1

Per cluster van vaardigheden wordt de kennis vermeld, die nodig is om deze vaardigheden te realiseren. Tussen haakjes wordt een verwerkingsniveau aangegeven: ♦

Niveau 1: weten (Dit niveau kan omschreven worden door middel van werkwoorden van het type: reproduceren, bewust zijn, herinneren, herkennen, registreren, opnoemen, aanduiden, benoemen, opsommen…)

♦

Niveau 2: inzien (begrijpen, verstaan, aantal aangeven, verband uitdrukken, bewijzen, voorbeelden geven, typeren, de essentie aangeven, omschrijven, met eigen woorden zeggen…)

♦

Niveau 3: toepassen (gevarieerd aanwenden, uitwerken, nieuwe middelen vinden, beoordelen, evalueren, produceren, vergelijken met, structureren…)

♦

Niveau 4: integreren (spontaan toepassen, zich uit eigen beweging identificeren…)

36

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

CLUSTER

Informatie

Beheer

Archivering

Verwerking

Communicatie

Onthaal

Telefoon

Correspondentie

interne / externe communicatie Organisatie

Secretariaat

Vergadering

Postafhandeling Voorraadbeheer Ondersteuning

Dienstverlening

ONDERSTEUNENDE KENNIS (NIVEAU) (bestaande) klassementsystemen (1) archiveringsprogramma’s (1) klasseringsmethodes (3) bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (2) recht (wet op de privacy) (2) (bestaande) klassementsystemen (1) archiveringsprogramma’s (1) klasseringsmethodes (3) bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (2) soorten elektronische correspondentie (1) tekstverwerking, rekenblad, gegevensbeheer op PC (3) principes van vormgeving en opmaak van slides (3) gegevensbeveiliging (2) recht (wet op de privacy) (2) etiquette, omgangsvormen (4) huisstijl en bedrijfscultuur (2) verzorgd en correct taalgebruik (4) gebruik van telefoontoestellen (centrale) (3) noteertechnieken (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) regels van klantvriendelijk telefoneren (3) verzorgd en correct taalgebruik (4) klavierbeheersing (4) tekstverwerking op PC (3) audioapparatuur (dictafoon, antwoordapparaat…) (3) BIN-normen (4) internationale conventies (1) postvoorschriften (2) huisstijl (2) vormen van gebruik van stijlen (brieven, faxen, elektronische berichten) (3) correcte spelling (4) huisstijl en bedrijfscultuur (2) principes van klantgerichtheid (3) vlotte omgangstaal (4) basisnoties van planningsmethode (3) basisnoties van boekhouding (3) noties van de sociale wetgeving (1) werking van een secretariaat (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) eenvoudige principes van budgetcontrole (geen balansanalyse) (3) soorten vergaderingen (organisatie, logistieke ondersteuning) (2) huisstijl en conventies (2) notuleertechniek (3) rapporteren (3) schriftelijke taalverwerking (3) (bestaande) verwijs- en opvolgingssystemen (1) basisnoties van boekhouding (1) basisnoties van het beheer van een economaat (3) eenvoudige principes van budgetcontrole (geen balansanalyse) (3) etiquette (4) recht (wet op de auteursrechten) (1) etiquette (4)

3.3.5

Samenvattende tabel

Cluster 1 Informatie

Vaardigheid: de leerling / cursist…

Ondersteunende kennis

1.1 beheer

1.1.1 kan het archief, de documentatie (her)inrichten en beheren 1.1.2 kan adressenbestanden maken, raadplegen en updaten

(bestaande) klassementsystemen (1) archiveringsprogramma’s (1) klasseringsmethodes (3) bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (2) recht (wet op de privacy) (2)

1.2 archivering

1.2.1 kan stukken verzamelen, sorteren en coderen 1.2.2 kan stukken in het archief opzoeken

(bestaande) klassemensystemen (1) archiveringsprogramma’s (1) klasseringsmethodes (3) bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (2)

1.3 verwerking

1.3.1 kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten, software openen, gebruiken en afsluiten 1.3.2 kan faxen en elektronisch corresponderen 1.3.3 kan via PC een concept (tekst, statistisch materiaal…) uitwerken 1.3.4 kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma’s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken

soorten elektronische correspondentie (1) tekstverwerking, rekenblad, gegevensbeheer op PC (3) principes van vormgeving en opmaak van slides (3) gegevensbeveiliging (2) recht (wet op de privacy) (2)

Vaardigheid: de leerling / cursist…

Cluster 2 Communicatie

Ondersteunende kennis

2.1 onthaal

2.1.1 kan bezoekers verwelkomen, doorverwijzen en zelf te woord staan

etiquette, omgangsvormen (4) huisstijl en bedrijfscultuur (2) verzorgd en correct taalgebruik (4)

2.2 telefoon

2.2.1 kan telefonische berichten noteren en doorgeven 2.2.2 kan telefonische berichten zelfstandig afhandelen

gebruik van telefoontoestellen (centrale) (3) noteertechnieken (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) regels van klantvriendelijk telefoneren (3) verzorgd en correct taalgebruik (4)

2.3 correspondentie

2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7

klavierbeheersing (4) tekstverwerking op PC (3) audioapparatuur (dictafoon, antwoordapparaat…) (3) BIN-normen (4) internationale conventies (1) postvoorschriften (2) huisstijl (2) vormen van gebruik van stijlen (brieven, faxen, elektronische berichten) (3) correcte spelling (4)

kan correspondentie typen kan correspondentie opnemen kan correspondentie op aanwijzing opstellen kan zelf correspondentie opstellen kan correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid kan correspondentie verzendklaar maken en verzenden kan correspondentie (brieven en nota’s) vertalen

2.4 interne / externe 2.4.1 kan interne en externe contacten onderhouden communicatie 2.4.2 kan de huisstijl bewaken 2.4.3 kan informatie ontvangen en correct en op het juiste moment zelfstandig doorgeven 2.4.4 kan in opdracht afspraken maken en doorgeven aan de betrokken persoon

huisstijl en bedrijfscultuur (2) principes van klantgerichtheid (3) vlotte omgangstaal (4)

Vaardigheid: de leerling / cursist…

Cluster 3 Organisatie

kan de dag- en weekindeling zelfstandig plannen kan het secretariaat van zijn / haar afdeling organiseren en leiden kan nieuwe medewerkers inwijden in de werkzaamheden en hen begeleiden kan facturen en declaraties opstellen, controleren en fiatteren kan verantwoordelijkheid dragen voor de toegekende budgetten kan de personeelsgegevens van zijn / haar secretariaat registreren kan de eigen werkplek op orde houden

Ondersteunende kennis

3.1 secretariaat

3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7

3.2 vergadering

3.2.1 kan voor derden de vergaderagenda bijhouden 3.2.2 kan in overleg de vergaderstukken samenstellen, rekening houdend met de vergadervorm 3.2.3 kan instaan voor de verzending van de agenda en de vergaderstukken 3.2.4 kan notities nemen in een vergadering 3.2.5 kan verslagen maken 3.2.6 kan in een verslag van een vergadering de besluiten en / of afspraken opnemen en weergeven 3.2.7 kan in overleg de naleving van de afspraken opvolgen 3.2.8 kan agenda’s bijhouden en beheren 3.2.9 kan in overleg zowel interne als externe vergaderingen en bezoeken organiseren en de omkadering hiervan verzorgen

soorten vergaderingen (organisatie, logistieke ondersteuning) (2) huisstijl en conventies (2) notuleertechniek (3) rapporteren (3) schriftelijke taalverwerking (3)

3.3 postafhandeling

3.3.1 kan de post (brieven, faxen, elektronische berichten…) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande procedures 3.3.2 kan toezicht uitoefenen op de afhandeling van de post

(bestaande) verwijs- en opvolgingssystemen (1)

3.4 voorraadbeheer

3.4.1 kan de financiële administratie van zijn / haar secretariaat verwerken 3.4.2 kan de voorraad van zijn / haar secretariaat beheren

basisnoties van boekhouding (1) basisnoties van het beheer van een economaat (3)

3.5 ondersteuning

3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.5.7

eenvoudige principes van budgetcontrole (geen balansanalyse) (3) etiquette (4) recht (wet op de auteursrechten) (1)

3.6 dienstverlening

3.6.1 kan geld voor verjaardags- of afscheidscadeautjes inzamelen 3.6.2 kan cadeautjes kopen 3.6.3 kan koffie en thee serveren

kan in opdracht zakenlunches en –diners organiseren kan in opdracht zakenreizen reserveren en boeken kan softwarelicenties en –handboeken bijhouden kan zich informeren over marktontwikkelingen m.b.t. softwarepakketten kan het onderhoud van kantoorapparatuur regelen kan de handleiding van kantoorapparatuur raadplegen en de instructies toepassen kan kopies maken

basisnoties van plannigsmethode (3) basisnoties van boekhouding (3) noties van de sociale wetgeving (1) werking van een secretariaat (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) eenvoudige principes van budgetcontrole (geen balansanalyse) (3)

etiquette (4)

40

3.4

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

Houdingen In het beroepsprofiel worden een aantal houdingen vermeld, die als onmisbaar worden beschouwd: Accuratesse

Bij het vastleggen van zakelijke belangrijke gegevens moet men uiterst precies te werk gaan. Nauwkeurigheid is eveneens vereist bij het notuleren, verwerken van gegevens, organiseren en archiveren.

Contactbereidheid zin voor samenleving

Correct kunnen omgaan met personen binnen en buiten het bedrijf. Belangrijk is dat men zeer goed samenwerkt met collega’s en vooral met de direct verantwoordelijke(n).

Zelfstandigheid zin voor initiatief

In concrete situaties inschatten of de eruit voortvloeiende taken onder zijn / haar bevoegdheid vallen.

Door eigen initiatief de correspondentieprocedures of communicatieprocessen doelmatiger laten verlopen.

Aanvoelen wanneer en waarmee een chef niet wil worden gestoord.

Een eigen realistische dag- of weekindeling kunnen maken.

3.5

Omschakelingsvermogen flexibiliteit

In tal van complexe situaties orde op zaken weten te stellen door snel te kunnen inspelen op uiteenlopende onderwerpen.

Discretie en betrouwbaarheid

Alle vertrouwelijke en geheime informatie met de nodige omzichtigheid behandelen ten einde niet bedoelde informatieoverdracht te voorkomen.

Stressbestendigheid

Goed kunnen omgaan met deadlines. Vlot verschillende taken en opdrachten door elkaar kunnen verrichten.

Organisatievermogen

Er op gericht zijn taken zodanig te plannen, te coördineren en te delegeren dat het beoogde doel op een efficiënte manier bereikt kan worden.

Assertiviteit in functievan het uitvoeren van een taak

Niet aarzelen om meer uitleg te vragen over een opdracht, opdat men een exact beeld heeft van het verwachte eindresultaat.

Meerdere werkzaamheden door elkaar heen kunnen uitvoeren.

Contextgegevens Een afdelingssecretar(is)esse werkt zelfstandig onder de directe leiding van één of meerdere verantwoordelijken. Dit betekent dat het secretariaatswerk afhankelijk is van de plaats die deze personen innemen in de totale organisatie en de wijze waarop de organisatie gestructureerd is. Is de verantwoordelijke het hoofd van een afdeling, dan werkt de afdelingssecretar(is)esse ten behoeve van de afdeling. Zo kunnen er in een bedrijf verschillende afdelingssecretariaten bestaan.

Toch werken de afdelingssecretar(issen)esses op aparte plekken in de organisatie: ze behoren niet tot de bedrijfsleiding, maar ook niet uitsluitend tot de uitvoerders in de afdelingen. Ze functioneren vaak op kruispunten in de organisatie.

Typische arbeidsomstandigheden zijn: - binnendienst

41

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

-

flexibele werktijden zittend werk tijdens een deel van de dag; heen en weer lopen gedurende een deel van de dag werken aan een beeldscherm

3.6

Niveau van de opleiding

3.6.1

Graad van verantwoordelijkheid

3.6.2

3.6.3

3.6.4

Autonomie in de uitvoering van het werk

beschikt over een ruime autonomie binnen nauwkeurig omschreven criteria ten aanzien van het eindresultaat om de volgorde en de uitvoeringswijze van de deelaspecten te bepalen.

Autonomie in het nemen van beslissingen

neemt zelfstandig beslissingen, maar de verschillen tussen de alternatieven zijn klein en hebben geen zware gevolgen voor de effectiviteit.

Invloed op werkverdeling

bepaalt zelf haar (zijn) werkverdeling en organiseert zelfstandig de standaardactiviteiten.

Verantwoordelijkheid voor prestaties

is mede verantwoordelijk voor het eindresultaat.

Er is geen verdere bewerking of verwerking door een collega nodig.

Vertrouwelijkheid

gaat om met vertrouwelijke informatie.

Leidinggeven

geeft leiding aan de secretariaatsmedewerk(st)er

Graad van complexiteit Routine in het dagelijkse werk

een evenwichtige balans tussen routine en nieuwe procedures

Informatievoorziening

kan informatie selecteren en samenstellen volgens voorgestructureerde criteria

Graad van transfer Adviseren

adviseert op verzoek over praktische en organisatorische zaken

Talenkennis

zie tabel op blz. 39

Domeinkennis

is nodig

Conclusie Gelet op de graad van verantwoordelijkheid, de graad van complexiteit van de taken en de graad van transfer tussen de taken wordt het beroepsopleidingsprofiel van afdelinssecretar(is)esse op niveau 3 geplaatst.

42

O P L E ID IN G S P R O F IE L S E C R E T AR IA A T

BIJLAGE 1

Geografische spreiding van het opleidingsaanbod (TSO-BSO).

Een kopie van deze bijlage kan opgevraagd worden op de Vlaamse Onderwijsraad.