dossier 2021-370.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/370

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/370

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 16 september 2021 diende xxx (verder: verzoeker) een verzoek in bij het Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen (verder: VLAIO), enerzijds om hem mee te delen of VLAIO, zoals vermeld in een Excel-tabel op haar website, aan xxx ten bedrage van 103.982,00 Euro financiële steun toekende en vervolgens reeds 101.902,64 Euro effectief uitbetaalde voor de organisatie van een event "Groot Bevrijdingsfeest", dat van 30.07 t/m 01.08.2021 op de percelen van de D'Hoogvorstkasteelparksite te Herent had moeten doorgaan maar waarvoor de vergunning door het CBS-Herent omwille van een vernietigend veiligheidsrapport werd ingetrokken waardoor dit event nooit heeft plaatsgevonden.

Anderzijds vroeg verzoeker, indien hierop bevestigend zou worden geantwoord, om een afschrift van: 1. de steunaanvraag die xxx voor haar event "Groot Bevrijdingsfeest" indiende bij VLAIO; 2. het vigerend reglement op basis waarvan de onder 1 vermelde steunaanvraag werd ingediend; 3. het verslag van de evaluatie/beoordelingsinstantie waarin de beoordeling van deze onder 1 vermelde steunaanvraag is opgenomen; 4. de VLAIO-eindbeslissing(en) inzake de onder 1 vermelde steunaanvraag op basis waarvan enerzijds 103.982 Euro werd toegekend, en anderzijds 101.902,64 Euro effectief werd uitbetaald aan xxx voor het event "Groot Bevrijdingsfeest"; 5. (indien VLAIO intussen vervolgens zou beslist hebben om deze financiële steun alsnog in te trekken en terug te vorderen) de VLAIO-beslissing waarmee de onder 4 vermelde VLAIO-eindbeslissing werd ingetrokken en de effectief aan xxx uitbetaalde steun wordt teruggevorderd.

www.vlaanderen.be

Op 17 september 2021 bezorgde VLAIO aan verzoeker volgende toelichting: “Wat betreft onderstaand dossier kunnen we meegeven dat er een terugbetaalbaar voorschot werd toegekend onder dossiernummer (CVTVE.2021.0030) met als begunstigde xxx voor de organisatie van het evenement ‘Het Grote Bevrijdingsfeest’.

Dit evenement zou doorgaan op 30 juli 2021. Aan het evenement werd een terugbetaalbaar voorschot toegekend van 103.982 euro, waarvan 101.902,64 euro werd uitbetaald. Tot dusver nam VLAIO nog geen definitieve beslissing of de annulering van het evenement aanvaard wordt onder deze waarborgregeling.

Dat wil zeggen dat ook nog niet bepaald werd of xxx dit terugbetaalbaar voorschot geheel of gedeeltelijk moet terugbetalen. Wel kunnen wij u meedelen dat het evenement inderdaad initieel gepland was om door te gaan in de gemeente Herent, maar dat de organisator het evenement verplaatste naar de gemeente Deinze nadat de toestemming van de gemeente Herent werd ingetrokken.”

Diezelfde dag vroeg verzoeker aan VLAIO om hem ook nog het gevraagde afschrift van de documenten 1-5 te bezorgen, aangezien de financiële steun voor het evenement “Groot Bevrijdingsfeest” effectief door xxx werd aangevraagd.

Op 21 september 2021 weigerde VLAIO om de gevraagde documenten openbaar te maken.

Verzoeker diende op 21 september 2021 bij de beroepsinstantie beroep in tegen die beslissing van VLAIO. Het beroepschrift werd geregistreerd op 22 september 2021.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 16 september 2021. De in beroep aangevochten beslissing van de VLAIO van 21 september 2021, maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

Het ingediende beroep van verzoeker d.d. 21 september 2021 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Bestreden beslissing

In haar beslissing van 21 september 2021 stelt VLAIO de gevraagde bestuursdocumenten niet te kunnen bezorgen, aangezien het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van vertrouwelijke commerciële en industriële informatie, die aan hen werd meegedeeld. Dit heeft volgens VLAIO onder meer betrekking op de prijszetting (commercieel/strategische politiek), de creatieve logistieke &

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/370

pagina 2 van 7

facilitaire aanpak, de creatieve uitwerking van het thema etc. VLAIO verwijst hiervoor naar artikel II.35, 3° van het Bestuursdecreet.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker meent dat de door VLAIO, zonder ook maar enige nuance ingeroepen weigeringsgrond, onmogelijk dienstig kan zijn om het hoger vermelde tweede onderdeel van zijn openbaarheidsverzoek integraal niet in te willigen. Temeer, stelt verzoeker, daar de door VLAIO ingeroepen en te beschermen commerciële en industriële informatie die volgens VLAIO in elk van de 5 door hem gevraagde documenten zou staan, mogelijk reeds door xxx zelf openbaar is gemaakt in haar publiek gemaakte promofolders van het event. Verzoeker verwijst hiervoor naar zijn in bijlage meegestuurde promofolders “Groot Bevrijdingsfeest”.

3. Toelichting door VLAIO Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen heeft de beroepsinstantie VLAIO om een reactie gevraagd.

Op 24 september 2021 bezorgde VLAIO de betreffende documenten en de volgende toelichting bij het genomen weigeringsbesluit:

“De gevraagde stukken 3 en 4 zijn bij ons één geheel, zie hiervoor de beslissingsbrief waarin de beoordeling integraal opgenomen is. Verder kan men op onze website de controlerichtlijnen en het besluit van de Vlaamse Regering van 4 september 2020 terugvinden tot instellen van een terugbetaalbaar voorschot ter ondersteuning van de opstart van de evenementensector: https://www.vlaio.be/nl/subsidies-financiering/voorschot-voor-organisatoren-van-evenementen Een afschrift van deze steunaanvraag konden wij ook in deze xxx niet geven. Onze weigeringsgronden zijn de volgende: I.

bestaande geheimhoudingsbepaling zoals bepaald in artikel 41ter §10 van het decreet van 21 december 2001 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2002 Artikel 41ter §10. De personeelsleden van het Agentschap Innoveren en Ondernemen en ook alle andere personen die ambtshalve kennis krijgen van een steunaanvraag of opvolging ervan, zijn voor de gegevens van of over bedrijven, organisaties, instellingen of personen over vindingen, innovaties of onderzoeksresultaten, of over hun uitgangspunten of methoden om tot dergelijke vindingen, innovaties of onderzoeksresultaten te komen, alsook de tijdens de behandeling of opvolging van een aanvraag geformuleerde adviezen, ertoe gehouden om ze: 1. strikt vertrouwelijk te behandelen; 2. alleen mee te delen of te laten meedelen aan derden als dat in het rechtstreekse belang is van de onderneming, de organisatie, de instelling of de persoon die de steunaanvraag doen, of als dat een functioneel onderdeel is van de behandeling van de aanvraag, of van een lopend dossier door het Agentschap Innoveren en Ondernemen; 3. nooit in eigen voordeel of met het oog op een persoonlijk voordeel te gebruiken of te verspreiden. 



Deze verplichtingen blijven gelden, ook na het einde van de tewerkstelling bij de Vlaamse overheid of na de aanstelling als lid van het beslissingscomité bij het

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/370

pagina 3 van 7

Hermesfonds (nu: het Fonds voor Innoveren en Ondernemen) of als externe deskundige, of na het einde van de uitoefening van vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie van een bedrijf.

II.

Beide weigeringsgronden zijn eigenlijk hetzelfde. De reden waarom artikel 41ter § 10 werd ingevoegd in het decreet dat de werking van het Fonds voor Innoveren en Ondernemen organiseert, begrotingsfonds waarop ook de terugbetaalbare voorschotten voor heropstart van de evenementensector vastgelegd, uitbetaald en terugbetaald worden, is om de commerciële en industriële informatie van bedrijven te beschermen. Alle ondernemers en ondernemingen die samenwerken met VLAIO moeten er op kunnen vertrouwen dat de informatie die in steunaanvragen ter beschikking gesteld wordt, ongeacht of dit gaat over technologische innovaties van sterk innovatieve ondernemingen of over de commerciële aanpak van bijvoorbeeld bedrijven in de evenementensector.

Voor de beide projecten waar xxx de openbaarmaking van vraagt, geldt dat de projectaanvraag en bijhorende begroting inzicht geeft in de opzet van het festival, de periode wanneer het doorgaat, het doelpubliek, de inrichting van het festivaldomein, de logistieke organisatie achter het festival, de budgettering, etc. Dit geeft dus inzicht in de commerciële aanpak van deze festivalorganisator. Andere organisatoren kunnen na openbaarmaking hier op inspelen in de concurrentiestrijd die tussen ondernemingen bestaat.

VLAIO heeft de resultaten van de beoordeling van de evenementenoproep actief openbaar gemaakt. De lijst van ingediende projecten, met het resultaat van de beoordeling en de toegekende bedragen werden actief bekendgemaakt op de website van VLAIO. xxx heeft deze op de website gevonden en daar zijn vraag tot openbaarmaking op gebaseerd. VLAIO heeft onmiddellijk de naar ons oordeel publiek te maken informatie ook als antwoord bezorgd aan xxx. Het is dus zeker niet dat VLAIO alle informatie ongenuanceerd achterhoudt. Enkel de naar ons oordeel commerciële en industriële informatie terug te vinden in de projectaanvraag en de begrotingstabel, waarvoor wij ook een decretale weigeringsgrond gecreëerd hebben om de sereniteit en het vertrouwen te behouden in onze rol naar ondernemingen toe, zodat zij met vertrouwen een projectaanvraag kunnen indienen.”

4. Beoordeling door de beroepsinstantie 1.

De steunaanvraag die xxx voor haar event "Groot Bevrijdingsfeest" indiende bij VLAIO

De ingediende steunaanvraag omvat een door xxx ingevuld Excel-document (1 – xxx – Begroting Bevrijdingsfeest), een Word-document betreffende de projectbeschrijving (2 – xxx – Projectbeschrijving Bevrijdingsfeest) en een tijdens het indienen van de aanvraag aangemaakt PDF-document ‘Aanvraag terugvorderbaar voorschot evenementen‘ (4 – CV-TVE.2021.0030). Die documenten kunnen volgens VLAIO niet aan verzoeker worden bezorgd omwille van de toepassing van artikel 41ter §10 van het decreet van 21 december 2001 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2002 en omwille van het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie (artikel II.35, 3° Bestuursdecreet).

De beroepsinstantie heeft voornoemde documenten kunnen inkijken en ziet niet in op welke wijze de steunaanvraag gegevens zou bevatten over bedrijven, organisaties, instellingen of personen over vindingen,

innovaties of onderzoeksresultaten, of over hun uitgangspunten of methoden om tot dergelijke vindingen, innovaties of onderzoeksresultaten te komen. De beroepsinstantie is dan ook van oordeel dat het vertrouwelijk karakter van de steunaanvraag waarop VLAIO zich beroept in toepassing van artikel 41ter §10

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/370

pagina 4 van 7

van het decreet van 21 december 2001 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2002, onterecht werd ingeroepen.

De beroepsinstantie stelt wel vast dat er in de steunaanvraag informatie voorkomt die commercieel van aard is en die daarom als vertrouwelijk moet worden beschouwd. Dit is het geval voor de door xxx aangeleverde kostenraming van het evenement in het Excel-document ‘1 – xxx – Begroting Bevrijdingsfeest’ (personeelskosten, overheadkosten, werkingskosten, externe prestaties,…). Het vrijgeven van die gegevens geeft een inkijk in de commerciële aanpak van xxx, hoe het een evenement organiseert, welke middelen het daarvoor aanwendt, welke uitgaven en inkomsten het verwacht,… Die informatie is zonder twijfel commercieel van aard en dient in het belang van de aanvrager te worden afgeschermd. De vrijgave ervan kan de concurrentiepositie van xxx ten opzichte van andere ondernemingen in de evenementsector immers ernstig aantasten. Het belang van de openbaarheid weegt in casu dan ook niet op tegen de bescherming van het belang dat gepaard gaat met het vertrouwelijke karakter van deze commerciële informatie.

Ook het Word-document betreffende de projectbeschrijving (2 – xxx – Projectbeschrijving Bevrijdingsfeest) en het PDF-document ‘Aanvraag terugvorderbaar voorschot evenementen‘ (4 – CV-TVE.2021.0030) bevatten commercieel gevoelige informatie die niet in aanmerking komt voor openbaarmaking. In het Worddocument wordt onder paragraaf 2.5.1 ‘De directe en indirecte tewerkstelling en kosten verbonden aan het evenement bij de steunaanvrager zelf en bij onderaannemers die aan het evenement meewerken’ in tabelvorm de geraamde omzet en de directe en indirecte tewerkstelling weergegeven en wordt het percentage vermeld van het projectbudget dat naar de onderaannemers gaat. Onder paragraaf 4.2 ‘Kerngegevens van het project’ worden die gegevens samengevat en wordt ook het totaal van de “niet recupereerbare kosten en onvermijdbare facturen” opgegeven. Het PFD-document vermeldt dezelfde gegevens onder de paragraaf ‘Financiële informatie’. Met uitzondering van het geraamd projectbudget en het gevraagde subsidiebedrag kan die informatie niet worden vrijgegeven.

De beroepsinstantie is van oordeel dat voornoemde informatie bijgevolg valt onder de uitzonderingsgrond van artikel II.35. 3° Bestuursdecreet: ‘Tenzij de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, wijzen de

overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, 3° een aanvraag tot openbaarmaking af als ze van oordeel zijn dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een van het vertrouwelijke karakter van commerciële en industriële informatie, als die informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is met de openbaarheid instemt.’. De beroepsinstantie merkt bovendien op dat er geen aanwijzingen terug te vinden zijn dat xxx die informatie zelf al zou hebben verspreid, bijvoorbeeld in de promofolders waar verzoeker naar verwijst.

Artikel II.50, §1, derde lid van het Bestuursdecreet laat toe aan de beroepsinstantie om aan de betrokken onderneming om toestemming te vragen voor het openbaar maken van voormelde commerciële informatie.

De beroepsinstantie heeft die toestemming gevraagd, maar niet verkregen.

Voor het overige oordeelt de beroepsinstantie dat er geen andere uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Artikel II.45, §2 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een bestuursdocument gedeeltelijk openbaar wordt gemaakt als informatie waarop een uitzondering van toepassing is als vermeld in afdeling 3 of waarvoor de verplichting geldt inzake het aantonen van het belang, vermeld in artikel II.40, § 3, tweede lid, samen met andere informatie in een bestuursdocument opgenomen is, en het mogelijk is om de informatie die niet openbaar kan gemaakt worden, te scheiden van de andere informatie, wat in casu het geval is.

Het beroepsonderdeel wordt bijgevolg als deels ongegrond en deels gegrond beschouwd.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/370

pagina 5 van 7

2.

Het vigerend reglement op basis waarvan de onder 1 vermelde steunaanvraag werd ingediend

De beroepsinstantie stelt vast dat, voor wat betreft het tweede beroepsonderdeel, het besluit van de Vlaamse Regering van 4 september 2020 tot instellen van een terugbetaalbaar voorschot ter ondersteuning van de opstart van de evenementensector het regelgevend kader betreft op basis waarvan steunaanvragen voor evenementen kunnen worden ingediend. Dit BVR werd op de website van VLAIO gepubliceerd (eenvoudig terug te vinden via de hierboven door VLAIO vermelde weblink), waar ook een uitgebreide toelichting kan worden teruggevonden in verband met voorwaarden, beoordelingscriteria,… die van toepassing zijn op een aanvraag. De beroepsinstantie is van oordeel dat, in dit concrete geval, de actieve openbaarmaking door VLAIO van het gevraagde document kan volstaan. Verzoeker is immers zelf al uitgekomen op het Excel-document met de lijst van ingediende projecten, gepubliceerd op de website van VLAIO, naar aanleiding waarvan hij zijn openbaarheidsvraag stelde.

Het beroepsonderdeel wordt bijgevolg als ongegrond beschouwd.

3-4. - Het verslag van de evaluatie/beoordelingsinstantie waarin de beoordeling van deze onder 1 vermelde steunaanvraag is opgenomen - De VLAIO-eindbeslissing(en) inzake de onder 1 vermelde steunaanvraag op basis waarvan enerzijds 103.982 Euro werd toegekend, en anderzijds 101.902,64 Euro effectief werd uitbetaald aan xxx voor het event "Groot Bevrijdingsfeest"

Uit de toelichting van VLAIO is gebleken dat de beoordeling en de eindbeslissing over de steunaanvraag onderdeel zijn van eenzelfde PDF-document (3 – Beslissingsbrief CV-TVE 2021 0030-getekend). VLAIO heeft de beroepsinstantie ingelicht zelf geen bezwaar te hebben tegen de openbaarmaking van dit document. Na lezing van het document oordeelt de beroepsinstantie dat er geen uitzonderingsgronden van toepassing zijn.

De beroepsonderdelen worden bijgevolg als gegrond beschouwd.

5.

(Indien VLAIO intussen vervolgens zou beslist hebben om deze financiële steun alsnog in te trekken en terug te vorderen) de VLAIO-beslissing waarmee de onder 4 vermelde VLAIO-eindbeslissing werd ingetrokken en de effectief aan xxx uitbetaalde steun wordt teruggevorderd.

De beroepsinstantie stelt vast dat VLAIO heden geen beslissing heeft genomen om de beslissing tot toekenning van een evenementvoorschot aan xxx in te trekken. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Aangezien VLAIO niet in het bezit is van het gevraagde document, daar het onbestaande is, kan er dus geen afschrift van worden bezorgd.

Het beroepsonderdeel wordt bijgevolg als ongegrond beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 21 september 2021 tegen de weigeringsbeslissing van VLAIO d.d. 21 september 2021 wordt als ontvankelijk en als deels ongegrond en deels gegrond beschouwd.

Bijgevolg dient VLAIO aan verzoeker een afschrift te bezorgen van:

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/370

pagina 6 van 7

-

Volgende documenten betreffende de projectaanvraag: o het Word-document betreffende de projectbeschrijving (2 – xxx – Projectbeschrijving Bevrijdingsfeest), met volgende uitzonderingen (waarbij het geraamd projectbudget en het gevraagde subsidiebedrag wel openbaar worden gemaakt): 1. de geraamde omzet en de directe en indirecte tewerkstelling in tabelvorm onder paragraaf 2.5.1 ‘De directe en indirecte tewerkstelling en kosten verbonden aan het evenement bij de steunaanvrager zelf en bij onderaannemers die aan het evenement meewerken’ en het percentage van het projectbudget dat naar de onderaannemers gaat.

2. paragraaf 4.2 ‘Kerngegevens van het project’. o het PDF-document ‘Aanvraag terugvorderbaar voorschot evenementen‘ (4 – CVTVE.2021.0030) met volgende uitzondering (waarbij het geraamd projectbudget en het gevraagde subsidiebedrag wel openbaar worden gemaakt): de paragraaf ‘Financiële informatie’.

-

Het PDF-document (3 – Beslissingsbrief CV-TVE 2021 0030-getekend) waarbij de steunaanvraag van xxx wordt beoordeeld en de eindbeslissing wordt genomen.

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet).

Brussel, 4 oktober 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur,

Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/370

pagina 7 van 7