dossier 2021-199.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/199

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 10 maart 2021 diende xxx (verzoekster), een verzoek in bij het kabinet van de viceminister-president bevoegd voor onderwijs, sport, dierenwelzijn, en Vlaamse Rand (verder: het kabinet) om inzage te verkrijgen van de volgende documenten: - De voorbereidende werken en documenten die aanleiding hebben gegeven tot het opstellen van de nota aan de Vlaamse Regering van 15 januari 2021 betreffende “de opstart van gesprekken over de nieuwe organisatiestructuur van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO)” (als bijlage gevoegd); - De voorbereidende werken en documenten betreffende de analyse van de budgettaire impact voor de Vlaamse overheid bij de splitsing van de NVAO; - De notulen van de vergaderingen betreffende de voornoemde gesprekken; - De notulen van de vergaderingen van het Comité van Ministers van 7 december 2020; - De voorbereidende documenten voor de voornoemde vergadering, met name documenten opgesteld door de Vlaamse Regering waarbij wordt voorgesteld een nieuw organisatiestructuur op te zetten voor de NVAO; - De voorbereidende documenten van de bijlage van de nota aan de Vlaamse Regering betreffende de opstart van gesprekken over de nieuwe organisatie structuur (15 januari 2021);

www.vlaanderen.be

- De documenten en voorbereidende werken die de volgende punten bespreken van “knelpunten in het huidige organisatiemodel”, pag. 3 van de voornoemde bijlage: * De documenten die het ontbreken van een gezamenlijke structuur bespreken; * De documenten die de toenemende financiële aandachtspunten bespreken binnen de NVAO; - De documenten en voorbereidende werken die punt 6 bespreken, pag. 4 van de voornoemde bijlage: “nieuwe organisatiestructuur moet de financiële geldstromen duidelijker in kaart brengen” Op 30 maart 2021 weigerde het kabinet inzage in een aantal documenten, en vroeg het om het verzoek met betrekking tot andere gevraagde documenten nader te specifiëren.

Op 7 mei 2021 diende verzoeker beroep in tegen deze weigeringsbeslissing.

Dit beroepschrift werd geregistreerd op 10 mei 2021.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 10 maart 2021.

De bestreden beslissing van 30 maart 2021 van het kabinet maakt geen melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

Conform artikel II. 48 vierde lid Bestuursdecreet neemt de beroepstermijn bijgevolg pas een aanvang vier maanden na de kennisgeving.

Het beroepschrift van 7 mei 2021 is tijdig ingediend en ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Bestreden beslissing

Op 30 maart 2021 bezorgde het kabinet het volgende antwoord aan verzoekster: ‘Wij komen terug op onderstaand verzoek.

Voor wat betreft uw vraag opgenomen in punt 12 van onderstaande mail, merken wij op dat de notulen van de vergaderingen van het Comité van Ministers van 7 december 2020 nog in ontwerp (en dus niet af) zijn. Deze notulen zullen pas een definitieve status krijgen na goedkeuring tijdens de volgende vergadering van het Comité van Ministers in juni 2021. De Vlaamse overheid merkt op dat het verzoek tot

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 2 van 16

openbaarheid van bestuur gelinkt kan worden aan de tuchtprocedure die momenteel loopt binnen de Vlaamse overheid en waarvan de aanvrager, xxx, het voorwerp vormt. Deze dubbele agenda indachtig, is de Vlaamse overheid van mening dat het principe van openbaarheid van bestuur niet geldt voor dergelijke onvolledige documenten of documenten die niet af zijn. U kan desgewenst in juni 2021, wanneer de notulen definitief worden, een nieuw verzoek tot openbaarheid van bestuur indienen.

Voor wat betreft uw vraag opgenomen in punt 13 van onderstaande mail, merken wij op dat de Vlaamse regering niet heeft gevraagd om een nieuwe structuur voor de NVAO op te zetten. Bijgevolg is dit verzoek zonder voorwerp.

Uw verzoek opgenomen in punt 14 van onderstaande mail betreft de documentatie ter voorbereiding van een nota, die op zich ook nog eens kadert in de voorbereiding van de besluitvorming. Daar het bijgevolg om werkdocumenten gaat, die (vooralsnog) geen formeel onderschreven standpunt van de dienst bevatten en derhalve niet af zijn, heeft de Vlaamse overheid beslist om niet op dit verzoek in te gaan. De openbaarheid van bestuur weegt volgens de Vlaamse overheid niet door in casu, als gevolg waarvan zij niet bereid is om onvolledige documenten over te maken. In dit kader verwijst zij (opnieuw) naar de tuchtprocedure die momenteel binnen de Vlaamse overheid en waarvan de aanvrager het voorwerp vormt.

Voor wat betreft uw vragen opgenomen in punt 9, 10, 11, 15 en 16 van onderstaande mail, merken wij op dat deze aanvragen te algemeen zijn geformuleerd en ons aldus niet toelaten na te gaan welke documenten betrokken zijn. Gelieve uw verzoek te specifiëren teneinde de Vlaamse overheid toe te laten om de gewenste documenten (al dan niet) over te maken.’

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoekster stelt dat het kabinet inzage geweigerd heeft in alle gevraagde documenten, zonder enige duidelijke motivering of grond van weigering.

Ze merkt vooreerst op dat het verzoek werd gericht in duidelijke, afgebakende verzoeken in bullet points.

Er werd inzage gevraagd van meerdere bestuursdocumenten die werden opgesplitst in 8 bullet points. Het zevende bullet point werd opgesplitst in twee onderafdelingen.

In het antwoord van de Vlaamse Regering (sic) is er sprake van ‘punt 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15 en 16’. De aanvragen van deze bestuursdocumenten worden geweigerd. Er werd echter geen verzoek gericht tot inzage in 16 bestuursdocumenten en de nummering die de Vlaamse Regering (sic) zelf heeft uiteengezet in haar beslissing is uiterst onduidelijk, aldus verzoekster. Zo kan verzoekster niet uitmaken welke bestuursdocumenten worden bedoeld met de punten 9-16 waarnaar verwezen wordt in de beslissing, waardoor er geen nuttig verweer mogelijk is. Zo stelt de Vlaamse regering (sic) dat de verzoeken opgenomen in de punten 9, 10, 11, 15 en 16 te algemeen geformuleerd zouden zijn. Het is thans niet duidelijk welke documenten hiermee bedoeld worden, waardoor het verzoekster onmogelijk wordt gemaakt om de vraag te verduidelijken. De beslissing is aldus niet deugdelijk gemotiveerd, aldus verzoekster.

Ook wordt volgens verzoekster in ieder geval het verzoek onterecht afgewezen voor alle bestuursdocumenten. Het verzoek van ‘punt 12’ wordt afgewezen omdat de notulen van de vergadering nog niet af zouden zijn en omdat de Vlaamse Regering stelt dat het verzoek wordt gericht in het kader van de tuchtprocedure van xxx.

Het principe van de openbaarheid van bestuur beoogt een dubbel oogmerk: enerzijds om de burger inspraak- en participatiemogelijkheden te bieden en anderzijds om een controle mogelijk te maken op het

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 3 van 16

overheidsoptreden. Eerder werd uiteengezet dat een verzoek tot openbaarheid geweigerd kan worden wanneer dit kennelijk onredelijk is of wanneer de bestuursdocumenten niet af zijn (art. II.33 Bestuursdecreet). In casu is de vraag tot inzage in de notulen niet kennelijk onredelijk, aldus verzoekster.

Anderzijds meent de Vlaamse Regering dat de notulen van een vergadering die plaatsvond in januari 2021 pas af zouden zijn in juni 2021, zijnde vijf maanden later. xxx had tijdens zijn dienst concrete voorstellen gedaan en opmerkingen geformuleerd op de structuur en de financiële situatie van de NVAO. Deze zouden besproken worden op de vergadering van het Comité van Ministers. Aangezien de Vlaamse overheid tijdens de tuchtprocedure weigert alle stukken te voegen in het administratief dossier aangaande deze gesprekken, wenst xxx deze op te vragen middels een openbaarheid van bestuur. De vergadering waarvan sprake is heeft plaatsgevonden op 15 januari 2021. De Vlaamse Regering meent dat de notulen van deze vergadering, hetgeen niet meer is dan een schriftelijke weergave van de zaken die werden besproken tijdens deze gesprekken, niet klaar zouden zijn. De Vlaamse Regering stelt dat er een nieuw verzoek tot openbaarheid moet worden gericht in juni 2021. Verzoekster merkt op dat juni 2021 nu juist de maand is dat de termijnen binnen de tuchtprocedure zouden aflopen.

Bovendien is het weinig geloofwaardig dat de notulen pas vijf maanden na een vergadering ‘klaar’ zouden zijn. Er is in ieder geval geen enkele mogelijkheid tot informatie of controle nu een volledige inzage in eender welke documenten zonder meer geweigerd wordt, aldus verzoekster.

Vervolgens stelt de Vlaamse Regering dat het verzoek opgenomen in ‘punt 13’ zonder voorwerp is aangezien de Vlaamse Regering niet gevraagd zou hebben om een nieuwe structuur van de NVAO op te zetten. Uit de nota van de Vlaamse Regering van 15 januari 2021 betreffende opstart gesprekken over de nieuwe organisatiestructuur van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) wordt nochtans expliciet gesteld dat de organisatiestructuur van de NVAO wordt veranderd: ‘Een aanpassing van de organisatiestructuur van de NVAO dringt zich op om een kwaliteitsvolle, efficiënte en toekomstgerichte werking mogelijk te maken. Op het Comité van Ministers van 7 december 2020 werden de problemen rond de huidige werking van de NVAO besproken en zijn er ontwerpeisen voor de nieuwe organisatiestructuur vastgelegd. Op basis hiervan zullen de Nederlandse en Vlaamse administraties gezamenlijk een proces naar een nieuwe structuur opstarten (…)’.

Hieruit blijkt dat de Vlaamse Regering wel degelijk aan het werken is aan voorstellen van een nieuwe organisatiestructuur. De inzage in deze bestuursdocumenten wordt zonder enige motivering geweigerd.

De Vlaamse Regering weigert eveneens inzage in de voorbereidende werken van de nota volgens ‘punt 14’.

Verzoekster meent hieruit te begrijpen dat het gaat over de nota aan de Vlaamse Regering betreffende de opstart van gesprekken over de nieuwe organisatiestructuur van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO). De bestuursdocumenten worden geweigerd omdat xxx betrokken is in een tuchtprocedure die nauw verbonden is met de structurele problemen van de NVAO. Het feit dat een persoon betrokken is in een tuchtprocedure over zijn mandaat houdt geen enkel verband met zijn recht op een (passieve) openbaarheid van documenten en vormt geenszins een geldig motief om de inzage ervan te weigeren.

In een laatste punt stelt de Vlaamse Regering dat de vragen geformuleerd in punt 9, 10, 11, 15 en 16 te vaag geformuleerd zouden zijn. Het is verzoekster niet duidelijk naar welke bullet points de voornoemde cijfers verwijzen. Uit de aanvraag blijkt nochtans dat er inzage wordt gevraagd in zeer specifiek opgesomde bestuursdocumenten, waarbij zelfs wordt verwezen naar de pagina’s en randnummers in de voornoemde nota waar deze bestuursdocumenten ter sprake komen. Er kan geenszins sprake zijn van enige ‘vaagheid’

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 4 van 16

of ‘algemeenheid’. De Vlaamse Regering weigert aldus inzage in deze bestuursdocumenten door te verwijzen naar een cliché formulering zonder dat haar motivering onderbouwd wordt, aldus verzoekster.

3. Toelichting door het kabinet De beroepsinstantie heeft, om met kennis van zaken over het ingestelde beroep te kunnen oordelen, het kabinet op 10 mei en 21 mei 2021 om nadere toelichting en kopie van de gevraagde bestuursdocumenten verzocht. Op 19 en 27 mei 2021 bezorgde het kabinet de volgende toelichting.

Het kabinet bezorgde een kopie van het initiële verzoek van xxx tot het overmaken van bestuursdocumenten. Hierin werden de gevraagde documenten genummerd van 9 tot en met 16. Het kabinet stelde vast dat in de kopie die xxx aan de beroepsinstantie heeft overgemaakt, deze nummering is verdwenen. Dit heeft vermoedelijk een technische oorzaak, doch het verklaart wel de nummering vermeld in het antwoord van de Vlaamse overheid. In zijn verdere antwoord verwijst het kabinet naar de nummering zoals vermeld in het initiële verzoek: 9. De voorbereidende werken en documenten die aanleiding hebben gegeven tot het opstellen van de nota aan de Vlaamse Regering van 15 januari 2021 betreffende “de opstart van gesprekken over de nieuwe organisatiestructuur van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO)” (als bijlage gevoegd); 10. De voorbereidende werken en documenten betreffende de analyse van de budgettaire impact voor de Vlaamse overheid bij de splitsing van de NVAO; 11. De notulen van de vergaderingen betreffende de voornoemde gesprekken; 12. De notulen van de vergaderingen van het Comité van Ministers van 7 december 2020; 13. De voorbereidende documenten voor de voornoemde vergadering, met name documenten opgesteld door de Vlaamse Regering waarbij wordt voorgesteld een nieuw organisatiestructuur op te zetten voor de NVAO; 14. De voorbereidende documenten van de bijlage van de nota aan de Vlaamse Regering betreffende de opstart van gesprekken over de nieuwe organisatie structuur (15 januari 2021); 15. De documenten en voorbereidende werken die de volgende punten bespreken van “knelpunten in het huidige organisatiemodel”, pag. 3 van de voornoemde bijlage: * De documenten die het ontbreken van een gezamenlijke structuur bespreken; * De documenten die de toenemende financiële aandachtspunten bespreken binnen de NVAO; 16. De documenten en voorbereidende werken die punt 6 bespreken, pag. 4 van de voornoemde bijlage: “nieuwe organisatiestructuur moet de financiële geldstromen duidelijker in kaart brengen” Het kabinet stelt dat wat betreft documenten nr. 9, 10, 11, 15 en 16 de omschrijving al te vaag is en niet toelaat om na te gaan welke documenten werden bedoeld – vandaar de vraag tot specificatie. Op basis van het beroep is nog steeds niet duidelijk welke documenten worden bedoeld, aldus het kabinet. Het stelt louter een vaag vermoeden te hebben over welke documenten eventueel bedoeld zouden kunnen worden, waarbij het tevens van mening is dat voor de documenten die vermoedelijk bedoeld worden, ook

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 5 van 16

de openbaarheid kan worden geweigerd, zoals hierna uiteengezet. Echter, bij gebrek aan verduidelijking is het onzeker of het daadwerkelijk deze documenten zijn die door xxx worden opgevraagd.

Daarenboven lijkt het beroep van xxx volgens het kabinet enkel rekening te houden met de uitzonderingen op de openbaarheid van bestuur zoals voorzien in artikel II.33 Bestuursdecreet. Voor zover als nodig, merkt het kabinet op dat ook de volgende artikelen (art. II 34 e.v.) voorzien in bijkomende uitzonderingen, waaronder de afweging van het belang van de openbaarheid van bestuur t.o.v. het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap enerzijds met Nederland en/of de NVAO als internationale organisatie anderzijds (cf. artikel II.35, 2° Bestuursdecreet). Op basis hiervan meent het dat het openbaar maken van bepaalde gevraagde documenten, zoals nrs. 9, 10, 13, 14, 15 en 16, schade kan toebrengen aan voormelde internationale betrekkingen.

Wat betreft document nr. 9, 10, 13, 14, 15 en 16, stelt het kabinet dat dit voorbereidende werkdocumenten zijn, die geen formeel standpunt van de dienst bevatten – in dat kader wordt verwezen naar RvS 28 juni 2011, nr. 214.26 (sic). Het kabinet meent dan ook dat hiervoor geldt dat de voorlegging van de documenten kan worden geweigerd.

Inzake document nr. 9 wordt verder opgemerkt dat dit vertrouwelijke informatie bevat omtrent de standpunten van Nederland in het kader van de NVAO – opnieuw meent het kabinet dat de bekendmaking hiervan schade kan toebrengen aan de internationale betrekkingen.

Wat betreft document nr. 11 merkt het kabinet op dat er geen notulen werden gemaakt van de overlegmomenten. Er bestaan dan ook geen zulke documenten, zodat deze logischerwijze niet bekend kunnen worden gemaakt.

Wat betreft document nr. 12 merkt het kabinet op dat het verslag nog niet definitief is, daar dit pas definitief zal worden bij goedkeuring op de volgende vergadering van het Comité van Ministers, dat voorzien is in juni 2021. Hiervoor wordt artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet ingeroepen.

Inzake document nr. 13 herhaalt het kabinet dat de Vlaamse Regering geen beslissing heeft genomen omtrent het opzetten van een nieuwe organisatiestructuur voor de NVAO. Deze documenten bestaan dan ook niet.

Tot slot brengt het kabinet in herinnering dat de vraag van xxx niet kan worden losgezien van het tuchtonderzoek dat op het moment van de aanvraag (en op heden nog steeds) werd/wordt gevoerd naar xxx.

Ter volledigheid bezorgt het kabinet de beroepsinstantie het document dat beschikbaar is en waarvan men vermoedt – doch zonder hierover zeker te zijn – dat dit beoogd wordt door het verzoek van xxx. Dit betreft een niet-ondertekend document getiteld ‘Bijlage 2D_notitie_analyse 2019_def_versie_20 september 2020.pdf’.

Na een bijkomend verzoek tot toelichting door de beroepsinstantie, waarbij opgemerkt werd dat het kabinet enerzijds stelt dat het voorwerp van het openbaarheidsverzoek onduidelijk is, terwijl er toch naar de voorbereidende documenten m.b.t. duidelijk en concreet omschreven (bijlagen bij) nota’s, analyses en vergaderingen gevraagd werd, en terwijl men in de verdere toelichting dan wel weer aangeeft welke uitzonderingsgronden volgens het kabinet op deze documenten van toepassing zouden zijn, kreeg de beroepsinstantie per mail van 27 mei 2021 nog een bijkomende toelichting en de volgende documenten: - het ontwerpverslag van de vergadering van het Comité van Ministers d.d. 7 december 2020;

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 6 van 16

- een niet ondertekend en niet gedateerd document: 20201207_CvM_NVAO Bijlage_2_Notitie NVAO naar een nieuw organisatiemodel.pdf. Dit is volgens het kabinet de voorbereidende nota bij het agendapunt “de opstart van gesprekken over de nieuwe organisatiestructuur van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie” van de vergadering van de Vlaamse Regering van 15 januari 2021; - PowerPoint presentatie gebruikt op de werkvergadering ter voorbereiding van de nota (van de werkvergadering zelf bestaat er geen verslag); - De geannoteerde agenda van beide administraties inclusief de persoonlijke voorbereiding voor de ministers in voorbereiding van de vergadering van 7 december 2020.

Verder gaf het kabinet nog de volgende bijkomende toelichting aan de beroepsinstantie:

9. de voorbereidende werken en documenten die aanleiding hebben gegeven tot het opstellen van de nota aan de Vlaamse Regering van 15 januari 2021 betreffende “de opstart van gesprekken over de nieuwe organisatiestructuur van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie” Het kabinet herhaalt dat dit verzoek uiterst vaag werd geformuleerd, en dat ook na de mail van de beroepsinstantie het voor hen niet duidelijk is welke documenten er precies worden bedoeld.

Immers, de nota aan de Vlaamse Regering d.d. 15 januari 2021 zegt het zelf: “de opstart van de gesprekken”.

Hieruit blijkt dat de gesprekken over dit onderwerp nog moeten opgestart. Bijgevolg zijn er simpelweg (nog) geen voorbereidende documenten in dit verband.

De enige documenten die de Vlaamse overheid ter beschikking heeft en die (eventueel) onder voormelde omschrijving zouden kunnen worden gebracht, zijn de volgende: -

Ontwerpverslag van de vergadering het Comité van Ministers d.d. 7 december 2020; De voorbereidende nota mbt dit agendapunt; PowerPoint presentatie gebruikt op de werkvergadering ter voorbereiding van de nota (van de werkvergadering zelf bestaat er geen verslag).

De geannoteerde agenda van beide administraties inclusief de persoonlijke voorbereiding voor de ministers in voorbereiding van de vergadering van 7 december 2020;

Voormelde documenten – indien deze reeds onder omschrijving van verzoek nr. 9 kunnen vallen – dienen vooreerst te worden gekwalificeerd als werkdocumenten, die geen formeel standpunt van de dienst bevatten. Daarnaast is het verslag van de vergadering van het Comité van Ministers van 7 december 2020 bijkomend nog in ontwerp (en dus niet af). Deze notulen zullen pas een definitieve status krijgen na goedkeuring tijdens de volgende vergadering van het Comité van Ministers op 28 juni 2021. Verwijzend naar de rechtspraak van de Raad van State (o.a. RvS 28 juni 2011, nr. 214.26), geldt hiervoor dat de voorlegging van deze documenten kan worden geweigerd.

Daarbovenop komt dat voormelde documenten – met in het bijzonder de geannoteerde agenda met de persoonlijke voorbereiding - informele en vertrouwelijke informatie bevatten omtrent de standpunten van de Nederlandse overheid in het kader van de NVAO. Vandaar dat het kabinet meent dat de bekendmaking hiervan schade kan toebrengen aan het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap enerzijds met Nederland en/of de NVAO als internationale organisatie anderzijds (cf. artikel II.35, 2° Bestuursdecreet).

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 7 van 16

Het kabinet herhaalt dat voormelde documenten daarenboven nog in ontwerp zijn – als gevolg waarvan de standpunten die daarin worden uiteengezet inmiddels zijn veranderd en aangepast. Bijgevolg is een inzage in deze documenten niet (langer) pertinent.

In elk geval meent het kabinet dat de nota opgesteld voor de minister in voorbereiding van de vergadering van 7 december 2020 niet kan worden losgezien van het verslag van voormelde vergadering: indien de nota al zou moeten worden overgemaakt in het kader van de openbaarheid van bestuur, lijkt het van uiterst belang dat deze samen wordt gelezen met het verslag van de vergadering, teneinde de informatie uiteengezet in de nota en de positie van de minister omtrent deze informatie correct te kunnen kaderen, dit om misinterpretatie van voormelde nota te vermijden. Gezien het verslag nog niet kan worden overgemaakt – gezien dit nog niet definitief is – meent het kabinet dat het allerminst aangewezen is om de nota reeds zonder dit verslag en dus zonder de nodige omkadering bekend te maken.

10. de voorbereidende werken en documenten betreffende de analyse van de budgettaire impact van de overheid bij de splitsing van de NVAO Opnieuw is het volgens het kabinet op basis van voormelde omschrijving niet duidelijk welke documenten er worden opgevraagd. Vandaar dat eerder een vraag gesteld werd tot verduidelijking/specificatie van dit verzoek. Gaat het om de analyse van de financiële impact van de overheid of bij de overheid?

Los van dit gebrek aan verduidelijking, merkt de Vlaamse overheid op dat er nog geen beslissing tot splitsing werd genomen (cf. punt 9). Bijgevolg werd er vooralsnog geen analyse van de budgettaire impact van de overheid bij de splitsing van de NVAO gemaakt. Daar deze documenten simpelweg niet bestaan, kan de Vlaamse overheid hiertoe ook geen inzage verlenen.

Volledigheidshalve merkt de Vlaamse overheid op dat zelfs indien er een budgettaire analyse zal worden gemaakt – hetgeen pas kan/zal gebeuren op het moment dat de projectleiders klaar zijn met hun werkzaamheden aangaande de (eventuele) splitsing van de NVAO - deze documenten (opnieuw) vallen onder de uitzondering van artikel II.35, 2° Bestuursdecreet. Het hoeft volgens het kabinet geen betoog dat de financiële toestand van een internationale organisatie als de NVAO politiek en diplomatiek gevoelig ligt. De bekendmaking van de budgettaire analyse zou dan ook schade kunnen toebrengen aan het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap enerzijds met Nederland en/of de NVAO als internationale organisatie anderzijds.

11. de notulen van de vergaderingen betreffende voornoemde gesprekken Het kabinet herhaalt dat het voor de Vlaamse overheid volstrekt onduidelijk is naar welke gesprekken/vergaderingen verzoekster verwijst. Op het verzoek tot verduidelijking werd vooralsnog niet geantwoord. Het kabinet stelt alleen maar te kunnen vermoeden dat er verwezen wordt naar de vergadering van het Comité van Ministers d.d. 7 december 2020. Echter, voor de notulen van deze vergadering, kan er worden verwezen naar punt 12.

12. de notulen van de vergaderingen van het Comité van Ministers van 7 december 2020 Zoals reeds aangehaald in punt 9, merkt het kabinet op dat het verslag van de vergadering van het Comité van Ministers d.d. 7 december 2020 nog niet definitief is, daar dit pas definitief zal worden bij goedkeuring op de volgende vergadering van het Comité van Ministers, dat voorzien is op 28 juni 2021. Hiervoor beroept het kabinet zich dan ook op artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 8 van 16

Deze ontwerpnotulen dienen te worden gekwalificeerd als werkdocumenten, die geen formeel standpunt van de dienst bevatten. Verwijzend naar de rechtspraak van de Raad van State (o.a. RvS 28 juni 2011, nr.

214.26 (sic)), geldt hiervoor dat de voorlegging van deze documenten kan worden geweigerd.

Daarbovenop komt dat voormelde documenten informele en vertrouwelijke informatie bevatten omtrent de standpunten van Nederland in het kader van de NVAO. Het kabinet meent dat de bekendmaking hiervan schade kan toebrengen aan het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap enerzijds met Nederland en/of de NVAO als internationale organisatie anderzijds (cf. artikel II.35, 2° Bestuursdecreet).

13. de voorbereidende documenten voor de voornoemde vergadering, met name documenten opgesteld door de Vlaamse Regering waarbij wordt voorgesteld een nieuw organisatiestructuur op te zetten voor de NVAO Het kabinet herhaalt dat de Vlaamse Regering geen beslissing heeft genomen omtrent het opzetten van een nieuwe organisatiestructuur voor de NVAO. Bijgevolg is dit verzoek volgens hen zonder voorwerp.

Het kabinet vermoedt dat verzoekster met “voornoemde vergadering” de vergadering van het Comité van Ministers d.d. 7 december 2020 bedoelt. Het kabinet stelt ook dat in deze de Vlaamse Regering geen nota’s heeft opgesteld ter voorbereiding van de vergadering van het Comité van Ministers van 7 december 2020.

Zoals reeds vermeld in punt 9, heeft de Vlaamse overheid slechts 3 “voorbereidende documenten” voor voornoemde vergadering ter beschikking, namelijk: -

De voorbereidende nota mbt dit agendapunt; PowerPoint presentatie gebruikt op de werkvergadering ter voorbereiding van de nota (van de werkvergadering zelf bestaat er geen verslag).

De geannoteerde agenda van beide administraties inclusief de persoonlijke voorbereiding voor de ministers in voorbereiding van de vergadering van 7 december 2020;

Zoals gezegd, dienen deze documenten vooreerst te worden gekwalificeerd als werkdocumenten, die geen formeel standpunt van de dienst bevatten. De reacties van de verschillende leden van de Vlaamse overheid op deze voorbereidende documenten hebben immers geleid tot verscheidene aanpassingen hieraan – als gevolg waarvan de inhoud van deze documenten geenszins pertinent is. Verwijzend naar de rechtspraak van de Raad van State (o.a. RvS 28 juni 2011, nr. 214.26 (sic)), geldt hiervoor dat de voorlegging van deze documenten kan worden geweigerd.

Daarbovenop komt dat voormelde documenten informele en vertrouwelijke informatie, in het bijzonder de geannoteerde agenda inclusief de persoonlijke voorbereiding voor de minister, bevatten omtrent de standpunten van Nederland in het kader van de NVAO. Daarom meent het kabinet dat de bekendmaking hiervan schade kan toebrengen aan het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap enerzijds met Nederland en/of de NVAO als internationale organisatie anderzijds (cf. artikel II.35, 2° Bestuursdecreet).

14. de voorbereidende documenten van de bijlage van de nota aan de Vlaamse Regering betreffende de opstart van gesprekken over de nieuwe organisatiestructuur Het kabinet herhaalt dat de Vlaamse Regering geen beslissing heeft genomen omtrent het opzetten van een nieuwe organisatiestructuur voor de NVAO. Hiervan bestaan dan ook geen voorbereidende documenten. De nota aan de Vlaamse Regering is op zich reeds een voorbereidend document – het kabinet

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 9 van 16

beschikt niet over documenten die hieraan ter voorbereiding lagen. Tenzij xxx verduidelijkt waarop zijn vraag wel betrekking heeft, kan dit verzoek niet ingewilligd worden.

Hoe dan ook betreft dit verzoek de documentatie ter voorbereiding van een nota, die op zich ook nog eens kadert in de voorbereiding van de besluitvorming. Daar het bijgevolg om werkdocumenten gaat, die (vooralsnog) geen formeel onderschreven standpunt van de dienst bevatten en derhalve niet af zijn, heeft de dienst beslist om niet op dit verzoek in te gaan.

15. de documenten en voorbereidende werken die de volgende punten bespreken van “knelpunten in het huidige organisatiemodel” pag 3 van de voornoemde bijlage: a. de documenten die het ontbreken van een gezamenlijke structuur bespreken Het kabinet stelt dat de omschrijving (opnieuw) al te vaag is en niet toelaat om na te gaan welke documenten er precies worden bedoeld – vandaar de vraag tot specificatie. De enige documenten die de Vlaamse overheid ter beschikking heeft die (mogelijks) onder voormelde omschrijving kunnen vallen zijn de volgende (cf. punt 9): -

Ontwerpverslag van het Comité van Ministers d.d. 7 december 2020; De nota opgesteld voor de minister in voorbereiding van dit agendapunt; PowerPoint presentatie gebruikt op de werkvergadering ter voorbereiding van de nota.

Voormelde documenten – indien deze (inderdaad) onder omschrijving nr. 15 kunnen vallen – dienen vooreerst te worden gekwalificeerd als werkdocumenten, die geen formeel standpunt van de dienst bevatten. Inderdaad, het verslag van de vergadering van het Comité van Ministers van 7 december 2020 is nog in ontwerp (en dus niet af). Deze notulen zullen pas een definitieve status krijgen na goedkeuring tijdens de volgende vergadering van het Comité van Ministers in juni 2021. Verwijzend naar de rechtspraak van de Raad van State (o.a. RvS 28 juni 2011, nr. 214.26), geldt hiervoor dat de voorlegging van deze documenten kan worden geweigerd.

Daarbovenop komt dat voormelde documenten informele en vertrouwelijke informatie bevatten omtrent de standpunten van Nederland in het kader van de NVAO. Daarom meent het kabinet dat de bekendmaking hiervan schade kan toebrengen aan het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap enerzijds met Nederland en/of de NVAO als internationale organisatie anderzijds (cf. artikel II.35, 2° Bestuursdecreet).

b. de documenten die de toenemende financiële aandachtspunten bespreken binnen de NVAO Het kabinet verwijst hiervoor naar hetgeen reeds uiteen werd gezet onder punt 9 en 15a.

16. de documenten en voorbereidende werken die punt 6 bespreken, pag 4 van de voornoemde bijlage: “nieuwe organisatiestructuur moet de financiële geldstromen duidelijker in kaart brengen” Pagina 4 gaat over de ontwerpeisen waaraan een mogelijke nieuwe organisatiestructuur zou moeten voldoen. Het kabinet stelt dat hier (vooralsnog) geen voorbereidende documenten voor werden opgemaakt.

In een laatste mail d.d. 23 juni 2021 van het kabinet aan de beroepsinstantie, deelde het kabinet mee dat er ten aanzien van de cliënt van verzoekster al verschillende tuchtbeslissingen zijn genomen, en dat hierover momenteel drie procedures bij de Raad van State hangende zijn.

Het gaat concreet om de volgende procedures:

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 10 van 16

1)

Zaak A.231.092/IX-9726 – Beroep tegen de beslissing van de secretaris-generaal DOV van 11 juni 2020 om xxx bij wijze van voorlopige maatregel te ontheffen van zijn taken (met loonbehoud), een contactverbod op te leggen en de toegang tot de gebouwen van de NVAO te ontzeggen.

De vordering tot schorsing van de beslissing bij uiterst dringende noodzakelijkheid werd verworpen, de vordering tot nietigverklaring van de beslissing loopt nu nog ten gronde.

2) Zaak G/A 231.746/IX-9765 – Beroep tegen het besluit van de minister van Onderwijs en Vorming van 13 juli 2020 tot beëindiging van verlof voor opdracht van algemeen belang om aangesteld te worden binnen de NVAO (zie bijlage) Deze procedure is nog lopende.

3) Zaak G/A 233.509/IX-9877 – Beroep tegen het besluit van het Comité van Ministers van 23 februari 2021 tot ambtshalve ontslag bij de NVAO Ook deze procedure is nog lopende.

Het kabinet deelde ook mee dat de minister van Onderwijs en Vorming op 20 mei 2021 beslist heeft om xxx ambtshalve te ontslaan bij de NVAO. In deze procedures bij de Raad van State wordt xxx vertegenwoordigd door xxx.

4. Standpunt van de beroepsinstantie •

Inzake de ‘onduidelijkheid’ of ‘vaagheid’ van het verzoek tot inzage

Vooreerst is de beroepsinstantie van oordeel dat het standpunt van het kabinet dat het niet duidelijk is van welke concrete documenten verzoekster inzage vraagt, niet kan bijgetreden worden.

Verzoekster vraagt naar notulen, de voorbereidende documenten m.b.t. duidelijk en concreet omschreven (bijlagen bij) nota’s, analyses en vergaderingen, en naar documenten waarin een nauwkeurig omschreven onderwerp besproken werd (de structurele problemen en de toenemende financiële aandachtspunten binnen de NVAO). Het kan verzoekster volgens de beroepsinstantie niet kwalijk genomen worden dat zij deze documenten niet nader kan identificeren, aangezien zij als buitenstaander niet exact kan weten welke documenten er m.b.t. de genoemde vergaderingen, nota’s, analyses en onderwerpen juist bestaan. Voor zover het kabinet deze documenten bezit, kan het kabinet daarentegen de gevraagde documenten wel identificeren.

Dit blijkt ook uit het feit dat het kabinet enerzijds toch een aantal documenten aan de beroepsinstantie bezorgd heeft waarop het openbaarheidsverzoek volgens haar mogelijk slaat, en anderzijds uit het feit dat het kabinet een of meerdere uitzonderingsgronden op de openbaarheid voor deze documenten inroept.

De bewering van het kabinet dat het voorwerp van het inzageverzoek niet duidelijk is, overtuigt bijgevolg niet.

•

De beroepsinstantie heeft kennis genomen van de haar door het kabinet bezorgde documenten, en heeft kunnen vaststellen dat deze inderdaad de documenten zijn waarvan verzoekster inzage vraagt. De beroepsinstantie heeft vervolgens onderzocht of hierop een uitzondering op de openbaarheid van toepassing is.

•

De beroepsinstantie verwijst vooreerst naar de uitzonderingsgrond van artikel II. 35, 4° Bestuursdecreet:

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 11 van 16

‘Tenzij de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, wijzen de overheidsinstanties, vermeld

in artikel II.28, § 1, een aanvraag tot openbaarmaking af als ze van oordeel zijn dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een van de volgende belangen: 4° de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid om een eerlijk proces te krijgen;’

Deze uitzonderingsgrond beoogt het eerlijk verloop van de rechtspleging te vrijwaren. Een essentieel onderdeel van het recht op een eerlijk proces is het beginsel van de “gelijkheid der wapens in een proces”.

Dit beginsel van de wapengelijkheid houdt in dat elke partij het recht heeft haar argumenten te doen gelden in omstandigheden die haar niet benadelen ten opzichte van de tegenpartij. De bestaansreden van voormelde uitzonderingsgrond ligt vooral bij het verhinderen dat de openbaarheid van bestuur waaraan één partij onderworpen is, afbreuk zou doen aan de wapengelijkheid. Zonder deze uitzonderingsgrond zou één partij op grond van de openbaarheid van bestuur kunnen worden verplicht stukken in het gerechtelijk debat te brengen die tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) zouden kunnen pleiten, daar waar de andere partij enkel die elementen die haar eis ondersteunen, kenbaar mag maken om het oordeel van de rechter te beïnvloeden. Deze uitzonderingsgrond is een correctief op de openbaarheid om te beletten dat een instantie zou worden verplicht in een rechtsgeding de tegenpartij informatie ter beschikking te stellen die vervolgens tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) wordt uitgespeeld.

De bedoelde uitzonderingsgrond mag evenwel niet op een abstracte manier worden ingeroepen zodat concreet moet worden aangetoond dat het gevraagde bestuursdocument verband houdt met een bestaand rechtsgeding en tegen een bestuursinstantie kan worden aangewend.

De beroepsinstantie stelt inderdaad vast dat er met betrekking tot de bewarende maatregel, m.b.t. het opheffen van het verlof voor opdracht van algemeen belang, en m.b.t. het ambtshalve ontslag van xxx bij de NVAO een annulatieberoep bij de Raad van State hangende is.

De beroepsinstantie meent inderdaad dat de uitzonderingsgrond van artikel II. 35, 4° hier effectief van toepassing is. Uit de haar bezorgde stukken met betrekking tot de ingestelde annulatieberoepen, heeft de beroepsinstantie duidelijk kunnen afleiden dat deze voor een groot deel (minstens impliciet) gebaseerd zijn op het argument dat xxx in zijn functie bij de NVAO ernstige budgetoverschrijdingen opmerkte, en exorbitante uitgaven die de financiële situatie van de NVAO hypothekeerden. Uit het feitenrelaas dat in het verzoekschrift bij de Raad van State werd opgenomen, en dat dus logischerwijze door xxx en zijn raadsman als zeer relevant in het kader van de tuchtprocedure wordt beschouwd, kan afgeleid worden dat de ware reden voor de voorlopige maatregel en het ontslag volgens hen erin zou liggen dat hij de financiële malversaties bij de NVAO wou aanklagen.

Nu verzoekster, als zijn raadsman, juist de documenten opvraagt die betrekking hebben op de financiële problemen en de piste om de NVAO te hervormen, is het voor de beroepsinstantie duidelijk dat deze documenten opgevraagd worden precies om de procedures bij de Raad van State tegen de tuchtmaatregel en het ontslag verder te stofferen en te onderbouwen. Dit wordt verder ook bevestigd door het feit dat xxx opmerkingen formuleerde bij het verslag van een verhoor in het kader van de tuchtzaak, en in deze opmerkingen juist verwees naar de nota van de Vlaamse regering d.d. 15 januari 2021.

Hieruit blijkt volgens het oordeel van de beroepsinstantie dat verzoekster de bedoeling heeft om de opgevraagde documenten aan te wenden in haar annulatieberoepen bij de Raad van State, in het voordeel van haar cliënt en bijgevolg in het nadeel van de tegenpartijen, waaronder de minister van Onderwijs en Vorming. De beroepsinstantie is van oordeel dat het belang van het kabinet van de minister van Onderwijs en Vorming, met name de wapengelijkheid, effectief zou geschaad worden door het openbaar maken van de gevraagde stukken, die mogelijks een groter risico op een negatieve uitspraak van de Raad van State voor het kabinet/de minister zouden kunnen opleveren.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 12 van 16

De uitzonderingsgrond van artikel II. 35 4° Bestuursdecreet is een relatieve uitzonderingsgrond. Er moet bijgevolg worden nagegaan of het belang van de openbaarheid niet groter is dan het belang van het kabinet/de minister dat door de openbaarmaking zou geschaad worden.

Het is een feit dat één van de doelstellingen van het recht op openbaarheid van bestuur is dat de rechtsonderhorige zich met kennis van zaken tot de (bestuurs)rechter kan wenden. In casu is dit het concrete belang in hoofde van verzoekster van de openbaarheid van de gevraagde documenten: inschatten of er afdoende gronden zijn om in beroep te gaan tegen de verschillende tuchtbeslissingen ten aanzien van haar cliënt Maar verzoekster hééft zich al tot de Raad van State gewend, zonder dat zij de inhoud van de gevraagde documenten kende. De beroepsinstantie leidt hieruit af dat verzoekster deze documenten niet absoluut nodig meende te hebben om te kunnen inschatten of zij zich nuttig tot de Raad van State kon wenden; blijkbaar meende zij al over voldoende middelen hiervoor te beschikken. Het openbare belang van de openbaarheid van de gevraagde documenten is volgens het oordeel van de beroepsinstantie dan ook niet dermate groot dat het boven het belang van het kabinet/de minister op wapengelijkheid in de hangende procedure gaat. De belangenafweging die door het Bestuursdecreet vereist wordt, leidt hier daarom tot een oordeel in het voordeel van het kabinet/de minister.

Op grond van artikel II. 35 4° Bestuursdecreet wordt het beroepschrift bijgevolg als ongegrond beschouwd.

•

Ten overvloede haalt de beroepsinstantie nog de volgende bijkomende uitzonderingsgronden op de openbaarheid ten aanzien van de onderscheiden documenten aan.

1)

een niet-ondertekend document getiteld ‘Bijlage 2D_notitie_analyse 2019_def_versie_20 september 2020.pdf’

Dit document is een notitie die een analyse maakt bij het budget van 2019 van de NVAO en de afwijkingen die uit de jaarrekening naar voren zijn gekomen. Dit document valt dus onmiskenbaar onder ‘punt 15’ van het inzageverzoek: ‘De documenten die de toenemende financiële aandachtspunten bespreken binnen de NVAO’, en wellicht ook onder ‘punt 9’: ‘De voorbereidende werken en documenten die aanleiding hebben gegeven tot het opstellen van de nota aan de Vlaamse Regering van 15 januari 2021 betreffende “de opstart van gesprekken over de nieuwe organisatiestructuur van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO)”’ en ‘punt 13’: ‘De voorbereidende documenten voor de voornoemde vergadering, met name documenten opgesteld door de Vlaamse Regering waarbij wordt voorgesteld een nieuw organisatiestructuur op te zetten voor de NVAO’.

Het kabinet roept voor dit document de uitzonderingsgronden in van artikel II.33, 2° Bestuursdecreet (document kan niet als ‘af’ beschouwd worden) en II.35, 2° Bestuursdecreet: het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap enerzijds met Nederland en/of de NVAO als internationale organisatie anderzijds.

Voor wat betreft het ‘onaffe’ karakter van het betrokken document, merkt de beroepsinstantie op dat documenten, die niet kaderen in een besluitvormingsprocedure, door de opsteller(s) zelf van het document gekwalificeerd worden als zijnde af of niet af. In casu kadert dit document volgens de beroepsinstantie niet in een formele besluitvormingsprocedure, maar is het ook onduidelijk wie de auteur is van de bewuste analyse en voor wie deze opgesteld werd. Het document bevat geen naam van de auteur en is ook niet ondertekend. De bestandsnaam eindigt wel op ‘def_versie’, zodat de beroepsinstantie aanneemt dat dit document door de auteur wel degelijk als ‘af’ beschouwd werd. Het standpunt van het kabinet dat het hier om een werkdocument gaat dat geen formeel standpunt van de

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 13 van 16

dienst bevat, doet in casu niet ter zake omdat dit enkel relevant is voor documenten die kaderen in een formele besluitvorming.

Wat betreft de ingeroepen uitzonderingsgrond van het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen: aangezien de NVAO een bilaterale internationale organisatie is met als partners Nederland en Vlaanderen, houden documenten van/over de NVAO logischerwijze verband met de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap. In een bijkomende toelichting over deze ingeroepen uitzonderingsgrond, verklaarde het kabinet aan de beroepsinstantie dat de financiële toestand van een internationale organisatie als de NVAO politiek en diplomatiek gevoelig ligt. De bekendmaking van de budgettaire analyse zou dan ook schade kunnen toebrengen aan het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap enerzijds met Nederland en/of de NVAO als internationale organisatie anderzijds.

De beroepsinstantie beschikt niet over informatie of elementen die tegen deze (summiere) inschatting door het kabinet zouden ingaan, en neemt bijgevolg redelijkerwijze aan dat de uitzonderingsgrond van het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap inderdaad van toepassing is op deze notitie met de analyse van het budget en de afwijkingen van de NVAO in 2019. De beroepsinstantie ziet ook niet in hoe of waarom het belang van de openbaarheid hierboven zou gaan.

2)

het ontwerpverslag van de vergadering van het Comité van Ministers d.d. 7 december 2020

De beroepsinstantie stelt vast dat het hier inderdaad over een ontwerpverslag gaat, dat nog moet worden goedgekeurd. Dit moet gebeuren op de volgende vergadering van het Comité van Ministers, voorzien op 28 juni 2021.

De stelling van verzoekster dat het weinig geloofwaardig is dat de notulen pas vijf maanden na een vergadering ‘klaar’ zouden zijn, kan niet worden bijgetreden. De beroepsinstantie heeft immers kunnen vaststellen dat (volgens het ontwerpverslag) tijdens de vergadering van 7 december 2020 ook pas het verslag van 15 juni 2020 werd vastgesteld.

Gelet op het feit dat dit document dus nog niet af is, is de uitzonderingsgrond van artikel II. 33, 2° Bestuursdecreet hier effectief van toepassing.

3) De nota opgesteld voor de minister in voorbereiding van dit agendapunt Deze nota is een niet-gedateerd en niet-ondertekend document dat toelichting geeft bij een mogelijke nieuwe organisatiestructuur van de NVAO. Aangezien dit document volgens de toelichting door het kabinet werd opgesteld voor de minister in voorbereiding van het agendapunt op het Comité van Ministers van 7 december 2020, waar dit punt effectief besproken werd, gaat de beroepsinstantie ervan uit dat ook dit document zelf wel degelijk ‘af’ was. Het standpunt van het kabinet dat het hier om een werkdocument gaat dat geen formeel standpunt van de dienst bevat, doet in casu niet ter zake omdat dit enkel relevant is voor documenten die kaderen in een formele besluitvorming. Het document is zelf geen ontwerpbesluit, maar enkel een achtergrondnota.

Deze nota bespreekt wel de mogelijke hervorming van een internationale instelling, de NVAO. Artikel II. 35 2° Bestuursdecreet bepaalt dat een openbaarheidsverzoek mag worden afgewezen, indien het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen van het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap. Het kabinet geeft aan dat dit hier het geval is. De beroepsinstantie beschikt niet over feiten of aanwijzingen die dit zouden tegenspreken, en neemt

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 14 van 16

bijgevolg redelijkerwijze aan dat informatie m.b.t. een lopende hervorming van een internationale instelling effectief vertrouwelijk dient te blijven om de internationale betrekkingen, in casu met Nederland, niet te hypothekeren.

4) PowerPoint presentatie d.d. 7/10/2020 gebruikt op de werkvergadering ter voorbereiding van de nota Ook met betrekking tot dit document is de beroepsinstantie, op basis van dezelfde overwegingen, van oordeel dat het hier wel degelijk een document betreft dat ‘af’ is, maar dat dit eveneens valt onder de uitzonderingsgrond van artikel II. 35 2° Bestuursdecreet: het belang van de openbaarheid weegt niet op tegen het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap. Ook deze PowerPoint presentatie bevat immers informatie m.b.t. een voorstel van hervorming van een internationale instelling, en openbaarmaking ervan kan bijgevolg het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen van Vlaanderen aantasten.

5) De geannoteerde agenda voor de minister voor het Comité van Ministers d.d. 7/12/2020 Dit document bevat in de bestandsnaam ‘vertrouwelijk’, en werd opgesteld voor de minister, als voorbereiding voor de vergadering van 7 december 2020.

Ook met betrekking tot dit document is de beroepsinstantie, op basis van dezelfde overwegingen, van oordeel dat het hier wel degelijk een document betreft dat ‘af’ is, maar dat dit eveneens valt onder de uitzonderingsgrond van artikel II. 35 2° Bestuursdecreet: het belang van de openbaarheid weegt niet op tegen het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap. De insteken die worden gesuggereerd aan de ministers voor de vergadering van het Comité van Ministers, hebben betrekking op de internationale betrekkingen van de Vlaamse Gemeenschap en hebben volgens de inschatting van het kabinet een vertrouwelijk karakter. De beroepsinstantie beschikt ook hiervoor niet over elementen of informatie om deze inschatting tegen te spreken.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx tegen de weigeringsbeslissing d.d. 30 maart 2021 van het kabinet van de viceminister-president bevoegd voor onderwijs, sport, dierenwelzijn, en Vlaamse Rand, is ontvankelijk en ongegrond.

Brussel, 24 juni 2021.

Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Voor de voorzitter, afwezig, An Van Acker, lid van de beroepsinstantie

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 15 van 16

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/199

pagina 16 van 16