dossier 2022-027.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/027

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 28 november 2021 diende xxx (verder verzoeker) een verzoek in bij de stad Zoutleeuw om: 1)

Hem limitatief de feiten en/of handelingen mee te delen die aan zijn persoon zijn toe te wijzen en waardoor de uitvoering van de consensusnota d.d. 6/7/2018 een ‘moeilijk verloop heeft gekend’, en uit welke feiten en/of handelingen die aan zijn persoon zijn toe te wijzen, blijkt dat ‘xxx toch wel een geheel eigen invulling heeft gegeven aan wat moet worden verstaan onder een loyale uitvoering van een consensusovereenkomst in een ‘organisatiebrede en conflictvrije context’’ zoals xxx in de brief d.d. 27 april 2020 aan de burgemeester schreef.

2) Hem toe te lichten waarom in de periode 1/8/2018 – 1/6/2020 door xxx geen opmerkingen ter kennis werden gebracht van xxx inzake de in de brief van 27/4/2020 beweerde gebrekkige uitvoering door zijn toedoen van de consensusnota van 6/7/2018, noch hem een ingebrekestelling werd bezorgd, noch xxx de ontbinding c.q. eenzijdige verbreking van de overeenkomst heeft bewerkstelligd.

3) Hem uit te leggen hoe het feit dat xxx tot aan de aanstelling als xxx met ingang van 1/6/2020 de functie van xxx waarnam, compatibel is met het standpunt van xxx dat zij zich ‘om alle voorgaande redenen’ wenst terug te trekken uit de afgesloten consensus en zij meent niet verplicht te zijn tot uitvoering van iets waaraan door de wederpartij een betekenis wordt gegeven die zij nooit is overeengekomen.

4) Hem de naam en de voornaam mee te delen van de ‘toenmalige hoofdverpleegkundige’ die wordt bedoeld in uit de syntheseconclusie van 29.03.2021 van de stad en het OCMW van Zoutleeuw inzake

www.vlaanderen.be

de procedure voor de Gegevensbeschermingsautoriteit en het tijdstip waarop een relatiebreuk met deze persoon zou zijn ontstaan 5) Hem een afschrift te verlenen van het dossier waarvan sprake tijdens de hoorzitting voor de Gegevensbeschermingsautoriteit waarin persoonsgegevens van verzoeker zouden zijn vermeld in verband met de 'aanhoudende zorgwekkende signalen' die het bestuur zou hebben ontvangen.

6) Hem een afschrift te verlenen van alle mailberichten, briefwisseling en/of multimedia berichten (zoals SMS en Whatsapp) waar persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld, gewisseld tussen xxx en/of de (wnd.) burgemeester en/of de (wnd.) voorzitter van het Vast Bureau enerzijds en xxx anderzijds en dit -wat deze laatstgenoemde personen betreft - met inbegrip van berichten die afkomstig zijn van of verzonden zijn naar privémailaccounts.

7) Hem te willen duiden welke maatregelen er door de stad Zoutleeuw zijn genomen om de persoonsgegevens van verzoeker 'niet ruimer te verspreiden dan wat noodzakelijk is', in bijzonder welke beveiligingen zijn ingebouwd in eBestuur, alsook om de namen te willen doorgeven van de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens van verzoeker.

Op 18 december 2021 verlengde de stad Zoutleeuw de behandelingstermijn van het verzoek.

Op 6 januari 2022 heeft de stad Zoutleeuw het openbaarheidsverzoek vervolgens afgewezen.

Op 23 januari 2022 diende verzoeker hiertegen beroep in bij de beroepsinstantie. Het beroepschrift werd op 24 januari 2022 geregistreerd door de beroepsinstantie.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 28 november 2021.

De in beroep aangevochten beslissing van de stad Zoutleeuw van 6 januari 2022 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

Het ingediende beroep van verzoeker d.d. 23 januari 2022 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

In zijn beroepschrift dient verzoeker, naast de afwijzing van zijn openbaarheidsverzoek door de stad Zoutleeuw, beroep in tegen de beslissing van de stad Zoutleeuw d.d. 18 december 2021 waarmee de antwoordtermijn conform artikel II.43 §3 Bestuursdecreet werd verlengd.

Conform artikel II.48 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 is de beroepsinstantie bevoegd voor het behandelen van beroepen tegen: 1° een beslissing van een overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, §1, over een aanvraag als vermeld in artikel II.40 of II.47; 2° het uitblijven van een beslissing nadat de termijn waarbinnen de beslissing moest worden genomen, verstreken is; 3° een onwillige uitvoering van een beslissing tot openbaarmaking, aanvulling of verbetering.

In de voormelde bepaling van II.48 van het Bestuursdecreet wordt nergens de bevoegdheid gegeven aan de beroepsinstantie om een beroep in behandeling te nemen tegen een beslissing tot verlenging van de behandelingstermijn voor een openbaarheidsverzoek. De bevoegdheid van de beroepsinstantie is beperkt tot de 3 hiervoor beschreven situaties (zoals voorzien in artikel II.48 van het Bestuursdecreet).

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 2 van 20

De beroepsinstantie mist dus de bevoegdheid om een uitspraak te doen over een dergelijke beslissing tot verlenging van de behandelingstermijn. Bijgevolg is de beroepsinstantie van oordeel dat het beroepschrift voor wat betreft dit onderdeel als onontvankelijk moet worden beschouwd.

Ten overvloede merkt de beroepsinstantie op dat zij in de beroepsprocedures OVB/2021/337 en OVB/2022/016 het beroepschrift van verzoeker eveneens onontvankelijk heeft verklaard omwille van dezelfde overweging.

Ook wat betreft het tweede onderdeel van het initieel verzoek, waarbij verzoeker vraagt waarom xxx heeft nagelaten bepaalde stappen te ondernemen tegenover hem, dient de beroepsinstantie vast te stellen dat zij terzake onbevoegd is. Het gaat hier immers om vragen om informatie, niet om een vraag tot afschrift, inzage of uitleg over een bestuursdocument. Verzoeker vraagt naar de reden waarom xxx heeft nagelaten om opmerkingen ten aanzien van hem te formuleren, hem in gebreke te stellen of de consensusnota te verbreken. Niet alleen gaat het om vragen om informatie, bovendien vragen zij naar de beweegredenen van een natuurlijke persoon, xxx, en niet naar inhoudelijke informatie in hoofde van de stad zelf. Dit zijn vragen die buiten het bestek van de openbaarheidsregelgeving vallen, en bijgevolg is de beroepsinstantie ook onbevoegd om zich hier in graad van beroep over uit te spreken.

Ook dit onderdeel van het beroepschrift moet bijgevolg als onontvankelijk worden beschouwd.

Hetzelfde geldt voor het derde onderdeel van het verzoekschrift, de vraag naar de compatibiliteit tussen de aanstelling als xxx van xxx en haar terugtrekking uit de afgesloten consensus. Ook hier wordt geen vraag gesteld naar inzage of afschrift van, of uitleg over een bestaand bestuursdocument. Verzoeker vraagt het bestuur naar een bepaalde inhoudelijke uitleg over een volgens hem onlogische situatie. Dit valt buiten het bestek van de openbaarheid van bestuur, de beroepsinstantie is dan ook niet bevoegd om zich hierover uit te spreken.

Ook dit onderdeel van het beroepschrift moet bijgevolg als onontvankelijk worden beschouwd.

Voor het overige wordt het beroepschrift als ontvankelijk beschouwd.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Bestreden beslissing

Met haar beslissing van 6 januari 2022 wees de stad het openbaarheidsverzoek van xxx af, op grond van de volgende motivering: Het recht op uitleg in het kader van openbaarheid van bestuur is niet onbegrensd en wordt beperkt door het bepaalde in artikel II.31. 3e lid Bestuursdecreet, met name dat een aanvraag tot openbaarmaking voor een instantie geen verplichting inhoudt de gevraagde bestuursdocumenten te verwerken of te analyseren.

In die zin dient vastgesteld dat de vragen van verzoeker duidelijk een analyse van de vermelde documenten zou inhouden en de verduidelijking ervan -op bepaalde onderdelen- zou leiden tot de verwerking ervan tot een nieuw bestuursdocument, alvorens de gevraagde informatie ter beschikking kan worden gesteld.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 3 van 20

Het recht op uitleg mag er onder geen beding toe leiden dat een instantie wordt gedwongen nieuwe bestuursdocumenten te produceren waarin de gewenste (eerder: gevraagde) informatie is terug te vinden.

Een dergelijk verzoek valt buiten het wettelijk stramien van de passieve openbaarheid van bestuur.

Wat betreft het verzoek tot het verkrijgen van een afschrift van het ‘dossier waarvan sprake tijdens de hoorzitting voor de Gegevensbeschermingsautoriteit waarin verzoekers persoonsgegevens zouden zijn vermeld in verband met de ‘aanhoudende zorgwekkende signalen’ die het bestuur zou hebben ontvangen’: naast de vaststelling dat deze (vermeende) uitlating van de raadsman van de stad en het OCMW nergens neerslag vindt in het proces-verbaal van de hoorzitting voor de Geschillenkamer, zou dergelijk verzoek ook kennelijk onredelijk zijn indien wordt aangenomen dat het een dossier betreft ‘van naar schatting 20 cm hoogte’.

Concreet zou dit immers betekenen dat er honderden documenten moeten geanalyseerd worden op gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer (of andere dwingende uitzonderingsgronden uit het Bestuursdecreet), hetgeen de behandeling van deze vraag -zonder twijfel- te arbeidsintensief en tijdrovend zal maken, met een verstoring van de normale werking van de stadsdiensten voor gevolg.

Daarenboven bepaalt art. II.35, 4° Bestuursdecreet dat een aanvraag tot openbaarmaking moet afgewezen worden als de overheidsinstantie van oordeel is dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen. In casu zijn er tussen verzoeker enerzijds en de stad en het OCMW Zoutleeuw anderzijds meerdere vernietigingsprocedures aanhangig voor de Raad van State waarin dit openbaarheidsverzoek rechtstreeks kan-/moet gekaderd worden, aangezien deze procedures verband houden met de ambtelijke integratie van de stad en het OCMW Zoutleeuw onder het Decreet Lokaal Bestuur, de aanstelling van xxx als xxx en de aanstelling van verzoeker in een nieuwe, passende functie. De gevraagde openbaarmaking moet op dit onderdeel dan ook geweigerd worden.

Wat betreft de vraag tot afschrift van alle mailberichten, briefwisseling en/of multimediaberichten (zoals SMS en Whatsapp) waar zijn persoonsgegevens zijn vermeld, gewisseld tussen xxx en/of de (wnd.) burgemeester en/of de (wnd.) voorzitter van het Vast Bureau enerzijds en xxx anderzijds en dit -wat deze laatstgenoemde personen betreft- met inbegrip van berichten die afkomstig zijn van of verzonden zijn naar privémailaccounts, wordt verwezen naar het antwoord van 25/10/2021 op een eerder openbaarheidsverzoek van verzoeker.

De behandeling van dit verzoek onder de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur zou betekenen dat niet enkel mailboxen maar ook de GSM’s van verschillende personen, over een periode van meerdere jaren, in concreto en mail per mail resp. bericht per bericht moeten geanalyseerd worden op 1) het al dan niet bestaan van dergelijke stukken en vervolgens 2) mogelijke (dwingende) uitzonderingen op de openbaarheid van bestuur. Zo laat art. II.34, 2° van het Bestuursdecreet niet toe dat gegevens aan verzoeker zouden verstrekt worden die de identificatie van derden mogelijk maken, in de mate dat daarmee afbreuk zou gedaan worden aan de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer. Verder zijn er ook andere mogelijke uitzonderingsgronden, zoals art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet, die moeten gecontroleerd worden en mogelijks van toepassing zijn op de mail- en/of multimediaberichten waarvan de openbaarheid wordt gevraagd.

De gevraagde openbaarmaking moet op dit onderdeel dan ook geweigerd worden en dit nog daargelaten de opmerking/vraag of multimediaberichten op privétoestellen van personeelsleden en/of bestuurders überhaupt wel kunnen beschouwd worden als bestuursdocumenten waarover de stad Zoutleeuw kan beschikken évenals de opmerking/vraag dat deze kunnen genieten van het recht op briefgeheim.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 4 van 20

Wat betreft het verzoek om te willen duiden welke maatregelen er door de stad Zoutleeuw zijn genomen om de persoonsgegevens van verzoeker ‘niet ruimer te verspreiden dan wat noodzakelijk is’, meer in bijzonder welke beveiligingen zijn ingebouwd in eBestuur, alsook om de namen te willen doorgeven van de personen die toegang hebben tot zijn persoonsgegevens: dit betreft een verzoek tot informatie in de zin van art. 15 Algemene Verordening Gegevensbescherming, en zal behandeld/beantwoord worden samen met verzoekers eerdere vraag tot inzage van de zijn betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt door het OCMW van Zoutleeuw.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker is het hiermee niet eens en dient beroep in. Hij meent dat de weigeringsbeslissing van 6 januari 2022 niet afdoende gemotiveerd is.

De brief van xxx van 27 april 2020 is een bestaand bestuursdocument en het recht op uitleg zoals gevraagd in de vragen 1.1, 1.2 en 2.2 van het oorspronkelijk verzoekschrift van 28 november 2021 sluit aan bij de standpunten die xxx heeft ingenomen in dit bestuursdocument; het gevraagde recht op uitleg houdt i.c. in dat de in dit bestuursdocument reeds aanwezige informatie verder wordt uitgelegd.

De analyse die xxx aanhaalt om het recht op uitleg af te wijzen moet reeds bestaan; er kan bezwaarlijk worden aangenomen dat de analyse nog zou moeten gemaakt worden, gelet op de uitgebreide en verregaande standpunten die door xxx ingenomen zijn in haar brief van 27 april 2020. Redelijkerwijze en gelet op de zorgvuldigheidsplicht moet daarentegen worden aangenomen dat haar analyse de door haar ingenomen standpunten is voorafgegaan, aldus verzoeker.

In haar brief van 27 april 2020 deelt xxx aan het bestuur mee dat zij ‘ter beschikking (is) voor verdere toelichting hieromtrent’; ook op basis hiervan moet worden besloten dat de informatie bestaat en zij haar standpunten hierop heeft gesteund; ingevolge de werking van de openbaarheid van bestuur komt deze informatie ook aan een bestuurde toe.

Ook voor punt 3.1 van het openbaarheidsverzoek wordt de openbaarmaking door de algemeen directeur afgewezen met het argument van een beweerde noodzakelijke nog te maken analyse, en de verwerking hiervan een nieuw bestuursdocument zou uitmaken. Verzoeker stelt dat hij evenwel alleen de naam en voornaam van een persoon vraagt, en een datum. Hij neemt aan dat deze informatie ook bestaande is, gezien de expliciete mededeling die hierover gebeurde door het bestuur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wat punt 4 van het oorspronkelijk verzoek betreft lijkt de algemeen directeur in eerste instantie in twijfel te willen trekken dat de raadsman van het stadsbestuur en van het OCMW van Zoutleeuw tijdens de hoorzitting voor de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit zou hebben verwezen naar een bestaand dossier met de persoonsgegevens van verzoeker, waarvan hij een afschrift vraagt. Verder betoogt de algemeen directeur dat als er een dossier van die omvang bestaat het ‘te arbeidsintensief en tijdrovend’ zou zijn om deze documenten te analyseren op gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer en op de uitzonderingsgronden van het Bestuursdecreet, met een verstoring van de normale werking van de stadsdiensten tot gevolg. Tot slot meent de algemeen directeur dat dit openbaarheidsverzoek rechtstreeks kan/moet gekaderd worden in de hangende administratiefrechtelijke geschillen, en het verzoek ook om die reden moet worden afgewezen.

Verzoeker stelt met betrekking tot dit laatste argument dat de stand van zaken zodanig is dat in de regel geen nieuwe dossierstukken en middelen meer kunnen worden bijgebracht in deze procedures. In de bij de

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 5 van 20

Raad van State hangende geschillen is immers de procedurefase bereikt waarin het auditoraatsverslag wordt afgewacht; de laatste memorie die de partijen daarna nog kunnen indienen dient om te reageren op dit verslag. Het stadsbestuur en het OCMW hebben de bestuursdocumenten zoals gevraagd onder punt 4 van het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek evenwel niet bijgebracht in deze procedures, en al te kennen gegeven dat deze geen verband houden met deze nog hangende administratiefrechtelijke geschillen. De procedure bij de Gegevensbeschermingsautoriteit is al volledig afgerond, en alle partijen hebben laten weten geen beroep in te stellen tegen de beslissing van de Geschillenkamer. Een afwijzing van het verzoek om deze reden kan bijgevolg geen stand houden, aldus verzoeker.

Wat de verwijzing betreft door de raadsman van het stadsbestuur en van het OCMW van Zoutleeuw naar een bestaand dossier waarin verzoekers persoonsgegevens zijn vermeld en dit tijdens de hoorzitting voor de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, stelt verzoeker dat zijn toelichting onder punt 4 van zijn oorspronkelijk verzoekschrift volledig waarheidsgetrouw is. Verzoeker stelt dat de beroepsinstantie dit kan verifiëren bij zijn advocaat xxx en/of de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit. In het pv van de hoorzitting staat dit inderdaad niet vermeld, het stadsbestuur en het OCMW van Zoutleeuw hebben bedoelde stukken immers niet neergelegd in deze (of een andere) procedure, en deze waren dus niet in het geschil betrokken. Het pv van de Geschillenkamer focust op de toelichting die door partijen werden gegeven over de neergelegde dossiers, en is ook geen stenografische weergave van de hoorzitting.

Verder betoogt de algemeen directeur ook nog dat als er een dossier van die omvang bestaat, het (andermaal) ‘te arbeidsintensief en tijdrovend’ zou zijn om deze documenten te analyseren op gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer en op de uitzonderingsgronden van het Bestuursdecreet, met een verstoring van de normale werking van de stadsdiensten tot gevolg.

Verzoeker stelt dat het een dossier betreft waarin persoonsgegevens van hem zijn verwerkt. Het bestuur moet al geruime tijd – in uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – de nodige technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen om elke persoon inzage te geven in de persoonsgegevens die over hem of haar zijn verzameld, zodat deze zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid daarvan kan controleren. Dit recht tot raadpleging van persoonsgegevens impliceert in hoofde van het bestuur c.q. verwerkingsverantwoordelijke ook de plicht op inzage en op afschrift; dit is immers de toegangspoort die de uitoefening mogelijk maakt van andere rechten die de AVG toekent, waaronder het recht op rectificatie, op gegevenswissing en op bezwaar; er valt volgens verzoeker niet in te zien hoe deze rechten afdoende zouden kunnen uitgeoefend worden als de inhoud zelf van de verwerkte gegevens door de betrokkene niet gekend zijn. Dit laat de algemeen directeur volgens verzoeker ook toe om gevolg te geven aan zijn openbaarheidsverzoek aangezien dit verzoek tot openbaarmaking samenvalt met de over hem verzamelde persoonsgegevens. Indien er toch nog verdere technische en organisatorische maatregelen zouden moeten getroffen worden om hieraan te voldoen, kan dit geen afdoende motivering uitmaken om het verzoek tot openbaarheid af te wijzen, maar dient dit verzoek integendeel een aansporing te zijn om zich in regel te stellen met de verplichtingen die de AVG oplegt, aldus verzoeker. De stelling dat zijn vraag ‘te arbeidsintensief en tijdrovend’ zou zijn kan volgens verzoeker dus geen afdoende motivering zijn om geen inzage en kopie te geven van de gevraagde bestuursdocumenten met deze persoonsgegevens. Een bestuur dat zich op deze wijze bedient van verzamelde persoonsgegevens weet of hoort te weten dat het in de regel onvermijdelijk is dat een bestuurde deze informatie opvraagt, en kan zich naderhand niet verschuilen achter een overdadige werklast om zijn grondwettelijke plicht te ontlopen.

Onder punt 5 van het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek vraagt verzoeker bijkomend tot een afschrift van de mailberichten en/of briefwisseling en/of multimediaberichten (zoals SMS, Whatsapp, e.d.m.) waarin zijn persoonsgegevens zijn vermeld, gewisseld tussen de (wnd.) algemeen directeur en/of de (wnd.)

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 6 van 20

burgemeester en/of de (wnd.) voorzitter van het Vast Bureau enerzijds, en xxx anderzijds, en dit met inbegrip van de berichten met deze beide laatstgenoemde personen die afkomstig zijn van of verzonden zijn naar privé(mail)account(s) van deze personen. Verzoeker verduidelijkt dat zijn vraag niet de multimediaberichten betreft op de privétoestellen van personeelsleden en/of bestuurders, maar wel de berichten die op toestellen van de beide besturen zijn ontvangen of vanaf deze zijn verzonden naar de privéaccounts van de genoemde twee personeelsleden. Dit zijn immers wel bestuursdocumenten, berichten tussen uitsluitend privéaccounts zijn dat niet, maar maken ook niet het voorwerp uit van de openbaarheidsvraag.

Ook met betrekking tot deze berichten stelt verzoeker dat dit bestuursdocumenten zijn waarin persoonsgegevens van hem zijn verwerkt en waarop bijgevolg de AVG van toepassing is. Zijn openbaarheidsverzoek valt hier samen met de over hem verzamelde persoonsgegevens, die volgens hem overzichtelijk bij het bestuur aanwezig moeten zijn. Hij stelt ook dat de beweerde werklast geen afdoende motivering kan zijn om geen gevolg te geven aan zijn verzoek tot afschrift. Een bestuur dat zich op deze wijze bedient van verzamelde persoonsgegevens, weet of hoort te weten dat het in regel onvermijdelijk is dat een bestuurde deze informatie opvraagt. Ook deze bestuursdocumenten zijn door de besturen niet neergelegd in een hangend administratiefrechtelijk geschil, en houden hiermee klaarblijkelijk dus geen verband.

Wat betreft punt 6 van het verzoek om verzoeker te duiden welke maatregelen zijn genomen om zijn persoonsgegevens niet ruimer te verspreiden dan wat noodzakelijk is, meer bepaald welke beveiligingen zijn ingebouwd in eBestuur, indien daarin persoonsgegevens van verzoeker worden verwerkt, en de namen van de personen die toegang hebben tot de zones waar zijn persoonsgegevens dan worden verwerkt in eBestuur, stelt verzoeker dat dit wel degelijk (ook) valt onder het recht van uitleg zoals geregeld in het Bestuursdecreet. De beslissing tot ingebruikname van de software eBestuur (notulenbeheersysteem) is immers een bestuursdocument. De operationele beheersbeslissingen door de algemeen directeur (waaronder het verlenen van de toegangsrechten) zijn eveneens bestuursdocumenten. Het gevraagde recht op uitleg houdt volgens verzoeker in dat de in deze bestuursdocumenten reeds aanwezige informatie verder wordt uitgelegd.

3. Toelichting door de stad Zoutleeuw Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie de stad Zoutleeuw om een reactie gevraagd. Op 9 februari 2022 bezorgde de stad Zoutleeuw de beroepsinstantie de volgende uiteenzetting: ‘De stad volhardt er -met overtuiging- in dat het kwestieuze openbaarheidsverzoek enerzijds de grenzen overstijgt van de openbaarheid van bestuur en anderzijds kennelijk onredelijk is van aard en de goede werking van de diensten ernstig zal belasten-/verstoren.

Dit niet voor het eerst in de voorbije maanden, zodat het duidelijk is dat de stad Zoutleeuw desgevallend ook gerechtigd is om deze openbaarheidsvraag integraal te weigeren op basis van art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet, indachtig de (talrijke) procedures die er door xxx werden ingeleid tegen de stad en het OCMW Zoutleeuw, en momenteel nog aanhangig zijn.

A. Het gestelde verzoek tot uitlegging van een brief en een syntheseconclusie ressorteert niet onder de openbaarheid van bestuur 1. xxx verzoekt in eerste instantie uitleg te willen verschaffen over een aantal overwegingen uit een brief van 27.04.2020 van xxx in het kader van de procedure tot aanstelling van xxx en anderzijds de

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 7 van 20

syntheseconclusie van 29.03.2021 van de stad en het OCMW van Zoutleeuw inzake de procedure voor de Gegevensbeschermingsautoriteit.

De stad volhardt in het standpunt dat dergelijke vragen -overduidelijk- een analyse van deze documenten zouden inhouden en de verduidelijking ervan -op bepaalde onderdelen- zou leiden tot de verwerking ervan tot een nieuw bestuursdocument, alvorens de gevraagde informatie ter beschikking kan worden gesteld.

Zulke verwerking-/analyse van bestuursdocumenten valt evenwel buiten het stramien van de passieve openbaarheid van bestuur, zoals bepaald in art. II.31. 3e lid Bestuursdecreet:

“De verplichting, vermeld in het eerste lid, brengt niet de verplichting mee om het gevraagde bestuursdocument te verwerken of te analyseren.”

Het recht op uitleg mag er onder geen beding toe leiden dat een instantie wordt gedwongen nieuwe bestuursdocumenten te produceren waarin de gewenste (eerder: gevraagde) informatie is terug te vinden.

Hetgeen ook -herhaaldelijk- werd bevestigd door de beroepsinstantie in beslissingen van 31 maart 2017 met referentie OVB/2017/47, van 20 juni 2019 met referentie OVB/2019/104 én van 9 april 2020 met referentie OVB/2020/069.

2.

Feit is bovendien dat de geviseerde brief van 27 april 2020 uitgaat van xxx, zodat er door xxx in essentie wordt aangedrongen op de uitlegging van een standpunt dat uit hare hoofde werd gevormd,

hetgeen bezwaarlijk kan gezien worden als een bestuursdocument in de zin van de wetgeving betreffende de openbaarheid van bestuur.

Geenszins reikt het recht op uitleg zo ver dat een instantie kan gedwongen worden uitleg te verschaffen over de inhoud-/motieven-/beweegredenen van iedere brief die zij zou ontvangen vanwege andere overheden, personeelsleden, mandatarissen, (misnoegde) burgers, … Hetgeen in vele gevallen niet alleen onmogelijk zal zijn, maar ook aanleiding zou (kunnen) geven tot allerlei uitwassen en een miskenning van de eigen rechten van verdediging.

In diezelfde lijn kan het recht op uitleg er bezwaarlijk aanleiding toe geven dat xxx op heden moeten worden uitgenodigd-/gedwongen om toelichting te komen geven over de geviseerde brief van 27 april 2020 ten overstaan van xxx (hetgeen deze thans wel lijkt te suggereren), quod non. Dit des te meer nu de redenen waarom xxx zich niet meer gebonden achtte aan de consensusnota ook werden uiteengezet in de brief.

Waaromtrent er namens stad en OCMW Zoutleeuw ook het volgende werd uiteengezet in hun memorie van antwoord inzake de hangende Raad van State-procedure onder rolnummer G/A 231.211/IX-9733 (STUK 6):

“Waar xxx te kennen gaf dat een verderzetting van de consensusnota om meerdere redenen (waaronder de geheel eenzijdige démarches van verzoekende partij) onhoudbaar zou zijn (STUK 24), bleek verzoekende partij zonder enig rekenschap te geven van (i) de sterk gewijzigde omstandigheden én (ii) de eigen démarches, als enige van de betrokken partijen, weldegelijk halsstarrig te willen vasthouden aan de consensusnota. (STUK 25) (…) Zoals bovenstaand reeds aangehaald vereist een dergelijke bijkomende consensusregeling evident- de (vrije-) instemming van xxx, hetgeen geen sinecure zou zijn vermits xxx, desgevraagd, al had te kennen gegeven dat een verderzetting van de consensusnota, met inbegrip van een aanvullende -door de gemeenteraad goed te keuren- regeling, om meerdere redenen onhoudbaar zou zijn, in het bijzonder de diverse démarches van verzoekende partij waaronder de diverse ingebrekestellingen, eigengereide procedure voor Uw Raad van State én het dreigement met een strafklacht tegen xxx. (STUK 24)” (eigen onderlijning)

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 8 van 20

3.

Dit laatste bevestigt bovendien dat de door xxx gevraagde uitlegging evenzeer had moeten-/kunnen geweigerd worden op grond van artikel II. 35,4° van het Bestuursdecreet, ter bescherming van het belang van de stad Zoutleeuw op een eerlijk proces (i.k.v. de lopende rechtsgedingen).

Feit dat de gevraagde uitlegging moet gekaderd worden in een context van (lopende) procedurevoering tegen de stad en het OCMW Zoutleeuw blijkt overigens ook uit de bewoording van het beroepsschrift van xxx, waarin expliciet het volgende gesteld:

“Als bijlage vindt u de brief van xxx van 27.04.2020, die zij aan het bestuur heeft gestuurd. De inhoud hiervan werd door de gemeenteraad onder andere aangewend om de functie van xxx af te schaffen, waardoor ik deze functie niet heb kunnen innemen vanaf 1.06.2020, na de aanstelling van xxx als xxx. Hierdoor heb ik een uitgesproken nadeel bij de inhoud en de verspreiding van deze brief.”

Thans behoeft het dan ook weinig duiding dat het enige ‘belang’ van xxx bij de openbaarheid eruit bestaat informatie met betrekking tot het ene of het andere dossier te bekomen, hieruit bepaalde gevolgtrekkingen af te leiden, om dit dan vervolgens tegen de stad Zoutleeuw uit te spelen in het kader van de lopende en/of nieuwe rechtsgedingen..

En anders dan xxx beweert, wordt hieraan -evident- geen afbreuk gedaan doordat er in deze Raad van State-procedures al memories zijn gewisseld tussen partijen. Ook naar aanleiding van de (nog op te stellen) laatste memories kunnen stukken bijgebracht worden, en dit nog daargelaten de overweging dat hiermee -evident- ook geschermd zou kunnen worden ter terechtzitting(en).

Verzocht wordt dan ook om het beroep ongegrond te verklaren.

B. Het verzoek tot openbaarmaking van (i) ‘een dossier waarin persoonsgegevens van xxx zijn vermeld in verband met aanhoudende zorgwekkende signalen’ en (ii) alle mailberichten, briefwisseling en/of multimediaberichten van meerdere personen, waarin persoonsgegevens van xxx zijn vermeld.

4.

Overeenkomstig art. II.2 van het Bestuursdecreet mag een overheidsinstantie -op gemotiveerde wijze- een aanvrager verzoeken om zijn aanvraag te specificeren wanneer deze kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, waarbij de overheidsinstantie ook kan-/mag aangegeven welke bijkomende gegevens nodig zijn om de aanvraag te kunnen onderzoeken:

“Als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, verzoekt de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, § 1, zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen, de aanvrager om zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen.

De overheidsinstantie motiveert dat verzoek en geeft, indien mogelijk, aan welke bijkomende gegevens nodig zijn om de aanvraag te kunnen onderzoeken.”

In de Memorie van Toelichting wordt dienaangaande het volgende verduidelijkt:

“(…) Gaat de aanvrager hier niet op in of is de aanvraag opnieuw kennelijk onredelijk of te algemeen geformuleerd, dan kan de aanvraag op grond van deze bepaling worden afgewezen. In dit geval is het immers duidelijk dat de aanvrager manifest misbruik maakt van zijn recht. Dit is het geval wanneer het verzoek niet de verkrijging van informatie, maar de desorganisatie of verstoring van de werking van de overheidsdienst beoogt, bijvoorbeeld als burgers de overheid blijven bestoken met aanvragen of uitzonderlijk veel bestuursdocumenten aanvragen enzovoort, zodat de uitoefening van het grondrecht door één burger uiteindelijk niet meer in verhouding staat tot de werklast voor de overheid.” https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 9 van 20

In casu heeft de stad Zoutleeuw de vragen tot openbaarmaking van (i) ‘een dossier waarin persoonsgegevens van xxx zijn vermeld in verband met aanhoudende zorgwekkende signalen’ en (ii) alle 5.

mailberichten, briefwisseling en/of multimediaberichten van meerdere personen, waarin persoonsgegevens van xxx zijn vermeld, in eerste instantie -terecht- geweigerd omwille van het kennelijk onredelijke karakter daarvan.

Zoals ook medegedeeld aan xxx zou de behandeling van deze verzoeken immers betekenen dat er talloze documenten, e-mailberichten, GSM-berichten, … over een periode van meerdere jaren, stuk voor stuk moeten geanalyseerd worden op 1) het al dan niet bestaan van dergelijke stukken en vervolgens 2) mogelijke (dwingende) uitzonderingen op de openbaarheid van bestuur. Zoals al herhaaldelijk aangegeven laat art.

II.34, 2° van het Bestuursdecreet het (bv.) niet toe dat gegevens zouden verstrekt worden die de identificatie van derden mogelijk maken, in de mate dat daarmee afbreuk zou gedaan worden aan de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer.

Verder zijn er ook andere mogelijke uitzonderingsgronden, zoals art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet, die moeten gecontroleerd worden en mogelijks van toepassing zijn op de stukken uit ‘het dossier’, de mail- en andere multimediaberichten waarvan de openbaarheid wordt gevraagd. Hetgeen de behandeling van deze vragen -zonder twijfel- te arbeidsintensief en tijdrovend zal maken.

Herhaald wordt immers dat er momenteel 5,5 VTE’s werkzaam zijn bij de stad en OCMW op de dienst ‘beleid en organisatie’ (afdelingen secretariaat en interne zaken), die belast zouden moeten worden met deze openbaarheidsvraag. Waarbij ook nog steeds geldt dat xxx verwikkeld is, op eigen initiatief, in diverse gerechtelijke procedures met de stad en het OCMW; reden waarom dit dossier gevoelig ligt bij de personeelsleden en deze aanvragen door de algemeen directeur zelf dienen behandeld te worden.

Zodat de behandeling van deze (kennelijk onredelijke) vragen tot openbaarheid onmiskenbaar een verstoring van de normale werking van de stadsdiensten voor gevolg hebben.

Thans wordt aan deze kennelijke onredelijkheid -wat het verzoek tot inzage in ‘een dossier waarin persoonsgegevens van xxx zijn vermeld in verband met aanhoudende zorgwekkende signalen’ betreft– niet de minste afbreuk gedaan door de opmerking van xxx dat het een dossier zou betreffen waarin hem betreffende persoonsgegevens zijn verwerkt (lees: waarin hij hoe dan ook inzage in zou moeten krijgen).

6.

Anders dan xxx meent, sluit het voorgaande evenwel niet uit dat er in het kwestieuze dossier evenzeer persoonsgegevens of privacygevoelige gegevens van derden verwerkt (kunnen) zijn, en dit nog daargelaten andere uitzonderingsgronden (bv. onder de Welzijnswetgeving op het werk).

En wat betreft het verzoek tot inzage in alle mailberichten, briefwisseling en/of multimediaberichten van meerdere personen, waarin persoonsgegevens van xxx zijn vermeld, dient zelfs vastgesteld dat één en ander inzake deze kennelijke onredelijkheid des te sterker geldt, aangezien de verzameling van deze stukken/berichten weinig meer zou zijn dan een waar huzarenwerk.

Immers kunnen deze stukken-/berichten niet zomaar en snel-snel gevonden, vermits gevraagd worden naar alle mailberichten, briefwisseling en/of multimediaberichten, van verschillende personen, waarin hem betreffende persoonsgegevens vermeld worden, waarbij het begrip ‘persoonsgegeven’ op véél meer slaat dan enkel (bv.) de naam, het adres, het rijksregisternummer, … van xxx.

Waarbij ook wordt verwezen naar de recente beslissing van de beroepsinstantie van 7 februari 2022 met referentie OVB/2022/016, waarin als volgt werd geoordeeld inzake een (zeer) gelijkaardige vraag van xxx:

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 10 van 20

“De beroepsinstantie stelt in casu vast dat het oorspronkelijke verzoek betrekking heeft op enerzijds mailberichten die in de periode van 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of zijn verzonden door de algemeen directeur of door de waarnemend algemeen directeur, door de burgemeester en door de waarnemend burgemeester, door de voorzitter van het Vast Bureau en door de waarnemend voorzitter van het Vast Bureau van de stad Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld. Anderzijds heeft het verzoek betrekking op briefwisseling die in de periode van 01.01.2018 tot op heden is ontvangen en/of is verzonden door het stadsbestuur van Zoutleeuw en/of door het OCMW van Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld. (…) Voor wat betreft het begrip persoonsgegeven verwijst verzoeker in dit verband naar de definitie uit Artikel 4, 1) van de AVG: “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

De beroepsinstantie volgt de stad Zoutleeuw erin dat verzoeker ten onrechte de mening is toegedaan dat een zoekopdracht in de mailboxen van de betreffende personen eenvoudig tot een allesomvattend resultaat kan leiden, waarbij iedere e-mail wordt gecapteerd waarin een persoonsgegeven van verzoeker wordt vermeld zoals bedoeld in het hierboven vermelde artikel van de AVG. Hetzelfde geldt volgens de beroepsinstantie voor de gevraagde briefwisseling, waarvoor er volgens verzoeker opzoekmogelijkheden bestaan in het ePost-systeem. Een dergelijk openbaarheidsverzoek is dan ook op veel te algemene wijze geformuleerd om op een werkbare manier te kunnen worden afgehandeld. Verzoeker heeft zijn aanvraag daarbij niet willen specificeren. (…) De beroepsinstantie kan in casu enkel vaststellen dat de vraag van verzoeker naar de bestuursdocumenten in kwestie op een te algemene wijze is geformuleerd en dat het, gezien de hierboven geschetste omstandigheden, een disproportionele en onredelijke opdracht zou betekenen voor de stad Zoutleeuw en de algemeen directeur in het bijzonder, om alle mailberichten die in de periode van 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of zijn verzonden door de algemeen directeur of door de waarnemend algemeen directeur, door de burgemeester en door de waarnemend burgemeester, door de voorzitter van het Vast Bureau en door de waarnemend voorzitter van het Vast Bureau van de stad Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld en om alle briefwisseling die in de periode van 01.01.2018 tot op heden is ontvangen en/of is verzonden door het stadsbestuur van Zoutleeuw en/of door het OCMW van Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld, op te sporen en te onderzoeken op eventuele uitzonderingsgronden.” (eigen onderlijning) De stad kan geen redenen ontwaren die eenzelfde beoordeling van het voorliggende verzoek van xxx zouden doorkruisen, in tegendeel …

Verzocht wordt dan ook om het beroep ongegrond te verklaren.

C. De bescherming van het belang van de stad Zoutleeuw op een eerlijk proces (i.k.v. de lopende rechtsgedingen) primeert op het (niet-aangetoonde) belang van een openbaarmaking in de zin van art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 11 van 20

7.

Overeenkomstig art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet moet een aanvraag tot openbaarmaking afgewezen worden als de overheidsinstantie van oordeel is dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen:

“Tenzij de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, wijzen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag tot openbaarmaking af als ze van oordeel zijn dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een van de volgende belangen: (…) 4° de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid om een eerlijk proces te krijgen;” Deze uitzonderingsgrond beoogt het eerlijk verloop van de rechtspleging te vrijwaren. Een essentieel onderdeel van het recht op een eerlijk proces is immers het beginsel van de “gelijkheid der wapens in een proces”, dat inhoudt dat elke partij het recht heeft haar argumenten te doen gelden in omstandigheden die haar niet benadelen ten opzichte van de tegenpartij.

De bestaansreden van deze uitzonderingsgrond ligt vooral bij het verhinderen dat de openbaarheid van bestuur, waaraan één partij onderworpen is, afbreuk zou doen aan de wapengelijkheid. Zonder deze uitzonderingsgrond zou één partij op grond van de openbaarheid van bestuur kunnen worden verplicht stukken in het gerechtelijk debat te brengen die tegen haar zouden kunnen pleiten, daar waar de andere partij enkel die elementen die haar eis ondersteunen, kenbaar mag maken om het oordeel van de rechter te beïnvloeden.

Deze uitzonderingsgrond is een correctief op de openbaarheid om te beletten dat een instantie zou worden verplicht in een rechtsgeding de tegenpartij informatie ter beschikking te stellen die vervolgens tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) wordt uitgespeeld.

8.

In casu zijn er tussen de stad en het OCMW Zoutleeuw enerzijds en xxx anderzijds meerdere vernietigingsprocedures aanhangig voor de Raad van State, telkens op verzoek van xxx. Al deze procedures houden verband met de ambtelijke integratie van de stad en het OCMW Zoutleeuw onder het Decreet Lokaal Bestuur, de aanstelling van xxx als xxx, en de aanstelling van xxx in een nieuwe, passende functie op Aniveau.

Gelet op de historiek van het dossier is de kans zeer reëel, minstens kan niet worden uitgesloten, dat het voorwerp van de vraag tot openbaarheid van (i) ‘een dossier waarin persoonsgegevens van xxx zijn vermeld in verband met aanhoudende zorgwekkende signalen’ en (ii) alle mailberichten, briefwisseling en/of multimediaberichten van meerdere personen, waarin persoonsgegevens van xxx zijn vermeld, verband houdt met deze hangende en/of potentieel nieuwe rechtsgeschillen.

De historiek leert immers dat meerdere stukken die aan xxx zijn overgemaakt openbaarheidsverzoeken, telkens de inleiding van een nieuwe procedure impliceerden.

n.a.v.

De stad Zoutleeuw kan dit verband met de hangende rechtsgedingen -minstens naar huidige vragen van xxx- niet concretiseren, gezien xxx zich ervan weerhoudt te duiden inzake welke context/aangelegenheid inzage wordt gewenst. (Meer en meer) duidelijk is echter dat het enige ‘belang’ van xxx bij de openbaarheid eruit bestaat informatie met betrekking tot het ene of het andere dossier te bekomen, hieruit bepaalde gevolgtrekkingen af te leiden, om dit dan vervolgens tegen de stad Zoutleeuw uit te spelen in het kader van de lopende en/of nieuwe rechtsgedingen..

De toetsing van de concrete situatie aan de finaliteit van de uitzonderingsgrond kan derhalve -in potentieleiden tot de conclusie dat het belang van de openbaarheid in dit specifieke geval niet opweegt tegen het

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 12 van 20

belang van de uitzonderingsgrond. De openbaarmaking ten koste van het beschermde belang mag maar worden bevolen als daarmee het algemeen belang gediend wordt (zie bv. OVB/2019/240).

9.

In navolging van voorgaande dient te worden besloten dat de aanvraag mogelijks (eveneens) moet geweigerd worden op grond van artikel II. 35,4° van het Bestuursdecreet.

Het ingediende beroep is derhalve ongegrond.

D.

Het verzoek tot duiding van de maatregelen die zijn genomen om de persoonsgegevens van xxx niet verder te verspreiden, houdt verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

10.

Door xxx wordt in laatste orde verzocht te willen duiden welke maatregelen door stad Zoutleeuw zijn genomen om zijn persoonsgegevens 'niet ruimer te verspreiden dan wat noodzakelijk is', in bijzonder welke beveiligingen zijn ingebouwd in eBestuur, alsook om de namen te willen doorgeven van de personen die toegang hebben tot zijn persoonsgegevens.

Zulk verzoek tot duiding informeert -overduidelijk- niet naar een bestuursdocument in de zin van de wetgeving op de openbaarheid van bestuur, maar veronderstelt de verwerking van bestaande bestuursdocumenten, alvorens de gevraagde informatie ter beschikking kan worden gesteld. Zulke verwerking-/analyse van bestuursdocumenten valt evenwel buiten het stramien van de passieve openbaarheid van bestuur, zoals bepaald in art. II.31. 3e lid Bestuursdecreet:

“De verplichting, vermeld in het eerste lid, brengt niet de verplichting mee om het gevraagde bestuursdocument te verwerken of te analyseren.”

Het recht op uitleg mag er onder geen beding toe leiden dat een instantie wordt gedwongen nieuwe bestuursdocumenten te produceren waarin de gewenste (eerder: gevraagde) informatie is terug te vinden.

Hetgeen ook werd bevestigd door Uw Beroepsinstantie in beslissingen van (o.a.) 31 maart 2017 met referentie OVB/2017/47 en van 9 april 2020 met referentie OVB/2020/069.

11.

Feit is bovendien dat zulk verzoek van xxx kwalificeert als een verzoek tot informatie in de zin van art. 15 Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen ook niet wordt ontkend door xxx in zijn beroepsschrift.

De beroepsinstantie oordeelde bij beslissing van 7 februari 2022 met referentie OVB/2022/016 terecht dat het inzagerecht (thans: recht op uitlegging) onder de openbaarheid van bestuurlijk valt te onderscheiden van het inzagerecht (thans: recht op informatie) onder art 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (STUK 5):

“De beroepsinstantie wijst er vooreerst op dat, waar verzoeker zich beroept op de AVG om de gevraagde bestuursdocumenten te bekomen, een vraag om toegang tot bestuursdocumenten dient te worden beoordeeld in het licht van de toepasselijke openbaarheidsregels en niet in het licht van de AVG. Beide reguleringskaders zijn algemeen van aard en beogen andere doelstellingen.

Ze hebben hun eigen organen die bevoegd zijn binnen een eigen regelgevend kader. Wanneer de beroepsinstantie zich dient uit te spreken over een vraag om de toegang tot een bestuursdocument, dient zij die aanvraag te beoordelen in het licht van de uitzonderingsgronden die opgenomen zijn in de toepasselijke openbaarheidswetgeving en niet op grond van een wetgeving die hieraan vreemd is. De AVG heeft dus geen impact op de voorliggende zaak die een vraag naar openbaarheid betreft. De beroepsinstantie treedt de stad Zoutleeuw er dan ook in bij dat de AVG-regelgeving ter zake geen toepassing heeft.”

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 13 van 20

Zodat dit verzoek van xxx zal behandeld/beantwoord worden samen met diens eerdere vraag tot inzage in de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt door OCMW Zoutleeuw.

Het ingediende beroep is derhalve -ook in deze mate- ongegrond.’

4. Bijkomende toelichting door de raadsman van de stad Op 22 februari 2022 ontving de beroepsinstantie de volgende bijkomende toelichting van de stad met betrekking tot punt 5 van het verzoekschrift:

‘Middels onderhavig bericht herhalen-/bevestigen wij dat er tijdens deze hoorzitting van de Gegevensbeschermingsautoriteit -behoudens vergissing langs onze zijde (cfr. verstreken tijdsverloop)- geen enkele melding werd gemaakt door ons van een dossier over xxx van naar schatting 20 cm hoogte. Zodat er hierin evenmin inzage kan geboden worden aan xxx.

Uit onze voorbereidende nota’s van deze hoorzitting (die voor de goede orde geen bestuursdocumenten zijn gezien niet in het bezit van cliënt, en weinig meer is dan een interne handschreven (pleit-)nota) kunnen wij enkel (nog) afleiden dat er wél melding is gemaakt van de talrijke procedures, klachten en verzoeken openbaarheid vanwege xxx (of dan mogelijks: een dossier met talrijke procedures, klachten en verzoeken van xxx). Dit in een context-/kritiek dat er door xxx veeleer misbruik dan gebruik wordt gemaakt van bepaalde aan hem toekomende rechten; zin waarin ook het proces-verbaal van de hoorzitting het volgende vermeldt: “Vervolgens wil verweerder de focus leggen op het gehele bredere kader van de zaak. Er zijn vier procedures bij de Raad van State aanhangig (waarvan één tegen het aanstellingsbesluit van xxx als xxx). Hiernaast zijn talloze verzoeken bij het Bestuur aanhangig. In se neigt het dus meer naar rechtsmisbruik. In een brief van ongeveer een maand geleden heeft klager zelfs beweerd dat er sprake was van een verwerking van medische gegevens.”

Waarbij wij tevens meegeven dat er aan partijen de gelegenheid werd gegeven opmerkingen te formuleren op dit proces-verbaal van de hoorzitting, zonder dat er door xxx ook maar enige opmerking is gemaakt over een zgn. dossier over hem van naar schatting 20 cm hoogte (waarvan dus zou gesproken zijn geweest tijdens deze hoorzitting).

En dit alles nog daargelaten de vaststelling-/opmerking dat er in deze uiteraard grote dossiers bestaan die verband houden met xxx, meer in bijzonder in de verschillende Raad van State-procedures waarin er (erg) omvangrijke stukkenbundels zijn uitgewisseld tussen partijen (i.e. in de Raad van State-procedure betreffende de beslissing tot aanstelling van xxx in een passende functie na opheffing van xxx bestond ons administratief dossier uit -maar liefst- 54 stukken).

Al deze administratieve dossiers zijn xxx evenwel gekend vanuit de betreffende Raad van State-procedures (die momenteel overigens nog hangende zijn, in afwachting van een auditoraatsverslag.’

5. Beoordeling door de beroepsinstantie Het beroepschrift kadert, net zoals de vorige beroepschriften en openbaarheidsverzoeken van verzoeker, in de context van de organisatorische inkanteling van het OCMW van Zoutleeuw in de stad Zoutleeuw.

Verzoeker was destijds xxx, en had anticiperend op deze inkanteling waarbij er slechts xxx voor beide besturen meer zou zijn, samen met xxx op 6 juli 2018 een consensusnota opgesteld over een nieuwe organisatiestructuur en een bijhorende regeling wat betreft de nieuwe functie van xxx. Het in de

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 14 van 20

consensusnota opgenomen scenario werd echter niet uitgevoerd, en op 27 april 2020 schreef xxx een brief aan de burgemeester dat zij zich uit de afgesloten consensus wenste terug te trekken.

De beroepsinstantie bespreekt hieronder het beroepschrift onderdeel per onderdeel.

1)

De vraag om verzoeker limitatief de feiten en/of handelingen mee te delen die aan zijn persoon zijn toe te wijzen en waardoor de uitvoering van de consensusnota d.d. 6/7/2018 een ‘moeilijk verloop heeft gekend’, en uit welke feiten en/of handelingen die aan zijn persoon zijn toe te wijzen, blijkt dat ‘xxx toch wel een geheel eigen invulling heeft gegeven aan wat moet worden verstaan onder een loyale uitvoering van een consensusovereenkomst in een ‘organisatiebrede en conflictvrije context’’ zoals xxx in haar brief d.d. 27 april 2020 aan de burgemeester schreef.

De beroepsinstantie stelt vast dat deze vraag door de stad initieel beschouwd werd als een vraag tot inzage/afschrift van informatie vervat in een bestuursdocument, en dat zij stelt dat hiervoor een analyse/verwerking zou moeten gebeuren en dus een nieuw bestuursdocument zou moeten worden opgesteld, hetgeen buiten het recht op openbaarheid van bestuur valt.

In zijn beroepschrift stelde verzoeker dat deze vraag te beschouwen is als een vraag om uitleg over een bestaand bestuursdocument, met name de brief van 27 april 2020 van xxx, en dus wel onder de openbaarheidsregeling van het Bestuursdecreet valt.

De beroepsinstantie is van oordeel dat de initiële vraag geenszins duidelijk als een vraag om uitleg over een bestuursdocument te beschouwen valt. Verzoeker gebruikte nergens deze terminologie, en vraagt daarentegen eigenlijk naar nieuwe informatie: namelijk de concrete feiten/handelingen waarnaar in de brief verwezen wordt. De beroepsinstantie kan de stelling van verzoeker dat dit een vraag om uitleg bij de brief van 27 april 2020 is, niet bijtreden. Verzoeker vraagt hier immers naar nieuwe informatie, namelijk de concrete feiten die als onderbouwing moeten dienen voor bepaalde uitspraken in de brief.

Indien deze informatie gematerialiseerd zou zijn in een bestuursdocument, dan geldt hiervoor ook het recht op openbaarheid via inzage, afschrift of uitleg. Uit de toelichting door de stad blijkt echter dat (een) dergelijk(e) bestuursdocument(en) echter niet bestaan/t en zou(den) moeten worden opgesteld na analyse en verwerking van bepaalde gegevens. Zoals de stad terecht zegt, legt het Bestuursdecreet een dergelijke verplichting niet op (artikel II.29, derde lid Bestuursdecreet).

Concluderend is de beroepsinstantie van oordeel dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek vraagt naar (inzage of afschrift) van informatie gematerialiseerd in een drager, maar dat, aangezien een dergelijke drager niet bestaat, hier ook geen inzage of afschrift van gegeven kan worden, en het beroepschrift voor wat betreft dit onderdeel dus ongegrond is.

2) Hem de naam en de voornaam mee te delen van de ‘toenmalige hoofdverpleegkundige’ die wordt bedoeld in de syntheseconclusie van 29.03.2021 van de stad en het OCMW van Zoutleeuw inzake de procedure voor de Gegevensbeschermingsautoriteit, en het tijdstip waarop een relatiebreuk met deze persoon zou zijn ontstaan Voor zover verzoeker meent dat dit vragen om uitleg zijn over de syntheseconclusie van 29 maart 2021 van het stadsbestuur en het OCMW, herhaalt de beroepsinstantie haar standpunt dat dit niet het geval is. Er wordt bijkomende inhoudelijke informatie gevraagd, die niet beschouwd kan worden als een vraag om uitleg over een bestaand bestuursdocument.

Voor zover deze vragen beschouwd kunnen worden als een vraag tot inzage/afschrift van informatie die gematerialiseerd is in een drager, dus van een bestuursdocument, stelt de beroepsinstantie vast dat er

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 15 van 20

effectief een bestuursdocument bestaat waarin de naam en voornaam van de toenmalige hoofdverpleegkundige zijn opgenomen, met name een beslissing van het OCMW van 23 juli 2020. Deze informatie betreft echter persoonsgegevens, waarvan de openbaarmaking de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zou aantasten.

Artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet bevat de verplichting om, behoudens toestemming van de betrokkene, een aanvraag af te wijzen als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Deze bepaling laat niet toe dat gegevens worden verstrekt die de identificatie van derden mogelijk maken, in de mate dat daarmee afbreuk zou worden gedaan aan de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer.

Hoewel het hier om een absolute uitzonderingsgrond gaat waardoor er geen belangenafweging moet plaatsvinden tussen het door de uitzonderingsgrond beschermde belang met het belang van de openbaarheid, vertoont de in artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet voorziene uitzonderingsgrond niettemin een relatief aspect. De decreetgever was weliswaar van oordeel dat er geen afweging vereist is met het openbaar belang dat met de openbaarheid is gediend, maar wijst er desondanks op dat telkens en in concreto geoordeeld moet worden of er al dan niet een inbreuk is gepleegd op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Vlaams Parlement, Parl. St. 2017-2018, nr. 1656/1, blz. 58). Artikel 22 van de Grondwet waarborgt uitdrukkelijk het recht op eerbiediging van het privéleven, net zoals artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens dit doet. De bedoeling en het fundamentele uitgangspunt van de in artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet bedoelde uitzonderingsgrond bestaat er precies in om het aan iedereen toegekende grondwettelijke recht op de eerbiediging van zijn privéleven te beschermen.

De beroepsinstantie merkt op dat bij het onderzoek naar de uitzonderingsgrond met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer moet worden nagegaan of er al dan niet sprake is van informatie in een bestuursdocument die op de persoonlijke levenssfeer betrekking heeft. In casu stelt de beroepsinstantie vast dat het gaat om de naam en voornaam van een natuurlijke persoon. Dergelijke gegevens behoren ontegensprekelijk tot de persoonlijke levenssfeer en het privéleven van de betrokkene. Het vrijgeven van al deze gegevens zou wel degelijk een inbreuk uitmaken op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van die personen. Het privéleven vormt de kern van de persoonlijke levenssfeer (F. SCHRAM, Het decreet openbaarheid van bestuur. Een juridische analyse in historisch perspectief, Brugge, Vanden Broele, 247; Concl. Adv.Gen. bij HvJ 8 april 2014, nr. C-293/12, Digital Rights Ireland Ltd, nr. 61).

Het openbaar maken van deze gegevens heeft aldus betrekking op de kern van een belang – het door artikel 22 van de Grondwet en het door artikel 8 EVRM aan eenieder toegekende recht op eerbiediging van zijn privéleven – dat de uitzonderingsgrond uit artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet wenst te beschermen tegen de openbaarheid van bestuur (RvS, nr. 234.609 dd. 2 mei 2016).

De beroepsinstantie is bijgevolg van oordeel dat de openbaarmaking van voormelde gegevens afbreuk doet aan het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene en dat deze gegevens dan ook moeten worden afgeschermd in toepassing van artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet.

Artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet laat echter wel de mogelijkheid dat dergelijke gegevens toch openbaar worden gemaakt, mits toestemming van de betrokken persoon. De stad Zoutleeuw liet aan de beroepsinstantie uitdrukkelijk weten dat de betrokkene deze toestemming niet geeft. Dit onderdeel van het beroep moet dan ook als ongegrond beschouwd worden.

Er bestaat geen bestuursdocument waarin ‘het tijdstip van de relatiebreuk met deze persoon’ is opgenomen, zodat ook voor wat betreft dit aspect van de vraag, het beroepschrift ongegrond moet worden beschouwd, wegens een onbestaand bestuursdocument.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 16 van 20

3) Hem een afschrift te verlenen van het dossier waarvan sprake tijdens de hoorzitting voor de Gegevensbeschermingsautoriteit waarin persoonsgegevens van verzoeker zouden zijn vermeld in verband met de 'aanhoudende zorgwekkende signalen' die het bestuur zou hebben ontvangen.

De beroepsinstantie stelt vast dat verzoeker dit afschrift vraagt zich beroepend op de openbaarheidsregelgeving, maar tegelijk verwijst naar de AVG, om het standpunt van de stad te weerleggen dat dit verzoek naar afschrift van een ‘dossier’ ‘van meer dan 20 cm’ (voor zover haar raadsman dit werkelijk zou vermeld hebben en er zo’n dossier zou bestaan), kennelijk onredelijk is, en stelt dat de AVG hem het recht geeft op toegang tot zijn persoonsgegevens.

De beroepsinstantie wijst er, zoals in dossier OVB/2002/016, nogmaals op dat, waar verzoeker zich beroept op de AVG om de gevraagde bestuursdocumenten te bekomen, een vraag om toegang tot bestuursdocumenten dient te worden beoordeeld in het licht van de toepasselijke openbaarheidsregels en niet in het licht van de AVG. Beide reguleringskaders zijn algemeen van aard en beogen andere doelstellingen. Ze hebben hun eigen organen die bevoegd zijn binnen een eigen regelgevend kader. Wanneer de beroepsinstantie zich dient uit te spreken over een vraag om de toegang tot een bestuursdocument dient zij die aanvraag te beoordelen in het licht van de uitzonderingsgronden die opgenomen zijn in de toepasselijke openbaarheidswetgeving en niet op grond van een wetgeving die hieraan vreemd is. De AVG heeft dus geen impact op de voorliggende zaak die een vraag naar openbaarheid betreft.

Uit de toelichting door de stad Zoutleeuw en de bijkomende toelichting door haar raadsman, maakt de beroepsinstantie op dat de stad niet weet over welk ‘dossier’ dit zou gaan, en het door verzoeker gevraagde ‘dossier’ naar alle waarschijnlijkheid niet bestaat. Er is geen enkel bewijs dat de raadsman van de stad dit effectief zou vermeld hebben, er zijn daarentegen veel meer aanwijzingen (het verslag van de hoorzitting, het feit dat verzoeker hier geen opmerkingen op heeft gemaakt, en de verklaringen van de raadsman) dat dit niet gebeurde. Het is voor de beroepsinstantie onmogelijk om hierover uitsluitsel te verschaffen; de beroepsinstantie beschikt niet over de bevoegdheden van bijvoorbeeld een onderzoeksrechter om verdere onderzoeksdaden te stellen, maar kan enkel afgaan op de informatie die haar bezorgd wordt door de bestuursinstantie en hieruit in alle redelijkheid de meest waarschijnlijke conclusie trekken.

Zonder afbreuk te doen aan het hierboven uiteengezette, meent de beroepsinstantie dat, in het geval een dergelijk ‘dossier van meer dan 20 cm’ tóch zou bestaan, het standpunt van de stad moet bijgetreden worden dat de vraag naar een afschrift van zo’n dossier kennelijk onredelijk is. De stad geeft afdoende aan waarom ingaan op dit verzoek een onevenredige belasting van haar diensten zou betekenen, doordat heel dit ‘dossier’ zou moeten onderzocht worden op uitzonderingsgronden (o.a. informatie die de persoonlijke levenssfeer van derden aantast, informatie die in het kader van de hangende rechtsgedingen tussen de stad en verzoeker het recht op een eerlijk proces zou aantasten,…), en deze aanvragen door de algemeen directeur zelf dienen behandeld te worden, vanwege het feit dat verzoeker, op eigen initiatief, verwikkeld is in diverse gerechtelijke procedures met de stad en het OCMW en dit dossier daarom gevoelig ligt bij de personeelsleden. De algemeen directeur heeft, als leidende ambtenaar van de stad en het OCMW, uiteraard ook nog heel wat andere belangrijke en omvangrijke taken, waaruit volgt dat het behandelen door haar van een dergelijk omvangrijk openbaarheidsverzoek per definitie de normale werking van het lokaal bestuur ernstig zou verstoren. Hierbij neemt de beroepsinstantie ook de talrijke gerechtelijke procedures die verzoeker heeft aangespannen tegen de stad en het OCMW, én de talrijke openbaarheidsverzoeken door hem ingediend, mee in rekening, aangezien ook die procedures heel wat werk en tijdsinvestering van de stad en het OCMW Zoutleeuw vergen. Een bijkomende zware werklast veroorzaakt door de vraag naar afschrift van het genoemde ‘dossier’ gaat volgens de beroepsinstantie de perken van de redelijkheid te buiten.

Dit onderdeel van het beroepschrift dient bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 17 van 20

4) Hem een afschrift te verlenen van alle mailberichten, briefwisseling en/of multimedia berichten (zoals SMS en Whatsapp) waar persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld, gewisseld tussen xxx en/of de (wnd.) burgemeester en/of de (wnd.) voorzitter van het Vast Bureau enerzijds en xxx anderzijds en dit -wat deze laatstgenoemde personen betreft - met inbegrip van berichten die afkomstig zijn van of verzonden zijn naar privémailaccounts.

De beroepsinstantie treedt de stad bij dat het verzamelen op zich van al deze stukken/berichten waarin hem betreffende persoonsgegevens vermeld worden, al een heel omvangrijk werk is, waarbij het begrip ‘persoonsgegeven’ immers op véél meer slaat dan enkel (bv.) de naam, het adres, het rijksregisternummer, … van verzoeker.

De beroepsinstantie volgt de stad Zoutleeuw erin dat verzoeker ten onrechte de mening is toegedaan dat een zoekopdracht in de mailboxen van de betreffende personen eenvoudig tot een allesomvattend resultaat kan leiden, waarbij iedere e-mail wordt gecapteerd waarin een persoonsgegeven van verzoeker wordt vermeld zoals bedoeld in de AVG. Hetzelfde geldt volgens de beroepsinstantie voor de gevraagde briefwisseling. Een dergelijk openbaarheidsverzoek is dan ook veel te ruim om op een werkbare manier te kunnen worden afgehandeld.

Verzoeker was zelf tot in 2020 xxx. De beroepsinstantie meent dat verzoeker dan ook het aantal mails/brieven/berichten waarin persoonsgegevens van hem voorkomen, van en naar de betreffende personen, alleen al op basis van dit gegeven (ernstig) onderschat. In de functie van xxx werd ongetwijfeld een aanzienlijk aantal mails verstuurd tussen verzoeker en de personen in kwestie. Bovendien is verzoeker met de stad Zoutleeuw verwikkeld in verschillende procedures voor de Raad van State, o.a. in verband met zijn aanstelling in een nieuwe, passende functie op A-niveau na de decretale opheffing van diens eerdere betrekking als xxx. Dat hieromtrent eveneens talrijk mailverkeer en briefwisseling tussen de genoemde personen bestaat waarin persoonsgegevens van verzoeker voorkomen, is hoogst waarschijnlijk.

Zover de stad Zoutleeuw er toch zou in slagen om elke gevraagde e-mail, brief en ander bericht op te sporen, van en naar de betreffende personen en instanties, dan blijft de vaststelling dat deze berichten effectief moeten worden gescreend op de uitzonderingsgronden. De door de stad Zoutleeuw aangehaalde uitzonderingen zijn hierbij naar het oordeel van de beroepsinstantie zeker relevant: informatie die betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer van een derde die in toepassing van artikel II.34 2° Bestuursdecreet dient te worden afgeschermd, informatie betreffende de hangende rechtsgedingen tussen de stad Zoutleeuw en verzoeker, waarvan dient te worden nagegaan of zij al dan niet moet worden afgeschermd in toepassing van artikel II.35 4° Bestuursdecreet,… De beroepsinstantie herhaalt dat er voldoende aanwijzingen zijn dat verzoeker het aantal mails, brieven en berichten onderschat en oordeelt, gelet op al het voorgaande, dat de behandeling van het verzoek de werking van de stad Zoutleeuw dan ook ernstig kan verstoren. De beroepsinstantie voegt hieraan toe dat verzoeker nog tal van andere openbaarheidsverzoeken indiende en dat de algemeen directeur, naast haar reguliere opdrachten, in casu zelf instaat voor de volledige afhandeling ervan.

Het grondwettelijk recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van een overheidsinstantie. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. Verzoeker heeft aldus het volste recht om gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die hij zich ter harte heeft genomen, na te gaan. Hij is er evenwel niet van ontslagen om zijn rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen: het belang dat de verzoeker heeft bij de

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 18 van 20

uitoefening van zijn rechten, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de betrokken overheidsinstantie.

De vraag wanneer een aanvraag tot openbaarmaking de grens van de kennelijke onredelijkheid overschrijdt is zeer delicaat en moeilijk. Daar moet, het uitgangspunt indachtig dat de uitzonderingsgronden op de openbaarheid restrictief moeten worden geïnterpreteerd en toegepast, heel behoedzaam mee worden omgegaan. De beroepsinstantie kan in casu enkel vaststellen dat de vraag van verzoeker naar de bestuursdocumenten in kwestie op een te algemene wijze is geformuleerd en dat het, gezien de hierboven geschetste omstandigheden, een disproportionele en onredelijke opdracht zou betekenen voor de stad Zoutleeuw en de algemeen directeur in het bijzonder, om alle gevraagde mails, brieven en andere berichten waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld, op te sporen en te onderzoeken op eventuele uitzonderingsgronden.

Artikel II.33. 1° Bestuursdecreet bepaalt dat een aanvraag die kennelijk onredelijk is mag afgewezen worden, voor zover het belang van de openbaarheid niet primeert. De beroepsinstantie is van mening dat er in casu geen openbaar belang, zoals geduid in de parlementaire voorbereiding, gemoeid is met de openbaarmaking van de betrokken documenten. De memorie van toelichting stelt immers m.b.t. de belangenafweging het volgende: “De uitzonderingen worden alleen ingeroepen als het belang van de openbaarheid niet primeert.

Daarmee wordt bedoeld: een met de openbaarmaking gediend openbaar belang. Deze bepaling betekent dus niet dat de private belangen van de aanvrager moeten afgewogen worden tegenover de belangen die met de uitzonderingen beschermd worden. Het gaat om het belang van de gemeenschap: de openbare orde, de veiligheid van de bevolking, grote maatschappelijke issues, globale bescherming van het leefmilieu enzovoort..” (Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, 1656/1, 56).

Ook dit onderdeel van het beroepschrift wordt bijgevolg als ongegrond beschouwd.

5) Hem te willen duiden welke maatregelen er door de stad Zoutleeuw zijn genomen om de persoonsgegevens van verzoeker 'niet ruimer te verspreiden dan wat noodzakelijk is', in bijzonder welke beveiligingen zijn ingebouwd in eBestuur, alsook om de namen te willen doorgeven van de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens van verzoeker.

De stad deelde de beroepsinstantie mee dat in er in het kader van de verwerking van persoonsgegevens geen verwerkingsregister is voor het OCMW, en ook geen DPO die met kennis van zaken de nodige formaliteiten inzake informatieveiligheid in orde kon brengen, noch de tijd er voor had.

Wel werden volgende maatregelen intussen genomen : -

Aanstelling van een gezamenlijke DPO stad – OCMW (VB 04/02/2021). Het betreft geen aanstelling op naam, maar de toetreding tot ILV IT-punt voor afname van dienstverlening DPO. Het (gezamenlijk) informatieveiligheidsplan stad – OCMW werd opgemaakt en goedgekeurd (VB 26/08/2021)

Het verwerkingsregister dat moet voldoen aan de vragen van verzoeker is de eerstvolgende stap in het informatieveiligheidsbeleid, aldus de stad.

Aangezien er nog geen verwerkingsregister bestaat, is er ook geen document dat de namen bevat van de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens van verzoeker. Van een onbestaand document kan uiteraard ook geen afschrift of inzage gegeven worden.

De beroepsinstantie meent dat het aanstellingsbesluit van de DPO en het informatieveiligheidsplan wel bestuursdocumenten zijn die beantwoorden aan dit onderdeel van het verzoekschrift, en met name de

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 19 van 20

informatie bevatten waarnaar verzoeker vroeg: welke maatregelen er genomen zijn om zijn persoonsgegevens niet ruimer te verspreiden dan noodzakelijk.

De stad gaf aan dat er geen bezwaar is om deze documenten aan verzoeker te bezorgen.

Voor dit onderdeel wordt het beroepschrift dan ook als gedeeltelijk gegrond beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 23 januari 2022 tegen de beslissing van de stad Zoutleeuw d.d. 6 januari 2022 is deels onontvankelijk, deels ontvankelijk en deels ongegrond, deels gegrond.

Bijgevolg dient de stad Zoutleeuw het aanstellingsbesluit van de DPO en het informatieveiligheidsplan openbaar te maken door er een afschrift van te bezorgen.

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Brussel, 23 februari 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/027

pagina 20 van 20