dossier 2022-016.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/016

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 3 oktober 2021 diende xxx (verder verzoeker) een verzoek in bij de stad Zoutleeuw om een afschrift te verkrijgen van de volgende documenten: 1. De mailberichten die in de periode van 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of zijn verzonden door de algemeen directeur of door de waarnemend algemeen directeur en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld.

2. De mailberichten die in de periode van 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of zijn verzonden door de burgemeester, door de waarnemend burgemeester, door de voorzitter van het Vast Bureau en door de waarnemend voorzitter van het Vast Bureau en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld.

3. Briefwisseling die in de periode van 01.01.2018 tot op heden is ontvangen en/of is verzonden door het stadsbestuur van Zoutleeuw en/of door het OCMW van Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld.

Op 25 oktober 2021 vroeg de stad Zoutleeuw verzoeker om zijn verzoek conform artikel II.42 Bestuursdecreet nader te specificeren.

Naar aanleiding van de brief van 2 november 2021 waarbij verzoeker een bijkomende toelichting gaf bij zijn verzoek, verlengde de stad Zoutleeuw de antwoordtermijn in dit openbaarheidsverzoek op 12 november 2021.

www.vlaanderen.be

Op 14 december 2021 heeft de stad Zoutleeuw het openbaarheidsverzoek vervolgens afgewezen.

Op 13 januari 2022 diende verzoeker hiertegen beroep in bij de beroepsinstantie. Het beroepschrift werd op 17 januari 2022 geregistreerd door de beroepsinstantie.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 3 oktober 2021.

De in beroep aangevochten beslissing van de stad Zoutleeuw van 14 december 2021 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

Het ingediende beroep van verzoeker d.d. 13 januari 2022 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

In zijn beroepschrift dient verzoeker, naast een beroep tegen de afwijzing van zijn openbaarheidsverzoek door de stad Zoutleeuw, ook beroep in tegen de beslissing van de stad Zoutleeuw d.d. 12 november 2021 waarmee de antwoordtermijn conform artikel II.43 §3 Bestuursdecreet werd verlengd.

Conform artikel II.48 van het bestuursdecreet van 7 december 2018 is de beroepsinstantie bevoegd voor het behandelen van beroepen tegen: 1° een beslissing van een overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, §1, over een aanvraag als vermeld in artikel II.40 of II.47; 2° het uitblijven van een beslissing nadat de termijn waarbinnen de beslissing moest worden genomen, verstreken is; 3° een onwillige uitvoering van een beslissing tot openbaarmaking, aanvulling of verbetering.

In de voormelde bepaling van II.48 van het Bestuursdecreet wordt nergens de bevoegdheid gegeven aan de beroepsinstantie om een beroep in behandeling te nemen tegen een beslissing tot verlenging van de behandelingstermijn voor een openbaarheidsverzoek. De bevoegdheid van de beroepsinstantie is beperkt tot de 3 hiervoor beschreven situaties (zoals voorzien in artikel II.48 van het Bestuursdecreet).

De beroepsinstantie mist dus de bevoegdheid om een uitspraak te doen over een dergelijke beslissing tot verlenging van de behandelingstermijn. Bijgevolg is de beroepsinstantie van oordeel dat het beroepschrift voor wat betreft dit onderdeel als onontvankelijk moet worden beschouwd.

Ten overvloede merkt de beroepsinstantie op dat zij in de beroepsprocedure OVB/2021/337 het beroepschrift van verzoeker eveneens onontvankelijk heeft verklaard omwille van dezelfde overweging.

Voor het overige wordt het beroepschrift als ontvankelijk beschouwd.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet. https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 2 van 15

1.

Het oorspronkelijk verzoek en de bestreden beslissing

Middels een verzoekschrift van 3 oktober 2021 wenste verzoeker een afschrift te bekomen van: 1. De mailberichten die in de periode van 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of zijn verzonden door de algemeen directeur of door de waarnemend algemeen directeur en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld.

2. De mailberichten die in de periode van 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of zijn verzonden door de burgemeester, door de waarnemend burgemeester, door de voorzitter van het Vast Bureau en door de waarnemend voorzitter van het Vast Bureau en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld.

3. Briefwisseling die in de periode van 01.01.2018 tot op heden is ontvangen en/of is verzonden door het stadsbestuur van Zoutleeuw en/of door het OCMW van Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld.

Op 25 oktober 2021 vroeg de stad Zoutleeuw verzoeker om zijn verzoek conform artikel II.42 Bestuursdecreet nader te specificeren, aangezien de aanvraag volgens de stad Zoutleeuw kennelijk onredelijk was en op te algemene wijze geformuleerd. De behandeling van het verzoek betekent volgens de stad Zoutleeuw immers dat de mailboxen van verschillende personen, over een periode van meerdere jaren, in concreto en mail per mail, moeten geanalyseerd worden op mogelijke uitzonderingen op de openbaarheid van bestuur. Volgens de stad Zoutleeuw zal deze vereiste analyse de behandeling van de aanvraag te arbeidsintensief en tijdrovend maken, met een verstoring van de normale werking van de stadsdiensten tot gevolg. De stad Zoutleeuw verwijst in dit verband naar de uitspraak OVB/2021/341 van de beroepsinstantie.

Verzoeker antwoordde hierop per brief van 2 november 2021 als volgt:

“Zoals u verzoekt in uw antwoordmail van 25.10.2021 verduidelijk ik hierbij mijn vraag van 3.10.2021 om mij met toepassing van artikel 32 van de GW, artikel II26 e v. van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 en de bepalingen opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een afschrift te bezorgen van bepaalde bestuursdocumenten en tot recht op uitleg. […] Ik beroep mij wat de AVG betreft specifiek op artikel 15, waarvan ik de inhoud hier als hernomen aanzie.

Het voorwerp van het verzoek is bijgevolg duidelijk, namelijk de toegang tot en kopie van mijn persoonsgegevens. Het recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens is de toegangspoort die de uitoefening mogelijk maakt van andere rechten die de AVG toekent, waaronder het recht op rectificatie, op gegevenswissing en op bezwaar. Eventuele noodzakelijke procedures waarmee de uitoefening van deze of andere rechten zouden moeten gepaard gaan, zijn (1) hypothetisch en (2) dan het gevolg van deze inzage en kopie van de persoonsgegevens en eventueel van de houding van de verwerkingsverantwoordelijke zelf, en kunnen geen reden zijn waarop de verwerkingsverantwoordelijke zich kan beroepen om geen inzage en kopie in de persoonsgegevens te verlenen.

Een betrokkene heeft tevens, naast het recht om inzage te verkrijgen van zijn persoonsgegevens, ook recht op de informatie die in artikel 15.1 a) - h) wordt vermeld, zoals het doeleinde van de verwerking van de gegevens en de eventuele ontvangers van de gegevens. Ik verzoek u hieraan het nodige gevolg te geven, samen met het verstrekken van de gevraagde persoonsgegevens De informatie die is opgenomen moet immers objectief, ter zake dienend, toereikend en niet buitensporig zijn en ook daarop is een controlerecht van een belanghebbende.

Overweging 63, waarin nadere uitleg wordt gegeven over artikel 15 AVG, bepaalt verder onder andere.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 3 van 15

''Een betrokkene moet het recht hebben om de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld, in te zien, en om dat recht eenvoudig en met redelijke tussenpozen uit te oefenen, zodat hij zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid daarvan kan controleren.” […] Naast het feit dat uw beoordeling dat mijn vraag van 3 10.2021 'te arbeidsintensief en tijdrovend'1 zou zijn in rechte dus geen reden kan zijn om geen inzage en kopie in de gevraagde persoonsgegevens te verlenen, lijkt mij dit ook in feite niet te kunnen overtuigen. Het betreft mijn persoonsgegevens aanwezig in slechts twee duidelijk aangewezen mailboxen voor de periode vanaf 01.01.2018 tot op heden, die met aanwezige mogelijkheden kunnen worden doorzocht, op basis van verschillende zoekcriteria. Ik mag in redelijkheid aannemen dat slechts een zeer beperkt aantal mailberichten in deze twee mailboxen van mij persoonsgegevens zullen bevatten, en het overgrote deel van de berichten volledig kan worden overgeslagen. Dit geldt evenzo voor de gevraagde briefwisseling, die in de regel geregistreerd is in het ePostsysteem, een programma voor registratie en behandeling van briefwisseling.

Om dezelfde reden is een eventuele vereiste anonimisering indien u bepaalde gegevens van een derde hebt verkregen en een vrijgave van de identiteit van deze derde afbreuk zou doen aan zijn of haar rechten en vrijheden zoals bedoeld in art. 15.4 van de AVG, al evenmin al te tijdrovend. De auteurs moeten er trouwens rekening mee houden dat een personeelslid op ieder moment toegang kan krijgen tot de hem of haar betreffende informatie.

Afzonderlijk moet nog worden onderstreept dat in uitvoering van het beginsel van de verantwoordingsplicht (artikelen 5.2 en 24 van de AVG), het aan de verwerkingsverantwoordelijke is om de interne procedures te ontwikkelen om de daadwerkelijke uitoefening van de rechten door betrokkenen mogelijk te maken. Het komt eveneens op hem neer, in toepassing van artikel 25 van de AVG, om de naleving van de regels van de AVG voorafgaand in handelingen en procedures op te nemen, zoals in het organisatiebeheersingssysteem. Bij gebreke hiervan zou het voor een verwerkingsverantwoordelijke volstaan zich zonder verdere overweging te beroepen op het auteursrecht, wat artikel 15 van de AVG niet toestaat.”

De stad Zoutleeuw verlengde daarop op 12 november 2021 de antwoordtermijn, met verwijzing naar vier andere (hangende) openbaarheidsverzoeken van verzoeker. Gelet op de veelheid van verzoeken stelde de stad Zouteeuw de gevraagde informatie moeilijk tijdig te kunnen verzamelen en verzoeker te antwoorden.

Op 14 december 2021 nam de stad Zoutleeuw volgende beslissing:

“Ik kom terug op mijn e-mail van 12 november II betreffende jouw verzoeken tot openbaarheid van bestuur, waarbij - andermaal- talrijke bestuursdocumenten worden opgevraagd, met inbegrip van bepaalde analyses en toelichtingen.

Sta mij toe daarom in eerste instantie op te merken dat de grenzen van een redelijke uitoefening van het recht op openbaarheid hiermee kennelijk worden opgezocht, te meer nu de Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur al een opmerking in die zin formuleerde in zijn beoordeling van 17 september 2021 met betrekking tot (één van) jouw vorige verzoeken tot openbaarheid, gekend onder de referentie OVB/2021/341 In diezelfde lijn werd het talrijke keren herhalen en stellen van openbaarheidsvragen door de Beroepsinstantie ook op de korrel genomen en als misbruik van recht bestempeld in zijn beslissing nr.

OVB/2021/194-195-196. Indachtig deze voorafgaande overweging, licht ik u navolgend graag één en ander toe betreffende uw verzoek van 02/11/2021 - geregistreerd op 05/11/2021.

In deze begrijp ik dat je integraal volhardt in je eerdere verzoek om een afschrift te bekomen van:

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 4 van 15

1) De mailberichten in de periode 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of verzonden door mij - als (wnd) algemeen directeur- met daarin vermelding van jouw betreffende persoonsgegevens; 2) De mailberichten in de periode 01 01 2018 tot op heden zijn ontvangen en/of verzonden door de burgemeester, de wnd. burgemeester, de voorzitter van het Vast Bureau en de wnd. voorzitter van het Vast Bureau, met daarin vermelding van jouw betreffende persoonsgegevens, 3) De mailberichten in de periode 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of verzonden door het stadsbestuur van Zoutleeuw en/of het OCMW van Zoutleeuw, met daarin vermelding van jouw betreffende persoonsgegevens, Daarvoor beroep je je -naar mijn begrip- op zowel de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur (cfr. art 32 Grondwet en art II 26 e v Bestuursdecreet) als de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Graag wijs ik er in dit verband echter op dat het inzagerecht onder de openbaarheid van bestuurlijk (duidelijk) valt te onderscheiden van het inzagerecht onder art 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Waar iedere vraag tot openbaarheid van bestuur aanleiding kan geven tot het verkrijgen van één of meerdere bestuursdocumenten, en daartoe getoetst dient te worden aan de (evt) uitzonderingsgronden op een openbaarmaking uit het Bestuursdecreet, resulteert het recht op inzage onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet in het (door jou gewenste) verkrijgen van inzage-/afschrift van bestuursdocumenten (waarin jou betreffende persoonsgegevens verwerkt zouden zijn).

Art 15 Algemene Verordening Gegevensbescherming vormt een formalisering van de rechtspraak van het Hof van Justitie in die zin dat het verkrijgen van 'een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt' niet hetzelfde is als een kopie van de informatiedragers en dus van een kopie in de gebruikelijke betekenis van het woord (nl kopie van de bestuursdocumenten waarin de persoonsgegevens zijn opgenomen). Onder art 15 Algemene Verordening Gegevensbescherming volstaat het een overzicht samen te stellen van de verwerkte gegevens zonder kopie van de (bestuurs-)documenten of bestanden te moeten geven. Behoudens vergissing wordt in jouw verzoek één en ander dan ook met elkaar vermengd.

In zoverre jouw verzoek moet beschouwd worden als een verzoek tot openbaarheid van bestuur, kan ik verwijzen naar mijn antwoord van 25 oktober '21. Aangezien er in jouw (nieuwe-) verzoek van 29 oktober '21 geen enkele verduidelijking-/concretisering wordt geboden inzake de bestuursdocumenten waarvan een afschrift wordt gevraagd, kan dit eerdere antwoord integraal worden hernomen.

De behandeling van jouw (onaangepaste-) verzoek onder de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur betekent immers dat de mailboxen van verschillende personen, over een periode van meerdere jaren, in concreto en mail per mail, moeten geanalyseerd worden op mogelijke (dwingende) uitzonderingen op de openbaarheid van bestuur. Zo laat art. 11.34, 2° van het Bestuursdecreet met toe dat gegevens aan jou zouden verstrekt worden die de identificatie van derden mogelijk maken, in de mate dat daarmee afbreuk zou gedaan worden aan de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer Verder zijn er ook andere mogelijke uitzonderingsgronden, zoals art 11.35,4° van het Bestuursdecreet, die moeten gecontroleerd worden en mogelijks van toepassing zijn op de mailberichten waarvan de openbaarheid wordt gevraagd.

Dat deze analyse zeer beperkt zou zijn en de betreffende mailboxen op basis van verschillende zoekcriteria makkelijk doorzocht zouden kunnen worden is weinig ernstig, gelet de hoeveelheid aan (dagelijkse) emailberichten in deze mailboxen en vereiste tot concrete toetsing van iedere relevante e-mail aan het Bestuursdecreet.

Evident zal zulke analyse de behandeling van jouw vraag te arbeidsintensief en tijdrovend maken, met een verstoring van de normale werking van de stadsdiensten voor gevolg. Waarvoor ik graag ook verwijs naar de beoordeling van de Beroepsinstantie openbaarheid van bestuur van 17 september 2021 met betrekking tot (één van) jouw vorige verzoeken tot openbaarheid, gekend onder de referentie OVB/2021/341.”

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 5 van 15

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker is het hiermee niet eens en dient volgend beroepschrift in:

“De beslissing van de AD van 14.12.2021 (stuk 1), waarbij mijn verzoek tot openbaarmaking zoals gevraagd in mijn brief van 3.10.2021 (stuk 2) wordt afgewezen, steunt op het motief dat de behandeling van mijn verzoek onder de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur zou betekenen dat de mailboxen van verschillende personen, over een periode van meerdere jaren moeten worden geanalyseerd op mogelijke uitzonderingen op de openbaarheid van bestuur, om te voorkomen dat afbreuk zou worden gedaan aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Verder zouden ook andere mogelijke uitzonderingsgronden, zoals art. 11.35, 4° van het Bestuursdecreet, moeten gecontroleerd worden die mogelijk van toepassing zijn op de mailberichten waarvan de openbaarheid wordt gevraagd. Deze behandeling zou ‘te arbeidsintensief en tijdrovend’’ zijn, met een verstoring van de normale werking van de stadsdiensten tot gevolg. Die motivering is niet afdoende om het in artikel 32 van de Grondwet verankerd recht op afschrift niet toe te passen.

Het bestuur moet al geruime tijd — in uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) - de nodige technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen om elke persoon inzage te geven in de persoonsgegevens die over hem of haar zijn verzameld, zodat deze zich van de verwerking op de hoogte kan stellen, en de rechtmatigheid daarvan kan controleren. Ik verwijs terzake naar de AVG, en de toelichting hierover in mijn brief van 2.11.2021. Dit laat bijgevolg ook toe om gevolg te geven aan mijn verzoek van 3.10.2021, gezien dit verzoek tot openbaarmaking van 3.10.2021 samenvalt met de over mij verzamelde persoonsgegevens. Indien er toch nog verdere technische en organisatorische maatregelen zouden moeten getroffen worden om hieraan te voldoen, kan dit geen afdoende motivering uitmaken om het verzoek tot openbaarheid af te wijzen, maar dient dit verzoek integendeel een aansporing te zijn om zich in regel te stellen met de verplichtingen die de AVG oplegt.

Het recht tot raadpleging van de persoonsgegevens impliceert in hoofde van het bestuur c.q. verwerkingsverantwoordelijke weldegelijk ook het recht op inzage en op afschrift; dit is immers de toegangspoort die de uitoefening mogelijk maakt van andere rechten die de AVG toekent, waaronder het recht op rectificatie, op gegevenswissing en op bezwaar, er valt niet in te zien hoe deze rechten afdoende zouden kunnen uitgeoefend worden als de inhoud zelf van de verwerkte gegevens door de betrokkene met gekend zijn.

Naast het oordeel van de AD dat mijn vraag van 3.10.2021 'te arbeidsintensief en tijdrovend'" zou zijn geen afdoende motivering kan zijn om geen inzage en kopie te geven van de bestuursdocumenten met deze persoonsgegevens, lijkt mij dit ook in feite niet te kunnen overtuigen Het betreft mijn persoonsgegevens aanwezig in slechts twee duidelijk aangewezen mailboxen voor de periode vanaf 01.01.2018 tot op heden, die met aanwezige mogelijkheden kunnen worden doorzocht, op basis van verschillende zoekcriteria. Ik mag in redelijkheid aannemen dat slechts een zeer beperkt aantal mailberichten in deze twee mailboxen van mij persoonsgegevens zullen bevatten, en het overgrote deel van de berichten volledig kan worden overgeslagen. Dit geldt evenzo voor de gevraagde briefwisseling, die in de regel geregistreerd is in het ePostsysteem, een programma voor registratie en behandeling van briefwisseling met een zoeksysteem. Om dezelfde reden is een eventuele vereiste anonimisering indien bepaalde gegevens van een derde werden verkregen en deze niet instemt met de openbaarmaking, al evenmin al te tijdrovend, evenzo de toetsing aan de uitzonderingsgronden.

Het feit dat ik in mijn brieven van 3.10.2021 en 2.11.2021 voor wat de rechtsgrond betreft voor mijn verzoek, zowel heb verwezen naar artikel 32 van de Grondwet en artikel 11.26 e.v. van het Bestuursdecieet van 7.12 2018 als naar de AYG, gebeurde omdat de gevraagde bestuursdocumenten en de gegevens zoals bedoeld in de AVG, dezelfde documenten zijn. Tegen deze werkwijze is geen bezwaar, ook niet vanuit het oogpunt van de passieve openbaarheid. https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 6 van 15

De verwijzing door de AD naar het feit dat de door mij opgevraagde bestuursdocumenten ook nog moeten getoetst worden aan de uitzonderingsgronden, is correct maar zal om dezelfde reden als de toetsing aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer beperkt zijn. De uitzonderingsgrond naar dewelke concreet wordt verwezen - art. II. 35, 4° van het Bestuursdecreet — is een relatieve uitzonderingsgrond; het loutere feit dat het bestuur deze toetsing moet uitvoeren, kan op zichzelf geen afdoende motivering zijn om een verzoek tot openbaarheid af te wijzen. Bovendien heeft het bestuur deze bestuursdocumenten niet neergelegd in de lopende administratiefrechtelijke geschillen terwijl dit in de regel al had moeten gebeuren, zodat het bestuur klaarblijkelijk al heeft geoordeeld dat zij hier geen rechtstreeks verband mee houden.”

3. Toelichting door de stad Zoutleeuw Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie de stad Zoutleeuw om een reactie gevraagd. Op 29 januari 2022 bezorgde de stad Zoutleeuw de beroepsinstantie de volgende uiteenzetting:

“[…] Opgemerkt dient dat in de volgende (2) weken (volgend op het oorspronkelijk verzoek dat het voorwerp uitmaakt van voorliggend beroepschrift) -opnieuw- meerdere verzoeken tot openbaarheid van bestuur werden ontvangen vanwege xxx, meer bepaald (i) een verzoek van 24 oktober 2021, zoals geregistreerd op 27 oktober 2021 [1], (ii) een verzoek van 29 oktober 2021, zoals geregistreerd op 4 november 2021 [2], (iii) een verzoek van 2 november 2021, zoals geregistreerd op 5 november 2021 en (iv) een verzoek van 7 november 2021, zoals geregistreerd op 9 november 2021.[3] Waarbij in het verzoek van 4 november 2021 integraal én zonder concretisering-/verduidelijking-/toelichting bleek volhard te worden door xxx in zijn eerdere openbaarheidsverzoek van 3 oktober 2021 tot bekomen van een afschrift van e-mails uit diverse mailboxen. Gelet op deze veelheid van openbaarheidsverzoeken een tijdige verzameling en beantwoording van de gevraagde informatie ernstige bemoeilijkte (zo niet: onmogelijk maakte) werd door de stad Zoutleeuw -op 12 november 2021- besloten de termijn voor behandeling van deze verzoeken te verlengen tot 40 kalenderdagen conform art. II.43, §3 van het Bestuursdecreet.

Vastgesteld diende met andere woorden dat er door xxx -anders dan verzocht door stad Zoutleeuw- werd geweigerd te verduidelijken binnen welke context/aangelegenheid de mailberichten waarvan de openbaarmaking werd gevraagd, moesten gesitueerd worden. Zodat dit (herhaalde) openbaarheidsverzoek -met verwijzing naar het eerdere antwoord van 25 oktober 2021 (STUK 3)- werd geweigerd.

Stad Zoutleeuw begrijpt dat xxx zich niet kan verzoenen met de vraag zijn verzoek tot openbaarmaking van e-mailberichten vanaf 01.01.2018 tot op 3.10.2021, zoals verstuurd of ontvangen door meerdere (rechts-

[1]

Waarbij inzage werd verzocht in een aantal beslissingen over de aanstelling van de beleidscoördinator mens.

[2] Waarbij inzage werd verzocht in (i) de beslissing van het Vast Bureau van 30/09/2021 (punt 5) met als titel ‘aanvraag werkhervatting’, (ii) de beslissing van het Vast Bureau van 14/10/2021 (punt 1) houdende de goedkeuring van het verslag van de vergadering van het Vast Bureau van 30/09/2021 en (iii) alle overzichten die bij (andere) personeelsleden van het OCMW en de stad werden opgevraagd inzake hun geleverde prestaties in de periode vanaf 1 januari 2021 tot op de laatste datum waarop deze overzichten zijn afgesloten.

Waarbij inzage werd verzocht in (i) de beslissing van het Vast Bureau van 28/10/2021, punt ‘aanvraag werkhervatting’ en (ii) diverse facturen met de bijhorende verantwoording voor de gefactureerde prestaties, voor de periode van 01/01/2019 tot op heden.

[3]

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 7 van 15

)personen, nader te willen specifiëren enerzijds gelet op zijn inzagerecht onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en anderzijds om er slechts een beperkte analyse en/of anonimisering zou moeten gebeuren, zodat de goede werking van de diensten hierdoor niet in het gedrang zou kunnen komen.

Vanuit de stad Zoutleeuw wordt volhardt in de mening dat het verzoek van xxx-zonder nadere verduidelijking en/of concretisering- kennelijk onredelijk is van aard en de goede werking van de diensten weldegelijk ernstig zal belasten/verstoren, gelet op de noodzakelijke -inhoudelijke- analyse die hiermee zou gepaard gaan.

Opgemerkt dient opnieuw dat er momenteel slechts 3,5 VTE’s (2,5 medewerkers op B-niveau en 1 medewerker op C-niveau) werkzaam zijn bij de stad, inzonderheid op de dienst ‘beleid en organisatie’, die de diensten secretariaat, interne zaken, informatie- en communicatie en onthaal bemannen, en die mogelijks belast zouden kunnen worden met deze openbaarheidsvraag. Waarbij bovendien nog steeds geldt dat de aanvrager verwikkeld is, steeds op eigen initiatief, in diverse gerechtelijke procedures met de stad en het OCMW reden waarom dit dossier gevoelig ligt bij de personeelsleden en deze aanvragen door de algemeen directeur zelf dienen behandeld te worden. Dit ook teneinde de toepasselijkheid van eventuele uitzonderingsgronden te kunnen verifiëren. Hetgeen een onredelijke tijdsbesteding zou vergen alsook ontegensprekelijk de vlotte werking van de diensten zou verstoren.

Waarbij het ook (meer en meer) duidelijk is-/wordt dat de stad Zoutleeuw desgevallend ook gerechtigd zou (kunnen) zijn om deze openbaarheidsvraag integraal te weigeren op basis van art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet, indachtig de (talrijke) procedures die er door xxx werden ingeleid tegen de stad en het OCMW Zoutleeuw, en momenteel nog aanhangig zijn.

A. Passieve openbaarheid van bestuur versus het recht op inzage onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) Stad Zoutleeuw stelt in eerste instantie vast dat xxx blijft schermen met (het recht op inzage onder-) de Algemene Verordening Gegevensbescherming, meer bepaald de overweging-/plicht dat stad Zoutleeuw de nodige technische en organisatorische maatregelen moet hebben getroffen om elke persoon inzage te geven in de persoonsgegevens die over hem/haar zijn verzameld, om te stellen dat het geen buitensporige opgave zou zijn alle e-mailberichten -over een periode van meer dan 3 jaar- te verzamelen met daarin een verwerking van de hem betreffende persoonsgegevens.

Andermaal verliest xxx hierbij uit het oog dat er wel degelijk een fundamenteel onderscheid bestaat tussen enerzijds het inzagerecht onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de verplichting in dit verband voor stad Zoutleeuw om de nodige technische en organisatorische maatregelen te treffen teneinde de uitoefening van dit inzagerecht te faciliteren, en anderzijds een inzage verkrijgen (via afschrift) onder de openbaarheid van bestuur.

Waarvoor kan verwezen worden naar de inhoud van het e-mailbericht van 14 december 2021 van de algemeen directeur, waarin dit onderscheid -treffend- wordt verwoord. (STUK 6) Feit dat stad Zoutleeuw gehouden is om technische en organisatorische maatregelen te treffen teneinde de uitoefening van rechten onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming te faciliteren betekent overigens niet dat deze ‘maatregelen’ het verzamelen en analyseren van alle e-mailberichten -over een periode van meer dan 3 jaar- met daarin een verwerking van de persoonsgegevens van xxx zou (moeten) vergemakkelijken.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 8 van 15

De behandeling van een verzoek tot inzage onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming resulteert immers niet in het (door xxx gewenste) verkrijgen van inzage-/een afschrift van bestuursdocumenten (waarin de hem betreffende persoonsgegevens verwerkt zouden zijn). Onder art. 15 Algemene Verordening Gegevensbescherming volstaat het een overzicht samen te stellen van de verwerkte gegevens zonder kopie van de (bestuurs-)documenten of bestanden te moeten geven.

Zodat de technische en organisatorische maatregelen die de stad Zoutleeuw gehouden is te installeren onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming geenszins (moeten) resulteren in een gedetailleerde oplijsting van (bv.) alle e-mails uit bepaalde mailboxen met daarin de persoonsgegevens van xxx, maar (uitsluitend) in een oplijsting van de verwerkingsactiviteiten in het kader waarvan persoonsgegevens van xxx worden verwerkt resp. kunnen verwerkt worden. Waarbij het (enkel) deze oplijsting is -met o.a. vermelding van welke categorieën van persoonsgegevens er verwerkt worden- waarvan inzage moet geboden worden onder art. 15 Algemene Verordening Gegevensbescherming, en niets meer …

B. Het verzoek om de vraag tot openbaarheid nader te verduidelijken is gerechtvaardigd Overeenkomstig art. II.2 van het Bestuursdecreet mag een overheidsinstantie -op gemotiveerde wijze- een aanvrager verzoeken om zijn aanvraag te specificeren wanneer deze kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, waarbij de overheidsinstantie ook kan-/mag aangegeven welke bijkomende gegevens nodig zijn om de aanvraag te kunnen onderzoeken: “Als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, verzoekt de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, § 1, zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen, de aanvrager om zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen.

De overheidsinstantie motiveert dat verzoek en geeft, indien mogelijk, aan welke bijkomende gegevens nodig zijn om de aanvraag te kunnen onderzoeken.”

In de Memorie van Toelichting wordt dienaangaande het volgende verduidelijkt: “(…) Gaat de aanvrager hier niet op in of is de aanvraag opnieuw kennelijk onredelijk of te algemeen geformuleerd, dan kan de aanvraag op grond van deze bepaling worden afgewezen. In dit geval is het immers duidelijk dat de aanvrager manifest misbruik maakt van zijn recht. Dit is het geval wanneer het verzoek niet de verkrijging van informatie, maar de desorganisatie of verstoring van de werking van de overheidsdienst beoogt, bijvoorbeeld als burgers de overheid blijven bestoken met aanvragen of uitzonderlijk veel bestuursdocumenten aanvragen enzovoort, zodat de uitoefening van het grondrecht door één burger uiteindelijk niet meer in verhouding staat tot de werklast voor de overheid.”

In casu heeft de stad Zoutleeuw zulke (gemotiveerde-) vraag tot specificeren van de aanvraag gesteld aan xxx.

Immers wordt er door xxx gevraagd om inzage in alle e-mailberichten met verwerking van zijn persoonsgegevens, uit meerdere mailboxen, ongeacht de aangelegenheid, en dit vanaf 1 januari 2018 tot 3 oktober 2021 (lees: voor een periode van méér dan 3 jaar). In de wetenschap dat in de mailbox van de (wnd.) algemeen directeur dagelijks alleen al tientallen e-mails worden uitgewisseld, behoeft het weinig duiding dat deze vraag te vaag en/of kennelijk onredelijk is.

Terecht werd xxx per e-mail van 25 oktober 2021 dan ook verzocht zijn aanvraag te willen specificeren, daar de vereiste analyse-/anonimisering van deze e-mails de behandeling van de vraag zeer arbeidsintensief en tijdrovend zou maken voor de betrokken dienst/medewerker van de stad, met een mogelijke verstoring van de normale werking van voor gevolg. (STUK 3) https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 9 van 15

Anders dan xxx lijkt te menen, zal het vooreerst noodzakelijk zijn om alle e-mails waarvan de inzage wordt gevraagd in eerste instantie te verzamelen, voor zover dit al mogelijk zou zijn, om deze vervolgens inhoudelijk- te analyseren op gegevens die kunnen raken aan de persoonlijke levenssfeer, dewelke hier in voorkomend geval uit moeten gefilterd worden.

Een dergelijke analyse van meer dan duizend e-mails op gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer (of andere dwingende uitzonderingsgronden uit het Bestuursdecreet) zal de behandeling van deze vraag zonder twijfel- te arbeidsintensief en tijdrovend maken, met een verstoring van de normale werking van de stadsdiensten voor gevolg.

Inzake een (gelijkaardige) vraag van xxx, strekkende tot openbaarmaking van alle notulen van alle vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen voor de periode van 1/1/2020 tot op heden oordeelde Uw Beroepsinstantie recent reeds in gelijkaardige zin (STUK 2): “(…) Dit betekent concreet dat de notulen effectief hierop moeten gescreend worden en dat voor elke beslissing waarin dergelijke informatie voorkomt, de stad Zoutleeuw de betrokkene(n) zou moeten aanschrijven om diens toestemming te vragen tot de openbaarmaking ervan door inzage te geven aan verzoeker. Zelfs aan een (eerder laag) gemiddelde van vijf dergelijke vermeldingen per notule, zou dit nog neerkomen op meer dan 300 verzoeken tot toestemming die de stad zou moeten doen en opvolgen.

Daarnaast zijn er bovendien ook nog andere mogelijke uitzonderingsgronden, zoals artikel II. 35 4° dat zoals de stad terecht aanhaalt mogelijks op verschillende besluiten van toepassing is, waarop de notulen zouden moeten gescreend worden.

De beroepsinstantie kan de stad bijgevolg bijtreden dat het verzoek tot afschrift van alle collegenotulen sinds 1/1/2020 zeer omvangrijk is in de zin dat de behandeling ervan voor de stad een grote belasting betekent.”

Stad Zoutleeuw kan geen redenen ontwaren die eenzelfde beoordeling van het voorliggende verzoek van xxx zouden doorkruisen, in tegendeel …

En er is meer. Vastgesteld dient dat niet enkel de inhoudelijke analyse van de e-mailberichten waarvan inzage wordt gevraagd op een toepassing van (één van-) de dwingende uitzonderingsgronden uit het Bestuursdecreet uitermate arbeidsintensief en tijdrovend zou zijn, maar ook de verzameling van deze emails zou weinig meer zijn dan een huzarenwerk, indachtig ook de periode van méér dan 3 jaar mailverkeer waarvoor de openbaarmaking wordt verzocht.

Anders dan xxx beweert, kunnen deze e-mails niet zomaar en snel-snel gevonden worden in de geviseerde mailboxen. Gevraagd wordt immers naar alle e-mailberichten, in diverse mailboxen, waarin hem betreffende persoonsgegevens vermeld worden, waarbij het begrip ‘persoonsgegeven’ op véél meer slaat dan enkel (bv.) de naam, het adres, het rijksregisternummer, … van xxx.

Artikel 4, 1) Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een ‘persoonsgegeven’: “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.” (eigen onderlijning)

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 10 van 15

Met andere woorden: anders dan xxx meent, zou een zoekactie op de naam “xxx”, op “[het adres van xxx]”, op “[het rijksregisternummer van xxx” niet kunnen volstaan om tegemoet te komen aan diens verzoek. De verzameling van de e-mails waarvan inzage wordt gevraagd, vereist daarentegen een nagenoeg inhoudelijke analyse van iedere e-mail in de geviseerde mailboxen, over de geviseerde periode van méér dan 3 jaar aan mailverkeer.[4] Tot op heden heeft de stad Zoutleeuw geen enkele verduidelijking mogen ontvangen van xxx van de concrete (aangelegenheid van-) e-mailberichten waarvan de inzage wordt gevraagd. Dit zodat niet enkel de vraag van de stad Zoutleeuw tot nadere specificeren gerechtvaardigd is, maar ook de toepassing van art.

II.33, 1° van het Bestuursdecreet in het vizier komt: Tenzij het belang van de openbaarheid primeert, mogen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag afwijzen: 1° als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42; Verzocht wordt dan ook om het beroep ongegrond te verklaren.

C. De bescherming van het belang van de stad Zoutleeuw op een eerlijk proces (i.k.v. de lopende rechtsgedingen) primeert op het (niet-aangetoonde) belang van een openbaarmaking in de zin van art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet Overeenkomstig art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet moet een aanvraag tot openbaarmaking afgewezen worden als de overheidsinstantie van oordeel is dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen: “Tenzij de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, wijzen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag tot openbaarmaking af als ze van oordeel zijn dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een van de volgende belangen: (…) 4° de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid om een eerlijk proces te krijgen;” Deze uitzonderingsgrond beoogt het eerlijk verloop van de rechtspleging te vrijwaren. Een essentieel onderdeel van het recht op een eerlijk proces is immers het beginsel van de “gelijkheid der wapens in een proces”, dat inhoudt dat elke partij het recht heeft haar argumenten te doen gelden in omstandigheden die haar niet benadelen ten opzichte van de tegenpartij.

De bestaansreden van deze uitzonderingsgrond ligt vooral bij het verhinderen dat de openbaarheid van bestuur, waaraan één partij onderworpen is, afbreuk zou doen aan de wapengelijkheid. Zonder deze uitzonderingsgrond zou één partij op grond van de openbaarheid van bestuur kunnen worden verplicht stukken in het gerechtelijk debat te brengen die tegen haar zouden kunnen pleiten, daar waar de andere partij enkel die elementen die haar eis ondersteunen, kenbaar mag maken om het oordeel van de rechter te beïnvloeden.

Dit gezien er ook sprake kan zijn van een persoonsgegevens wanneer melding wordt gemaakt van meerdere (indirecte) indentificatoren, die bij samenlezing zouden verwijzen naar xxx; hetgeen dus niet kan via een ‘eenvoudige’ zoekactie via de zoekfunctie van (bv.) Outlook.

[4]

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 11 van 15

Deze uitzonderingsgrond is een correctief op de openbaarheid om te beletten dat een instantie zou worden verplicht in een rechtsgeding de tegenpartij informatie ter beschikking te stellen die vervolgens tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) wordt uitgespeeld.

In casu zijn er tussen de stad en het OCMW Zoutleeuw enerzijds en xxx anderzijds momenteel meerdere vernietigingsprocedures aanhangig voor de Raad van State, telkens op verzoek van xxx. (STUKKEN 8) Al deze procedures houden verband met de ambtelijke integratie van de stad en het OCMW Zoutleeuw onder het Decreet Lokaal Bestuur, en de aanstelling van xxx in een nieuwe, passende functie op A-niveau na de decretale opheffing van diens eerdere betrekking als OCMW-secretaris.

Gelet op de historiek van het dossier (lees: alle eerdere openbaarheidsvragen) is de kans zeer reëel, minstens kan niet worden uitgesloten, dat het voorwerp van de voorliggende vraag tot openbaarheid verband houdt met deze hangende en/of potentieel nieuwe rechtsgeschillen. De historiek leert de stad Zoutleeuw immers dat meerdere stukken die aan xxx zijn overgemaakt n.a.v. openbaarheidsverzoeken, telkens de inleiding van een nieuwe procedure impliceerden.

Stad Zoutleeuw kan dit verband met de hangende rechtsgedingen -minstens naar huidige vraagstelling van xxx- echter niet concretiseren, minstens niet zolang xxx zich ervan blijft weerhouden te specificeren inzake welke context/aangelegenheid inzage wordt gewenst. (Meer en meer) duidelijk is echter dat het enige ‘belang’ van xxx bij de openbaarheid eruit bestaat informatie met betrekking tot het ene of het andere dossier te bekomen, hieruit bepaalde gevolgtrekkingen af te leiden, om dit dan vervolgens tegen de stad Zoutleeuw uit te spelen in het kader van de lopende en/of nieuwe rechtsgedingen..

De toetsing van de concrete situatie aan de finaliteit van de uitzonderingsgrond kan derhalve -in potentieleiden tot de conclusie dat het belang van de openbaarheid in dit specifieke geval niet opweegt tegen het belang van de uitzonderingsgrond. De openbaarmaking ten koste van het beschermde belang mag maar worden bevolen als daarmee het algemeen belang gediend wordt. [5] In navolging van voorgaande dient te worden besloten dat de aanvraag mogelijks (eveneens) moet geweigerd worden op grond van artikel II. 35,4° van het Bestuursdecreet.

Het ingediende beroep is derhalve ongegrond.”

Op 2 februari 2022 voegde de stad Zoutleeuw hier nog het volgende aan toe:

“Het zoeken naar mailverkeer zoals omschreven door xxx is niet doenbaar en kan op geen enkele manier als sluitend worden beschouwd. Ik geef mee dat de poging om tot een idee te komen over hoeveel mails het zou gaan (voor mijn mailbox) door mijzelf en een deskundige op interne zaken (die zich deels met IT bezig houdt) gestaakt werd, omdat na 2u bleek dat zelfs na het ingeven van diverse zoekcriteria geen sluitend geheel kan worden afgeleverd. Ook de manier waarop deze mails dan zouden geëxporteerd moet worden naar een “deelbaar” en/of “afdrukbaar” bestand vergt heel wat bewerkingen, hetgeen niet de bedoeling kan zijn ikv openbaarheidsverzoeken als bedoeld in het Bestuursdecreet.”

4. Beoordeling door de beroepsinstantie De beroepsinstantie wijst er vooreerst op dat, waar verzoeker zich beroept op de AVG om de gevraagde bestuursdocumenten te bekomen, een vraag om toegang tot bestuursdocumenten dient te worden [5]

Zie bv. OVB/2019/240

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 12 van 15

beoordeeld in het licht van de toepasselijke openbaarheidsregels en niet in het licht van de AVG. Beide reguleringskaders zijn algemeen van aard en beogen andere doelstellingen. Ze hebben hun eigen organen die bevoegd zijn binnen een eigen regelgevend kader. Wanneer de beroepsinstantie zich dient uit te spreken over een vraag om de toegang tot een bestuursdocument, dient zij die aanvraag te beoordelen in het licht van de uitzonderingsgronden die opgenomen zijn in de toepasselijke openbaarheidswetgeving en niet op grond van een wetgeving die hieraan vreemd is. De AVG heeft dus geen impact op de voorliggende zaak die een vraag naar openbaarheid betreft. De beroepsinstantie treedt de stad Zoutleeuw er dan ook in bij dat de AVG-regelgeving ter zake geen toepassing heeft.

De beroepsinstantie stelt in casu vast dat het oorspronkelijke verzoek betrekking heeft op enerzijds mailberichten die in de periode van 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of zijn verzonden door de algemeen directeur of door de waarnemend algemeen directeur, door de burgemeester en door de waarnemend burgemeester, door de voorzitter van het Vast Bureau en door de waarnemend voorzitter van het Vast Bureau van de stad Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld. Anderzijds heeft het verzoek betrekking op briefwisseling die in de periode van 01.01.2018 tot op heden is ontvangen en/of is verzonden door het stadsbestuur van Zoutleeuw en/of door het OCMW van Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld. Er bestaat voor de beroepsinstantie geen twijfel over het feit dat het hier gaat om bestuursdocumenten in de zin van artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet, die bijgevolg principieel voor openbaarmaking in aanmerking komen.

Voor wat betreft het begrip persoonsgegeven verwijst verzoeker in dit verband naar de definitie uit Artikel 4, 1) van de AVG: “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

De beroepsinstantie volgt de stad Zoutleeuw erin dat verzoeker ten onrechte de mening is toegedaan dat een zoekopdracht in de mailboxen van de betreffende personen eenvoudig tot een allesomvattend resultaat kan leiden, waarbij iedere e-mail wordt gecapteerd waarin een persoonsgegeven van verzoeker wordt vermeld zoals bedoeld in het hierboven vermelde artikel van de AVG. Hetzelfde geldt volgens de beroepsinstantie voor de gevraagde briefwisseling, waarvoor er volgens verzoeker opzoekmogelijkheden bestaan in het ePost-systeem. Een dergelijk openbaarheidsverzoek is dan ook op veel te algemene wijze geformuleerd om op een werkbare manier te kunnen worden afgehandeld. Verzoeker heeft zijn aanvraag daarbij niet willen specificeren.

Verzoeker was zelf tot in 2020 (uittredend) secretaris van het OCMW Zoutleeuw. De beroepsinstantie meent dat verzoeker dan ook het aantal mails/brieven waarin persoonsgegevens van hem voorkomen, van en naar de betreffende personen over de periode van 1 januari 2018 tot nu, alleen al op basis van dit gegeven (ernstig) onderschat. In de functie van OCMW-secretaris werd ongetwijfeld een aanzienlijk aantal mails verstuurd tussen verzoeker en de personen in kwestie. Bovendien is verzoeker met de stad Zoutleeuw verwikkeld in verschillende procedures voor de Raad van State, o.a. in verband met zijn aanstelling in een nieuwe, passende functie op A-niveau na de decretale opheffing van diens eerdere betrekking als OCMWsecretaris. Dat hieromtrent eveneens talrijk mailverkeer en briefwisseling zou bestaan waarin persoonsgegevens van verzoeker voorkomen, is niet denkbeeldig.

De stad Zoutleeuw ondernam desondanks een proefondervindelijke poging om het door verzoeker gevraagde mailverkeer op te zoeken en dit in de mailbox van de algemeen directeur met ondersteuning van een deskundige. Hieruit is gebleken dat het niet mogelijk was om tot een sluitend zoekresultaat te

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 13 van 15

komen en de poging werd na 2 uur gestaakt. De beroepsinstantie wijst erop dat verzoeker niet alleen een afschrift vraagt van mailverkeer waarin zijn persoonsgegevens voorkomen van en naar de (waarnemend) algemeen directeur, maar eveneens van en naar de (waarnemend) burgemeester en de (waarnemend) voorzitter van het vast bureau en daarnaast een afschrift vraagt van alle briefwisseling van en naar de stad Zoutleeuw en het OCMW Zoutleeuw waarin zijn persoonsgegevens voorkomen. De beroepsinstantie kan niet anders dan vaststellen dat alleen al het opzoekwerk dat het openbaarheidsverzoek vergt, buitensporige inspanningen zal vragen van de stad Zoutleeuw en bovendien nauwelijks tot sluitende resultaten zal leiden om het verzoek dienstig af te kunnen handelen.

Zover de stad Zoutleeuw er toch zou in slagen om elke gevraagde e-mail en brief op te sporen, van en naar de betreffende personen en instanties, over de periode van 1 januari 2018 tot nu, dan blijft de vaststelling dat deze mails en brieven effectief moeten worden gescreend op de uitzonderingsgronden. De door de stad Zoutleeuw aangehaalde uitzonderingen zijn hierbij naar het oordeel van de beroepsinstantie zeker relevant: informatie die betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer van een derde die in toepassing van artikel II.34 2° Bestuursdecreet dient te worden afgeschermd, informatie betreffende de hangende rechtsgedingen tussen de stad Zoutleeuw en verzoeker, waarvan dient te worden nagegaan of zij al dan niet moet worden afgeschermd in toepassing van artikel II.35 4° Bestuursdecreet,… De beroepsinstantie herhaalt dat er voldoende aanwijzingen zijn dat verzoeker het aantal mails en brieven onderschat en oordeelt, gelet op al het voorgaande, dat de behandeling van het verzoek de werking van de stad Zoutleeuw dan ook ernstig kan verstoren. De beroepsinstantie voegt hieraan toe dat verzoeker in dezelfde periode van zijn oorspronkelijke verzoek nog vier andere openbaarheidsverzoeken indiende en dat de algemeen directeur, naast haar reguliere opdrachten, in casu zelf instaat voor de volledige afhandeling ervan.

Het grondwettelijk recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van een overheidsinstantie. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. Verzoeker heeft aldus het volste recht om gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die hij zich ter harte heeft genomen, na te gaan. Hij is er evenwel niet van ontslagen om zijn rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen: het belang dat de verzoeker heeft bij de uitoefening van zijn rechten, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de betrokken overheidsinstantie.

De vraag wanneer een aanvraag tot openbaarmaking de grens van de kennelijke onredelijkheid overschrijdt is zeer delicaat en moeilijk. Daar moet, het uitgangspunt indachtig dat de uitzonderingsgronden op de openbaarheid restrictief moeten worden geïnterpreteerd en toegepast, heel behoedzaam mee worden omgegaan. De beroepsinstantie kan in casu enkel vaststellen dat de vraag van verzoeker naar de bestuursdocumenten in kwestie op een te algemene wijze is geformuleerd en dat het, gezien de hierboven geschetste omstandigheden, een disproportionele en onredelijke opdracht zou betekenen voor de stad Zoutleeuw en de algemeen directeur in het bijzonder, om alle mailberichten die in de periode van 01.01.2018 tot op heden zijn ontvangen en/of zijn verzonden door de algemeen directeur of door de waarnemend algemeen directeur, door de burgemeester en door de waarnemend burgemeester, door de voorzitter van het Vast Bureau en door de waarnemend voorzitter van het Vast Bureau van de stad Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld en om alle briefwisseling die in de periode van 01.01.2018 tot op heden is ontvangen en/of is verzonden door het stadsbestuur van Zoutleeuw en/of door het OCMW van Zoutleeuw en waarin persoonsgegevens van verzoeker zijn vermeld, op te sporen en te onderzoeken op eventuele uitzonderingsgronden.

Artikel II.33. 1° Bestuursdecreet bepaalt nog dat tenzij het belang van de openbaarheid primeert, de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag afwijzen als de aanvraag kennelijk onredelijk

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 14 van 15

blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42. De beroepsinstantie is van mening dat er in casu geen openbaar belang, zoals geduid in de parlementaire voorbereiding, gemoeid is met de openbaarmaking van de betrokken documenten. De memorie van toelichting stelt immers m.b.t. de belangenafweging het volgende: “De uitzonderingen worden alleen ingeroepen als het belang van de openbaarheid niet primeert. Daarmee wordt bedoeld: een met de openbaarmaking gediend openbaar belang. Deze bepaling betekent dus niet dat de private belangen van de aanvrager moeten afgewogen worden tegenover de belangen die met de uitzonderingen beschermd worden. Het gaat om het belang van de gemeenschap: de openbare orde, de veiligheid van de bevolking, grote maatschappelijke issues, globale bescherming van het leefmilieu enzovoort..” (Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, 1656/1, 56).

Het beroepschrift wordt bijgevolg als ongegrond beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 13 januari 2022 tegen de beslissing van de stad Zoutleeuw d.d. 14 december 2021 is ontvankelijk doch ongegrond.

Brussel, 7 februari 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/016

pagina 15 van 15