dossier 2021-456.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/456

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/456

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Bij mailbericht van 15 november 2021 diende xxx een verzoek in bij de Provincie Antwerpen, dienst Omgevingsberoepen, tot het bekomen van een overzicht van alle beslissingen in 2021/2020/2019 waarbij de deputatie een vergunning verleende terwijl de POVC had geadviseerd om de vergunning te weigeren.

Bij drie afzonderlijke mailberichten van 15 november 2021 diende xxx een verzoek in bij de Provincie Antwerpen, dienst Omgevingsberoepen, tot het bekomen van een overzicht van alle beslissingen in respectievelijk 2021, 2020 en 2019, waarbij de deputatie een vergunning verleende terwijl de POVC had geadviseerd om de vergunning te weigeren.

Bij mailbericht van 23 november 2021 antwoordde het diensthoofd van de dienst Omgevingsberoepen van de provincie Antwerpen dat het inwilligen van dit verzoek een onredelijke belasting zou betekenen voor de administratie en werd er verzocht om de vraag te verduidelijken door aan te geven welke specifieke beslissingen (naam, datum, dossiernummer, …) gewenst werden en om te verduidelijken of het verzoek betrekking had op deputatiebeslissingen genomen in eerste aanleg of in graad van beroep.

Bij mailbericht van 15 december 2021 werd door xxx tegen deze beslissing van de provincie d.d. 23 november 2021 beroep ingediend bij de beroepsinstantie.

Bij mailbericht van 15 december 2021 aan xxx werd door de beroepsinstantie aangegeven dat voormeld beroep tegen de beslissing van de Provincie Antwerpen d.d. 23 november 2021, waarbij door de provincie werd gevraagd om de drie oorspronkelijke verzoeken d.d. 15 november 2021 te verduidelijken, eigenlijk

www.vlaanderen.be

voorbarig is. Er werd door de beroepsinstantie ook meegegeven dat de beroepsinstantie zich in dergelijke situaties reeds onbevoegd heeft verklaard. Gelet op de duidelijke en specifieke vraag van de provincie om het verzoek te specificeren, begint immers voor de provincie een nieuwe termijn van twintig kalenderdagen te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft. Er werd eveneens meegedeeld dat, pas nadat dit werd gedaan (of de oorspronkelijke bewoordingen behouden blijven), de provincie zijn definitieve beslissing kan nemen en dat voorlopig het beroepschrift nog niet geregistreerd werd, maar eveneens dat “Indien u er toch op staat dat wij uw beroep toch nog registreren, dan horen wij dat graag nog van u.” Hierop ontving de beroepsinstantie geen reactie.

Bij 24 afzonderlijke mailberichten van 17 december 2021 diende xxx een verzoek in bij de Provincie Antwerpen, dienst Omgevingsberoepen, tot het bekomen van een overzicht van alle beslissingen respectievelijk in januari 2020 tot en met december 2021 (bijgevolg per maand een afzonderlijk verzoek) waarbij de deputatie een vergunning verleende en daarmee afweek van het advies van de POVC. Bij mailbericht van 20 december 2021 antwoordde het diensthoofd van de dienst Omgevingsberoepen van de provincie Antwerpen dat het inwilligen van dit verzoek een onredelijke belasting zou betekenen voor de administratie en werd er verzocht om de vraag te verduidelijken door aan te geven welke specifieke beslissingen (naam, datum, dossiernummer, …) gewenst werden en om te verduidelijken of het verzoek betrekking had op deputatiebeslissingen genomen in eerste aanleg of in graad van beroep.

Bij mailbericht (en aangetekend schrijven) d.d. 22 december 2021 dienden xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de beslissingen van de provincie Antwerpen van 23 november en 20 december 2021.

Dit beroep werd geregistreerd op 23 december 2021.

Ontvankelijkheid van het beroep In het beroepschrift wordt expliciet beroep aangetekend tegen de ‘weigeringsbeslissing van de Deputatie van 23 november 2021 en 20 december 2021’. In ditzelfde beroepschrift wordt aangegeven: “Op 15 december

2021 hebben wij een beroepschrift overgemaakt aan uw instantie, doch uw beroepsinstantie merkte op dat ons beroep voorbarig zou zijn gelet op het feit dat de dienst Omgevingsberoepen onze openbaarheidsvraag niet zou hebben afgewezen doch enkel om verduidelijking zou hebben gevraagd. …. Hierop hebben wij op 17 december 2021 onze openbaarheidsvraag opgesplitst in 24 afzonderlijke openbaarheidsvragen waarbij wij onze openbaarheidsvraag hebben verduidelijkt, met name dat wij de beslissingen van de deputatie willen kennen van de afgelopen twee jaar waarbij zij afwijkt van een ongunstig advies van de POVC.” Uiteindelijk wordt de beroepsinstantie verzocht om “Dienvolgens de Deputatie te verplichten om een lijst

van zaken over te maken waarin gedurende de laatste 2 jaar in laatste administratieve aanleg een vergunning werd verleend niettegenstaande een negatief advies van de POVC.” Vermits het beroepschrift expliciet gericht is tegen de twee beslissingen van de dienst Omgevingsberoepen, zou de beroepsinstantie er redelijkerwijze vanuit mogen gaan dat de beroeper de drie afzonderlijke mailberichten van 15 november 2021 enerzijds en de 24 afzonderlijke mailberichten van 17 december 2021 anderzijds als aparte verzoeken tot openbaarmaking ziet. Immers, indien de 24 afzonderlijke mailberichten van 17 december 2021 als een verduidelijking zouden moeten beschouwd worden, dan zou het beroep redelijkerwijze enkel gericht zijn tegen de laatste beslissing van de dienst Omgevingsberoepen nl. van 20 december 2021.

In de mate dat het beroep bijgevolg gericht is tegen de beslissing van 23 november 2021 en 20 december 2021, is het beroep voortijdig. In beide beslissingen van de dienst Omgevingsberoepen werd immers een

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/456

pagina 2 van 8

verzoek tot specificering gesteld en, conform artikel II.43, §2 Bestuursdecreet, begint - als de aanvraag overeenkomstig artikel II.42 kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is - een nieuwe termijn van twintig kalenderdagen te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft.

Zowel in de beslissing van 23 november als van 20 december 2021 werd gevraagd om de vraag te verduidelijken door aan te geven welke specifieke beslissingen (naam, datum, dossiernummer, …) de beroeper wenste te bekomen, alsook om te verduidelijken of het verzoek betrekking had op deputatiebeslissingen genomen in eerste aanleg of in graad van beroep. Het is echter pas op het moment van het instellen van het beroep dat hieromtrent wordt verduidelijkt dat het voorwerp van het verzoek tot openbaarmaking gaat over beslissingen van de deputatie in laatste administratieve aanleg.

Indien de 24 afzonderlijke verzoeken tot openbaarmaking d.d. 17 december 2021 echter moeten begrepen worden als een verduidelijking van de drie afzonderlijke mailberichten – zoals de beroeper het in het beroepschrift ook voorstelt: “Hierop hebben wij op 17 december 2021 onze openbaarheidsvraag opgesplitst

in 24 afzonderlijke openbaarheidsvragen waarbij wij onze openbaarheidsvraag hebben verduidelijkt, met name dat wij de beslissingen van de deputatie willen kennen van de afgelopen twee jaar waarbij zij afwijkt van een ongunstig advies van de POVC” – dan is het beroep enkel ontvankelijk in zoverre gericht tegen de

beslissing van de dienst Omgevingsberoepen d.d. 20 december 2021. Een beroep tegen de initiële beslissing tot specificering is immers, zoals hierboven aangegeven, onontvankelijk.

Conform artikel II. 29, 2° Bestuursdecreet wordt de beslissing over de aanvraag tot openbaarmaking, onverminderd delegatie, voor de provincies genomen door de griffier. De Provinciegriffier heeft op 24 april 2019 delegatie verleend aan de leidinggevende van de betrokken diensten m.b.t. verzoeken tot openbaarmaking m.b.t. vergunningen en beroepen.

Voormelde beslissing van 20 december 2021 maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid en modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Bijgevolg start de termijn om een beroep in te dienen conform artikel II.48 §1, 4de lid van het Bestuursdecreet pas vier maanden na de kennisgeving.

Het beroep werd ingediend bij mailbericht d.d. 22 december 2021 en is bijgevolg tijdig ingesteld.

Het beroepschrift is bijgevolg deels ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Aangevochten beslissing

In de beslissing van 20 december 2021 wordt door het diensthoofd van de dienst Omgevingsberoepen van de provincie Antwerpen gesteld: “In een reeks afzonderlijke mails verzocht u nogmaals om in het kader van

de openbaarheid een overzicht te geven van alle beslissingen waarbij de deputatie een vergunning verleende terwijl de POVC had geadviseerd om de vergunning te weigeren. Het inwilligen van dit verzoek

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/456

pagina 3 van 8

zou een onredelijke belasting betekenen voor de administratie. Ik verzoek u dan ook vriendelijk om uw vraag te verduidelijken door aan te geven welke specifieke beslissingen (naam, datum, dossiernummer, …) u wenst te bekomen. Gelieve ook te verduidelijken of uw verzoek betrekking heeft op deputatiebeslissingen genomen in eerste aanleg of in graad van beroep.”

2. Inhoud van het beroepschrift De beroeper geeft aan dat men deze vraag niet nader kan specifiëren of kan verduidelijken wélke beslissingen men wil kennen, aangezien men in feite dient te weten hoe uitzonderlijk het karakter is van dergelijke afwijkende beslissingen van de ongunstige adviezen van de POVC. De beroeper verwijst nader naar een door de deputatie verleende vergunning aan Pidpa bij beslissing van 10 november 2021 in het dossier OMV_2019083273.

De beroeper vervolgt: “Volgens de bestreden beslissing kan de openbaarheidsvraag niet worden beantwoord

omwille van een overbelasting van het systeem en dienen wij deze vraag te verduidelijken door aan te geven welke specifieke beslissingen (naam, datum, dossiernummer, …). Een specificering van onze openbaarheidsvraag [sic] niet mogelijk aangezien wij nét alle vergunningsbeslissingen van de deputatie die ingaan tegen ongunstige adviezen van de POVC dienen te kennen om het uitzonderlijk karakter ervan te kunnen aantonen. Waar de weigeringsbeslissing dus geheel geen rekening mee houdt, is het belang en de finaliteit van de openbaarheidsvraag, met name het aantonen van het uitzonderlijk karakter van dergelijke afwijkende vergunningsbeslissingen.

De openbaarheidsvraag werd gesteld om na te gaan hoe uitzonderlijk het is dat de deputatie de vergunning alsnog verleend, niettegenstaande dat er tot tweemaal toe negatief werd geadviseerd door de POVC, dit met oog op een verzoek tot schorsing bij UDN en nadien zal ook een verzoek (tot schorsing en) vernietiging bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen [sic]. Daarnaast is er ook een burgerlijke procedure lopende betreffende enerzijds het eigendomsrecht van de Mostheuvellaan en anderzijds het onwettig karakter van de vergunningsbeslissing voor de uitvoering van de wegenis-en rioleringswerken. Deze zaak zal worden gepleit op 18 februari 2022 na een eerder uitstel van de zaak om redenen dat de voorzitster van de Rechtbank van Eerste Aanleg Antwerpen, afd. Antwerpen eerst kennis wenste te nemen van de beslissing van de Deputatie.

Niettegenstaande twee negatieve adviezen, stellen cliënten vast dat de deputatie bij beslissing van 10 november 2021 alsnog de vergunning heeft verleend en hierbij kennelijk voorbij gaat aan de motivering in de negatieve adviezen van de POVC en nalaat hierop te antwoorden (…). De vergunningsbeslissing is niet alleen onzorgvuldig en met miskenning van het evenredigheidsbeginsel en redelijkheidsbeginsel genomen, doch is ook behept met een kennelijk motiveringsgebrek. Het is voor cliënten, in het kader van hun rechten van verdediging, dan ook van belang te weten hoe uitzonderlijk het is dat de deputatie met haar vergunningsbeslissing in afwijking van de ongunstige adviezen van de twee ongunstige adviezen [sic] van de POVC toch een vergunning verleend. Des te meer geldt het belang van cliënten bij deze openbaarheidsvraag in het kader van de burgerlijke procedure waarbij de burgerlijke rechter ongetwijfeld rekening zal houden met de beslissing van de deputatie. Het is dan ook in elk geval cruciaal om te weten hoe uitzonderlijk het is dat de deputatie dermate afwijkt van de adviezen van de POVC en [sic] zij zodoende de gevraagde gegevens zo spoedig als mogelijk te ontvangen.

13. Een positief antwoord op de openbaarheidsvraag zou er geenszins toe leiden dat het systeem wordt overbelast aangezien het hoogst uitzonderlijk is dat de Deputatie afwijkt van (i.c. twee) ongunstige adviezen van de POVC. 14. Wij willen u daarom verzoeken om: - Huidig beroep ontvankelijk en gegrond te verklaren; - De weigeringsbeslissing van de Deputatie van 23 november 2021 en 20 december 2021 ongedaan te maken;

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/456

pagina 4 van 8

- Dienvolgens de Deputatie te verplichten om een lijst van zaken over te maken waarin gedurende de laatste 2 jaar in laatste administratieve aanleg een vergunning werd verleend niettegenstaande een negatief advies van de POVC.”.

3. Toelichting door Provincie Antwerpen – Dienst Omgevingsberoepen De beroepsinstantie nam op 23 december 2021 en 6 januari 2022 bij mail contact op met de dienst Omgevingsberoepen om nadere toelichting te verkrijgen. Bij mailberichten d.d. 5 en 10 januari 2022 ontving de beroepsinstantie volgende toelichting.

Het diensthoofd geeft aan: “Via 24 afzonderlijke mails werd ons gevraagd om in het kader van de openbaarheid een overzicht te geven van alle beslissingen in 2019, 2020 en 2021 waarbij de deputatie een vergunning verleende terwijl de POVC had geadviseerd om de vergunning te weigeren.

Telkens heb ik geantwoord dat het verzoek een onredelijke belasting zou betekenen voor de administratie (hiermee bedoel ik de administratieve medewerkers van de dienst Omgevingsberoepen) en heb ik vriendelijk verzocht om de vraag te verduidelijken door aan te geven welke specifieke beslissingen (naam, datum, dossiernummer, …) de verzoeker wenst te bekomen. Ook werd gevraagd om te verduidelijken of het verzoek betrekking heeft op deputatiebeslissingen genomen in eerste aanleg of in graad van beroep. (…)

Op mijn vraag tot verduidelijking kwam nooit een antwoord. Pas in onderstaande klacht lees ik dat het zou gaan om “een lijst van zaken over te maken waarin gedurende de laatste twee jaar in laatste administratieve aanleg een vergunning werd verleend niettegenstaande een negatief advies van de POVC”.

Het initiële verzoek werd met andere woorden pas aangevuld/verduidelijkt samen met het instellen van het beroep.

In het Vlaams Bestuursdecreet d.d. 7 december 2018 dat - met uitzondering van enkele bepalingen - op 1 januari 2019 in werking is getreden (BS 19 december 2018) is bepaald : Art. II.33 : Tenzij het belang van de openbaarheid primeert, mogen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag afwijzen: 1° als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42;.

Art. II.42 : Als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, verzoekt de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, § 1, zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen, de aanvrager om zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen.

De overheidsinstantie motiveert dat verzoek en geeft, indien mogelijk, aan welke bijkomende gegevens nodig zijn om de aanvraag te kunnen onderzoeken.

Art. II.43 § 1 Nadat ze de aanvraag geregistreerd heeft, onderzoekt de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, § 1, of de aanvraag ingewilligd kan worden met inachtneming van de bepalingen van dit hoofdstuk.

De aanvraag wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen per brief, per e-mail of, in voorkomend geval, per webformulier beantwoord.

Bij de kennisgeving van de beslissing wordt vermeld dat beroep kan ingesteld worden bij de beroepsinstantie, vermeld in artikel III.90, binnen de termijn, vermeld in artikel II.48, § 1. § 2 Als de aanvraag overeenkomstig artikel II.42 kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is, begint een nieuwe termijn van twintig kalenderdagen te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/456

pagina 5 van 8

§ 3 Als de overheidsinstantie oordeelt dat ze de aanvraag moeilijk tijdig kan toetsen aan de uitzonderingen deelt ze mee aan de aanvrager dat de termijn van twintig kalenderdagen verlengd wordt tot een termijn van veertig kalenderdagen. De verlengingsbeslissing vermeldt de reden of de redenen voor het uitstel.

In een recente uitspraak verduidelijkte de Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie dit artikel II.33 als volgt : Het grondwettelijke recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van een overheidsinstantie. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. Beroeper heeft aldus het volste recht om gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die hij zich ter harte heeft genomen, na te gaan.

Hij is er evenwel niet van ontslagen om zijn rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen: het belang dat de beroeper heeft bij de uitoefening van zijn rechten, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de betrokken overheidsinstantie (OVB/2021/013 van 7 januari 2021) Het verzoek van de aanvrager is om volgende redenen kennelijk onredelijk: • Het informaticasysteem van het provinciebestuur voorziet niet in de mogelijkheid om te zoeken naar vergunningsbeslissingen van deputatie verleend ondanks ongunstige adviezen van de POVC. • In antwoord op de 24 vragen zou elke deputatiebeslissing van 2019, 2020 en 2021 (wat er meer dan duizend per jaar zijn) individueel moeten worden gescreend op het door verzoeker genoemde criterium, wat een onredelijke belasting is voor de administratie.

• Gezien er geen concrete beslissingen worden aangeven, de naam van de beroeper of een woonplaats, kunnen wij geen kopij van de beslissingen van deputatie bezorgen.

Op uw vraag of een dergelijke lijst bestaat, kan ik dus duidelijk antwoorden: een dergelijke lijst bestaat niet en zou ook niet met eenvoudige bewerking kunnen worden opgesteld.

Hierbij is het belangrijk om mee te geven dat het allesbehalve eenvoudig is om na te gaan in welke mate een beslissing van de deputatie “afwijkt” van de POVC. Overeenkomstig artikel 46 van het Omgevingsvergunningsbesluit bevat het advies van de POVC minstens: 1° een gemotiveerde beoordeling van het aangevraagde, onder meer rekening houdend met : a) in voorkomend geval, de beoordelingsgronden, vastgesteld bij of krachtens de decreten, vermeld in artikel 3, tweede lid, van het decreet van 25 april 2014; b) de verschillende uitgebrachte adviezen; 2° een gemotiveerde beoordeling van eventuele standpunten, opmerkingen en bezwaren die zijn ingediend tijdens het openbaar onderzoek; 3° in voorkomend geval, een gemotiveerd voorstel van : a) de duur van de omgevingsvergunning; b) de voorwaarden en lasten.

Het is mogelijk dat de POVC een “ongunstig” advies formuleert onder voorbehoud van een specifiek advies, een concrete planaanpassing (naar aanleiding van standpunten, opmerkingen en/of bezwaren) of specifieke informatie. Denk bijvoorbeeld aan de brandweer die nog een bijkomend advies moet uitbrengen over een planaanpassing die een impact heeft op de brandveiligheid. Of aan het Agentschap voor Natuur en Bos dat een nieuw advies zal uitbrengen op basis van een nieuwe passende beoordeling in het aanvraagdossier.

Het is dus mogelijk dat de deputatie, ondanks een “ongunstig” advies van de POVC, alsnog een vergunning verleent op basis van nieuwe adviezen, planaanpassingen of informatie. Gelet op de diverse

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/456

pagina 6 van 8

beoordelingsgronden waarmee een POVC rekening houdt, kunnen labels als “gunstig” en “ongunstig” onmogelijk de complexe lading van een advies van de POVC dekken. Dit betekent niet alleen dat het door verzoeker gehanteerde criterium abstractie maakt van de juridisch-technische complexiteit van een dossier maar benadrukt ook mijn eerder standpunt dat het inwilligen van het verzoek zou betekenen dat elke beslissing van de deputatie van 2019, 2020 en 2021 (wat er meer dan duizend per jaar zijn) individueel moeten gescreend worden op hun specifieke inhoud en gebeurtenissen. Het verzoek verhoudt zich met andere woorden niet redelijk met de gevolgen voor de werking van de betrokken overheidsinstantie.”.

Tenslotte stelt het diensthoofd dat het hem volledig ontgaat waarom het in het kader van de door beroeper genoemde procedures (verzoek tot schorsing bij UDN, verzoek tot schorsing en vernietiging bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen en burgerrechtelijke procedure) cruciaal is om te weten hoe uitzonderlijk het is dat de deputatie afwijkt van de adviezen van de POVC. De Raad voor Vergunningsbetwistingen zal tijdens de hogere beroepsprocedure oordelen of de deputatie over dit specifieke project een zorgvuldige en voldoende gemotiveerde beslissing heeft genomen. Bij die beoordeling zal de Raad geen rekening houden met andere, op zichzelf staande dossiers. De Raad zal de bestreden deputatiebeslissing op zijn eigen merites beoordelen.

4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vast dat het voorwerp van het verzoek tot openbaarmaking in het beroepschrift expliciet wordt beperkt tot een afschrift van “een lijst van zaken (…) waarin gedurende de laatste 2 jaar in laatste administratieve aanleg een vergunning werd verleend niettegenstaande een negatief advies van de POVC.” In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager.

In casu, op grond van de toelichting door de dienst Omgevingsberoepen, wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de provincie niet in het bezit is van de gevraagde “lijst van zaken waarin gedurende de laatste 2 jaar in laatste administratieve aanleg een vergunning werd verleend niettegenstaande een negatief advies van de POVC.” Het stellen van al deze handelingen (het opmaken van een lijst van zaken/van een overzicht van zaken over een periode van twee jaar waarbij bovendien het informaticasysteem van het provinciebestuur niet voorziet in de mogelijkheid om te zoeken naar de vergunningsbeslissingen van deputatie verleend ondanks ongunstige adviezen van de POVC en bijgevolg een individuele screening van diverse beslissingen vereist is) dient volgens de beroepsinstantie beschouwd te worden als een verwerking en een analyse van meerdere bestuursdocumenten. Het Bestuursdecreet stelt in artikel II.31, derde lid uitdrukkelijk als principe dat het openbaar maken van bestuursdocumenten niet de verplichting meebrengt om deze documenten te verwerken of te analyseren. Het behoort daarom niet tot de ratio legis van de openbaarheidsregelgeving in het Bestuursdecreet dat de provincie Antwerpen de in casu vereiste handelingen zou moeten uitvoeren om tegemoet te kunnen komen aan het geformuleerde openbaarheidsverzoek.

Artikel 6, tweede lid van het Bestuursdecreet verplicht instanties om personen die informatie zoeken, behulpzaam te zijn. Deze bepaling formuleert geen vrijblijvende intentieverklaring, maar houdt niet de verplichting in om nieuwe bestuursdocumenten te maken of bestaande bestuursdocumenten te verwerken of te analyseren. Conform artikel II.31, derde lid Bestuursdecreet is een instantie verplicht tot openbaarmaking van bestaande documenten en informatie maar verplicht deze dus niet tot het creëren van nieuwe documenten op basis van bestaande gegevens of documenten. Men kan een instantie niet

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/456

pagina 7 van 8

verplichten om de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren. Tenzij in het geval van gedeeltelijke openbaarmaking is er geen verplichting tot verwerking. Indien de informatie ‘verwerkt’ moet worden, is er ook geen ‘beschikbaar’ document. (Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, nr. 1656/1, 55).

Het beroepschrift is bijgevolg ongegrond.

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 22 december 2021 tegen de beslissingen van de provincie Antwerpen van 23 november en 20 december 2021 wordt als deels onontvankelijk en deels ontvankelijk doch ongegrond beschouwd.

Brussel, 18 januari 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/456

pagina 8 van 8