Presupuesto de ventas y sus fases.

s ib l e n n o disp ente e n á r m esta ratuita e r ctub estos g as. o e l 5 d resupu s ofcin e a t p a Has res de nuestr so ase

La revista del emprendedor

¿Por qué un plan de ventas en necesario?

Empleo de estadísticas internas y externas.

Editorial Roslín Peraza Directoras Samanta Valles Elizabeth Rojas Editoras Viviana Martínez Diseñador Gráfico Mileidy Morales

TODO SOBRE:

Presupuesto de ventas y sus fases Importancia del Presupuesto de Venta

Preplaneación

Control de operaciones operaciones Preparación Preparación del presupuesto

Pasos para Elaborar un Presupuesto de Ventas

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Contenido El presupuesto de las ventas ………Pág. 3 Ventas del Pasado y sus Tendencias…………. Pág. 4 Procedimientos gráficos…………….Pág. 5 Otras consideraciones de valor ………..Pág. 6 Los ejecutivos de ventas………………...Pág. 7 Aproximación con que puedan predecirse las ventas…..…Pág. 9 Presupuesto de Ventas Bien Elaborado……………...Pág. 10 Lograr el Presupuesto…Pág. 12 Estadísticas INTERNAS Y las EXTERNAS… Pág. 13 Importancia de un presupuesto de ventas………Pág. 14 ¿Qué buscan los presupuestos de ventas?............. Pág. 15 Fases del presupuesto de ventas….. Pág. 15-18 Pasos para elaborar un presupuesto de venta….Pág. 20 Sección de Entretenimiento y algo más. ……………..Pág. 21

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El presupuesto de las ventas

El proceso de planificación de las ventas es una parte necesaria de la planificación y control de utilidades, porque hay que tomar en cuenta las decisiones básicas de la administración respecto a la comercialización; basado en esto se constituye un enfoque organizado para desarrollar un plan integral de ventas o presupuesto de ventas.

Si el plan de ventas no es real, la mayoría o todas las demás partes del plan global de utilidades, son irreales.

El presupuesto de venta viene a construir el núcleo de todo el sistema presupuestario y punto de partida de los demás presupuestos.

Estos se deben a las siguientes razones: Las ventas son las que proveen los fondos necesarios para el financiamiento de las actividades ordinarias de la empresa.

Las ventas presupuestadas señalan las necesidades de compras de materias primas, de activos fijos, de mano de obra, de producción y requerimientos administrativos y financieros.

Cada uno de los pasos de las estimaciones de las ventas ha darse previendo que sus cifras se aproximen lo más posible a la exactitud

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Ventas del Pasado y sus Tendencias Aquí es recomendable el principio de la Recta de los Mínimos Cuadrados.

B= Sumatoria XY / Sumatoria X2 Otra manera de interpretar esto último sería la de que las ventas del año cero, representaran a a, mientras que el crecimiento sería b, en la formula conocida de la recta. Y= a + b El ejecutivo de ventas procurara ayudarse con gráficos, contentivos de todos estos datos, para poder apreciar mejor las fluctuaciones estacionales, el crecimiento del mercado y del campo industrial en que opera. En lo posible sustentara sus razonamientos con datos estadísticos por periodos y por productos, por zonas y por Clases de clientes. Esta información, perfectamente clasificada y ponderada viene a formar, tal vez, la orientación más convincente para el poder ejecutivo en sus estimaciones de ventas.

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PROCEDIMIENTOS GRÁFICOS Existen tres procedimientos gráficos, muy prácticos, para hallar las tendencias de las ventas y así hacer las estimaciones futuras, y son el método del promedio móvil, el de los semipromedios y el de la correlación.

El del promedio móvil consiste en promediar las ventas de tres en tres años, y asignar ese valor promedio al año central del grupo escogido.

El método de los semipromedios consiste en dividir la serie de años en dos partes iguales y hallar el promedio de cada una de ellas, para luego promediar estos dos promedios.

• El método de la correlación ( o de las regresiones ) es un método que permite obtener la ecuación de una distribución lineal para una serie de datos dispersos, puede ajustarse la precisión y obtener lo que se llama el coeficiente de correlación que vendría a ser como está condicionada la tendencia de un dato respecto del resto.

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Otras consideraciones de valor serian:

• Las estimaciones de los agentes y vendedores.

• La capacidad y facilidades • de las instalaciones • Tendencia de la industria en general • Desarrollo o descontinuación de productos • Fluctuaciones estacionales y de la moda • Alternativas del mercado • La potencialidad del mercado • Facilidades de materiales, mano de obra y financiamiento.

• Existiendo una perfecta departamentalización, lo indicado seria hacer los estimados de ventas por secciones, en detalle; de manera de obtener un presupuesto de ventas más objetivo, y con responsabilidades mas definidas; ya que las personas a quienes se les hubiera encomendado estimaciones en particular, se sentirán mas altamente responsabilizados por su éxito.

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Los ejecutivos de ventas No siempre los ejecutivos de ventas están en contacto directo con el mercado; por lo cual son sus agentes, vendedores y jefes de secciones los mas indicados para asesorarlo al respecto • En particular, es de suma importancia considerar las posibilidades desde el punto de vista de la capacidad de producción y de financiamiento; contemplando siempre las alternativas de reducción de los precios para aumentar las ventas.

• Esta es la razón principal que viene a justificar el uso de los comités de presupuesto; en los cuales han de estar representadas las ventas, producción, financiamiento y demás funciones de la empresa.

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son las ventas la principal fuente de ingresos y ganancias; con las cuales la organización logra financiarse sus gestiones comercioindustriales. De allí que el conocimiento previo del volumen de ventas sea un dato preliminar indispensable para asegurar la planificación y coordinación de las demás actividades.

En realidad, la estimación de las ventas futuras no es tarea fácil.

No existen patrones de procedimientos al respecto; si no que diferentes empresas, o diferentes situaciones y circunstancias, requieren diferentes métodos. Pero en general, las estimaciones siempre e fundamentan en la experiencia, con los ajustes que aconsejen los acontecimientos, y los planes de empresa.

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Habrรก casos en que la estructuraciรณn de las ventas en el pasado un patrรณn suficientemente confiable, para efectuar las estimaciones de las ventas futuras. Se pretenderรก establecer una medida de las consecuencias que los anteriores factores hubieran podido tener en el pasado y poder cuantificar sus afectos en el futuro.

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Un presupuesto de ventas, bien elaborado, ha de contener; además de las cantidades a vender, en unidades de producto en bolívares, las ventas estimadas por productos, departamentos o distritos, y relación al tiempo; ya sea por meses, trimestres, semestres o años.

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De otra forma el presupuesto de VENTAS vendrá a ser el ORIENTE de toda la organización, en la medida que la gerencia le asigne los recursos que haga falta para realizarlo, y los ejecutivos todos pongan celo, criterio, estrategia y energía para alcanzar sus metas.

Una empresa, normalmente ambiciosa, no ha de conformarse con elaborar un presupuesto de ventas para un periodo. Ha de procurar hacer sus estimados para 5,10 o más años; y sobre la marcha, hacer los ajustes necesarios, los cuales permitan cada vez más posible.

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LOGRAR EL PRESUPUESTO Tan pronto se ha logrado el presupuesto, todos los ejecutivos deben empeñarse en alcanzar las metas en el contenidas y, si posibles, sobrepasarlas.

Por otra parte, como las actividades de los departamentos giran alrededor del plan de ventas; cualquier deficiencia de un departamento afectara a los demás de la organización.

Esto viene a hacer más notable la necesidad de que el presupuesto de ventas se ajuste lo más posible a la realidad y contenga metas perfectamente alcanzables.

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Al efectuar los estimados de ventas será útil el empleo de las estadísticas INTERNAS Y las EXTERNAS.

INTERNAS EXTERNAS

las constituyen los datos compilados por la contabilidad y otros registros de las mismas empresas.

son fuentes gubernamentales y de organizaciones privadas especializadas; tales son las publicaciones: banco central y empresas privadas.

Se elaboran cuadros estadísticos comparativos por productivos, por productos, por regiones y por mes; para hacer resaltar las variaciones ESTACIONALES y comparar lo qué costaron las ventas de cada producto, en zona, cada mes.

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IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS DE VENTAS

Son importantes porque representen el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificaciรณn.

Si el plan de ventas no es realista y los pronรณsticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serรกn confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producciรณn, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.

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¿Qué buscan los Presupuestos de Ventas? Buena rentabilidad: Pues necesitas detenerte y analizar cuál es la cifra de ventas exacta, que necesitas como mínimo para que tu negocio sea rentable. Esto también te ayudará a obtener una buena tasa de rendimiento en tu negocio, te será de muy buena ayuda que hagas un presupuesto de ventas. Aumentar tu volumen de ventas Esto no se refiere solamente a un valor monetario, las ventas las puedes aumentar si llevas una buena organización de tu empresa, y, no solamente aumentaran tus ventas sino que, al mismo tiempo, aumentaran tus clientes.

Una vez que has definido una cifra mínima para que tu negocio sea rentable. Y estás logrando estos resultados mínimos de manera constante, toca dar el próximo paso. Aumentar los volúmenes de ventas, para que tu negocio y tu carrera como vendedor siga creciendo. Poder afrontar la competencia Esto se consigue con la maximización de las estrategias que están dando buenos resultados, con la reducción de procesos que se generaron innecesariamente y con la mejora en los tiempos de respuesta.

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Fases PREPLANEACIÓN •

Se lleva a cabo generalmente en la segunda mitad del año anterior al que se va a presupuestar, dando las bases de preparación para el presupuesto.

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En síntesis, se puede decir que en esta fase se fijan las metas y políticas para seguir elaborando el plan de operación anual, basándose en los factores ambientales y en los objetivos de la empresa. Como ya se ha mencionado, dicho plan se enviará a todos los departamentos de la empresa para que elaboren sus propios planes y presupuestos particulares.

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Existen personas encargadas de realizar esta tarea, las cuales preparan evaluaciones económicas de las tendencias de la demanda del consumidor y están al tanto sobre datos estadísticos, gubernamentales, y de encuestas realizadas por los mismos vendedores, o bien por empresas dedicadas a la investigación de mercado.

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Una vez hecho el estudio, la dirección toma una decisión acerca de los objetivos de ventas, es decir, cuántas unidades piensan venderse el año que viene. En base a ello se asignarán las fuentes y aplicación de recursos necesarios, tales como los financieros, proyecciones de inversión de activos fijos, etc., para así poder cumplir con esos objetivos.

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PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO Una vez que cada departamento recibe el plan de operación anual previamente aprobado, cada gerente encargado debe preparar el plan del año siguiente. El gerente de ventas deberá pronosticar las ventas y decir cuáles serán los planes de operación para llevarlas a cabo, si se requiere de campañas publicitarias se estimarán los gastos, cuál será el nivel de producción, si se requiere una mayor inversión, mano de obra, o bien, si es necesario que se realice una inversión en activo fijo.

Todos estos planes, junto con los programas de gastos de capital, se mandarán al director del presupuesto para que los revise y apruebe, seleccionando lo que satisface mejor los objetivos de operación y de rendimiento de la empresa.

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CONTROL DE OPERACIONES • Esta fase se inicia con la aprobación y publicación del presupuesto para el siguiente año, el cual se irá comparando con los informes periódicos que se elaboren por cada departamento para comparar lo real contra lo presupuesto y detectar las variaciones o desviaciones.

• Es decir, se busca tener una mayor calidad en los servicios y productos que se elaboran para poder lograr la competitividad en el mercado, pues ésta es la única forma de asegurar la permanencia de la empresa

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PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO DE VENTA Para elaborar de manera eficaz un presupuesto de ventas, es preciso seguir una serie de pasos esenciales: Fijar los objetivos del presupuesto. Cada empresa tiene un interés a la hora de elaborar el documento. Es el origen de todo el proceso.

Pronóstico preliminar. Los presupuestos de ventas no surgen de la nada. La referencia inmediata suele ser el registro de ventas histórico o la evaluación de períodos anteriores.

Tener en cuenta factores internos. El pronóstico debe incluir aspectos internos de la empresa que puedan influir a la hora de las ventas: aumento del número de vendedores, nuevas estrategias, etc.

Evaluar factores externos. El presupuesto de ventas no puede olvidarse de factores externos como la competencia, los precios y la economía.

Ajustar el presupuesto a la empresa. Por último, se debe ajustar el plan a la realidad de la empresa, sin olvidar, claro está, que no se trata de un texto estático, sino que puede modificarse según sea el caso.

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SECCIÓN DE ENTRENEMIENTO Y ALGO MÁS…

REFLEXIÓN FINAL

La vinculación Plan Presupuesto es un requisito básico para viabilizar las políticas y objetivos en los presupuestos de mediano y largo plazo.

Esta vinculación no se alcanza de un año para otro y requiere, entre otros aspectos, la existencias de metodologías y el diseño de acciones técnicas y operativas compatibles.

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Ediciรณn especial

ESTABILIDAD EMPRESARIAL CLIENTES VENTAS PRESUPUESTO