SIS single user license: Vinga of Sweden AB, Ordered by: SIS license: of of by: user Ordered mia@vinga.com. Date: 2020-10-26 Date: 2020-10-26 Date:
Den här standarden kan hjälpa dig att effektivisera och kvalitetssäkra ditt arbete. SIS har fler tjänster att erbjuda dig för att underlätta tillämpningen av standarder i din verksamhet.
SIS Abonnemang
Snabb och enkel åtkomst till gällande standard med SIS Abonnemang, en prenumerationstjänst genom vilken din organisation får tillgång till all världens standarder, senaste uppdateringarna och där hela din organisation kan ta del av innehållet i prenumerationen.
Utbildning, event och publikationer
Vi erbjuder även utbildningar, rådgivning och event kring våra mest sålda standarder och frågor kopplade till utveckling av standarder. Vi ger också ut handböcker som underlättar ditt arbete med att använda en specifik standard.
Vill du delta i ett standardiseringsprojekt?
Genom att delta som expert i någon av SIS 300 tekniska kommittéer inom CEN (europeisk standardisering) och/eller ISO (internationell standardisering) har du möjlighet att påverka standardiseringsarbetet i frågor som är viktiga för din organisation. Välkommen att kontakta SIS för att få veta mer!
Kontakt
Skriv till kundservice@sis.se, besök sis.se eller ring 08 - 555 523 10
Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av Svenska institutet för standarder, telefon 08 - 555 520 00. Standarder kan beställas hos SIS som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard.
Standarden är framtagen av kommittén Miljöledning, SIS/TK 207.
Har du synpunkter på innehållet i den här standarden, vill du delta i ett kommande revideringsarbete eller vara med och ta fram andra standarder inom området? Gå in på www.sis.se - där hittar du mer information.
Fastställd: 2015-11-18
ICS: 03.100.70;04.100;13.020.10
Europastandarden EN ISO 14001:2015 gäller som svensk standard. Detta dokument innehåller den svenska språkversionen av EN ISO 14001:2015 följd av den officiella engelska språkversionen.
Denna standard ersätter SS-EN ISO 14001:2004, utgåva 2.
The European Standard EN ISO 14001:2015 has the status of a Swedish Standard. This document contains the Swedish language version of EN ISO 14001:2015 followed by the official English version.
This standard supersedes the Swedish Standard SS-EN ISO 14001:2004, edition 2.
EN ISO 14001
EUROPÄISCHE NORM
ICS 13.020.10
Svensk version
September 2015
Ersätter EN ISO 14001:2004
Miljöledningssystem – Krav och vägledning (ISO 14001:2015)
Systèmes de management environnemental - Exigences et lignes directrices pour son utilisation (ISO 14001:2015)
Environmental management systems - Requirements with guidance for use (ISO 14001:2015)
UmweltmanagementsystemeAnforderungen mit Anleitung zur Anwendung (ISO 14001:2015)
Denna standard är den officiella svenska versionen av EN ISO 14001:2015 För översättningen svarar SIS.
Denna Europastandard antogs av CEN den 14 september 2015.
CEN-medlemmarna är förpliktade att följa fordringarna i CEN/CENELECs interna bestämmelser som anger på vilka villkor denna Europastandard i oförändrat skick ska ges status som nationell standard. Aktuella förteckningar och bibliografiska referenser rörande sådana nationella standarder kan på begäran erhållas från CENs centralsekretariat eller från någon av CENs medlemmar.
Denna Europastandard finns i tre officiella versioner (engelsk, fransk och tysk). En version på något annat språk, översatt under ansvar av en CENmedlem till sitt eget språk och anmäld till CENs centralsekretariat, har samma status som de officiella versionerna.
CENs medlemmar är de nationella standardiseringsorganen i Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Finland, Frankrike, Grekland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Makedonien, Malta, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjeckien, Turkiet, Tyskland, Ungern och Österrike.
European Committee for Standardization Comité Européen de Normalisation Europäisches Komitee für Normung
Detta dokument (EN ISO 14001:2015) har utarbetats av den tekniska kommittén ISO/TC 207 "Environmental management".
Denna Europastandard ska ges status av nationell standard, antingen genom publicering av en identisk text eller genom ikraftsättning senast mars 2016, och motstridande nationella standarder ska upphävas senast mars 2016.
Det bör uppmärksammas att vissa beståndsdelar i denna Europastandard möjligen kan vara föremål för patenträtter. CEN ska inte hållas ansvarig för att identifiera någon eller alla sådana patenträtter.
Detta dokument ersätter SS-EN ISO 14001:2004.
Denna Europastandard har utarbetats under mandat som CEN fått av Europeiska Kommissionen och EFTA. Den stöder grundläggande krav i EUs direktiv.
Enligt CEN/CENELECs interna bestämmelser ska följande länder fastställa denna Europastandard: Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Finland, Frankrike, Grekland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Makedonien, Malta, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Slo vakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjeckien, Turkiet, Tyskland, Ungern och Österrike.
Ikraftsättningsnotering
Texten i den internationella standarden ISO 14001:2015 har godkänts av CEN som Europastandard utan någon ändring.
Orientering
0.1
Bakgrund
Att uppnå balans mellan miljö, samhälle och ekonomi anses väsentligt för att nutida behov ska kunna uppfyllas utan att kommande generationers möjligheter att uppfylla sina behov menligt påverkas. Hållbar utveckling är ett mål som uppnås genom att skapa balans mellan de tre dimensionerna av hållbarhet
Samhällets förväntningar på hållbar utveckling, transparens och ansvarighet har utvecklats med allt strängare lagstiftning, ökad belastning på miljön till följd av föroreningar, ineffektivt utnyttjande av resurser, olämplig avfallshantering, klimatförändringar, försämring av ekosystem och förlust av biologisk mångfald.
Detta har medfört att organisationer antagit ett systematiskt sätt att arbeta med miljöledning genom att införa miljöledningssystem i syfte att bidra till den miljömässiga dimensionen av hållbarhet.
Syftet med ett miljöledningssystem 0.2
Syftet med denna standard är att förse organisationer med ett ramverk för att skydda miljön och reagera på förändrade miljöförhållanden i balans med socioekonomiska behov. Standarden specificerar krav som gör det möjligt för en organisation att uppnå de avsedda resultat som den sätter upp för sitt miljöledningssystem.
Ett systematiskt sätt att arbeta med miljöledning kan förse högsta ledningen med information som på lång sikt kan skapa framgång och möjligheter att bidra till hållbar utveckling, genom att:
— skydda miljön genom förebyggande eller mildrande av negativ miljöpåverkan;
— mildra miljöförhållandens potentiella, negativa effekter på organisationen;
— underlätta för organisationen att uppfylla bindande krav;
— förbättra miljöprestandan;
— styra eller påverka hur organisationens produkter och tjänster konstrueras, tillverkas, distribueras, konsumeras och hanteras som avfall genom tillämpning av ett livscykelperspektiv som kan förebygga att miljöpåverkan oavsiktligt flyttas till någon annan del av livscykeln;
— uppnå finansiella och operativa fördelar som kan åstadkommas genom införande av miljömässigt sunda alternativ, vilka stärker organisationens marknadsposition;
— kommunicera miljöinformation till relevanta intressenter.
Denna standard är, i likhet med andra internationella standarder, inte avsedd att användas för att öka eller förändra de legala kraven på en organisation.
Framgångsfaktorer 0.3
Hur framgångsrikt ett miljöledningssystem är beror på engagemanget på alla nivåer och i alla funktioner inom organisationen, under ledning av den högsta ledningen. Organisationer kan utnyttja möjligheter att förebygga eller mildra negativ miljöpåverkan och förstärka positiv miljöpåverkan, i synnerhet sådan som har strategiska och konkurrensmässiga effekter. Högsta ledningen kan effektivt hantera risker och möjligheter genom integrering av miljöledning i organisationens verksamhetsprocesser, strategiska inriktning och be slutsfattande, genom anpassning av dem till andra affärsmässiga prioriteringar och genom införande av miljöledning i det övergripande ledningssystemet. Att visa på en framgångsrik tillämpning av denna standard kan försäkra intressenter om att ett effektivt miljöledningssystem finns på plats.
Att införa denna standard garanterar dock inte i sig optimal miljönytta. Tillämpningen av denna standard kan variera mellan olika organisationer, beroende på deras förutsättningar. Två organisationer kan utföra snarlika aktiviteter men ha olika bindande krav, åtaganden i sin miljöpolicy, miljöteknik och miljöprestandamål, men båda kan ändå uppfylla kraven enligt denna standard.
Detaljnivån och komplexiteten på miljöledningssystemet varierar beroende på organisationens förutsättningar, miljöledningssystemets omfattning, bindande krav samt karaktären på organisationens aktiviteter, produkter och tjänster, inklusive miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan.
0.4
Planera-Genomföra-Följa upp-Förbättra (PDCA)
Det angreppssätt som ligger till grund för miljöledningssystem bygger på modellen Planera-Genomföra-Följa upp-Förbättra (PDCA – ”Plan-Do-Check-Act” på engelska). PDCA-modellen beskriver en iterativ process som organisationer kan använda för att uppnå ständig förbättring. Den kan tillämpas på ett miljöledningssystem och på vart och ett av dess enskilda element. PDCA kan i korthet beskrivas på följande sätt:
— Planera: upprätta vilka miljömål och processer som behövs för att åstadkomma resultat som överensstämmer med organisationens miljöpolicy.
— Genomföra: införa processerna enligt planen.
— Följa upp: övervaka och mäta processerna med utgångspunkt i miljöpolicyn – vilket innefattar åtaganden, miljömål och verksamhetskriterier – och rapportera resultaten.
— Förbättra: vidta åtgärder för ständig förbättring.
Figur 1 visar hur det ramverk som introduceras i denna standard skulle kunna integreras i en PDCA-modell, vilket kan underlätta för nya och befintliga användare att förstå betydelsen av ett systematiskt angreppssätt.
Figur 1 — Sambandet mellan PDCA och ramverket i denna standard
0.5
Innehåll i denna standard
Denna standard uppfyller ISO:s krav på ledningssystemsstandarder. Dessa krav innefattar övergripande struktur, identisk grundtext samt gemensamma termer och definitioner, utformade för att vara till hjälp för användare som inför ledningssystem baserat på två eller flera standarder.
Denna standard innefattar inte krav som är specifika för andra ledningssystem, för t.ex. kvalitet, arbetsmiljö, energi eller ekonomi. Denna standard gör dock att en organisation kan tillämpa ett gemensamt arbetssätt och riskbaserat tänkande för att integrera sitt miljöledningssystem med kraven i andra ledningssystem.
Denna standard innehåller de krav som används för att bedöma överensstämmelse. En organisation som vill visa överensstämmelse med denna standard kan göra det genom att:
— göra en egen bedömning eller en egendeklaration, eller
— låta överensstämmelsen bekräftas av andra parter med intresse i organisationen, t.ex. kunder, eller
— låta sin egendeklaration bekräftas av någon part utanför organisationen, eller
— söka certifiering av miljöledningssystemet av en extern organisation.
Bilaga A innehåller förklaringar avsedda att förhindra feltolkning av kraven i denna standard. Bilaga B inn ehåller en översiktlig teknisk jämförelse mellan den tidigare utgåvan av denna standard och denna utgåva. Vägledning för införande av miljöledningssystem finns i ISO 14004.
I denna standard används följande verbformer:
”ska” anger krav;
”bör” anger rekommendation;
”får” anger medgivande;
Svensk ANM. Engelskans "may" översätts i vissa fall med "kan" eller "skulle kunna”.
”kan” anger möjlighet eller förmåga.
Inform ation markerad ”ANM.” (anmärkning) är avsedd att underlätta förståelsen eller användningen av d okumentet. Anmärkningar till termposter i avsnitt 3 ger ytterligare information som kompletterar termuppgifterna och de kan innehålla anvisningar rörande användningen av en term.
Termer och definitioner i avsnitt 3 är systematiskt arrangerade, men ett alfabetiskt register finns i slutet av dokumentet.
Miljöledningssystem – Krav och vägledning
1 Omfattning
Denna standard specificerar kraven på ett miljöledningssystem som en organisation kan använda för att förbättra sin miljöprestanda. Denna standard är avsedd att användas av organisationer som vill hantera sitt miljöansvar systematiskt, på sätt som bidrar till den miljömässiga dimensionen av hållbarhet.
Denna standard underlättar för organisationer att nå avsedda resultat med sitt miljöledningssystem, vilket skapar värde för miljön, för organisationen och för dess intressenter. I överensstämmelse med organisationens miljöpolicy, innefattar avsedda resultat med miljöledningssystemet att:
— miljöprestandan förbättras;
— bindande krav uppfylls;
— miljömål uppnås.
Denna standard är tillämplig för alla organisationer, oavsett storlek, typ och karaktär, och gäller för miljöaspekter av de aktiviteter, produkter och tjänster som organisationen bedömer att den antingen kan styra eller påverka under beaktande av ett livscykelperspektiv. Denna standard anger inte specifika kriterier rörande miljöprestanda.
Hela eller delar av denna standard kan användas för att systematiskt förbättra miljöledningen. Anspråk på överensstämmelse med denna standard kan dock inte accepteras om inte alla dess krav införts i organ isationens miljöledningssystem, och uppfylls utan undantag.
2 Normativa hänvisningar
Det finns inga normativa hänvisningar.
3 Termer och
definitioner
I detta dokument gäller följande termer och definitioner.
3.1
3.1.1
Termer som hänför sig till organisation och ledarskap
ledningssystem grupp av samverkande eller varandra påverkande delar av en organisation (3.1.4) för att upprätta policy och mål (3.2.5) samt processer (3.3.5) för att uppnå dessa mål
ANM. 1 till termpost: Ett ledningssystem kan gälla ett enda ämnesområde eller flera ämnesområden (t.ex. kvalitet, miljö, arbetsmiljö, energi, finansiella system).
ANM. 2 till termpost: Ledningssystemets delar innefattar organisationens struktur, roller och ansvar, planering och verksamhet, utvärdering av prestanda och förbättring.
ANM. 3 till termpost: Ett ledningssystem kan omfatta hela organisationen, specifika och identifierade funktioner inom organisationen, specifika och identifierade delar av organisationen, eller en eller flera funktioner inom en grupp organisationer.
3.1.2
miljöledningssystem del av ledningssystem (3.1.1) som används för att hantera miljöaspekter (3.2.2), uppfylla bindande krav (3.2.9) och hantera risker och möjligheter (3.2.11)
3.1.3
miljöpolicy avsikter och inriktning för en organisation (3.1.4) rörande miljöprestanda (3.4.11), formellt uttalade av högsta ledningen (3.1.5)
3.1.4
organisation person eller grupp av personer, som har egna funktioner med ansvar, befogenheter och samband för att uppnå sina mål (3.2.5)
ANM. 1 till termpost: Begreppet organisation innefattar, men är inte begränsat till, egenföretagare, bolag, koncern, firma, företag, myndighet, affärspartner, välgörenhetsorganisation eller institution, eller delar, alternativt kombinationer av dem, oavsett ägarstruktur eller om de är offentliga eller privata.
3.1.5 högsta ledningen person eller grupp av personer som leder och styr en organisation (3.1.4) på högsta nivå
ANM. 1 till termpost: Högsta ledningen har rätten att delegera befogenheter och tillhandahålla resurser inom organisationen.
ANM. 2 till termpost: Om ledningssystemet (3.1.1) omfattar endast en del av organisationen avses med högsta ledningen de som leder och styr denna del av organisationen.
3.1.6 intressent person eller organisation (3.1.4) som kan påverka, påverkas av eller anser sig vara påverkad av ett beslut eller en åtgärd
EXEMPEL Kunder, samhällsgrupper, leverantörer, föreskrivande myndigheter, icke-statliga organisationer, investerare och anställda.
ANM. 1 till termpost: Att ”anse sig vara påverkad” innebär att denna uppfattning har blivit känd för organisationen.
3.2
3.2.1 miljö
Termer som hänför sig till planering
omgivningar där en organisation (3.1.4) verkar, som innefattar luft, vatten, mark, naturresurser, flora, fauna och människor och samverkan mellan dessa
ANM. 1 till termpost: Omgivningar kan sträcka sig från inom en organisation till det lokala, regionala och globala systemet.
ANM. 2 till termpost: Omgivningar kan beskrivas i termer av biologisk mångfald, ekosystem, klimat eller andra egenskaper.
3.2.2
miljöaspekt delar av en organisations (3.1.4) aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som påverkar eller kan påverka miljön (3.2.1)
ANM. 1 till termpost: En miljöaspekt kan orsaka miljöpåverkan (3.2.4). En betydande miljöaspekt är en miljöaspekt som har eller kan ha en eller flera typer av betydande miljöpåverkan
ANM. 2 till termpost: Betydande miljöaspekter fastställs av organisationen utifrån ett eller flera kriterier.
3.2.3
miljöförhållande tillstånd eller egenskap hos miljön (3.2.1), fastställd vid en viss tidpunkt
3.2.4
miljöpåverkan positiv eller negativ förändring i miljön (3.2.1), som helt eller delvis orsakas av en organisations (3.1.4) miljöaspekter (3.2.2)
3.2.5
mål resultat som ska uppnås
ANM. 1 till termpost: Ett mål kan vara strategiskt, taktiskt eller operativt.
ANM. 2 till termpost: Mål kan röra olika ämnesområden (t.ex. mål för ekonomi, arbetsmiljö, yttre miljö) och kan vara tillämpliga på olika nivåer (t.ex. strategisk, organisationsövergripande, projekt, produkt, tjänst och process (3.3.5)).
ANM. 3 till termpost: Ett mål kan uttryckas på andra sätt, t.ex. som ett avsett resultat, ett ändamål, ett verksamhetskriterium, som ett miljömål (3.2.6), eller genom användningen av andra ord med liknande betydelse (t.ex. målsättning, syfte, ändamål).
3.2.6
miljömål mål (3.2.5), uppsatt av organisationen (3.1.4), förenligt med dess miljöpolicy (3.1.3)
3.2.7
förebyggande av förorening användning av processer (3.3.5), tillvägagångssätt, tekniska metoder, material, produkter, tjänster eller energi för att undvika, minska eller styra (var för sig eller i kombination) uppkomsten av utsläpp av någon typ av förorening eller avfall, för att därigenom minska negativ miljöpåverkan (3.2.4).
ANM. 1 till termpost: Förebyggande av förorening kan innebära att källan till föroreningen minskas eller elimineras, förändring av process, produkter eller tjänster, effektivt resursutnyttjande, byte av material och energislag, återanvändning, materialåtervinning, sanering eller behandling.
3.2.8
krav
behov eller förväntningar som är angivna, underförstådda eller obligatoriska
ANM. 1 till termpost: ”Underförstådd” innebär att det är vanligt eller allmänt vedertaget att det berörda behovet eller förväntningen är underförstådd inom organisationen (3.1.4) och av intressenterna (3.1.6).
ANM. 2 till termpost: Ett specificerat krav är ett som är angivet i t.ex. dokumenterad information (3.3.2).
ANM. 3 till termpost: Andra krav än legala krav blir obligatoriska när organisationen beslutar att uppfylla dem.
3.2.9
bindande krav (föredragen term) legala krav och andra krav (tillåten term) legala krav (3.2.8) som en organisation (3.1.4) behöver uppfylla och andra krav som en organisation behöver eller väljer att uppfylla
ANM. 1 till termpost: Bindande krav hänför sig till miljöledningssystemet (3.1.2).
ANM. 2 till termpost: Bindande krav härrör från tvingande krav, som tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter, eller frivilliga åtaganden som organisations- och branschstandarder, kontraktsförhållanden, praxis och överenskommelser med samhällsgrupper eller icke-statliga organisationer.
3.2.10
risk osäkerhetens effekt
ANM. 1 till termpost: En effekt är en avvikelse från det förväntade – positiv eller negativ.
ANM. 2 till termpost: Osäkerhet är det tillstånd, också partiellt, av bristande information som har att göra med förståelse för, eller kunskap om, en händelse, dess konsekvenser eller sannolikhet.
ANM. 3 till termpost: Risk karaktäriseras ofta utifrån potentiella händelser (enligt definition i ISO Guide 73:2009, 3.5.1.3) och konsekvenser (enligt definition i ISO Guide 73:2009, 3.6.1.3), eller en kombination av dessa.
ANM. 4 till termpost: Risk uttrycks ofta som en kombination av en händelses konsekvenser (inklusive förändrade omständigheter) och tillhörande sannolikhet (enligt definition i ISO Guide 73:2009, 3.6.1.1) för förekomsten.
3.2.11 risker och möjligheter potentiellt negativa effekter (hot) och potentiellt positiva effekter (möjligheter)
3.3
Termer som hänför sig till stöd och verksamhet
3.3.1 kompetens förmåga att tillämpa kunskap och färdigheter för att uppnå avsedda resultat
3.3.2
dokumenterad information information som ska styras och underhållas av en organisation (3.1.4) samt det medium på vilket informationen finns
ANM. 1 till termpost: Dokumenterad information kan ha vilket format som helst, finnas på vilket medium som helst och ha vilken källa som helst.
ANM. 2 till termpost: Dokumenterad information kan avse t.ex.
— information som skapats så att organisationens verksamhet kan fungera (styrande dokument)
— belägg över uppnådda resultat (redovisande dokument).
3.3.3
livscykel på varandra följande och sammanhängande stadier i ett produktsystem (eller tjänstesystem), från anskaffande av råmaterial eller utvinning ur naturresurser till slutlig avfallshantering
ANM. 1 till termpost: Livscykelns stadier omfattar anskaffande av råmaterial, konstruktion, produktion, transport/leverans, användning, hantering efter avslutad livslängd samt slutlig avfallshantering.
[KÄLLA: ISO 14044:2006, 3.1, ändrad – orden ”(eller tjänstesystem)” har lagts till i definitionen och ANM. 1 till termposten har lagts till.]
3.3.4
utkontraktera (outsourca) anlita en extern organisation (3.1.4) för att genomföra en del av en organisations funktion eller process (3.3.5)
ANM. 1 till termpost: En extern organisation omfattas inte av ledningssystemet (3.1.1), men utkontrakterad funktion eller process omfattas.
3.3.5 process grupp av aktiviteter som samverkar eller påverkar varandra, och som omformar insatser till utfall
ANM. 1 till termpost: En process kan vara dokumenterad eller inte dokumenterad.
3.4 Termer som hänför sig till utvärdering av prestanda och förbättring
3.4.1 revision systematisk, oberoende och dokumenterad process (3.3.5) som syftar till att skaffa revisionsbelägg och utvärdera dessa objektivt för att avgöra i vilken utsträckning revisionskriterierna har uppfyllts
ANM. 1 till termpost: En intern revision utförs av organisationen (3.1.4) själv, eller för dess räkning av en extern part.
ANM. 2 till termpost: En revision kan vara en kombinerad revision (då två eller fler ämnesområden kombineras).
ANM. 3 till termpost: Oberoende kan visas genom frihet från ansvar för den aktivitet som revideras eller genom frihet från jäv och intressekonflikt.
ANM. 4 till termpost: ”Revisionsbelägg” består av redovisande dokument, faktauppgifter eller annan information som är relevanta för revisionskriterierna och är verifierbara; och ”revisionskriterier” är den uppsättning policyer, rutiner eller krav (3.2.8) som utgör den referens med vilken revisionsbeläggen jämförs, enligt definition i ISO 19011:2011, 3.3 respektive 3.2
3.4.2
överensstämmelse uppfyllande av ett krav (3.2.8)
3.4.3 avvikelse icke-uppfyllande av ett krav (3.2.8)
ANM. 1 till termpost: Avvikelse relaterar till kraven i denna standard och ytterligare krav i miljöledningssystemet (3.1.2) som en organisation (3.1.4) själv upprättar.
3.4.4 korrigerande åtgärd åtgärd för att eliminera orsaken till en konstaterad avvikelse (3.4.3) och för att förebygga upprepning av denna
ANM. 1 till termpost: Det kan finnas fler än en orsak till en avvikelse.
3.4.5 ständig förbättring återkommande aktivitet för att förbättra prestanda (3.4.10)
ANM. 1 till termpost: Förbättring av prestanda relaterar till användningen av miljöledningssystemet (3.1.2) för att förbättra miljöprestandan (3.4.11) i enlighet med organisationens (3.1.4) miljöpolicy (3.1.3).
ANM. 2 till termpost: Aktiviteten behöver inte äga rum samtidigt inom alla områden, eller utan avbrott.
3.4.6 verkan omfattning i vilken planerade aktiviteter har genomförts och planerade resultat har uppnåtts
3.4.7 indikator mätbar representation av tillstånd eller status för drift, ledning eller förhållanden [KÄLLA: ISO 14031:2013, 3.15]
3.4.8
övervakning bestämning av status hos ett system, en process (3.3.5) eller en aktivitet
ANM. 1 till termpost: För att bestämma status kan det vara nödvändigt att kontrollera, ha uppsikt över eller kritiskt observera.
3.4.9
mätning process (3.3.5) för att bestämma ett värde
3.4.10 prestanda mätbart resultat
ANM. 1 till termpost: Prestanda kan avse kvantitativa eller kvalitativa iakttagelser.
ANM. 2 till termpost: Prestanda kan avse ledning av aktiviteter, processer (3.3.5), produkter (inklusive tjänster), system eller organisationer (3.1.4).
3.4.11 miljöprestanda prestanda (3.4.10) rörande hantering av miljöaspekter (3.2.2)
ANM. 1 till termpost: För ett miljöledningssystem (3.1.2) kan resultat mätas mot organisationens (3.1.4) miljöpolicy (3.1.3), miljömål (3.2.6), eller andra kriterier med hjälp av indikatorer (3.4.7).
4 Organisationens förutsättningar
4.1
Att förstå organisationen och dess förutsättningar
Organisationen ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och som påverkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten med sitt miljöledningssystem. Sådana frågor ska omfatta milj öförhållanden som påverkas av eller som kan påverka organisationen.
4.2
Att förstå intressenters behov och förväntningar
Organisationen ska bestämma:
a) vilka intressenter som är relevanta för miljöledningssystemet;
b) dessa intressenters relevanta behov och förväntningar (dvs. krav);
c) vilka av dessa behov och förväntningar som ska bli organisationens bindande krav.
4.3
Att bestämma miljöledningssystemets omfattning
Organisationen ska bestämma avgränsningar och tillämplighet av miljöledningssystemet för att fastställa dess omfattning.
När organisationen bestämmer denna omfattning ska den beakta:
a) de externa och interna frågor som det hänvisas till i 4.1;
b) de bindande krav som det hänvisas till i 4.2;
c) sina organisatoriska enheter, funktioner och fysiska gränser;
d) sina aktiviteter, produkter och tjänster;
e) sina befogenheter och sin förmåga att utöva styrning och påverkan.
När omfattningen fastställts ska alla organisationens aktiviteter, produkter och tjänster inom denna omfattning innefattas i miljöledningssystemet.
Omfattningen ska hållas uppdaterad som dokumenterad information och vara tillgänglig för intressenter.
4.4
Miljöledningssystem
För att uppnå avsett resultat, inklusive att förbättra sin miljöprestanda, ska organisationen upprätta, införa, underhålla och ständigt förbättra ett miljöledningssystem, inklusive nödvändiga processer och deras samverkan, enligt kraven i denna standard.
Organisationen ska beakta de kunskaper som inhämtats enligt 4.1 och 4.2 när miljöledningssystemet upprättas och underhålls.
5 Ledarskap
5.1
Ledarskap och åtagande
Högsta ledningen ska tydligt visa ledarskap och åtagande i fråga om miljöledningssystemet genom att:
a) ta ansvar för miljöledningssystemets verkan;
b) säkerställa att miljöpolicy och miljömål är upprättade och är förenliga med organisationens strategiska inriktning och förutsättningar;
c) säkerställa att miljöledningssystemets krav integreras i organisationens verksamhetsprocesser;
d) säkerställa att miljöledningssystemet ges nödvändiga resurser;
e) kommunicera betydelsen av att miljöarbetet leds och styrs på ett väl fungerande sätt och att kraven i miljöledningssystemet uppfylls;
f) säkerställa att miljöledningssystemet uppnår avsett resultat;
g) leda och stödja personer så att de bidrar till ett väl fungerande miljöledningssystem;
h) främja ständig förbättring;
i) ge stöd till andra relevanta ledande befattningshavare så att de tydligt utövar sitt ledarskap på ett sätt som är tillämpligt inom deras ansvarsområden.
ANM. Begreppet ”verksamhet” i denna standard kan tolkas i vid bemärkelse som de aktiviteter som är av central betydelse för syftet med organisationens existens.
Miljöpolicy 5.2
Högsta ledningen ska upprätta, införa och underhålla en miljöpolicy som, inom den definierade omfattningen av organisationens miljöledningssystem
a) är anpassad till organisationens syfte och förutsättningar, inklusive typ, omfattning och miljöpåverkan från dess aktiviteter, produkter och tjänster;
b) ger ett ramverk för att sätta miljömål;
c) innefattar ett åtagande att skydda miljön, inklusive förebyggande av förorening, och andra specifika åtaganden som är relevanta för organisationens förutsättningar;
ANM. Andra specifika åtaganden att skydda miljön kan innefatta hållbar resursanvändning, begränsning av och anpassning till klimatförändringar, samt skydd av biologisk mångfald och ekosystem.
d) innefattar ett åtagande att uppfylla bindande krav;
e) innefattar ett åtagande att ständigt förbättra miljöledningssystemet för att uppnå bättre miljöprestanda.
Miljöpolicyn ska:
— upprätthållas som dokumenterad information;
— kommuniceras inom organisationen;
— vara tillgänglig för intressenter.
5.3
Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen
Högsta ledningen ska säkerställa att relevanta roller har tilldelats ansvar och befogenheter och att dessa är kommunicerade inom organisationen.
Högsta ledningen ska tilldela ansvar och befogenhet för att:
a) säkerställa att miljöledningssystemet uppfyller kraven i denna standard;
b) rapportera till högsta ledningen om hur miljöledningssystemet fungerar, inklusive miljöprestandan.
6 Planering
6.1
Åtgärder för att hantera risker och möjligheter
6.1.1 Allmänt
Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för att uppfylla kraven i 6.1.1 till 6.1.4.
När organisationen planerar miljöledningssystemet ska den beakta:
a) de frågor som hänvisas till i 4.1;
b) de krav som hänvisas till i 4.2;
c) omfattningen av miljöledningssystemet;
och avgöra risker och möjligheter rörande organisationens miljöaspekter (se 6.1.2), bindande krav (se 6.1.3) och andra frågor och krav, som identifierats i 4.1 och 4.2, och som behöver hanteras för att:
— ge en försäkran om att miljöledningssystemet kan uppnå avsedda resultat ;
— förebygga eller minska oönskade effekter, inklusive möjlig påverkan på organisationen från externa miljöförhållanden;
— uppnå ständig förbättring.
Inom miljöledningssystemets omfattning ska organisationen fastställa potentiella nödlägen, inklusive sådana som kan ha miljöpåverkan.
Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information rörande:
— risker och möjligheter som behöver hanteras;
— den eller de process(er) som behövs enligt 6.1.1 till 6.1.4, i den omfattning som är nödvändig för att ha tilltro till att de utförs som planerat.
6.1.2 Miljöaspekter
Inom miljöledningssystemets omfattning ska organisationen fastställa miljöaspekterna för sådana aktiviteter, produkter och tjänster som den kan styra och sådana som den kan påverka, samt deras miljöpåverkan, under beaktande av ett livscykelperspektiv.
Vid fastställande av miljöaspekter ska organisationen ta hänsyn till:
a) förändring, inklusive planerad eller ny utveckling, samt nya eller ändrade aktiviteter, produkter och tjänster;
b) onormala förhållanden och rimligt förutsägbara nödlägen.
Organisationen ska fastställa vilka aspekter som har eller kan ha en betydande miljöpåverkan, dvs. bet ydande miljöaspekter, genom användning av fastställda kriterier.
Organisationen ska i lämplig omfattning kommunicera sina betydande miljöaspekter inom organisationens olika nivåer och funktioner.
Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information rörande:
— miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan;
— kriterier som används för fastställande av betydande miljöaspekter;
— betydande miljöaspekter.
ANM. Betydande miljöaspekter kan medföra risker och möjligheter som associeras med antingen negativ miljöpåverkan (hot) eller positiv miljöpåverkan (möjlighet).
6.1.3 Bindande krav
Organisationen ska:
a) fastställa och ha tillgång till de bindande krav som rör dess miljöaspekter;
b) fastställa hur dessa bindande krav är tillämpliga på organisationen;
c) ta hänsyn till dessa bindande krav när miljöledningssystemet upprättas, införs, underhålls och ständigt förbättras.
Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information om dess bindande krav.
ANM. Bindande krav kan medföra risker och möjligheter för organisationen.
6.1.4 Planering av åtgärder
Organisationen ska planera:
a) åtgärder för att hantera sina:
1) betydande miljöaspekter;
2) bindande krav;
3) risker och möjligheter som identifieras i 6.1.1;
b) hur den ska:
1) integrera och införa åtgärderna i miljöledningssystemets processer (se 6.2, avsnitt 7, avsnitt 8 och 9.1), eller andra verksamhetsprocesser;
2) utvärdera om åtgärderna har gett avsedd verkan (se 9.1).
Vid planering av dessa åtgärder ska organisationen beakta tekniska möjligheter samt dess ekonomiska, verksamhetsrelaterade och affärsrelaterade krav.
6.2
Miljömål och planering för att uppnå dem
6.2.1 Miljömål
Organisationen ska upprätta miljömål för relevanta funktioner och nivåer, med hänsyn tagen till organisationens betydande miljöaspekter och tillhörande bindande krav, under beaktande av dess risker och möjligheter.
Miljömålen ska:
a) stå i överensstämmelse med miljöpolicyn;
b) vara mätbara (om det är praktiskt möjligt);
c) övervakas;
d) kommuniceras;
e) uppdateras efter behov.
Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information om miljömålen.
6.2.2 Planering av åtgärder för att uppnå miljömål
När organisationen planerar för hur den ska uppnå sina miljömål ska den avgöra:
a) vad som ska göras;
b) vilka resurser som kommer att krävas;
c) vem som ska vara ansvarig;
d) när det ska vara genomfört;
e) hur resultaten ska utvärderas, vilket innefattar indikatorer för övervakning av framsteg mot uppnående av mätbara miljömål (se 9.1.1).
Organisationen ska beakta hur åtgärder för att uppnå miljömålen kan integreras i organisationens verksamhetsprocesser.
7 Stöd
7.1
Resurser
Organisationen ska bestämma och tillhandahålla de resurser som behövs för att upprätta, införa, underhålla och ständigt förbättra sitt miljöledningssystem
Kompetens 7.2
Organisationen ska:
a) avgöra vilken kompetens som är nödvändig hos den eller de personer som arbetar inom eller åt organisationen och som påverkar dess miljöprestanda och dess möjligheter att uppfylla sina bindande krav;
b) säkerställa att dessa personer är kompetenta baserat på lämplig utbildning, upplärning eller erfarenhet;
c) fastställa utbildningsbehov kopplade till miljöaspekterna och miljöledningssystemet;
d) vidta åtgärder, där så är tillämpligt, för att införskaffa den nödvändiga kompetensen och utvärdera verkan av de vidtagna åtgärderna.
ANM. Tillämpliga åtgärder kan exempelvis vara att ge anställda möjlighet till vidareutbildning, mentorstöd eller andra arbetsuppgifter, eller att hyra in eller anlita kompetenta personer.
Organisationen ska bevara lämplig dokumenterad information som belägg för kompetens.
Medvetenhet 7.3
Organisationen ska säkerställa att personer som arbetar inom eller åt organisationen ska vara medvetna om:
a) miljöpolicyn;
b) betydande miljöaspekter och tillhörande faktisk eller potentiell miljöpåverkan som är förenad med deras arbete;
c) sina bidrag till ett väl fungerande miljöledningssystem, inklusive fördelarna med att miljöprestanda förbättras;
d) konsekvenserna av att inte uppfylla kraven i miljöledningssystemet, inklusive att inte uppfylla organisationens bindande krav.
7.4
Kommunikation
7.4.1 Allmänt
Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för intern och extern kommunikation som är relevant i fråga om miljöledningssystemet, vilket innefattar:
a) vad kommunikationen ska handla om;
b) när kommunikationen ska ske;
c) med vem kommunikationen ska ske;
d) hur kommunikationen ska ske.
När kommunikationsprocesserna upprättas ska organisationen:
— ta hänsyn till bindande krav;
— säkerställa att den miljöinformation som kommuniceras överensstämmer med den information som genereras i miljöledningssystemet, och är tillförlitlig.
Organisationen ska besvara relevant kommunikation om sitt miljöledningssystem.
Organisationen ska i lämplig omfattning bevara dokumenterad information som belägg för dess kommunikation.
7.4.2 Intern kommunikation
Organisationen ska:
a) i lämplig omfattning kommunicera inom organisationens nivåer och funktioner, information som är relevant för miljöledningssystemet, inklusive ändringar av miljöledningssystemet;
b) säkerställa att kommunikationsprocesserna gör det möjligt för personer som arbetar inom eller åt organ isationen att bidra till ständig förbättring.
7.4.3 Extern kommunikation
Organisationen ska externt kommunicera information som är relevant för miljöledningssystemet, på sätt som fastställts i organisationens kommunikationsprocesser och som krävs av de bindande kraven.
7.5
Dokumenterad information
7.5.1 Allmänt
Organisationens miljöledningssystem ska innefatta:
a) dokumenterad information som krävs enligt denna standard;
b) dokumenterad information som organisationen har bestämt är nödvändig för ett väl fungerande miljöledningssystem.
ANM. Omfattningen av den dokumenterade informationen för ett miljöledningssystem kan variera från en organisation till en annan beroende på:
— organisationens storlek och dess slag av aktiviteter, processer, produkter och tjänster;
— behovet att visa att bindande krav uppfylls;
— processernas komplexitet och samverkan;
— personers kompetens.
7.5.2 Skapande och uppdatering
När dokumenterad information skapas och uppdateras ska organisationen säkerställa lämplig:
a) identifiering och beskrivning (t.ex. rubrik, datum, författare eller referensnummer);
b) form (t.ex. språk, programvaruversion, grafik) och medium (t.ex. papper, elektroniskt format);
c) granskning och godkännande i fråga om lämplighet och tillräcklighet.
7.5.3 Styrning av dokumenterad information
Dokumenterad information som krävs av miljöledningssystemet och av denna standard ska styras för att säkerställa att:
a) den är tillgänglig och lämplig för användning där den behövs och när den behövs;
b) den är tillräckligt skyddad (t.ex. mot förlust av konfidentialitet, olämplig användning eller förvanskning).
För denna styrning av dokumenterad information ska organisationen i tillämplig utsträckning behandla:
— distribution, åtkomst, inhämtning och användning;
— förvaring och bevarande, inklusive bevarande av läsbarhet;
— styrning av ändringar (t.ex. versionshantering);
— arkivering och gallring.
Dokumenterad information av externt ursprung, som organisationen har bestämt är nödvändig för planering och användning av miljöledningssystemet, ska i lämplig utsträckning identifieras och styras.
ANM. Åtkomst kan förutsätta att det tagits ett beslut om behörighet att endast läsa den dokumenterade informationen, eller att både läsa och ändra den dokumenterade informationen.
8 Verksamhet
8.1
Planering och styrning av verksamheten
Organisationen ska upprätta, införa, underhålla och styra de processer som behövs för att uppfylla krav och utföra de åtgärder som fastställts i 6.1 och 6.2 genom att:
— upprätta kriterier för dessa processer;
— införa styrning av processerna enligt kriterierna.
ANM. Styrning kan innefatta styrmedel i teknisk mening och rutiner. Styrmedel kan införas enligt en hierarkisk ordning (t.ex. eliminering, substitution, administrativ) och kan användas var för sig eller i kombination.
Organisationen ska styra planerade ändringar och granska konsekvenserna av oavsiktliga ändringar samt vid behov vidta åtgärder för att motverka negativa effekter.
Organisationen ska säkerställa att utkontrakterade (outsourcade) processer är styrda eller påverkade. Typ och omfattning av den styrning eller påverkan som ska tillämpas på processerna ska definieras inom milj öledningssystemet.
I överensstämmelse med ett livscykelperspektiv ska organisationen:
a) upprätta styrning, i lämplig omfattning, för att säkerställa att miljökraven hanteras under konstruktionsoch utvecklingsprocessen för produkten eller tjänsten, under beaktande av varje del av dess livscykel;
b) fastställa lämpliga miljökrav för upphandling av produkter och tjänster;
c) kommunicera relevanta miljökrav till externa leverantörer, inklusive entreprenörer;
d) beakta behovet av att ge information rörande potentiell, betydande miljöpåverkan som kan kopplas till transport eller leverans, användning, hantering efter avslutad livslängd och slutlig avfallshantering av dess produkter och tjänster.
Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information i den omfattning som är nödvändig för att ha tilltro till att processerna har utförts som planerat.
8.2
Beredskap och agerande vid nödlägen
Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för att förbereda sig för och agera vid potentiella nödlägen enligt 6.1.1
Organisationen ska:
a) förbereda sig genom att planera åtgärder för att förebygga eller mildra negativ miljöpåverkan till följd av nödlägen;
b) agera vid faktiska nödlägen;
c) vidta åtgärder för att förhindra eller mildra konsekvenserna av nödlägen, lämpliga för nödlägets omfattning och potentiella miljöpåverkan;
d) regelbundet öva planerade responsåtgärder, där så är praktiskt möjligt;
e) regelbundet granska och revidera processer och planerade responsåtgärder, i synnerhet efter inträffade nödlägen eller övningar;
f) i lämplig omfattning tillhandahålla relevant information och utbildning rörande beredskap för och respons vid nödlägen till relevanta intressenter, inklusive personer som utför arbete inom eller åt organisationen.
Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information i den omfattning som är nödvändig för att ha tilltro till att processerna har utförts som planerat.
9 Utvärdering av prestanda
9.1
Övervakning, mätning, analys och utvärdering
9.1.1 Allmänt
Organisationen ska övervaka, mäta, analysera och utvärdera sin miljöprestanda.
Organisationen ska fastställa:
a) vad som behöver övervakas och mätas;
b) vilka metoder som i tillämplig utsträckning behövs för övervakning, mätning, analys och utvärdering för att säkerställa tillförlitliga resultat;
c) kriterier samt lämpliga indikatorer enligt vilka organisationen ska utvärdera miljöprestandan;
d) när övervakning och mätning ska utföras;
e) när resultaten från övervakning och mätning ska analyseras och utvärderas.
Organisationen ska säkerställa att kalibrerad eller verifierad utrustning för övervakning och mätning används och underhålls i lämplig omfattning.
Organisationen ska utvärdera sin miljöprestanda och verkan hos miljöledningssystemet.
Organisationen ska både internt och externt kommunicera relevant information rörande miljöprestandan, enligt vad som är fastställt i organisationens kommunikationsprocesser och enligt vad som erfordras i bin dande krav.
Organisationen ska bevara lämplig dokumenterad information som visar resultaten av övervakning, mätning, analys och utvärdering.
9.1.2 Utvärdering av efterlevnad
Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för att utvärdera efterlevnad av bin dande krav.
Organisationen ska:
a) fastställa frekvensen för utvärdering av efterlevnad;
b) utvärdera efterlevnad och vid behov vidta åtgärder;
c) underhålla kunskap om, och förståelse för, efterlevnadsstatus.
Organisationen ska bevara dokumenterad information som belägg för resultaten av utvärdering av efterlevnad.
Intern revision 9.2
9.2.1 Allmänt
Organisationen ska med planerade intervall genomföra interna revisioner för att få information om huruvida miljöledningssystemet:
a) överensstämmer med:
1) organisationens egna krav på sitt miljöledningssystem;
2) kraven i denna standard;
b) har införts och underhållits på ett ändamålsenligt sätt.
9.2.2 Internt revisionsprogram
Organisationen ska upprätta, införa och underhålla ett eller flera interna revisionsprogram, vilket innefattar frekvens, metoder, ansvar, planeringskrav och rapportering av interna revisioner.
När det interna revisionsprogrammet upprättas ska organisationen beakta de berörda processernas bet ydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultaten från tidigare revisioner.
Organisationen ska:
a) definiera revisionskriterier och omfattning för varje revision;
b) välja revisorer och genomföra revisioner på ett sätt som säkerställer revisionsprocessens objektivitet och oberoende;
c) säkerställa att revisionsresultaten rapporteras till relevanta ledningsfunktioner;
Organisationen ska bevara dokumenterad information som visar genomförandet av revisionsprogrammet och revisionsresultaten.
9.3
Ledningens genomgång
Högsta ledningen ska med planerade intervall ha en genomgång av organisationens miljöledningssystem för att säkerställa systemets fortsatta lämplighet, tillräcklighet och verkan.
Ledningens genomgång ska innefatta beaktande av:
a) status för åtgärder som beslutats vid ledningens tidigare genomgångar;
b) förändringar i:
1) externa och interna frågor som är relevanta för miljöledningssystemet;
2) intressenters behov och förväntningar, inklusive bindande krav;
3) dess betydande miljöaspekter;
4) risker och möjligheter;
c) i vilken utsträckning organisationens miljömål har uppnåtts;
d) information om organisationens miljöprestanda, vilket innefattar trender i fråga om:
1) avvikelser och korrigerande åtgärder;
2) resultat från övervakning och mätning;
3) efterlevnad av bindande krav;
4) revisionsresultat;
e) resursers tillräcklighet;
f) relevant kommunikation från intressenter, inklusive klagomål;
g) möjligheter till ständig förbättring.
Resultatet av ledningens genomgång ska omfatta:
— slutsatser om miljöledningssystemet är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt;
— beslut som rör möjligheter till ständig förbättring;
— beslut som rör behov av ändring av miljöledningssystemet, inklusive resurser;
— åtgärder, om så behövs, när miljömål inte uppnåtts;
— möjligheter att förbättra integrering av miljöledningssystemet i andra verksamhetsprocesser, om så behövs;
— eventuella konsekvenser för organisationens strategiska inriktning.
Organisationen ska bevara dokumenterad information som visar resultaten av ledningens genomgångar.
10 Förbättringar
10.1
Allmänt
Organisationen ska fastställa möjligheter till förbättring (se 9.1, 9.2 och 9.3) och genomföra erforderliga åtgärder för att uppnå avsedda resultat med sitt miljöledningssystem.
Avvikelse och korrigerande åtgärd 10.2
När en avvikelse inträffar ska organisationen:
a) reagera på avvikelsen, och i tillämplig utsträckning:
1) vidta åtgärder för att hantera och korrigera den;
2) hantera konsekvenserna, inklusive att mildra negativ miljöpåverkan;
b) utvärdera behovet av åtgärder för att eliminera orsakerna till avvikelsen, så att den inte inträffar på nytt eller på annat håll, genom att:
1) granska avvikelsen;
2) fastställa orsakerna till avvikelsen;
3) undersöka om liknande avvikelser finns eller skulle kunna inträffa;
c) vidta nödvändiga åtgärder;
d) granska vilken verkan genomförda korrigerande åtgärder har haft;
e) göra ändringar i miljöledningssystemet om det är nödvändigt.
Korrigerande åtgärder ska vara lämpliga i förhållande till betydelsen av effekterna av de påträffade avvikelserna, inklusive miljöpåverkan.
Organisationen ska bevara dokumenterad information som visar:
— arten av avvikelser och åtgärder som vidtagits i efterhand;
— resultaten av korrigerande åtgärder.
Ständig förbättring 10.3
Organisationen ska, för att förbättra miljöprestandan, ständigt förbättra lämpligheten, tillräckligheten och verkan av sitt miljöledningssystem.
Bilaga A (informativ)
Vägledning för användning av denna standard
A.1 Allmänt
Förklaringarna i denna bilaga är avsedda att förhindra feltolkning av kraven i denna standard. Denna i nform ation tar upp och ligger i linje med dessa krav, men är inte avsedd att komplettera, begränsa eller på något sätt ändra dem.
Kraven i denna standard bör ses i ett systemperspektiv eller ett helhetsperspektiv. Användaren bör inte läsa någon viss mening eller något visst avsnitt i denna standard separat från andra avsnitt. Det finns samband mellan kraven i vissa avsnitt och kraven i andra avsnitt. Organisationen behöver exempelvis förstå sambandet mellan åtagandena i miljöpolicyn och de krav som specificeras i andra avsnitt.
Ändringshantering är en viktig del av underhållet av ett miljöledningssystem som säkerställer att organisationens miljöledningssystem fortlöpande kan uppnå avsedda resultat. Hantering av ändringar behandlas i olika krav i denna standard, inklusive
— underhåll av miljöledningssystemet (se 4.4),
— miljöaspekter (se 6.1.2),
— intern kommunikation (se 7.4.2),
— verksamhetsstyrning (se 8.1),
— interna revisionsprogram (se 9.2.2), och
— ledningens genomgång (se 9.3).
Som en del av ändringshanteringen bör organisationen hantera planerade och oplanerade ändringar för att säkerställa att oavsedda konsekvenser av dessa ändringar inte får negativ inverkan på miljöledningssystemets avsedda resultat. Exempel på ändringar innefattar:
— planerade ändringar av produkter, processer, verksamhet, utrustning eller anläggningar;
— ändringar i fråga om personal eller externa leverantörer, inklusive entreprenörer;
— ny information rörande miljöaspekter, miljöpåverkan och relaterade tekniker;
— ändringar av bindande krav.
A.2 Förtydligande av struktur och terminologi
Avsnittsstrukturen och en del av terminologin i denna standard har ändrats, i syfte att skapa bättre överensstämmelse med andra ledningssystemsstandarder. Det finns dock inget krav i denna standard att dess avsnittsstruktur eller terminologi behöver tillämpas på en organisations dokumentation av miljöledningss ystem. Det finns inget krav att de termer en organisation använder ersätts med termer som används i denna standard. Organisationer kan välja att använda termer som passar deras verksamhet (t.ex. ”dokument”, ”dokumentation” eller ”protokoll” i stället för ”dokumenterad information”)
A.3 Förtydligande av begrepp
I tillägg till de termer och definitioner som anges i avsnitt 3 förtydligas vissa begrepp nedan, i syfte att förebygga missförstånd.
— I denna standard förekommer orden ”någon” och ”eventuell”, som innebär urval eller valmöjlighet.
— Orden ”lämplig” och ”tillämplig” är inte utbytbara. ”Lämplig” betyder passande (för, till) och anger viss grad av frihet, medan ”tillämplig” betyder relevant eller möjlig att tillämpa och innebär att tillämpning, om tillämplighet föreligger, är nödvändig.
Svensk ANM: Ordet "approriate" har på ett par ställen översatts med "anpassad till" och "efter behov".
— Ordet ”beakta” anger att det är nödvändigt att tänka över ämnet, men att det kan utelämnas, medan ”ta hänsyn till” anger att det är nödvändigt att tänka över ämnet och att det inte kan utelämnas.
— ”Ständig” anger varaktighet över tid, men med vissa avbrott (till skillnad från ”kontinuerlig”, som anger obruten varaktighet). ”Ständig” är därför det lämpliga ordet att använda om förbättring.
— I denna standard används ordet ”effekt” för att beskriva vilket resultatet en förändring får för organisationen. Ordet ”miljöpåverkan” betecknar specifikt resultatet av en förändring i miljön.
— Ordet ”säkerställa” anger att ansvaret (för att göra något) kan delegeras, men inte ansvarigheten (för vad som gjorts).
— I denna standard används termen ”intressent”, vilket motsvarar de engelska orden "interested party" och "stakeholder".
Denna standard använder en del ny terminologi. Nedan förklaras denna kort, i syfte att hjälpa både nya användare och sådana användare som har använt tidigare utgåvor av denna standard.
— Frasen ”bindande krav” ersätter frasen ”lagkrav och andra krav som organisationen berörs av”, som använts i den föregående utgåvan av denna standard. Syftet med denna nya term avviker inte från den föregående utgåvans.
— ”Dokumenterad information” ersätter substantiven ”dokumentation”, ”dokument” och ”redovisande dok ument”, som används i den föregående utgåvan av denna standard. För att särskilja syftet med den al lmänna termen ”dokumenterad information” använder denna standard frasen ”bevara dokumenterad i nformation som belägg för ...” för att beteckna redovisande dokument och ”upprätthålla dokumenterad information” för att ange annan dokumentation än redovisande dokument. Frasen ”som belägg för ...” anger inte ett krav på att uppfylla juridiska beviskrav, utan avser bara att ange att det är nödvändigt att belägg bevaras.
— Frasen ”extern leverantör” anger en extern organisation (även en entreprenör) som tillhandahåller en produkt eller en tjänst.
— Ändringen från ”identifiera” till ”fastställa”, "bestämma" eller "avgöra" är gjord i syfte att harmonisera med den standardiserade terminologin för ledningssystem. Dessa ord avser en utredande process som resulterar i kunskap. Syftet avviker inte från det i den föregående utgåvan.
— Frasen ”avsett resultat” anger vad organisationen avser att uppnå genom att införa miljöledningssystemet. Minsta erforderliga resultat innefattar att förbättra miljöprestandan, att uppfylla bindande krav och att uppnå miljömål. Organisationer kan ange ytterligare avsedda resultat för miljöledningssystemet. Som ett avsett resultat skulle en organisation exempelvis, i konsekvens med sitt engagemang för miljöskydd, kunna bestämma sig för att arbeta för hållbar utveckling.
— Frasen ”personer som utför arbete inom eller åt organisationen” innefattar personer som arbetar för organisationen och sådana som arbetar på dess uppdrag och för vilka organisationen har ansvar (t.ex. entreprenörer). Den ersätter frasen ”personer som arbetar för organisationen eller på dess uppdrag” och
”alla som arbetar för eller på uppdrag av organisationen”, som användes i den föregående utgåvan av denna standard. Syftet med denna nya term avviker inte från det i den föregående utgåvan .
— Begreppet ”detaljerade mål”, som användes i tidigare utgåvor av denna standard, innefattas i ”miljömål”.
A.4 Organisationens förutsättningar
A.4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar
Syftet med 4.1 är att ge övergripande förståelse av de viktiga frågor som kan påverka, antingen positivt eller negativt, hur organisationen hanterar sitt miljöansvar. Dessa frågor omfattar viktiga ämnen för organisationen, men också problem för debatt och diskussion samt förändrade omständigheter som påverkar organisationens förmåga att uppnå de avsedda resultat den har satt upp för sitt miljöledningssystem.
Exempel på interna och externa frågor som kan vara relevanta med hänsyn till organisationens förutsättningar innefattar:
a) miljöförhållanden relaterade till klimat, luftkvalitet, vattenkvalitet, markanvändning, befintlig förorening, naturresurstillgångar och biologisk mångfald, som kan påverka organisationens syfte eller påverkas av dess miljöaspekter;
b) externa kulturella, sociala, politiska, legala, regelmässiga, finansiella, tekniska, ekonomiska, naturliga och konkurrensmässiga förhållanden, oavsett om de är internationella, nationella, regionala eller lokala;
c) interna egenskaper eller förhållanden hos organisationen, som dess aktiviteter, produkter och tjänster, strategiska inriktning, kultur och förmåga (dvs. anställda, kunskap, processer, system).
Förståelsen för en organisations förutsättningar används för att upprätta, införa, underhålla och ständigt förbättra miljöledningssystemet (se 4.4). De interna och externa frågor som fastställts enligt 4.1 kan resultera i risker och möjligheter för organisationen eller för miljöledningssystemet (se 6.1.1 till 6.1.3). Organisationen fastställer vilka som behöver hanteras (se 6.1.4, 6.2, avsnitt 7, avsnitt 8 och 9.1).
A.4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar
En organisation förväntas skaffa sig en generell (dvs. övergripande, inte detaljerad) förståelse för de behov och förväntningar som uttryckts av de interna och externa intressenter som organisationen har beslutat är relevanta. Organisationen beaktar inhämtad kunskap när den fastställer vilka av dessa behov och förväntningar den är tvingad att uppfylla eller väljer att uppfylla, dvs. dess bindande krav (se 6.1.1).
I fall där en intressent uppfattar sig vara påverkad av organisationens beslut eller aktiviteter som rör dess miljöprestanda, bör organisationen beakta de relevanta behov och förväntningar som gjorts kända för organisationen eller meddelats av intressenten.
Krav från intressenter utgör inte med nödvändighet krav på organisationen. Vissa krav från intressenter återspeglar behov och förväntningar som är tvingande, eftersom de har införts i lagar, förordningar, föreskrifter, tillstånd eller licenser genom myndighets- eller t.o.m. domstolsbeslut. Organisationen skulle kunna besluta att frivilligt acceptera eller respektera andra krav från intressenter (t.ex. genom att ingå ett kontrakt eller förbinda sig till ett frivilligt initiativ). När organisationen accepterar sådana blir de organisationskrav (dvs. bindande krav), till vilka hänsyn tas när miljöledningssystemet planeras (se 4.4). En mer detaljerad analys av bindande krav finns i 6.1.3
A.4.3 Att bestämma miljöledningssystemets omfattning
Miljöledningssystemets omfattning är avsedd att klarlägga de fysiska och organisatoriska gränser inom vilka miljöledningssystemet är tillämpligt, i synnerhet om organisationen är en del av en större organisation. En organisation har frihet och flexibilitet att bestämma sina gränser. Den kan välja att införa denna standard i hela organisationen, eller i bara en eller flera specifika delar av organisationen, under förutsättning att den högsta ledningen för dessa delar har befogenhet att upprätta ett miljöledningssystem.
När omfattningen bestäms beror miljöledningssystemets trovärdighet på vilka gränser organisationen väljer att tillämpa. Organisationen beaktar omfattningen av den styrning eller påverkan den kan utöva över aktiviteter, produkter och tjänster, under beaktande av ett livscykelperspektiv. Bestämningen av omfattningen bör inte användas för att undanta aktiviteter, produkter, tjänster eller anläggningar, som har, eller kan ha, betydande miljöaspekter, eller för att undvika bindande krav. Omfattningen är en saklig och representativ redogörelse för den del av organisationens verksamhet som omfattas av miljöledningssystemet, och denna redogörelse bör inte vilseleda intressenter.
När organisationen hävdar att den uppfyller kraven enligt denna standard gäller kravet att göra omfattningen tillgänglig för intressenterna.
A.4.4 Miljöledningssystem
Organisationen har befogenhet, och ansvarighet för, att besluta hur den uppfyller kraven i denna standard, vilket innefattar detaljnivå och omfattning för hur den:
a) upprättar en eller flera processer som skapar förtroende för att de är styrda, utförs som planerat och uppnår önskade resultat;
b) integrerar kraven i miljöledningssystemet i organisationens olika verksamhetsprocesser, som t.ex. konstruktion och utveckling, anskaffning, hantering av personalresurser, försäljning och marknadsföring;
c) inkorporerar frågor med anknytning till organisationens förutsättningar (se 4.1) och intressenters krav (se 4.2) i miljöledningssystemet.
Om denna standard införs för specifika delar av en organisation, kan policyer, rutiner och dokumenterad information som utvecklats av andra delar av organisationen användas för att uppfylla kraven i denna sta ndard, under förutsättning att de är tillämpliga för dessa specifika delar av organisationen.
Information om underhåll av miljöledningssystemet som en del av ändringshanteringen finns i avsnitt A.1
A.5 Ledarskap
A.5.1 Ledarskap och åtagande
För att visa ledarskap och åtagande finns specifika ansvarsområden, relaterade till miljöledningssystemet, där högsta ledningen bör vara personligen involverad, eller som högsta ledningen bör leda. Högsta ledningen kan delegera ansvar för att utföra dessa aktiviteter till andra, men förblir ansvarig för att säkerställa att aktiviteterna utförs.
A.5.2 Miljöpolicy
Miljöpolicyn är ett antal principer, formulerade som åtaganden, där den högsta ledningen anger organisationens avsikter att stödja och förbättra sin miljöprestanda. Miljöpolicyn möjliggör för organisationen att upprätta sina miljömål (se 6.2), vidta åtgärder för att uppnå de avsedda resultaten av miljöledningssystemet och att uppnå ständig förbättring (se avsnitt 10).
Tre grundläggande åtaganden för miljöpolicyn specificeras i denna standard för att:
a) skydda miljön;
b) uppfylla organisationens bindande krav;
c) ständigt förbättra miljöledningssystemet i syfte att förbättra miljöprestandan.
Dessa åtaganden bör återspeglas i de processer en organisation upprättar för att hantera specifika krav i denna standard, för att säkerställa ett robust, trovärdigt och tillförlitligt miljöledningssystem.
Åtagandet att skydda miljön är avsett att inte bara förebygga negativ miljöpåverkan genom förebyggande av förorening, utan också att skydda miljön från skada och nedbrytning som uppkommer till följd av organisationens aktiviteter, produkter och tjänster. De specifika åtaganden en organisation påtar sig bör vara relevanta med hänsyn till organisationens förutsättningar, inklusive lokala eller regionala miljöförhållanden. Sådana åtaganden kan exempelvis handla om vattenkvalitet, återvinning eller luftkvalitet, och kan även innefatta åtaganden rörande mildrande av och anpassning till klimatförändringar, skydd av biologisk mångfald och ekosystem samt återställning.
Även om alla åtaganden är viktiga berörs vissa intressenter särskilt av organisationens åtagande att uppfylla bindande krav, i synnerhet tillämpliga legala krav. Denna standard specificerar ett antal samverkande krav rörande detta åtagande. Dessa innefattar behovet av att:
— fastställa bindande krav;
— säkerställa att verksamheten sker i enlighet med dessa bindande krav;
— utvärdera efterlevnad av bindande krav;
— korrigera avvikelser.
A.5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen
Var och en som är involverad i organisationens miljöledningssystem bör ha en tydlig förståelse för sin roll, sitt ansvar och sina befogenheter ifråga om att uppfylla kraven i denna standard och att uppnå avsedda resultat.
De specifika roller och ansvarsområden som anges i 5.3 kan tilldelas en person, ibland kallad ”ledningens representant”, delas av flera personer, eller tilldelas en medlem av högsta ledningen.
A.6 Planering
A.6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter
A.6.1.1 Allmänt
Det övergripande syftet med processerna som beskrivs i 6.1.1 är att säkerställa att organisationen kan uppnå avsedda resultat med miljöledningssystemet, att förebygga eller minska oönskade effekter, och att åstadkomma ständig förbättring. Organisationen kan säkerställa detta genom att fastställa de risker och möjligheter som behöver hanteras och planera åtgärder för att hantera dem. Dessa risker och möjligheter kan vara relaterade till miljöaspekter, bindande krav eller andra frågor, eller till intressenters behov och förväntningar.
Miljöaspekter (se 6.1.2) kan skapa risker och möjligheter kopplade till negativ eller positiv miljöpåverkan och andra effekter på organisationen. Risker och möjligheter relaterade till miljöaspekter kan fastställas som en del av signifikansutvärderingen eller fastställas separat.
Bindande krav (se 6.1.3) kan skapa risker och möjligheter, exempelvis när kraven inte uppfylls (vilket kan skada organisationens rykte eller medföra juridiska konsekvenser) eller när bindande krav överträffas (vilket kan förbättra organisationens rykte).
Organisationen kan också utsättas för risker och möjligheter relaterade till andra frågor, inklusive miljöförhållanden eller intressenters behov och förväntningar, som kan påverka organisationens förmåga att uppnå avsedda resultat med sitt miljöledningssystem, t.ex.
a) utsläpp i miljön till följd av problem med läskunnighet eller språkbarriärer bland personer som inte förstår lokala arbetsrutiner;
b) ökad översvämningsrisk till följd av klimatförändringar vilket kan påverka organisationens lokaler;
c) brist på tillgängliga resurser till följd av ekonomiska begränsningar för att upprätthålla ett effektivt milj öledningssystem;
d) introduktion av ny teknik, finansierad genom statliga bidrag, vilken kan ge bättre luftkvalitet;
e) vattenbrist under perioder av torka, vilket kan påverka organisationens möjlighet att använda utrustning för hantering av utsläpp.
Nödlägen är oplanerade eller oväntade händelser som kräver brådskande tillämpning av specifika kompetenser, resurser eller processer så att deras faktiska eller potentiella konsekvenser kan förebyggas eller mildras. Nödlägen kan medföra negativ miljöpåverkan eller andra effekter på organisationen. När potentiella nödlägen (t.ex. brand, kemikalieutsläpp, extremt väder) fastställs bör organisationen beakta:
— typen av riskfaktorer inom anläggningar (t.ex. lättantändliga vätskor, lagringsbehållare, komprimerade gaser);
— ett nödläges mest sannolika typ och omfattning;
— potentialen för nödlägen vid intilliggande anläggningar (t.ex. fabrik, väg, järn väg).
Även om det är nödvändigt att fastställa och hantera risker och möjligheter, finns inget krav på formell ris khantering eller på en dokumenterad riskhanteringsprocess. Det är organisationens ensak att välja metod för att fastställa risker och möjligheter. Metoden kan involvera en enkel kvalitativ process eller en fullständig kvantitativ bedömning, beroende på organisationens förutsättningar.
Identifierade risker och möjligheter (se 6.1.1 till 6.1.3) utgör underlag för planering av åtgärder (se 6.1.4) och för upprättande av miljömål (se 6.2).
A.6.1.2 Miljöaspekter
En organisation fastställer miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan och fastställer vilka av dessa som är betydande och därmed behöver hanteras inom miljöledningssystemet.
Ändringar i miljön, antingen negativa eller positiva, som helt eller delvis är ett resultat av miljöaspekter, kallas miljöpåverkan. Miljöpåverkan kan förekomma på lokal, regional och global nivå och kan vara direkt, indirekt eller kumulativ. Sambandet mellan miljöaspekter och miljöpåverkan är som det mellan orsak och verkan.
När miljöaspekter fastställs bör organisationen beakta ett livscykelperspektiv. Detta kräver inte någon deta ljerad livscykelanalys, utan det är tillräckligt att noggrant överväga de livscykelstadier organisationen kan styra eller påverka. Typiska stadier i livscykeln för en produkt (eller tjänst) är anskaffning av råmaterial, konstruktion, produktion, transport/leverans, användning, hantering efter avslutad livslängd samt slutlig avfallshantering. Vilka livscykelstadier som är tillämpliga varierar beroende på aktivitet, produkt eller tjänst.
En organisation behöver fastställa vilka miljöaspekter som omfattas av miljöledningssystemet. Därvid tas hänsyn till underlag och resultat (både avsedda och icke avsedda) som är anknutna till aktuella och relevanta tidigare aktiviteter, produkter och tjänster, planerad eller ny utveckling, samt till nya eller ändrade aktiviteter, produkter och tjänster. I den metod som används bör normala och onormala driftförhållanden, förutsättningar för stopp och start av drift, samt sådana rimligt förutsägbara nödlägen som identifieras i 6.1.1 beaktas. Tidigare nödlägen bör uppmärksammas. Information om miljöaspekter som en del av ändringshantering finns i avsnitt A.1
En organisation behöver inte beakta varje produkt, komponent eller råmaterial för sig för att fastställa och utvärdera miljöaspekter. Aktiviteter, produkter och tjänster som har gemensamma egenskaper får grupperas eller kategoriseras.
När miljöaspekter fastställs kan organisationen beakta:
Utöver de miljöaspekter som den direkt kan styra, fastställer organisationen också om det finns miljöaspekter som den kan påverka. Dessa kan vara kopplade till de produkter och tjänster organisationen använder och som tillhandahålls av andra, eller produkter och tjänster som organisationen själv tillhandahåller åt andra, inklusive sådana som har med utkontrakterade (outsourcade) processer att göra. Organisationen kan ha begränsat inflytande på hur sådana produkter och tjänster som den tillhandahåller används och hanteras efter avslutad livslängd. Under alla omständigheter är det dock organisationen som fastställer omfattningen av den styrning den kan utöva, vilka miljöaspekter den kan påverka och i vilken omfattning den väljer att utöva sådan påverkan.
Miljöaspekter relaterade till organisationens aktiviteter, produkter och tjänster bör beaktas, såsom:
— konstruktion och utveckling av egna anläggningar, processer, produkter och tjänster;
— utvinning av råmaterial;
— verksamhets- eller tillverkningsprocesser, inklusive lagerhållning;
— drift och underhåll av anläggningar, organisationstillgångar och infrastruktur;
— externa leverantörers miljöprestanda och arbetssätt;
— transport av produkter och utförande av tjänster, inklusive emballering;
— lagring, användning och hantering efter avslutad livslängd av produkter;
— avfallshantering, inklusive återanvändning, renovering, återvinning och slutlig avfallshantering.
Det finns inte en allenarådande metod för att fastställa betydande miljöaspekter, men de metoder och kriterier som används bör ge konsekventa resultat. Organisationen sätter kriterier för att fastställa betydande miljöaspekter. Miljökriterier är de viktiga och samtidigt lägsta kriterierna för bedömning av miljöaspekter. Kriterier kan avse miljöaspekt (t.ex. typ, storlek, frekvens) eller miljöpåverkan (t.ex. omfattning, allvarlighet, varaktighet, exponering). Även andra kriterier skulle kunna användas. En miljöaspekt behöver inte vara betydande sett enbart utifrån miljökriterier. Den kan dock nå eller överskrida tröskeln för att ses som betydande när andra kriterier beaktas. Dessa andra kriterier kan innefatta organisationsfrågor, som legala krav eller intressenters åsikter. Sådana andra kriterier är inte avsedda att minska betydelsen av en miljöaspekt som är betydande när det gäller miljöpåverkan.
En betydande miljöaspekt kan resultera i betydande miljöpåverkan i ett eller flera avseenden, och kan därför medföra risker och möjligheter som behöver hanteras för att säkerställa att organisationen kan uppnå avsedda resultat med sitt miljöledningssystem.
A.6.1.3 Bindande krav
Organisationen fastställer, med den detaljeringsgrad som behövs, de bindande krav som den identifierat enligt 4.2, och som är tillämpliga på dess miljöaspekter, samt hur dessa är tillämpliga inom organisationen. Bindande krav innefattar legala krav som en organisation behöver uppfylla och andra krav som en organisation behöver eller väljer att uppfylla.
Obligatoriska legala krav rörande en organisations miljöaspekter kan, om tillämpligt, innefatta:
a) krav från statliga organ eller andra relevanta myndigheter;
b) internationella, nationella och lokala lagar, förordningar och myndigheters föreskrifter;
c) krav specificerade i tillstånd, licenser och andra former av auktorisation;
d) förelägganden, regler eller vägledning från tillsynsmyndigheter;
e) domstolsbeslut.
Bindande krav innefattar också andra krav från intressenter, relaterade till miljöledningssystemet, som organisationen behöver eller väljer att anta. Dessa kan, om tillämpligt, innefatta:
— överenskommelser med samhällsgrupper eller icke-statliga organisationer;
— avtal med offentliga myndigheter eller kunder;
— organisationens egna krav;
— frivilliga riktlinjer eller praxis;
— frivillig märkning eller miljöåtaganden;
— åtaganden till följd av kontrakt med organisationen;
— relevanta organisations- eller branschstandarder.
A.6.1.4 Planering av åtgärder
På övergripande nivå planerar organisationen de åtgärder som bör vidtas inom miljöledningssystemet för hantering av betydande miljöaspekter, bindande krav samt de risker och möjligheter som identifieras i 6.1.1, och som prioriteras av organisationen för att åstadkomma avsedda resultat med miljöledningssystemet.
Planerade åtgärder kan innefatta upprättande av miljömål (se 6.2) eller åtgärder som inarbetas i andra processer i miljöledningssystemet, antingen var för sig eller i kombination. Vissa åtgärder skulle kunna hanteras inom ramen för andra ledningssystem, exempelvis för arbetsmiljö eller kontinuitetshantering, eller inom ramen för andra verksamhetsprocesser relaterade till hantering av risk, ekonomi eller personalledning.
När organisationen beaktar tekniska alternativ bör den överväga att använda bästa tillgängliga teknik, när det är ekonomiskt hållbart och kostnadseffektivt och bedöms lämpligt. Detta innebär inget krav för organisationer att använda metoder för miljökostnadsbedömning.
A.6.2 Miljömål och planering för att uppnå dem
Högsta ledningen kan upprätta miljömål på strategisk nivå, taktisk nivå eller verksamhetsnivå. Strategisk nivå innefattar organisationens högsta nivå och miljömålen kan vara tillämpliga för hela organisationen. Taktisk
nivå och verksamhetsnivå kan innefatta miljömål för enskilda enheter eller funktioner inom organisationen och bör vara i linje med den strategiska inriktningen.
Miljömål bör kommuniceras till personer som arbetar för eller på uppdrag av organisationen, och som har möjlighet att påverka att miljömålen uppnås.
Kravet att ”ta hänsyn till betydande miljöaspekter” innebär inte att miljömål nödvändigtvis behöver sättas för varje betydande miljöaspekt, men dessa har hög prioritet när miljömål sätts.
”I överensstämmelse med organisationens miljöpolicy” innebär att miljömålen i grova drag är anpassade till och harmoniserade med de åtaganden högsta ledningen gjort i miljöpolicyn, inklusive åtagandet om ständig förbättring.
Indikatorer väljs för att utvärdera hur väl mätbara miljömål uppnås. ”Mätbar” anger att det är möjligt att använda kvantitativa eller kvalitativa metoder enligt en viss skala för att fastställa huruvida ett miljömål uppnåtts. Genom att ange ”om praktiskt möjligt” avses att det kan förekomma situationer där det inte är möjligt att mäta ett miljömål, men det är trots detta viktigt att organisationen kan fastställa om miljömålet uppnåtts eller inte.
Information om miljöindikatorer finns i ISO 14031
A.7 Stöd
A.7.1 Resurser
Resurser behövs för att uppnå en effektiv funktion och förbättring av miljöledningssystemet samt för att förbättra miljöprestandan. Högsta ledningen bör säkerställa att de som har ansvar för miljöledningssystemet får stöd med erforderliga resurser. Interna resurser skulle kunna kompletteras med externa leverantörer.
Resurser kan innefatta personella resurser, naturresurser, infrastrukturresurser, tekniska resurser och finansiella resurser. Exempel på personella resurser är specialkompetens och specialistkunskap. Exempel på infrastrukturresurser är organisationens byggnader, utrustning, tankar och dräneringssystem under jord.
A.7.2 Kompetens
Kompetenskraven i denna standard gäller för personer som arbetar för eller på uppdrag av organisationen, vilka kan påverka dess miljöprestanda, inklusive personer:
a) vars arbete har potential att orsaka betydande m iljöpåverkan;
b) som är tilldelade ansvar för miljöledningssystemet, inklusive de som:
1) fastställer och utvärderar miljöpåverkan eller bindande krav;
2) bidrar till att ett miljömål uppnås;
3) agerar vid nödlägen;
4) utför interna revisioner;
5) utför utvärdering av efterlevnad.
A.7.3
Medvetenhet
Medvetenhet om miljöpolicyn bör inte innebära ett åtagande att memorera den eller att personer som utför arbete styrt av organisationen har en kopia av den dokumenterade miljöpolicyn. Dessa personer bör snarare vara medvetna om dess existens och ändamål och sin roll i att uppfylla åtagandena, inklusive hur deras arbete kan påverka organisationens förmåga att uppfylla bindande krav.
A.7.4
Kommunikation
Kommunikation gör det möjligt för organisationen att ge och inhämta information som är relevant för dess miljöledningssystem, inklusive information rörande betydande miljöaspekter, miljöprestanda, bindande krav och rekommendationer för ständig förbättring. Kommunikation är en dubbelriktad process, till och från organisationen.
När kommunikationsprocessen upprättas bör organisationens interna struktur beaktas så att kommunikation med de mest lämpliga nivåerna och funktionerna säkerställs. Ett enskilt tillvägagångssätt kan vara tillräckligt för att uppfylla behoven hos många olika intressenter, eller så kan flera tillvägagångssätt vara nödvändiga för att hantera specifika behov hos enskilda intressenter.
Den information organisationen mottar kan antingen innehålla önskemål från intressenter om specifik in formation som rör hanteringen av miljöaspekterna, eller generella intryck eller åsikter om hur organisatio nen utför denna hantering. Dessa intryck eller åsikter kan vara positiva eller negativa. I det senare fallet (t.ex. vid klagomål) är det viktigt att organisationen svarar snabbt och tydligt. En efterföljande analys av sådana klagomål kan ge värdefull information som bidrar till att hitta möjligheter till förbättring av miljöledningssystemet.
Kommunikationen bör:
a) vara transparent, dvs. att organisationen är öppen med hur den kommit fram till det som rapporteras;
b) vara lämplig, så att informationen uppfyller relevanta intressenters behov så att intressenterna kan delta;
c) vara sanningsenlig och inte missledande för dem som förlitar sig på den rapporterade informationen;
d) vara faktamässig, korrekt och tillförlitlig;
e) inte exkludera relevant information;
f) vara begriplig för intressenter.
Information om kommunikation som en del av ändringshantering finns i avsnitt A.1 Mer information om kommunikation finns i ISO 14063
A.7.5 Dokumenterad information
En organisation bör skapa och upprätthålla dokumenterad information på ett sätt som är tillräckligt för att säkerställa ett lämpligt, tillräckligt och effektivt miljöledningssystem. Fokus bör främst ligga på hanteringen av miljöledningssystemet och på miljöprestanda, inte på ett komplext system för styrning av dokumenterad information.
Förutom den dokumenterade information som krävs i specifika avsnitt i denna standard, kan en organisation välja att skapa ytterligare dokumenterad information för ändamål som rör transparens, ansvarighet, kontinuitet, konsekvens och följdriktighet, utbildning eller underlättande av revision.
Dokumenterad information som ursprungligen skapats för andra ändamål än för miljöledningssystemet kan användas. Den dokumenterade information som hör till miljöledningssystemet kan integreras med andra informationsledningssystem som organisationen infört. Den behöver inte ha formen av en manual.
A.8 Verksamhet
A.8.1 Planering och styrning av verksamheten
Typ och omfattning av styrning av verksamheten beror på verksamhetens art, risker och möjligheter, bet ydande miljöaspekter och bindande krav. En organisation kan välja metoder för att styra verksamheten, var för sig eller i kombination, som är nödvändiga för att säkerställa att processerna är effektiva och uppnår önskat resultat. Sådana metoder kan innefatta att:
a) utforma processer så att fel förebyggs och konsekventa resultat säkerställs;
b) använda teknik för att styra processer och förebygga negativa resultat (dvs. styrning i teknisk m ening);
c) använda kompetent personal för att säkerställa önskade resultat;
d) utföra processer på specificerat sätt;
e) övervaka eller mäta processer för att kontrollera resultaten;
f) fastställa användning och omfattning av den dokumenterade information som är nödvändig.
Organisationen beslutar hur omfattande styrning som behövs inom verksamhetsprocesserna (t.ex. upphandlingsprocessen) för att styra eller påverka utkontrakterade (outsourcade) processer eller en leverantör av produkter och tjänster. Beslutet bör vara baserat på faktorer som:
— kunskap, kompetens och resurser, innefattande;
— kompetens hos den externa leverantören i fråga om att uppfylla kraven i organisationens miljöledningssystem;
— den tekniska kompetensen hos organisationen att bestämma lämplig styrning eller bedöma om styrningen är tillräcklig;
— betydelsen av produkten eller tjänsten och den potentiella inverkan den kommer att ha på organisationens förmåga att uppnå miljöledningssystemets avsedda resultat;
— i vilken omfattning styrning av processen är delad;
— förmågan att uppnå nödvändig styrning genom tillämpning av organisationens normala anskaffningsprocess;
— möjligheter till förbättring.
När en process utkontrakteras (outsourcas), eller när produkter och tjänster tillhandahålls av externa leverantörer, kan organisationens förmåga att utöva styrning eller påverkan variera från direkt styrning till begränsad eller ingen påverkan. I vissa fall kan en utkontrakterad (outsourcad) process som utförs på plats stå under organisationens direkta styrning, men en organisations möjlighet att påverka en utkontrakterad (outsourcad) process eller extern leverantör kan också vara begränsad.
När organisationen fastställer omfattning och typ av verksamhetsstyrning avseende externa leverantörer, inklusive entreprenörer, kan organisationen beakta en eller flera faktorer såsom:
— miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan;
— risker och möjligheter anknutna till framställning av dess produkter eller utförande av dess tjänster;
— organisationens bindande krav.
Information om verksamhetsstyrning som en del av ändringshantering finns i avsnitt A.1. Information om livscykelperspektiv finns i A.6.1.2.
En utkontrakterad (outsourcad) process är en som uppfyller allt nedanstående:
— den omfattas av miljöledningssystemet;
— den är integrerad i organisationens funktion;
— den behövs för att miljöledningssystemet ska uppnå avsedda resultat;
— ansvaret för överensstämmelse med kraven kvarstår hos organisationen;
— organisationen och den externa leverantören har en sådan relation att intressenter uppfattar processen som utförd av organisationen.
Miljökrav är organisationens miljörelaterade behov och förväntningar, som den upprättat för, och kommunicerar till, intressenter (t.ex. en intern funktion som inköpsavdelning, eller en kund eller en extern leverantör).
En del av organisationens betydande miljöpåverkan kan inträffa under transport, leverans, användning, hantering efter avslutad livslängd eller vid avfallshantering av produkt eller tjänst. Genom att ge information kan en organisation potentiellt förebygga eller mildra negativ miljöpåverkan under dessa livscykelstadier.
A.8.2 Beredskap och agerande vid nödlägen
Varje organisation är ansvarig för att vara beredd att agera vid nödlägen, på ett sätt som är lämpligt utifrån aktuella behov. Information om fastställande av nödlägen finns i A.6.1.1.
När organisationen planerar sin nödlägesberedskap och sina responsprocesser bör den beakta:
a) lämpligaste metod(er) för respons vid ett nödläge;
b) processer för intern och extern kommunikation;
c) erforderliga åtgärder för att förebygga eller mildra miljöpåverkan;
d) mildrande åtgärder som ska vidtas samt responsåtgärder vid olika typer av nödlägen;
e) behovet av utvärdering efter nödläge för fastställande och implementering av korrigerande åtgärder;
f) regelbunden övning av planerade responsåtgärder vid nödlägen;
g) utbildning av den personal som agerar vid nödlägen;
h) en lista över nyckelpersonal och hjälporgan, inklusive kontaktinformation (t.ex. brandkår, saneringstjänst);
i) evakueringsvägar och återsamlingsplatser;
j) möjligheten till ömsesidig assistans från organisationer i närheten.
A.9 Utvärdering av prestanda
A.9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering
A.9.1.1 Allmänt
När organisationen fastställer vad som bör övervakas och mätas, utöver framsteg i fråga om miljömål, bör organisationen ta hänsyn till betydande miljöaspekter, bindande krav och verksamhetsstyrning.
De metoder organisationen använder för att övervaka och mäta, analysera och utvärdera bör vara fastställda i miljöledningssystemet så att det går att säkerställa att:
a) tidpunkter för övervakning och mätning samordnas med behovet av analys- och utvärderingsresultat;
b) resultaten av övervakning och mätning är tillförlitliga, reproducerbara och spårbara;
c) analys och utvärdering är tillförlitliga och reproducerbara och möjliggör för organisationen att rapportera trender.
Resultaten av analys och utvärdering av miljöprestanda bör rapporteras till dem som är ansvariga för och har befogenhet att vidta lämpliga åtgärder.
Mer information om utvärdering av miljöprestanda finns i ISO 14031
A.9.1.2 Utvärdering av efterlevnad
Frekvens och tidpunkter för utvärdering av efterlevnad kan variera beroende på kravets betydelse, variationer i fråga om verksamhetsförhållanden, ändringar av bindande krav och organisationens tidigare prestanda. En organisation kan använda flera olika metoder för att underhålla kunskap om, och förståelse för, efterlevnadsstatus. Alla bindande krav behöver dock utvärderas regelbundet.
Om resultaten av utvärdering av efterlevnad visar att något av de legala kraven inte uppfyllts, behöver org anisationen fastställa och vidta nödvändiga åtgärder för att uppfylla kravet. Detta skulle kunna kräva komm unikation med en föreskrivande myndighet och överenskommelse om en handlingsplan för att uppfylla legala krav. Där en sådan överenskommelse finns utgör den ett bindande krav.
Att ett krav inte uppfylls innebär inte nödvändigtvis att det lyfts till en avvikelse om det t.ex. identifieras och korrigeras av miljöledningssystemets processer. Efterlevnadsrelaterade avvikelser behöver korrigeras, även om dessa avvikelser inte har resulterat i att faktiska legala krav inte uppfylls.
A.9.2 Intern revision
Revisorer bör, där så är praktiskt möjligt, vara oberoende av den aktivitet som revideras, och bör alltid agera utan jäv och intressekonflikt.
Avvikelser som identifieras under interna revisioner ska leda till lämpliga korrigerande åtgärder.
När organisationen beaktar resultat från tidigare revisioner bör följande innefattas:
a) tidigare identifierade avvikelser och verkan av vidtagna åtgärder;
b) resultat av interna och externa revisioner.
För ytterligare information om upprättande av internt revisionsprogram, utförande av revision av miljöle dningssystem samt utvärdering av revisionspersonalens kompetens, se ISO 19011. Information om internt revisionsprogram som en del av ändringshantering finns i avsnitt A.1.
A.9.3 Ledningens genomgång
Ledningens genomgång bör vara övergripande och behöver inte vara en uttömmande granskning av detaljerad information. Alla ämnen för ledningens genomgång behöver inte behandlas samtidigt. Genomgången kan ske över en längre tid och kan vara en del av regelbundna schemalagda aktiviteter, som styrelse- eller ledningsmöten. Den behöver inte vara en separat aktivitet.
Relevanta klagomål mottagna från intressenter granskas av högsta ledningen i syfte att fastställa möjligheter till förbättring.
Information om ledningens genomgång som en del av ändringshanter ing finns i avsnitt A.1
”Lämplighet” anger hur miljöledningssystemet passar organisationen, dess verksamhet, kultur och verksamhetssystem. ”Tillräcklighet” avser huruvida det uppfyller kraven enligt denna standard och är infört på läm pligt sätt. ”Verkan” anger huruvida det uppnår önskade resultat.
A.10 Förbättringar
A.10.1 Allmänt
När organisationen vidtar åtgärder för förbättring bör den beakta resultaten från analys och utvärdering av miljöprestanda, utvärdering av efterlevnad, interna revisioner och ledningens genomgång.
Exempel på förbättring kan bl.a. vara korrigerande åtgärd, ständig förbättring, genomgripande förändring, innovation och omorganisation.
A.10.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd
Ett viktigt ändamål med ett miljöledningssystem är att det fungerar som ett förebyggande verktyg. Begreppet ”förebyggande åtgärd” innefattas nu i 4.1 (dvs. förståelse för organisationen och dess förutsättningar) och 6.1 (dvs. åtgärder för att hantera risker och möjligheter).
A.10.3 Ständig förbättring
Frekvens, omfattning och tidskala för åtgärder till stöd för ständig förbättring fastställs av organisationen. Miljöprestandan kan förbättras genom tillämpning av miljöledningssystemet som helhet eller genom f örbättring av ett eller flera av dess delar.
Bilaga
B (informativ)
Jämförelse mellan ISO 14001:2015 och ISO 14001:2004
Tabell B.1 innehåller en jämförelse mellan denna standard (ISO 14001:2015) och den föregående utgåvan (ISO 14001:2004).
Tabell B.1 – Jämförelse mellan ISO 14001:2015 och ISO 14001:2004
14001:2015
14001:2004
Krav på miljöledningssystem (endast rubrik) Att förstå organisationen och dess förutsättningar
Att förstå intressenters behov och förväntningar
rubrik) Åtgärder för att hantera risker och möjligheter (endast rubrik)
mål, detaljerade mål och handlingsplaner
roller, ansvar och befogenheter
utbildning och medvetenhet
ISO 14001:2015
(endast rubrik)
och uppdatering
av dokumenterad information
14001:2004
Kommunikation
Dokumentstyrning 4.5.4 Redovisande dokument
Dokumentstyrning 4.5.4 Redovisande dokument
Verksamhet (endast rubrik) 8 4.4 Införande och tillämpning (endast rubrik)
Verksamhetsstyrning
och agerande vid nödlägen
Beredskap och agerande vid nödlägen Utvärdering av prestanda (endast rubrik) 9 4.5 Uppföljning (endast rubrik)
Övervakning, mätning, analys och utvärdering (endast rubrik)
av
och korrigerande åtgärd
Ständig förbättring
Övervakning och mätning
Utvärdering av att lagar och andra krav följs
Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder
Vägledning för användning av denna standard Bilaga A Bilaga A Vägledning för tillämpning av standarden
Jämförelse mellan ISO 14001:2015 och ISO 14001:2004 Bilaga B
Bilaga B Jämförelse mellan ISO 14001:2004 och ISO 9001:2000
Litteraturförteckning Litteraturförteckning
Alfabetiskt termregister Register
Litteraturförteckning
[1] ISO 14004, Environmental management systems — General guidelines on principles, systems and support techniques
Svensk ANM. Denna standard är översatt och fastställd som SS-EN ISO 14004:2010, utgåva 1, Miljöledningssystem – Allmän vägledning för principer, system och stödjande metoder (ISO 14004:2004). En ny utgåva publiceras första kvartalet 2016.
[2] ISO 14006, Environmental management systems – Guidelines for incorporating eco-design
Svensk ANM. Denna standard är fastställd som SS-EN ISO 14006:2011, utgåva 1, Miljöledningssystem –Vägledning för att integrera ekodesign (ISO 14006:2011).
Svensk ANM Denna standard är fastställd som SS-EN ISO 14031:2013, utgåva 2, Miljöledning – Utvärdering av miljöprestanda - Vägledning (ISO 14031:2013).
[4] ISO 14044, Environmental management — Life cycle assessment — Requirements and guidelines
Svensk ANM Denna standard är översatt och fastställd som SS-EN ISO 14044:2006, utgåva 1, Miljöledning –Livscykelanalys – Krav och vägledning (ISO 14044:2006).
[5] ISO 14063 , Environmental management — Environmental communication — Guidelines and ex amples
Svensk ANM. Denna standard är översatt och fastställd som SS-EN ISO 14063:2010, utgåva 1, Miljöledning – Miljökommunikation – Vägledning och exempel (ISO 14063:2006).
[6] ISO 19011, Guidelines for auditing management systems
Svensk ANM Denna standard är översatt och fastställd som SS-EN ISO 19011:2011, utgåva 2, Vägledning för revision av ledningssystem (ISO 19011:2011).
[7] ISO 31000, Risk management — Principles and guidelines
Svensk ANM. Denna standard är översatt och fastställd som SS-ISO 31000:2009, utgåva 1, Riskhantering –Principer och riktlinjer (ISO 31000:2009).
[8] ISO 50001, Energy management systems — Requirements with guidance for use
Svensk ANM. Denna standard är översatt och fastställd som SS-EN ISO 50001:2011, utgåva 1, Energiledningssystem – Krav med vägledning för användning (ISO 50001:2011).
[9] ISO Guide 73, Risk management — Vocabulary
avvikelse 3.4.3
bindande krav 3.2.9
dokumenterad information 3.3.2
förebyggande av förorening 3.2.7
högsta ledningen 3.1.5
indikator 3.4.7
intressent 3.1.6
kompetens 3.3.1 korrigerande åtgärd 3.4.4
krav 3.2.8
ledningssystem 3.1.1 livscykel 3.3.3
miljö 3.2.1
miljöaspekt 3.2.2
miljöförhållande 3.2.3
miljöledningssystem 3.1.2
miljömål 3.2.6
Alfabetiskt termregister
miljöpolicy 3.1.3 miljöprestanda 3.4.11 miljöpåverkan 3.2.4 mål 3.2.5 mätning 3.4.9 organisation 3.1.4 prestanda 3.4.10 process 3.3.5 revision 3.4.1 risk 3.2.10
Environmental management systems - Requirements with guidance for use (ISO 14001:2015)
Systèmes de management environnementalExigences et lignes directrices pour son utilisation (ISO 14001:2015)
This European Standard was approved by CEN on 14 September 2015.
Umweltmanagementsysteme - Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung (ISO 14001:2015)
CEN members are bound to comply with the CEN/CENELEC Internal Regulations which stipulate the conditions for giving this European Standard the status of a national standard without any alteration. Up-to-date lists and bibliographical references concerning such national standards may be obtained on application to the CEN-CENELEC Management Centre or to any CEN member.
This European Standard exists in three official versions (English, French, German). A version in any other language made by translation under the responsibility of a CEN member into its own language and notified to the CEN-CENELEC Management Centre has the same status as the official versions.
CEN members are the national standards bodies of Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, Former Yugoslav Republic of Macedonia, France, Germany, Greece, Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, Switzerland, Turkey and United Kingdom.
EUROPEAN COMMITTEE FOR STANDARDIZATION COMITÉ EUROPÉEN DE NORMALISATION EUROPÄISCHES KOMITEE FÜR NORMUNG
This document (EN ISO 14001:2015) has been prepared by Technical Committee ISO/TC 207 "Environmental management"
This European Standard shall be given the status of a national standard, either by publication of an identical text or by endorsement, at the latest by March 2016, and conflicting national standards shall be withdrawn at the latest by March 2016.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent rights. CEN [and/or CENELEC] shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
This document supersedes EN ISO 14001:2004
This document has been prepared under a mandate given to CEN by the European Commission and the European Free Trade Association, and supports essential requirements of EU Directive(s).
According to the CEN-CENELEC Internal Regulations, the national standards organizations of the following countries are bound to implement this European Standard: Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, Former Yugoslav Republic of Macedonia, France, Germany, Greece, Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, Switzerland, Turkey and the United Kingdom.
Endorsement notice
The text of ISO 14001:2015 has been approved by CEN as EN ISO 14001:2015 without any modification.
Introduction
0.1 Background
Achieving a balance between the environment, society and the economy is considered essential to meet the needs of the present without compromising the ability of future generations to meet their needs. Sustainable development as a goal is achieved by balancing the three pillars of sustainability.
Societal expectations for sustainable development, transparency and accountability have evolved with increasingly stringent legislation, growing pressures on the environment from pollution, inefficient use of resources, improper waste management, climate change, degradation of ecosystems and loss of biodiversity.
This has led organizations to adopt a systematic approach to environmental management by implementing environmental management systems with the aim of contributing to the environmental pillar of sustainability.
0.2 Aim of an environmental management system
The purpose of this International Standard is to provide organizations with a framework to protect the environment and respond to changing environmental conditions in balance with socio-economic needs. It specifies requirements that enable an organization to achieve the intended outcomes it sets for its environmental management system.
A systematic approach to environmental management can provide top management with information to build success over the long term and create options for contributing to sustainable development by: protecting the environment by preventing or mitigating adverse environmental impacts; mitigating the potential adverse effect of environmental conditions on the organization; assisting the organization in the fulfilment of compliance obligations; enhancing environmental performance; controlling or influencing the way the organization’s products and services are designed, manufactured, distributed, consumed and disposed by using a life cycle perspective that can prevent environmental impacts from being unintentionally shifted elsewhere within the life cycle; achieving financial and operational benefits that can result from implementing environmentally sound alternatives that strengthen the organization’s market position; communicating environmental information to relevant interested parties.
This International Standard, like other International Standards, is not intended to increase or change an organization’s legal requirements.
0.3 Success factors
The success of an environmental management system depends on commitment from all levels and functions of the organization, led by top management. Organizations can leverage opportunities to prevent or mitigate adverse environmental impacts and enhance beneficial environmental impacts, particularly those with strategic and competitive implications. Top management can effectively address its risks and opportunities by integrating environmental management into the organization’s business processes, strategic direction and decision making, aligning them with other business priorities, and incorporating environmental governance into its overall management system. Demonstration of successful implementation of this International Standard can be used to assure interested parties that an effective environmental management system is in place.
Adoption of this International Standard, however, will not in itself guarantee optimal environmental outcomes. Application of this International Standard can differ from one organization to another
due to the context of the organization. Two organizations can carry out similar activities but can have different compliance obligations, commitments in their environmental policy, environmental technologies and environmental performance goals, yet both can conform to the requirements of this International Standard.
The level of detail and complexity of the environmental management system will vary depending on the context of the organization, the scope of its environmental management system, its compliance obligations, and the nature of its activities, products and services, including its environmental aspects and associated environmental impacts.
0.4 Plan-Do-Check-Act model
The basis for the approach underlying an environmental management system is founded on the concept of Plan-Do-Check-Act (PDCA). The PDCA model provides an iterative process used by organizations to achieve continual improvement. It can be applied to an environmental management system and to each of its individual elements. It can be briefly described as follows.
Plan: establish environmental objectives and processes necessary to deliver results in accordance with the organization’s environmental policy.
Do: implement the processes as planned.
Check: monitor and measure processes against the environmental policy, including its commitments, environmental objectives and operating criteria, and report the results.
Act: take actions to continually improve.
Figure 1 shows how the framework introduced in this International Standard could be integrated into a PDCA model, which can help new and existing users to understand the importance of a systems approach.
0.5 Contents of this International Standard
This International Standard conforms to ISO’s requirements for management system standards. These requirements include a high level structure, identical core text, and common terms with core definitions, designed to benefit users implementing multiple ISO management system standards.
Figure 1 — Relationship between PDCA and the framework in this International Standard
This International Standard does not include requirements specific to other management systems, such as those for quality, occupational health and safety, energy or financial management. However, this International Standard enables an organization to use a common approach and risk-based thinking to integrate its environmental management system with the requirements of other management systems.
This International Standard contains the requirements used to assess conformity. An organization that wishes to demonstrate conformity with this International Standard can do so by: making a self-determination and self-declaration, or seeking confirmation of its conformance by parties having an interest in the organization, such as customers, or
seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization, or seeking certification/registration of its environmental management system by an external organization.
Annex A provides explanatory information to prevent misinterpretation of the requirements of this International Standard. Annex B shows broad technical correspondence between the previous edition of this International Standard and this edition. Implementation guidance on environmental management systems is included in ISO 14004.
In this International Standard, the following verbal forms are used:
“shall” indicates a requirement; “should” indicates a recommendation;
“may” indicates a permission;
“can” indicates a possibility or a capability.
Information marked as “NOTE” is intended to assist the understanding or use of the document. “Notes to entry” used in Clause 3 provide additional information that supplements the terminological data and can contain provisions relating to the use of a term.
The terms and definitions in Clause 3 are arranged in conceptual order, with an alphabetical index provided at the end of the document.
Environmental management systems — Requirements with guidance for use
1 Scope
This International Standard specifies the requirements for an environmental management system that an organization can use to enhance its environmental performance. This International Standard is intended for use by an organization seeking to manage its environmental responsibilities in a systematic manner that contributes to the environmental pillar of sustainability.
This International Standard helps an organization achieve the intended outcomes of its environmental management system, which provide value for the environment, the organization itself and interested parties. Consistent with the organization’s environmental policy, the intended outcomes of an environmental management system include: enhancement of environmental performance; fulfilment of compliance obligations; achievement of environmental objectives.
This International Standard is applicable to any organization, regardless of size, type and nature, and applies to the environmental aspects of its activities, products and services that the organization determines it can either control or influence considering a life cycle perspective. This International Standard does not state specific environmental performance criteria.
This International Standard can be used in whole or in part to systematically improve environmental management. Claims of conformity to this International Standard, however, are not acceptable unless all its requirements are incorporated into an organization’s environmental management system and fulfilled without exclusion.
2 Normative references
There are no normative references.
3 Terms and definitions
For the purposes of this document, the following terms and definitions apply.
3.1 Terms related to organization and leadership
3.1.1 management system set of interrelated or interacting elements of an organization (3.1.4) to establish policies and objectives (3.2.5) and processes (3.3.5) to achieve those objectives
Note 1 to entry: A management system can address a single discipline or several disciplines (e.g. quality, environment, occupational health and safety, energy, financial management).
Note 2 to entry: The system elements include the organization’s structure, roles and responsibilities, planning and operation, performance evaluation and improvement.
Note 3 to entry: The scope of a management system can include the whole of the organization, specific and identified functions of the organization, specific and identified sections of the organization, or one or more functions across a group of organizations.
3.1.2
environmental management system part of the management system (3.1.1) used to manage environmental aspects (3.2.2), fulfil compliance obligations (3.2.9), and address risks and opportunities (3.2.11)
3.1.3
environmental policy intentions and direction of an organization (3.1.4) related to environmental performance (3.4.11), as formally expressed by its top management (3.1.5)
3.1.4
organization person or group of people that has its own functions with responsibilities, authorities and relationships to achieve its objectives (3.2.5)
Note 1 to entry: The concept of organization includes, but is not limited to sole-trader, company, corporation, firm, enterprise, authority, partnership, charity or institution, or part or combination thereof, whether incorporated or not, public or private.
3.1.5
top management person or group of people who directs and controls an organization (3.1.4) at the highest level
Note 1 to entry: Top management has the power to delegate authority and provide resources within the organization.
Note 2 to entry: If the scope of the management system (3.1.1) covers only part of an organization, then top management refers to those who direct and control that part of the organization.
3.1.6
interested party person or organization (3.1.4) that can affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision or activity
EXAMPLE Customers, communities, suppliers, regulators, non-governmental organizations, investors and employees.
Note 1 to entry: To “perceive itself to be affected” means the perception has been made known to the organization.
3.2 Terms related to planning
3.2.1 environment surroundings in which an organization (3.1.4) operates, including air, water, land, natural resources, flora, fauna, humans and their interrelationships
Note 1 to entry: Surroundings can extend from within an organization to the local, regional and global system.
Note 2 to entry: Surroundings can be described in terms of biodiversity, ecosystems, climate or other characteristics.
3.2.2 environmental aspect element of an organization’s (3.1.4) activities or products or services that interacts or can interact with the environment (3.2.1)
Note 1 to entry: An environmental aspect can cause (an) environmental impact(s) (3.2.4). A significant environmental aspect is one that has or can have one or more significant environmental impact(s).
Note 2 to entry: Significant environmental aspects are determined by the organization applying one or more criteria.
3.2.3
environmental condition state or characteristic of the environment (3.2.1) as determined at a certain point in time
3.2.4
environmental impact change to the environment (3.2.1), whether adverse or beneficial, wholly or partially resulting from an organization’s (3.1.4) environmental aspects (3.2.2)
3.2.5 objective result to be achieved
Note 1 to entry: An objective can be strategic, tactical, or operational.
Note 2 to entry: Objectives can relate to different disciplines (such as financial, health and safety, and environmental goals) and can apply at different levels (such as strategic, organization-wide, project, product, service and process (3.3.5)).
Note 3 to entry: An objective can be expressed in other ways, e.g. as an intended outcome, a purpose, an operational criterion, as an environmental objective (3.2.6), or by the use of other words with similar meaning (e.g. aim, goal, or target).
3.2.6
environmental objective objective (3.2.5) set by the organization (3.1.4) consistent with its environmental policy (3.1.3)
3.2.7 prevention of pollution use of processes (3.3.5), practices, techniques, materials, products, services or energy to avoid, reduce or control (separately or in combination) the creation, emission or discharge of any type of pollutant or waste, in order to reduce adverse environmental impacts (3.2.4)
Note 1 to entry: Prevention of pollution can include source reduction or elimination; process, product or service changes; efficient use of resources; material and energy substitution; reuse; recovery; recycling, reclamation; or treatment.
3.2.8 requirement need or expectation that is stated, generally implied or obligatory
Note 1 to entry: “Generally implied” means that it is custom or common practice for the organization (3.1.4) and interested parties (3.1.6) that the need or expectation under consideration is implied.
Note 2 to entry: A specified requirement is one that is stated, for example in documented information (3.3.2).
Note 3 to entry: Requirements other than legal requirements become obligatory when the organization decides to comply with them.
3.2.9 compliance obligations (preferred term) legal requirements and other requirements (admitted term) legal requirements (3.2.8) that an organization (3.1.4) has to comply with and other requirements that an organization has to or chooses to comply with
Note 1 to entry: Compliance obligations are related to the environmental management system (3.1.2).
Note 2 to entry: Compliance obligations can arise from mandatory requirements, such as applicable laws and regulations, or voluntary commitments, such as organizational and industry standards, contractual relationships, codes of practice and agreements with community groups or non-governmental organizations.
3.2.10
risk effect of uncertainty
Note 1 to entry: An effect is a deviation from the expected — positive or negative.
Note 2 to entry: Uncertainty is the state, even partial, of deficiency of information related to, understanding or knowledge of, an event, its consequence, or likelihood.
Note 3 to entry: Risk is often characterized by reference to potential “events” (as defined in ISO Guide 73:2009, 3.5.1.3) and “consequences” (as defined in ISO Guide 73:2009, 3.6.1.3), or a combination of these.
Note 4 to entry: Risk is often expressed in terms of a combination of the consequences of an event (including changes in circumstances) and the associated “likelihood” (as defined in ISO Guide 73:2009, 3.6.1.1) of occurrence.
3.2.11 risks and opportunities potential adverse effects (threats) and potential beneficial effects (opportunities)
3.3 Terms related to support and operation
3.3.1 competence ability to apply knowledge and skills to achieve intended results
3.3.2 documented information information required to be controlled and maintained by an organization (3.1.4) and the medium on which it is contained
Note 1 to entry: Documented information can be in any format and media, and from any source.
Note 2 to entry: Documented information can refer to: the environmental management system (3.1.2), including related processes (3.3.5); information created in order for the organization to operate (can be referred to as documentation); evidence of results achieved (can be referred to as records).
3.3.3 life cycle consecutive and interlinked stages of a product (or service) system, from raw material acquisition or generation from natural resources to final disposal
Note 1 to entry: The life cycle stages include acquisition of raw materials, design, production, transportation/ delivery, use, end-of-life treatment and final disposal.
[SOURCE: ISO 14044:2006, 3.1, modified ― The words “(or service)” have been added to the definition and Note 1 to entry has been added.]
3.3.4
outsource (verb) make an arrangement where an external organization (3.1.4) performs part of an organization’s function or process (3.3.5)
Note 1 to entry: An external organization is outside the scope of the management system (3.1.1), although the outsourced function or process is within the scope.
3.3.5 process set of interrelated or interacting activities which transforms inputs into outputs
Note 1 to entry: A process can be documented or not.
3.4 Terms related to performance evaluation and improvement
3.4.1 audit systematic, independent and documented process (3.3.5) for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled
Note 1 to entry: An internal audit is conducted by the organization (3.1.4) itself, or by an external party on its behalf.
Note 2 to entry: An audit can be a combined audit (combining two or more disciplines).
Note 3 to entry: Independence can be demonstrated by the freedom from responsibility for the activity being audited or freedom from bias and conflict of interest.
Note 4 to entry: “Audit evidence” consists of records, statements of fact or other information which are relevant to the audit criteria and are verifiable; and “audit criteria” are the set of policies, procedures or requirements (3.2.8) used as a reference against which audit evidence is compared, as defined in ISO 19011:2011, 3.3 and 3.2 respectively.
3.4.2 conformity fulfilment of a requirement (3.2.8)
3.4.3 nonconformity non-fulfilment of a requirement (3.2.8)
Note 1 to entry: Nonconformity relates to requirements in this International Standard and additional environmental management system (3.1.2) requirements that an organization (3.1.4) establishes for itself.
3.4.4 corrective action action to eliminate the cause of a nonconformity (3.4.3) and to prevent recurrence
Note 1 to entry: There can be more than one cause for a nonconformity.
3.4.5 continual improvement recurring activity to enhance performance (3.4.10)
Note 1 to entry: Enhancing performance relates to the use of the environmental management system (3.1.2) to enhance environmental performance (3.4.11) consistent with the organization’s (3.1.4) environmental policy (3.1.3).
Note 2 to entry: The activity need not take place in all areas simultaneously, or without interruption.
3.4.6 effectiveness extent to which planned activities are realized and planned results achieved
3.4.7 indicator measurable representation of the condition or status of operations, management or conditions
[SOURCE: ISO 14031:2013, 3.15]
3.4.8 monitoring determining the status of a system, a process (3.3.5) or an activity
Note 1 to entry: To determine the status, there might be a need to check, supervise or critically observe.
3.4.9 measurement process (3.3.5) to determine a value
3.4.10 performance measurable result
Note 1 to entry: Performance can relate either to quantitative or qualitative findings.
Note 2 to entry: Performance can relate to the management of activities, processes (3.3.5), products (including services), systems or organizations (3.1.4).
3.4.11 environmental performance performance (3.4.10) related to the management of environmental aspects (3.2.2)
Note 1 to entry: For an environmental management system (3.1.2), results can be measured against the organization’s (3.1.4) environmental policy (3.1.3), environmental objectives (3.2.6) or other criteria, using indicators (3.4.7).
4 Context of the organization
4.1 Understanding the organization and its context
The organization shall determine external and internal issues that are relevant to its purpose and that affect its ability to achieve the intended outcomes of its environmental management system. Such issues shall include environmental conditions being affected by or capable of affecting the organization.
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties
The organization shall determine:
a) the interested parties that are relevant to the environmental management system;
b) the relevant needs and expectations (i.e. requirements) of these interested parties;
c) which of these needs and expectations become its compliance obligations.
4.3 Determining the scope of the environmental management system
The organization shall determine the boundaries and applicability of the environmental management system to establish its scope.
When determining this scope, the organization shall consider:
a) the external and internal issues referred to in 4.1;
b) the compliance obligations referred to in 4.2;
c) its organizational units, functions and physical boundaries;
d) its activities, products and services;
e) its authority and ability to exercise control and influence.
Once the scope is defined, all activities, products and services of the organization within that scope need to be included in the environmental management system.
The scope shall be maintained as documented information and be available to interested parties.
4.4 Environmental management system
To achieve the intended outcomes, including enhancing its environmental performance, the organization shall establish, implement, maintain and continually improve an environmental management system, including the processes needed and their interactions, in accordance with the requirements of this International Standard.
The organization shall consider the knowledge gained in 4.1 and 4.2 when establishing and maintaining the environmental management system.
5 Leadership
5.1
Leadership and commitment
Top management shall demonstrate leadership and commitment with respect to the environmental management system by:
a) taking accountability for the effectiveness of the environmental management system;
b) ensuring that the environmental policy and environmental objectives are established and are compatible with the strategic direction and the context of the organization;
c) ensuring the integration of the environmental management system requirements into the organization’s business processes;
d) ensuring that the resources needed for the environmental management system are available;
e) communicating the importance of effective environmental management and of conforming to the environmental management system requirements;
f) ensuring that the environmental management system achieves its intended outcomes;
g) directing and supporting persons to contribute to the effectiveness of the environmental management system;
h) promoting continual improvement;
i) supporting other relevant management roles to demonstrate their leadership as it applies to their areas of responsibility.
NOTE Reference to “business” in this International Standard can be interpreted broadly to mean those activities that are core to the purposes of the organization’s existence.
5.2 Environmental policy
Top management shall establish, implement and maintain an environmental policy that, within the defined scope of its environmental management system:
a) is appropriate to the purpose and context of the organization, including the nature, scale and environmental impacts of its activities, products and services;
b) provides a framework for setting environmental objectives;
c) includes a commitment to the protection of the environment, including prevention of pollution and other specific commitment(s) relevant to the context of the organization;
NOTE Other specific commitment(s) to protect the environment can include sustainable resource use, climate change mitigation and adaptation, and protection of biodiversity and ecosystems.
d) includes a commitment to fulfil its compliance obligations;
e) includes a commitment to continual improvement of the environmental management system to enhance environmental performance.
The environmental policy shall: be maintained as documented information; be communicated within the organization; be available to interested parties.
5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities
Top management shall ensure that the responsibilities and authorities for relevant roles are assigned and communicated within the organization.
Top management shall assign the responsibility and authority for:
a) ensuring that the environmental management system conforms to the requirements of this International Standard;
b) reporting on the performance of the environmental management system, including environmental performance, to top management.
6 Planning
6.1 Actions to address risks and opportunities
6.1.1
General
The organization shall establish, implement and maintain the process(es) needed to meet the requirements in 6.1.1 to 6.1.4.
When planning for the environmental management system, the organization shall consider:
a) the issues referred to in 4.1;
b) the requirements referred to in 4.2;
c) the scope of its environmental management system;
and determine the risks and opportunities, related to its environmental aspects (see 6.1.2), compliance obligations (see 6.1.3) and other issues and requirements, identified in 4.1 and 4.2, that need to be addressed to:
give assurance that the environmental management system can achieve its intended outcomes; prevent or reduce undesired effects, including the potential for external environmental conditions to affect the organization; achieve continual improvement.
Within the scope of the environmental management system, the organization shall determine potential emergency situations, including those that can have an environmental impact.
The organization shall maintain documented information of its: risks and opportunities that need to be addressed; process(es) needed in 6.1.1 to 6.1.4, to the extent necessary to have confidence they are carried out as planned.
6.1.2
Environmental aspects
Within the defined scope of the environmental management system, the organization shall determine the environmental aspects of its activities, products and services that it can control and those that it can influence, and their associated environmental impacts, considering a life cycle perspective.
When determining environmental aspects, the organization shall take into account:
a) change, including planned or new developments, and new or modified activities, products and services;
b) abnormal conditions and reasonably foreseeable emergency situations.
The organization shall determine those aspects that have or can have a significant environmental impact, i.e. significant environmental aspects, by using established criteria.
The organization shall communicate its significant environmental aspects among the various levels and functions of the organization, as appropriate.
The organization shall maintain documented information of its: environmental aspects and associated environmental impacts; criteria used to determine its significant environmental aspects; significant environmental aspects.
NOTE Significant environmental aspects can result in risks and opportunities associated with either adverse environmental impacts (threats) or beneficial environmental impacts (opportunities).
6.1.3
Compliance obligations
The organization shall:
a) determine and have access to the compliance obligations related to its environmental aspects;
b) determine how these compliance obligations apply to the organization;
c) take these compliance obligations into account when establishing, implementing, maintaining and continually improving its environmental management system.
The organization shall maintain documented information of its compliance obligations.
NOTE Compliance obligations can result in risks and opportunities to the organization.
6.1.4
Planning action
The organization shall plan:
a) to take actions to address its:
1) significant environmental aspects;
2) compliance obligations;
3) risks and opportunities identified in 6.1.1;
b) how to:
1) integrate and implement the actions into its environmental management system processes (see 6.2, Clause 7, Clause 8 and 9.1), or other business processes;
2) evaluate the effectiveness of these actions (see 9.1).
When planning these actions, the organization shall consider its technological options and its financial, operational and business requirements.
6.2 Environmental objectives and planning to achieve them
6.2.1 Environmental objectives
The organization shall establish environmental objectives at relevant functions and levels, taking into account the organization’s significant environmental aspects and associated compliance obligations, and considering its risks and opportunities.
The environmental objectives shall be:
a) consistent with the environmental policy;
b) measurable (if practicable);
c) monitored;
d) communicated;
e) updated as appropriate.
The organization shall maintain documented information on the environmental objectives.
6.2.2 Planning actions to achieve environmental objectives
When planning how to achieve its environmental objectives, the organization shall determine:
a) what will be done;
b) what resources will be required;
c) who will be responsible;
d) when it will be completed;
e) how the results will be evaluated, including indicators for monitoring progress toward achievement of its measurable environmental objectives (see 9.1.1).
The organization shall consider how actions to achieve its environmental objectives can be integrated into the organization’s business processes.
7 Support
7.1 Resources
The organization shall determine and provide the resources needed for the establishment, implementation, maintenance and continual improvement of the environmental management system.
7.2 Competence
The organization shall:
a) determine the necessary competence of person(s) doing work under its control that affects its environmental performance and its ability to fulfil its compliance obligations;
b) ensure that these persons are competent on the basis of appropriate education, training or experience;
c) determine training needs associated with its environmental aspects and its environmental management system;
d) where applicable, take actions to acquire the necessary competence, and evaluate the effectiveness of the actions taken.
NOTE Applicable actions can include, for example, the provision of training to, the mentoring of, or the reassignment of currently employed persons; or the hiring or contracting of competent persons.
The organization shall retain appropriate documented information as evidence of competence.
7.3 Awareness
The organization shall ensure that persons doing work under the organization’s control are aware of:
a) the environmental policy;
b) the significant environmental aspects and related actual or potential environmental impacts associated with their work;
c) their contribution to the effectiveness of the environmental management system, including the benefits of enhanced environmental performance;
d) the implications of not conforming with the environmental management system requirements, including not fulfilling the organization’s compliance obligations.
7.4 Communication
7.4.1
General
The organization shall establish, implement and maintain the process(es) needed for internal and external communications relevant to the environmental management system, including:
a) on what it will communicate;
b) when to communicate;
c) with whom to communicate;
d) how to communicate.
When establishing its communication process(es), the organization shall: take into account its compliance obligations; ensure that environmental information communicated is consistent with information generated within the environmental management system, and is reliable.
The organization shall respond to relevant communications on its environmental management system. The organization shall retain documented information as evidence of its communications, as appropriate.
7.4.2
Internal communication
The organization shall:
a) internally communicate information relevant to the environmental management system among the various levels and functions of the organization, including changes to the environmental management system, as appropriate;
b) ensure its communication process(es) enable(s) persons doing work under the organization’s control to contribute to continual improvement.
7.4.3
External communication
The organization shall externally communicate information relevant to the environmental management system, as established by the organization’s communication process(es) and as required by its compliance obligations.
7.5 Documented information
7.5.1
General
The organization’s environmental management system shall include:
a) documented information required by this International Standard;
b) documented information determined by the organization as being necessary for the effectiveness of the environmental management system.
NOTE The extent of documented information for an environmental management system can differ from one organization to another due to: the size of organization and its type of activities, processes, products and services; the need to demonstrate fulfilment of its compliance obligations; the complexity of processes and their interactions; the competence of persons doing work under the organization’s control.
7.5.2
Creating and updating
When creating and updating documented information, the organization shall ensure appropriate:
a) identification and description (e.g. a title, date, author, or reference number);
b) format (e.g. language, software version, graphics) and media (e.g. paper, electronic);
c) review and approval for suitability and adequacy.
7.5.3
Control of documented information
Documented information required by the environmental management system and by this International Standard shall be controlled to ensure:
a) it is available and suitable for use, where and when it is needed;
b) it is adequately protected (e.g. from loss of confidentiality, improper use, or loss of integrity).
For the control of documented information, the organization shall address the following activities as applicable:
distribution, access, retrieval and use;
storage and preservation, including preservation of legibility; control of changes (e.g. version control); retention and disposition.
Documented information of external origin determined by the organization to be necessary for the planning and operation of the environmental management system shall be identified, as appropriate, and controlled.
NOTE Access can imply a decision regarding the permission to view the documented information only, or the permission and authority to view and change the documented information.
8 Operation
8.1 Operational planning and control
The organization shall establish, implement, control and maintain the processes needed to meet environmental management system requirements, and to implement the actions identified in 6.1 and 6.2, by:
establishing operating criteria for the process(es);
implementing control of the process(es), in accordance with the operating criteria.
NOTE Controls can include engineering controls and procedures. Controls can be implemented following a hierarchy (e.g. elimination, substitution, administrative) and can be used individually or in combination.
The organization shall control planned changes and review the consequences of unintended changes, taking action to mitigate any adverse effects, as necessary.
The organization shall ensure that outsourced processes are controlled or influenced. The type and extent of control or influence to be applied to the process(es) shall be defined within the environmental management system.
Consistent with a life cycle perspective, the organization shall:
a) establish controls, as appropriate, to ensure that its environmental requirement(s) is (are) addressed in the design and development process for the product or service, considering each life cycle stage;
b) determine its environmental requirement(s) for the procurement of products and services, as appropriate;
c) communicate its relevant environmental requirement(s) to external providers, including contractors;
d) consider the need to provide information about potential significant environmental impacts associated with the transportation or delivery, use, end-of-life treatment and final disposal of its products and services.
The organization shall maintain documented information to the extent necessary to have confidence that the processes have been carried out as planned.
8.2 Emergency preparedness and response
The organization shall establish, implement and maintain the process(es) needed to prepare for and respond to potential emergency situations identified in 6.1.1
The organization shall:
a) prepare to respond by planning actions to prevent or mitigate adverse environmental impacts from emergency situations;
b) respond to actual emergency situations;
c) take action to prevent or mitigate the consequences of emergency situations, appropriate to the magnitude of the emergency and the potential environmental impact;
d) periodically test the planned response actions, where practicable;
e) periodically review and revise the process(es) and planned response actions, in particular after the occurrence of emergency situations or tests;
f) provide relevant information and training related to emergency preparedness and response, as appropriate, to relevant interested parties, including persons working under its control.
The organization shall maintain documented information to the extent necessary to have confidence that the process(es) is (are) carried out as planned.
9 Performance evaluation
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation
9.1.1
General
The organization shall monitor, measure, analyse and evaluate its environmental performance.
The organization shall determine:
a) what needs to be monitored and measured;
b) the methods for monitoring, measurement, analysis and evaluation, as applicable, to ensure valid results;
c) the criteria against which the organization will evaluate its environmental performance, and appropriate indicators;
d) when the monitoring and measuring shall be performed;
e) when the results from monitoring and measurement shall be analysed and evaluated.
The organization shall ensure that calibrated or verified monitoring and measurement equipment is used and maintained, as appropriate.
The organization shall evaluate its environmental performance and the effectiveness of the environmental management system.
The organization shall communicate relevant environmental performance information both internally and externally, as identified in its communication process(es) and as required by its compliance obligations.
The organization shall retain appropriate documented information as evidence of the monitoring, measurement, analysis and evaluation results.
9.1.2
Evaluation of compliance
The organization shall establish, implement and maintain the process(es) needed to evaluate fulfilment of its compliance obligations.
The organization shall:
a) determine the frequency that compliance will be evaluated;
b) evaluate compliance and take action if needed;
c) maintain knowledge and understanding of its compliance status.
The organization shall retain documented information as evidence of the compliance evaluation result(s).
9.2 Internal audit
9.2.1
General
The organization shall conduct internal audits at planned intervals to provide information on whether the environmental management system:
a) conforms to:
1) the organization’s own requirements for its environmental management system;
2) the requirements of this International Standard;
b) is effectively implemented and maintained.
9.2.2
Internal audit programme
The organization shall establish, implement and maintain (an) internal audit programme(s), including the frequency, methods, responsibilities, planning requirements and reporting of its internal audits.
When establishing the internal audit programme, the organization shall take into consideration the environmental importance of the processes concerned, changes affecting the organization and the results of previous audits.
The organization shall:
a) define the audit criteria and scope for each audit;
b) select auditors and conduct audits to ensure objectivity and the impartiality of the audit process;
c) ensure that the results of the audits are reported to relevant management.
The organization shall retain documented information as evidence of the implementation of the audit programme and the audit results.
9.3
Management review
Top management shall review the organization’s environmental management system, at planned intervals, to ensure its continuing suitability, adequacy and effectiveness.
The management review shall include consideration of:
a) the status of actions from previous management reviews;
b) changes in:
1) external and internal issues that are relevant to the environmental management system;
2) the needs and expectations of interested parties, including compliance obligations;
3) its significant environmental aspects;
4) risks and opportunities;
c) the extent to which environmental objectives have been achieved;
d) information on the organization’s environmental performance, including trends in:
1) nonconformities and corrective actions;
2) monitoring and measurement results;
3) fulfilment of its compliance obligations;
4) audit results;
e) adequacy of resources;
f) relevant communication(s) from interested parties, including complaints;
g) opportunities for continual improvement.
The outputs of the management review shall include: conclusions on the continuing suitability, adequacy and effectiveness of the environmental management system; decisions related to continual improvement opportunities; decisions related to any need for changes to the environmental management system, including resources; actions, if needed, when environmental objectives have not been achieved; opportunities to improve integration of the environmental management system with other business processes, if needed; any implications for the strategic direction of the organization.
The organization shall retain documented information as evidence of the results of management reviews.
10 Improvement
10.1 General
The organization shall determine opportunities for improvement (see 9.1, 9.2 and 9.3) and implement necessary actions to achieve the intended outcomes of its environmental management system.
10.2 Nonconformity and corrective action
When a nonconformity occurs, the organization shall:
a) react to the nonconformity and, as applicable:
1) take action to control and correct it;
2) deal with the consequences, including mitigating adverse environmental impacts;
b) evaluate the need for action to eliminate the causes of the nonconformity, in order that it does not recur or occur elsewhere, by:
1) reviewing the nonconformity;
2) determining the causes of the nonconformity;
3) determining if similar nonconformities exist, or could potentially occur;
c) implement any action needed;
d) review the effectiveness of any corrective action taken;
e) make changes to the environmental management system, if necessary.
Corrective actions shall be appropriate to the significance of the effects of the nonconformities encountered, including the environmental impact(s).
The organization shall retain documented information as evidence of: the nature of the nonconformities and any subsequent actions taken; the results of any corrective action.
10.3 Continual improvement
The organization shall continually improve the suitability, adequacy and effectiveness of the environmental management system to enhance environmental performance.
Annex A (informative)
Guidance on the use of this International Standard
A.1 General
The explanatory information given in this annex is intended to prevent misinterpretation of the requirements contained in this International Standard. While this information addresses and is consistent with these requirements, it is not intended to add to, subtract from, or in any way modify them.
The requirements in this International Standard need to be viewed from a systems or holistic perspective. The user should not read a particular sentence or clause of this International Standard in isolation from other clauses. There is an interrelationship between the requirements in some clauses and the requirements in other clauses. For example, the organization needs to understand the relationship between the commitments in its environmental policy and the requirements that are specified in other clauses.
Management of change is an important part of maintaining the environmental management system that ensures the organization can achieve the intended outcomes of its environmental management system on an ongoing basis. Management of change is addressed in various requirements of this International Standard, including maintaining the environmental management system (see 4.4), environmental aspects (see 6.1.2), internal communication (see 7.4.2), operational control (see 8.1), internal audit programme (see 9.2.2), and management review (see 9.3).
As part of managing change, the organization should address planned and unplanned changes to ensure that the unintended consequences of these changes do not have a negative effect on the intended outcomes of the environmental management system. Examples of change include: planned changes to products, processes, operations, equipment or facilities; changes in staff or external providers, including contractors; new information related to environmental aspects, environmental impacts and related technologies; changes in compliance obligations.
A.2 Clarification of structure and terminology
The clause structure and some of the terminology of this International Standard have been changed to improve alignment with other management systems standards. There is, however, no requirement in this International Standard for its clause structure or terminology to be applied to an organization’s environmental management system documentation. There is no requirement to replace the terms used by an organization with the terms used in this International Standard. Organizations can choose to use terms that suit their business, e.g. “records”, “documentation”, or “protocols”, rather than “documented information”.
A.3 Clarification of concepts
In addition to the terms and definitions given in Clause 3, clarification of selected concepts is provided below to prevent misunderstanding.
In this International Standard, the use of the word “any” implies selection or choice.
The words “appropriate” and “applicable” are not interchangeable. “Appropriate” means suitable (for, to) and implies some degree of freedom, while “applicable” means relevant or possible to apply and implies that if it can be done, it needs to be done.
The word “consider” means it is necessary to think about the topic but it can be excluded; whereas “take into account” means it is necessary to think about the topic but it cannot be excluded.
“Continual” indicates duration that occurs over a period of time, but with intervals of interruption (unlike “continuous” which indicates duration without interruption). “Continual” is therefore the appropriate word to use when referring to improvement.
In this International Standard, the word “effect” is used to describe the result of a change to the organization. The phrase “environmental impact” refers specifically to the result of a change to the environment.
The word “ensure” means the responsibility can be delegated, but not the accountability.
This International Standard uses the term “interested party”; the term “stakeholder” is a synonym as it represents the same concept.
This International Standard uses some new terminology. A brief explanation is given below to aid both new users and those who have used previous editions of this International Standard.
The phrase “compliance obligations” replaces the phrase “legal requirements and other requirements to which the organization subscribes” used in the previous edition of this International Standard. The intent of this new phrase does not differ from that of the previous edition.
“Documented information” replaces the nouns “documentation”, “documents” and “records” used in previous editions of this International Standard. To distinguish the intent of the generic term “documented information”, this International Standard now uses the phrase “retain documented information as evidence of....” to mean records, and “maintain documented information” to mean documentation other than records. The phrase “as evidence of….” is not a requirement to meet legal evidentiary requirements; its intent is only to indicate objective evidence needs to be retained.
The phrase “external provider” means an external supplier organization (including a contractor) that provides a product or a service.
The change from “identify” to “determine” is intended to harmonize with the standardized management system terminology. The word “determine” implies a discovery process that results in knowledge. The intent does not differ from that of previous editions.
The phrase “intended outcome” is what the organization intends to achieve by implementing its environmental management system. The minimal intended outcomes include enhancement of environmental performance, fulfilment of compliance obligations and achievement of environmental objectives. Organizations can set additional intended outcomes for their environmental management system. For example, consistent with their commitment to protection of the environment, an organization may establish an intended outcome to work towards sustainable development.
The phrase “person(s) doing work under its control” includes persons working for the organization and those working on its behalf for which the organization has responsibility (e.g. contractors). It replaces the phrase “persons working for it or on its behalf” and “persons working for or on behalf of the organization” used in the previous edition of this International Standard. The intent of this new phrase does not differ from that of the previous edition.
The concept of “target” used in previous editions of this International Standard is captured within the term “environmental objective”.
A.4 Context of the organization
A.4.1 Understanding the organization and its context
The intent of 4.1 is to provide a high-level, conceptual understanding of the important issues that can affect, either positively or negatively, the way the organization manages its environmental responsibilities. Issues are important topics for the organization, problems for debate and discussion or changing circumstances that affect the organization’s ability to achieve the intended outcomes it sets for its environmental management system.
Examples of internal and external issues which can be relevant to the context of the organization include:
a) environmental conditions related to climate, air quality, water quality, land use, existing contamination, natural resource availability and biodiversity, that can either affect the organization’s purpose, or be affected by its environmental aspects;
b) the external cultural, social, political, legal, regulatory, financial, technological, economic, natural and competitive circumstances, whether international, national, regional or local;
c) the internal characteristics or conditions of the organization, such as its activities, products and services, strategic direction, culture and capabilities (i.e. people, knowledge, processes, systems).
An understanding of the context of an organization is used to establish, implement, maintain and continually improve its environmental management system (see 4.4). The internal and external issues that are determined in 4.1 can result in risks and opportunities to the organization or to the environmental management system (see 6.1.1 to 6.1.3). The organization determines those that need to be addressed and managed (see 6.1.4, 6.2, Clause 7, Clause 8 and 9.1).
A.4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties
An organization is expected to gain a general (i.e. high-level, not detailed) understanding of the expressed needs and expectations of those internal and external interested parties that have been determined by the organization to be relevant. The organization considers the knowledge gained when determining which of these needs and expectations it has to or it chooses to comply with, i.e. its compliance obligations (see 6.1.1).
In the case of an interested party perceiving itself to be affected by the organization’s decisions or activities related to environmental performance, the organization considers the relevant needs and expectations that are made known or have been disclosed by the interested party to the organization.
Interested party requirements are not necessarily requirements of the organization. Some interested party requirements reflect needs and expectations that are mandatory because they have been incorporated into laws, regulations, permits and licences by governmental or even court decision. The organization may decide to voluntarily agree to or adopt other requirements of interested parties (e.g. entering into a contractual relationship, subscribing to a voluntary initiative). Once the organization adopts them, they become organizational requirements (i.e. compliance obligations) and are taken into account when planning the environmental management system (see 4.4). A more detailed-level analysis of its compliance obligations is performed in 6.1.3
A.4.3 Determining the scope of the environmental management system
The scope of the environmental management system is intended to clarify the physical and organizational boundaries to which the environmental management system applies, especially if the organization is a part of a larger organization. An organization has the freedom and flexibility to define its boundaries. It may choose to implement this International Standard throughout the entire
organization, or only in (a) specific part(s) of the organization, as long as the top management for that (those) part(s) has authority to establish an environmental management system.
In setting the scope, the credibility of the environmental management system depends upon the choice of organizational boundaries. The organization considers the extent of control or influence that it can exert over activities, products and services considering a life cycle perspective. Scoping should not be used to exclude activities, products, services, or facilities that have or can have significant environmental aspects, or to evade its compliance obligations. The scope is a factual and representative statement of the organization’s operations included within its environmental management system boundaries that should not mislead interested parties.
Once the organization asserts it conforms to this International Standard, the requirement to make the scope statement available to interested parties applies.
A.4.4 Environmental management system
The organization retains authority and accountability to decide how it fulfils the requirements of this International Standard, including the level of detail and extent to which it:
a) establishes one or more processes to have confidence that it (they) is (are) controlled, carried out as planned and achieve the desired results;
b) integrates environmental management system requirements into its various business processes, such as design and development, procurement, human resources, sales and marketing;
c) incorporates issues associated with the context of the organization (see 4.1) and interested party requirements (see 4.2) within its environmental management system.
If this International Standard is implemented for (a) specific part(s) of an organization, policies, processes and documented information developed by other parts of the organization can be used to meet the requirements of this International Standard, provided they are applicable to that (those) specific part(s).
For information on maintaining the environmental management system as part of management of change, see Clause A.1.
A.5 Leadership
A.5.1
Leadership and commitment
To demonstrate leadership and commitment, there are specific responsibilities related to the environmental management system in which top management should be personally involved or which top management should direct. Top management may delegate responsibility for these actions to others, but it retains accountability for ensuring the actions are performed.
A.5.2
Environmental policy
An environmental policy is a set of principles stated as commitments in which top management outlines the intentions of the organization to support and enhance its environmental performance. The environmental policy enables the organization to set its environmental objectives (see 6.2), take actions to achieve the intended outcomes of the environmental management system, and achieve continual improvement (see Clause 10).
Three basic commitments for the environmental policy are specified in this International Standard to:
a) protect the environment;
b) fulfil the organization’s compliance obligations;
c) continually improve the environmental management system to enhance environmental performance.
These commitments are then reflected in the processes an organization establishes to address specific requirements in this International Standard, to ensure a robust, credible and reliable environmental management system.
The commitment to protect the environment is intended to not only prevent adverse environmental impacts through prevention of pollution, but to protect the natural environment from harm and degradation arising from the organization’s activities, products and services. The specific commitment(s) an organization pursues should be relevant to the context of the organization, including the local or regional environmental conditions. These commitments can address, for example, water quality, recycling, or air quality, and can also include commitments related to climate change mitigation and adaptation, protection of biodiversity and ecosystems, and restoration.
While all the commitments are important, some interested parties are especially concerned with the organization’s commitment to fulfil its compliance obligations, particularly applicable legal requirements. This International Standard specifies a number of interconnected requirements related to this commitment. These include the need to:
determine compliance obligations;
ensure operations are carried out in accordance with these compliance obligations; evaluate fulfilment of the compliance obligations;
correct nonconformities.
A.5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities
Those involved in the organization’s environmental management system should have a clear understanding of their role, responsibility(ies) and authority(ies) for conforming to the requirements of this International Standard and achieving the intended outcomes.
The specific roles and responsibilities identified in 5.3 may be assigned to an individual, sometimes referred to as the “management representative”, shared by several individuals, or assigned to a member of top management.
A.6 Planning
A.6.1 Actions to address risks and opportunities
A.6.1.1 General
The overall intent of the process(es) established in 6.1.1 is to ensure that the organization is able to achieve the intended outcomes of its environmental management system, to prevent or reduce undesired effects, and to achieve continual improvement. The organization can ensure this by determining its risks and opportunities that need to be addressed and planning action to address them. These risks and opportunities can be related to environmental aspects, compliance obligations, other issues or other needs and expectations of interested parties.
Environmental aspects (see 6.1.2) can create risks and opportunities associated with adverse environmental impacts, beneficial environmental impacts, and other effects on the organization. The risks and opportunities related to environmental aspects can be determined as part of the significance evaluation or determined separately.
Compliance obligations (see 6.1.3) can create risks and opportunities, such as failing to comply (which can damage the organization’s reputation or result in legal action) or performing beyond its compliance obligations (which can enhance the organization’s reputation).
The organization can also have risks and opportunities related to other issues, including environmental conditions or needs and expectations of interested parties, which can affect the organization’s ability to achieve the intended outcomes of its environmental management system, e.g.
a) environmental spillage due to literacy or language barriers among workers who cannot understand local work procedures;
b) increased flooding due to climate change that could affect the organizations premises;
c) lack of available resources to maintain an effective environmental management system due to economic constraints;
d) introducing new technology financed by governmental grants, which could improve air quality;
e) water scarcity during periods of drought that could affect the organization’s ability to operate its emission control equipment.
Emergency situations are unplanned or unexpected events that need the urgent application of specific competencies, resources or processes to prevent or mitigate their actual or potential consequences. Emergency situations can result in adverse environmental impacts or other effects on the organization. When determining potential emergency situations (e.g. fire, chemical spill, severe weather), the organization should consider: the nature of onsite hazards (e.g. flammable liquids, storage tanks, compressed gasses); the most likely type and scale of an emergency situation; the potential for emergency situations at a nearby facility (e.g. plant, road, railway line).
Although risks and opportunities need to be determined and addressed, there is no requirement for formal risk management or a documented risk management process. It is up to the organization to select the method it will use to determine its risks and opportunities. The method may involve a simple qualitative process or a full quantitative assessment depending on the context in which the organization operates.
The risks and opportunities identified (see 6.1.1 to 6.1.3) are inputs for planning actions (see 6.1.4) and for establishing the environmental objectives (see 6.2).
A.6.1.2 Environmental aspects
An organization determines its environmental aspects and associated environmental impacts, and determines those that are significant and, therefore, need to be addressed by its environmental management system.
Changes to the environment, either adverse or beneficial, that result wholly or partially from environmental aspects are called environmental impacts. The environmental impact can occur at local, regional and global scales, and also can be direct, indirect or cumulative by nature. The relationship between environmental aspects and environmental impacts is one of cause and effect.
When determining environmental aspects, the organization considers a life cycle perspective. This does not require a detailed life cycle assessment; thinking carefully about the life cycle stages that can be controlled or influenced by the organization is sufficient. Typical stages of a product (or service) life cycle include raw material acquisition, design, production, transportation/delivery, use, end-oflife treatment and final disposal. The life cycle stages that are applicable will vary depending on the activity, product or service.
An organization needs to determine the environmental aspects within the scope of its environmental management system. It takes into account the inputs and outputs (both intended and unintended) that are associated with its current and relevant past activities, products and services; planned or new developments; and new or modified activities, products and services. The method used should consider normal and abnormal operating conditions, shut-down and start-up conditions, as well as the reasonably foreseeable emergency situations identified in 6.1.1. Attention should be paid to prior
occurrences of emergency situations. For information on environmental aspects as part of managing change, see Clause A.1
An organization does not have to consider each product, component or raw material individually to determine and evaluate their environmental aspects; it may group or categorize activities, products and services when they have common characteristics.
When determining its environmental aspects, the organization can consider:
a) emissions to air;
b) releases to water;
c) releases to land;
d) use of raw materials and natural resources;
e) use of energy;
f) energy emitted (e.g. heat, radiation, vibration (noise), light);
g) generation of waste and/or by-products;
h) use of space.
In addition to the environmental aspects that it can control directly, an organization determines whether there are environmental aspects that it can influence. These can be related to products and services used by the organization which are provided by others, as well as products and services that it provides to others, including those associated with (an) outsourced process(es). With respect to those an organization provides to others, it can have limited influence on the use and end-of-life treatment of the products and services. In all circumstances, however, it is the organization that determines the extent of control it is able to exercise, the environmental aspects it can influence, and the extent to which it chooses to exercise such influence.
Consideration should be given to environmental aspects related to the organization’s activities, products and services, such as:
design and development of its facilities, processes, products and services; acquisition of raw materials, including extraction; operational or manufacturing processes, including warehousing; operation and maintenance of facilities, organizational assets and infrastructure; environmental performance and practices of external providers; product transportation and service delivery, including packaging; storage, use and end-of-life treatment of products; waste management, including reuse, refurbishing, recycling and disposal.
There is no single method for determining significant environmental aspects, however, the method and criteria used should provide consistent results. The organization sets the criteria for determining its significant environmental aspects. Environmental criteria are the primary and minimum criteria for assessing environmental aspects. Criteria can relate to the environmental aspect (e.g. type, size, frequency) or the environmental impact (e.g. scale, severity, duration, exposure). Other criteria may also be used. An environmental aspect might not be significant when only considering environmental criteria. It can, however, reach or exceed the threshold for determining significance when other criteria are considered. These other criteria can include organizational issues, such as legal requirements or interested party concerns. These other criteria are not intended to be used to downgrade an aspect that is significant based on its environmental impact.
A significant environmental aspect can result in one or more significant environmental impacts, and can therefore result in risks and opportunities that need to be addressed to ensure the organization can achieve the intended outcomes of its environmental management system.
A.6.1.3
Compliance obligations
The organization determines, at a sufficiently detailed level, the compliance obligations it identified in 4.2 that are applicable to its environmental aspects, and how they apply to the organization. Compliance obligations include legal requirements that an organization has to comply with and other requirements that the organization has to or chooses to comply with.
Mandatory legal requirements related to an organization’s environmental aspects can include, if applicable:
a) requirements from governmental entities or other relevant authorities;
b) international, national and local laws and regulations;
c) requirements specified in permits, licenses or other forms of authorization;
d) orders, rules or guidance from regulatory agencies;
e) judgements of courts or administrative tribunals.
Compliance obligations also include other interested party requirements related to its environmental management system which the organization has to or chooses to adopt. These can include, if applicable: agreements with community groups or non-governmental organizations; agreements with public authorities or customers; organizational requirements; voluntary principles or codes of practice; voluntary labelling or environmental commitments; obligations arising under contractual arrangements with the organization; relevant organizational or industry standards.
A.6.1.4 Planning action
The organization plans, at a high level, the actions that have to be taken within the environmental management system to address its significant environmental aspects, its compliance obligations, and the risks and opportunities identified in 6.1.1 that are a priority for the organization to achieve the intended outcomes of its environmental management system.
The actions planned may include establishing environmental objectives (see 6.2) or may be incorporated into other environmental management system processes, either individually or in combination. Some actions may be addressed through other management systems, such as those related to occupational health and safety or business continuity, or through other business processes related to risk, financial or human resource management.
When considering its technological options, an organization should consider the use of best-available techniques, where economically viable, cost-effective and judged appropriate. This is not intended to imply that organizations are obliged to use environmental cost-accounting methodologies.
A.6.2 Environmental objectives and planning to achieve them
Top management may establish environmental objectives at the strategic level, the tactical level or the operational level. The strategic level includes the highest levels of the organization and the
environmental objectives can be applicable to the whole organization. The tactical and operational levels can include environmental objectives for specific units or functions within the organization and should be compatible with its strategic direction.
Environmental objectives should be communicated to persons working under the organization’s control who have the ability to influence the achievement of environmental objectives.
The requirement to “take into account significant environmental aspects” does not mean that an environmental objective has to be established for each significant environmental aspect, however, these have a high priority when establishing environmental objectives.
“Consistent with the environmental policy” means that the environmental objectives are broadly aligned and harmonized with the commitments made by top management in the environmental policy, including the commitment to continual improvement.
Indicators are selected to evaluate the achievement of measurable environmental objectives. “Measurable” means it is possible to use either quantitative or qualitative methods in relation to a specified scale to determine if the environmental objective has been achieved. By specifying “if practicable”, it is acknowledged that there can be situations when it is not feasible to measure an environmental objective, however, it is important that the organization is able to determine whether or not an environmental objective has been achieved.
For additional information on environmental indicators, see ISO 14031.
A.7 Support
A.7.1 Resources
Resources are needed for the effective functioning and improvement of the environmental management system and to enhance environmental performance. Top management should ensure that those with environmental management system responsibilities are supported with the necessary resources. Internal resources may be supplemented by (an) external provider(s).
Resources can include human resources, natural resources, infrastructure, technology and financial resources. Examples of human resources include specialized skills and knowledge. Examples of infrastructure resources include the organization’s buildings, equipment, underground tanks and drainage system.
A.7.2
Competence
The competency requirements of this International Standard apply to persons working under the organization’s control who affect its environmental performance, including persons:
a) whose work has the potential to cause a significant environmental impact;
b) who are assigned responsibilities for the environmental management system, including those who:
1) determine and evaluate environmental impacts or compliance obligations;
2) contribute to the achievement of an environmental objective;
3) respond to emergency situations;
4) perform internal audits;
5) perform evaluations of compliance.
A.7.3
Awareness
Awareness of the environmental policy should not be taken to mean that the commitments need to be memorized or that persons doing work under the organization’s control have a copy of the documented
environmental policy. Rather, these persons should be aware of its existence, its purpose and their role in achieving the commitments, including how their work can affect the organization’s ability to fulfil its compliance obligations.
A.7.4 Communication
Communication allows the organization to provide and obtain information relevant to its environmental management system, including information related to its significant environmental aspects, environmental performance, compliance obligations and recommendations for continual improvement. Communication is a two-way process, in and out of the organization.
When establishing its communication process(es), the internal organizational structure should be considered to ensure communication with the most appropriate levels and functions. A single approach can be adequate to meet the needs of many different interested parties, or multiple approaches might be necessary to address specific needs of individual interested parties.
The information received by the organization can contain requests from interested parties for specific information related to the management of its environmental aspects, or can contain general impressions or views on the way the organization carries out that management. These impressions or views can be positive or negative. In the latter case (e.g. complaints), it is important that a prompt and clear answer is provided by the organization. A subsequent analysis of these complaints can provide valuable information for detecting improvement opportunities for the environmental management system.
Communication should:
a) be transparent, i.e. the organization is open in the way it derives what it has reported on;
b) be appropriate, so that information meets the needs of relevant interested parties, enabling them to participate;
c) be truthful and not misleading to those who rely on the information reported;
d) be factual, accurate and able to be trusted;
e) not exclude relevant information;
f) be understandable to interested parties.
For information on communication as part of managing change, see Clause A.1. For additional information on communication, see ISO 14063.
A.7.5
Documented information
An organization should create and maintain documented information in a manner sufficient to ensure a suitable, adequate and effective environmental management system. The primary focus should be on the implementation of the environmental management system and on environmental performance, not on a complex documented information control system.
In addition to the documented information required in specific clauses of this International Standard, an organization may choose to create additional documented information for purposes of transparency, accountability, continuity, consistency, training, or ease in auditing.
Documented information originally created for purposes other than the environmental management system may be used. The documented information associated with the environmental management system may be integrated with other information management systems implemented by the organization. It does not have to be in the form of a manual.
A.8 Operation
A.8.1
Operational planning and control
The type and extent of operational control(s) depend on the nature of the operations, the risks and opportunities, significant environmental aspects and compliance obligations. An organization has the flexibility to select the type of operational control methods, individually or in combination, that are necessary to make sure the process(es) is (are) effective and achieve(s) the desired results. Such methods can include:
a) designing (a) process(es) in such a way as to prevent error and ensure consistent results;
b) using technology to control (a) process(es) and prevent adverse results (i.e. engineering controls);
c) using competent personnel to ensure the desired results;
d) performing (a) process(es) in a specified way;
e) monitoring or measuring (a) process(es) to check the results;
f) determining the use and amount of documented information necessary.
The organization decides the extent of control needed within its own business processes (e.g. procurement process) to control or influence (an) outsourced process(es) or (a) provider(s) of products and services. Its decision should be based upon factors such as: knowledge, competence and resources, including: the competence of the external provider to meet the organization’s environmental management system requirements;
the technical competence of the organization to define appropriate controls or assess the adequacy of controls;
the importance and potential effect the product and service will have on the organization’s ability to achieve the intended outcome of its environmental management system; the extent to which control of the process is shared; the capability of achieving the necessary control through the application of its general procurement process; improvement opportunities available.
When a process is outsourced, or when products and services are supplied by (an) external provider(s), the organization’s ability to exert control or influence can vary from direct control to limited or no influence. In some cases, an outsourced process performed onsite might be under the direct control of an organization; in other cases, an organization’s ability to influence an outsourced process or external supplier might be limited.
When determining the type and extent of operational controls related to external providers, including contractors, the organization may consider one or more factors such as: environmental aspects and associated environmental impacts; risks and opportunities associated with the manufacturing of its products or the provision of its services;
the organization’s compliance obligations.
For information on operational control as part of managing change, see Clause A.1. For information on life cycle perspective, see A.6.1.2
An outsourced process is one that fulfils all of the following: it is within the scope of the environmental management system; it is integral to the organization’s functioning; it is needed for the environmental management system to achieve its intended outcome; liability for conforming to requirements is retained by the organization; the organization and the external provider have a relationship where the process is perceived by interested parties as being carried out by the organization.
Environmental requirements are the organization’s environmentally-related needs and expectations that it establishes for, and communicates to, its interested parties (e.g. an internal function, such as procurement; a customer; an external provider).
Some of the organization’s significant environmental impacts can occur during the transportation, delivery, use, end-of-life treatment or final disposal of its product or service. By providing information, an organization can potentially prevent or mitigate adverse environmental impacts during these life cycle stages.
A.8.2 Emergency preparedness and response
It is the responsibility of each organization to be prepared and to respond to emergency situations in a manner appropriate to its particular needs. For information on determining emergency situations, see A.6.1.1.
When planning its emergency preparedness and response process(es), the organization should consider:
a) the most appropriate method(s) for responding to an emergency situation;
b) internal and external communication process(es);
c) the action(s) required to prevent or mitigate environmental impacts;
d) mitigation and response action(s) to be taken for different types of emergency situations;
e) the need for post-emergency evaluation to determine and implement corrective actions;
f) periodic testing of planned emergency response actions;
g) training of emergency response personnel;
h) a list of key personnel and aid agencies, including contact details (e.g. fire department, spillage clean-up services);
i) evacuation routes and assembly points;
j) the possibility of mutual assistance from neighbouring organizations.
A.9 Performance evaluation
A.9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation
A.9.1.1 General
When determining what should be monitored and measured, in addition to progress on environmental objectives, the organization should take into account its significant environmental aspects, compliance obligations and operational controls.
The methods used by the organization to monitor and measure, analyse and evaluate should be defined in the environmental management system, in order to ensure that:
a) the timing of monitoring and measurement is coordinated with the need for analysis and evaluation results;
b) the results of monitoring and measurement are reliable, reproducible and traceable;
c) the analysis and evaluation are reliable and reproducible, and enable the organization to report trends.
The environmental performance analysis and evaluation results should be reported to those with responsibility and authority to initiate appropriate action.
For additional information on environmental performance evaluation, see ISO 14031.
A.9.1.2 Evaluation of compliance
The frequency and timing of compliance evaluations can vary depending on the importance of the requirement, variations in operating conditions, changes in compliance obligations and the organization’s past performance. An organization can use a variety of methods to maintain its knowledge and understanding of its compliance status, however, all compliance obligations need to be evaluated periodically.
If compliance evaluation results indicate a failure to fulfil a legal requirement, the organization needs to determine and implement the actions necessary to achieve compliance. This might require communication with a regulatory agency and agreement on a course of action to fulfil its legal requirements. Where such an agreement is in place, it becomes a compliance obligation.
A non-compliance is not necessarily elevated to a nonconformity if, for example, it is identified and corrected by the environmental management system processes. Compliance-related nonconformities need to be corrected, even if those nonconformities have not resulted in actual non-compliance with legal requirements.
A.9.2 Internal audit
Auditors should be independent of the activity being audited, wherever practicable, and should in all cases act in a manner that is free from bias and conflict of interest.
Nonconformities identified during internal audits are subject to appropriate corrective action.
When considering the results of previous audits, the organization should include:
a) previously identified nonconformities and the effectiveness of the actions taken;
b) results of internal and external audits.
For additional information on establishing an internal audit programme, performing environmental management system audits and evaluating the competence of audit personnel, see ISO 19011. For information on internal audit programme as part of managing change, see Clause A.1
A.9.3 Management review
The management review should be high-level; it does not need to be an exhaustive review of detailed information. The management review topics need not be addressed all at once. The review may take place over a period of time and can be part of regularly scheduled management activities, such as board or operational meetings; it does not need to be a separate activity.
Relevant complaints received from interested parties are reviewed by top management to determine opportunities for improvement.
For information on management review as part of managing change, see Clause A.1.
“Suitability” refers to how the environmental management system fits the organization, its operations, culture and business systems. “Adequacy” refers to whether it meets the requirements of this International Standard and is implemented appropriately. “Effectiveness” refers to whether it is achieving the desired results.
A.10 Improvement
A.10.1 General
The organization should consider the results from analysis and evaluation of environmental performance, evaluation of compliance, internal audits and management review when taking action to improve.
Examples of improvement include corrective action, continual improvement, breakthrough change, innovation and re-organization.
A.10.2 Nonconformity and corrective action
One of the key purposes of an environmental management system is to act as a preventive tool. The concept of preventive action is now captured in 4.1 (i.e. understanding the organization and its context) and 6.1 (i.e. actions to address risks and opportunities).
A.10.3
Continual improvement
The rate, extent and timescale of actions that support continual improvement are determined by the organization. Environmental performance can be enhanced by applying the environmental management system as a whole or improving one or more of its elements.
Annex B (informative)
Table B.1 shows the correspondence between this edition of this International Standard (ISO 14001:2015) and the previous edition (ISO 14001:2004).
Table B.1 — Correspondence between ISO 14001:2015 and ISO 14001:2004
ISO 14001:2015
Table B.1 (continued)
Guidance on the use of this International Standard Annex A Annex AGuidance on the use of this International Standard Correspondence between ISO 14001:2015 and ISO 14001:2004 Annex B
Annex BCorrespondence between ISO 14001:2004 and ISO 9001:2008
Bibliography
Alphabetical index of terms
Bibliography
Bibliography
[1] ISO 14004, Environmental management systems — General guidelines on principles, systems and support techniques
[2] ISO 14006, Environmental management systems — Guidelines for incorporating ecodesign
[4] ISO 14044, Environmental management — Life cycle assessment — Requirements and guidelines
[5] ISO 14063, Environmental management — Environmental communication — Guidelines and examples
[6] ISO 19011, Guidelines for auditing management systems
[7] ISO 31000, Risk management — Principles and guidelines
[8] ISO 50001, Energy management systems — Requirements with guidance for use
[9] ISO Guide 73, Risk management — Vocabulary
Alphabetical index of terms
audit 3.4.1
competence 3.3.1
compliance obligations 3.2.9
conformity 3.4.2
continual improvement 3.4.5
corrective action 3.4.4
documented information 3.3.2 effectiveness 3.4.6
environment 3.2.1
environmental aspect 3.2.2
environmental condition 3.2.3
environmental impact 3.2.4
environmental management system 3.1.2
environmental objective 3.2.6
environmental performance 3.4.11
environmental policy 3.1.3
indicator 3.4.7
interested party 3.1.6
legal requirements and other requirements (admitted term for compliance obligations) 3.2.9 life cycle 3.3.3
management system 3.1.1 measurement 3.4.9 monitoring 3.4.8
nonconformity 3.4.3 objective 3.2.5 organization 3.1.4 outsource (verb) 3.3.4 performance 3.4.10 prevention of pollution 3.2.7 process 3.3.5 requirement 3.2.8 risk 3.2.10 risks and opportunities 3.2.11 top management 3.1.5
SIS är en del av ISO och CEN som är nätverk av experter som arbetar med att skapa internationella standarder. Hos oss kan aktörer ta initiativ och samverka för best practice som främjar Sveriges konkurrenskraft och ger smart och hållbar samhällsutveckling.
SIS samverkar med alla delar av det svenska samhället, som till exempel industri, akademi, offentlig sektor och frivilligorganisationer.
SIS projektleder det svenska arbetet med att ta fram standarder. Vi verkar för ökat svenskt inflytande i internationella samarbeten och för att best practice sprids och tillämpas i Sverige.
Vi erbjuder också utbildningar, tjänster och produkter som hjälper våra kunder att utveckla sina verksamheter och skapa samhällsnytta med hjälp av standarder.
Vill du veta mer eller bidra till att skapa smarta globala lösningar, kontakta oss per telefon eller besök sis.se
