ZOOM SOPORTE OMP

INDICE 1.

¿QUE ES ZOOM? ……………………………………………………………………….……………Pág.03

1.1. CARACTERÍSTICAS………………………………………………………….…..……………….Pág.03 2. ¿CÓMO EMPEZAR?.………………………………………………………………………………..….Pág.03 3. ¿CÓMO REGISTRARSE?………….……………………………………………………………..…Pág.05

4. CREAR UNA REUNIÓN (MEETING)…………………………………………………….…Pág.08 4.1. CREAR UNA REUNIÓN DESDE SU CUENTA ZOOM…………………………………………………………………………………………….…..………….….Pág.08

4.2. CREAR UNA REUNIÓN DESDE LA APLICACIÓN ZOOM…………………………………………………………………………………………….…..…………….…Pág.12 5. ACCEDER A UNA REUNIÓN……………………………………………………..…………...…Pág.14 6. INTERFAZ DE LA REUNIÓN……………………………………………………….…………….Pág.16 7.

BARRA DE HERRAMIENTAS...……………………………………………………………..…Pág.18 7.1. MICRÓFONO…………………………………………………………………………………………..…..Pág.19 7.2. VIDEO………………………………………………………………………………………..……………....Pág.19 7.3. SEGURIDAD..………………………………………………………………..……………………..…..Pág.20 7.4. PARTICIPANTES………………………………………………………………..……………..…...Pág.22 7.5. COMPARTIR……….…………………………………………………………………………….……...Pág.24 7.6. CHAT……..………………………………………………………………………………….…….…………Pág.27

7.7. GRUPOS.……………………………………………………………………………………………….....Pág.28 7.8. GRABAR…………………………………………………………………………………………………..Pág.29 7.9. REACCIONES……..……………………………………………………………………….……….....Pág.31

7.10. TRANSMISIÓN EN VIVO….………………………………………………………………...Pág.32 7.11 FINALIZAR O SALIR……………..……………………………………………………………..Pág.43 8. CONFIGURACIÓN…..………………………………………………………………………………..……..Pág.43 2

1.

¿QUÉ ES ZOOM? Zoom es un servicio de videoconferencia basado en la nube que puede

usar para reunirse virtualmente con otros, ya sea por video o solo audio o ambos, todo mientras realiza chats en vivo, y le permite grabar esas sesiones para verlas más tarde.

1.1 CARACTERISTICAS:

-Reuniones individuales: organice reuniones individuales ilimitadas incluso con el plan gratuito.

-Videoconferencias grupales: organice hasta 500 participantes (si compra el

complemento "reunión grande"). Sin embargo, el plan gratuito le permite organizar videoconferencias de hasta 40 minutos y hasta 100 participantes.

-Compartir pantalla: reúnase uno a uno o con grupos grandes y comparta su

pantalla con ellos para que puedan ver lo que usted ve.

2. ¿CÓMO EMPEZAR? Para empezar, se descarga el aplicativo Zoom.

-Para PC: Ingresamos https://zoom.us/download, donde directamente nos enviará a centro de descargas de Zoom, buscaremos a continuación ¨Cliente Zoom para reuniones¨ y le daremos clic en descargar.

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Continuando esperaremos que se descargue para luego darle en abrir, en donde nos llevará a instalar el programa.

Luego nos daremos cuenta de que automáticamente ya lo tenemos instalado en nuestro ordenador, y está listo para iniciar.

-Para CELULAR: Ingresamos a la tienda de aplicaciones “Play Store”, donde buscaremos ¨ZOOM Cloud Meetings¨, luego le daremos clic en instalar.

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Continuando esperaremos que se descargue y está listo para iniciar.

3. ¿CÓMO REGISTRARSE? Para registrarnos usaremos estos pasos: -Clic en ingresar.

-Buscaremos el botón ¨Regístrese gratuitamente¨.

*Aplica para ordenador y celular

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Seguidamente nos redireccionará a una pantalla de verificación, la cual

primeramente nos preguntará nuestra fecha de nacimiento.

*Aplica para ordenador y celular

A continuación, el registro de Zoom abrirá la ventana de registro ya sea

por ordenador o por celular, la ventana es la misma así que no hay problema.

Nos podemos registrar de dos formas, la primera forma es con la dirección de correo electrónico que una vez accedido nos enviará un link de

confirmación a nuestro correo y ya está.

*Aplica para ordenador y celular

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La segunda forma es con acceso directo de Google, Facebook y SSO; al momento que le daremos clic en cualquiera de esos 3 botones nos redireccionará a una ventana que nos solicitará confirmar el ingreso zoom con cualquiera de nuestras cuentas existentes.

Notaremos que se abre la pantalla de inicio de Zoom en la cual ya podemos utilizarlo y configurar a nuestro gusto.

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4. CREAR UNA REUNIÓN (MEETING) 4.1 CREAR UNA REUNIÓN DESDE SU CUENTA ZOOM:

Para crear una reunión, acceda a https://zoom.us/meeting#/upcoming y seleccione ¨programar una reunión¨.

Rellene todos los datos de su reunión: Título, descripción, fecha, hora y duración.

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Si se trata de una reunión recurrente marque la casilla “Reunión

recurrente” y rellene el tipo de recurrencia, cada cuanto se repite, si son uno o varios días a la semana. En la fecha de finalización, incluye el día que concreto que finalice o el número de veces que debe repetirse el evento.

A continuación, seleccione el ID deseado. Puede ser uno aleatorio, que se

genere automáticamente, o puede usar su ID personal, que será siempre el que está asociado a su licencia, podrá usar su código numérico personal o la URL personalizada.

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Para dar mayor seguridad a su reunión puede seleccionar un código de acceso, que podrá indicar manualmente. También permite habilitar la sala de espera, de forma que el hospedador tendrá que acceder a su reunión y, una vez dentro, admitir a todos los usuarios.

Igualmente, puede configurar que por defecto el vídeo de anfitrión o asistentes esté encendido o apagado, y que puedan usar el audio del PC, del teléfono o de ambos.

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Entre las opciones de la reunión, puede permitir que los participantes se unan a la reunión antes que el anfitrión; es decir antes de la hora de inicio.

Puede silenciar a todos los participantes al entrar, de forma que se eviten interrupciones al acceder. Puede grabar la reunión de manera automática y además puede bloquear o permitir el acceso sólo a usuarios de determinados países o pertenecientes a su mismo dominio.

Seleccione guardar. Una vez seleccionado, se visualizarán los datos de la reunión, pudiendo agregarla automáticamente al calendario de Google u Outlook, o copiar la invitación para enviársela a otros usuarios.

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Nos daremos cuenta de que en la pantalla principal de ¨programar una reunión¨ se podrá iniciar, editar o eliminar su reunión, además de guardar su

configuración como plantilla.

4.2 CREAR UNA REUNIÓN DESDE LA APLICACIÓN ZOOM: Podrá crear una “Nueva reunión” instantáneamente, o programar una seleccionando “Agendar”.

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Seleccionando “Nueva reunión”, accederá automáticamente a una reunión en

la sala personal, con los ajustes que tuviera la cuenta de forma automática.

Si selecciona “Agendar”, podrá programar reuniones seleccionando los ajustes de la sesión: la fecha y la hora, un ID aleatorio o el de la cuenta

personal, una contraseña de acceso o habilitar la sala de espera donde tendrá que aceptar a cada uno de los participantes que deseen acceder.

Una vez programada la reunión aparecerá en la pestaña “Reuniones”, desde donde se podrá iniciar, editar de nuevo o eliminar, así como visualizar todas las reuniones agendadas.

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5. ACCEDER A UNA REUNIÓN Podemos acceder a una reunión de varias maneras, así: -Manera N°1: Con la primera manera podremos acceder de inmediato a una reunión, solo le daremos clic al link de invitación que ha sido generado por la persona que nos invita a dicha reunión.

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-Manera N°2: Con la segunda manera podremos acceder a una reunión dándole clic en ¨entrar a una reunión¨ (ya sea por ordenador o por celular).

A continuación, nos redireccionará a unas pequeñas ventanas en las cuales nos pedirá el ID de reunión y el código de acceso; además nos da la preferencia de poder cambiar nuestro nombre de participante.

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En el celular nos pedirá el ID de reunión y el código de acceso; además nos da la preferencia de poder cambiar nuestro nombre de participante.

6. INTERFAZ DE LA REUNIÓN Al unirse a la reunión se abrirá una ventana donde podrá comprobar el correcto funcionamiento del audio del ordenador. Zoom reconoce los dispositivos del sistema operativo y su funcionamiento. En caso de que haya alguna incidencia relacionada con el audio, acceda a la configuración de su sistema.

Anfitrión (Admite o anula)

Participante (Se fija en el audio y cámara)

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Esta es la interfaz de ZOOM, cuyas opciones se verán de forma detallada.

Podrá intercambiar la vista del hablante, en la que se verá en grande a la persona que habla, por la vista galería, un visionado en cuadrícula de múltiples invitados por pantalla, pudiendo desplazarse entre las diferentes pantallas. Además, podrá “Fijar” como vista del hablante a un participante en concreto, seleccionándola sobre los puntitos del usuario seleccionado.

*Cuadricula de múltiples invitados o vista de galería

*Estas opciones facilitan en la fijación de cámaras de video

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El anfitrión podrá forzar una vista del hablante determinada a todos los usuarios, seleccionando “vídeo spotlight” o “destacar vídeo” (según la versión), una vez destacado la vista del hablante del usuario verá siempre al destacado independientemente del usuario que esté hablando. Esta opción podrá ser detenida por el usuario seleccionado como destacado o por el anfitrión. En grabación sí no desea que aparezcan los asistentes, puede destacar su video, de esta forma y sólo se grabará la imagen del hablante principal.

7. BARRA DE HERRAMIENTAS A continuación, se detalla las distintas opciones disponibles en la barra de herramientas durante una reunión. Zoom permite mostrar/eliminar la barra

de herramientas con la tecla “Alt” del teclado.

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7.1 MICRÓFONO:

A la izquierda de la pantalla aparece el dispositivo del micrófono para activar/desactivar con la barra espaciadora y usarlo como si fuera un walkie

talkie. Si indica reiniciar audio, hay que seleccionarlo para activar el audio en la reunión. Al pulsar la flecha a su derecha aparece un desplegable con los micrófonos y altavoces que dispone el sistema operativo y que Zoom puede

usar. Permite realizar una prueba del micrófono y altavoz para comprobar su correcto funcionamiento.

7.2 VIDEO:

De igual forma podrá activar/desactivar la cámara web en el siguiente botón, donde también podrá desplegar la flecha para ver la cámara y las opciones disponibles, así como la configuración de vídeo y la posibilidad de

poner un fondo virtual detrás de su imagen dentro de la propia configuración (para que funcione sin un fondo chroma (verde o azul uniforme en color e iluminación, es necesario disponer de un equipo potente).

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7.3 SEGURIDAD:

Para un mayor control de la seguridad, se recomienda habilitar la sala de espera. De esta forma, cada usuario que desee entrar a la reunión tendrá

que ser aprobado por el hospedador. Además, si en algún momento se ve la integridad de la reunión puesta en duda, se puede bloquear para que no acceda nadie más, expulsar a un integrante a la sala de espera o eliminar a uno de los participantes. Por último, puede configurar qué pueden o no hacer los participantes en la reunión, es decir, compartir pantalla, chatear, renombrarse, actividad su vídeo o su micrófono. Se recomienda no permitir compartir pantalla, pues todos los asistentes podrían compartir e interferir en la reunión.

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También puede “Suspender actividades del participante”. Esta opción es muy útil en el caso de que la reunión se viera interrumpida, ya que de esta forma todos los participantes dejarán de tener activado el vídeo y el audio y de compartir pantalla. Además, la reunión se bloqueará impidiendo que no acceda ningún participante más.

Cuando los usuarios acceden a la sala de espera, al anfitrión y coanfitriones les aparecerá el siguiente aviso para indicar si desean admitirlos. En un futuro se podrá ver el vídeo del usuario desde la sala de espera

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7.4 PARTICIPANTES:

Pulsando sobre el botón “Participantes” se despliega a la derecha de la pantalla los distintos miembros a la reunión, mostrando quién es el anfitrión

u hospedador. En Zoom, hay tres roles: - Anfitrión/Hospedador: Es único y es la persona que tiene todo el control de la reunión, pudiendo cambiar el rol del resto de participantes.

-

Coanfitrión: Tiene más privilegios que los participantes, puede silenciarlos a todos, admitir participantes, compartir contenido y grabar.

-

Participantes: Únicamente pueden habilitar audio y vídeo y chatear, a menos que se configure la sesión con otros permisos a los participantes.

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El Anfitrión/Hospedador puede seleccionar al resto de participantes y convertir en hospedador a otro asistente, pasando a ser él participante perdiendo el control de la reunión. También puede convertir a otro asistente en coanfitrión para compartir permisos o asignarle el rol de subtitulador para que pueda transcribir en tiempo real la reunión. También puede renombrar a un usuario o enviarle a la sala de espera.

OJO: De preferencia no darle en la opción eliminar ya que al participante se le expulsaría completamente de la reunión y no podrá acceder por 24 hrs.

Además, el anfitrión o coanfitrión pueden mutear/desmutear el micrófono o el vídeo de los participantes de forma individual seleccionando los iconos al lado del nombre o seleccionar “Silenciar a todos” para silenciar a todos

los usuarios menos a sí mismo.

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7.5 COMPARTIR:

La opción

compartir pantalla

estará disponible para

anfitrión

y

coanfitriones, y si se ha configurado, para participantes. Seleccionando las

distintas opciones avanzadas en la flecha desplegable de la derecha podrá configurar quien puede compartir la pantalla.

Entonces, en las opciones avanzadas de la función a compartir podremos encontrar la opción de participantes que puedan compartir al mismo tiempo (la cual se recomienda uno a la vez) y ¿Quién puede compartir? En donde se indica que puede ser solo el anfitrión o todos los participantes.

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También podrá compartir la pantalla completa del ordenador o las distintas pestañas abiertas como un programa o un navegador. Si desea que

los usuarios también oigan el sonido de su ordenador marque “Compartir el sonido de la computadora”. Haga doble-click en la opción deseada o pulse “Compartir”.

Una vez compartido, aparecerá una nueva barra de herramientas con los botones para pausar, hacer anotaciones o permitir el control remoto del ratón con uno o todos los participantes.

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Con la opción “Compartir pizarra”, se abrirá el whiteboard de Zoom, donde se podrá pintar, escribir, borrar, e incluso guardar la imagen en .png por defecto. Si selecciona “Mostrar en carpeta”, abrirá la ubicación donde se

guarda el archivo automáticamente. También puede pasar el control de la pizarra a otro usuario para que siga escribiendo en ella. Para dejar de compartir pulse “Deja de”.

En las opciones de compartir avanzado podremos elegir el compartir solamente audio de nuestro ordenador o video de nuestra galería; y además encontrar otras opciones que nos facilitan el compartir nuestro contenido.

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7.6 CHAT:

El botón “Chatear” sirve para que los participantes se comuniquen entre sí sin necesidad de hablar por el micrófono. Además, se pueden compartir archivos en la nube desde el propio chat. El anfitrión puede decidir con quien

hablan los participantes, si pueden hablar todos de forma pública, si se permiten chats privados entre participantes o si no se les permite escribir.

Cuando se escribe un mensaje, se puede seleccionar si se envía a todos o a un usuario en particular, que aparecerá según la configuración seleccionada.

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7.7 GRUPOS:

El hospedador/anfitrión puede dividir a los participantes en grupos para que interactúen entre ellos. En cada grupo, todos sus miembros tendrán opciones para compartir y habilitar su micrófono, y el anfitrión puede

acceder a cada uno de ellos. El contenido generado en los grupos no se incluye en la grabación. Podrá seleccionar el número de grupos y si la asignación se realizará manual o automáticamente. Siempre podrá mover a

los usuarios entre grupos.

La opción automática en la pestaña opciones hará que se creen las salas con participantes elegidos aleatoriamente, pero de preferencia es realizarlo manual.

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Antes de iniciar todas las sesiones, la recomendación es configurar las

opciones en la que nos permite que los participantes regresen a sala principal a cualquier momento, también se puede efectuar los minutos que tendrá las salas y una cuenta en segundos al momento en que volverán a

sala principal.

7.8 GRABAR:

Dependiendo de la configuración establecida, podrán realizar la grabación de la sesión sólo el anfitrión y coanfitriones. Para poder grabar los

participantes, deberán pedir permiso al anfitrión. Al iniciar la grabación puede aparecer un aviso sonoro informando y un pop-up para aceptar dando el consentimiento a la grabación, si queremos seguir en la reunión.

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En las configuraciones, la grabación local se puede seleccionar la carpeta

donde se guardará la grabación (sobre todo donde tengamos más espacio) y aparte otras configuraciones extras.

La grabación se guardará automáticamente al finalizar la reunión.

OJO: La grabación local, grabará la vista que tenga el usuario que está

grabando, mientras que si selecciona en la nube hay distintas opciones.

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7.9 REACCIONES:

Permite a los usuarios mostrar emoticonos, como por ejemplo aplausos, en la pantalla principal. Estos emoticonos desaparecerán a los pocos segundos.

Además, permitirá a los usuarios pedir la palabra levantando la mano.

Estos iconos se mostrarán tanto en la ventana del participante como al lado del nombre en participantes y no desaparecerán hasta que el propio usuario lo vuelva a pulsar o el anfitrión los borre todos.

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7.10 TRANSMISIÓN EN VIVO:

Si su configuración lo permite, tendrá la opción de retransmitir en vivo, a

través de YouTube, Facebook, o un servicio propio de streaming. Tendrá que seleccionar la opción deseada e ingresar con sus datos (usuario y clave) para permitir la conexión de Zoom con el servidor. Zoom incluirá una marca

de agua de ZOOM en la retransmisión, por lo que se recomienda realizar la grabación local para luego difundir dicho archivo. Podrá parar la retransmisión o la grabación de manera independiente.

7.10.1

PASOS PARA PREPARAR LA TRANSMISIÓN ¨FACEBOOK LIVE¨.

-Primer paso: Nos ubicamos en la opción MÁS (…), que contiene los botones de en vivo Facebook. La cual le podemos dar en el botón En vivo en Facebook, pero en este caso le daremos clic en el botón ¨En vivo en Servicio

personalizado de transmisión en vivo¨ ya que te permite usar claves de stream por Facebook.

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-Segundo paso: nos redireccionará a la ventana personalizada de zoom, la cual es muy importante ya que son las llaves para poder proseguir con la transmisión (aún no manipulamos nada de esta ventana) y continuamos…

-Tercer

paso:

Abriremos

nuestro

Facebook

donde

efectuaremos

la

transmisión y vamos directo a nuestro perfil para poder darle en video en vivo.

*Lo podemos ubicar en la parte superior derecha de Facebook

*Ubicamos video en vivo en el área de posteo.

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-Cuarto paso: nos redireccionará a la ventana de producción en vivo o Live Producer, en donde daremos clic en la opción de usar clave de stream.

-Quinto paso: Nos fijaremos en la parte de la configuración de stream en

vivo ya que justamente ese URL del servido y clave de stream son nuestras llaves a nuestra ventana personalizada de zoom.

OJO: Por seguridad no marcar en la opción de stream en Usar una clave de stream permanente y dejarlo en una clave stream que se actualice cada

vez que volvamos a ingresar.

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-Sexto paso: le daremos clic en nuestras llaves, pero debe ser uno por uno y se lo copiaremos en nuestra ventana de servicio personalizado de zoom de acuerdo a lo que nos pide; sí es URL del servidor se lo pondremos en URL de transmisión y la clave de stream en la parte de clave de transmisión.

*Copiaremos las llaves una por una.

*Pegaremos las llaves una por una.

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-Séptimo paso: nos damos cuenta de que aún nos falta llenar la opción URL de la página de la transmisión en vivo. Por la cual nos dirigimos a nuestra pantalla de Facebook Live Producer y copiaremos el siguiente link que nos figura https://www.facebook.com/live/ (solo copiaremos desde https hasta live/)

*Quedando nuestra ventana de servicio de transmisión personalizado de esta forma.

-Octavo paso: una vez insertado todas nuestras llaves procederemos a darle en el botón Go Live! Y esperaremos que se nos abra una ventana de Facebook que ignoraremos e iremos directo a nuestra pantalla de Live

Producer.

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-Noveno paso: notaremos que en nuestro Facebook ya tenemos en presentación la ventana de zoom que lo podemos confirmar ingresando a zoom nuevamente que nos indicará el LIVE en servicio personalizado que quiere decir que nuestra reunión está enlazada con Facebook para iniciar una transmisión en vivo.

*Confirmemos que la previsualización este correctamente y configurar las cámaras o audios que saldrán en vivo (la cual se recomienda configurar las cámaras y audios de acuerdo a la actividad de transmisión)

*Nos fijaremos que en ZOOM salga la etiqueta de LIVE para asegurarnos que el proceso de generar los links o llaves fueron las correctas y como se muestra en la imagen tiene opciones que es detener transmisión directa por zoom y las otras dos restantes sería ver la transmisión y copiar transmisión.

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-Décimo paso: En este último paso podremos llenar los datos de publicación para nuestro directo y una vez que tengamos todo correctamente configurado le daremos en TRANSMITIR y así empezaremos con nuestro directo.

*En la opción seleccionar privacidad asegurémonos que este en público , solo amigos o privado personalizado, de acuerdo a quien va dirigido la transmisión y el resto es solo tener cuidado de que toda nuestra configuración este correcta

En nuestra ventana de Facebook nos podremos dar cuenta del rating de nuestra transmisión y además que podemos configurar a gusto nuestra transmisión por Facebook ya sea en encuestas, agregar gráficos o pegatinas con nombres, entre otros.

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Cuando nuestra transmisión este llegando a su fin, tenemos dos opciones

para finalizar el en vivo (por donde nos acomodemos mejor).

1- Directo en el botón rojo de la ventana de Facebook.

2- Clic en el botón LIVE de zoom y dar detener transmisión.

Y se dará por finalizado nuestro proceso de transmisión y si luego de un

rato queremos volver a transmitir la recomendación es actualizar nuestra clave de transmisión visto antes.

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7.10.2

PASOS PARA PREPARAR LA TRANSMISIÓN ¨YOUTUBE LIVE¨.

-Primer paso: Le daremos en la opción de En vivo en YouTube y nos redireccionará a una ventana de confirmar o acceder a nuestra cuenta de

YouTube donde se transmitirá.

Y cuando nos conceda el pase a retransmitir el ZOOM llenaremos los datos

de dicha ventana y esperaremos para dar clic en Conectarme en vivo.

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-Segundo paso: Esperaremos a que nos envíe a nuestra ventana de YouTube que nos figurará la previsualización de nuestro ZOOM en vivo.

Y cuando terminemos le daremos desde ZOOM en detener la transmisión en

vivo y así finalizará nuestro directo por YouTube.

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RECOMENDACIONES PARA LA TRANSMISIÓN DE MISA U OTRAS ACTIVIDADES 7.10.3

-Primero: Fijarnos en las cámaras ya que la vista en galería en la transmisión muestra todos los participantes, pero la idea es que solo se muestren los participantes con cámara (ya sea el padre, monitor y lecturas, u otras) entonces la solución es darle primero en ocultar participantes sin video y así solo quedará en vista las personas que solo tienen cámara prendida; y otro es que debemos jugar con las cámaras con el botón de anclaje o spotlight para empotrar el video del participante principal a aparecer en la transmisión.

-Segundo: Fijarnos en los audios para no interferir en el transcurso de la reunión y transmisión.

-Tercero: Configurar nuestra pestaña de privacidad ya sea para compartir o

escribir o bloquear el chat para no interrumpir.

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7.11 FINALIZAR O SALIR:

Si tiene el rol de anfitrión, podrá finalizar la reunión y está se dará por

terminada para todos los asistentes o podrá salir de la reunión y esta quedará activa hasta que salga el último participante. Si tiene rol de participante, únicamente podrá abandonar la sala pulsando “Salir”.

8. CONFIGURACIÓN:

No olvidar también que ZOOM cuenta con configuraciones que nos permite facilitarnos el uso a dicha aplicación, en la que sí gustamos configurar nuestro propio zoom a nuestra comodidad de uso pues darles una vista a nuestras pestañas de configuraciones encontradas en nuestra ventana principal de ZOOM.

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SOPORTE OMP