No strings attached no

INGEN BÅND SOM BINDER OSS IT-eksperter implementerer mobil utskrift i travle miljøer

F

orrester Research har definert nesten en tredjedel av den globale arbeidskraften som informasjonsarbeidere som jobber når som helst, fra hvor som helt – de som bruker tre eller flere enheter, jobber fra mange steder og bruker mange programmer. Forrester forutser at det innen 2017 vil være 905 millioner nettbrett i bruk globalt for arbeid og fritid.1 Disse nettbrettene og smarttelefonene gir ansatte fleksibilitet til å holde kontakten med kontoret og ha tilgang til viktige filer og kommunikasjonsverktøy mens de er på farten.

Men selv om disse lar ansatte bevege seg fritt, uten å være bundet til kontorpulten, kan de by på utfordringer når ansatte må skrive ut fysiske dokumenter. Ofte er mobil utskrift ikke støttet, og bedrifter kan av sikkerhetshensyn ikke gi full tilgang, noe som tvinger ansatte til å hente innhold til og skrive ut fra sine stasjonære PC-er – og samtidig hindrer noe av det praktiske og effektive ved et mobilt miljø.

Men stadig flere skrivere tillater utskrift fra en rekke mobile enheter gjennom trådløs tilkobling, inkludert peer-to-peer trådløs tilkobling. Overgangen til en mer mobil arbeidskraft endrer dynamikken på arbeidsplassen og skaper en raskere arbeidsstyrke som kan jobbe der det skjer – og kontorfunksjonene må kunne holde tritt.

For å bedre kunne forstå hvordan mobil utskrift kan forbedre arbeidskraften i en rekke bransjer, deler tre IT-eksperter sine erfaringer med å installere og implementere mobil utskrift i sine miljøer.

Historiene deres er fra:

UTDANNING Et universitet som tilpasset seg den moderne verden, og oppdaterte sine utskriftsfunksjoner til å holde tritt med studenters økende bruk av smarttelefoner, nettbrett og bærbare PC-er

PRODUKSJON En produsent av medisinsk utstyr som bruker mobile utskriftsalternativer for å frigjøre sine ansatte, slik at de kan være der de trenger å være på produksjonsgulvet

HELSEVESEN En helseorganisasjon som bruker mobil utskrift for å unngå kødannelse i sin akuttavdeling, og for å gi leger mer frihet i sine klinikker

INNLEDNING

UTDANNING MARK MESZAR Senior-programanalytiker

ORGANISASJON Kent State University

ANSATTE Over 25 000 studenter og 2000 fakultetsmedlemmer og -ansatte, inkludert ca.

200 ansatte i informasjonstjenestene

For fem år siden så du studenter ved Kent State University som bar på bøker, permer og mobiltelefoner, som de hovedsakelig brukte til å ringe og sende meldinger med. I dag er telefonene deres mini-datamaskiner som lar dem sende meldinger, sammenligne notater, sende e-poster, benytte seg av sosiale medier, gjøre research og motta dokumenter fra skylagring. Og de har i tillegg med seg et nettbrett eller en bærbar PC som de bruker til alt dette, samt å skrive oppgaver. I skrivende stund har hver student ved universitetet ca. 2,5 trådløse mobile enheter, ifølge Mark Meszar, senior programanalytiker i universitetets IT-avdeling.

Det er tydelig at universitetet har måttet utvikle seg for å møte studentenes behov.

Datamaskinrom med kablede datamaskiner koblet til skrivere er simpelthen ikke nok lengre – studenter forventer å kunne skrive ut dokumenter fra sine mobile enheter.

«Mobiltelefoner er nå mobile datamaskiner. Folk bruker dem til stadig flere ting. Nettbrett blir definitivt brukt flittig til å ta notater i timene, og bærbare PC-er har blitt enda mer praktiske,» sier Meszar. «Vi har sett en enorm spredning av ta-med-deres-egne-enheter (bring-your-owndevices, BYOD), og det er klart det er vanskelig å installere skriverdrivere på telefoner eller nettbrett uten å måtte oppdatere alle skriverne på campus til nye modeller som støtter disse enhetene.»

Da universitetets utskriftsstyringssystem lanserte et program som lot brukerne skrive ut mobilt, var det stor spenning blant universitetets IT-ansatte. Programmet lot brukere laste opp et dokument direkte fra en nettleser eller sende det på e-post til skriverserveren som en vedlagt fil. Nå laster studentene opp til skriverserveren, som er koblet til 135 skrivere over hele campus, og trekker så studentkortene sine ved en hvilken som helst nettverktilkoblet skriver for å betale og begynne å skrive ut.

Universitetet har tilpasset programvaren slik at den dekker behovene deres bedre; for eksempel har studentene sine egne køer som følger dem, og de kan kun se sine egne utskriftsjobber. Dette bidrar til å bevare personvernet, fordi det ikke er dokumenter i skriverskuffen som kan bli plukket opp og sett av hvem som helst.

Selv om det nye systemet for mobil utskrift ikke har gjort utskriftskøene

3

KENT STATE UNIVERSITY

« Vi var øyeblikkelig

interessert i ideen om mobil utskrift, fordi vi har sett en enorm økning i antall enheter studenter tar med seg på campus.

– Mark Meszar,

»

senior program- analytiker

mindre, har det frigjort datamaskinrommet. Tidligere ble datamaskiner i datamaskinrommet reservert av studenter kun for å skrive ut dokumenter – noen ganger mange sider. Nå kan de bruke sine egne enheter for research og skriving, og så sende dokumentet direkte til skriveren.

Meszar sier at implementeringen av mobil utskrift var enkel.

Programvaren var intuitiv, og enkel å installere og bruke. Men, selv om vanlige filformater støttes, er noen av filtypene brukt i kreative bransjer og på kreative fakulteter, slik som AutoCAD og Adobe Illustrator, ikke støttet. Disse må studentene fortsatt skrive ut på tradisjonelt vis.

Det var ikke alle som likte mobil utskrift i begynnelsen. Noen studenter likte ikke å måtte skrive inn brukernavn og passord – de ville ganske enkelt kun trykke på utskriftsknappen.

Men Meszar sier, «Vi lærte at det alltid vil være noen som misliker forandringer. Når vi gjorde denne endringen, fikk vi mange klager fra studenter som ikke var vante til å måtte bruke brukernavnet og passordet deres til å beskytte seg selv. Vi var ikke helt forberedt på dette, men vi svarte dem at dette var den beste løsningen for alle. Vi hører det du sier, men det korte svaret er; du vil raskt venne deg til det.

Og det gjorde de.»

Det tok omtrent et halvt semester før studentene ble vant til den nye utskriftsløsningen og skjønte hvor praktisk og trygg den var. Deretter oppdaget de hvor nyttig den var: Innen det første året hadde antallet utskrifter fra den mobile appen mer enn tredoblet seg.

TIPS FOR MOBIL UTSKRIFT Sørg for at din mobile utskriftsportal drives på en robust server. Hvis du har en stor organisasjon, er det også en god idé å implementere den mobile utskriftsprosessen gradvis, i stedet for i hele selskapet på én gang.

4

KENT STATE UNIVERSITY

PRODUKSJON SERGIO AVILA IT-spesialist

SELSKAP A&M Biomedical Inc.

ANSATTE 20–40

A&M Biomedical Inc., en liten produksjonsbedrift i California, bygger medisinsk utstyr for drift i rene, kontrollerte miljøer. Utviklingen av utstyret finner sted i sterile «rene rom.» Hver gang avdelingsledere, assisterende avdelingsledere eller prosjektledere forlater rommet med sine bedriftseide bærbare PC-er for å skrive ut et dokument, må de tørke av PC-en før de går inn igjen. Dette er tidkrevende og lite effektivt.

Så da bedriften gikk til innkjøp av en ny skriver i 2014, sørget de for at skriveren kunne skrive ut mobilt, sier Sergio Avila, den ene av bedriftens to IT-ansatte. De bestemte seg for en skriver med innebygd Wi-Fi og som var Apple AirPrint-godkjent. iPad-ene i de rene rommene – som genererer automatiske rapporter om miljøtilstander – lokaliserer skriveren automatisk for fjernutskrift; men de bærbare PC-ene måtte fortsatt kobles manuelt til nettverket.

Nå bruker disse 10 ansatte kun mobil utskrift, sier Avila. Skriveren er også koblet til en stasjonær PC via en Ethernet-kabel, men over 60 % av jobbene kommer fra mobile enheter. «Det finnes ingen grenser – den kan skrive ut alt arbeidsrelatert.» Å ta i bruk programvaren var enkelt nok «plug and play», sier Avila.

Han installerte skriveren på nettverket og konfigurerte et par porter.

Det er et brukervennlig Wi-Fi-grensesnitt, som lar Avila velge hvem som får tilgang til skriveren. Og fordi tilgang holdes på selskapets allerede etablerte nettverk på den lokal serveren, krevde det ikke flere sikkerhetstiltak utover de som allerede er på plass.

Avila forteller at ved å la folk skrive ut uansett hvor de jobber fra, har mobil utskrift økt produktiviteten. «Noen ansatte trenger å være mobile, de kan ikke kun være bundet til en kontorpult. Nå kan de

5

A&M BIOMEDICAL INC.

« Mobil utskrift var

en av funksjonene vi så etter da vi oppgraderte våre skrivere. Det gjør ting mye mer praktisk, siden noen av våre ansatte har behov for å være mobile.

– Sergio Avila,

stort sett jobbe fra hvor enn de er. Det er mer praktisk, og for eksempel produksjonsledere kan fortsatt overse prosjektet og ha tilgang til det de trenger uten å måtte stanse det de gjør for å gå å ta utskrift av noe. Det er uten tvil mer praktisk.»

»

IT-spesialist

TIPS FOR MOBIL UTSKRIFT Fra en sluttbrukers perspektiv, er det en god idé å lage og distribuere illustrerte veiledninger som viser hvert enkelt trinn som er forskjellig fra den eksisterende utskriftsprosessen. Alt du kan gjøre for å gjøre læringskurven mindre bratt, vil bidra til en enklere omleggingsprosess.

6

A&M BIOMEDICAL INC.

HELSEVESEN JIM MCNEIL Nettverkstekniker

SELSKAP Claxton-Hepburn legesenter

ANSATTE 500–800

Når Claxton-Hepburn legesenter i Ogdensburg, New York, oppgraderte sine utskriftsløsninger, hadde de to mål: 1) å støtte «gjesteutskrift»løsninger for ambulanseteamene som fraktet pasienter til akuttmottaket; og 2) å skape mer fleksibilitet for systemets avsidesliggende klinikker med få ansatte.

Gjesteutskrift Gjesteutskrift vil være til hjelp for ambulanseteamene som frakter pasientene til sykehuset. Det er påkrevd for disse teamene å levere informasjon om pasienten til sykehuset. Teamene har gitt muntlige rapporter i årevis, men New York State har nylig innført krav om skriftlige rapporter. For at overleveringen skulle skje fortere og for å hindre kødannelse på akuttmottaket, spurte en lokal ambulansetjeneste om deres team kunne skrive ut fra iPad-ene deres til akuttmottakets skrivere. iPad-ene inneholder allerede de formaterte skjemaene, noe som gjør det enkelt å raskt fylle inn pasientinformasjonen.

Claxton-Hepburn hadde allerede et trådløst nettverk som leger og andre ansatte kunne bruke, men de brukte ikke dette til mobil utskrift.

De koblet to skrivere på akuttavdelingen til det trådløse nettverket for mobil utskrift. Jim McNeil, sykehusets nettverkstekniker, la inn sykehusets SSID-informasjon på ambulanseteamets nettbrett, slik at de koblet seg automatisk til sykehusets nettverk når de var innen rekkevidde. iPad-ene registrerer automatisk skrivere som kan utføre mobil utskrift, så når teamene var innen rekkevidde, kunne de ganske enkelt trykke på utskriftsknappen, og så ble dokumentene skrevet ut på akuttavdelingens skrivere.

Implementeringen var overraskende enkel, sier McNeil. «Jeg trodde det skulle bli et stort problem. Jeg trodde det kom til å bli veldig vanskelig.

Men skriverne fungerte flott. Det var ingen feil. Vi hadde egentlig ingen problemer.»

Og siden de sykehusansatte skrev SSID-adressen direkte inn på nettbrettene, var risikoen for at uvedkommende skulle få tilgang minimal, sier McNeil.

7

CLAXTON-HEPBURN LEGESENTER

« Alle ønsker å være

på farten. Ingen vil sette seg ned og plugge inn. Så mobil utskrift er rett og slett mer praktisk – Jim McNeil, Nettverkstekniker

»

Det eneste hinderet sykehuset støtte på var å sørge for at ambulanseteamet skrev ut til de rette skriverne. De ville ikke at et konfidensielt dokument, dekket av taushetsplikten, skulle komme ut på en skriver i en annen etasje, selv om de var sikre på at alle ansatte var både diskré og respekterte taushetsplikten.

Fleksibel utskrift i små klinikker Selv om sykehuset har et trådløst nettverk, har sykehusets seks mindre klinikker – som ofte bare har én sykepleier, én resepsjonist, og én lege eller legeassistent – ikke trådløse nettverk. Dette har nylig endret seg.

Nå kan leger koble seg til nettverket og skrive ut fra deres bedriftseide bærbare PC direkte til den nettverksinstallerte skriveren via det trådløse nettverket.

Sykehuset endret også nylig IT-systemet til ett med flere mobile løsninger. Den økte muligheten for ekstern tilgang gir flere alternativer for pasientrom. Hvis leger ganske enkelt kan ta med seg sine enheter fra ett rom til det neste, vil dette spare kostnadene med å ha en datamaskin i hvert rom.

Men ikke alle er klare for denne overgangen. Selv en av foregangspersonene for ekstern tilgang insisterer på at hvert pasientrom fortsatt må ha en kablet datamaskin. McNeil sier «Den mobile verdenen er inn og ut for oss, på en måte ... men folk venner seg sakte, men sikkert til den.»

TIPS FOR MOBIL UTSKRIFT Dagens programmer og revolusjonerende skrivere og nettbrett gjør det enkelt å sette opp mobil utskrift. Hvis både skriveren og den mobile enheten er på samme nettverk (eller kan kobles til hverandre gjennom en peer-to-peer Wi-Fi-funksjon), skulle det være enkelt og problemfritt å benytte seg av mobil utskrift.

8

CLAXTON-HEPBURN LEGESENTER

KONKLUSJON Mobil utskrift handler om nye måter og nye steder å skrive ut på – og det er i ferd med å bli essensielt i arbeidslivet. Heldigvis gjør dagens teknologi og programmer dette enkelt å implementere. Forrester mener at BYOD er en uunngåelig del av enhver arbeidskraftstrategi, og at bedrifter må forberede seg på at dette vil spre seg gjennom hele organisasjonen.1 Og at denne strategien ikke er komplett uten at mobil utskrift er inkludert – hvis ikke, vil det, på tross av praktiske mobile løsninger, fortsatt være ledninger som binder de ansatte til kontorpulten sin.

Kilde Intervju av IT-eksperter utført av Spiceworks på vegne av HP, april 2015.

1

Ted Schadler, «2013 Mobile Workforce Adoption Trends», Forrester Research, Inc., 4. februar, 2013. http://www.vmware.com/files/pdf/Forrester_2013_Mobile_Workforce_Adoption_Trends_Feb2013.pdf

KONKLUSJON