Whitepaper Onboarding van medewerkers by VANDAAG

Content whitepaper

3 4 5 7 9

Onboarding, wat is het?

Waarom is aandacht voor onboarding nodig?

Wat is de waarde van een effectief onboardingsproces?

Welke bouwstenen zijn van belang voor een succesvolle onboarding?

Werkwijze van VANDAAG

Hoe VANDAAG kan helpen bij een succesvolle onboarding

Introductie

Een efficiënt onboardingsproces voor nieuwe medewerkers is van cruciaal belang voor organisaties om talent aan te trekken, te behouden en te ontwikkelen. Het onboardingproces omvat alle activiteiten en programma's die worden uitgevoerd om nieuwe medewerkers te helpen integreren in de organisatie, hun productiviteit te versnellen en hun betrokkenheid te vergroten.

In deze whitepaper bespreken we de belangrijkste elementen van een succesvol onboardingsproces.

Onboarding, wat is het?

Elke organisatie heeft te maken met nieuwe medewerkers en dus met onboarden. Het onboarden van nieuwe medewerkers is meer dan een introductie binnen een organisatie. Bij een introductie krijgt een nieuwe medewerker een rondleiding, maken ze kennis met collega’s en ontvangen ze basisinformatie over de bedrijfscultuur, beleid en procedures. De onboarding daarentegen is een meer uitgebreider proces dat zich uitstrekt over een langere periode. Het is gericht op het begeleiden van nieuwe medewerkers bij het leren en integreren in hun nieuwe rol, team en organisatie. Zij worden actief betrokken bij de missie, visie, cultuur en doelstellingen van het bedrijf.

Waarom is aandacht voor onboarding van belang?

Zowel voor de organisatie als voor nieuwe medewerkers is een goede onboarding van groot belang. In de huidige arbeidsmarkt waarin werknemers vaak van baan veranderen, is het cruciaal dat nieuwe medewerkers zich snel welkom voelen en goed ingewerkt worden. Dit stelt hen in staat om snel een waardevolle bijdrage te leveren aan de organisatie. Daarnaast zorgt een gestructureerde onboardingprocedure ervoor dat nieuwe medewerkers snel vertrouwd raken met de kennis, vaardigheden en gedrag die passen bij hun nieuwe functie en de organisatie als geheel.

Wat is de waarde van een effectief onboardingsproces?

Zowel de organisatie als de medewerkers hebben baat bij een goede onboarding. Een goed georganiseerd en efficiënt onboardingsproces levert het volgende op:

1. Snelle integratie

Een gestroomlijnd onboardingsproces helpt nieuwe medewerkers om zich sneller aan te passen aan de bedrijfscultuur, processen en collega’s, waardoor hun productiviteit wordt verhoogd.

2. Verbeterde retentie

Medewerkers die een positieve onboardingervaring hebben, zijn geneigd langer in dienst te blijven bij de organisatie. Een goede onboarding vergroot de kans op het behouden van waardevol talent.

3. Verhoogde betrokkenheid en verbondenheid

Door nieuwe medewerkers te voorzien van de juiste ondersteuning en informatie, worden ze gemotiveerder en voelen ze zich sneller betrokken en verbonden met het werk en de doelen van de organisatie.

4. Positieve werknemerservaring:

Een positieve onboardingservaring draagt bij aan een positieve algehele werknemerservaring. Dit leidt tot hogere tevredenheid, motivatie en betrokkenheid bij het werk, wat de prestaties en het welzijn van medewerkers bevordert.

5. Congruente werkwijze

Een eenduidige wijze van instructie- en werkprocessen zorgt ervoor dat de medewerkers op congruente wijze hun functie uitvoeren.

6. Versterking van het werkgeversmerk

Een goede onboarding kan bijdragen aan het opbouwen van een sterk werkgeversmerk. Nieuwe medewerkers die een positieve onboardingservaring hebben, kunnen dit delen met anderen, waardoor het imago van de organisatie als een aantrekkelijke werkgever wordt versterkt. Dit kan helpen bij het aantrekken van hoogwaardig talent in de toekomst.

“Een goede onboarding kan bijdragen aan het opbouwen van een sterk werkgeversmerk.”

Welke bouwstenen zijn van belang voor een succesvolle onboarding?

De bouwstenen van onboarding bieden een alomvattende aanpak om nieuwe medewerkers succesvol te laten integreren in een organisatie. Elk van onderstaande stappen vertegenwoordigt een essentieel aspect van het onboardingsproces.

Voorbereiding en welkomstbericht

Een goede voorbereiding van dit proces is het halve werk. Wijs medewerkers uit een team aan die verantwoordelijk zijn voor de onboarding van nieuwe collega’s. Zorg ervoor dat de bedrijfsdocumentatie up-to-date is en bereid deze voor: denk hierbij aan informatiemateriaal zoals een welkomstpakket, handboeken, wet-regelgeving, richtlijnen en beleidsregels.

De onboarding begint natuurlijk niet alleen op zijn/haar eerste werkdag, maar al vanaf dat hij/zij kennismaakt met de organisatie. Stuur daarom vooraf altijd een welkomstbericht zodat de nieuwe collega zich al welkom voelt voeg hierbij wat praktische informatie toe met belangrijke details zoals locatie, tijd evt. kledingvoorschriften en zaken ter voorbereiding.

Eerste werkdag

Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker persoonlijk verwelkomt wordt en introduceer hem/haar aan het team en collega’s. Geef een rondleiding door het kantoor. Laat de kantoorfaciliteiten zien en vertel over de dagelijkse routines. Tijdens een eerste werkdag is het gebruikelijk dat de nieuwe medewerker zijn mobile divices (laptop, telefoon enz.) ontvangt, geef daarbij de juiste uitleg over de functionaliteiten en kijk mee bij het eerste gebruik van de bedrijfssystemen. Verder kan het zijn dat de organisatie een eigen regeling heeft op het gebied van thuis/telewerken, neem de nieuwe medewerker mee in de geschreven en ongeschreven regels binnen jullie organisatie. Tip: een bosje bloemen of een welkomstpakket op de eerste werkdag zorgt voor een goede eerste indruk.

Introductie van de organisatie

Neem de nieuwe medewerker mee in de informatie rondom de bedrijfscultuur, missie, visie en waarden. Vertel altijd meer over de geschiedenis, structuur en doelen van de organisatie. Maak voldoende tijd vrij, zodat er tijd is om vragen te stellen. Interessant kan het zijn om meerdere collega’s verschillende onderdelen te laten vertellen, plan daarom vooraf afspraken in, ook kun je denken om een introductiebijeenkomst te organiseren in het geval dat je meerdere nieuwe medewerkers hetzelfde verhaal wilt vertellen.

Training en ontwikkeling

Biedt de nieuwe medewerker training(en) aan over specifieke tools, systemen en processen die relevant zijn voor de functie. Geef uitleg over de gesprekscyclus binnen de organisatie vragen zoals: hoe vaak worden er (ontwikkel)gesprekken gevoerd, met wie zijn deze gesprekken en wat wordt er inhoudelijk besproken. Zorg altijd voor genoeg evaluatiemomenten om de voortgang van de nieuwe medewerker te volgen. Tip: Verder kan het van belang zijn om HR in te schakelen voor het voeren van (neutrale) check-ins om te kijken hoe de nieuwe medewerker zijn eerste werkdagen/weken ervaart en hoe hij/zij in zijn vel zit.

Functie inhoudelijk en verantwoordelijkheden

Bespreek de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker binnen zijn/haar functie. Doe aan verwachtingsmanagement en geef inzage in het functieprofiel.

Mentorschap en begeleiding

Zorg voor voldoende begeleiding en geef de mentor/ buddy duidelijke instructies over het inwerken en zijn/haar verantwoordelijkheden. Tip: vaak kan het helpen om het onboardingsproces uit te werken en een rolbeschrijving op te stellen met verantwoordelijkheden.

Teamintegratie

Zorg dat het hele team zich verantwoordelijk voelt voor het landen van de nieuwe medewerker, zodat hij/zij zich thuis voelt binnen de organisatie. Maar natuurlijk ook voor het inhoudelijk inwerken van de nieuwe medewerker. Tip: Teambuildingsactiviteiten, (lunch)bijeenkomsten, sociale evenementen kunnen bijdragen aan een fijne sfeer en het goed laten landen van een nieuwe medewerker binnen het team.

Evaluatie

Biedt regelmatig feedback momentjes aan in de eerste periode en evalueer.

Maak de onboarding vooral leuk voor zowel de huidige medewerkers als de nieuwe medewerkers en verzin creatieve nieuwe ideeën om medewerkers zich welkom te voelen. Dit zal uiteindelijk allemaal bijdragen aan de productiviteit en een fijne sfeer waarin medewerkers werkgeluk ervaren.

“Bied regelmatig feedback momentjes aan in de eerste periode en evalueer”

Werkwijze van VANDAAG?

Hoe kan VANDAAG je helpen met het opzetten van een werkbaar onboardings traject? Hieronder leggen we uit welke stappen er uitgevoerd worden tijdens dit traject.

1. Brainstorm / Begrijpen

Tijdens een brainstormsessie willen we begrijpen hoe het huidige onboardingsproces is ingericht. Wat gaat er goed en wat kan er verbeterd worden. Welke stappen worden er doorlopen en wie is er betrokken en verantwoordelijk? Het is hierbij gebruikelijk dat de adviseur van VANDAAG een interne werkgroep vormt van medewerkers uit de organisatie die graag een rol willen spelen in het nieuwe onboardingstraject. Dit zorgt voor meer draagvlak bij het zittende personeel tijdens het implementeren van de nieuwe werkwijze. Een ander voordeel hieraan is dat huidige medewerkers in detail kunnen beschrijven tegen welke problemen ze in de praktijk aanlopen. Om deze stappen zo efficiënt mogelijk te kunnen inrichten, werken we vanuit de Lean gedachte.

2. Strategie & plan

Aan de hand van de eerdere inventarisatie is het nu tijd om te kijken hoe de verbeteringen een plaats krijgen in het nieuwe onboardingsproces. Hoe ziet het gewenste onboardingsproces eruit en over welke randvoorwaarden moet het beschikken. In een plan van aanpak gaan we kijken welke vorm van onboarding het beste geschikt is voor jou als klant en hoe we dit binnen de organisatie kunnen uitrollen. In dit plan wordt er antwoord gegeven op vragen zoals: Welke medewerkers zijn betrokken en geschikt om het nieuwe proces vorm te geven en welke verantwoordelijkheden horen hierbij. Hierbij is het vooral belangrijk dat je medewerkers aanhaakt die het belang van een goed onboardingsproces begrijpen, maar daarnaast medewerkers die het leuk vinden en energie krijgen van het inwerken bij toekomstige collega’s.

3. Uitvoeren

In de stap uitvoeren gaan we alle voorgaande informatie verwerken en een inhoudelijk inwerkprogramma opstellen. Hierbij kun je denken aan een geheel nieuw inwerkprogramma of het uitwerken van een introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers. Maar dit kan ook bestaan uit het ontwikkelen van inhoudelijke documenten die als leidraad dienen tijdens meeloopdagen, welkomstdocumenten of checklists voor de eerste werkweken. Belangrijk hierbij is om huidige medewerkers op de hoogte te stellen van de nieuwe werkwijze, dit doen we vaak aan de hand van het geven van een presentatie op locatie. Omdat de uitwerken van deze stap om maatwerk vraagt, zal de adviseur van VANDAAG altijd kijken waar de behoeftes van de klant liggen en nog belangrijker: wat is werkbaar in de praktijk.

4. Meten

Het evalueren van het plan, strategie en de uitvoering is een zeer belangrijk onderdeel van het proces. Tijdens een evaluatie bijeenkomst gaan we in gesprek over de nieuwe werkwijze, effectiviteit van de implementaties en het meten van de eerder benoemde doelstellingen. Zijn er doelstellingen niet behaald of is er meer advies/ hulp nodig zullen we zorgen voor een passende oplossing. Wij willen namelijk graag dat jij die werkgever bent waarvoor medewerkers heel graag komen werken en blijven werken.

Hoe VANDAAG kan helpen bij een succesvolle onboarding

In deze whitepaper hebben we de belangrijkste stappen naar een succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers beschreven. Door te investeren in een doordacht onboardingsprogramma kunnen organisaties het talent aantrekken, behouden en ontwikkelen dat nodig is voor een succesvolle organisatie. Houd er rekening mee dat deze whitepaper slechts een leidraad is en de specifieke inhoud van het onboardingsproces voor jouw organisatie kan variëren.

Wil je sparren over de aanpak van het onboarding traject binnen jouw organisatie? Onze specialisten Mens en Organisatie staan klaar voor al jouw vragen.