INHOUD
03 Welkom bij VANDAAG
04 De VANDAAG tijdlijn
05 Onze missie, visie & werkwijze
06 Praatplaat
08 Uitleg Praatplaat
10 Onze kernwaarden
11 Onze organisatiestructuur
13 Het huis van VANDAAG
14 Ons dienstverleningsmodel
16 Onze klanten
17 Onze kernpartners
18 Onze identiteit
19 Ons team
20 Werkgeluk
22 Waar we trots op zijn
24 In de praktijk
25 Communicatie & samenwerking
26 Inwerkprogramma
27 Je eerste werkdag
28 Goed om te weten
29 Onze tools
30 Veel succes
Welkom bij VANDAAG
Hi nieuwe medewerker!
Allereerst, welkom bij VANDAAG! We zijn blij dat jij het team van VANDAAG komt versterken.
Je leest nu ons Welkom bij VANDAAG document. We vinden het belangrijk om jou kennis te laten maken met VANDAAG, onze dienstverlening, medewerkers en klanten, maar ook om jou mee te nemen in een paar van de belangrijkste interne processen binnen onze organisatie.
In dit document wordt er bij sommige onderdelen verdiepingsmateriaal aangereikt. We verzoeken je om het algehele Welkom bij VANDAAG document en het verdiepingsmateriaal tot je te nemen. Dit is onderdeel van je introductieprogramma, en heeft tot doel om je zo goed als mogelijk voor te bereiden op het werken bij VANDAAG.
Mocht je iets niet begrijpen of wil je graag extra toelichting over een onderwerp, schroom dan niet om een collega erbij te halen. Binnen VANDAAG staat collegialiteit namelijk centraal.
Succes!
Namens het gehele team van VANDAAG.
De VANDAAG Tijdlijn
2011
Werter Fiscaal Advies en Administratie is opgericht in 2011 door Koen Werter en Antoon van Laarhoven. De organisatie was gespecialiseerd in financiële administratie en het fiscaal adviseren van MBK-bedrijven
2017
Oprichting afdeling Vandaag Zorgvernieuwing Financieel
2014 2019
Vandaag Zorgvernieuwing is in 2014 opgericht door Luuk Venner en Pedro Nijsen met als missie: Passie omzetten in gezonde zorg
Antoon, Koen, Luuk en Pedro hebben besloten om de bedrijven samen te voegen. De organisatie ging vanaf dat moment verder onder de vlag van VANDAAG
Eerste medewerkers van Vandaag Zorgvernieuwing:
Remco Reijners (december 2014)
Tom Peeters (augustus 2015)
Eerste diensten van Vandaag Zorgvernieuwing:
- Implementatie declaratiesoftware (Collabris)
- Trainingen gebruik Qurentis (ECD, declaratiesoftware)
- Ondersteuning bij realisatie contracten zorgkantoor
- Opstellen businessplannen nieuwe zorginitiatieven
‘Passie omzetten in waardevol ondernemen’ is waar VANDAAG voor staat. Met haar klanten deelt VANDAAG een grote passie voor waardevol ondernemen. Waar de klanten hun passie met name inzetten voor het bieden van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, zet VANDAAG haar passie voor ondernemerschap en vernieuwing in om alle bedrijfskundige en administratieve processen zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Samen met onze klanten willen wij dé vernieuwer van Nederland zijn.
VANDAAG is de businesspartner van Nederlandse ondernemers die waardevoller willen ondernemen. VANDAAG is een inspirerende werkgever waar professionals werken aan hun meesterschap. De organisatie bestaat uit zelforganiserende teams die een hoge mate van autonomie hebben, maar in verbinding met elkaar en de klant acteren. De founders van VANDAAG zorgen voor een goede voedingsbodem waarin deze teams en de betrokken individuen zich kunnen wortelen en ontwikkelen.
Missie Visie Werkwijze
Wij geloven in integrale dienstverlening die aansluit bij de dagelijkse praktijk van onze klanten. Onze organisatie is daarom opgebouwd uit een mix van professionals met ieder een eigen specialisatie. Door deze mix kunnen we klanten integraal ondersteunen bij het realiseren van hun ambities.
De praatplaat laat zien hoe de ‘Wereld van VANDAAG’ ondernemers en zorgbestuurders helpt om succesvol en waardevol te ondernemen. Niet zozeer wat we doen maar ‘waarom’ en ‘hoe’ we dit doen? Met onze missie ‘Passie omzetten in waardevol ondernemen’ willen we de passie van de ondernemer en zorgbestuurder waar we voor werken, omzetten naar écht waardevol ondernemen. Ondernemers kunnen zich blijven focussen op hun passie en bijkomende zaken aan ons overlaten. Door naast economisch ook sociaal waardevol, ecologisch verantwoord en duurzaam te ondernemen, helpen wij de continuïteit van organisaties te garanderen én dragen we bij aan de volgende generatie en de wereld van morgen!
Uitleg Praatplaat
Het fundament van de Wereld van VANDAAG zijn onze kernwaarden; daadkracht, meesterschap en verbondenheid. De mensen met de paarse shirtjes zijn de mensen van VANDAAG (jouw collega’s) die vanuit deze kernwaarden met elkaar bezig zijn om de klant zo goed mogelijk te bedienen. Dit doen we vanuit onze eigen organisatie intern, maar we springen ook vaak extern bij de klant bij.
De renbaan/sportbaan laat zien dat ondernemers (en wij zelf ook) elk jaar met pieken en dalen (werkdruk, resultaten en successen) hetzelfde rondje rennen. Maar eigenlijk zitten we continu in de ratrace van hard werken om elk jaar datzelfde rondje te kunnen rennen. Als VANDAAG ondersteunen we ondernemers met dit rondje. Dit doen we door achterop de fiets te springen en kei hard mee te trappen om te zorgen dat zaken voor elkaar zijn. Maar ook door de projectleiding over te nemen en organisaties succesvol door projecten heen te helpen. Ook coachen we ondernemers vanaf de zijlijn en voorzien hun van stuurinformatie. Deze stuurinformatie komt vanuit onze meer administratieve achtergrond, ‘het middenterrein’.
Het middenterrein is eigenlijk het speelveld van VANDAAG. In dit speelveld verwerken we vanuit de Cloud heel veel data en documenten tot de juiste stuurinformatie voor onze klant. In het middenterrein staan ook nog een aantal mensen in de startblokken om de ondernemer op elk gewenst moment verder te ondersteunen. We halen de ondernemer ook soms uit de ratrace (van de renbaan) en halen even de ballast van zijn rug af om hem een stukje zicht en helderheid te geven over de toekomst en wat meer strategische vraagstukken. Daarin helpen we hem met adviserende zaken rondom businessmodellen, beleidsplannen, aanbestedingen en kwaliteitsmanagement. Hier zie je ook dat we ondernemers trainen in kennis en kunde om daarin verder te komen. Altijd met het doel om de ondernemer met de juiste handvatten terug op de baan te krijgen.
Soms zegt een ondernemer; ‘ik wil een nieuw innovatief product in de markt zetten’ of ‘ik wil een nieuwe organisatie starten’. Dan volgen we het innovatie pad. Het innovatie pad is altijd een onzeker pad waarbij ondernemers een aantal mijlpalen willen bereiken met als uiteindelijke doel – via het dunne paadje – weer terug te komen in de jaarlijkse cirkel die we met elkaar rennen. VANDAAG helpt de ondernemers met het uitstippelen van deze weg en een bepaalde richting. Via de luchtballon houden we overzicht tijdens dit proces.
Achter de horizon zie je nog een aantal andere elementen waar de ondernemer rekening mee moet houden. Zoals de belastingdienst (een mannetje met een blauwe envelop), het binnenhof (het torentje) dat staat voor beleid en de bank. Als VANDAAG proberen we met onze missie ‘Passie omzetten in waardevol ondernemen’ deze buitenwereld zoveel mogelijk buiten te houden zodat ondernemers wel aan de wet- en regelgeving voldoen maar zich vooral kunnen focussen op hun passie.
Als laatste element in de praatplaat zie je nog een gezellig groepje barbecueën. Dat staat voor de gezelligheid en verbondenheid die wij met onze medewerkers maar ook met de gezinnen van onze medewerkers en onze klanten in informele zin hebben.
Kernwaarden
Doen zit in ons DNA. We voegen de daad bij het woord en stellen alles in het werk om met de klant haar doelen te realiseren. We zetten er samen de schouders onder en focussen op het doel. Ons credo: vraag niet om toestemming maar om vergiffenis.
Persoonlijke ontwikkeling staat binnen VANDAAG centraal. Als kennisorganisatie investeren we continu in het vergaren en toepassen van nieuwe kennis. We staan altijd open om deze kennis en kunde over te dragen aan anderen. Vanuit hier realiseren we persoonlijke groei.
We richten ons bij VANDAAG altijd op de lange termijn. We gaan nooit voor de snelle winst. Hierdoor ligt onze focus op het bouwen van duurzame relaties. Vanuit verbondenheid realiseren we de doelen van zowel onze klanten als onszelf. Bij dit alles staat mens-totmensverbinding centraal
Op hoofdlijnen laat de organisatiestructuur zich inhoudelijk en functioneel visualiseren op de volgende manier:
De organisatie telt momenteel acht specialistische teams. Deze teams zijn integraal opgebouwd uit een mix van professionals met ieder een eigen specialisatie. De specialistenteams die binnen VANDAAG actief zijn, zijn:
• Team Procesoptimalisatie & implementatie
• Team Zorgadministratie
• Team Financieel Zorg
• Team Financieel MKB (Fin)
• Team BI & Automatisering
• Team Business ontwikkeling
• Team Mens & Organisatie
• Team Contractering & kwaliteit
Het huis van VANDAAG
Het fundament van de werkwijze is gebaseerd op de filosofie van het huis van VANDAAG.
Clie nt
Positief Resultaat
OrganisatieM e dewer ke r
Continuiteit & Kwaliteit
Verant woorde li jkheid Regie
Regels & Afspraken Eigenaarschap
Visie MissieW aarden
Plan een afspraak met Luuk Venner in om uitleg te krijgen over het huis van VANDAAG
Ons dienstverleningsmodel
VANDAAG richt zich op integrale bedrijfsmatige ondersteuning van zorgorganisaties en organisaties binnen het MKB. Voor het leveren van de juiste/ gewenste toegevoegde waarde hebben jij voldoende kennis en kunde in huis op alle bedrijfsmatige aspecten.
Op basis van de behoeften van onze klanten hebben wij onderstaand integraal dienstverleningsmodel ontwikkeld. In het model staat het leveren van ondernemerschap en/of kwalitatief hoogwaardige zorg natuurlijk centraal. De bedrijfsmatige en ondersteunende diensten dienen zo optimaal mogelijk ingericht te worden zodat zij het primaire (zorg)proces ondersteunen. Daarnaast dienen zij ervoor te zorgen dat de organisatie kan voldoen aan alle eisen vanuit de externe omgeving.
VANDAAG onderscheidt zich in de markt door de integrale aanpak. Wij geloven niet in het optimaliseren van subsystemen zonder naar het grotere geheel te kijken. We werken volledig vanuit het principe dat de zorgverlening/de klant centraal moet staan. Dit is het primaire proces van een zorgaanbieder/onderneming. De overige activiteiten staan in dienst van dit primaire proces. Door de bedrijfskundige en administratieve processen integraal te bekijken en in samenhang te optimaliseren bieden wij de maximale waarde aan onze klant.
Zoals omschreven in onze methodiek benaderen wij MKB-organisaties en zorgaanbieders vanuit een integraal perspectief. Onze dienstverlening is echter wel onder te verdelen in drie inhoudelijke richtingen. Hierop hebben we onze organisatie dan ook op ingericht. VANDAAG bestaat uit zeven teams deze staan benoemd in het hoofdstuk onze organisatie structuur Deze teams tezamen bieden meerdere categorieën van diensten die actief in de markt worden gezet. Zie bovenstaande visualisaties.
Onze klanten
MKB
Ons bestaansrecht komt voort uit de waarde die we leveren aan onze klanten. We zijn trots dat we onze diensten mogen leveren aan een breed pallet aan bedrijven. De belangrijkste gemene deler tussen onze klanten is dat zij zeer ondernemend zijn en samen met ons focussen op waardecreatie. Over het algemeen bedient VANDAAG de volgende sectoren binnen de MKB markt: Retail, Startups en scale-ups, Zakelijke dienstverlening, Bouwnijverheid, Leisure, Landbouw.
VANDAAG zorg ervoor dat MKB-organisaties binnen deze sectoren hun passie kunnen omzetten in waardevol ondernemen. Om een indruk te krijgen van bestaande klanten, Scan de QR code voor klantcases.
Zorg
Door onze specialisatie zijn we sinds 2015 als organisatie snel gegroeid. Onze klanten zitten verspreid over het hele land. Van de kop van Noord-Holland tot Zuid-Limburg, van Den Haag tot Enschede, en van 1 medewerkers tot en met 2.500 medewerkers. We ondersteunen zorgaanbieders die Zorg in Natura (gecontracteerd), PGB zorg of ongecontracteerde zorg leveren op basis van de: Zorgverzekeringswet, Wet langdurige zorg; Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet; Forensische zorg.
VANDAAG zorgt ervoor dat zorgaanbieders binnen deze zorgsectoren hun passie kunnen omzetten in gezonde zorg. Om een indruk te krijgen van bestaande klanten, Scan de QR code voor klantcases.
Onze kernpartners
Binnen VANDAAG werken we met meerdere partners en leveranciers samen om onze dienstverlening te waarborgen. VANDAAG maakt gebruik van de koppelingen tussen Carefriend (ECD), Collabris (berichtenverkeer VECOZO) en ExactOnline (financiëleen salarisadministratie). Door deze systemen op elkaar aan te laten sluiten wordt de administratieve tijd voor ons en onze klanten geminimaliseerd. Voor het visualiseren van managementinformatie e.d. werken wij met Power BI. Hieronder zullen we onze kernpartners verder bespreken.
Ons Nedap
Bij VANDAAG maken we gebruik van de Nedap Ons app, hiermee kun je cliëntdossiers eenvoudig bekijken en bijhouden op je telefoon of mobiele device. De app stelt je in staat om zorgplannen te bekijken en daarop te rapporteren. Ook is het mogelijk om metingen in te zien of toe te voegen. Dit kan ook als er even geen internetverbinding beschikbaar is.
ZilliZ
is al jaren trouwe partner van VANDAAG. Zilliz een gebruiksvriendelijk zorgadministratiesysteem voor kleinschalige zorg. Het vereenvoudigd rapportages, regelgeving en communicatie. Het biedt een SaaS-oplossing voor de kleinschalige zorgaanbieders in Nederland. En voorziet in een volwaardig administratiesysteem voor de zorgtaken.
Kernpartner Qurentis
Vanaf de oprichting van VANDAAG B.V. in 2014 is er een intensieve samenwerking met Qurentis B.V.. Veel van onze klanten, binnen de langdurige zorg, maken gebruik van de software van Qurentis. Waar onze kernkwaliteiten liggen op het implementeren en toepassen van administratieve systemen, ligt deze bij Qurentis in het ontwikkelen van deze software. Onze consultants kunnen lezen en schrijven met de software van Qurentis. Doordat er zeer korte lijnen zijn tussen hen en het ontwikkelteam van Qurentis kunnen kansen snel opgepakt worden. Samen met onze klanten kan hierdoor een optimale invulling gevonden worden voor de inrichting van de administratieve processen. VANDAAG is betrokken bij implementaties van Collabris, Qurentis Care/Carefriend.
Kernpartner Exact
VANDAAG gebruikt de software van ExactOnline voor het voeren van de financiële, loon-, en projectadministratie van onszelf en voor onze klanten. Tevens zijn we betrokken bij het ontwikkelpanel van ExactOnline en denken we mee bij verbeteren in de software en kunnen wij deze als eerste testen en uitproberen. ExactOnline is leidend op het gebied van robotic accounting. Veel processen zijn te koppelen aan ExactOnline, daar dit een web-based applicatie is.
Je weet nu wat meer over de geschiedenis van VANDAAG en welke diensten we aanbieden. Om onze identiteit te leren kennen gaan we je vertellen waarom we dingen doen zoals we ze doen.
Bij VANDAAG benaderen we ons aanbod aan de klant als dienst. Wat we in feite leveren is waarde. Voor het leveren van de juiste waarde hebben wij voldoende kennis en kunde in huis op alle bedrijfsmatige aspecten.
Op basis van de behoeften van onze klanten hebben wij onderstaand integraal dienstverleningsmodel ontwikkeld. Het dienstverleningsmodel vind je op pagina 15.
Bij VANDAAG leveren wij deze dienst zowel in de Zorgsector als bij MKB- en startende ondernemingen.
Onze visie voor 2025 is: VANDAAG is de businesspartner van Nederlandse ondernemers die waardevoller willen ondernemen.
VANDAAG is een inspirerende werkgever waar professionals werken aan hun meesterschap. De organisatie bestaat uit zelforganiserende teams die een hoge mate van autonomie hebben maar in verbinding met elkaar acteren.
De founders van VANDAAG zorgen voor een goede voedingsbodem waarin deze teams en de betrokken individuen zich kunnen wortelen en ontwikkelen.
Ons team jij
Werkgeluk
Persoonlijke groei
Bij VANDAAG werk je ook aan jezelf. We willen je het gevoel geven dat je ergens naartoe groeit. We geloven daarmee jouw werkgeluk te verhogen. We faciliteren dit op een aantal manieren.
Ten eerste speelt feedback een cruciale rol. Binnen VANDAAG werken we me 360- graden feedback. Je geeft en ontvangt feedback op het moment dat dat relevant is. Collega’s voorzien elkaar dus doorlopend van feedback.
We dagen je uit om persoonlijke doelen te stellen. Met de 80/20 regel zorgen we ervoor dat jij in 20% van je werktijd kunt besteden aan persoonlijke ontwikkeling.
Door middel van ontwikkelgesprekken wordt er geëvalueerd op jouw ontwikkelproces. Tijdens deze gesprekken bespreek je met een van de founders je voortgang en zal hij/zij je coachen waar nodig. Uitgangspunt voor deze gesprekken is het persoonlijk groeiplan.
Verder is er altijd de mogelijkheid om tijdens het ontwikkelgesprek te praten over het volgen van een training/cursus. Er zal daarna een toetsing plaatvinden over de relevatie van de training/cursus. Na goedkeuring kun je, je opgeven voor de training/cursus. Afsluitend van de training/cursus wordt er van je verwacht dat je de geleerde kennis deelt binnen je team.
Flexibel werken
Bij VANDAAG werk je gemiddeld een aantal uren per week. Het kan voorkomen dat het de ene week drukker is dan de andere week. Je kunt daarom je eigen uren inplannen en opnemen als je daar behoefte aan hebt. Het enige wat we daarin van jouw verwachten is goede communicatie met je teamleden wat betreft verlof/vakantie opname.
Thuisblijven is natuurlijk ook een mogelijkheid bij VANDAAG. We geven hierin onze medewerkers vrijheid. We proberen de medewerkers zo te faciliteren dat ze het liefst op kantoor komen werken. We zorgen ervoor dat de sfeer en verbinding binnen VANDAAG zo belangrijk is en dat onze medewerkers optimaal gefaciliteerd worden dat ze het liefste op kantoor komen werken. Thuiswerken is dus een optie al zien we graag minimaal 2 keer per week je gezicht zeker wanneer er overleg, klantmeetings of gezamenlijke activiteiten op het programma staan.
Vertrouwenspersoon
Binnen VANDAAG hebben we in de persoon van Els Luijs-Hamans een vertrouwenspersoon aangesteld. Mocht er sprake zijn van ongewenste omgangsvormen zoals bijvoorbeeld pesten, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en geweld, kan hier vertrouwelijk en discreet over gesproken worden met Els
VANDAAG-HUB (intranet)
Bij VANDAAG hebben we een intranet, de digitale hub waar onze medewerkers verbonden blijven en op de hoogte blijven van alles wat er speelt binnen ons bedrijf! Hier vind je niet alleen de laatste nieuwtjes en aankondigingen, maar ook handige links naar belangrijke documenten, mappen en interne systemen die je nodig hebt om je werk efficiënt uit te voeren. Ook vind je er details over aanstaande evenementen, verjaardagen, trainingen en andere belangrijke gebeurtenissen die plaatsvinden binnen onze organisatie.
VANDAAG Groeit
Het doel van VANDAAG Groeit is om te verbinden met elkaar, en samen te groeien. Concreet gaan we in op de doelen die we als organisatie hebben gesteld voor dit jaar, evenals de doelen die we per specialistenteam hebben gesteld. VANDAAG Groeit vindt iedere twee maanden plaats tussen 12.00-13.00uur, waarbij we een lunch voor iedereen faciliteren.
Smoelenboek
Er is een smoelenboek opgesteld door en voor medewerkers van VANDAAG. Hierin zijn je collega’s snel en eenvoudig vindbaar en leer je elkaar op een andere manier beter kennen. Benieuwd? Neem dan een kijkje door de QR code te scannen!
Teamsfeer vinden we bij VANDAAG heel belangrijk. Deze houden we hoog door samen mooie diensten te leveren maar ook door leuke dingen samen te doen. Hieronder een aantal voorbeelden van uitjes die georganiseerd worden.
Personeelsuitjes
Bij VANDAAG vinden we het belangrijk om buiten het werk ook leuke activiteiten samen te ondernemen. Vanuit de Personeelsvereniging worden er een aantal keer per jaar uitjes/ feestjesgeorganiseerd. Zo is er in de zomer altijd een BBQ en rondom de kerst een activiteit. We vinden het leuk als je, je aansluit bij deze activiteiten en laat je verrassen door de gezellige uitjes binnen VANDAAG!
Vrijdagmiddagborrel (vrijmibo)
Bij VANDAAG is er op vrijdagmiddag een borrel rond de klok van 17u. Lekker gezellig kletsen over de week/weekend onder het genot van drankjes.
Samen sporten
VANDAAG faciliteert op vrijdag-ochtend 7:00u en maandagavond 17:00u sportlessen in de gymzaal in Baexem. Hier kun je, je helemaal uitleven en samen met andere collega’s gezellig sporten.
VANDAAG Vitaal
Bij VANDAAG zien we vitaliteit niet als een doel, maar als een middel om onze mensen optimaal te laten ontwikkelen en te presteren.
Niet voor niets waren we in 2022 Vitaalste Werkgever van heel Limburg. We zijn een doe-club en organiseren van alles omtrent vitaliteit. Dat doen we in de vorm van sport en beweging, maar ook zeker in het kader van mentale gezondheid, voeding en ontspanning. Enerzijds om gezonde keuzes te stimuleren, maar ook zeker om de verbinding met elkaar te kunnen versterken!
Op ons intranet houden we je op de hoogte van alles wat we doen: daar vind je ons VANDAAG Vitaal programma en de vitaliteitskalender voor een overzicht van de sportevenementen, groepsactiviteiten, workshops en andere mogelijkheden om vitaal te blijven.
ONZE VERBINDING
ONZE WERKOMGEVING
ONZE KLANTUITDAGINGEN
WAAR WE TROTS OP ZIJN!
In de praktijk
Fysiek op kantoor Maak goed gebruik van het alarm bij het betreden en verlaten van het pand:
Ben je eerste die het pand binnen gaat dan deactiveer je het alarm door eenmaal jouw ‘druppel’ voor het alarm te houden. Je ziet dan in het scherm dat er een code ingevoerd wordt. Dat is voldoende en het alarm stopt met piepen. Je kunt het pand gewoon betreden.
Als je een klant ontvangt op kantoor, wees je er dan van bewust dat je deze te allen tijde dient in te schrijven bij de bezoekersregistratie (iPad). Deze is geïnstalleerd bij de ingang in de hal. Bij een ontruiming moet de BHV’er weten wie er aanwezig zijn in het pand. Bezoekers dienen ook weer uitgeschreven te worden. Ook dien je jezelf aanwezig te melden op het inkloksysteem zodra je het pand binnenkomt, evenals dat je je afwezig moet melden zodra je het pand verlaat; ook tijdens pauzes.
Ben je de laatste die weggaat dan activeer je het alarm en sluit je de voordeur. Wacht even totdat je geen pieptoon meer hoort. Indien het alarm niet afgaat is het goed gegaan. Als het fout gaat ga dan weer naar binnen en deactiveer het alarm. Het alarm is aangesloten op de alarmcentrale wordt de directie gebeld. De directie zorgt ervoor dat het alarm wordt afgemeld. De lampen in het pand gaan automatisch uit.
Reserveren van vergaderruimtes
Vergaderruimtes moeten gereserveerd worden. Dit kan door het e-mailadres van de ruimte die je wilt reserveren (minimalounge@vandaag.nu / maximalounge@vandaag.nu) toe te voegen aan jouw outlook afspraak.
• Als je een afspraak met 2 á 3 personen hebt maak dan in eerste instantie gebruik van de Minima Lounge.
• Als je een afspraak met meer mensen hebt, is de Maxima lounge het meest geschikt. Gebruik deze ruimtes zoveel mogelijk voor extern overleg of intern overleg met meer dan 2 personen.
Er zijn voldoende andere plekken in het gebouw voor een klein intern overleg of video-overleg.
Clean-desk
Iedereen krijgt de beschikking over een ladekast of een kluisje. Het beleid houdt in dat, wanneer je je werkplek voor een langere tijd verlaat, je werkplek clean moet zijn en je ladekast op slot moet zitten. Mocht je je werkplek verlaten, wordt er van je verwacht dat je computerscherm vergrendeld is. Dit zijn we verplicht vanuit wet- en regelgeving
Binnen VANDAAG bestaan verschillende vaste overlegvormen. Daarnaast vinden een aantal overleggen ad hoc plaats:
Directie overleg
• Agendapunten en moment worden ad hoc door de directieleden bepaald;
• Indien uit het overleg actiepunten/ verbeterpunten volgen, worden deze opgenomen in de kanalen Meldingen en Verbetermanagement.
Kwaliteitsoverleg
• De kwaliteitsmanager stelt iedere maand een agenda op. Vaste agenda punten zijn informatiebeveiliging, Meldingen, Ver betermanagement en acties voorgaande overleggen. Verdere agendapunten worden minimaal een dag van te vor en door deelnemers van het kwaliteitsoverleg doorgegeven aan de kwaliteitsmanager;
• Indien uit het overleg actiepunten/ verbeterpunten volgen, worden deze opgenomen in de kanalen Meldingen en Verbetermanagement;
• Het kwaliteitsoverleg vindt periodiek (maandelijks) plaats;
• In principe nemen de BHV’ers minimaal ieder half jaar deel aan een kwaliteitsoverleg.
Ketenpartneroverleg/-evaluatie
• De directie houdt jaarlijks een evaluatie met de ketenpartners (zie ‘Ketenpartners en stakeholders’). Binnen deze evaluatie fungeren de kernwaarden (Zie ‘Kernwaarden’) van VANDAAG als leidraad.
Samen bouwen
• Samen bouwen aan Vandaag is een gezamenlijke bijeenkomst waaraan iedere medewerker deelneemt;
• Agenda-/discussiepunten worden door de deelnemers minimaal 1 dag van te vor en doorgegeven aan de medewerkers marketing en communicatie of de directie;
• Het staat elke deelnemer vrij om een eigen invulling te geven aan de sessie. Het kan gaan om het gezamenlijk kennis delen, het samen oppakken van een nieuw idee/ concept etc.
• Samen bouwen aan Vandaag vindt periodiek (minimaal 1x per kwartaal) plaats.
Intervisie bijeenkomsten
• Er nemen iedere bijeenkomst 4 tot 7 medewerkers deel;
• Deelnemers brengen zelf werkvragen in, welke als onderwerpen van de bijeenkomsten dienen;
• Tijdens de bijeenkomsten werken deelnemers op basis van een inter visiemethodiek, welke bestaat uit 11 stappen. In de praktijk kan van deze volgorde/stappen worden afgeweken;
• De intervisie bijeenkomsten worden niet op periodieke basis gepland.
Team overleggen
Ieder team maakt eigen afspraken over de inhoud en frequentie van de teamoverleggen.
Inwerkprogramma
Bij Vandaag hechten we veel waarden aan het inwerkproces van nieuwe medewerkers. Hoe sneller een nieuwe medewerkers zich thuis voelt en up en running is hoe beter ook voor Vandaag. We hebben een inwerkprogramma opgesteld waarmee jij, samen met je aangewezen mentor aan de slag gaat. Je ontvangt tijdens de eerste werkdag een checklist inwerken die je samen met je mentor doorloopt binnen je eerste weken van je komst. De volledig ingevulde en ondertekende checklist wordt opgenomen in je digitale personeelsdossier. Op de volgende pagina zie je hoe je eerste werkdag er in grote lijnen uit zal zien, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Je eerste werkdag
Start eerste werkdag
Uitreiken faciliteiten & uitleg systemen
8:30 10:00-12:30 13:00-17:00 9:00 12:30-13:00
Start inwerkprogramma met mentor
Rondleiding en kennismaking collega’s
Pauze
Goed om te weten
Kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging
Het werken aan kwaliteitsmanagement en een goede informatiebeveiliging is voor VANDAAG essentieel om een goede dienstverlening aan klanten te bieden, en om zelf te blijven groeien in je functie.
De essentie van kwaliteit is in feite vrij eenvoudig en draait om het voldoen aan de verwachtingen van onze klanten. Het blijven voldoen aan de verwachtingen van onze klanten betekent dat dit niet een eenmalige actie is. Verwachtingen van de klant worden steeds hoger en om onze concurrenten doorlopend voor te blijven is het voor ons cruciaal om verwachtingen te overtreffen.
Het doel van kwaliteitsmanagement is dan niet enkel het behoud van de kwaliteit van onze dienstverlening, maar juist om deze dienstverlening (en onszelf) continu te verbeteren (Plan - Do - Check - Act cyclus). Tegelijkertijd moet onze dienstverlening, omdat wij met zoveel gevoelige persoonsgegevens en data werken, uiterst veilig zijn. Binnen VANDAAG is informatiebeveiliging dan ook een belangrijk thema binnen ons kwaliteitsmanagementsysteem. Hierom hebben we een cursus ontwikkeld om jou op de hoogte te brengen. Zie de cursus informatiebeveiliging.
Scan de QR code voor het Kwaliteitsmanagementsysteem.
Verzuimprotocol
In het verzuimprotocol kun je vinden hoe de afspraken rondom verzuim zijn vastgelegd. Deze uren worden, net zoals het geval is bij verlof, automatisch gevuld in je rooster.
Opleiding
VANDAAG is druk bezig met de ontwikkeling van een online academy voor medewerkers en externen. Hier vind je onder andere cursussen en informatie betreffende onze ondersteunende diensten, teamgericht samenwerken, zelforganisatie, kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging.
BHV & Preventie
Binnen VANDAAG zijn vier medewerkers geschoold als BHV’ers: Nico Theunissen, Rob Heijnen, Yvonne Krekels en Bianca van de Wal. Jaarlijks vindt er onaangekondigd een ontruimingsoefening plaats. Binnen vandaag hebben we een preventiemedewerker aangesteld. Bij de preventiemedewerker kun je vragen stellen over o.a. het correct inrichten van je werkplek. Ook is de preventie-medewerker betrokken bij projecten rondom vitaliteit binnen VANDAAG.
Onze tools
Uren en verlof
Binnen VANDAAG gebruiken we Exact Online als tool voor onze eigen uren- verlofregistratie.
Mappenstructuur
Microsoft SharePoint is een online samenwerkingsplatform, dat binnen VANDAAG gebruikt wordt voor het beheren van documenten, processen en vooronline samenwerken.
Bij VANDAAG werken we met Microsoft Outlook als je een email gaat versturen. Ook kun je afspraken maken en ruimtes reserveren. Het is mogelijk om mails beveiligd te versturen, dit is wenselijk indien er privacygevoelige informatie in staat.
CRS
CRS is een zeer gebruiksvriendelijk elektronisch patiëntendossier (EPD) ontwikkeld in nauwe samenwerking met de gebruikers –hulpverleners, secretariaat en management – in de GGZ.
Binnen VANDAAG hebben we een Intranet pagina in Sharepoint. Op deze pagina wordt je geinformeerd over nieuwtjes binnen het bedrijf zoals: nieuwe medewerkers/klanten, successen, bedrijfsinformatie.
Carefriend
Bij VANDAAG werken we met het online programma Carefriend. Dit is een onderdeel van Qurentis (software voor zorg en welzijn). Carefriend is een elektronisch cliëntendossier voor onze zorgklanten.
Nmbrs
NMBRS ESS is de mobiele versie van de medewerkerslogin/Employee Self Service (ESS) en biedt twee logintypes voor jouw medewerker : de Medewerker Login en de Payslip Viewer. Zo hebben medewerkers, via computer of smartphone, overal en altijd inzicht in hun persoonlijke gegevens, loonstroken en verlof.
Werkinstructies
Om eenduidig samen te werken, is het goed als je de werkinstructies van bovenstaande tools doorleest en opvolgt.
Scan de QR code voor de map met onze werkinstructies
Power BI
Onze specialisten binnen VANDAAG maken gebruik van PowerBI. Met PowerBI zetten we complexe bedrijfsgegevens in een paar muisklikken om in overzichtelijke rapportages en interactieve dashboards. Indien gewenst publiceert u deze in een onlineomgeving, die de data automatisch vernieuwt.
Microsoft teams Net als vele andere organisaties maken we bij VANDAAG ook gebruik van Microsoft Teams. Teams is een dienst van Microsoft om mensen te helpen met online samenwerken. Via het programma kunnen gebruikers chatten, videobellen, bestanden delen of samenwerken aan een document.
Infine
Bij VANDAAG wordt gebruikgemaakt van Infine. De producten van Infine zijn gericht op het samenstellen van financiële rapportages door accountants- en administratiekantoren. Daarnaast bieden zij een rapportgenerator voor het opstellen van jaarrekeningen, te combineren met het samensteldossier. De software is klaar om te rapporteren in SBR/ XBRL.
Veel succes!
Met dit Welkom bij VANDAAG handboek hebben we je een kijkje gegeven in onze keuken. Nu is het tijd voor jou om zelf aan de slag te gaan. Met al deze informatie komt dit zeker goed, en als je vragen hebt staan er altijd een heleboel collega’s voor je klaar om te helpen.
Heel veel succes, ga ervoor, neem zelf initiatieven en grijp kansen. Leer door te doen, maak fouten en los ze weer op. Geniet van je tijd bij VANDAAG!
