PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN F U N D A C I Ó N O R G A N I Z A C I Ó N S E R

Angie Natalia Santofimio Mora. ID: 757832 Ingrid Lorena Martínez Triviño. ID: 752482 Luisa María Guzmán Santofimio. ID: 742343 Laura Valentina Rico Mahecha. ID: 755642

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

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Fundación Organización Ser, es una entidad sin fines de lucro que busca la transformación colectiva a través del arte y el juego, teniendo como eje transversal la responsabilidad ambiental y el pensamiento crítico. Para el año 2003, se constituyó como una empresa de servicios especializados en recreación y eventos. Sin embargo, para el año 2012 se dio un cambio a la figura jurídica, de organización a fundación y por consiguiente a su razón de ser, todo esto ligado a que evidenciaron que sus acciones tenían un saldo pedagógico, social y cultural. Actualmente, se encuentra ubicada en la CL. 79A #69B-39, barrio Las Ferias en la localidad de Engativá.

DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN INTERNA

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Fundación Organización Ser es una entidad que ejerce una comunicación interna transversal, en la que los niveles jerárquicos (jefe- trabajador) no existen al momento de trabajar en pro de los proyectos. Sin embargo, se distinguen los roles desde las habilidades de los partícipes, cada uno aporta desde su campo de estudio (diseñador, psicólogo, artista). Dentro de los escenarios de acción, los cuales son presenciales, dentro del horario laboral, es posible evidenciar una interacción permeada por el debate (aunque no de la manera adecuada), esto quiere decir que no se respeta las intervenciones del otro, se emplea un lenguaje soez, guiado por la sátira y una expresión corporal que refleja disgusto. Es importante resaltar que dentro de las interacciones la comunicación es informal y transmitida por medio de redes sociales como WhatsApp y Facebook.

DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN INTERNA

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En la asistencia al lugar, se evidenció que en muchas ocasiones se prefiere emplear los canales digitales para mediar el mensaje, aunque tengan oportunidad de compartirlo de forma presencial.

Dentro de los canales, el tipo de información que circula es referente a los talleres, eventos, premios o las necesidades que los aquejan dentro de la organización. Por otro lado, es una organización que no cuenta con un área de comunicaciones internas o una política de comunicación interna, es por ende que, los colaboradores se sienten en muchas jornadas de trabajo cansados y agobiados por el hecho de tener que compartir por un sólo medio información que es propia de su organización, como otra que es de interés público.

De esta manera, es posible concluir que los fundadores y colaboradores de SER no tienden a hacer un buen uso de las prácticas comunicativas internas, aparte de tenerlas como referente netamente informativo y no participativo.

DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN INTERNA

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No obstante, es indispensable recalcar que, dentro del árbol de problemas especifican que no están abiertos a aplicar estrategias que fomenten un cambio drástico dentro de la organización (por el miedo al devenir incierto), aunque hemos en reiteradas ocasiones explicado lo positivo de la situación. Pero no solo esto, sino que tienden a actuar de forma acelerada antes de dialogar.

ACERCA DEL PLAN OBJETIVOS,ALCANCE Y ESTRATÉGICOSEGMENTACIÓN DE PÚBLICOS

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El plan estratégico de comunicación pretende identificar el tratamiento comunicativo que subyace en la Organización Fundación SER, por medio de la planificación e implementación de herramientas que permitan establecer el componente comunicacional de forma interna. El cual conecte con el quehacer del equipo de trabajo (fundadores y colaboradores) y la forma de proyectarse dentro de este. Adicional a esto, se busca llegar a la transformación colectiva, mejorando espacios de interrelación, por medio de comunicación estratégica y participativa entre los integrantes de la organización.

ACERCA DEL PLAN TIEMPO DE EJECUCIÓN, ESTRATÉGICO COSTOS Y TRATAMIENTOS

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Se busca proyectar e implementar el plan estratégico a un año, en el que se contempla el seguimiento y control de este. No obstante, el presupuesto es moderado y escaso, por lo que se debe hacer uso e implementar actividades que permitan la recaudación de fondos con el fin de obtener y disponer del material suficiente para las actividades a realizar. Los principales gastos irían acorde a las necesidades y seguridad de los colaboradores de la organización: pago de ARL al practicante (Riesgo V $80.736) y detalle de bienvenida al nuevo colaborador: $10.000 c/u.

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ANÁLISIS DE HALLAZGOS DEL DIAGNÓSTICO A raíz del diagnóstico de comunicación interna de la Fundación Organización Ser, elaborado previamente, se identificaron tres ejes temáticos; los cuales, fueron clave para el desarrollo del plan estratégico que fortalecerá la interacción, coordinación, cooperación y comunicación dentro de la organización.

Estos son: estructura organizacional, clima organizacional y proyección, a continuación, se desarrollarán haciendo énfasis en las áreas y oportunidades de mejora que se plantea con cada uno.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Este eje temático se plantea a raíz del desconocimiento que tiene cada colaborador con respecto a los roles establecidos y, a su vez, con las tareas que debe desarrollar dentro de la organización. Por lo tanto, se pretende establecer documentos que permitan identificar los roles específicos de cada participe dentro de la organización, los cuales vayan a fin con sus habilidades y campos de estudio. Dicho esto, se abre paso a la organización y establecimiento de diversos espacios de trabajo según los roles, necesidades y áreas de estudio de cada empleado.

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CLIMA ORGANIZACIONAL El fundamento de este tópico suscita a raíz de la mala relación que existe entre los fundadores y colaboradores de la organización, los pocos espacios en los que se fomente el diálogo y la escucha activa, pero sobre todo, la no división de los vínculos laborales de los personales. Es por esto, que el eje pretende adecuar dentro del área laboral, tiempo y espacios de esparcimiento que les permita a los colaboradores sentirse en un lugar adecuado para llevar a cabo sus funciones. Además de fomentar momentos en los que se desarrolle el diálogo, escucha activa y comunicación asertiva.

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PROYECCIÓN La base del tema gira en torno a la falta de visión que tiene la organización con respecto a sus proyecciones futuras, dado que, su foco es el tema económico más no su fortalecimiento en el enfoque sociocultural a lo largo de los años.

Debido a esto, este tópico busca implementar actividades que vayan acorde con la identidad organizacional de Ser, todo con el fin de recolectar fondos necesarios para el desarrollo de sus proyectos. No obstante, también busca otras formas de comunicación fuera del mundo mediático y eliminar la noción de la comunicación netamente como información.

Teniendo en cuenta cada uno de los ejes temáticos planteados anteriormente, ha sido posible identificar los ejes de acción. Los cuales, permitirán desarrollar nueve estrategias en una diversidad de medios, que den continuidad al alcance de la organización.

PRIMER EJE DE ACCIÓN REFORZAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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Este eje de acción será enfocado primordialmente a que fundadores y colaboradores, puedan conocer y reconocer sus roles y funciones dentro de la organización. Con el fin de mantener orden y jerarquización dentro de sus campos de acción, al momento de instaurar una comunicación directa con sus jefes inmediatos y viceversa. Esto claramente, sin dar paso a relaciones asimétricas de poder.

ESTRATEGIAS POR IMPLEMENTAR

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1. CREACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES Esta estrategia, enfocada en la eficacia y conocimiento especializado, detalla el papel de cada colaborador para garantizar la ejecución efectiva de las actividades, proyectando el saber específico desde el área de estudio de cada creador. La distinción de roles en el equipo de trabajo constituye un aspecto fundamental de esta implementación, con objetivos primordiales que incluyen la divulgación clara de las funciones individuales, el establecimiento de roles dentro de la organización y el fortalecimiento de cada área de trabajo. El mensaje central de esta estrategia reside en la definición precisa de roles y campos de acción según la profesión de cada trabajador, evitando la sobrecarga de actividades no relacionadas con su campo de estudio, especialmente en áreas ajenas a la comunicación.

En cuanto a la logística, el presupuesto estimado no es aplicable, ya que se codificará en formato digital.

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1. CREACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES Respecto al plazo de ejecución, se proyecta llevar a cabo la implementación en un lapso de dos meses, abarcando los meses de marzo y abril. A pesar de la digitalización, la difusión del manual se llevará a cabo mediante reuniones presenciales.

El propósito es mejorar las relaciones e interacciones dentro de la organización, enfocándose en las funciones específicas de cada colaborador. Se espera un incremento del 70% en la calidad de estas interacciones, ya que la estrategia permitirá que cada individuo conozca claramente sus responsabilidades, respete las de sus colegas y mejore el desempeño laboral al centrado exclusivamente en sus tareas asignadas, reduciendo así el estrés asociado. a la realización de funciones no pertinentes.

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2. DESARROLLAR UN CRONOGRAMA Esta herramienta, al permitir la planificación de actividades con un enfoque temporal y considerando las capacidades del personal, busca mejorar la ejecución de tareas haciéndolas más amenas, organizadas y efectivas. La implementación de esta estrategia en la organización generará beneficios como: organizar las actividades de la fundación en fases y tiempos, teniendo en cuenta la actitud de cada miembro, establecer las tareas a desarrollar durante el mes y definir plazos específicos para la entrega de trabajos asignados a través de reuniones personales.

La estrategia, llevada a cabo de manera personal en reuniones, estructurará las responsabilidades de cada trabajador, evitando jerarquías innecesarias y agilizando las entregas, optimizando así el uso del tiempo. El presupuesto, codificado digitalmente, no representa una restricción y se ejecutará durante la primera semana de cada mes.

2. DESARROLLAR UN CRONOGRAMA El desarrollo del cronograma aumentará en un 100% el conocimiento sobre las tareas mensuales, permitiendo a cada colaborador conocer el respaldo de sus superiores. Esta estrategia reducirá las demoras en el desarrollo de actividades, asegurando una organización oportuna y adecuada, considerando la importancia y duración de cada tarea.

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3. IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL CORPORATIVO Este documento constituirá una guía integral para establecer las directrices y pautas que representarán visual, cultural y organizacionalmente a la organización. La implementación de esta estrategia persigue los siguientes objetivos fundamentales: identificar la percepción de la organización, tanto a nivel interno como externo, fomentar los valores organizacionales de manera interna y establecer los elementos

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distintivos que diferencian a la organización de otras fundaciones.

El manual será administrado de manera presencial mediante reuniones y se fundamentará en la creación del área de comunicaciones. Esta herramienta no solo fortalecerá la misión y visión de la organización, sino que también tomará en cuenta su naturaleza, ofreciendo servicios de recreación y manteniendo una interacción constante con los actores externos. El presupuesto estimado para la estrategia que se codificará virtualmente, aunque se ofrece la opción de obtener una copia física, se establece en un valor de $15,000. El periodo de ejecución se estima en dos meses, abarcando enero y febrero.

Este manual proporciona a cada colaborador un conocimiento del 90% acerca de las funciones de la organización, su misión y visión, así como sus deberes y derechos. Pero, no solo eso, sino que también permitirá comprender las proyecciones para mejorar rendimientos y fomentar un ambiente positivo dentro de la organización. Su implementación mejorará la apropiación de los funcionarios hacia la fundación, brindándoles una clara comprensión de elementos centrales como la visión y misión.

SEGUNDO EJE DE ACCIÓN FORTALECER EL CLIMA ORGANIZACIONAL

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Considerar este enfoque de acción no solo contribuirá a mejorar el ambiente laboral dentro de la organización, sino que también permitirá destacar los logros individuales de cada colaborador. Además, se fortalecerán los espacios de interacción e intercambio de ideas, fomentando así el crecimiento y desarrollo interno. Este enfoque integral no solo impacta positivamente en el bienestar de los colaboradores, sino que también crea un entorno propicio para la innovación, la colaboración y el éxito continuo de la organización. La valoración de los logros individuales y la promoción de la comunicación abierta son pilares fundamentales para construir una cultura organizacional sólida y orientada al progreso constante.

ESTRATEGIAS POR IMPLEMENTAR

1. RECONOCIMIENTO INDIVIDUAL DE CADA COLABORADOR POR MEDIO DE UNA CARTELERA INFORMATIVA

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La iniciativa de implementar la producción de piezas para enaltecer los logros de los colaboradores y enviar mensajes de felicitaciones por su cumpleaños tiene como objetivos fundamentales: enaltecer los logros individuales de los colaboradores, incentivar a los colaboradores reconociendo sus esfuerzos dentro de la organización y fomentar un ambiente laboral ameno y positivo.

Este reconocimiento se llevará a cabo de manera presencial, buscando crear un entorno laboral tranquilo y armónico. La estrategia no solo se enfoca en valorar los logros en el ámbito laboral, sino también en reconocer aspectos personales, como los cumpleaños, para romper con la dinámica estrictamente laboral. Se propone realizar esta estrategia mensualmente, y el presupuesto estimado no aplica.

1. RECONOCIMIENTO INDIVIDUAL DE CADA COLABORADOR POR MEDIO DE UNA CARTELERA INFORMATIVA

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La implementación de este reconocimiento contribuirá en un 100% a que los colaboradores se sientan más cómodos en su entorno laboral y perciban que sus esfuerzos son esenciales para la organización. Al destacar los logros individuales, se refuerza la conexión entre los colaboradores y la misión y visión de la empresa. Además, al ser una estrategia presencial, se asegura que cada colaborador esté al tanto de los temas relevantes de la organización, fomentando una comunicación eficiente y contribuyendo a la resolución efectiva de problemas dentro del equipo.

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2. INDUCCIÓN

La implementación de un día de inducción agradable para los nuevos colaboradores, que incluye la explicación del funcionamiento interno de la organización, roles individuales, dinámica de trabajo mensual y la entrega de un detalle de bienvenida, tiene como objetivos fundamentales: realizar inducciones que aborden las temáticas fundamentales de la fundación para los nuevos colaboradores, proporcionar recorridos por las instalaciones, permitiendo que los nuevos colaboradores reconozcan los lugares estratégicos y de recreación y brindar souvenirs a los nuevos colaboradores como gesto de acogida por parte de la fundación.

Esta estrategia se llevará a cabo en encuentros presenciales y se entregará material impreso. El mensaje subyacente busca establecer desde el inicio un ambiente laboral interno donde los trabajadores se sientan valorados y parte integral de la entidad.

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2. INDUCCIÓN

Durante este encuentro, se compartirán prácticas y lineamientos organizativos, y se delineará el rol de cada persona vinculada. El presupuesto estimado para esta estrategia es de $10,000, y se realizará en las dos primeras semanas de enero, junio y diciembre.

La implementación de esta estrategia posibilitará que los nuevos colaboradores adquieran entre un 90% y un 95% de conocimientos relacionados con sus funciones, operaciones de la empresa, misión y visión.

Además, facilitará la interacción y relación con los demás colaboradores, contribuyendo a un trato respetuoso y un ambiente laboral positivo. Esta iniciativa también fortalecerá los lazos entre los colaboradores y la empresa, ya que una recepción grata incide positivamente en el desempeño laboral. Asimismo, el uso de este manual mejorará el conocimiento sobre aspectos básicos de la fundación, como su historia, misión y visión.

3. SEIS SOMBREROS PARA PENSAR

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La estrategia propuesta consiste en fomentar la expresión de ideas de cada colaborador sin tener en cuenta la jerarquía organizacional, tomando en consideración la historia de la entidad, aspectos positivos y negativos, así como la creatividad de los participantes para abordar diversos panoramas. Poner en marcha esta iniciativa posibilitará: mantener la igualdad de condiciones en la organización, abriendo espacio a una lluvia de ideas, mejorar el relacionamiento e interacción entre fundadores y colaboradores, aprovechando la creatividad de cada uno para resolver situaciones planteadas y conocer la historia de la organización, así como sus aspectos positivos y negativos.

3. SEIS SOMBREROS PARA PENSAR

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Esta actividad se llevará a cabo de manera presencial y reflejará sin restricciones la perspectiva de cada trabajador. Se empleará la metáfora de "sombreros", donde se expondrán aspectos positivos, negativos, dificultades y rutas de acción para mejorar en el entorno laboral. En este caso, no se aplica un costo económico, y la ejecución está programada para la última semana de cada mes.

La implementación de esta estrategia permitirá mejorar las relaciones comunicativas en un 80%, al abrir espacios de debate e intercambio de ideas para fortalecer aspectos internos que contribuyan al desarrollo de un ambiente próspero y llevadero.

Además, favorecerá la comunicación entre los colaboradores y generará vínculos, ya que esta estrategia promueve la colaboración de todos para su desarrollo.

TERCER EJE DE ACCIÓN

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REESTRUCTURAR LAS PROYECCIONES Mantener las proyecciones de la organización centradas en su esencia y crecimiento, más que en la adquisición económica, es clave para alcanzar un conocimiento profundo y un crecimiento sostenible. Este enfoque permite que la organización crezca de manera exponencial y se fortalezca internamente, sentando así las bases para que este fortalecimiento se refleje externamente.

Al priorizar la esencia y el crecimiento, la organización orienta sus esfuerzos hacia metas a largo plazo que van más allá de simples ganancias económicas. Se trata de construir una identidad sólida, valores arraigados y un propósito claro que guía en todas las actividades.

El enfoque en el crecimiento interno implica el desarrollo de habilidades, la promoción de la innovación y la construcción de una cultura organizacional robusta. Esto, a su vez, se traduce en una organización más preparada para afrontar desafíos externos y aprovechar oportunidades emergentes.

ESTRATEGIAS POR IMPLEMENTAR

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1. CREACIÓN DE UN CORREO ELECTRÓNICO La implementación de un medio de comunicación interno online y formal, como el uso de un correo electrónico corporativo, conlleva múltiples beneficios para fundadores y colaboradores. Esta estrategia busca: diferenciar la comunicación profesional de la personal, contribuir a centralizar y almacenar toda la información de la organización, evitando pérdidas y establecer seguridad y control organizacional respaldados por una plataforma corporativa.

El correo electrónico corporativo se utilizará como canal principal para mantener una comunicación formal entre fundadores y colaboradores. La estrategia se implementará online, permitiendo su acceso a través de computadoras y dispositivos móviles, con el correo electrónico como componente fundamental.

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Esto posibilita la distinción clara entre la comunicación personal y laboral, al mismo tiempo que se crea un repositorio de información relevante.

El presupuesto estimado para llevar a cabo esta estrategia es de $14.255, cubriendo el costo del dominio con Google por cada colaborador. La ejecución está planificada durante todo el año.

Esta implementación se traduce en un aumento del 90% en la comunicación interna de forma técnica. Se asegura el envío de asuntos relevantes, documentos de conocimiento general y comunicados desde los jefes generales.

Además, mejora la difusión de temas corporativos fundamentales para la fundación y permite que los colaboradores estén siempre informados sobre nuevas campañas o actividades. En conjunto, esta estrategia fortalece significativamente la eficacia de la comunicación interna en la organización.

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2. CREACIÓN DE UN WHATSAPP CORPORATIVO La implementación de un medio de comunicación directo, rápido y eficaz dentro de la fundación ofrece beneficios significativos. Esta estrategia tiene como base primordial: gestionar y optimizar el envío de mensajes corporativos, separar la vida personal de la laboral en diferentes ámbitos de la vida cotidiana de cada miembro de la fundación y facilitar la comunicación interna y externa ofreciendo diferentes herramientas para organizar y responder de forma rápida los mensajes.

Este medio de comunicación, que se llevará a cabo de forma online a través de celulares y computadoras durante un año, permitirá diferenciar claramente la comunicación personal de la laboral. Al garantizar un factor de inmediatez en el equipo, se evitará la dinámica del "teléfono roto", asegurando que todos tengan conocimiento preciso de los mensajes transmitidos.

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La implementación de esta estrategia permitirá que la organización cuente con un medio de comunicación inmediata. Además, posibilitará que los colaboradores compartan información al instante de manera eficiente y rápida, contribuyendo así a mejorar la fluidez tanto de la comunicación interna como externa en la fundación. Dicho esto, se espera que el relacionamiento y el acto comunicativo como tal, mejore en un 100%.

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3. CREACIÓN DEL ÁREA DE COMUNICACIONES La creación de esta área se considera esencial y urgente para aliviar las responsabilidades del personal no especializado y ejecutar de manera rápida las actividades cotidianas, con especial énfasis en la circulación eficiente de información dentro del equipo de trabajo. Las acciones a carga incluirán la elaboración de dos manuales: uno de funciones y otro de bienvenida. La implementación de esta área en la fundación no solo mejorará el funcionamiento de la comunicación interna, sino que también: garantizará que todos los mensajes emitidos por la organización estén alineados con sus valores corporativos, misión, visión, audiencia objetivo y la necesidad específica de cada situación; facilitará la planificación de estrategias de comunicación de manera fácil y asertiva y transformará la información en mensajes claros que fomenten la participación activa de actores internos y externos.

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El establecimiento de esta área se llevará a cabo mediante reuniones presenciales, carteleras y planillas. La presencia de personal especializado en el área es crucial para orientar prácticas asertivas de comunicación, así como para la difusión y creación de piezas informativas.

El presupuesto previsto para la aplicación e implementación de esta área se basa en la compra de láminas para la cartelera, con un valor de $21.000, y las impresiones, que costarán $300 cada una.

Esta área se considera el corazón de la organización, y durante su desarrollo anual se espera que las relaciones e interacciones mejoren gradualmente hasta alcanzar un 100% en comparación con la situación actual. Además, se anticipa que mejorará significativamente la comunicación interna de la organización al ser el responsable de elaborar estrategias para el mejor desempeño de los colaboradores.

AGRADECIMIENTOS

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Queremos expresar un agradecimiento sincero a todos los participantes de este proyecto, con un reconocimiento especial para la Fundación Organización Ser. Agradecemos de corazón por abrirnos las puertas de su entidad y por incorporarnos a su equipo con un trato gentil, alegre y lleno de expectativas. Sin su compromiso y disposición, este proyecto no habría sido posible.

También extendemos nuestro agradecimiento a la profesora Patricia López Preciado por compartir sus conocimientos y guiarnos en este proceso, siempre con amabilidad y una actitud de ayuda. ¡Gracias a todos por hacer de este proyecto una experiencia inolvidable!

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