Panduan Registrasi Mahasiswa Baru Universitas Terbuka

TI01A-RK08-RI.0 21 September 2020

PEDOMAN PENDAFTARAN MAHASISWA BARU (ADMISI) (TAHAP 1) September 29, 2021 (versi 1.0)

Created by : UPT TIK

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

PEDOMAN USER

Universitas Terbuka

User Guidelines

Indonesia Open Univeristy

Tahapan proses pendaftaran mahasiswa baru

Tahap I : Admisi

Tahap II : Registrasi Data Pribadi

Proses 2

Proses 4

Verifikasi Email

Registrasi Data Pribadi

Proses 6 Cetak KTMS

Proses 1

Proses 3

Proses 5

Pendaftaran Mahasiswa Baru

Pembayaran Billing Admisi

Validasi DP

Halaman 1

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

PROSES 1: Pendaftaran Mahasiswa Baru

PENDAFTARAN MAHASISWA BARU

Membuka website admisi-sia.ut.ac.id

Klik "Pengguna Baru?

Daftar Disini"

Halaman 3 Halaman 2

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Masukkan NAMA LENGKAP, TEMPAT & TANGGAL LAHIR sesuai dengan KTP Calon Mahasiswa Pilih jenis kelamin dan status kawin Masukkan NIK anda dengan syarat wajib adalah 16 digit Masukkan nama IBU KANDUNG Masukan nomor telepon dengan jenis inputan angka masukkan ALAMAT EMAIL AKTIF dan BELUM TERDAFTAR di APLIKASI UT manapun Masukan Password dan Konfirmasi Password

Halaman 3 Halaman 3

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Isi jawaban pertanyaan yang tertera pada sistem Dilanjutkan untuk mengklik tombol “Buat Akun Mahasiswa” untuk mendapatkan link verifikasi akun

*Apabila proses pendaftaran berhasil maka sistem akan menampilkan pesan notifikasi berhasil melakukan pendaftaran akun dan mengirimkan link verifikasi ke email anda.

Halaman Halaman4 3

Halaman 4

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

PROSES 2 : Verifikasi Email

Cek inbox pada email anda, atau jika belum masuk ke inbox silahkan cek spam anda

SIA mengirimkan email verifikasi ke email anda yang dapat diakses selama 3x24 jam untuk dapat melakukan login ke dalam sistem

Halaman 3 Halaman 5

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Klik tombol “Aktivasi Sekarang” untuk dapat melakukan login ke dalam sistem

Sistem akan menampilkan halaman login SIA dan pesan konfirmasi “Verifikasi Email Berhasil”

Halaman 3 Halaman 6

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

PROSES 3 : Pembayaran Billing Admisi

Lakukan proses login kedalam sistem untuk melakukan cetak billing admisi dengan menginput email dan password anda serta menjawab pertanyaan pada sistem Klik tombol “Masuk” untuk login ke dalam sistem

Halaman 3 Halaman 7

Jika anda berhasil login, sistem akan menampilkan halaman tagihan billing admisi anda. Klik Unduh untuk melakukan cetak billing.

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Segera lakukan pembayaran sebelum waktu batas akhir pembayaran billing admisi.

Pembayaran dapat dilakukan melaluiBank/Mitra: BRI / BTN / Mandiri / BNI / Alfagroup / Tokopedia

Halaman 3 Halaman 8

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Segera lakukan pembayaran sebelum waktu batas akhir pembayaran billing admisi.

Pembayaran dapat dilakukan melaluiBank/Mitra: BRI / BTN / Mandiri / BNI / Alfagroup / Tokopedia

Halaman Halaman7 3

Halaman 9

TI01A-RK08-RI.0 21 September 2020

PEDOMAN REGISTRASI DATA PRIBADI (TAHAP II) September 29, 2021 (Versi 1.0)

Create by : UPT TIK

TI01A-RK08-R1.1 29 September 2021

PEDOMAN USER

Universitas Terbuka

User Guidelines

Indonesia Open Univeristy

Tahapan proses pendaftaran mahasiswa baru

Tahap I : Admisi

Tahap II : Registrasi Data Pribadi

Proses 2

Proses 4

Verifikasi Email

Registrasi Data Pribadi

Proses 6 Cetak KTMS

Proses 1

Proses 3

Proses 5

Pendaftaran Mahasiswa Baru

Pembayaran Billing Admisi

Validasi DP

Halaman 1

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

PROSES 4 :

Universitas Terbuka

Registrasi Data Pribadi

Indonesia Open Univeristy

Login Masukkan Email yang telah terdaftar Masukkan Password Isi Captcha pertanyaan penjumlahan Klik tombol "Masuk". Tombol Masuk akan aktif setelah mengisi semua data diatas

Tagihan Admisi Apabila berhasil Login, sistem akan mengarahkan ke halaman "Tagihan Admisi" dengan status pembayaran = LUNAS 23 September 2021

Pilih "Selanjutnya" untuk "Unduh Katalog & KIT"

Halaman 2

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Informasi Studi Klik tombol "Unduh Katalog dan KIT "Centang" tanda persetujuan Klik tombol "Selanjutnya"

Halaman 3 Halaman 3

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

3

1.Data Diri Calon Mahasiswa Baru

Data Diri Calon Mahasiswa Sistem menampilkan form pengisian data “Data Diri Calon Mahasiswa Baru” Anda dapat mengubah Nama Lengkap, Tempat Lahir, Agama, Jenis Kelamin, Status Kawin, Kewarganegaraan, NIK dan Nama Ibu. Klik tombol “Simpan & Selanjutnya”

Peringatan Apakah anda akan menyimpan penambahan/perubahan data pribadi yang anda lakukan pada form Isian ini?

Tidak

Halaman 3 Halaman 4

Ya, Simpan

Kemudian, Klik tombol “Ya, Simpan” setelah sistem menampilkan pesan konfirmasi simpan data Jika data yang anda masukkan valid dan sesuai format, sistem akan menampilkan form pengisian data Informasi Kontak

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

3

Informasi Kontak Sistem menampilkan form pengisian data “Informasi Kontak” Masukkan Provinsi, Kabupaten/Kota, Kode Pos, Alamat Lengkap, Email, E-mail Alternatif, Nomor Telepon yang dapat dihubungi & Media sosial (Jika ada).

Tombol simpan & lanjutkan akan aktif jika semua data yang bersifat wajib sudah terisi semua.

Peringatan Apakah anda akan menyimpan penambahan/perubahan data pribadi yang anda lakukan pada form Isian ini?

Tidak

Ya, Simpan

Kemudian, Klik tombol “Ya, Simpan” setelah sistem menampilkan pesan konfirmasi simpan data Jika data yang anda masukkan valid dan sesuai format, sistem akan menampilkan form pengisian data Program Pendidikan, Pendidikan Terakhir, dan Alih Kredit

Halaman 3 Halaman 5

2.Informasi Kontak

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

3

Program Pendidikan, Pendidikan Terakhir dan Alih Kredit Isikan data program pendidikan, pendidikan terakhir dan alih kredit anda. Pastikananda sudah memahami katalog sebelum memilih program studi dan jenis layanan studi.

Tombol simpan & lanjutkan akan aktif jika semua data yang bersifat wajib sudah terisi semua

Peringatan Apakah anda akan menyimpan penambahan/perubahan data pribadi yang anda lakukan pada form Isian ini?

Tidak

Ya, Simpan

Kemudian, Klik tombol “Ya, Simpan” setelah sistem menampilkan pesan konfirmasi simpan data Jika data yang anda masukkan valid dan sesuai format, sistem akan menampilkan form pengisian data Informasi Tambahan

Halaman 3 Halaman 6

3. Program Pendidikan, Pendidikan Terakhir, dan Alih Kredit

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

3

Informasi Tambahan Sistem menampilkan from pengisian data Informasi Tambahan Masukkan Status Pekerjaan Saat Ini, Sumber Informasi UT, Tujuan Masuk UT, Rencana Lama Studi Kemudian, masukkan Informasi Akun Bank, seperti : Nama Bank, Nomor & Nama Pemilik Rekening (Jika ada) Tombol simpan & lanjutkan akan aktif jika semua data yang bersifat wajib sudah terisi semua

Peringatan Apakah anda akan menyimpan penambahan/perubahan data pribadi yang anda lakukan pada form Isian ini?

Tidak

Ya, Simpan

Klik tombol “Simpan & Selanjutnya” Kemudian, Klik tombol “Ya, Simpan” setelah sistem menampilkan pesan konfirmasi simpan data Jika data yang anda masukkan valid dan sesuai format, sistem akan menampilkan form pengisian data Pendataan Difabel

Halaman 3 Halaman 7

4. Informasi Tambahan

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Pendataan Untuk Difabel Sistem menampilkan form pengisian data Pendataan Difabel Pilih pertanyaan mengalami atau tidak mengalami disabilitas Jika memilih “Ya”, sistem akan menampilkan Kategori Difabel Kemudian, pilih pertanyaan menggunakan atau tidak menggunakan alat bantu Jika memilih “Tidak”, sistem tidak menampilkan form Kategori Difabel & pertanyaan menggunakan atau tidak menggunakan alat bantu.

3

5. Pendataan Difabel

Tombol simpan & lanjutkan akan aktif jika semua data yang bersifat wajib sudah terisi semua

Klik tombol “Simpan & Selanjutnya” Kemudian, Klik tombol “Ya, Simpan” setelah sistem menampilkan pesan konfirmasi simpan data Jika data yang anda masukkan valid dan sesuai format, sistem akan menampilkan form pengisian data Unggah Berkas Wajib

Halaman 3 Halaman 8

Peringatan Apakah anda akan menyimpan penambahan/perubahan data pribadi yang anda lakukan pada form Isian ini?

Tidak

Ya, Simpan

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

3

Unggah Berkas Wajib Sistem menampilkan form Unggah Berkas Wajib Klik button “Unggah”, kemudian pilih berkas yang akan diunggah Calon mahasiswa wajib menggungah berkas sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Tombol simpan & lanjutkan akan aktif jika semua data yang bersifat wajib sudah terisi semua

Halaman 3 Halaman 9

6. Unggah Berkas Wajib

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Pilih berkas yang akan diunggah pada file lokal komputer Anda

Sistem menampilkan preview berkas yang akan diunggah. Berkas dapat diputar kanan & kiri, diperkecil maupun diperbesar, setelah itu klik tombol “Unggah Berkas” Setelah berhasil unggah berkas, sistem menampilkan pesan konfirmasi bahwa berkas telah berhasil diunggah Lakukan langkah yang sama untuk mengunggah 6 berkas lainnya

Halaman 3 Halaman 10

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

3

Ubah Berkas Wajib Jika berkas yang di unggah salah, Anda dapat mengubah berkas yang telah diunggah sebelumnya dengan cara klik tombol "Ubah".

Kemudian lakukan cara seperti langkah unggah berkas .

Berkas yang telah berhasil diunggah dapat dilihat dengan klik "Ikon Mata"

Klik tombol “Simpan & Selanjutnya” Jika berkas yang Anda unggah sesuai dengan ketentuan, sistem akan menampilkan notifikasi berhasil simpan berkas wajib Kemudian, sistem menampilkan halaman Informasi Validasi Data Pribadi untuk tracking “Status Validasi” Anda sebagai Calon Mahasiswa UT

Halaman 3 Halaman 11

6. Unggah Berkas Wajib

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Jenis-jenis berkas yang perlu disiapkan untuk registrasi data pribadi

Berkas Wajib Non Guru Pas foto (3x4) Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen Formulir isian pasfoto dan Tanda tangan Mahasiswa FotoCopy KTP/NIK Surat Pernyataan Tidak Pindah Sipas Fotocopy Transkrip Nilai (Legalisir Cap Basah) Fotocopy Ijazah Terakhir (Legalisir Cap Basah)*

Berkas Wajib Guru Pas foto (3x4) Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen Formulir isian pasfoto dan Tanda tangan Mahasiswa FotoCopy KTP/NIK Surat Pernyataan Tidak Pindah Sipas Fotocopy Transkrip Nilai (Legalisir Cap Basah) Surat Keterangan Mengajar Fotocopy Ijazah Terakhir (Legalisir Cap Basah)*

Unggah Berkas Alih Kredit Form ini muncul untuk calon Mahasiswa Alih Kredit atau memilih "Ya" di program Pendidikan Screenshot PDDIKTI/Surat Penyelanggaran

Halaman 3 Halaman 121

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Informasi Validasi Data Pribadi (Proses Validasi)

Jika Status Validasi anda belum berubah dalam waktu 3x24 jam, anda dapat menghubungi UPBJJ sesuai dengan tempat Anda mendaftarkan diri dengan klik tombol “Hubungi UPBJJ” Sistem menampilkan Contact Center UT yang dapat Anda hubungi

Bagaimana Jika "Gagal Validasi" ?

Silahkan cek status "Informasi Validasi Data Pribadi" atau melalui Email. Jika tidak mendapatkan Email, cek spam Anda.

Jika dinyatakan "Gagal Validasi"

Perbaiki kembali data yang dianggap gagal dengan cara ubah data pribadi, kemudian simpan data agar dapat divalidasi ulang.

Hubungi UPBJJ jika dirasa mengalami kendala dengan cara klik tombol "Hubungi UPBJJ"

Halaman 3 Halaman 13

PROSES 5 : Validasi DP

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

Bagaimana Jika "Berhasil Validasi" ?

Apabila berkas telah ditanyakan “Sudah Validasi”, sistem menampilkan halaman menuju Ringkasan Data Pribadi Pilih menu “Informasi Validasi Data Pribadi” untuk melihat status validasi, klik tombol “Selanjutnya” untuk menuju Ringkasan Data Pribadi Klik tombol “Kembali” dan centang pernyataan telah membuka dan membaca isi Ringkasan Data Pribadi

29/09/2021

Klik tombol "Selanjutnya". Maka sistem akan menampilkan form "Ringkasan Data Pribadi" Sistem menampilkan halaman untuk unduh KTM Sementara (Kartu Tanda Mahasiswa Sementara) & Surat Pernyataan

Halaman 3 Halaman 14

TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020

Universitas Terbuka Indonesia Open Univeristy

PROSES 6 : Cetak KTMS

Ringkasan Data Pribadi Untuk melihat ringkasan data pribadi Anda, Silahkan klik tombol "Ringkasan Data Pribadi".

Kemudian centang tanda persetujuan dan klik tombol "Selanjutnya"

Selamat Menjadi Mahasiswa UT Klik tombol “Unduh” pada Kartu Tanda Mahasiswa Sementara dan Surat Pernyataan Sistem menampilkan preview Kartu Tanda Mahasiswa Sementara dan Surat Pernyataan yang telah diunduh Centang pernyataan telah mengunduh Kartu Tanda Mahasiswa Sementara dan Surat Pernyataan Kemudian, klik tombol “Menuju Dashboard” Sistem menampilkan dashboard dan notifikasi anda telah menjadi mahasiswa UT

Halaman 3 Halaman 15