Cartilla Sistema de Gestión de la Calidad - Junio 13 2022

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CARTILLA INFORMATIVA

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD D I R E C C I Ó N

D E

P L A N E A C I Ó N

2 0 2 2

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

P R E S E N T A C I Ó N

La calidad, hoy en día, es un aspecto fundamental de la

responsabilidad social de las organizaciones. En el caso de nuestra universidad, es un compromiso que asumimos con nuestros clientes y usuarios; en tal sentido, el Proyecto Educativo Bonaventuriano expresa que La calidad está presente en todos los elementos y componentes de la Universidad como proceso permanente y de organización sistémica que debe involucrar a los estudiantes, profesores, directivos, colaboradores y egresados y trascender sus formas permanentes de pensar, sentir y actuar en el interés por hacer las cosas bien, lo cual genera una cultura personal que se centra en el concepto de calidad humana basada en valores y en un comportamiento ético. (PEB, 2021, p. 62) Como parte de este compromiso, hemos construido un Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad (SIAC), que permita alinear la plataforma estratégica con las estrategias institucionales y los esfuerzos de nuestros colaboradores en torno al logro de altos estándares de calidad, pertenencia y efectividad en todos los servicios que of recemos. Y es en este ejercicio donde el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) cumple un papel fundamental.

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De acuerdo con lo anterior, esta cartilla ―como instrumento para comunicar las bases conceptuales y avances en la implementación del SGC― se convierte en un importante y permanente medio de consulta para continuar nuestro camino a la excelencia. Invito a todos para que juntos recorramos este emocionante camino.

Fray Benjamín Soto Forero, OFM Rector USB Cali

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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M I S I Ó N La Universidad de San Buenaventura es una institución de educación superior que, desde sus principios católicos y f ranciscanos, presta servicios educativos de calidad para formar integralmente al ser humano y contribuir a la transformación de la sociedad.

(PEB, 2021, p. 13)

V I S I Ó N En el año 2029, la Universidad de San Buenaventura será reconocida por la formación humanística y científica, los procesos de investigación, el emprendimiento, la pertinencia de los programas, las buenas prácticas de gestión y su contribución a la transformación social.

(PEB, 2021, p. 13)

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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G E S T I Ó N

E S T R A T É G I C A

Para el f ranco cumplimiento de la misión y la visión de la institución, es importante realizar el proceso de alineación estratégica.

Al diseñar un Plan Estratégico de Desarrollo, la Universidad propone y proyecta prospectivamente su devenir institucional.

Según Norton y Kaplan (2000) el propósito estratégico de toda institución son su misión y visión, las cuales se soportan en los valores, los objetivos estratégicos y, por último, en los objetivos y metas que otorgan el paso a paso para su realización. Esto es lo que se plantea en los principios básicos de la planeación estratégica.

Ahora bien, considerando el tipo de organización que es la Universidad de San Buenaventura, es pertinente reflexionar sobre el lugar y rol del Proyecto Educativo Bonaventuriano (PEB) en dicha alineación.

Por definición, el PEB, además de declarar la concepción de educación, hombre y sociedad que tiene la Universidad, marca el derrotero para el quehacer institucional en coherencia con su misión y visión. El papel de la planeación estratégica en las instituciones de educación superior es concretar la misión y enlazarla con el plan de desarrollo, dando sentido a la planeación a corto, mediano y largo plazo.

Visión ¿Qué queremos ser?

PLATAFORMA ESTRATÉGICA

Misión ¿Para qué existimos?

Valores ¿En qué creemos?

PEB ¿Qué hacemos?

PLAN DE DESARROLLO BONAVENTURIANO

Objetivos estratégicos ¿Qué debemos hacer para alcanzar el futuro deseado?

Proyectos - Objetivos - Metas ¿Qué pasos debemos dar?

MAPA DE PROCESOS

Proceso institucional ¿Cómo hacemos las cosas y cómo nos organizamos para hacerlas?

Fuente: PDB 2020-2029. pp. 16-18.

G E S T I Ó N D E P R O C E S O S Permite tener un enfoque sistémico de la Universidad a través de los procesos que integran las diferentes áreas; esto implica que los integrantes de la organización deben trascender de “integrantes de un área” a integrarse como “constituyentes de uno o varios procesos” al transversar varias áreas de la organización, que conlleva a la coordinación y al trabajo en equipo con las áreas que conforman los procesos.

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G E S T I Ó N C U L T U R A

D E

El logro de todos los objetivos institucionales no es posible sin la consolidación de una cultura organizacional que incorpore los valores institucionales, las acciones generadoras de valor y el sentido de pertenencia de las personas que conforman la organización.

¿ Q U É E S E L S I S T E M A D E G E S T I Ó N D E L A C A L I D A D ?

PARA PODER ENTENDER EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ES NECESARIO

Un SISTEMA es el conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con un propósito determinado.

DESAGREGAR Y DEFINIR CADA PALABRA QUE LA COMPONE, SEGÚN LO ESTABLECIDO POR LA NORMA ISO 9000.

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La GESTIÓN se entiende como actividades coordinadas para administrar, dirigir y controlar la organización.

La CALIDAD es entendida como el grado en que un conjunto de características, inherentes a un producto o servicio, cumplen con los requisitos y expectativas de los clientes o usuarios; entonces, la calidad tiene relación con la satisfacción de necesidades y expectativas de los clientes/usuarios.

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E N

C O N C L U S I Ó N

Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad puede definirse como el conjunto de elementos (procesos) que permiten dirigir, evaluar y controlar el desempeño institucional con respecto a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes/usuarios de la Universidad.

CALIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN: (MÉTODO DE TRABAJO)

DIRIGIR Y QUE PERMITE

EVALUAR EL DESEMPEÑO

SATISFACCIÓN EN TÉRMINOS DE

INSTITUCIONAL

DE LOS REQUISITOS DE SUS CLIENTES

BASADO EN

LOS PROCESOS QUE SE SURTEN EN LA INSTITUCIÓN (MODELO DE GESTIÓN POR PROCESO) LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE CLIENTES/USUARIOS

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

O B J E T I V O D E I M P L E M E N T A R E L S G C

Satisfacer permanentemente a nuestros clientes/usuarios en la presentación de los servicios y mejorar continuamente la eficacia, la eficiencia y la efectividad de la Universidad.

C A L I D O S O ¿Sabes por qué Soy CALIDOSO? Porque en la USB Cali, al igual que tú, soy...

sc SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

sc C I C L O

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

P H V A

Para la aplicación de la norma ISO 9001 se sigue la metodología conocida como el ciclo PHVA o de mejora continua, el cual puede describirse como:

PLANEAR

HACER

Establecer los objetivos y las acciones necesarias para conseguir resultados, de acuerdo con los requisitos del cliente/usuario y las politicas de la organización.

Ejecutar lo planificado; es decir, implementar los procesos.

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ACTUAR

Ejecutar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

Intitucionalizar la mejora.

VERIFICAR

Realizar el seguimiento y la medición de los procesos, productos y servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto o servicio e informar sobre los resultados; es decir, controlar y evaluar la efectividad.

El PHVA es un ciclo dinámico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la Universidad y en el Sistema de Gestión de la Calidad como un todo. Está íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora continua.

L P D C

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O S R I N C I P I O S E L A A L I D A D

Los cuales son aplicables a cualquier tipo de organización y se convierten en el pilar de un SGC. 1.

ENFOQUE AL CLIENTE

5.

TOMA DE DECISIONES

¿Puede una organización

BASADAS EN LA

vivir sin sus clientes?

EVIDENCIA Asumir los riesgos de una

2.

LIDERAZGO

decisión, con

Decisión estratégica de la

conocimientos de causa.

organización.

6.

3.

GESTIÓN DE LAS

COMPROMISO

RELACIONES

Sin ellos tampoco existiría

¿Qué ocurriría si no

la organización; son un

tuviéramos proveedores?

beneficio para esta.

7.

4.

MEJORA

ENFOQUE A PROCESOS

Siempre existirá una

Es necesario dirigir y

mejor forma de hacer las

controlar los procesos.

cosas.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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A P C P

C A U R

C I O N E S R A M P L I R L O S I N C I P I O S

Para dar cumplimiento a estos principios con acciones concretas, debemos tener: 1. ENFOQUE AL CLIENTE ■ Tener claro cuáles son las necesidades de nuestros clientes/usuarios.

■ Asegurar que los objetivos y metas de nuestro trabajo contribuyan a la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes/usuarios.

■ Mejorar nuestro desempeño.

■ Aprender continuamente y mejorar conocimientos y habilidades.

2. LIDERAZGO ■ Tener conocimiento de la misión y visión de la Universidad.

■ Conocer los objetivos y metas de nuestro puesto de trabajo y de nuestra dependencia y cómo con el cumplimiento de ellos contribuimos al logro del objetivo de la Universidad.

■ Desarrollar competencias como conocimiento organizacional, trabajo en equipo y comunicación asertiva para mejorar el flujo de la información con nuestros compañeros y clientes/usuarios.

■ Involucrarnos en las decisiones y mejora de los procesos, dando valor al trabajo que realizamos; participar y contribuir al mejoramiento continuo.

3. COMPROMISO ■ Conocer los procesos en los que participamos, los objetivos y metas a los que contribuimos con el desarrollo de los mismos.

■ Tener en cuenta que debemos trabajar en equipo para lograr el objetivo final.

■ Conocer cómo se relacionan las actividades de todas las personas

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que participamos en el proceso en el que intervienen nuestra dependencia y cómo este proceso se relaciona con los demás procesos de la institución.

4. ENFOQUE A PROCESOS ■ Conocer cómo los objetivos y metas del proceso en el cual participamos están orientados hacia los objetivos de la Universidad.

■ Conocer y entender las causas principales de problemas y acciones de mejora en los procesos.

■ Tener claridad sobre el rol, funciones y responsabilidades que desempeñamos para el logro de los objetivos comunes y mejorar el trabajo en equipo.

5. TOMA DE DECISIONES BASADAS EN LA EVIDENCIA ■ Apoyarnos en datos e información comparativa para establecer objetivos y metas realistas y retadoras.

■ Medir lo que hacemos y, basado en sus resultados, replantear objetivos y metas de procesos.

■ Respaldar las decisiones de áreas,

procesos e institución a través de la generación y análisis de datos e información de su desempeño que propenda por la mejora.

6. GESTIÓN DE LAS RELACIONES ■ Crear y administrar relaciones con los proveedores para asegurar el suministro de bienes de manera confiable, a tiempo y sin defecto.

■ Propiciar el desarrollo e incremento de las capacidades en los proveedores, a través del entrenamiento y esfuerzo conjuntos de mejora.

■ Desarrollar alianzas estratégicas con los diversos grupos de interés.

7. MEJORA ■ Realizar bien nuestras actividades, buscar siempre mejores formas de hacerlas y prestar un servicio de mayor calidad a nuestros clientes / usuarios.

■ Aplicar el mejoramiento continuo en nuestro puesto de trabajo.

■ Tener en cuenta que al aplicar este principio nos convertimos en agentes de cambio y colaboradores más eficientes.

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POLÍTICA DE

CALIDAD La Universidad de San Buenaventura, inspirada en el pensamiento humanístico cristiano, en desarrollo de su Proyecto Educativo Bonaventuriano, ofrece servicios educativos de calidad que contribuyen a la transformación de la sociedad y a la satisfacción de las necesidades del entorno y de los grupos de interés.

Con este fin, privilegia la autoevaluación y la mejora continua en los procesos académicos y administrativos, en el marco de las normas legales e institucionales vigentes.

Versión 1.3 Aprobada por Resolución de Rectoría General 368 del 17 de marzo de 2020

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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OBJETIVOS DE

CALIDAD ✔ Asegurar la calidad de los servicios educativos a través del cumplimiento de los requisitos de calidad de programa e institucional, de autoevaluación y la mejora continua en los procesos académicos y administrativos. ✔ Garantizar el desarrollo de las competencias del capital humano de la institución. ✔ Garantizar una gestión financiera sostenible que permita la disponibilidad de recursos necesarios y suficientes para el óptimo desempeño de los procesos. ✔ Propender por la satisfacción de las necesidades de los grupos de interés en la prestación de los servicios.

Versión 1.3 Aprobada por el Comité Directivo 03-2020 del 30 de marzo de 2020

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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MAPA DE

PROCESOS

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Versión 1.4 Aprobada por el Comité Estratégico para la Reacreditación (CER) el 22 de febrero de 2019 y adaptada a través de Acta de Comité Directivo 03-2020 del 30 de marzo de 2020

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Á R E A S Q U E I N T E G R A N C A D A P R O C E S O

PROCESO DIRECIONAMIENTO ESTRATÉGICO

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ÁREA Rectoría Planeación

GESTIÓN RELACIONAL

Mercadeo Comunicaciones Relaciones Internacionales Egresados

GESTIÓN DE CALIDAD

Calidad

DOCENCIA

Vicerrectoría Académica Facultades Programas pregrado y posgrado

INVESTIGACIONES

Investigaciones

PROYECCIÓN SOCIAL

Responsabilidad Social Universitaria Proyectos Prácticas

BIENESTAR INSTITUCIONAL

Arte y cultura Deporte y recreación Desarrollo humano

GESTIÓN DE REGISTRO ACADÉMICO

Registro Académico

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Administración de personal Cultura y desarrollo humano Nómina Seguridad y salud en el trabajo

GESTIÓN

DOCUMENTALES

Gestión documental

APOYO

Biblioteca

DE RECURSOS ACADÉMICO Centro de Educación Virtual Laboratorio Editorial Bonaventuriana TECNOLÓGICOS

Sistemas de información Infraestructura Soporte técnico

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FÍSICOS

Espacios físicos Gestión de activos Mantenimiento y jardinería Servicios generales Seguridad y vigilancia Gestión ambiental Almacén

JURÍDICO GESTIÓN FINANCIERA

Gestión jurídica Presupuesto Tesorería Contabilidad Compras

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Servicios financieros

H D A G L

E R R A M I E N T A S E A P O Y O L S I S T E M A D E E S T I Ó N D E A C A L I D A D

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

P D D D L

I R Á M I D E O C U M E N T A L E L S I S T E M A E G E S T I Ó N D E A C A L I D A D

Control, seguimiento y medición por parte de los responsables del proceso (líder estratégico y líderes asociados)

A C C E S O A L S I S T E M A D E G E S T I Ó N D E L A C A L I D A D ( S G C ) , I N T R A N E T

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

“La calidad es nuestra mejor garantía de la fidelidad de los clientes, nuestra más fuerte defensa contra la competencia y el único camino para el crecimiento”

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E Q U I P O

D I R E C T I V O

E Q U I P O

O P E R A T I V O

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Editorial Bonaventuriana Cali / Junio 2022 / CC

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