i e
t
k
`11 u
n
d
e
m
a
g
Les mer om:
a
s
i
n
f
r
a
U
n
i
M
i
c
r
o
A
S
• Nytt i oppdateringen • Uni24 Reiseregning • Ta i bruk liveupdate • Elektronisk hverdag • Brukertips! • Ny daglig leder
ww w.unim ic ro.no
Kjære Uni bruker Sjelden har så mange og store endringer kommet så tett. Mange Uni-brukere har knapt fått installert vårt prisvinnende nye grensesnitt, før nye spennende nyheter står i kø! Vi har i denne utgaven av iBalanse satt fokus på de største nyhetene. Det kan likevel være andre mindre endringer og forbedringer som er viktige for deg. Du finner en fullstendig oversikt på våre supportsider over alle endringer og forbedringer i denne hovedoppdateringen. Produktet Uni Reiseregning er nå tilgjengelig. Dette er et produkt som mange har ventet på, og som effektiviserer reiseoppgjør i din virksomhet. Hver enkelt ansatt får tilgang til å registrere reiseregning på Uni24, og registrerte data kan gjenbrukes for kontroll og føring mot lønn og regnskap. Den ansatte vil også kunne følge med på hvor langt reiseoppgjøret er kommet, og får samtidig en ryddig oversikt og et elektronisk arkiv over sine reiser. Bruker du vår butikkdataløsning vil du finne mange nyheter å glede deg over. Forbedringer på tema som valg av celler, kontant innbetaling av faktura og valg for å slå sammen like varelinjer er sikkert noe flere vil sette pris på. Andre spennende nyheter er integrert løsning for faktura-mottak med OCR tolk. Med Uni Økonomi® er du godt rustet til å ta fatt på nye utfordringer i 2011. Vi ønsker alle våre kunder et godt og lønnsomt 2011! Hilsen alle oss i Uni Micro AS
• Nytt i oppdateringen s. 3-5 • Uni24 Reiseregning s. 6-7 • Norges beste regnskapssystem s. 8 • Brukertips s. 10-11 • Bli med Uni i fremtiden s. 14
Nytt i oppdateringen Uni Økonomi® har den senere tid gjennomgått store forandringer, og det vil derfor være for omfattende å gjennomgå alle disse her. Under har vi kort vist noen av de nyhetene som mest generelle, og dermed omfatter flest Uni brukere. Under menyvalget Rapporter finner du valget Logo. Dette gir tilgang til menyvalget ”Bilder og fonter” hvor du via en veiviser kan sette inn bedriftens logo, enten du ønsker å vise denne som en topplinje, bilde eller som et vannmerke.
Sett ditt særpreg på: • • • • •
Faktura Ordre Tilbud Bestilling Levering
Bilder og fonter gir også tilgang til å endre fonter på ulike blanketter som faktura, ordre, tilbud, bestilling og levering. Her finner du et bredt utvalg av fonter, så er det bare å velge en font som passer din bedrifts profil.
Gjør regnskapet ditt tilgjengelig på web Under menyvalget Administrasjon i Hovedmenyen finner du valget ”Web Regnskap”. Dette valget gir deg mulighet til å legge en kopi av ditt regnskap ut på Microsoft Azure, slik at regnskapet ditt kan gjøres tilgjengelig for eksempel for føring hjemmefra, eller for din regnskapsfører eller revisor. Løsningen er selvsagt kryptert og sikret ved bruk av brukernavn og passord. Løsningen er satt opp i løpet av få minutter, og du går gjennom en veiviser for oppsett. Første trinn er sjekk av at valgte klientnavn er ledig som webklient.
3
Deretter må du oppgi e-post og velge et passord som eier, og godta avtale. Du får nå tilgang til å opprette brukere. Du kan selv bestemme hvor mange og hvem du vil gi tilgang. De opprettede brukerne kan nå logge inn via https://accounting.uni24.no/ Gyldig domenenavn (navn på webklient), brukernavn og passord må angis.
Live update Vi anbefaler alle våre v3 kunder å bruke LiveUpdate for å oppdatere sitt program. Dersom du har slått på automatisk varsel ved ny versjon, vil du få ett varsel nederst til høyre på skjermen din når det er en ny versjon klar til å installeres. LiveUpdate finner du under Hjelp i Hovedmenyen. Når du åpner LiveUpdate vinduet vil programmet se etter om det ligger en ny versjon som er klar til nedlasting. Dersom det er det, vil det komme opp en knapp med Installer ved siden av ”Tilgjengelig versjon”. Trykk på Installerknappen for å installere den nye versjonen. Når du har trykt på Installer-knappen er det bare å følge instruksjonene du får på skjermen, så går oppdatering til ny versjon som en drøm. For å automatisk motta varsler når det er nye versjoner, kryss av ”Motta automatisk varsel om nye versjoner”. Vi anbefaler alle våre kunder å slå denne på.
Er du ASP kunde må du ta kontakt med din ASP leverandør for oppdatering til ny versjon. Har du v2 (Classic eller Classic+) installert kan du laste ned oppdatering på våre kundesenter sider: http://support.unimicro.no/ Nedlasting/Oppdatering/Oppdatering-Classic-Classic
4
Registrer varer og timer på mobilen
Mosoft:Mobil er en modul i Uni Økonomi som er tilrettelagt for Nokia smartphones og mobile enheter som kan kjøre Opera Mini. Mosoft:Mobil forutsetter modulene Faktura, Timereg og Contracting.
Den billigste avdelingen, med de største mulighetene - Nettbutikken
Mosoft:Netthandel er integrert med Uni Økonomi. Varer, ordrer og kunder synkroniseres mellom nettbutikk og økonomisystem. For mer informasjon: www.mosoft.no eller ring 22 86 93 00
5
Uni24 reiseregning Uni Micro har denne vinteren et nytt, spennende og etterspurt produkt å presentere. Vi kan, etter blant annet innspill og råd fra mange av våre kunder, presentere Uni24 Reiseregning.
Uni24 reiseregning – enkelt, moderne og Web basert Modulen er laget for å håndtere blant annet overnatting, diett, transport og utlegg. Alle ansatte som er på reise kan få muligheten til å føre sine reiseoppgjør, og alle data vil bli overført direkte til Uni Lønn Uni Reiseregning er laget på samme plattform som Online Regnskap, og er den andre modulen fra Uni Økonomi som lanseres på web. For dere som kunder betyr det mulighet til å føre reiseregninger uten at alle ansatte må ha tilgang til Uni Økonomi på sin PC og uten at dere må investere i nye maskiner og kostbare servere. Investeringen har vi gjort for dere. Uni Reiseregning administreres i Uni Lønn. Her opprettes deres firma på web. Domenenavnet velger dere selv, mens brukernavn og passord er det samme som for pålogging til Uni Økonomi Når Webklienten er opprettet får dere opp en liste med alle ansatte. Marker dem som skal være webbrukere, og gjør en kobling mot brukeren i Uni Økonomi så vil dette være tilgjengelig på web
6
N
år alt er opprettet kan brukeren gå på web og logge seg inn for å føre reiseregninger.
I registreringsbildet fyller den ansatte ut reisetid, beskrivelse, transport, diett, overnatting og eventuelt andre utlegg. Når reiseregningen er ferdig utfylt kan den sendes til godkjenning. På ansattkortet i lønn vil nærmeste overordnede være lagt inn, og denne personen vil få en epost om at han har reiseregninger til godkjenning. Med Uni Reiseregning utnytter dere fordelene ved å ha en webløsning som er integrert med vårt lønnssystem. Dere får blant annet oppdaterte satser på diett og kjøregodtgjørelse, knyttning mot lønnsarter, godkjenningsrutiner og muligheten for å lage egne poster og krav som er spesielt for deres bedrift. Alt styres gjennom Uni Lønn, og den ansatte får reiseoppgjøret tilgjengelig på lønnslippen ved neste lønnskjøring. Ta kontakt med oss på 56599100 eller salg@unimicro.no for mer informasjon eller tilbud på produktet
God Reise!!
7
Norges beste regnskapssystem Uni Økonomi ble i 2010 i konkurranse med 8 andre regnskapsprogram kåret av PC World til Norges beste regnskapsprogram for små aksjeselskap med minst tre brukere. Testen i PC World tar utgangspunkt i 12 sentrale kriterier i valg av løsning, og Uni Økonomi® har testens høyeste score i kategoriene brukervennlighet, funksjoninnhold, utvidelsesmuligheter, bokføring, fakturering og tilleggsfunksjoner. Også i testen for de minste virksomhetene med fokus på enkeltmannsforetak kom Uni Økonomi svært godt ut. I denne testen med 7 ulike regnskapsprogram fikk Uni Økonomi andre plass, men ble trukket frem som det BESTE faktura og regnskapsprogrammet også i denne testen. “Imponerer voldsomt med sitt lekre brukergrensesnitt og funksjonsrikdom” Uni Økonomi har tatt brukervennlighet enda ett skritt videre i denne utgaven av regnskapsprogrammet. I testen fremheves det at programmet har lagt seg på et moderne utseende som også har likheter med Microsoft Office 2010. Alle menyvalg har nå fått egne ikoner slik at det skal være lett og effektivt og orientere seg i systemet. “Det er et stort og omfattende system med alle tenkelige funksjoner” PC World skriver blant annet i testen at “ I Uni Økonomi finner du et meget avansert bilde for registrering av bilag. Dette bildet er svært fleksibelt, og du kan
tilpasse bokføringen akkurat slik du selv vil”. Her får kundene også muligheten til å benytte Smart bokføring som husker hvordan du bokførte forrige gang og du kan effektivisere arbeidet ved å føre direkte etter å ha importert bankutskrift. Utfordringer ved periodisering er ikke lenger tilstede i Uni Økonomi. Med et enkelt tastetrykk kan du dele kostnaden utover både dette og neste år. Også for e-faktura er Uni Økonomi i føringen. PC World skriver blant annet: “ Uni Økonomi er helt i tet når det gjelder e-faktura. Denne versjonen har full støtte for elektroniske faktura mellom bedrifter (e2b). Alle utsendelser fra Uni Økonomi, f.eks tilbud, ordre og faktura kan også sendes som vedlegg i epost. Alt blir lagret elektronisk og kan brukes til oppslag ved senere anledninger. “Engasjerte og Uni Økonomi lanserer også en rekke nyheter i denne versjonen. Blant annet får våre kunder tilgang til online regnskap, dvs mulighet til å føre bilag og hente ut rapporter på web. Gratis nettbutikk i fakturaprogrammet gir kundene muligheten til å prøve seg på nett uten kostnader og innebygget OCR tolk gjør scanning av inngående faktura effektivt
innovative kunder kombinert med Uni Micro AS sitt sterke og stabile fagmiljø er en vinneroppskrift”
- Vi setter stor pris på denne utmerkelsen og ser det som en anerkjennelse for vårt kontinuerlige utviklingsarbeid etter de beste løsningene i nært samarbeid med våre kunder. Gjennom 25 år har vi utviklet løsninger bygget på erfaring og innspill fra kunder i ulike bransjer. Engasjerte og innovative kunder kombinert med Uni Micro AS sitt sterke og stabile fagmiljø er en vinneroppskrift, sier markedssjef Richard Livsey. Testen kan leses i sin helhet på www.unimicro.no.
8
Rapportgenerator I Uni Økonomi® har du tilgang til en veiviser for å lage dine egne rapporter. Veiviseren gir deg tilgang til å hente data fra de ulike tabellene i databasen din. Du får også tilgang til en kraftig designfunksjon, slik at du kan utforme rapporten etter ditt eget ønske. Rapporten bygges og av spørringer mot SQL basen, slik at det vil være en fordel om du har noe kjennskap til hvordan denne er bygget opp. Du finner veiviseren under Rapporter og menyvalg Fil Her velger du Ny rapport og kommer inn i rapport generatoren. Her får du via nedtrekksmenyen i bildets øverste del tilgang til et utvalg av tabellene i databasen.
Velg aktuelle tabell, og klikk og dra ønsket felt til nederste del av vinduet.
I eksempelet er det valgt en enkel rapport med oversikt over kunder og e-post adresse. Knyttningen mellom tabellene som er vist med linjer blir gjort automatisk av rapportgeneratoren når du velger ønsket felt. Ved å velge neste, og deretter Test, kan du se hvordan rapporten ser ut. Her kan du også gå tilbake og velge Design, og utforme rapporten etter eget ønske.
Det er bare å prøve, evt forsøk og endringer du gjør her får kun innvirkning på din egen rapport, og berører ikke andre standardrapporter i systemet.
9
Er du en av våre Classic-kunder? Vi har en del kunder som fortsatt kjører Uni Økonomi Classic (+). Vi utfører fortsatt vanlig vedlikehold på Classic serien, men siden disse programmene er bygget på eldre teknologi vil de ikke kunne kjøre på all ny maskinvare. En del kunder har fått problemer når de har kjøpt ny maskinvare og skal overføre Uni programmene. LØSNINGEN ER: Ta kontakt med vår salgsavdeling og be om å få oppgradere til Uni Økonomi V3. Selve oppgraderingen er GRATIS mot at det tegnes en ny support/vedlikeholdsavtale. Da får dere et topp moderne økonomisystem som ble kåret til Best i Test høsten 2010.
Nytt fra kundesenteret: Nå i januar har vi på Kundesenteret publisert en helt ny manual “Årsoppgjør i Uni Økonomi® V3 Lønn”. Denne er en samling av artikler som hjelper deg med lønnsoppgjøret i Uni. Opprette nytt år, arbeide i 2 år samtidig, import av skattekort, terminoppgave, fri telefon, fri bil, OTP, innsending av lønns- og trekkoppgaver, samt masse mer er utførlig beskrevet. Her er mange skjermbilder slik at løsningene er godt illustrerte. Vi satser på å oppdatere denne kontinuerlig, slik at det kommer nok en oppdatert utgave til neste årsskifte også. Denne finner du på http://support.unimicro.no/ Vi anbefaler deg som bruker V3 Lønn å laste denne ned som pdf og lagre den lokalt på din PC. Her er anbefalinger for hvordan du setter opp lønnsarter og kjører lønn gjennom året, bruk den derfor nå i 2011 også.
Regelendringer fra 1. januar 2011. Fra nyttår har vi fått en del lovendringer som kan få betydning for våre kunder. Den viktigste er kanskje det nye kravet om plikt til å betale via bank eller tilsvarende, der kjøpesummen er kr 10 000,- eller mer. Du kan riktignok betale kontant, men da mister bedriften skattefradraget på kjøpet og du vil heller ikke få godskrevet evt inngående merverdiavgift. Lovendringen vil også omfatte lønnsutbetalinger, for eksempel til utenlandsk sesongarbeider, der det kan være litt vanskeligere å betale via bank. Det er verdt å merke seg at grensen gjelder deg som privatperson også, ved at du kan bli gjort medansvarlig for skatte- og avgiftsunndragelse dersom du betaler private tjenester kontant. Du finner mer om detaljene på skatteetaten.no.
10
Er du fremdeles bruker av gamle Classic Lønn så er den nok ikke skreddersydd ditt program, men den kan den gi svar på problemstillinger som er aktuell for deg.
Import av kontoutskrift fra bank Har du e lite firma der du fører hele regnskapet ditt ut fra bankutskrift fra banken din? Vi ser at en del av våre minste kunder bruker kontoutskriften som basis for føring av inntekter og utgifter. Derfor har vi laget en smart sak som effektiviserer dette. Du finner funksjonen i Bilagsregistrering i regnskap. Start med å gå inn i nettbanken din og hent ut bankfil for ønsket periode. Lagre den, ofte på csv-format. Velg riktig filter, se bilde under. Merk at dersom du ikke finner et passende forhåndsdefinert filter kan du lage dette selv ved å velge Nytt filter, se Hjelp.
Velg Åpne fil, dermed kommer en og en banktransaksjon på hver sin linje, du legger inn ønsket kontering under konto. Du kan velge om du vil legge inn Kunde/ Leverandør. Gjør du det vil du få 2 bokføringslinjer, konterer via reskontro, ellers får du en linje med enkel bokføring. Du oppretter enkelt ny leverandør ved å skrive inn navn og denne kan opprettes direkte fra telefonkatalogen.
Funksjonen er intelligent på den måten at den husker kombinasjonen mellom tekstinnhold i filen med hvordan du tidligere har kontert tilsvarende banktransaksjon. Denne funksjonen kan du bruke ved senere import av bankutskrift. Bruk tryllestaven “Foreslå postering”. Du vil se at den etter en stund oppnår forbløffende gode treff. Det er likevel viktig å bare betrakte posteringsforslaget som et forslag, som alltid må sjekkes før lagring.
Lykke til !
11
Effektiv elektron Uni Micro AS har alltid hatt som mål å gi våre kunder en effektiv og trygg brukeropplevelse. Fremover vil den elektroniske hverdag stå sentralt både for vår utvikling og for hvordan handel mellom bedrifter, konsumenter og offentlige institusjoner vil bli gjort. Vi arbeider for å tilby våre kunder et produkt som både implementerer gode elektroniske løsninger og utvikler smarte og effektive rutiner. For mange av våre kunder betyr dette muligheten til å ligge i front i sin bransje i tillegg til å være med å påvirke utviklingen av programvaren fremover. I din programvare* er det allerede mange muligheter til til å komme i gang med effektive elektroniske tjenester. Vi presenterer her noen av mulighetene, og ta gjerne kontakt med en av våre selgere for mer informasjon. I oversikten har vi samlet ulike tjenester som finnes i de ulike modulene.
Faktura
Regnskap
• Opprett kunder og leverandører direkte fra telefonkatalogen • Kidnr/OCR • Faktura, ordre, tilbud og bestilling som
•
Scanning av bilag m/OCR tolk
•
Fakturaflyt m/ attestasjon
•
Innlesing av faktura på e2b-format
•
Online regnskap, muligheter til å både føre bilag og lese rapporter
epost
på web
• Faktura, ordre og tilbud som xml
•
• Utsending av faktura på e2b-format
Import av bankutskrift direkte i bilagsføringsbildet
• Import av elektroniske varefiler • Epost lagres på kundekortet
•
Elektronisk overføring til Alltinn
•
Remittering
•
Epost lagres på kundekortet
Lønn
Innhenting av timer fra:
•
Elektronisk skatteoverføring
•
Mobiltelefon
•
Ansattopplysninger direkte fra
•
Web
•
Touch/stempling
•
Direkte overføring til ordre,
•
Telefonkatalogen Bedrift •
Lønnsslipp som epost med passordbeskyttelse
kunde, faktura eller prosjekt
•
Import av lønnsartregister
Direkte overføring til Lønn
•
Eksport av OTP opplysninger til forsikringsselskap
Timeregistrering
•
Online reiseregning
•
Eksport av lønnsstatistikk til SSB
12
nisk hverdag Prosjekt/Contracting •
Inngående faktura vises på prosjekt
•
Lagre bilder, avtaler og dokumenter direkte på prosjekt
•
Bestilling, levering og retur direkte mot prosjekt
•
Timekostnad og antall timer fra timeregistrering
•
Bokføring av vareforbruk og varer i arbeid
•
Autofakt og e2b direkte på prosjekt
Ved å ta i bruke noen av mulighetene kan din bedrift ta steget videre for både å effektivisere arbeidet samtidig som dere sikrer data elektronisk. Kom i gang i dag og kontakt oss for mer informasjon både om programvare, kurs og presentasjon. Uni Økonomi® kommer i ulike programpakker og innholdet vil variere i forhold til hvilken pakke dere har. Noen av produktene som reiseregning på web og OCR tolk er også nye i siste versjon. Kontakt oss for både demo og tilbud.
13
Uni fremover:
Den teknologiske utviklingen går fort, og Uni Micro ønsker på sitt felt å være i absolutt front i så måte. Derfor planlegger og vurderer vi kontinuerlig nye fremtidsrettede produkter og løsninger som kan gi våre kunder et bedre og enda mer komplett produkt. Vi samarbeider også tett med noen utvalgte partnere (Microsoft Norge - NETS/BBS - Sticos ENIRO/Telefonkatalogen ™ Bedrift ) for å kunne tilby stadig bedre og mer brukervennlige løsninger i Uni Økonomi®.
UNI på MOBIL OG BRETT Vi har besluttet å utvide Uni Økonomi®, til også å kjøre på Mobil- og Brettplattformen. Dette betyr at du i løpet av året vil få tilgang til enkelte Uni Økonomi®funksjoner og oversikter - på din smartmobil/brett ! I løpet av første kvartal 2011 vil det bli tatt en avgjørelse angående hvilke plattform(er) vi kommer til å levere løsninger på.
KOMMER FREMOVER ! • Uni Økonomi® Apps. for smartmobiler
ALLEREDE KLART ! • •
Uni24 Reiseregning på nettskyen (Windows Azure) Uni digital Fakturaprint
Uni24 Reiseregning er endelig klar for salg, kontakt våre salgskonsulenter for kjøp eller mer informasjon. I samarbeid med NETS kan vi allerede nå tilby “Fakturaprint”. Dette innebærer at man kun trenger å sende en fil som inneholder alle faktura til NETS - som skriver ut, pakker, frankerer og sender papirfaktura til dine kunder. Alt dette for kun kr. 7,- pr. faktura + etablering. Vi anbefaler alle å følge med på hva som kommer i systemet fremover - ta gjerne kontakt dersom du har innspill eller spørsmål rundt ny funksjonalitet i Uni Økonomi® !
14
• Utvidet SMS funksjonalitet (masseutsendelser i Uni Økonomi®), uten kjøp av kontantkort • Uni24 Fakturamottak på nettskyen (Windows Azure) • Uni24 Web Regnskap (Windows Azure) utvidelser kommer ! • Uni Prospects - Utvalg og innhenting av prospektkunder direkte fra Telefonkatalogen ™ Bedrift • Nytt efakturaformat for det offentlige (“E-handel.no”)
Ny daglig leder: J
annike Neset(36) ble ansatt i Uni Micro AS den 02.01.2010, og overtok stillingen som daglig leder etter sin far i september 2010. Hans Jørgen Neset (57) skal fremdeles ha en aktiv rolle i Uni Micro AS. Han skal blant annet jobbe mer med nye prosjekter og forretningsutvikling. Jannike er høyskoleutdannet med blant annet økonomi og administrasjon i fagkretsen. Hun har arbeidet ca 10 år i kommunale og statlige virksomheter. For Jannike ble det etter hvert naturlig å gå inn i rollen som daglig leder i firmaet som hun så å si har “vokst opp med”. Uni Micro AS har gjennom 25 år bygget opp et kompetent og stabilt fagmiljø som i dag teller 56 ansatte. Jannike trives godt i sin nye rolle og ser det som selvsagt å fortsette det kontinuerlige utviklingsarbeidet etter de beste løsningene.
“M
ålet er gjennom dialog med våre kunder å utvikle de beste og mest brukervennlige løsningene, som vil forenkle deres hverdag ytterligere, og gi bedre oversikt for å ta riktige beslutninger”, sier Jannike. Vi ønsker henne lykke til i sjefstolen i årene som kommer!
15
En sprek 25 åring med vind i seilene! Våre økonomisystemer brukes i dag av over 30 000 foretak. Gjennom 25 år i bransjen har vi lært at alle kunder har unike behov, at alle innspill og ønsker er viktig og at alle våre kunder er betydningsfulle. Vi har lært mye av samarbeidet med dere, erfaringene vi har gjort gjør at vi i dag er en trygg, stabil og fremtidsrettet leverandør. Vi gleder oss til et godt samarbeid videre!
“Microsoft og våre partnere har startet prosessen med å endre forretningsmodellen for å møte det nye paradigmeskiftet som skjer nå med nettskyen (cloud computing). Microsoft ønsker å anerkjenne de partnerne som tilpasser sine produkter og leveransemodeller med tanke på dette. Det er derfor gledelig å se at Uni Micro AS, som første partner i Norge, har tatt steget opp og blitt godkjent som Cloud Accelerate Partner. Dette er det høyeste nivået i vårt Cloud Partner Program, og må sees på som et Clo ud kvalitetsstempel for de løsninger som Uni Micro AS tilbyr sammen med Ac cel era Microsoft på Windows Azure plattformen.” te P
ar t
Marius Revhaug, Microsoft Norge AS
T l f. 5 6 5 9 9 1 0 0
ne
r