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ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN POLICIAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FUNCIÓN POLICIAL

Título del Recurso: Organización y Planificación Policial Propósito: Que las y los discentes relacionen y analicen la lectura con la gerencia administrativa de las organizaciones policiales, mediante la evaluación de casos vinculados con la eficacia y eficiencia de los resultados operacionales y financieros logrados en dichas instituciones. Palabras Claves: Organización, planificación estratégica, presupuesto, gestión administrativa. Tabla de Contenido:

* ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN POLICIAL * TIPOS DE PLANES PARA UNA ORGANIZACIÓN * GESTIÓN ADMINISTRATIVA POLICIAL * CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS * CONTROL DE LA GESTIÓN EN EL SECTOR PÚBLICO

Duración de la Navegación: Cuarenta y cinco (45) minutos, aproximadamente.


ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN POLICIAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FUNCIÓN POLICIAL

Autor: Universidad Nacional Experimental de la Seguridad (UNES) Diseñadora Instruccional: Migdalys Macano Edición y Montaje: Carleidys Landaeta - carlelandaeta@gmail.com Experto en Contenido: Jorge Guerrero Fecha de creación: 12 de diciembre de 2011


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“Los

Cuerpos

de

Policía

estadales

y

municipales, con apoyo de talento humano especializado en organización y métodos, deberán diseñar y presentar, ante el órgano Rector, la estructura organizativa y funcional respectiva, así como, el organigrama con su correspondiente proyecto de Reglamento Orgánico e Interno, que exprese de forma clara y detallada, las funciones de las diferentes oficinas o direcciones que lo integran, basados en la normativa legal vigente y las directrices emanadas del Ministerio del Poder Popular de Planificación y Finanzas, para su estudio y posterior aprobación”.

Frente a la heterogeneidad de estructuras y funciones, existe el hecho de que en cada Cuerpo de Policía se han venido desarrollando normativas diversas; “la multiplicidad de policías ha implicado el desarrollo de normativas, criterios y procedimientos dispares y heterogéneos, provocando dispersión y falta de uniformidad en las características y estándares de actuación entre los distintos cuerpos” (Méndez y Silva, 2007). Se ha determinado en este sentido, que “la mayoría de los cuerpos de policía tanto municipales como estadales presentan organigrama para mostrar su forma de operar; sin embargo, la mayoría no cuenta con manuales de organización, de procedimientos y de descripción de cargos. Incluso varios de los cuerpos de


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policías no funcionan en la realidad según las estructuras formales presentadas” (Méndez y Silva, 2007).

Adicional a lo anterior, la comparación entre las estructuras de los diferentes cuerpos policiales permitió identificar el uso de “terminologías diferentes para referirse a funciones similares tales como: direcciones, divisiones, departamentos, unidades, gerencias, oficinas, brigadas, comisarías, jefaturas y comandancias. Las denominaciones sobre las autoridades de cada cuerpo son bastante diferentes, en algunos casos se trata de Presidencia, en otros.

En la gestión administrativa se asume la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de los objetivos grupales. En consecuencia, la administración se aplica tanto a organizaciones grandes como a pequeñas, asimismo a empresas lucrativas y no lucrativas.

La gestión administrativa brinda un medio para clasificar los conocimientos administrativos significativos y pertinentes. En el área de diseño de estructuras organizacionales eficaces, en donde se deben tomar en cuenta siempre la planeación, organización, dirección y control, los cuales son la base fundamental para que exista una buena y eficiente gestión administrativa.

Además es indudable que, de acuerdo al volumen de las actividades; medidas ya sea en el monto o cuantía de producción de una empresa o institución pública, la gestión administrativa de la misma crecerá o disminuirá, en una forma un tanto proporcional.

Si bien algunas partidas de gastos administrativos se mantendrán invariables; habrá otras que variarán en forma directamente proporcional a la producción, y otras de forma escalonada. Esto viene a recalcar la importancia de un


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“Presupuesto de Gastos Administrativos”, bien concebido y correctamente elaborado: Sin despilfarros, sin mezquindades y evolutivo.

El logro de estos objetivos en el mencionado presupuesto, hace imperativo que el administrador de una empresa o institución mire su gestión a la luz de los nuevos cometidos que surjan y de frente a la actualidad; ya que la función administrativa tiene por finalidad asegurar la efectividad de todas las actividades de la organización. Por otra parte, no hay que olvidarse que los gastos administrativos intervienen, y en una proporción apreciable, en la fijación del costo estándar.(Gómez Rondón, pág.11).

Mediante la formulación de planes en términos numéricos y su división en partes acordes con la estructura

en

que

se

encuentra

dividida

la

Cabe destacar, que el presupuesto es una formulación de resultados esperados, que se expresa en términos numéricos, para un período futuro dado. Así, los presupuestos son etapas de resultados anticipados, ya sea en términos financieros “como los presupuestos de ingreso y gastos y de capital” o no financieros “como los presupuestos de mano de obra directa, materiales, volumen de ventas físicas o unidades de producción”. (Harold Koontz y Heinz Weihrich, 1998, pág.662).

organización, los presupuestos correlacionan la planeación y permiten delegar autoridad sin pérdida de control. En otras palabras, reducir los planes a números obliga a cierta clase de orden que permite a los administradores determinar claramente qué capital será gastado por quién y dónde y qué egresos, ingresos o unidades de insumos o productos físicos implican los planes. Por otra parte, como bien se sabe los presupuestos tanto internacionales, nacionales, estadales como los municipales están fundamentados en una serie de instrumentos legales-jurídicos que permiten un control sistemático de los ingresos y gastos que se generan en un ejercicio económico determinado.


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Los presupuestos son herramientas que utilizan los gobiernos como previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año (desde el 01 de Enero al 31 de Diciembre). El presupuesto es un documento que permite a los gobiernos, las organizaciones privadas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit.

En el caso de venezolano, los presupuestos clasifican las cuentas con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones.

El presupuesto Nacional es un instrumento de planificación a corto plazo (para un año) tiene entre sus fines y objetivos aprobar los lineamientos de la política en la asignación de recursos financieros, los mismos que rigen la administración económica y financieros en forma anual de los diversos organismos del Estado, el cual utilizan los gobiernos con el propósito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se hace imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto esto genera a su vez un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en práctica, ya que una clasificación adecuada genera un equilibrio perfecto y a su vez una herramienta eficaz para la administración


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Las

clasificaciones

detallar

los

público

como

permiten

sectores privados,

tanto los

gastos y las funciones, y estas a su vez sirven a los propósitos múltiples que incurren en el presupuesto.

En el presupuesto del sector público se procura la definición concreta y precisa de todos los recursos y objetivos de todos los sectores que lo componen, ya que este constituye una herramienta del sistema de planificación, el cual debe concebirse como un enfoque anticipado de lo que se va a ejecutar en un período determinado, y los gastos requeridos para dicha realización o ejecución.

El sector público ejecuta una gran cantidad de operaciones de ingresos y gastos para desarrollar sus actividades, de modo que para estudiarlas y apreciar su significado es preciso darle forma a la multitud de datos estadísticos que reflejan su sentido y alcance. Para ordenar estas informaciones, existe un conjunto de métodos de clasificación presupuestaria única y universalmente aceptada, pues los enfoques del análisis fiscal pueden ser diversos y requerir distintas formas de distribución de los datos.

Para que se logren los objetivos establecidos en un presupuesto es necesario que todo el personal que integra la administración pública, este bien coordinado en todos los niveles. Los presupuestos públicos están relacionados con una serie de etapas que juntos forman el sistema denominado “Proceso Presupuestario”; mediante el cual se elabora, expresa, aprueba, coordina la ejecución, y se evalúa la casi totalidad de las acciones de una institución, sector o región.


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Los análisis de la incidencia distributiva de la política fiscal se sustenta en la hipótesis de que los recursos asignados provocarán el impacto buscado por las políticas públicas sociales. Sin embargo, los hechos constatados en la región advierten que se puede gastar mucho y mal, de donde se deriva que el incremento del gasto social no se traduce automáticamente de la magnitud de equidad. Para que exista impacto redistributivo del gasto social es necesario que exista mayor racionalidad en la asignación de recursos. Este se logra a través del conocimiento del presupuesto generado.

Todos los actos en la vida, aun los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan; quien haya de formular un presupuesto debe por lo tanto partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se presenta alguna situación favorable o desfavorable, no, deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido.

Entre los aspectos recomendables respecto a esta observación, para el mejor funcionamiento del presupuesto están: •

Seccionar en tantas partes el Presupuesto, y asignar responsables en

la función del mismo, con autoridad precisa e individual en el control y cumplimiento

del

Presupuesto,

de

tal

forma,

que

cada

área

de

responsabilidad deba ser controlada por un presupuesto específico. •

Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable,

para que sean fácilmente comprobables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso. •

No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones.

Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.


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ESTRATÉGICA Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma. Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.

Los planes estratégicos son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

TÁCTICOS O FUNCIONALES. Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica. Operativos.

Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes


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operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Sobre este aspecto, el manual de la Contraloría General de la república Bolivariana de Venezuela (1999), la define como: “un proceso continuo de planificación, dirección, control y evaluación de los recursos, sistemas y actividades, todo ello dirigido al logro de los objetivos de la entidad”. (p.49).

Como

se

observa

esta

conceptualización

Administrativa, impone al gerente o administrador la necesidad de estar capacitado para obordar y pensar una serie de funciones que son claves para alcanzar los objetivos empresarial que se proponga cualquier organización. En este mismo orden de idea Alonso, L. Y Otros (2003), la define como “Conjunto de acciones que se enmarcaron a planificar, organizar y controlar la función de la calidad en la empresa y para lograr este objetivo se deben seguir ordenadamente los siguientes pasos: Definir, la política de calidad de la empresa u organización; establecer los objetivos a lograr, los cuales deben estar lo más definidos posibles; planificar las actividades en bases a estos objetivos con sus respectivas estrategias; organizar las funciones y responsabilidad, teniendo como principio la planificación previa elaborarla; seleccionar y formar al personal, que incluya una adecuada motivación; y finalmente el obligado control de la planificación para determinar si se cumplieron los objetivos...”. (p. 184).


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Esta nueva conceptualización, complementa aún más, el rol que juega el administrador o gerente como responsable del proceso administrativo en toda la organización; situación nada fácil si se percibe que este actor debe poseer una amplia gama de conocimientos que le impulsa a interrelacionarse con un equipo de profesionales que hagan armonía y articulación en base a los objetivos que la organización se plantee.

Dentro del conocimiento que se le exige al gerente, esta el dominio del presupuesto, instrumento fundamental del desarrollo normal de cualquier organización. Como bien se sabe las funciones básicas del administrador como lo señala Mercado (1998); son: “planeación, organización, dirección y control”; lo importante de ellos es que también el presupuesto como cualquier plan cumple con estas fases para su elaboración y ejecución; y finalmente su control. Lo que le asigna una mayor relevancia al rol del gerente sobre este aspecto.

CONTROL DE GESTIÓN: Este aspecto es fundamental del proceso administrativo, ya que es aquella función por la cual el gerente y su dirección se asegura que los recursos son obtenidos y aplicados eficazmente y de forma eficiente para el logro de los objetivos propuestos, el objeto del control de la gestión de los responsables, diferenciando los siguientes: Para controlar las actividades se evalúa si conviene o no para la organización un determinado proyecto. Este proceso es quien informará que el presupuesto en el caso particular de la gestión administrativa de la Dirección de Planificación, Presupuestos y Sistemas del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar; ha sido o no aplicado eficazmente, de manera tal que es una herramienta fundamental para el logro de los objetivos planteados.

PRESUPUESTOS:


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Es la formulación en términos numéricos de planes para un periodo futuro dado. Así los presupuestos son estados de resultados anticipados, ya sea en términos financieros (como los presupuestos de ingresos y gastos y de capital) o no financieros (como los presupuestos de mano de obra directa, materiales, entre otras). (Harol Koontz y Heinz Weihrich).

ALCANCES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN: Según el alcance general que se persiga, esta puede ser: • Auditoría Global: Comprende el Examen o análisis de la totalidad de una entidad, esto es, de todos los procesos que en un periodo determinado hayan producido resultados mensurables y evaluables. • Auditoría Parcial: Esta referida a programas, proyectos o actividades que puedan estar ubicados en una organización en particular, provenir de varias organizaciones o de la agrupación sectorial, según la afinidad de sus propósitos y actividades. ((Manual de Auditoría Nº 2, de la Contraloría General de la Republica,1999)

A) SEGÚN LA FLEXIBILIDAD: • Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utiliza el sector público. • Flexibles o variables: Se elaboran para diferentes niveles de la actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Tiene


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amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos, administrativos y ventas.

B) SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN: • A corto plazo: Se planifican para cubrir el ciclo de operaciones de un año. • A largo plazo: Se ubican los planes de desarrollo del Estado y las grandes empresas, la cual detalla con amplitud el primer año y se presentan datos generales para los años restantes.

C) SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA: •

De operaciones económicas: Incluye la presupuestación de todas las

actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en estado de pérdidas y ganancias proyectado. •

Financieros:

Incluye

el

cálculo

de

partidas

y/o

rubros

que

inciden

fundamentalmente en el balance. d) Según el sector en el cual se utilicen: • Público: Cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. • Privado: Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales. (Jorge Burbano y Alberto Ortiz, 1988)

En los últimos veinte años la estructura del sector público, en todo el mundo, ha cambiado profundamente como consecuencia de la tendencia de disminución del tamaño del Estado. Por razones ideológicas, basadas en las teorías neoliberales, presupuestarias, reducción del déficit público, o de naturaleza técnico-económico, descentralización de la gestión de servicios públicos, el hecho es que una corriente de privatización ha ido extendiéndose por todo el mundo.


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Entretanto, el estado continúa existiendo y compete a él la responsabilidad sobre el cumplimiento de las demandas sociales. Por supuesto, la responsabilidad política y legal de la Administración Pública de proporcionar determinados servicios públicos se mantiene, incluso después del proceso de cesión de la gestión del servicio público a la iniciativa privada.

En este sentido, ganan presencia algunas herramientas de gestión que han venido aplicándose con un desarrollo mucho mayor en el mundo privado y que ahora, con la nueva mentalidad de un sector público más ágil y eficiente, hacen falta para facilitar la toma de decisiones, beneficiando cada vez los ciudadanos que, en virtud del desarrollo tecnológico, se hacen cada vez más presentes en la fiscalización de los actos emitidos por el gobierno. Hoy en día, instrumentos como la Internet posibilitan que los ciudadanos puedan acompañar la evolución de los gastos públicos que, de manera general, son financiados por ellos mismos. Cada vez más los ciudadanos quieran una información pública gerencial de calidad, bastante más progresista que las informaciones financieras y presupuestarias que una administración pública pueda proporcionar. Hay una sustancial diferencia entre el modelo de sector público prestador de servicios y propietario de empresas, que sobrevivió hasta los años 80 y la actual mentalidad del Estado Moderno, con una función más gerencial y fiscalizadora, pero manteniendo su responsabilidad por la oferta de servicios y productos dentro de determinados límites de calidad y precio. A lo largo de los años noventa, numerosos países en el mundo han introducido reformas significativas en su contabilidad pública que, desde una perspectiva


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general, siguen una clara orientación: la introducción de sistemas contables más informativos y próximos del modelo empresarial.

De acuerdo con VIVAS (1998), estos hechos implican la necesidad de un cambio en la Administración, es decir, significan pasar de la cultura administrativa del gasto a la conciencia del coste, de la cultura del monopolio a la cultura del ciudadano-servidor, cultura de la competencia, de la cultura del ciudadanoservidor a la del ciudadano-cliente, de la cultura de la burocracia a la cultura de la adaptación, la flexibilidad, con preocupación por la productividad y la calidad en la provisión de los servicios. En definitiva, obliga a la Administración a ser competitiva en su mercado. Para adecuarse a este nuevo contexto, de un sector público más eficiente y eficaz, si percibe que los Gobiernos, en todo el mundo, están adoptando dos opciones: a) Estableciendo técnicas de gestión que permitan un funcionamiento más eficaz, eficiente y económico de los servicios que debe continuar prestando la Administración Pública. b) Creando programas de privatización y descentralización de servicios públicos, visando disminuir la dimensión de la Administración Pública y reduciendo sus ámbitos de intervención, dejando a la iniciativa privada aquellas parcelas de actividad que se desarrollen mejor en un marco de libre competencia. (Gimeno, J. y Zardoya, A., 1997).


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REFERENCIAS DE CONSULTA Chiavenato, I. Administración en los nuevos tiempos. Mc Graw Hill. 2002, Ley Orgánica de la Administración Pública, Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.


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