Page 1

Proces-opsamling oktober 2009

Proces-opsamling




OPS_09 opsamling Redigeret af: UiWe / Changedesign Tekst: Christian Pagh, Jacob Blak/UiWe, Thomas Reibke/Changedesign Layout: UiWe Illustrationer: UiWe Udgivet: Oktober 2009 Opdrag: Erhvervs- og byggestyrelsen Dahlerups pakhus Lange linie allé 17 DK-2100 København Ø Tel: 35 46 60 00 UiWe Slagtehusgade 40 1.sal DK-1715 København V www.uiwe.dk www.changedesign.dk

“Hvordan skaber vi for offentligt-privat



Proces-opsamling


bedre betingelser samarbejde?�

Proces-opsamling




Forord Nærværende procesopsamling har til formål at skildre det samlede procesforløb i forbindelse med OPS_09. Udover at beskrive tilrettelæggelsen af workshoppen, peges der således også på arbejdet før workshoppen og på perspektiver i det videre arbejde. Intentionen er at viderebringe indsigter, erfaringer og redskaber fra processen, så de kan tages med videre i arbejdet med OPS-strategien. Procesopsamlingen er samlet og redigeret af UiWe og Changedesign. Tak for et godt forløb og et frugtbart samarbejde med alle involverede. UiWe og Changedesign



Proces-opsamling


Indhold Baggrunden for OPS_09

6

Teamet bag OPS_09

7

Før, under, efter

8

Den grafiske profil

10

Deltagere og roller

12

Hjemmesiden www.ops09.dk

14

Inspirationsmaterialet

16

OPS_09: Filmformidling

18

Procesdrejebog

20

Templates og værktøjer

22

Bygning 55 - indretning

24

Om afviklingen

26

Opsamling af initiativer og reflektioner

28

Efter OPS_09: Nex steps

30

Proces-opsamling




Baggrunden for OPS_09 Regeringen vil i efteråret 2009 fremsætte en strategi, der skal styrke offentlig-privat samarbejde i løsningen af offentlige opgaver. Offentlig-privat samarbejde (OPS) er en samlet betegnelse for forskellige samarbejdsformer mellem det offentlige og det private. OPS-strategiens formål er at understøtte, at partnerskabsbaserede samarbejder fremmes på de områder, hvor de kan forbedre den offentlige opgaveløsning. Arbejdet med OPS-strategien er fokuseret på fem opgaveområder: o Drift- og vedligehold af bygninger o Beskæftigelse o Forebyggelse på sundhedsområdet o Plejeboliger på ældreområdet o Energioptimering (ESCO) For at kvalificere arbejdet med strategien inviterede Økonomi- og Erhvervsministeriet en række offentlige og private ledere og praktikere til workshoppen OPS_09. Formålet var at få input til konkrete initiativer på de fem fokusområder i strategien. Workshoppen fandt sted d. 15. september 2009 kl. 9 – 17.00 i København i bygning 55 i Kødbyen, Halmtorvet 11, 1700 København V.



Proces-opsamling


Teamet bag OPS_09 Erhvervs- og Byggestyrelsens OPS-rejsehold initierede OPS_09 workshoppen. De valgte, efter at fire bureauer havde afgivet tilbud, et partnerskab bestående af kulturdesignbureauet UiWe og procesdesignbureauet Changedesign til at løse opgaven. Konsulenterne indgik som samarbejdspartner i den samlede tilrettelæggelse af workshoppen - herunder strategi, kommunikation, design og proces. Forløbet gennemførtes i tæt samarbejde i projektgruppen – dvs. mellem UiWe, Changedesign, OPS-rejseholdet og de strategiansvarlige i ØEM. OPS-rejseholdet har i samarbejde med UiWe og Changedesign udviklet opgaven. Rejseholdet har især bidraget med den politiske og faglig indsigt og med viden om vigtige organisatoriske forhold. UiWe og Changedesign har fungeret som tovholder for udvikling af konceptet, kommunikation og afholdelse / facilitering af workshoppen, samt opsamling af workshoppens resultater. Arbejdet i projektgruppen har været præget af umiddelbar og åben dialog og en stor fleksibilitet i opgaveløsningen. Det er vores vurdering, at det tætte samarbejde har været en vigtig faktor i forhold til succesfulde afvikling af arrangementet – især i forhold til at sikre en stærk sammenhæng mellem det indholdsmæssige fokus og oplevelsen af en sikkert styret proces.

Proces-opsamling




Før, under og efter Udgangspunktet for UiWe og Changedesigns tilgang til processen var at sikre en sammenhæng mellem processens før, under og efter. Det var ambitionen, at workshoppen fra starten af tænktes ind i en strategi for større ejerskab til OPS. Intentionen var at sikre, at workshoppen ikke alene gav input til regeringens OPS-strategi, men i ligeså høj grad medvirkede til at styrke vidensdeling, ejerskab og netværk indenfor de fem OPS_09-områder. Opgaven var således præget af stor kompleksitet. Det gjaldt både i forhold til den store og mangfoldige modtagergrupper, i forhold til den faglige forankring og i forhold til at finde balancen mellem at formidle eksisterende viden om OPS til deltagerne og at indoptage deltagernes input til strategien.

Deltagere og roller Bloggen

Procesdrejebog Templates og værktøjer

Inspiration Film 1

FORBEREDELSE



Proces-opsamling

WORKSHOP


PPEN

At samle så mange forskellige aktører, baggrunde og sektorer har i sig selv været et eksperiment. En central udfordring var at etablere et stærkt, fælles fagligt grundlag for workshoppen og samtidig give et billede af, at workshoppen udgjorde et fagligt frirum med fokus på at udvikle ideer i fællesskab. For at sikre denne balance og dynamik i OPS_09 blev en række elementer og personer sat i spil. I det følgende præsenteres et samlet overblik over forløbet og de iværksatte initiativer.

Dagen

Debrief og opsamling Film 2 Opsamling af initiativer Next steps

EFTERBEHANDLING

Proces-opsamling




Det grafiske profil - den orange tråd Det samlede kommunikationsmateriale i forbindelse med OPS_09 omfattede; hjemmeside, indbydelser, fagligt inspirationsmateriale, film, indretning, værktøjer og templates på dagen samt opsamling og dokumentation. Kommunikationen i forbindelse med OPS_09 blev tiltænkt en sammenhængende grafisk profil. Den orange farve blev valgt som farve blandt andet på grund af sine stærke signalegenskaber. Samtidig kunne den orangefarve ses som en farve placeret mellem den mørkerøde og gule farve, som indeholdes i Økonomi- og Erhvervsministeriets logo. Det var centralt, at layout og logo’er til OPS_09 havde en ligefrem og tilgængelig fremtoning. Samtidig var saglighed vigtig. OPS-logoet skulle derfor være nemt læsbart og indeholde datoen for afholdelse af workshoppen. Derudover introduceredes ”OPS-hånden” som et element som kunne bruges til at understrege forskellige vigtigheder i kommunikationen, samt pege modtagere i retning af svar.

Sta

Ops

aml

10

tusb

ing

fra

OPS

eret

_09

, se

pte

ning

mbe

Proces-opsamling

r 20

09


Proces-opsamling

11


Deltagere og roller Projektteamet valgte at sætte en række roller i spil på dagen. Formålet med rollerne var at sikre fremdrift, produktivitet, kvalificering, perspektivering og registrering af dagens arbejde. Især blev der lagt vægt på, at inddrage de fagligt relevante personer indenfor det enkelte OPS-område i selve processen. Det skete både for at sikre det faglige niveau, for at sikre ejerskab i det berørte ministerier – og for at deltagere og embedsmænd kunne kommunikere direkte. Deltagerne var beslutningstagere inden for både det offentlige og private. De blev nøje udvalgt med henblik på at sikre bredde indenfor OPS-områder. Det blev også prioriteret at invitere såvel deltagere med stor OPS-erfaring og deltagere, der endnu ikke havde arbejdet med OPS. Desuden blev geografisk spredning sikret.

Ældreområdet Gruppe 1: Claudia Strasser, Kim Weber, Dorte Kofod, Paul Erik Weidemann, Brian Jørgensen, Stinne Cecilie Hjorth, Kit Claudi , Katja Kayser,

Servicestyrelsen, RP Indenrigs- og Socialministeriet, RP Attendo Care Ok-Fonden Falck Hjælpemidler Dansk Erhverv Hvidovre Kommune Odense Kommune

Gruppe 2: Mona Boel Østergaard, Lars Trier Geir Lægreid Peter Bay Kirkegaard Steen Houmark Marianne Kristensen

Indenrigs- og Socialministeriet, RP Zealand Care Aleris DI SBBU Slagelse Kommune

Gruppe 2: Katrine Winding Henrik Brade Johansen Mads Engberg Hans Ewald Christensen Jørgen Nielsen

Økonomi- og Erhvervsministeriet, RP Lyngby-Taarbæk Kommune Håndværksrådet Vallensbæk Kommune Danske Regioner

Energisamarbejder (ESCO’s) Gruppe 1: Anders Stribolt Jakob Lignell Özgür Bayram Morten Hallgreen

Økonomi- og Erhvervsministeriet, RP DONG TAC Næstved Kommune

Beskæftigelsesområdet Gruppe 1: Charlotte Schilder Knudsen, Arbejdsmarkedsstyrelsen, RP Jonathan Schloss Falck Healthcare Erik Bernskov Capacent/Institut for Karriereudvikling Niels Peter Pedersen Incita Vibeke Jensen Århus Kommune Anders Bildsøe Lassen Køge Kommune Lone Varslev-Pedersen Jobcenter Ballerup

Gruppe 2: Steffen Westergård Andersen, Arbejdsmarkedsstyrelsen, RP Christina Grøntved Alecto-Netcom Morten Binder Københavns Kommune Dennis Mølgaard Odense Kommune Aase Thomsen Jobcenter Rudersdal

Forebyggelse på sundhedsområdet Gruppe 1: Steffen Larsen Pia Ziegler Ingrid Willaing Thomas Møberg Ole Qvist Pedersen Lene Sillasen Jens Houmann

Sundhedsministeriet, RP Konkurrencestyrelsen Hjerteforeningen Danske Vægtkonsulenter Falck Københavns Kommune Haderslev Kommune

Gruppe 2: Karen Worm Trine Kronbøl Hans H. Storm Troels Thomsen Jacob Stengaard Madsen Jakob Bigum Lundberg

Økonomi- og Erhvervsministeriet, RP Udbudskonsulent Kræftens Bekæmpelse Danfos Farvrskov Kommune Greve Kommune

Gruppe 2: Marie Voldby Mogens Thrane Henriette Søltoft Lars Jørgen Andersen Axel Berger Poul Kilt Ole Kristensen Anny Winther

Erhvervs- og Byggestyrelsen, RP Rigshospitalet DI Region Syddanmark ISS - Hørsholm Sygehus Kemp og Laurizten Herlev Kommune Rebild Kommune

Drift og vedligehold af bygninger Gruppe 1: Annette Østergaard Laura Lund Olsen Torben Liborius Mikkel Skat Skov Søren Schultz Peter Munk Kim Lundshøj Anders Malinovski

12

Erhvervs- og Byggestyrelsen, RP Finansministeriet Dansk Byggeri ISS Facility Services A/S BMT BYG A/S Frederikshavn Kommune Nordfyn Kommune FBE

Proces-opsamling


Ordstyrer / Christian Bason Opgave: At binde dagen sammen: - byder velkommen - introducerer OPS-arbejdet - Gennemgår program og rollefordeling på dagen -Styrer paneldebatten - Afrunder og siger tak for i dag.

Procesledere / Thomas Reibke, Jacob Blak, Anders Lindegård, Morten Bune, Morten Thaning, Ida Gamborg UiWe & Changedesign Opgave: At lede deltagerne igennem processen, sikre fremdrift og gruppedynamik - Introducerer den overordnede proces, hver enkelt fase og tilhørende redskaber - Sikrer gruppedynamik, kreativitet, fremdrift og resultater

Formidlere / Christian Pagh, Nanna Jensen UiWe & Changedesign Opgave: At dokumentere forløbet og opsamle vigtige pointer i løbet af dagen - Interview, video, foto - Filmer præsentationerne

OPS-rejseholdet / Christian Bason, Anna Sofie Jacobsen Opgave: At sparre med grupperne omkring fag- og policyrelaterede spørgsmål - kommer rundt til alle grupper og spørger hvordan det går med arbejdet - er til stede under hele workshoppen i forhold til spørgsmål

Panel-deltagere / Jens Brendstrup, Dansk Erhverv Henrik Friis, Dansk Industri Lars Krobæk, Udbudsrådet Kristian Heunicke, Danske Regioner Lars Krobæk, Udbudsrådet Opgave: At yde opmærksomhed omkring deltagernes resultater og perspektivere deres arbejde: - Overværer præsentationerne og debatterer initiativerne

Ressourcepersoner (RP’er) / Fuldmægtige i sekretariaterne: Opgave: At bringe eksisterende viden fra analyserne ind i arbejdet - Introducerer resultaterne af analyserne på de enkelte områder - Deltager på lige fod med resten af deltagerne

Deltagere / Inviterede fra kommuner, regioner og private virksomheder: Opgave: At udvikle konkrete initiativer til fremmelse af OPS-projekter - Deltager i gruppearbejdet og gennemgår faserne i processen - Præsenterer resultaterne af deres arbejde for panel-deltagerne

Proces-opsamling

13


Hjemmesiden www.OPS09.dk Bloggen www.OPS09.dk blev introduceret i forbindelse med invitationen til deltagerne umiddelbart efter sommerferien. Det var vigtigt for kommunikationen op til workshoppen, at have en samlet platform hvor oplysninger og materiale løbende kunne opdateres og lægges ud til deltagerne. Dermed fungerede hjemmesiden både som nyhedsportal, informationsressource, inspiration og som en mulighed for involverede at komme til orde, blandt andet i en egentlig blog-del, hvor deltagerne kunne skrive spørgsmål eller input til OPS. Efter workshoppen har hjemmesiden formidlet opsamling af dagens resultater til deltagerne. Blandt andet er de præsenterede ideer fra workshoppen blev lagt ud sammen med en film om dagens arbejde, Det er en nærliggende mulighed, at hjemmesiden i en opgraderet form kan fungere som platform for de etablerede netværk, og dermed pege frem mod kommende OPS-aktiviteter. Besøg hjemmesiden på www.ops09.dk

14

Proces-opsamling


Proces-opsamling

15


Inspirationsmaterialet Vi så det som en central opgave at kondensere det omfattende og komplekse baggrundsmateriale inden for sektorområderne og gøre det tilgængeligt og appetitligt for deltagerne. Grafisk valgte vi derfor en visuel, magasinlignende form til hvert sektorområde med et rigt billedmateriale og mange overskrifter. Indholdsmæssigt prioriterede vi simpel struktur med fokus på udfordringer og muligheder, der kunne sikre et enkelt og ensartet niveau på tværs af sektorområderne uden at gå kompromis med det faglige niveau. Strukturen blev derefter udfyldt af de involverede ministerier og slutteligt sprogligt bearbejdet af UiWe. Udover en enkel introduktion til de enkelte sektområder ønskede vi at sætte ord på nogle af potentialerne i vellykkede OPS-projekter. Derfor lavede vi ”Kommunebladet 2014” med en række forestillede historier om OPSprojekter og deres kvaliteter. Formen muliggjorde en mere fri, fantasifuld og menneskelig tone end en mere formel formidlingsform. Historierne til ”Kommunebladet” blev udviklet i samarbejde med de involverede ministerier og skrevet af UiWe og Changedesign. Inspirationsmaterialet vedlagt som bilag.

16

Proces-opsamling


Proces-opsamling

17


OPS_09 filmformidling – menneskelighed og videndeling Vi anbefalede at bruge film som et centralt element i OPS_09 for at styrke den menneskelige formidlingsdimension af området – både før og efter workshoppen. De strategiske tiltag med OPS har en tendens til at fremstå ganske tekniske, hvilket ikke er befordrende for en innovationsproces. Derfor lagde vi indledningsvist vægt på at præsentere de mennesker, der arbejder med OPS indenfor de forskellige sektorområder og på at lade dem komme til orde om deres forventninger til workshoppen. Det udmøntede sig i filmen ”OPS_09”, der blev lagt ud på bloggen godt en uge før workshoppen. Endvidere blev filmen projiceret om morgenen i adgangsområdet under workshoppen.

Film 1

18

Proces-opsamling


Efter workshoppen producerede vi yderligere en film, med det formål at bringe workshoppens oplevelser og ideer videre og give et billede af, de mennesker, der har interesse for området, og hvad de lægger vægt på. Hvor den første film især berører ministeriernes forventninger til workshoppen og udviklingen af OPS, så handler den anden film om, hvordan de offentlige og private aktører, der arbejde med OPS, ser på udfordringer og mulighederne inden for området. Filmen rummer en række interviews med deltagerne optaget i løbet af workshoppen. Endvidere giver den et billede af dagens arbejde og fremlæggelser. I begge film har vi prioriteret en enkel og uformel tone for at tydeliggøre, at strategien ikke var færdig, men netop en, man stadig kan være med til at påvirke. Endvidere har vi lagt vægt på filmenes rytme og længde i forhold til kommunikation på internettet. Se filmene på www.ops09.dk

Film 2

Proces-opsamling

19


Proces-drejebog De 5 sektorområder havde hver deres procesleder, som faciliterede 2 forskellige gruppers arbejde. Proceslederens opgave var at introducere workshoppens rammer og redskaber samt at sikre gruppedynamik og fremdrift i arbejdet. En detaljeret drejebog gjorde det muligt at koordinere et ambitiøst program i de i alt 10 grupper på tværs af sektorområderne. På den ene side lagde drejebogen en stram struktur for dagen, som sikrede at alle grupper nåede i mål. På den anden side blev den af proceslederne brugt som et dynamisk værktøj, som den enkelte procesleder bøjede og tilpassede i forhold til hver enkelt gruppes vej mod målet.

TID 10.25 - 10.35

AKTIVITET / FORMÅL Hvad er jeg optaget af? (10 min) Formålet er at deltagerne bliver klare over hinandens ståsted i forhold til emnet på dagen - OPS Formålet er også at skeptiske deltagere kan give udtryk for at de ikke nødvendigvis er fortalere for OPS, hvis det er tilfældet

BESKRIVELSE 1. Proceslederen samler begge gruppers opmærksomhed og introducerer formålet, rammer og tid for aktiviteten

REDSKABER / SPØRGSMÅL Kort med plads til at skrive sine forventninger i forhold til OPS ned

Introduktion af sektorområdet (10 min)

R

2. Proceslederen beder deltagerne om at tænke over hvad de er mest optaget af i forhold til OPS og skrive det ned på et kort (1 minut i stilhed). O

3. Proceslederen beder deltagerne dele hvad de har skrevet med resten af gruppen

P

4. Proceslederen forklarer at kortene vil blive indsamlet og sat op på “OPSlagstavlen.” (En væg vi laver i rummet.)

S T

5. Proceslederen forklarer at opslagene vil blive dokumenteret; at de kan sætte flere opslag op i løbet af pauserne på dagen; og at de kan læse de andres opslag 10.35 - 10.45

G

A R

Proceslederen beder ressourcepersonerne om at give en kort introduktion af sektorområdet.

T

Formålet er at bringe viden fra analyserne ind i workshoppen samtidig med at deltagerne oplever at deres viden er vigtigere på dagen 10.45 - 11.30

2. MULIGHEDER OG UDFORDRINGER

1. Proceslederen samler begge gruppers opmærksomhed og introducerer formålet, rammer og tid for aktiviteten

(45 min)

2. Proceslederen introducerer planchen med de tre faser: opstart, samarbejde, opfølgning og P-pladser.

Formålet er at afsøge så mange forskellige muligheder og udfordringer som muligt for derefter at udvælge det vigtigste indsatsområde for det videre arbejde.

3. Proceslederen beder ressourcepersonen om at påføre de vigtigste udfordringer og muligheder fra analyse arbejdet (10 min). 4. Proceslederen beder deltagerne om at tilføje udfordringer og muligheder, ved at skrive dem ned på post-its og placere dem på planchen.

Det er vigtigt at udsætte løsninger til næste fase.

Planche 01 ligger på bordene fra starten Post-its i to forskellige farver (blå: muligheder/ rød: udfordringer) Fokus spm: “Hvilke udfordringer / muligheder er der forbundet med at opstarte og gennemføre et OPS?” OBS: Her er det vigtigt at deltagerne forstår, at det er udfordringer og muligheder de ser, når en kommune skal opstarte og gennemføre et OPS. Husk at formålet er at de skal udvikle initiativer som skal gøre det lettere og mere attraktivt for en kommune at arbejde med OPS.

TID 11.30 - 11.45

AKTIVITET / FORMÅL

1. Proceslederen samler begge gruppers opmærksomhed og introducerer formålet, rammer og tid for aktiviteten

(15 min)

2. Proceslederen beder deltagerne om at sortere deres udfordringer og muligheder i grupper og finde på en overskrift for hver gruppe som repræsenterer et overordnet indsatsområde.

Formålet er at fokusere det videre arbejde i forhold til det vigtigste indsatsområde. Vi vil gerne have at deltagerne kommer i dybden med deres forslag, i stedet for at udvikle så mange forslag som muligt.

11.45 - 12.15

BESKRIVELSE

3. UDVÆLGELSE AF INDSATSOMRÅDE/R

Sparring med søstergruppe (30 min)

3. Proceslederen beder deltagerne skrive overskrifterne på kort, og samle tilhørende muligheder og udfordringer på kortene

REDSKABER / SPØRGSMÅL Kort med plads til overskrift, og muligheder og udfordringer Fokus spm: “Hvor er der størst behov for en indsats i forhold til at understøtte arbejdet med OPS i kommunerne?”

4. Proceslederen beder deltagerne om at prioritere vigtigheden af hvert indsatsområde

1. Proceslederen beder først den ene af grupperne om at fremlægge deres 1-2 vigtigst prioriterede indsatsområde for den anden gruppe. (5 min.) 2. Proceslederen beder den anden gruppe om at give dem sparring på deres vigtigste indsatsområde dvs. tillægge udfordringer og muligheder (10 min.) 3. Proceslederen gentager proceduren med den anden gruppe

Fokus spm: “Er der nogen udfordringer eller muligheder gruppen ikke har fået med?” Fokus spm: “Er der noget gruppen skal være særlig opmærksom på når de skal udvikle forslag til initiativer?”

12.15 - 13.15

Frokost (60 min)

Proceslederne beder alle deltagere om at bevæge sig til DGI bygningen for at spise frokost og være tilbage kl 13.15

13.15 - 14.15

4. UDVIKLING AF INITIATIVER

1. Proceslederen samler begge gruppers opmærksomhed og introducerer formål, rammer og tid for fasen

Planche 02 ligger på bordet sammen med post-it notes og skriveredskaber

2. Proceslederen gennemgår succeskriterierne for udvikling af initiativer

Gruppen har deres kort med det vigtigste indsatsområde og tilhørende muligheder og udfordringer foran sig.

(60 min) Formålet er at udvikle så mange ideer til initiativer som muligt for derefter at vælge de ideer ud som er mest relevante i forhold til succeskriterierne. Det kan være en ide at sige til deltagerne at de skal udsætte vurdering af hinandens ideer, ind til at de skal til at vælge de bedste ud. På den måde kan der skabes en større mængde af ideer.

2/5

3. Proceslederen beder deltagerne formulere et fokus-spørgsmål for deres indsatsområde f. eks. “Hvordan kan man gøre det lettere at arbejde med jura i udbudsfasen?”, og placere det i midten af planchen. 4. Proceslederen beder deltagerne sidde to og to og skabe ideer og skrive dem ned på postits (10 min). 5. Proceslederen beder deltagerne dele deres ideer med resten af gruppen og placere dem i aktør felterne. (30 min) 6. Proceslederen beder grupperne om at vælge deres bedste forslag til initiativer ud. (20 min).

3/5

20

Proces-opsamling


TID 14.15 - 14.45

14.45 - 15.10

AKTIVITET / FORMÅL Sparring med søstergruppe (30 min)

BESKRIVELSE

REDSKABER / SPØRGSMÅL

1. Proceslederen beder først den ene af grupperne om at fremlægge deres forslag til initiativer på indsatsområdet for hinanden, og derefter den anden.

Hvilke gode aspekter ser I i den anden gruppes forslag?

2. Proceslederen beder grupperne give hinanden feedback mellem præsentationerne

Hvordan kan gruppens forslag blive endnu bedre?

5. KONKRETISERING AF INITIATIVER

1. Proceslederen samler begge gruppers opmærksomhed og introducerer formålet, rammer og tid for aktiviteten

(25 min)

2. Procesledren introducerer planchen med de forskellige kolonner: Initiativ, effekt og aktører.

Formålet er at få dokumenteret deltagernes forslag til initiativer, og gøre forslagene så konkrete som muligt.

3. Proceslederen beder grupperne om at vælge de bedste initiativer og beskrive dem ved hjælp af planchen, og forberede en fremlæggelse af deres vigtigste resultater

Planche 03 findes i to forskellige størrelser lille (a3) og stor (a1). De små er til at dokumentere alle de forslag til initiativer de har skabt. Den store er til det initiativ de ønsker at præsentere for panel deltagerne.

Alle deres initiativer vil blive taget med videre, men de har kun tid til at præsentere de vigtigste resultater af deres arbejde (de har ca 3 min til at fremlægge per gruppe.) 15.10 - 15.30

Kaffepause (20 min)

Proceslederen annoncerer en pause og beder deltagerne være tilbage kl 15.30, og være klar til at præsentere deres arbejde

15.30 - 16.45

6. FREMLÆGGELSE OG PERSPEKTIVERING

1. Ordstyreren beder to grupper fra et af sektorområderne om at fremlægge deres forslag til initiativer (5-6 min)

(75 min)

2. Ordstyreren faciliterer derefter en dialog mellem panel-deltagerne omkring deltagernes forslag (9-10 min)

Formålet er at deltagernes forslaget bliver perspektiveret i forhold til ....?

(Gruppernes plancher er placeret så alle kan se dem.)

16.45 - 17.00

Tak for i dag!

Ordstyreren afrunder og siger tak for i dag!

17.00 - 19.00

Efterspil ...

Der vil være vin, musik og mulighed for at se de andre gruppers arbejde.

INTRODUKTION Intentionen er at bringe den viden der er tilstede hos praktikere og beslutningstagere ind i arbejdet med strategien.

4/5

Målet er at udvikle konkrete initiativer som kan gøre det lettere og dermed mere attraktivt for kommunerne at opstarte og gennemføre OPS. Resultaterne vil blive samlet i et ide-katalog, som vil blive overdraget til ministeren og arbejdsgruppen omkring OPS-strategien. Program 10.00 Introduktion af workshoppen 10.30 Identificering af vigtigste indsatsområder 11.45 Sparring med søstergruppe 12.00 Frokost 13.00 Udvikling af initiativer 14.15 Sparring med søstergruppe 15.00 Konkretisering af initiativer 16.00 Fremlæggelse og perspektivering for paneldeltagere Proceslederens rolle er at skabe rammerne omkring arbejdet; processen, redskaberne og tiden.

5/5

Proces-opsamling

21


A5

A0

Hvad optager mig mest ved OPS lige nu?

Hvilke udfordringer / muligheder er der forbundet med de forskellige faser i et OPS projekt?

Sektor:

sa

opstart

Optagethedskort (før)

P-plads til idéer og løsninger.

P

ning

OPS-processen

A1

Aktører Sektor:

Hvordan kan de forskellige aktører bidrage til indsatsen på området ?

Pr

iv

at

e/ un r m ne m io Ko eg R at

St

r/ e ne dr it o An a is r / an nge g r i O en r Fo

Indsats formuleret som spørgsmål!

Hvordan kan de forskellige aktører bidrage til indsatsen på området ?

Sektor:

22

Proces-opsamling


Templates og værktøjer UiWe / Changedesign udviklede en række hjælpemidler til workshoppen. Det overordnede mål med disse var at sikre en indholdsmæssig rygrad for deltagerne. Værktøjerne skulle sikre, at alle grupper nåede frem mod det formulerede mål: at kunne præsentere to initiativer indenfor området.

P

am a

P-plads til idéer og løsninger.

e rb

jde

Værktøjerne havde endvidere til formål løbende at opsamle og registrere indholdet af de diskussioner som foregik ved bordene. Samtidig var det vigtigt at hjælpemidlerne blot fungerede vejledende og dermed ikke virkede hindrende for arbejdet i grupperne. Det opsamlede materiale ses i følgedokumentet ”Opsamling af initiativer”.

A4

op

Indsatsområde: Udfordringer / muligheder.

Hvilke udfordringer / muligheder er der forbundet med de forskellige faser i et OPS projekt?

#

l fø

Sektor:

Indsatsområder

A1

Initiativer Sektor:

Initiativ:

Hvad hedder initiativet? Hvad gør initiativet?

Effekt:

Hvilke udfordringer løser initiativet? Hvilke muligheder bidrager det til at realisere?

Hvad gør initiativet vigtigt:

A5

Optagethedskort (efter)

Hvad optager mig mest ved OPS lige nu? Aktører:

Hvem kan bidrage til at realisere initiativet? Hvem har glæde af initiativet?

Proces-opsamling

23


Bygning 55 - indretning Workshoppen afholdtes i Bygning 55. Administreret af DGI-byen. Forudsætningerne for valget var nødvendigheden af, at alle grupper kunne arbejde i samme rum. Samtidig tilstræbtes lyse og venlige lokaler. Indretningen af bygning 55 skulle sikre, at alle ti grupper kunne arbejde forholdsvist ugeneret samtidig. Hvert sektorområde (to grupper) skulle yderligere afskærmes fra de resterende sektorområder. Hvert område skulle overskues og faciliteres af én procesleder. Derudover skulle alle borde kunne se og høre de fælles introduktioner fra scenen. Sidst på dagen skulle etableres en plenumopstilling foran scenen til de afsluttende præsentationer. Herefter blev det præsenterede materiale hængt op som udstilling ved en fælles buffet. materiale bord

OPSlagstavlen taler bord

kaffeborde

materiale bord

sektor 4

podie

garderobe

sektor 5

OPS-lagstavlen Som bagtæppe til introduktioner og præsentationen var etableret en stor opslagstavle. Tavlen havde til formål at opsamle deltagernes tanker om OPS – og den skulle dermed fungere som en form for ”brain-trust” af deltagernes viden og spørgsmål. teknik

rumdelende klæde (DGI)

kaffeborde

kaffeborde kaffeborde

materiale bord

talersektor 2 bord

kaffeborde materiale bord

sektor 4

podie

garderobe kaffeborde kaffeborde

sektor 5

sektor 3

materiale bord

materiale bord

rumdelende klæde (DGI) kaffeborde kaffeborde kaffeborde

materiale bord

sektor 2 OPSlagstavlen taler bord

kaffeborde kaffeborde kaffeborde garderobe materiale bord teknik

materiale bord sektor 4

podie sektor 5 sektor 1

sektor 3 materiale bord

materiale bord

kaffe bord

bord til registrering? rumdelende klæde (DGI)

kaffeborde

kaffeborde kaffeborde

materiale bord

OPSlagstavlen talersektor 2 bord

kaffeborde materiale bord sektor 4

podie

garderobe kaffeborde kaffeborde

sektor 5 sektor 3 materiale bord

materiale bord

rumdelende klæde (DGI) kaffeborde kaffeborde

materiale bord

kaffeborde

sektor 4

sektor 5

teknik

talersektor 2 bord

kaffeborde

kaffeborde materiale bord

materiale bord

materiale bord

kaffeborde

materiale bord

sektor 2 OPSlagstavlen taler bord

kaffeborde kaffeborde kaffeborde garderobe materiale bord teknik

podie sektor 3 materiale bord

kaffeborde

materiale bord

OPSlagstavlen talersektor 2 bord

kaffeborde

kaffeborde materiale bord

materiale bord

materiale bord kaffe bord sektor 2 OPSlagstavlen taler bord

OPSlagstavlen

kaffeborde materiale bord

sektor 5 materiale bord

sektor 2 OPSlagstavlen taler bord

materiale bord sektor 4

podie sektor 3

sektor 5 sektor 1

materiale bord

materiale bord

kaffe bord

bord til registrering? rumdelende klæde (DGI)

kaffeborde kaffeborde

24

materiale bord

talersektor 2 bord podie

garderobe kaffeborde kaffeborde

sektor 5

kaffeborde materiale bord sektor 4

Proces-opsamling sektor 3

sektor 1

materiale bord

materiale bord kaffe bord

materiale bord bord til registrering?

rumdelende klæde (DGI) kaffeborde kaffeborde kaffeborde

sektor 2

kaffe bord

teknik

OPSlagstavlen

kaffeborde

kaffe bord

kaffeborde kaffeborde kaffeborde garderobe materiale bord teknik

materiale bord

kaffe bord

kaffe bord

materiale bord

kaffeborde kaffeborde

kaffe bord

materiale bord

OPSlagstavlen talersektor 2 bord

kaffeborde materiale bord sektor 4

podie sektor 5 sektor 3 sektor 1

materiale bord

Udstilling

sektor 4

rumdelende klæde (DGI)

kaffeborde

kaffeborde kaffeborde

materiale bord

materiale bord

sektor 2

sektor 3

podie

sektor 1

materiale bord

kaffeborde

materiale bord

sektor 3 materiale bord bord til registrering?

sektor 3

materiale bord

kaffeborde

talersektor 2 bord

garderobe kaffeborde kaffeborde

sektor 4

podie sektor 5 sektor 1

kaffe bord

materiale bord

kaffeborde

materiale bord

kaffeborde

sektor 3

rumdelende klæde (DGI)

kaffeborde

taler bord

materiale bord bord til registrering?

sektor 4

materiale bord

Gruppearbejde

kaffeborde

sektor 2 OPSlagstavlen

kaffeborde

podie

bord til registrering?

kaffeborde

materiale bord

kaffeborde

materiale bord

sektor 5 sektor 1

materiale bord

materiale bord

rumdelende klæde (DGI)

kaffe bord

kaffeborde kaffeborde kaffeborde garderobe materiale bord teknik

materiale bord

teknik

kaffe bord

kaffeborde kaffeborde

sektor 1

garderobe kaffeborde kaffeborde

rumdelende klæde (DGI)

kaffeborde

teknik

kaffeborde

sektor 4

sektor 5

sektor 1

sektor 4

sektor 5

rumdelende klæde (DGI)

sektor 3 materiale bord bord til registrering?

kaffeborde materiale bord

bord til registrering?

podie

garderobe kaffeborde kaffeborde

talersektor 2 bord

kaffeborde kaffeborde kaffeborde garderobe materiale bord teknik

kaffe bord

rumdelende klæde (DGI)

kaffeborde

kaffeborde

sektor 4

bord til registrering?

OPSlagstavlen

sektor 3

kaffeborde

materiale bord

materiale bord

podie

Paneldiskussion

materiale bord

sektor 5 sektor 1

materiale bord

materiale bord bord til registrering?

kaffe bord

kaffeborde

sektor 3

rumdelende klæde (DGI)

kaffe bord

rumdelende klæde (DGI)

kaffeborde

teknik

kaffe bord

sektor 1

kaffeborde kaffeborde

garderobe kaffeborde kaffeborde

sektor 5

Introduktioner

teknik

kaffeborde

sektor 4

sektor 3 materiale bord bord til registrering?

sektor 1

materiale bord

rumdelende klæde (DGI)

podie

garderobe kaffeborde kaffeborde teknik

OPSlagstavlen

sektor 4

podie sektor 5

kaffe bord

kaffeborde

materiale bord

kaffe bord

rumdelende klæde (DGI)

kaffeborde

materiale bord

bord til registrering?

kaffe bord

bord til registrering?

sektor 2 OPSlagstavlen taler bord

kaffeborde garderobe materiale bord teknik

podie

garderobe

materiale bord

kaffeborde kaffeborde

kaffe bord

taler bord

kaffe bord

OPSlagstavlen

kaffe bord

materiale bord kaffeborde

kaffe bord

kaffe bord

sektor 1

kaffe bord

materiale bord bord til registrering?

kaffe bord

teknik

kaffe bord

kaffe bord

sektor 1

kaffe bord

materiale bord bord til registrering?

kaffe bord

teknik

OPSlagstavlen

kaffe bord

kaffe bord

bord til registrering?

sektor 1

materiale bord

materiale bord


Proces-opsamling

25


Om afviklingen I afviklingen blev prioriteret at give deltagererne mulighed for selv at komme til orde. Et mål var den konkrete idéudvikling, et andet, at deltagerne følte, de fik en anledning til at møde andre, der arbejder med samme fagområde fra en anden side af bordet. Det var det overordnede billede, at der var stor tilfredshed med fremmødet – og der blev givet mange roser omkring niveauet af de inviterede. Det var også ganske tydeligt, at der var meget at tale om i det enkelte grupper. De endelige initiativer blev fremlagt for et stærkt panel bestående repræsentanter fra KL, DI, Dansk Erhverv, Udbudsrådet & Danske Regioner. Med denne afsluttende præsentation i udsigt, arbejdede grupperne særligt fokuseret efter frokost,. Det er vores vurdering, at dagen som samlet begivenhed blev godt modtaget. Mange deltagere roste den nye form for arrangement / konference i en ministeriel kontekst. Det blev understreget at denne dialogprægede tilgang var meget velset. Med hensyn til det praktiske var det kun et par fodfejl fra DGI-byens side. Et forhold, der blev diskuteret var, om det kunne have styrket idegeneringen yderligere, hvis der havde været en facilitator tilknyttet hvert bord. Det er vores vurdering, at det havde kunne styrke arbejde. Udvalgte citater: ”Jeg vil gerne takke jer for et super godt arrangement, som var vel tilrettelagt og meget inspirerende. Kommuner er meget traditionelle og konservative i deres handlemåde, hvorfor der skal gode argumenter til at ændre adfærden og tage nye initiativer til sig. Jeg har i hvert fald fået gode argumenter, som jeg kan anvende til at få Nordfyns Kommune til at tænke i nye baner.” Kim Lundshøj Kommunikations- og udviklingsafdelingen Nordfyn Kommune

“Jeg blev overrasket over, hvor godt dagen fungerede. Jeg var bange for, at vi ikke kunne få ørenlyd i rummet med alle ti arbejdsgrupper placeret tæt ved hinanden. Men det fungerede faktisk meget ansporende, at man fornemmede rummets samlede summen af tanker og idéer. I selve gruppearbejdet kunne man i perioder godt ønske sig mere tid, men det, at vi blev presset frem gjorde også, at vi kom videre og fik konkretiseret samtaler, der ellers godt kunne flagre i øst og vest. Jeg ved ikke om, vi fik skabt helt nye ideer, men vi fik den bedst mulige ramme for at teste idéer. Og så fornemmede jeg et stærkt ejerskab til nye ideer indenfor vores område gennem arbejdet. Jeg tror faktisk ikke, at setuppet omkring processen kunne have været meget bedre”. Kim Weber Fuldmægtig – Indenrigs- og socialministeriet

“Jeg oplevede OPS_09 som noget helt unikt: Et tæt og udviklingsorienteret samarbejde mellem kommuner, regioner, stat og private virksomheder om at tackle fælles udfordringer. Den slags hører faktisk til sjældenhederne i dansk politikudvikling. Men workshoppen viste hvor stort potentialet er i den type nye samarbejdsformer. Jeg tror OPS_09 vil bane vejen for et mere værdiskabende samspil mellem den offentlige og private sektor. Jeg siger ikke at det bliver nemt. Men det er den rigtige vej frem.” Christian Bason Leder - Mindlab

26

Proces-opsamling


Proces-opsamling

27


Opsamlingen af initiativer og refleksioner Opsamlingen af ideer, initiativer og refleksioner fra dagen blev viderebragt på flere måder. Alle udfyldte templates og skabeloner blev indsamlet, der blev optaget 3 timers film med interview og fremlæggelser og to deltagende faciliatorer refererede fra fremlæggelserne i plenum. Endvidere blev ressourcepersonerne samlet til et debrief møde umiddelbart efter workshoppen. Her uddybede ressourcepersonerne de fremlagte forslag og supplerede med tanker og perspektiver, der ikke var blevet bragt på papir. Det indholdsmæssige output fra dagen er opsamlet i dokumentet ”Opsamling af initiativer”. Dokumentet indeholder det opsamlede materiale fra dagen, referater fra de deltagende ressourcepersoner, sammenfatning af paneldebatten samt perspektivering af indholdet frem mod det videre OPS-strategiarbejde. Dokumentet er efter aftale med Erhvervs- og Byggestyrelsen forbeholdt internt brug og dermed ikke offentligt tilgængeligt.

28

Proces-opsamling


Indsatso

Opsamlin

mr책der o g initiativ er

g OPS_0 9,

septemb

er 2009

Opsamlin

g af initiat iver



Proces-opsamling

29


Efter OPS_09: Next steps Arbejdet med OPS_09 har aftegnet en række udfordringer og muligheder i forhold til implementeringen af regeringens OPS-strategi. En række af de konkrete meldinger fra deltagere omkring relevante initiativer er viderebragt i ”Opsamling af initiativer”. Ser man samlet på processen og indholdet, viser der sig en række erfaringer som med fordel kan bringes i spil i det videre forløb. Lancering og implementering af OPS-strategien I forhold til den forestående lancering og implementering af OPS-strategien forekommer det nærliggende at bygge videre på den kommunikationsplatform og de netværker, der er blevet opbygget gennem OPS_09. Hos de deltagende på OPS_09 vil der være en forventning om at blive inddraget i forbindelse med lanceringen. For ikke at skuffe deltagerne og udnytte den ressource, de udgør i forhold til at skabe opmærksomhed omkring strategien, er det oplagt at inddrage dem i en eller anden form. Det kan blandt andet ske igennem bloggen og i forbindelse med lanceringseventen. Styrkelse af netværker og etablering af digitalt OPS-forum Gennemgående var der blandt deltagerne stor vilje til at drøfte OPS indenfor deres sektorområde. Flere deltagere udtrykte et stærkt ønske om at kunne fortsætte dialogen på OPS_09 eller skabe andre fagfora med fokus på, hvordan man kan bruge OPS til at styrke opgaveløsningen. En mulighed er at etablere et digitalt forum parallelt med andre lokale, netværksstyrkende initiativer. Gennem et digitalt forum kan tværgående arbejde løbende opdateres og følges. Man kan tage udgangspunkt i en videreudvikling af den digitale struktur, som blev introduceret til OPS_09. Hovedfokus er at skabe mulighed for udveksling af fagspecifikke synspunkter og erfaringer og med generel videndeling. Et sådant forum kan understøtte arbejdet i lokale og regionale OPS-workshops og netværker og formidle erfaringer til nye ildsjæle i kommunerne og virksomhederne. Kommunikation og videndeling Et tilbagevendende tema på OPS_09 var behovet for at kortlægge og kommunikere gode eksempler indenfor de forskellige sektorområder. Der mangler konkrete fortællinger om udfordringer og resultater – fortalt levende og præcist – inden for det relevante fagområde. Mange fremhævede behovet for, at skabe en bedre, mere sammenhængende formidling af eksisterende viden, erfaringer og redskaber – suppleret med nye kommunikationsinitiativer. En sådan kortlægning og formidling af viden indenfor OPS-området – med fokus på de forskellige sektorområders behov – fremstår som en opgave, det kunne være relevant at tænke ind i strategiens lancering. Vi anbefaler på baggrund af OPS_09 at lægge vægt på, at kommunikere levende og nærværende. Endvidere anbefales det at prioritere mulighederne for at styrke den interne kommunikation gennem de relevante OPS-aktører. Det kan f.eks. ske gennem udviklingen af yderligere OPS-introduktionspakker og værktøjer indenfor de relevante sektorområder – udviklet i samråd med målgruppen selv. Her kunne man tage udgangspunkt i arbejdsgrupper baseret på OPS_09 deltagere. OPS_10 eller 11? OPS_09 blev overordnet set mødt med stor velvilje blandt deltagerne, der har udtrykt glæde over at være blevet inddraget i en dialog omkring det strategiske arbejde med OPS. Som et naturligt tilbagevendende arrangement kan man forestille sig at OPS_09 blev afholdt igen som OPS_10 eller 11. Dermed ville man drage nytte af det engagement som allerede er etableret i netværket. Følgende OPS-workshops vil i endnu højere grad kunne nå til konkrete løsninger, nu hvor den indledende skepsis er lettet, og en mere fortrolig tone er fundet deltagerne imellem.

30

Proces-opsamling


OPS on tour – regionale OPS-fora Et af de behov, der tegnede sig på OPS_09, var at skabe fagspecifikke og lokalt forankrede netværker inden for udvalgte OPS-områder. I den forbindelse kan man tænke OPS_09 workshoppen som startskuddet til fagorienterede lokale og regionale OPS-fora, der kan sikre ejerskab og momentum i forhold til at implementere initiativerne i OPS strategien i løbet af 2010. Det var vores klare oplevelse, at de personer, som deltog på OPS_09, ønsker at spille en aktiv rolle i udviklingen af OPS. De ønsker at dele viden og erfaringer og være medudviklere. En opfølgning på OPS_09 er på den baggrund en oplagt mulighed til øge ejerskab og momentum i forhold til strategien. Der er en række fordele i forhold til at etablere en række regionale fora i stil med OPS_09 workshoppen: 1)

Regionale OPS_fora kan støtte OPS-iværksættere gennem at facilitere møder og videndeling og innovation.

2)

OPS bygger på mødet mellem offentlige og en private organisationskulturer. Ved at etablere et netværksforum kan et OPS_forum medvirke til at skabe trygge rammer omkring udveksling af ideer på tværs af kulturer og sektorer.

3)

Udviklingen af OPS er i høj grad afhængig af tillid og møder mellem mennesker. Et OPS_forum kan aktivt medvirke til at faciliteterer de møder, der gør en forskel i praksis.

4)

Et OPS_forum kan udgøre et talerør, som modtagerne af strategien kan bruge til at sende vigtige signaler tilbage til arbejdsgruppen bag strategien. Ved at invitere de berørte aktører til at komme med input, kan man også bidrage til at forhindre den korslagte arme-reaktion, der ellers kan stå i vejen for at strategien implementeres.

På vej mod en videnbank for OPS I et samlet perspektiv kan de beskrevne initiativer tænkes ind optakten til etableringen af en OPSvidensbank. Den centrale opgave i den forbindelse at sikre kombinationen af faglig udvikling og ejerskab og engagement i målgruppen. På baggrund af OPS_09 er der i vores øjne et godt grundlag at arbejde videre med. I det omfang, det er relevant, vil vi meget gerne bidrage til at forbinde de konkrete implementeringsinitiativer med den samlede strategiske udvikling af OPS.

Proces-opsamling

31


Tak for et godt samarbejde s책 langt. UiWe og Changedesign.

32

Proces-opsamling


Proces-opsamling

33


“Hvordan skaber vi bedre betingelser for offentlig-privat samarbejde�

34

Proces-opsamling

OPS_09 Proces opsamling  

Redigeret af: UiWe / Changedesign Tekst: Christian Pagh, Jacob Blak/UiWe, Thomas Reibke/Changedesign Layout: UiWe Illustrationer: UiWe Udgiv...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you