2019 01 16 referat

Beslutningsreferat af bestyrelsesmøde på Ugelbølle Friskole: onsdag d. 16. januar 2019 kl. 18.00

1. Godkendelse af dagsorden a. Er godkendt.

2. Godkendelse af referat fra de sidste møder.

- Er rundsendt og underskrevet.

3. Nyt fra skoledelen Kort orienteringspunkt ved Michael -

-

En lærer går snart på barsel og en anden lærer går på forældreorlov (fem uger).

Ledelsen prøver at slå barselsvikariatet op. Ellers vil den blive dækket internt til efter sommerferien, hvor stillingen så genopslås. Til ansættelsessamtaler deltager repræsentant(er) fra bestyrelsen (denne samt i ansættelse af ny pædagog). Mette og Bjarke fordeler opgaverne imellem sig.

Skoleindskrivningen til den kommende 0. klasse ser rigtig godt ud. P.t. er der indskrevet omkring 40 børn.

4. Nyt fra fritidsdelen Kort orienteringspunkt ved Inge -

Der gives opmærksomhed på de kommende børn, og der føles, der er mere styr på overlevering i indeværende skoleår end tidligere år.

5. Nyt fra poster og udvalg Orienteringspunkt ved hhv. Stina og Bjarke samt René: Særligt fokus på indsatsområder, der vil have budgetmæssige konsekvenser. Hér rettes fokus ikke mindst imod parklaugets evt. ønsker og prioriteringer.

-

Randbeplantning vil komme til at koste ca. 125-/130.000 kr. med 3 års vedligehold og grogaranti.

Inspektion af bygningen: Intet større ift. daglig vedligehold.

6. Økonomiopfølgning Vi kaster et kort blik på saldobalancen for november og december måned - og noterer os i særdeleshed den aktuelle likviditet. Michael orienterer.

-

Se saldobalancer som er udsendt.

-

Indkøb af møbler, lejrskole regninger m.m. kan ses på regnskaberne.

Slutregnskabet viser at vi har flere penge på kontoen. Dvs. at likviditeten er steget i løbet af regnskabsåret.

7. Opfølgning fra visionsseminar Som optakt til budgetdrøftelsen følger vi op på vores visionsseminar og de tre fokusområder, der blev udbytte heraf: 1) Operation mere plads – ansvarshavende René og Susanne + ledelsen a. Michael har kontaktet Lars Bager i forhold til hvis man vil bygge mere.

Lars Bager lyder interesseret i at vide/arbejde videre med dette. b. Der skal indhentes tilbud på at bygge, via ingeniør, og på at leje en pavillon. Tallet som afprøves i budgettet 75.000 kr. c. Der skal undersøges hvad og hvordan der kan bygges, hvordan ser økonomien ud m.m. d. Ide nr. 1: at bygge ovenpå gymnastiksalen.

2) Operation mere faguddannet personale – ansvarshav. Inge og Søren Peter. a. Der mangler hænder til at inkludere børn i det store fællesskab. En 30 timers stilling pædagog uddannet. Ledelsen vil gerne sætte dette i værk – dette er godkendt. Denne udgift er ikke indarbejdet i budgettet – der skal regnes på konsekvenserne i budgettet.

3) Operation IT – ansvarshavende Lasse og Marianne/Troels. a. Der sættes i budgettet at vi køber de brugte IT-løsninger, men der skal være obs. på arbejdsbyrden for Troels. Der skal skitseres et ”set-up” som gør det håndterbart. Der kan muligvis købes ekstra computere som kan bruges som erstatning, hvis ens går i stykker eller man har glemt sin. b. Se mail som Lasse har videresendt. c. Budgettet som afprøves for IT er 120.000 kr. med en fremadrettet budgetpost på min. 20 % om året på vedligehold osv.

8. Budget 2019 Beslutningspunkt: Med afsæt i overvejelserne fra pkt. 7 retter vi fokus på budgettet for 2019. Jacob og Michael introducerer og vi prioriterer ønskerne i fællesskab. Der er udsendt budgetudkast inden mødet. Se videre fremsendte dokumenter.

-

Budgettet er godkendt med nedenstående justeringer og præciseringer. Michael rundsender revideret budget.

Se mail fra Michael om budgettet, bemærkninger fra Jacob m.m.

Stigningen på forældrebetaling er godkendt.

Lydisolering og nyindretning af klubben er godkendt.

Bålhyttens etablering af døre m.m. er godkendt.

Parklauget bliver inviteret ind til et møde omkring randbeplantning mv. Vi budgetlægger ikke ekstra penge inden mødet, men foretager efter mødet en efterbevilling efter nærmere aftale.

-

-

Dialog og beregning m.m. af bygningskonstruktør på 75.000 kr. er godkendt.

IT til medarbejdere er godkendt, 120.000 kr., jf. ovenfor. Der indkøbes brugt IT-udstyr fra Refurb (el. lign. ). Alle ansatte tilbydes enten en iPad eller en PC (efter eget valg og behov). Der ydes ikke kompensation, hvis en medarbejder ønsker at indkøbe eget udstyr i stedet.

Ansættelse af pædagog i SFO er godkendt. Deltidspædagogmedhjælperstilling nedlægges og konverteres til en pædagogstilling på min. 30 timer. Stillingen opslås, således at den nyansatte kan indgå i forårets mini-SFO.

9. Indskydergaranti Beslutningspunkt: Vores aktuelle indestående i Djurslands Bank er ved dennes konkurs alene garanteret op til indskydergarantien på 750.000 kr. Vi har aktuelt et væsentligt større beløb stående, og vil i givet fald kunne miste dette/en procentdel heraf.

Bestyrelsen skal forholde sig til, om man finder denne risiko rimelig, eller om det aktuelle indestående skal fordeles i to eller flere pengeinstitutter, således at sikkerheden øges. Søren Peter og Michael orienterer.

-

Bestyrelsen tilslutter sig forslaget. Vores likvide midler deles fremadrettet i flere pengeinstitutter, således at vi ikke vil blive ramt ved et pengeinstituts konkurs.

10. Evt. a. I foråret tager bestyrelsen rundt på forældremøderne og fortæller om bestyrelsens arbejde. Søren Peter laver et bestyrelsesnyt, der lægges på intra. Møde i forældrekredsen den 27. maj. Lasse arbejder med en ide til ”reklame” for bestyrelsen. b. Næste bestyrelsesmøde er den 27. marts. c. Tilsynsførende er på valg.