Cartilla N° 3 : Gestión para la Sostenibilidad.

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METODOLOGÍA PARA DESPLEGAR LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EN LA CADENA DE SUMINISTRO DE LAS EMPRESAS Equipo de investigación Dirección GUSTAVO A. YEPES LÓPEZ Facultad de Administración de Empresas Universidad Externado de Colombia Investigador ANA MARCELA MEJÍA GUARDIAS Magister en Administración de Empresas Universidad Externado de Colombia

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CONTENIDO

Presentación 7 Introducción 9 ¿Por qué es importante la RSE en su cadena de suministro? 11 Aportes de la propuesta metodológica a las empresas que conforman la cadena de suministro 12 Códigos de conducta para las cadenas de suministro 14 Conceptos importantes para tener en cuenta 15 Despliegue de la responsabilidad social en la cadena de suministro de las empresas 16 Pasos para incorporar la RSE en la cadena de suministro 17 1. Etapa de la estrategia 18 Revisión de la estrategia de la empresa y las políticas de RSE Análisis de las actividades de suministro o proveeduría Análisis de vulnerabilidades Seleccione las actividades de suministro más riesgo­sas Definición del marco ético

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2. Etapa de despliegue 31 Selección de proveedores Identificación de brechas Parámetros de evaluación

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Cuestionario Evaluación Plan de acción Revisión y aprobación por parte de la dirección Comunicación

34 38 39 41 43

3. Etapa de apropiación 44 Implementación de acciones

Elaboración de auditorías de control Ajustes y mejoras

45 45 46

Referencias 49

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ESTA METODOLOGÍA LE PERMITIRÁ CONOCER 1. ¿Por qué es importante la RSE para una empresa? 2. ¿Qué papel cumple la RSE con el stake­holder denominado proveedor? 3. ¿Cómo se debe tener una conducta so­cialmente responsable para el manejo de las relaciones con proveedores? 4. ¿Por qué la importancia de un Código de Conducta?

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PRESENTACIÓN El presente documento tiene como objetivo proponer un marco de re­ ferencia que se constituya en una guía para redactar herramientas de relacionamiento entre la orga­nización empresarial y sus proveedores, lo cual incluye principios, políticas y acciones iniciales de actuación que propendan por el cumplimiento de las actividades económicas dentro de un marco ético frente a la so­ciedad, el medio ambiente y sus accionistas cuando se trabaja con cadenas de suministro.

La metodología se centra en el análisis del proceso de suministro (ges­ tión de recursos y compras) de la em­presa, de manera tal que los pro­ veedores críticos serán el grupo de interés que se analiza y con los cua­ les se implementa la RSE, como punto de partida para el desarrollo de la met­odología. Para la implementación se evalúan inicialmente las vulnerabilidades a las que se encuentra sometida la empresa frente a sus proveedores. Posteriormente se analiza el nivel de riesgo que posee la empresa con respecto a dichas vulnerabilidades, para luego plantear el código de conducta por seguir y lograr disminuir ese nivel de riesgo. Después, es necesario conocer los proveedores más vulnerables y su situación ac­ tual para discernir las brechas existentes y tomar medidas que delimiten tanto el código de conducta como el plan de acción que asegura el des­ empeño responsable en su cadena de suministro. La metodología aquí presentada está inspirada en los desarrollos me­ todológicos del grupo de investigación en gerencia y responsabilidad social de la Facultad de Administración de Empresas de la Universidad Exter­nado de Colombia, en particular en el diseño denominado e.d.a. (Estrategia, Despliegue, Apropiación), propuesto por los investigadores Gustav­ o Adolfo Yepes López, Luis Fernando Sánchez Mald ­ onado y Alexandra Ospina Giraldo, que otorga el estilo de un manual y da los lineamientos [7]

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básicos para que una organización, consultor o colaborador pueda ini­ ciar un proceso de mejoramiento que facilite identificar los riesgos que en términos de responsabilidad social tiene una cadena de suministro, además reconocer alternativas que permitan reducir el impacto negativo y potenciar el positivo, estableciendo políticas, programas y actividades que mejoren el desempeño de toda la cadena de suministro. Los invitamos a que utilicen esta herramienta al interior de sus organiza­ ciones y descubran los beneficios que para una empresa y la sociedad trae la responsabilidad social extendida a la cadena de suministro.

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INTRODUCCIÓN Las empresas generan un efecto socio ambiental que incluye los pro­ veedores, y afectan el desarrollo económico y social de los países. Las operaciones, clientes y proveedores causan una cadena de efectos posi­ tivos y negativos que influyen en las comu­nidades relacionadas con sus actividades empresariales. Esta es una de las razones por las cuales las compañías mul­tinacionales y algunas locales han promovido la adopción de códigos de conducta que propenden por la minimización de im­pactos negativos en la cadena de suministro, como el que los negocios y sus insumos sean sostenibles en el tiempo. Esta dinámica de transformación de materias primas y sum­inistros entre diferentes empresas genera una movilidad económica con grandes di­ mensiones sociales y ambientales, que ha llegado a adquirir mayor rele­ vancia debido al interés creciente de la sociedad por factores que hagan sos­tenible el desarrollo de sus comunidades. La preocupación de los actores del mercado por las condiciones medioambi­entales, así como sociales, genera una presión sobre las em­presas que están en contacto con el cliente final. Usualmente, quienes reciben las mayores presiones son las grandes compañías que atienden públicos masivos o que tienen el contacto con empresas en el exterior que hacen parte de una cadena global de sumi­ nistro. Paulatinamente estas presiones están siendo transferidas a las empresas a lo largo de la cadena de suministro para garantizar que se atiendan los requerimientos del comprador frente a los aspectos sociales, ambientales y económicos. Desde el punto de vista de competitividad, la dinámica de mercado y las presiones sobre la cadena de suministro tie­ nen un papel fundamental por cuanto cada compañía se convierte en un receptor de requerimiento del mercado y en un transmisor de los mismos [9]

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hacia las compañías como sus proveedores. En este sentido la fluidez que tenga esta dinámica hace que el comprador final perciba una mayor composición social en los productos disponibles y por ende una mayor propensión a la compra. Por otra parte, la responsabilidad social contribuye a la rentabilidad de la empresa ya que propende por la mejor utilización de los recursos, por mejoras tecnológicas, eficiencia energética, mejor calidad de proveedo­

res, mayor preferen­cia de los clientes, mejor imagen de marca, etc., lo cual de­muestra que es conveniente su implementación y ejercicio. Este trabajo pretende contribuir a la visión de una cadena de suministro res­ ponsable y sostenible para cada uno de sus actores, lo que permite el ejercicio de la RSE.

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¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA RSE EN SU CADENA DE SUMINISTRO? Las empresas, como participantes en la cadena de suministro pueden jugar diferentes roles. Las que están localizadas al final de la cadena y tienen contacto con consumidores fi­nales, por lo general reciben la presión social en forma directa. A su vez, las empresas medianas y pe­ queñas que participan como proveedores generalmente no reciben la presión de la so­ciedad, pero están sujetas a las condiciones de las gran­ des para participar como proveedores de mate­rias primas y suministros. Por lo anterior, es de suponer que las condiciones para participar como proveedores son definidas para las grandes empresas, las que además de ser los actores principales en la cadena, tienen un mayor poder de negociación y son más sensibles a la presión social, y las otras empre­ sas cumplen con los parámetros y reglas definidas por la gran empresa. Estos mecanismos sugieren la aplicación de auditorías periódicas a los proveedores y la definición de normas básicas mínimas y principios de actuación a nivel de gremio. A medida que avanza el proceso las empre­ sas más pequeñas hacia las más grandes, deben ser más formales y la aplicación dependerá del nivel de obligatorie­dad. Luego la exigencia en la aplicación de la norma de­penderá del poder de negociación. La RSE permite contar con prácticas que mejoran las relaciones entre los actores de la cadena y benefician al mismo tiempo a todos los invo­ lucrados. Así, la presión y preferencia de los clientes la recibirán todos los integrantes de la cadena, con lo que se verán comprometidos en la aplicación y el mejoramiento de dichas prácticas.

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APORTES DE LA PROPUESTA METODOLÓGICA A LAS EMPRESAS QUE CONFORMAN LA CADENA DE SUMINISTRO Entre los aportes más relevantes de la RSE a las cadenas de suministro están: – Incremento de la productividad – Mejores relaciones con los proveedores y calidad de los mismos. – Mayor satisfacción de los empleados. – Mayor satisfacción de la comunidad. – Mejores relaciones con los grupos de interés. – Contribución a la sostenibilidad del negocio. – Optimización de los recursos naturales utilizables y contribución al medio ambiente. – Implementación de tecnologías más eficientes. – Mejor imagen de marca y reputación de la empresa. Por otra parte, la nueva visión de las relaciones en la cadena de sumi­ nistro plantea: 1. PLANEACIÓN COMPARTIDA Y ADMINISTRACIÓN INTEGRADA DE MA­T ERIALES En un esfuerzo por acortar los tiempos en el ciclo de produc­ción e incre­ mentar la eficiencia del inventario, en la última década las compañías han cambiado la responsabilidad por la gestión de los materiales y la producción a sus provee­dores. Se fortalecen las alianzas de colaboración donde se busca la eficiencia al aplicar just in time, planeación avanzada, pe­didos electrónicos y otros conceptos modernos relacionados con la gestión de los proveedores. [ 12 ]

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2. OUTSOURCING Con el fin de reducir los costos o gastos asociados a la producción, des­ de hace algunos años, las compañías empezaron a focalizarse en sus competencias de negocio y a externalizar o subcontratar actividades que no requerían de muchas especialidad. Esto produce una mayor complejidad en la relación con los proveedores y en algunos casos a crecer de manera desproporcionada, generando altos pagos, inclusive utilizando en muchos casos las divisas y las re­ laciones internacionales de diversas empresas e instituciones en dife­ rentes países, que además de la reducción de costos genera mayores riesgos y cada vez menos control. 3. RELACIONES ESTRATÉGICAS CON PROVEEDORES Hoy por hoy, una de las actividades estratégicas en una gran empresa es manejar las relaciones con sus provee­dores de base. Desarrollar, controlar, fortalecer y mantener relaciones es­tratégicas con proveedores, distribuidores y vendedores es de vital importancia para un negocio grande. Igualmente, es relevante la especialización de los provee­dores, tanto es así que hay regiones especializadas en el mun­do, y esto depende del producto que se quiera producir. Estos antecedentes han generado la aparición de códigos de conducta que propenden por la normalización, la equidad y la responsabilidad en el manejo de la relación con proveedores en la cadena de suministro.

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CÓDIGOS DE CONDUCTA PARA LAS CADENAS DE SUMINISTRO Las acciones que las compañías están adoptando para atender los re­ querimientos de la cadena de suministro se vienen traduciendo en có­ digos de conducta empresarial que plas­man reglas que determinan el comportamiento correcto de las empresas participantes. En términos ge­ nerales, los Códigos de Conducta cubren principalmente los siguientes aspectos: – Derechos humanos. – Derechos laborales. – Impacto Ambiental. – Transparencia y ética empresarial. La formulación de una metodología que se debe seguir, basada en la responsabilidad social, incluirá estos aspectos. Es necesario hacer énfasis en que las partes involucradas, la empresa y sus proveedores deberán entender a la RSE como una forma de coope­ ración entre las partes, que re­dundará en beneficios para toda la cadena de suministro a la que pertenecen. Este trabajo propone un marco de referencia que será la guía para el relacionamiento entre una empresa y sus proveedores, al incluir los prin­ cipios, las políticas y las acciones iniciales de actuación que propenden por la continuación de las actividades económicas en un marco ético frente a la sociedad y el medio ambiente, practicadas a lo largo de la cadena de suministro.

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CONCEPTOS IMPORTANTES PARA TENER EN CUENTA Acción correctiva: acción encaminada a enmendar, arreglar, resarcir o subsanar el impacto producido por las vulnerabili­dades de la empresa en sus grupos de interés. Acción preventiva: acción encaminada a evitar el impacto producido por las vulnerabilidades de la empresa en sus grupos de interés. Amenaza: hecho al que se ve expuesta la empresa, constituido por las externalidades que esta produce y las pre­siones de diferente índole a las que se ve sometida. Ciclo de vida del producto: análisis de cada etapa de vida del producto, consistente en: extracción de materias primas, producción, distribución, uso, fin de vida o disposición; en este ciclo intervienen todos los actores de una cadena de suministro. Debilidad: aspecto negativo que debe ser su­perado ya que afecta la es­ trategia de la empresa y disminuye su competitividad. Externalidad: consecuencia de las actividades de la empresa en su en­ torno, puede ser positiva o negativa y generalmente no está incluida como un costo. Fortaleza: hace referencia a los aspectos internos que desta­can a la em­ presa y se convierten en los apalancadores de su desarrollo. Implica los impactos positivos que origina la empresa por su razón de ser. Grupo de interés: personas o entidades reuni­das con un interés común y que se ven afectadas positiva o negativamente por las actividades de la empresa. Impacto: efecto producido en la empresa al materializarse o volverse real un riesgo.

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Oportunidad: tendencias en cuanto a las proyecciones y prácticas de RSE que tengan las empresas individualmente y como integrantes de una cadena de suministro. Presiones: opresión o coacción que se ejerce ante la em­presa por una entidad. Proveedor: persona o empresa que suministra productos o servicios. Probabilidad de ocurrencia: posibilidad o frecuencia con la que podría ocurrir un riesgo. Riesgo: describe la magnitud potencial de lesión o impacto de un evento no deseado que afectaría a la empresa. Vulnerabilidad: conjunto de externalidades, presiones y de­bilidades a las que se ve expuesta la empresa. DESPLIEGUE DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EN LA CADENA DE SUMINISTRO DE LAS EMPRESAS

Estrategia

RSE

Apropiación

Despliegue

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TRES ETAPAS Objetivo

Facilitar y asegurar el desempeño responsable en la cadena de suministro de la empresa por medio de la relación con el proveedor. Etapa

Estrategia

Etapa

Despliegue

Etapa

Apropiación

Proceso de implementación de RSE

Estrategia

Despliegue

Apropiación

Actividades

Una vez definido el proceso de suministro: 1. Revisión de la estrategia de la empresa y las po­ líticas de RSE. 2. Análisis de las actividades de suministro. 3. Análisis de vulnerabilidades. 4. Análisis del nivel de riesgo. 5. Definición del marco ético (política y Código de Conducta). Actividades

Selección de proveedores. – Identificación de brechas. – Planes de acción. – Revisión y aprobación por la dirección. – Comunicación. Actividades

– Implementación de acciones. – Auditorías de control. – Ajustes y mejoras.

PASOS PARA INCORPORAR LA RSE EN LA CADENA DE SUMINISTRO Importante: la presente metodología será de más fácil aplicación si tanto la empresa como sus proveedores cuentan con esque­mas formales de gestión y com­promiso en sus responsabilidades como empresa. [ 17 ]

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Es importante señalar que para el buen desarrollo de la metodología es ne­ cesario contar con la colaboración de las partes, empresas y personas cons­ cientes y dis­puestas a trabajar conjuntamente por rela­ciones gana-gana.

1. ETAPA DE LA ESTRATEGIA Se debe tener en cuenta que la aplicación de esta metod­ología puede ser independiente de otras metodologías o certificaciones con las que los proveedores se encuen­tren trabajando, por ejemplo, calidad, medio ambiente, etc. No es de obligatorio cumplimiento pero debe entenderse como un esfuerzo por mejorar la gestión de toda la cadena de suministro así como para sí misma. El desarrollo de esta metodología debe ser viable y contribuir a mejorar las relaciones entre las empresas y sus proveedores, de tal manera que las a fortalezca, sin dañar las exis­tentes hasta el momento. Para el buen de­sarrollo de la metodología es necesario contar con la co­ laboración de las partes, empresas y personas conscientes y dispuestas a trabajar conjuntamente por relaciones gana-gana. Objetivo

Beneficio

Permitir,diante el análisis previo de la estrategia y caracterización de la empresa, la identificación de sus proveedores más vulnerables, formular la estrategia y el Código de Conducta de RSE por seguir, el cual se de­ sarrollará posteriormente y definirá los objetivos a cumplir.

En esta etapa se diseña y planea el proceso de RSE, lo cual permite alinear la propuesta de RSE con la estrategia de la organización. Esto permite un plan de acción acorde con los objetivos de la estrategia em­ presarial, y, además, tener en cuenta las vulnerabilidades que hacen parte del proceso, de tal manera que se puedan minimizar los riesgos y sus impactos, así como tomar medidas tempranas para el logro de los objetivos propuestos.

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Riesgos

Herramientas

La incorrecta planeación en esta etapa puede ocasionar que no se logre alinear la metodología con la estrategia de la empresa, lo que distorsiona los objetivos y alcances de su implementación, y por ende que se obtengan resultados erróneos. El beneficio que puede tener para la empresa se verá tergiversado y por ende no corresponderá a las consideraciones iniciales, las necesidades no se satisfarán y los criterios de evaluación se verán distorsionados Para que el Código de Conducta se constituya en la herramienta

para seguir se requiere tener en cuenta las vulnerabilidades a las que está expuesta la empresa debido a sus debilidades, presiones y externalidades principales, y compararlas con los pronunciamien­ tos de los códigos de RSE más destacados en el mundo, en las dimensiones social, económica y ambiental.

REVISIÓN DE LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA Y LAS POLÍTICAS DE RSE IMPORTANTE: DESIGNE UN ENCARGADO Como primera medida es necesario que se designe a una persona o grupo encargado de dirigir el proceso, así como relacionarse con los involucrados, registrar la información y llevar a cabo la implementación. Esta persona deberá contar con aptitudes comportamentales y técnicas que lo faculten para tal labor. Proceso de suministro: esta metodología se desarrolla a partir del proce­ so de suministro de las empresas, extendiendo su alcance a los provee­ dores de las mismas. – Revise la estrategia actual de la empresa, la misión, la visión y sus políticas actuales de RSE (si las tiene). Es esencial la formulación de una política con los proveedores o la revisión de la misma si está desa­ rrollándose con ellos, para poder alinearla con la estrategia de RSE que se formule y brinde un marco responsable en la cadena de suministro. [ 19 ]

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Es necesario que la estrategia de RSE con los proveedores sea una respuesta a la misión, visión y a la estrategia corporativa de la empresa. – Diligencie la siguiente tabla, formule la estrategia de RSE con sus pro­ veedores en respuesta a su misión, visión y a su estrategia corporativa.

Nombre de la empresa:

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Fecha:

Misión:

Visión:

Objetivos estratégicos:

Política actual de RSE:

Política actual con proveedores:

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ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE SUMINISTRO O PROVEEDURÍA – Para obtener un panorama claro y amplio de sus proveedores, deberá, lo más pronto, agruparlos de acuerdo con la actividad de suministro para su empresa e identificar sus generalidades. Estas generalidades las escogerá según los criterios más relevantes para su empresa, por ejemplo: puede agruparlos de acuerdo con tipo de producto o servicio que le provean, así como establecer las escalas de calificación para cada uno de los criterios que escoja. Importante. Con el fin de lograr un análisis completo en esta parte inicial del proceso, tanto las actividades de proveeduría como las característi­ cas de las mismas deben tener la descripción más amplia posible. – Diligencie la siguiente tabla y anote las características más relevantes de sus grupos de proveedores. A continuación se brindan algunos ejemplos. Actividades de proveeduria

Número de proveedores por actividad

Ubicación (nacional, regional y local)

Volumen de compras (mm) por actividad

Tamaño (grande, mediano, pequeño)

Sector de la industria

Grado de formalidad del sector (alto, medio bajo)

Actividad con uso extensivo mano de obra (sí o no)

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ANÁLISIS DE VULNERABILIDADES – Realice una lista de las vulnerabilidades más importantes de su empre­ sa frente a la responsabilidad social, a partir de las externalidades ne­ gativas o los efectos negativos que la cadena produce o puede producir, así como de las presiones o esfuerzos que diferentes públicos realizan por satisfacer sus expectativas y las oportunidades de mejora o debilida­ des que la cadena padece. Se sugiere la siguiente forma: Vulnerabilidades = externalidades + presiones + debilidades Liste en la siguiente tabla los casos más representativos. Puede incluir otros que considere pertinentes. – Evalúe si cada vulnerabilidad aplica o no a los actores ubicados en cada una de las etapas del ciclo de vida del producto de su cadena de suministro; ubíquese en la etapa a la que pertenece su empresa y en esta etapa auto-evalúe. Marque con una “X” si las vulnerabilidades aplican o no a los integrantes de cada etapa en su cadena de suministro. Califique además los que se encuentran como proveedores de servicios para usted en la columna nombrada de esta forma. La siguiente tabla muestra en la columna sombreada las etapas que se refieren a una empresa distribuidora. Sugerencia: no olvide listar todas las vulnerabilidades a las que se vea expuesto y sea muy objetivo en sus apreciaciones.

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Vulnerabilidades

Servicios e insumos

Etapas del ciclo de vida del producto Extracción

Diseño y producción

Empaque y distribución

Uso y mantenimiento

Disposición

Observaciones

Competencia desleal Corrupción y sobornos Manipulación de información financiera Agotamiento de recursos Externalidades de la operación

Contaminación atmosférica Daño a fuentes hídricas, flora y fauna nativas Uso excesivo de recursos Desecho de sustancias peligrosas Malas condiciones laborales y explotación laboral Violación de los derechos humanos a los empleados Riesgos a la salud, seguridad e integridad del cliente Publicidad engañosa Promoción de falsos valores Uso de información confidencial del cliente Premisas de los mercados internacionales Estándares y normas técnicas

Presiones

Etiquetas y sellos Fuentes de financiamiento Activistas y organizaciones de la sociedad civil Nuevas preferencias de los consumidores Competencia desleal Cambio climático Reducción de materias primas y recursos naturales

Debilidades

Cobertura parcial de la seguridad social y salud de los empleados Tecnologías ineficientes Proceso productivo ineficiente Bajo nivel de encaje de las actividades (Porter) Falta de certificaciones y sellos

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– Incluya en la siguiente tabla las vulnerabilidades que aplicaron para sus proveedores inmediatos en el ciclo de vida del producto (planteadas en la tabla anterior). – Analice el nuevo listado de vulnerabilidades junto con los grupos de proveedores que listó previamente y marque con una “X” si aplican o no. Esto le permitirá saber cuáles vulnerabilidades poseen sus grupos de proveedores directamente. La siguiente tabla muestra un ejemplo de los grupos de proveeduría para una empresa fabricante de ropa junto con algunas de sus vulnerabilidades. Actividades de proveeduría Vulnerabilidades

Proveedores de telas

Proveedores de hilos

Proveedores de empaques

Proveedores de diseño

Manipulación financiera Competencia desleal Publicidad engañosa Nuevas preferencias de los consumidores Tecnologías ineficientes

SELECCIONE LAS ACTIVIDADES DE SUMINISTRO MÁS RIESGO­S AS – Como resultado del análisis anterior usted obtendrá los grupos de pro­ veedores de su empresa más vulnerables. Es necesario, entonces, me­ dir el nivel de riesgo de dichas vul­nerabilidades. El nivel de riesgo es igual a la multiplicación del impacto por la probabili­ dad de ocurrencia del mismo; es decir, usted ob­tendrá varios niveles de riesgo, de los cuales podrá escoger los más importantes para empezar a trabajar. [ 24 ]

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Nivel de riesgo = Impacto * Probabilidad de ocurrencia – Califique teniendo en cuenta la siguiente escala, la probabilidad de ocurrencia de cada vulnerabilidad y el nivel de riesgo aso­ciado a ella. Escala: 5= Alto, 3=Medio, 1= Bajo Actividades de proveeduría más vulnerables

Vulnerabilidades asociadas

Impacto (alto, medio, bajo)

Probabilidad de ocurrencia (alto, medio, bajo)

Nivel de riesgo

Las vulnerabilidades que tengan un mayor nivel de riesgo (alto - alto) se­ rán las que se tratarán de minimizar inicial­mente y las políticas de RSE estarán encaminadas a con­trarrestar principalmente sus efectos. Estas son las que tienen un alto impacto y una alta probabilidad de ocurrencia. Sugerencia: es decisión del empresario, si además quiere trabajar con otros niveles de riesgo. DEFINICIÓN DEL MARCO ÉTICO En esta fase se definirán las políticas que la empresa aplicará al proce­ so suministro, y el marco de actuación de los proveedores. Este marco busca tener en cuenta los pro­nunciamientos de RSE de la comunidad internacional, así como la superación de las vulnerabilidades antes iden­ tificadas. [ 25 ]

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– Para asegurar el cumplimiento de este marco ético se pro­pone utilizar la herramienta llamada Código de Conducta, la cual debe ser de obliga­ toria aplicación y cumplimiento por parte de sus proveedores. Importante. Es importante que los proveedores tengan un periodo de adaptación y pre­paración para evitar que se les ejerza presión para su cumplimiento. De igual manera, es preciso brindar el acompañamiento de la empresa a sus proveedores. Los criterios que se implementarán responden a las necesidades de­tectadas en el análisis anterior, de tal manera que permitan potencializar la cadena de suministro y al mismo tiempo dar respuesta a esas vulnerabilidades. Importante. Es necesario que en los pronunci­amientos del Código de Con­ ducta, usted enfati­ce en dar respuesta a las vulnerabilidades con mayor nivel de riesgo que han sido obtenidas como resultado del análisis anterior. El código de conducta deberá incluir los principales pronun­ciamientos sobre RSE: Principios Protección a los derechos humanos Protección a los derechos de los trabajadores

Responsabilidad ambiental

Ética empresarial

Pronunciamientos Prohibición al trabajo infantil. Derecho al libre desarrollo de la personalidad. Prohibición del tráfico de personas Derecho a la libre asociación. Derecho al tiempo libre. Prohibición de cualquier tipo de discriminación. Salud y seguridad laboral. Desarrollo de tecnologías amigables. Reciclaje. Eficiencia energética. Gobierno corporativo. Prohibición a sobornos y corrupción. Competencia desleal. Buen uso de la información. Rendición de cuentas.

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Sugerencia: su código de conducta debe definirse como una expresión de las buenas prácticas de su empresa, que sirva como guía en situacio­ nes de conflicto y como una clara manifestación de la cooperación de las partes ante la consecución de los objetivos propuestos. – Elabore su código de conducta para la cadena de sumi­nistro. Las acciones que las compañías adoptan para atender los requerimien­ tos de la cadena de suministros se han venido traduciendo en códigos de conducta empresarial que plasman las reglas frente al comportamien­ to correcto de las empresas participantes. En este sentido, los códigos representan mecanismos que permiten la per­ sistencia del control sobre factores sociales, ambientales y económicos. En términos generales, los códi­gos de conducta empresarial versan sobre: – Derechos humanos. – Derechos laborales. – Transparencia y ética empresarial. – Lugares de trabajo seguros y saludables. – Trabajo de niños. – Impacto ambiental. – Discriminación y asociación de empleados. – Responsabilidad ante el cliente. Importante: consulte los principales pronunci­amientos enunciados en las iniciativas y herra­mientas de RSE a nivel mundial y en especial los que se hayan propuesto para su tipo de industria. Por lo tanto, la formulación de un código de conducta que pro­penda por la sostenibilidad en la cadena de suministros estará sujeta a la evalua­ ción de estos aspectos.

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CONSIDERACIONES GENERALES PARA EL CÓDIGO DE CONDUCTA Responsabilidad. Toda compañía es responsable por las ac­tividades outsourcing que desarrolla, por lo tanto, tendrá directa re­sponsabilidad en los efectos que trasmiten sus proveedores en los aspectos de RSE. Luego los proveedores sugieren la aceptación de esa responsabilidad por medio del Código de Conducta y su compromiso para generar o trasmitir las reglas de compor­tamiento socialmente responsables de las empresas partici­pantes.

Prácticas de comportamiento estándar. Las prácticas que confirman la base de la formulación de un Código de Con­ducta deben ser estables y partir de los principios y prácticas generalmente aceptadas para el de­ sarrollo de la actividad económica de la cadena. Esto significa que la cadena basa su definición de conjunto de reglas en prácticas que son gen­eralmente aceptadas. De esta manera el código se traduce en la definición de parámetros de actuación para aplicar es­tándares general­ mente aceptados por la sociedad. Definidores y trasformadores. Existen dos tipos de actores en la cade­ na. Los que definen las reglas de comportamiento frente a la RSE y los que actúan como agentes de cam­bio para establecer la persistencia de la norma. Luego, la definición de un Código debe definir claramente los roles, funciones y mecanismos que garantizarán su aplicación por con­ ducto de toda la cadena de empresas. El papel de defini­dores de las re­ glas debe ser asumido por aquellos que tienen el poder de negociación necesario para promover su aplicación en la cadena. Mecanismos de despliegue. El código de conducta debe es­tar soportado por mecanismos que garanticen la aplicación y difusión del conjunto de reglas socialmente responsables de la cadena de suministro.

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Estos mecanismos deben ser especificados, compartidos, conocidos y difundidos ampliamente. Incluyen los proced­imientos, herramientas de aplicación, políticas de revisión y auditoría que permitan establecer he­ chos ciertos en la apli­cación del código. Principios de desarrollo de eslabones. En una cadena de sum­inistros cada empresa constituye un eslabón, entonces, las ac­ciones, políticas y mecanismos empleados para promov­er las reglas de comportamiento

socialmente responsables, en la cadena, procuran aplicar un principio de desarrollo del proveedor. De esta manera, la identificación de la si­ tuación de cada proveedor frente a los aspectos del có­digo de conducta, estará sujeta a un proceso de desarrollo más que a la aplicación de san­ ciones. Aunque la definición de penalidades es un camino opcional para el desarrollo del campo del proveedor, puede devenir en la selección natural de provee­dores y en la exclusión del mercado y por ende en el desinterés en los pilares de la sostenibilidad de la cadena o, peor aún, en la desaparición de la empresa con su correspondiente costo social (Yepes, Ospina y Sánchez, 2008, p. 41-42). Estructura del Código de Conducta 1. Introducción 2. Contenido 3. Alcance, cumplimiento de estatutos y reglamentos 4. Objetivos o finalidad 5. Desarrollo de conceptos importantes 6. Principios de actuación, máximas posturas de seguimiento y compromisos empresariales. 7. Prácticas y valores para ejercer con los grupos de interés: incluye derechos y deberes de las partes, así como algunas formas de resolu­ción de conflictos.

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– Clientes – Accionistas – Proveedores – Comunidad – Colaboradores – Gobierno – Otros – Medio ambiente APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN Sugerencia: investigue las características y requerimientos de los grupos de interés de sus proveedores, para así formular prácticas responsables que apoyen sus necesidades. Importante: teniendo en cuenta el cambio orga­nizacional generado por la definición del mar­co ético, es conveniente gestionar apropiada­mente este cambio, de acuerdo con cada individuo de la organización, sus fun­ ciones y el impacto que estas tengan en la empresa. Objetivos

Beneficios

Riesgos

Esta etapa busca facilitar el despliegue de las prácticas de Respon­ sabilidad Social en los proveedores más vulnerables de la empresa. A partir de propósitos comunes entre las partes y de una voluntad de trabajo en equipo se podrán obtener los objetivos propuestos. Esta etapa trae consigo la formalización del compromiso de la aplica­ ción de las prácticas de Responsabilidad Social entre la empresa y sus proveedores. De ella se desprende el posterior desarrollo e imple­ mentación de las acciones en cada una de las empresas implicadas. La definición de objetivos y consecuente el desarrollo de las prácticas traen consigo la definición de las responsabilidades y los compromisos adquiridos por cada una de las partes, que de no implementarse co­ rrectamente pueden traer retrasos e incumplimiento de los objetivos. De aquí la importancia de esta etapa dentro de la implementación.

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Herramientas

El diagnóstico, resultado del análisis del nivel de riesgo de las vul­ nerabilidades de la empresa, es el principio de las acciones que se implementarán, y constituyen el punto de partida necesario para desarrollar esta etapa. Esto servirá como soporte de las diferentes actividades realizadas y sus efectos visibles para la toma de deci­ siones posteriores.

2. ETAPA DE DESPLIEGUE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Esta fase explica la identificación de los proveedores que hacen parte de los grupos de proveeduría más riesgosos iden­tificados en las fases anteriores, lo que nos permitirá conocer en concreto con quienes se tra­ bajará en adelante. – En la siguiente tabla desglose cada grupo de proveeduría que resultó riesgoso e identifique a cada proveedor que lo conforma. Liste las características que lo ayuden a conocer mejor a cada uno de ellos. En la siguiente tabla se ofrecen algu­nos ejemplos. Importante: conozca si su proveedor ha imple­mentado o implementa al­ guna práctica de RSE en su organización y qué impacto ha tenido en la organización. Liste las características que lo ayuden a conocer mejor a cada uno de ellos. En la tabla siguiente se presentan algu­nos ejemplos.

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Proveedor

Forma de comunicación

Frecuencia de la comunicación (días)

Nivel de formalidad de la empresa (alto, medio, bajo)

Capacidad de afectar a la empresa (alto, medio, bajo)

Poder de negociación (alto, medio bajo)

Posibilidades de integración hacia adelante (alto, medio, bajo)

Qué tan crítico es

Sugerencia: trate de ser muy objetivo y de­fina todos los aspectos nece­ sarios para el análisis. Existen diversas características que per­miten clasificar a los proveedo­ res, usted puede analizar por escenarios a sus provee­dores o plantear preguntas que le faciliten estas tareas. Las respuestas a las siguientes preguntas le ayudarán a identificarlos: – ¿Cuál es el poder de negociación de mis proveedores? – ¿Cuál es el costo de cambio de mis provee­dores? – ¿Cuál es el costo total generado por mis proveedores en la empresa? – ¿Cuáles son los beneficios generados por la empresa para mis provee­dores?

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IDENTIFICACIÓN DE BRECHAS A continuación se busca conocer la situación actual de los proveedores en cuanto a la RSE y las expectativas de la empresa en relación con el mar­co ético. Para esto se utilizan los criterios internacionales de RSE y los definidos en el Código de Conducta, así como ciertos niveles de cali­ ficación sobre los esfuerzos realizados por los proveedores al respecto. La evaluación que se realiza a continuación busca identificar las frecuen­ cias de ocurrencia de cada aspecto frente al ideal propuesto (comunidad internacional y código de conducta de la empresa). Estas frecuencias se califican mediante una escala Likert de siete opciones, seleccionada por un representante de la em­presa evaluadora de acuerdo con las evi­ dencias en­contradas en por lo menos una visita a las instalaciones del proveedor y las respuestas de sus funcionarios. Sugerencia: tenga en cuenta que el encar­gado de la calificación debe tener un criterio objetivo, independiente y sin conflicto de interés alguno. El resultado de esta evaluación es un perfil de cada uno de los provee­ dores; es decir, la línea de base de la que parten sus iniciativas de me­ joramiento. Para facilitar esta labor se incluye a continuación una her­ramienta o guía

de entrevista que califica la frecuencia de ocurrencia de los principales cri­ terios que la comunidad in­ternacional plantea, que arroja resultados gráfi­ cos sobre la brecha entre las acciones de la empresa y el ideal planteado. PARÁMETROS DE EVALUACIÓN Utilice la siguiente escala para responder el cuestionario para obtener un panorama sobre su situación actual acerca de la RSE.

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No aplica

Nunca

Muy rara vez

NA

0

1

Pocas veces 2

Ni pocas ni muchas veces 3

Muchas veces 4

La mayoría de veces

Siempre

5

6

CUESTIONARIO A continuación reflexione sobre las siguientes preguntas y escriba la fre­ cuencia que corresponda a su empresa.

1

2

3

1

2

3

Gestión económica

¿Realiza acciones para conocer y difundir entre sus grupos de interés los resultados financieros y econó­ micos de su operación?

Frecuencia

¿Realiza acciones para el manejo de las compras y la contratación, para lo que tiene en cuenta las expecta­ tivas de los contratistas, proveedores locales, emplea­ dos y comunidad? ¿Realiza acciones para evaluar y difundir los impactos económicos directos e indirectos de su operación en­ tre los diferentes grupos de interés? Gestión ambiental

¿Realiza acciones para mejorar y reducir los materia­ les utilizados en la fabricación de productos/servicios con base en la legislación y en los acuerdos interna­ cionales?

Frecuencia

¿Realiza acciones para el manejo y la reducción de energía utilizada con base en la legislación y en los acuerdos internacionales?

¿Realiza acciones para el manejo y la reducción del agua utilizada con base en la legislación y en los acuerdos internacionales?

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4

5

6

7

8 9

10

¿Realiza acciones para conocer y mitigar los impactos sobre la biodiversidad con base en la legislación y en los acuerdos internacionales? ¿Realiza acciones para el manejo y la mitigación de las emisiones de gases de efecto invernadero, sustan­ cias destructoras de la capa de ozono y otras emisio­ nes significativas con base en la legislación y en los acuerdos internacionales? ¿Realiza acciones para el manejo y la reducción de residuos y vertimientos con base en la legislación y en los acuerdos internacionales?

¿Realiza acciones para el manejo y la mitigación del impacto de sus productos y servicios en el ciclo de vida con base en la legislación y en los acuerdos in­ ternacionales? ¿Cumple la normatividad ambiental?

¿Realiza acciones para el manejo y la mitigación del impacto del transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la orga­ nización, con base en la legislación y en los acuerdos internacionales? ¿Realiza acciones de inversión ambiental con base en la legislación y en los acuerdos internacionales? Gestión social

1 2 3

Frecuencia

Gestión laboral

¿Realiza acciones para conocer y difundir las estadís­ ticas y la situación de los empleados?

¿Realiza acciones que permiten la participación e identificación de las expectativas de los empleados?

¿Realiza acciones para garantizar la salud y la segu­ ridad de sus trabajadores teniendo en cuenta las ex­ pectativas de los mismos?

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4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

¿Realiza acciones de promoción de formación y capa­ citación para sus trabajadores teniendo en cuenta las expectativas de los mismos? ¿Realiza acciones para garantizar la equidad de gé­ nero teniendo en cuenta las expectativas de los tra­ bajadores? Derechos Humanos

¿Realiza acciones para asegurar los derechos huma­ nos en sus relaciones de abastecimiento teniendo en cuenta la legislación y los acuerdos internacionales?

¿Realiza acciones para evitar la discriminación y pro­ mueve la inclusión laboral teniendo en cuenta las ex­ pectativas de las minorías y de los grupos poblaciona­ les vulnerables? ¿Realiza acciones que permiten la libre asociación y tienen en cuenta la legislación y los acuerdos interna­ cionales? ¿Realiza acciones que impiden el trabajo infantil y tra­ bajo forzado tanto en sus actividades productivas como en la de sus proveedores y contratistas teniendo en cuenta la legislación y los acuerdos internacionales? ¿Cumple los derechos humanos por parte de la em­ presa o de alguno de sus proveedores o contratistas? Sociedad

¿Realiza acciones que fomentan la generación de rela­ ciones constructivas con las comunidades del área de influencia o comunidades con algún tipo de vinculación?

¿Realiza acciones que fomentan las relaciones cola­ borativas con los gobiernos locales, regionales o na­ cionales? ¿Realiza acciones para evitar el soborno y la corrup­ ción con base en la legislación y en los acuerdos in­ ternacionales?

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4

5

6

1

2

3

4

5

6

¿Realiza acciones para el control de donaciones, con­ tribuciones políticas y actividades de lobby con base en la legislación y en los acuerdos internacionales? ¿Realiza acciones para evitar prácticas monopolísti­ cas y desleales con la competencia con base en la legislación y en los acuerdos internacionales?

¿Cumple con la transparencia y la libre competencia por parte de la empresa, los contratistas o los provee­ dores? Bienes y servicios

¿Realiza acciones para velar por la seguridad y la sa­ lud de los clientes, usuarios o consumidores teniendo en cuenta las expectativas de los mismos?

¿Realiza acciones para el manejo y la difusión de los sellos, etiquetas e información de los productos y servicios teniendo en cuenta las expectativas de los clientes, usuarios o consumidores?

¿Realiza acciones para el adecuado manejo del mer­ cadeo, la publicidad y las comunicaciones teniendo en cuenta las expectativas de los clientes, usuarios o consumidores, con base en la legislación y en los acuerdos internacionales? ¿Realiza acciones para asegurar la promesa de venta y la adecuada respuesta a las quejas y reclamos por parte de los clientes, usuarios o consumidores tenien­ do en cuenta las expectativas de los mismos? ¿Realiza acciones para garantizar el respecto a la pri­ vacidad de la información confidencial o de los clien­ tes, usuarios o consumidores teniendo en cuenta la legislación y los acuerdos internacionales? ¿La empresa cumple las promesas de venta o los acuer­ dos comerciales con clientes, usuarios o consumidores o alguno de sus proveedores, contratistas o represen­ tantes?

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EVALUACIÓN Aspecto

Calificación

/

Gestión económica

/

Laboral

/

Gestión ambiental

Derechos humanos Sociedad

Bienes y servicios

Factor

x

100

%

3

x

100

%

5

x

100

%

/

10

/

5

/

6

/

6

x x x x

100

%

100

%

100

%

100

%

Escriba en la siguiente tabla la sumatoria obtenida en cada aspecto para conocer los porcentajes. GRÁFICA Gestión económica 6,0 5,0 4,0

GS Bienes y servicios

3,0 2,0

GS Ambiental

1,0 0,0

GS Sociedad

GS Laboral

GS Derechos humanos

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Marque con un punto en cada uno de los seis compo­nentes del siguien­ te radial los resultados obtenidos en la tabla anterior y únalos con una línea recta. Así podrá ver gráficamente cuál es la situación actual de su gestión de Responsabilidad Social Empresarial. En una escala del 0 al 6 su situación actual aparecerá grá­ficamente y así podrá conocer la brecha entre esta y el ideal planteado, lo que a su vez le permitirá planear acciones que minimicen dicha brecha. PLAN DE ACCIÓN Esta fase busca proponer y establecer las acciones necesarias y su­ ficientes para que cada proveedor avance hacia el ideal propuesto en el Código de Conducta para los proveedores, las cuales se denominan planes de acción. Estos operan en respuesta a las falencias encontra­das en la fase ante­ rior de identificación de brechas y a las vulnerabilidades más riesgosas de la empresa. Importante: el objetivo del plan de acción es lle­var al proveedor desde su situación actual a que cumpla el Código de Conducta en la medida de sus posibilidades. – El plan de acción debe diligenciarse con el previo acuerdo entre las partes, y el pleno compromiso de eje­cución y colaboración, con el fin de que su posterior divulgación sea efectiva. El siguiente formato brinda una guía para la elaboración del plan de acción.

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FORMATO PLAN DE ACCIÓN Nombre de la empresa: Nombre del proveedor: Nombre del proyecto: Objetivos:

Metas:

Fecha:

Número plan:

Motivador

Marque con una X

Reducción de costos Aumento en la calidad Capacitación de proveedores Potencializar la cadena Cumplir con una certificación Aumentar la productividad Mejoras tecnológicas Reorganización interna Beneficio para la empresa:

Beneficio para el proveedor:

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N.º

Título de la acción

1

Acción 1

2

Acción 2

3

Acción 3

4

Acción 4

5

Acción 5

6

Acción 6

7

Acción 7

8

Acción 8

Responsables Ejecución

Cronograma

Seguimiento

Inicio

Presupuesto

Recursos

Finalización

Sugerencias:

FIRMAS Aprobó:

Revisó:

Elaboró:

Cargo:

Cargo:

Cargo:

DECLARO MI COMPROMISO (firma proveedor)

REVISIÓN Y APROBACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN Una vez establecidas las acciones que se seguirán para cada vul­nerabilidad descrita, el plan de trabajo deberá ser revisado y aprobado por la dirección de la empresa para la implementación respectiva en cada empresa proveedora. Los representantes de la empresa y de las empresas proveedoras fir­ man un acuerdo donde se comprometen a realizar las prácticas de Res­ ponsabilidad Social al interior de sus empresas, a acatar las indicaciones estipuladas, a imple­mentar los procesos o cambios necesarios para el [ 41 ]

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normal desarrollo del proyecto y a aceptar las consecuencias que arro­ jen los resultados de dichas prácticas. Importante: es necesario que se redacte y firme un acta de compromiso para que quede constan­cia de la seriedad del trabajo que se pretende conseguir. A continuación se brinda una guía del formato de acta de compromiso que usted deberá redactar de acuerdo con las especificidades de su em­ presa y de sus proveedores.

acta de compromiso implementación de la rse con los proveedores

Con el propósito de garantizar el cumplimiento del plan de implementación de la RSE entre la empresa X y el proveedor Y, quienes reunidos hoy firman el presente acuerdo en el que se comprometen a: – Participar, colaborar y apoyar cada etapa de la implementación. – Cumplir el Código de Conducta que se seguirá. – Difundir la información necesaria y pertinente entre los interesados en cada etapa de la implementación. – Brindar los recursos necesarios para el correcto desempeño de las actividades y planes programados y en general durante el desarrollo de la metodología de RSE. – Cumplir con el plan de acción estipulado. – Asistir a la totalidad de las reuniones programadas. – Y otras que considere conveniente. Me comprometo a cumplir con lo estipulado anteriormente,

Firma del Proveedor

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COMUNICACIÓN Una vez aprobado el plan de RSE con los proveedores para la imple­ mentación de las acciones, se pro­cede a comunicarlo a la organización y a los proveedores involucrados. – Es necesario comunicar a todos los grupos de interés del proveedor de la implementación de RSE para lograr así su colaboración, apoyo y compromiso con la causa. Grupo de interés Medios de comunicación Carteleras

Proveedores

Clientes

Internet

X

X

Cartas

X

X

Página web Memos

Perifoneo Radio

Actividades lúdicas

X

X

Empleados X X X X

Accionistas

X X X

Comunidad

Otros

X X

X X X

Se sugieren los siguientes canales, de acuerdo con el grupo de interés: – Realice posteriormente una presentación, sensibili­zación y capacita­ ción acerca de la Responsabilidad So­cial, de los objetivos del plan que se vaya a seguir y de los efectos del mismo, con el fin de dar a conocer los objetivos pro­puestos y asegurar que sean comprendidos por las per­ sonas a cargo en cada una de las empresas im­plicadas. Sugerencia: el equipo de trabajo de RSE de­berá ser entrenado en cono­ cimientos bási­cos de RSE, conocimiento del proveedor con el que va a trabajar y además, deberá ser escogido según aptitudes comportamen­ tales y técnicas, tales como: ética, planeación y or­ganización, creativi­ dad, trabajo en equipo y honestidad. [ 43 ]

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Estas aptitudes deberán ser promovidas al interior de la organización, respaldadas y ejemplarizadas. Importante: la comunicación debe estar inmersa en un espacio de diálo­ go entre las partes invo­lucradas, en el que se consideren las expectati­ vas y temores de los involucrados y donde se demarquen actividades y tareas claras y realis­tas. La comunicación de la RSE le permitirá demostrar trans­parencia, serie­ dad y compromiso con los involucrados, tanto en la empresa como fuera de ella, lo que a su vez se verá reflejado en el mejoramiento de su ima­ gen de marca; deberá presentar inicialmente las políticas de RSE o de trato responsable que se tengan para con los involucrados, de modo que se vislumbre como punto de partida en el mejo­ramiento de las relaciones y el establecimiento de alianzas. Importante: consolide un canal abierto y perma­nente de doble vía: el pro­ ceso de comunicación debe llevarse de aquí en adelante durante todas las etapas para permitir el intercam­bio de información, de manera que se genere una continúa retroalimentación que enriquezca el proceso.

3. ETAPA DE APROPIACIÓN Objetivo Beneficios

Lograr que los programas y actividades de RSE se lleven a cabo por los proveedores para obtener beneficios en ambas partes.

Esta etapa procura la materialización de las políticas de RSE que permiten la apropiación de las acciones que a su vez minimizan los impactos a los que se ve expuesta la organización, con el fin que su cadena de suministro sea más responsable.

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Riesgos

Herramientas

La implementación puede llegar a ser difícil en la medida que el compromiso y el trabajo fluctúen en alguna de las partes. Las con­ secuencias que esta etapa puede traer para las relaciones empresaproveedor pueden ir desde la creación de alianzas más sólidas, en el mejor escenario, hasta el rompimiento de las relaciones. El plan de trabajo de RSE con el proveedor se constituye en la herra­ mienta por utilizar en esta etapa, en el cual se especifican las activi­ dades, los responsables, el cronograma de ejecución, los recursos, las tareas, etc., todo esto hace parte de una buena implementación.

IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES En esta fase se pretende realizar actividades y tareas al interior de la empresa, así como con el proveedor en el sentido que re­spondan a las acciones acordadas anteriormente. – Una vez se establezca el compromiso de las partes se procede a la implementación de la mismas conforme al plan de acción aprobado pre­ viamente. Importante: para la toma de decisiones en esta etapa debe tenerse en cuenta el impacto jurídico de los contratos y acuerdos a los que haya lugar entre la empresa y sus proveedores, de manera que no sean vio­ lados o afectados. Es indispensable que conozca las características de su proveedor y su cultura organizacional para de allí estipular acciones realistas, medibles y conformes con sus necesi­dades, falencias y metas. ELABORACIÓN DE AUDITORÍAS DE CONTROL Es necesario hacer una revisión y evaluar las acciones planteadas con los proveedores.

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– Realice auditorías con el fin de verificar las imple­mentaciones, ase­ gurarse del seguimiento a los com­promisos y revisar periódicamente el trabajo realizado para tomar medidas correctivas a tiempo, con el fin de optimizar el proceso. Las auditorías deberán contar con el apoyo de las partes, ser objetivas y arrojar planteamientos en pro del mejoramiento del proceso. Sugerencia: si usted desea, puede desarrollar indicadores para medir los cambios y progresos de cada vulnerabilidad. Le sugerimos la siguiente tabla para el registro de sus resultados. Objetivos

Indicadores

Responsables

Ejecución

Seguimiento

Periodicidad

AJUSTES Y MEJORAS Una vez finalice el período de implementación y evaluación, se realiza­ rán mejoras al proceso para optimizarlo, pues de no hacerlo, este re­ sultado puede traer consigo la decisión de renovación del contrato o la ruptura del mismo. Importante: esta fase debe seguir contando con el apoyo constante de los impli­cados, así como de un reporte veraz de la infor­mación para to­ mar los correctivos necesarios a tiempo. [ 46 ]

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– Es preciso identificar los ajustes que permitan tomar medidas para me­ jorar el proceso, evaluar los objetivos alcanzados con el fin de disminuir las falencias y una mejora continua a partir de una retroalimentación que beneficie a todos los actores involucrados. Sugerencia: promover la colaboración, hon­estidad y entrega de informa­ ción veraz, tanto en su organización como en el proveedor para garanti­ zar la transparencia de la infor­mación en todo el proceso. Involucre a la academia en el proceso, para así obtener apoyo y dirección de las univer­sidades que tenga al alcance, esto le ayudará a potencializar la implementación, a capacitar su organización y a aprovechar mejor esta experiencia. Sus investigaciones y avances pueden ser muy útiles.

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