PRESUPUESTO GENERAL MUNICIPAL (PGM) SEMANA 3 –TEMA 5 MOMENTOS DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL GASTO El proceso de la ejecución presupuestal del gasto se puede dividir en varios momentos de los cuales se desprenden registros diferentes. Esos momentos son: la intención, el perfeccionamiento del compromiso, la obligación y el pago. Los actos que de ellos se derivan son los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), los Registros Presupuestales (RP), las autorizaciones de pago y los soportes de los egresos. MOMENTOS Y RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO MOMENTOS DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO Intención
Compromiso
DESCRIPCIÓN
ACTO
RESPONSABLE
Cuando la Certificado de administración, Disponibilidad representada en uno de Presupuestal los ejecutores del presupuesto tiene la determinación de adelantar una acción que implica gasto y requiere la verificación de que ese gasto está incorporado en el presupuesto y que hay apropiación suficiente para el efecto. En este punto se hace la selección del proveedor del bien o servicio
Ordenador del Gasto
En este momento deja de ser una intención para pasar a ser un compromiso del que se
Ordenador del gasto
Registro Presupuestal
JJBC - YLPD
Jefe Presupuesto
Jefe
de
de
Obligación
Pago
derivan derechos y obligaciones.
presupuesto
En este momento, bien Autorización sea por las condiciones de pago del contrato, o porque ya se han percibido parcial o totalmente los bienes y servicios, se tienen obligaciones de pagos.
Ejecutor del presupuesto que percibe los bienes y servicios
En este momento se Egreso realiza el pago parcial o total de la obligación adquirida por la administración.
Tesorero
Ordenador pago
del
5.1 REQUISITO PARA AFECTAR EL PRESUPUESTO DE GASTOS: EXPEDICIÓN DEL CDP Todos los actos administrativos que afectan las apropiaciones presupuestales deberán contar con Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) previos, que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. El Certificado de Disponibilidad es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien hace sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. En el caso de convenios o contratos de cofinanciación, sólo se podrá expedir disponibilidad presupuestal para adquirir compromisos con cargo a los recursos del ente cofinanciador cuando se encuentre garantizado el ingreso de los recursos, esté debidamente aproba do en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) y que el Comité de Hacienda lo autorice. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Concejo municipal, para comprometer vigencias futuras. Cualquier compromiso que se adquiera sin el lleno de este requisito creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma la obligación. JJBC - YLPD
El CDP se expide cada vez que se prevea ordenar el gasto, es decir que, en el momento de la intención de adquirir el compromiso a solicitud del ordenador del gasto, el jefe de presupuesto debe verificar si es o no procedente la solicitud y formulará los ajustes que se requieran. El CDP afecta la apropiación en forma preliminar. Los CDP deben tener una vigencia limitada para ejercer un mejor control de la capacidad de gestión y ejecución del presupuesto de gastos. La vigencia debe determinarse de acuerdo con la complejidad de la selección del proveedor o contratista; por ejemplo, un CDP para un proceso de contratación directa deberá tener una vigencia no mayor a un (1) mes, y un proceso de licitación requiere una vigencia mayor, de acuerdo al cronograma proyectado del proceso licitatorio. Cualquier acción que afecte el presupuesto de gastos debe contar previamente con un CDP, por ejemplo:
Para adquirir un compromiso.
Para iniciar la selección de un contratista.
Para expedir un decreto de aplazamiento de gastos.
Para expedir un decreto de reducción del presupuesto.
Para los proyectos de traslado presupuestal.
Para los convenios interadministrativos.
Manejo de recursos por parte de órganos fideicomitentes.
Para la solicitud de autorizaciones de vigencias futuras.
La única excepción al CDP como requisito sin el cual no se puede iniciar acción que implique gasto, es el proceso de conciliación; en este caso, el CDP se expide con posterioridad al inicio de la conciliación y es exigido para amparar el pago de la misma. Para cancelar los créditos judicialmente reconocidos, conciliaciones y laudos arbitrales proferidos, deberán contar con una certificación expedida por la Secretaría de Hacienda, en la cual conste que éstos no han sido cancelados ni se encuentra en trámite ninguna solicitud de pago.
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5.2 REGISTRO PRESUPUESTAL Igualmente, los compromisos deberán contar con Registro Presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos que implican compromisos de gastos. En consecuencia, ninguna autoridad puede contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Concejo municipal, para comprometer vigencias futuras. Cualquier compromiso que se adquiera sin el lleno de este requisito creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma dichas obligaciones. El Registro Presupuestal es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se afecta de manera definitiva el presupuesto municipal. Se expide cada vez que se perfeccione un compromiso que implique gasto, a solicitud del ordenador del gasto. El jefe de presupuesto debe verificar si es o no procedente la solicitud y formulará los ajustes que se requieran. El registro puede ser en monto inferior al CDP que lo precedió, pero no en monto superior. Para la expedición de un Registro Presupuestal se requiere:
Certificado de Disponibilidad Presupuestal vigente.
Documento soporte del compromiso (contrato, nómina, OPS, etc.).
Plan de pagos ajustados al PAC.
Autorización
de
vigencias
futuras,
si
así
lo
requiere.
Cualquier acción que afecte el presupuesto de gastos debe contar previamente con un Registro Presupuestal, por ejemplo:
Para perfeccionar un compromiso.
Al expedirse un decreto de reducción del presupuesto.
Al firmar convenios interadministrativos.
Manejo de recursos por parte de órganos fideicomitentes.
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