Thuyết Giảng Tranh Luận - Trình Bày

TRẦN QUANG THUẬN

THUYẾT GIẢNG Thuyết giảng –LUẬN trình bày TRANH - ĐIỀU HÀNH 1

MỤC LỤC PHẦN I : THUYẾT GIẢNG - TRÌNH BÀY hay NGHỆ THUẬT NÓI CHUYỆN TRƯỚC QUẦN CHÚNG BẮT ĐẦU TỪ TRONG RA NGOÀI TRUYỀN ĐẠT CÓ HIỆU QUẢ: 1. Tại sao khả năng trình bày giờ đây trở nên quan trọng?

2. Thế nào là cách trình bày hữu hiệu?

3. Thế giới truyền đạt.

4. Sử dụng thông thạo dụng cụ truyền thông 5. Những điều bạn nghe không phải là những điều ta muốn nói.

6. Những điều cần tránh khi trình bày trước công chúng.

7. Năm điều khiến cho việc trình bày thất bại.

YẾU TỐ THIẾT YẾU CHO SỰ TRUYỀN ĐẠT: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Điều ta muốn truyền đạt có ý nghĩa, có giá trị Lôi cuốn sự chú ý của thính giả Nhấn mạnh đến sự am tường Tiếp nhận phản ứng Chú ý đến giáng điệu Thuyết phục

NHỮNG DỰ KIỆN CẦN KHUẤT PHỤC, UN ĐÚC ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT DIỄN GIẢ TÀI TÌNH: 1. Khiếp sợ nói trước quần chúng 2. Ước muốn và kiên trì là chìa khóa của thành công Bí quyết khuất phục khiếp sợ nói trước quần chúng Bản kiểm soát 3 ngày trước khi thuyết trình Thuyết giảng – trình bày

2

3. Phê bình, nhận định đi vào chi tiết. Thay vì nói “Hay lắm” mà phải nói hay chỗ nào, dở chỗ nào.

4. Cung cấp nhận định sớm chừng nào hay chừng ấy, khi bài thuyết trình đang còn mới mẻ trong trí óc.

5. Nhận định những gì mà diễn giả có thể thay đổi.

6. Phê bình với thái độ tích cực, chứ không phải tiêu cực; với tâm trạng cưu mang nhưng không trịch thượng. Thái độ trịch thượng khép chặt cửa giao lưu tư tưởng.

7. Để cho diễn giả có cơ hội hỏi về bài thuyết trình của mình. Cố gắng tìm hiểu những gì diễn giả cho là ưu tiên, những gì diễn giả thực bận tâm.

Bản kiểm soát 24 giờ trước khi thuyết trình Sắp xếp thời gian, địa điểm thuyết trình Tự đánh giá khả năng thuyết trình Ba câu hỏi sau buổi trình bày

Nếu ta là người trình bày vấn đề, ta là diễn giả, ta cũng cần được người khác nhận định về mình, về những gì ta diễn đạt. Sau đây là những điều cần tuân thủ khi thu nhận lời phê bình hay nhận định của kẻ khác:

Nội dung Nhiệt tình Mục tiêu: -

1. Tin tưởng người nghe có nhiều điều muốn cho ta biết. Dầu sao chăng nữa những nhận định của họ giúp ta điều chỉnh khuyết điển, kiện toàn diễn đạt.

2. Đừng có thái độ tự vệ: Mở lòng đón nhận nhận định. Xem nhận định là món quà tặng, giúp ta hiểu thêm về bài thuyết trình và khán thính giả.

3. Lẽ dĩ nhiên người phê bình. nhận định hiểu rõ những điểm ưu tiên của mình, những điều mình cưu mang nhất.

4. Phải biết chắc là mình hiểu rõ những phê bình, nhận định. Nếu cần thiết, hỏi lại cho rõ hay nhờ người ta viết lên giấy cho rõ ràng.

Thuyết giảng – trình bày

46

NĂM THÀNH PHẦN QUAN TRỌNG CỦA MỘT TRÌNH BÀY CÓ SỨC MẠNH THUYẾT PHỤC: 1.

2.

3.

4.

5.

Bài thuyết trình Giáng điệu Dụng cụ Khung cảnh Chuẩn bị.

BÀI THUYẾT TRÌNH

Cung cấp tin tức, dự kiện Đem lại sự thỏa mãn Tạo cảm xúc Cổ võ hành động

Sử dụng ngôn từ thông thường Lựa chọn đề tài Sắp đặt bài thuyết trình Viết bản thảo Thực tập bằng cách đọc to bản thảo Xem chừng phản ứng của thính giả Đọc bài thuyết trình?

Sử dụng cartes 3 x 5.

Viết gì trên cartes?

Bắt đầu như thế nào?

Biến thính giả thành tham dự viên chứ không phải người ngoại cuộc.

Kể câu chuyện về mình Sử dụng danh ngôn và những lời tuyên bố độc đáo Dẫn lời của người thuyết trình trước Thuyết giảng – trình bày

3

Đặt câu hỏi có tính cách thử thách với thính giả Tạo tin tưởng Đưa lời hứa hẹn Sử dụng trợ thị cụ Thay đổi giọng điệu Tránh nói những câu sau Kết thúc bài thuyết trình như thế nào?

Kết thúc bằng cổ võ hành động Kết thúc bằng câu hỏi có tính cách giả thuyết Kết thúc bằng lời tuyên bố Kết thúc giống như lúc bắt đầu Tóm tắt bí quyết truyền đạt có sức mạnh lôi cuốn thính giả.

GIÁNG ĐIỆU Tự phân tích mình Sắc mặt, nụ cười, tiếp xúc bằng mắt Cử chỉ Cách đứng Những cử chỉ cần tránh Tinh thần trẻ trung Cách phục sức Phục sức và cử chỉ của thuyết trình viên Tóm lược bí quyết kiện toàn giáng điệu

PHỤ LỤC 3: NHẬN ĐỊNH, ĐÁNH GIÁ (Lược trích từ cuốn Effective Speeches của Judith A. MvManus, tr. 91- 100)

TRỢ THỊ CỤ Mức độ tiếp nhận, học hỏi Những dụng cụ cần thiết cho buổi thuyết trình Tóm lược bí quyết sử dụng dụng cụ một cách hữu hiệu BỐI CẢNH Diện tích phòng xá lý tưởng Cách sắp đặt bàn ghế Cách sắp xếp ghế ngồi Bản hướng dẫn Nhạc đệm Thời gian Thuyết giảng – trình bày

3. Loại bỏ những gì làm xao động, bên ngoài cũng như bên trong. Bên ngoài: tiếng nhạc, điện thoại, xe chạy. . . bên trong: tức giận, thương nhớ. . .

4. Chú tâm vào những gì diễn giả trình bày.

5. Thái độ thoáng đối với diễn giả. Đừng vội phê phán, nhận định vì cách ăn mặc, diện mạo, cử chỉ của diễn giả.

6. Nghe toàn bài trước khi nhận định.

7. Giúp diễn giả bằng phản ứng của mình, như gật đầu, nhăn mặt. Nếu đúng lúc đặt câu hỏi để biết rõ diễn giả muốn nói gì.

8. Phân tích khả năng nghe. Có lúc nghe không rõ lắm? Cách diễn đạt có vẻ kỳ lạ? Nhận rõ cách thức nghe của mình là bước đầu trong việc kiện toàn khả năng nghe.

4

Tự nhận định, tự đánh giá hay nhận định, đánh giá tài nói chuyện trước công chúng của người khác là phương thức hay nhất để nâng cao, kiện toàn khả năng nói chuyện trước quần chúng. Qua phương thức nhận định, đánh giá ta sẽ rõ điều gì đã làm cho người ta trở thành nhà hùng biện.

Khi muốn phê bình kẻ khác ta nên sử dụng những dự kiện sau: 1. Luôn luôn quân bình phê bình, nhận định với những đề nghị kiện toàn cụ thể. Ngay cả tự phê bình, tự nhận định cũng xét cả hai chiều ưu điểm và khuyết điểm.

2. Chú ý đến dự kiện. Chỗ nào cần bổ khuyết, nêu lý do và dẫn bằng chứng.

Thuyết giảng – trình bày

45

14. Cảm thấy thoải mái khắp thân thể, từ đầu, đến thân, đến chân.

PHƯƠNG THỨC THỨ HAI BẰNG CÁCH QUÁN TƯỞNG SAU: Nhắm mắt lại quán tưởng mình đang đứng trước quần chúng sắp sửa thuyết trình. Quần chúng nín thinh, lắng tai nghe. Thuyết trình xong, quần chúng vỗ tay tán thưởng. Quần chúng đặt câu hỏi và mình trả lời thông suốt trước sự tán thưởng của quần chúng.

PHỤ LỤC 2: BÍ QUYẾT MUỐN TRỞ THÀNH NGƯỜI BIẾT NGHE (Lược trích từ Judith A. McManus : Effective Speeches, tr. 91- 101)

Đề nghị Thời Khóa Biểu cho một hội thảo 6 giờ từ 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều Tóm lược bí quyết tạo bối cảnh hữu hiệu CHUẨN BỊ Đừng phàn nàn nếu mọi việc không như ý Gửi thiếp cám ơn trước cho những người giúp đỡ mình Quảng bá Thực tập, thực tập, thực tập Bắt đầu đúng giờ, chấm dứt đúng giờ Trợ huấn cụ đầy đủ Bản giữ chỗ Nói chuyện trước với thính giả Đường thoát cấp cứu.

Thường thường ta nghe mà thật sự không phải nghe, do đó không lãnh hội được những gì ta nghe.

Muốn trở thành người biết nghe, đòi hỏi thời giờ và kiên trì, nhưng kết quả đáng cho ta bỏ thì giờ tập luyện. Trước hết tìm hiểu cái gì ngăn cản diễn trình nghe: Tự cho mình hiểu rõ vấn đề; ta dùng nhiều thì giờ nghiên cứu vấn đề nên không quan tâm đến những gì người khác nói; ta vội ghi chép tất cả làm tràn ngập những điểm chính; ta có thành kiến về tướng mạo, cách phục sức của diễn giả.

Sau đây là bí quyết muốn trở thành người biết nghe: 1. Kiến tạo lý do tại sao đi nghe người diễn thuyết, nghe người bạn nói chuyện, nghe trình bày ích lợi của một sản phẩm.

2. Lắng nghe dự kiện quan trọng. Đừng chép từng câu từng chữ. Nên quán xuyến toàn diện.

Thuyết giảng – trình bày

44

Thuyết giảng – trình bày

5

4. Chú tâm vào đề tài, vào khán thính giả, chứ không phải về mình.

5. Tập thở trước khi bắt đầu thuyết trình.

6. Chuẩn bị kỹ và thực tập kỹ.

THUYẾT GIẢNG - TRÌNH BÀY hay NGHỆ THUẬT NÓI CHUYỆN TRƯỚC QUẦN CHÚNG Nếu có hai người cùng trình độ học vấn, cùng kinh nghiệm làm việc, cùng khả năng đưa ra những giải pháp tương tự cho một vấn đề... chắc chắn người biết làm thế nào để trình bày quan điểm của mình với sức mạnh thuyết phục, sẽ có cơ hội tốt hơn khiến cho quan điểm của mình được chấp thuận và đưa ra thi hành.

TRÌNH BÀY MANG LẠI KẾT QUẢ LÂU DÀI, CÓ SỨC MẠNH THUYẾT PHỤC BẮT ĐẦU TỪ TRONG RA NGOÀI: I.

Từ trong ta: Tự nói cho mình nghe. Trước hết phải nói cho mình nghe. Nếu mình muốn chuyển đạt một quan điểm, một ý nghĩ nào, trước hết trong đầu óc mình phải rõ rệt trước khi truyền đạt quan điểm, ý nghĩ đó cho người khác nghe.

II. Truyền đạt quan điểm đến với từng người. Khi nói chuyện với từng cá nhân, trình bày quan điểm của mình một cách có trật tự. Làm sáng tỏ vấn đề. Hỏi người mình nói chuyện cho biết cảm tưởng của họ. Đừng bao giờ cho rằng những điều mình nói ra sẽ được tiếp nhận như mình muốn.

III. Trình bày với từng nhóm. Khi trình bày cho một nhóm người, sử dụng những điều được đề cập sau, sẽ giúp cơ hội được thính giả am tường và chấp nhận những gì mình muốn trình bày.

Thuyết giảng – trình bày

6

HAI PHƯƠNG THỨC DÙNG ĐỂ KHUẤT PHỤC KHIẾP SỢ NÓI TRƯỚC CÔNG CHÚNG. (Lược trích từ: Rachel Blumstein: Public Speaking, The Rosen Publishing Group, Inc. New York, 2000, tr. 11- 13) PHƯƠNG THỨC THỨ NHẤT GỒM NHỮNG ĐỘNG TÁC SAU: 1. Hít mạnh vào, rồi từ từ thở ra. Khi thở ra, nhắm mắt lại, tưởng tượng sự lo ngại đang thoát khỏi thể xác mình, bay đi nơi khác.

2. Nắm chặt hai bàn tay trong vòng 10 giây, rồi thả ra nhanh. Để ý đến sự tê tay trong vòng 15 đến 20 giây.

3. Hai vai dãn ra, giữ nguyên trong vòng 10 giây rồi dãn ra trong vòng từ 15 đến 20 giây.

4. Giong thẳng hai cánh tay, giữ nguyên vị thế ấy trong vòng từ 10 đến 15 giây.

5. Làm nhăn trán bằng cách nhướng lông mày.

Giữ nguyên rồi buông ra.

6. Làm nhăn bắp thịt da mặt. Nhắm mắt thật chặt.

Dương môi, cúi vai xuống. Giữ nguyên vị thế, rồi từ từ dãn ra.

7. Ưỡn lưng.

8. Thắt bắp thịt lồng ngực bằng cách hít mạnh rồi từ từ thở ra.

9. Rút chặt bắp thịt bụng bằng cách thóp bụng lại trong vòng 10 giây.

10. Rán chặt mông và bắp chân rồi dãn ra.

11. Rán chặt bàn chân rồi dãn ra.

12. Rán chặt những ngón chân rồi dãn ra.

13. Giờ đây xét lại toàn thân xem có chỗ nào còn cấn cái, cử động bắp thịt ở khu vực cấn cái ấy.

Thuyết giảng – trình bày

43

Bảng giữ chỗ Chuẩn bị bảng giữ chỗ. Thường thường vào khoảng từ 10 đến 20% chỗ ngồi bị bỏ trống. Ít người muốn ngồi ở các hàng ghế đầu. Vì vậy cần có bảng giữ chỗ đặt ở các hàng ghế cuối cùng để thính giả phải ngồi vào những hàng ghế đầu. Khi những hàng ghế đầu đã đầy, ta có thể bỏ bảng giữ chỗ ở các hàng ghế sau.

Nói chuyện trước với thính giả Nếu được, nên gọi điện thoại cho vài ba thính giả vài ngày trước, hỏi ý kiến họ tại sao muốn tham dự buổi thuyết trình để biết quan điểm của họ. Làm quen về quá trình, gốc gác của thính giả. Nhờ họ cho biết có người bạn nào sẽ đến tham dự để ta có đủ dự kiện giúp cho buổi thuyết trình thành công. Đường thoát cấp cứu Tìm hiểu và thông báo cho tham dự viên biết đường thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp.

PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: BÍ QUYẾT KHUẤT PHỤC KHIẾP SỢ NÓI TRƯỚC QUẦN CHÚNG ( Lược trích từ Judith A. McManus: Effective Speeches, 4th ed. An Arco Book, tr. 3- 4) 1. Khán thính giả có lẽ không biết mình run sợ.

Tại sao phải run sợ. Chuyển sự run sợ này qua đề tài mình bấy lâu quan tâm, giờ đây có dịp trình bày.

2. Rõ ràng là khán thính giả tán thành quan điểm của mình qua cử chỉ, sắc mặt của họ.

3. Ăn nói tự nhiên, đừng quan trọng hóa về mình.

Thuyết giảng – trình bày

42

TRUYỀN ĐẠT CÓ HIỆU QUẢ: 1. Tại sao khả năng trình bày giờ đây trở nên quan trọng ?

Người ta nói rất nhiều về những yếu tố quan trọng cho việc tiến thân như sự hiểu biết, khả năng kỹ thuật, kinh nghiệm, tài tổ chức. Tuy nhiên truyền đạt quan điểm là hệ trọng hơn cả.

Khả năng truyền đạt quan điểm với cấp trên, với đồng nghiệp, với cá nhân hay với từng nhóm người là chìa khóa cho sự thăng tiến nghề nghiệp.

2. Thế nào là cách trình bày hữu hiệu?

Trình bày có nghĩa là chuyển đạt quan điểm của mình cho người khác. Trình bày hữu hiệu có nghĩa là san sẻ quan điểm của mình với người khác như thế nào đó để người khác có thể hiểu rõ quan điểm của mình. Người nào biết trình bày hữu hiệu là người có thể: - Lãnh đạo - Năng động hóa đồng nghiệp và nhân viên - Được sự kính trọng và tin tưởng - Tạo khung cảnh điều hòa - Làm cho những người chung quanh thêm lòng tự tín - Truyền đạt tin tức dễ dàng và chính xác - Đạt được mục tiêu 3. Thế giới truyền đạt: Nếu hai người cùng khả năng, cùng điều kiện cạnh tranh cho một chức vụ trong tổ chức, người có khả năng truyền đạt thường được giao phó nhiệm vụ. Tin tức và khả năng chuyển đạt tin tức là một sức mạnh.

Nhưng khả năng truyền đạt không chỉ là lời nói.

Truyền đạt được thể hiện qua nhiều hình tướng Thuyết giảng – trình bày

7

- nghe, thấy, cảm nhận qua âm thanh, hình ảnh, cử chỉ, gồm nói, nghe, nhìn, xúc chạm, nếm, cảm nhận, ngửi, hành hoạt vân vân.

Người ta có thể chuyển đạt lời nhắn nhủ bằng hình ảnh, truyền đơn, bích chương, sách báo, vô tuyến truyền thanh, truyền hình, thâu băng, thâu thanh, vi tính, điện tính và vô số hình thức thông tin, truyền thông khác.

Hiện nay chúng ta đang trải qua thời đại truyền thông bùng nổ. Trước đây vài chục năm, chúng ta chỉ có một vài đài truyền thanh truyền hinh, một vài kênh, một vài băng tầng, một ít sách báo. Ngày nay chúng ta có vô số, không thể đếm hết. Không biết bao nhiêu sách vở, báo chí để đọc, không biết bao nhiêu chương trình phát thanh để nghe, bao nhiêu chương trình truyền hình để nhìn. Vô số tin tức làm cho ta không biết phải chọn tin tức nào, phải để ý tin tức nào, trong khi thì giờ có hạn bắt ta phải lựa chọn mau chóng. Do đó ta có khuynh hướng chọn những gì có vẻ hấp dẫn nhất đối với ta. Vì vậy khả năng truyền đạt trở thành quan trọng trong thế giới đầy tin tức và tin tức cạnh tranh nhau để được sự chú ý của chúng ta.

4. Sử dụng thông thạo mọi dụng cụ truyền thông “Ta nghe, ta quên.

Ta thấy, ta nhớ.

Ta làm, ta hiểu “ Truyền đạt tư tưởng không chỉ bằng ngôn ngữ không thôi. Ta phải làm thế nào lôi kéo sự chú ý của người khác, làm cho họ lắng nghe những gì ta muốn nói. Làm thế nào cho họ trầm mình vào những gì ta muốn truyền đạt: âm thanh, hình ảnh, cử chỉ ngay cả mùi vị.

Gửi thiệp cám ơn trước cho những người giúp đỡ mình Buổi thuyết trình của ta có đạt được kết quả theo ý muốn hay không tùy thuộc vào thiện chí của nhiều người trong ban tổ chức. Nên gửi thiệp cám ơn họ trước khi đến thuyết trình.

Quảng bá Nhờ ban tổ chức quảng bá buổi thuyết trình cho dân chúng biết. Cho quần chúng biết rõ ngày giờ, địa điểm, đề tài, người thuyết trình.

Dù thuyết trình viên có tài bao nhiêu, dầu bài thuyết trình có hấp dẫn bao nhiêu mà không có người tham dự thì cũng chỉ hoài công vô ích. Vì vậy phải quảng bá, phải vận động người đến tham dự. Trong dịp này, nếu cần thiết cho quần chúng biết cách phục sức trong buổi thuyết trình.

Thực tập, thực tập, thực tập Đứng trước gương thực tập. Thực tập với một số người quen. Thực tập nhiều lần. Thực tập lời mở đầu, lời kết thúc. Thực tập mức độ nói nhanh, chậm. Thực tập bộ điệu, cách đi, cách đứng, cử chỉ, sắc mặt.

Bắt đầu đúng giờ, chấm dứt đúng giờ Luôn luôn để ý đến thì giờ. Đừng bắt đầu trễ giờ. Đừng nói quá giờ. Đừng để cho khán thính giả phiền hà vì sự dài dòng của mình. Thà để cho thính giả muốn ta nói nhiều hơn nữa.

Trợ thị cụ đầy đủ Trợ thị cụ giúp buổi thuyết trình thêm năng động, khiến thính giả tiếp nhận đầy đủ hơn những gì muốn truyền đạt.

Ở đây tôi không bàn về nghệ thuật nói trước công chúng (public speaking). Trước đây tài Thuyết giảng – trình bày

8

Thuyết giảng – trình bày

41

12:00- 13:00 13:00- 13:50 13:50- 13:55 13:55- 14:45 14:45- 15:00 15:00- 16:00 16:00

1 giờ ăn trưa Hội thảo 50 phút 5 phút co dãn tay chân Hội thảo 50 phút Giải lao 15 phút Hội thảo 1 giờ Kết thúc hội thảo

TÓM LƯỢC BÍ QUYẾT TẠO BỐI CẢNH HỮU HIỆU. 1. Đến địa điểm thuyết trình một ngày hay ít nhất một giờ trước khi bắt đầu.

2. Mở cửa sổ, mở máy điều hòa không khi cho phòng mát và thoáng.

3. Biết vị thế bật điện và những ổ điện trong phòng.

4. Để số ghế ít hơn số tham dự viên. Số ghế còn lại dựng ở phía sau.

5. Để bảng “ghế dành đặc biệt” (Reserved) ở hai hàng cuối, cốt để tham dự viên ngồi vào các hàng ghế đầu.

6. Kéo màn cửa sổ.

7. Tìm các điện thoại và sẽ cúp điện thoại trong thời gian thuyết trình.

8. Kiểm soát lần cuối làm cho phòng thoải mái.

E. CHUẨN BỊ Chuẩn bị kỹ càng giúp thuyết trình viên vượt khỏi nhược điểm, giúp thuyết trình viên đạt được kết quả mong muốn Đừng phàn nàn nếu mọi chuyện không như ý Nếu không có thì giờ để điều chỉnh, để kiện toàn, đừng phàn nàn, vì lỗi tại ta. Dù không lỗi tại ta, cũng đừng phàn nàn, vì không giúp ích gì mà chỉ tạo thêm không khí ngột ngạt.

Thuyết giảng – trình bày

40

liệu viết về nghệ thuật nói trước công chúng thường chỉ chú trọng đến ngôn từ được xử dụng để truyền đạt tư tưởng. Ở đây ta đi xa hơn nữa, mặc dầu ta không xem thường nội dung của buổi nói chuyện công cọng - ta cần có điều gì muốn san sẻ với người khác, muốn truyền đạt đến người khác - nhưng truyền đạt như thế nào để người nghe có thể lãnh hội những gì ta muốn nói lại càng quan trọng hơn.

Sự trình bày (presentation) thành công hay không đòi hỏi nhiều yếu tố chứ không riêng gì ngôn từ, không riêng gì nội dung của bài thuyết trình. Nó đòi hỏi đến cách diễn đạt, cử chỉ, điệu bộ (body language), trợ thị cụ, tập dược.

5. Những điều bạn nghe không phải là những điều ta muốn nói...!

Thường thường chúng ta cho rằng vì chúng ta dùng mọi nỗ lực để truyền đạt quan điểm của chúng ta nên mọi người sẽ lãnh hội những gì ta muốn truyền đạt. Trên thực tế, điều này hoàn toàn trái ngược. Cứ tưởng tượng ta đi đến một nước ngôn ngữ bất đồng. Muốn người bản xứ tiếp nhận những gì ta muốn nói, ta nói thật to, thật nhiều, rốt cuộc chỉ làm trò hề không mà thôi. Thông thường người ta không nói những gì họ muốn nói. Ta có thói quen làm cho người nghe choáng váng mặt mày bằng cách không dùng những từ ngữ thông dụng để diễn đạt quan điểm của mình. Người nghe nhận xét ta bằng những gì họ nghĩ là họ nghe ta nói hơn là những gì ta muốn nói. Mức độ tiếp nhận những gì ta muốn truyền đạt được quyết định bởi phản ứng của người nghe.

Sau đây là những sai lầm thường vấp phải khi ta truyền đạt quan điểm cho người khác, cá nhân cũng như tập thể: Thuyết giảng – trình bày

9

6. Những điều cần tránh khi trình bày trước công chúng: - Nói quá nhanh - Nói một cách trầm trầm - Nói the thé - Nói mà không cười - Nói nhiều mà trống rỗng - Nói mà thiếu tự tín, thiếu thuyết phục - Sử dụng từ ngữ “lớn” - Sử dụng nhiều trừu tượng mà không có thí dụ cụ thể - Từ ngữ không rõ ràng - Sử dụng quá nhiều từ ngữ chuyên môn - Không giải thích rõ dụng ý hay mục tiêu - Lời lẽ vụng về, lỗi lầm văn phạm - Nói quá nhỏ, khó nghe - Sử dụng thổ ngữ hay lời lẽ không mấy tao nhã - Nói mà thiếu chuẩn bị, thiếu hiểu rõ nội dung - Nói không có thứ lớp - Không nhìn vào cử tọa - Cử chỉ thiếu tự nhiên - Nói có vẻ xem thường thính giả - Nói không đi thẳng vào đề tài - Không sử dụng trợ huấn cụ - Xem thường sự thông minh của thính giả - Không năng động hóa thính giả 7. Năm điều khiến cho việc trình bày thất bại: - Mắt không nhìn, không tiếp xúc với thinh giả - Xem thường thính giả - Chỉ cho thính giả biết dự kiện và chỉ dự kiện không thôi.

- Không năng động hóa, không sử dụng cử chỉ.

Thuyết giảng – trình bày

10

Hướng dẫn - Để tham dự viên có thể dễ dàng kiếm địa điểm phòng họp, cho treo bản hướng dẫn chỉ đường.

- Mọi hướng dẫn viên đều chỉ dẫn giống nhau hoặc trực tiếp hoặc bằng điện thoại.

Nhạc đệm Văn nghệ được sử dụng trước khi thuyết trình, trong giờ giải lao, giờ dùng sáng, trưa, tối và tắt trong thời gian thuyết trình.

Thời gian - Chọn thời giờ thuyết trình hữu hiệu nhất, không bị ảnh hưởng bởi các dự kiện như ngày lễ, ngày công việc dồn dập, đại hội âm nhạc, thể thao, thuyết trình, hội thảo khác.

- Không nên chọn thời giờ thuyết trình sau những ngày lễ dài hạn vì tuy thể xác của tham dự viên hiện diện, nhưng thần trí thì ở đâu đâu.

- Thỉnh thoảng có đôi phút nghỉ ngơi để tham dự viên đỡ mệt mỏi, có cơ hội ruỗi tay chân, gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm, phản ứng, sáng kiến với nhau. Đề nghị Thời Khóa Biểu cho một hội thảo 6 giờ từ 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều 7:30- 8:00 8:00- 9:00 9:00- 9:05 9:05- 10:00 10:00- 10:15 10:15- 11:05 11:05- 11:10 11:10- 12:00

Trà, cà phê, bánh, trái cây Hội thảo 1 giờ 5 phút co dãn tay chân Hội thảo 55 phút Giải lao 15 phút Hội thảo 50 phút 5 phút co dãn chân tay Hội thảo 50 phút

Thuyết giảng – trình bày

39

D. BỐI CẢNH

-

Địa điểm và khung cảnh thuyết trình có ảnh hưởng đến mức độ tiếp nhận những gì muốn truyền đạt. Nếu bối cảnh không thuận lợi, khó đạt được kết quả mong muốn. Nên làm quen với hội trường, nơi tổ chức thuyết trình. Đó là trụ sở văn phòng? Trong khách sạn? Tại một trường đại học? Tại trung tâm hội nghị? Có dễ tìm không? Phòng xá có rộng rãi không? Có đủ sức dung chứa số thính giả dự liệu? Tiện nghi như thế nào? Giải khát? Mái điều hoà không khí? Phòng vệ sinh? Chỗ đứng, chỗ ngồi, âm thanh, ánh sáng như thế nào.

Diện tích phòng xá lý tưởng Hình chữ nhật, diện tích 1 x 1.5 (nếu bề ngang 10m, thì bề dọc 15m (10 x 15); nếu bề ngang 30m, thì bề dọc 45m (30 x 45).

Cách sắp đặt bàn ghế Hình Chữ U, 10bàn, 20 ghế Không tốt

Hình Chữ U, 10 bàn 20 ghế Tốt

Cách sắp xếp ghế ngồi 49 ghế - không tốt

49 - tốt

Quá nghiêm nghị, không cười một tí nào.

YẾU TỐ THIẾT YẾU CHO SỰ TRUYỀN ĐẠT: Muốn cho người khác tiếp nhận những gì ta muốn truyền đạt, cần phải hội đủ 6 yếu tố thiết yếu. Nói một cách giản dị, truyền đạt là diễn trình gửi và nhận tin tức, nhưng diễn trình này không thể hoàn hảo trừ phi ta nhận được phản ứng của thính giả.

Sáu yếu tố thiết yếu ấy là: 1. Điều ta muốn truyền đạt có ý nghĩa, có giá trị.

Trước hết ta phải có cái gì thật có ý nghĩa, có giá trị để truyền đạt và sẵn sàng để truyền đạt.

Chúng ta đã từng nghe những người nói mà không biết họ muốn nói gì, hay những điều họ nói thật sự có ý nghĩa hay giá trị gì không, thế mà họ cứ nói, nói tràng giang đại hải. Cần phải có thì giờ sắp đặt tư tưởng trước khi trình bày.

2. Lôi cuốn sự chú ý của thính giả. Làm cho họ chú tâm, làm cho họ tin tưởng. Trừ phi điều ta trình bày có giá trị, ta không thể duy trì sự chú ý của thính giả một thời gian lâu dài. Ta phải được sự tin tưởng của họ thì ta mới có thể thuyết phục họ, khiến họ tiếp nhận quan điểm của ta. Nếu thính giả không tin tưởng, họ không tiếp nhận những gì họ nghe. Ngay lúc ban đầu ta phải tạo sự tin tưởng cho họ, chứ không phải vào lúc cuối cùng của buổi trình bày. Ngạn ngữ Hy Lạp nói : “Không ai tin tưởng vào ta nếu ta không chú ý đến họ.” Ta phải làm cho thính giả chú ý đến những gì ta muốn nói bằng cách ta quan tâm đến những gì họ muốn nghe, những gì có giá trị, có ý nghĩa.

3. Nhấn mạnh đến sự am tường. Phải đặc biệt quan tâm làm cho người ta hiểu mình. Đừng cố gắng thuyết phục. Đừng vội chứng minh mình

Thuyết giảng – trình bày

38

Thuyết giảng – trình bày

11

đúng (chưa phải lúc). Để ý đến giọng nói. Đừng tỏ vẻ cao đạo, đừng giảng dạy. Thính giả trưởng thành không muốn nghe kiểu thuyết giảng này.

4. Tiếp nhận phản ứng. Thử tìm hiểu xem sự trình bày của mình có thuận lợi hay không. Tìm hiểu xem thính giả có rõ điều mình muốn nói? Nếu họ không rõ, lập tức làm sáng tỏ vấn đề. Hãy kiên nhẫn với thính giả. Nhìn đối tượng theo nhãn quan của họ. Nếu họ không hiểu ta, đó không phải là lỗi của họ mà tại vì ta truyền đạt vụng về.

5. Chú ý đến giáng điệu. Quí vị có bao giờ thấy hai người nói chuyện với nhau, tuy đồng quan điểm mà nghe như là trái nghịch nhau? Có người ưa cãi. Họ không biết nghe, họ không biết là quan điểm của họ thực sự không khác quan điểm của đối phương. Đừng để giọng điệu của ta có vẻ cãi cọ. Đừng để xúc động ảnh hưởng nặng nề đến những gì ta muốn truyền đạt. Khi ta trò chuyện hay thảo luận với người nặng phần cảm xúc, phải cho người ấy biết càng sớm càng tốt là ta hiểu quan điểm của họ và đồng ý với những gì họ nói. Nhờ vậy tránh được phần xúc cảm nặng nề và khiến cho đối tượng dễ tiếp nhận những gì ta muốn truyền đạt.

6. Thuyết phục. Đây là bước cuối cùng, là diễn tiến cuối cùng và quan trọng nhất. Khi ta tin thính giả đã tiếp nhận những gì ta truyền đạt, khi đó, và chỉ khi đó, ta cố gắng thuyết phục họ theo quan điểm của mình và cùng mình chủ trương hành động. Nên nhớ: Chúng ta chỉ làm những gì có lợi và tránh những gì có hại. Phải cho thính giả biết tại sao phải hành động như Thuyết giảng – trình bày

12

Thuyết giảng – trình bày

37

-

Tài liệu phân phối :

vậy. Phần thuyết phục sẽ trở nên dễ dàng nếu ta đã trải qua 5 diễn tiến đầu.

Loại tài liệu Khi nào phân phối Giấy trắng - Trước khi thuyết trình - Những từ ngữ chính - Vừa lúc bắt đầu thuyết trình - Sơ đồ, trích dẫn - Trong khi hay cuối buổi thuyết trình - Ấn phẩm, mẫu đặt hàng - Cuối buổi thuyết trình - Bài thuyết trình - Sau buổi thuyết trình - Danh sách tài liệu trích dẫn - Sau buổi thuyết trình - Hình ảnh, sơ đồ - Máy phóng ảnh - Bút mềm - Máy thu băng Thực tập cách sử dụng trợ thị cụ Kiểm soát dụng cụ Chuẩn bị kế hoạch thay thế trong trường hợp không có dụng cụ vào phút cuối cùng TÓM LƯỢC BÍ QUYẾT SỬ DỤNG DỤNG CỤ 1. Xác nhận ít nhất hai lần dụng cụ có sẵn sàng trong buổi thuyết trình không.

2. Kiểm soát, tái kiểm soát bóng đèn, điện lực, giây điện, contacts v.v...

3. Chuẩn bị tài liệu trên giấy trong (dùng để chiếu) ít nhất ba ngày trước khi thuyết trình.

4. Chuẩn bị dụng cụ trừ bị và sẵn sàng thuyết trình trong trường hợp không có dụng cụ.

5. Mang theo dụng cụ trừ bị

Thuyết giảng – trình bày

36

DIỄN TIẾN TRUYỀN ĐẠT 1. Điều ta muốn truyền đạt có giá trị hay không ?

Không Im lặng Có 2. Lôi cuốn sự chú ý của thính giả ? Làm cho họ chú tâm? Làm cho họ tin tưởng ?

Không Phải làm Có 3. Nhấn mạnh đến sự am tường Không Nói kiểu khác

Có

4. Tiếp nhận phản ứng Không Nhấn mạnh am tường

Có

5. Chú ý giọng điệu Không

Có

Có thể thất bại

6. Thuyết phục, kết thúc Không Đã lãng phí thì giờ!

Thính giả phải tiếp nhận những gì ta muốn chuyển đạt trước khi kỳ vọng họ đồng ý với ta !

NHỮNG DỰ KIỆN CẦN KHUẤT PHỤC, UN ĐÚC ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT DIỄN GIẢ TÀI TÌNH: 1. Khiếp sợ nói trước công chúng. Ta sợ nói không đâu vào đâu làm trò cười cho thiên hạ.

Do đó ta thán phục những người có khả năng nói trước quần chúng, thao thao bất tuyệt. Thật ra tất cả chúng ta đều có thể nói trước quần chúng, nếu ta bỏ ít thì giờ tập luyện. Lúc đầu hơi khó khăn, có khi ta bị khựng lại, nhưng Thuyết giảng – trình bày

13

đừng nản chí, rồi tất cả chúng ta đều thành công.

2. Ước muốn và kiên trì là chìa khóa của thành công. Những ai đã thành công đều phải trải qua nhiều thất bại. Những người thành công không phải thành công ngay lần đầu mà vì kiên trì, không nản lòng khi thất bại. Họ có can đảm tiếp tục, có khả năng phân tích lỗi lầm và ý chí tiến thủ. Nhờ đức tính kiên cường mà các nhà thể thao đạt giải Olympic, các khoa học gia, các nhà kinh doanh thành công trong nỗ lực của họ. Cũng vậy, bạn có thể trở thành nhà thuyết trình hấp dẫn, lôi cuốn thính giả nếu: a/ Muốn trở thành nhà hùng biện b/ Có lòng tự tín 100% Phải thành khẩn với những gì mình muốn diễn đạt và mạnh dạn diễn dạt. Phải nắm vững đề tài và can đảm cũng như hăng say trình bày đề tài. Không hoàn toàn nắm vững đề tài, không mấy hăng say chỉ mang lại thất bại mà thôi.

Nếu không có ý chí kiên cường, thì mọi cố gắng chỉ uổng phí thì giờ. Kiên cường và ý chí tiến thủ luôn luôn song hành. Nói tóm lại ta không thể tiến bộ nếu không cố gắng, ta không thể tiến bộ nếu dễ nản lòng. Quan trọng hơn hết, ta không thể tiến bộ nếu không biết cần phải điều chỉnh lãnh vực nào.

Có người cần diều chỉnh, cần bồi bổ lòng tự tín nói trước quần chúng. Có người cần bồi bổ cách thức trình bày. Có người cần trau chuốc ở khía cạnh này hay khía cạnh khác khiến cho buổi thuyết trình nổi bật. Ở bất kỳ trường hợp nào, bí quyết thành công đều giống nhau.

Thuyết giảng – trình bày

14

4.

5.

6.

7.

Mặc áo quần lịch sự nhất Đi đứng chững chặc Không bao giờ hối hả trước công chúng Vai thẳng, mặt nhìn trước. Mỉm cười.

C. TRỢ THỊ CỤ Một hình ảnh có giá trị hơn một nghìn chữ. Buổi thuyết trình không chỉ bằng lời nói mà còn bằng hình ảnh, bằng di chuyển, bằng cử chỉ, bằng điệu bộ, bằng giao tiếp giữa thuyết trình viên và khán thính giả. Nếu có trợ thị cụ sẽ giúp khán thính giả ghi nhớ nhiều hơn những gì truyền đạt.

Nghiên cứu ảnh hưởng trợ thị cụ liên quan đến việc tiếp nhận và ghi nhớ đem lại kết quả sau: Ghi nhớ Sau 3 giờ Sau 3 ngày Chỉ bằng lời Chỉ bằng hình ảnh Bằng lời và hình ảnh

70% 72% 85%

10% 20% 65%

Mức độ tiếp nhận, học hỏi: - Qua thị giác: 83% - Qua thính giác: 11% - Qua xúc giác, vị giác, khứu giác: 6% Những dụng cụ cần thiết cho buổi thuyết trình: - Bục nói chuyện - Diễn đàn - Khán đài - Máy micro Laveliere (giây đeo cổ), Clipon (kẹp vào áo), Floor (để đứng trên sàn nhà), Table (để trên bàn), Hand held (cầm tay) - Computers - Slides Thuyết giảng – trình bày

35

anh ta thấy đăng trong báo. Lần này sự đáp ứng của khách qua đường không giống ngày hôm qua. Có người dừng lại, có người lưỡng lự, nửa muốn dừng lại, nửa muốn đi. Cuối ngày anh ta được trên 20 đô.

Ngày thứ ba, cũng diễn viên ấy, lần này ăn mặc tồi tàn, cũng đứng cùng góc đường xin tiền. Ít người dừng lại. Rốt cuộc suốt ngày anh ta chỉ kiếm được vài đô. Điều gì đã xảy ra? Cũng cùng một người, cùng con đường, cùng góc đường, thế mà ngày thứ nhất, người ăn mặc chỉnh tề được trên 200 đô, ngày thứ hai mặc quần jean, áo blouse che gió, nhận được trên 20 đô, ngày thứ ba, người ăn mặc tồi tàn, chỉ được vài đô. Điều này chứng tỏ cách phục sức ảnh hưởng đến thái độ của người chung quanh đối với đương sự.

Phục sức và cử chỉ của thuyết trình viên: - Đồ lớn, màu đậm - Áo chemise trắng - Cravate hay khăn choàng màu đỏ - Giày đen, đánh bóng.

- Ít đồ trang sức. Mang đồ trang sức một cách kín đáo, nhã nhặn.

- Phụ nữ đeo vòng tai lớn - Bút máy đừng rẻ tiền quá - Cử chỉ thư thái, tự nhiên - Lưng thẳng, vai thẳng, cằm ngửng lên - Mỉm cười, đừng quá nghiêm nghị

Bí quyết khuất phục khiếp sợ nói trước quần chúng : (Xem Phụ Lục 1) 1. Phân tích nhược điểm cần kiện toàn: Biết ưu điểm và xây dựng thêm dựa trên ưu điểm sẵn có.

2. Thiết lập kế hoạch kiện toàn kỹ thuật rồi kiên trì thực hành cho đến khi hoàn hảo. Một lần, rồi hai lần, nếu cần 100 lần. Một ngày, hai ngày, nếu cần suốt cả năm. Thực hành, kiên nhẫn thực hành. Muốn buổi thuyết trình của mình có mãnh lực hấp dẫn phải thực tập và kiên trì thực tập.

3. Nghiên cứu cách thuyết trình của những người khác. Phương thức giản dị và hay nhất là chú ý đến cách thuyết trình của những người khác, quan sát, phân tích xem họ có ưu điểm gì, khuyết điểm gì rồi áp dụng vào cách trình bày của mình. Đừng kỳ vọng có kết quả ngay tức khắc. Phải kiên trì.

4. Giám định khả năng trình bày của mình theo những bản hướng dẫn và kiểm soát sau:

1. Chú trọng đến thân thể dù thân thể có nặng ký.

2. Đứng, ngồi thẳng. Không bao giờ xuồi người.

3. Nếu không rõ hình tướng của mình như thế nào, hãy soi gương trước khi gặp thính giả.

Bản Kiểm soát 3 ngày trước khi thuyết trình - Nắm vững những điểm chính của bài thuyết trình. Viết trên những tấm cartes nhỏ. Tóm tắt mục tiêu thuyết trình trong một câu.

- Thực tập lời mở đầu và lời kết thúc. Viết trên những tấm cartes 3 x 5. Để một số cartes trống phòng khi dùng đến.

- Trình bày bài thuyết trình 3 lần, nếu được trước một số “thính giả thực tập”.

- Chuẩn bị những câu hỏi và trả lời. Viết trên những tấm cartes 3x 5 và đưa cho cò mồi.

Thuyết giảng – trình bày

Thuyết giảng – trình bày

TÓM LƯỢC BÍ QUYẾT KIỆN TOÀN GIÁNG ĐIỆU

34

15

-

-

Chuẩn bị trợ thị cụ.

Chuẩn bị tài liệu phân phát. In trên 10% số tài liệu cần phân phát.

Phòng bị trường hợp trợ thị cụ không đến kịp thời.

Kiểm soát phòng thuyết trình một tuần lễ trước khi thuyết trình.

Chuẩn bị tài liệu giới thiệu. Viết thành văn và đưa cho người giới thiệu đọc.

Quần áo hợp thời.

Thực tập cách điều hành hơi thở để được ung dung tự tại.

Hình dung khán thính giả đang vui vẻ cười đón diễn giả! Hình dung sắc diện thay đổi khi thính giả nghe thuyết trình.

Hình dung họ vỗ tay tán thưởng vào những điểm có giá trị trong bài thuyết trình.

Thuyết trình năng động. Thực tập những điểm cần nhấn mạnh, cần năng động hóa và có tác dụng năng động.

-

Thường vuốt tóc Đứng quặt chân Ngón chân lay động

Tinh thần trẻ trung Nhạn ngữ Tây Phương nói : “Trẻ trung không phải đo lường bằng thời gian mà được lượng giá bằng tâm tư. Con người không trở thành già nua vì tuổi tác mà già nua vì đời sống không còn lý tưởng”.

“Năm tháng làm nhăn da mặt, mất lòng hăng say làm nhăn linh hồn”.

“Lo âu, nghi ngờ, thiếu tự tín, sợ hãi, chán chường - đây là những năm tháng dài đằng đẳng làm cho trái tim khô héo, biến tinh thần trẻ trung trở thành cát bụi”.

“Trẻ trung nhờ niềm tin; già nua vì nghi ngờ; trẻ trung nhờ tự tín; già nua vì sợ hãi; trẻ trung nhờ hy vọng, già nua vì chán chường”.

Bản kiểm soát 24 giờ trước khi thuyết trình -

-

Kiểm soát lại xem trong cặp có bài giới thiệu, có sơ đồ, có đầy đủ tài liệu phân phát không.

Biết rõ đường đi đến hội trường. Dành nhiều thì giờ, đề phòng kẹt xe. Chuẩn bị trường hợp xe bị hư dọc đường.

Biết danh tính và số điện thoại của các thành viên trong ban tổ chức.

Biết danh tính của những nhân vật quan trọng tham dự buổi thuyết trình. Cố gắng nhớ tên của họ! Cố gắng tìm hiểu họ để có dịp đề cập đến những điểm cần thiết.

Mang theo giấy bút, bút chì, bút lông.

Mang theo trợ thị cụ cần thiết.

Thuyết giảng – trình bày

16

Cách phục sức Người ngoài nhìn mình, đánh giá mình, nhận xét về mình đều do cách ăn mặc của mình. Một cuộc thí nghiệm được thực hiện để đo lường ảnh hưởng của phục sức, trong đó diễn viên phục sức chỉnh tề, mặc đồ lớn, màu xậm, thắt cravate đỏ, tay cầm cặp da đứng ở góc đường của một thành phố lớn xin tiền, nói quên bóp ở nhà, cần tiền xe bus. Nhiều công chức, thương gia dừng lại hỏi chuyện và nhiều người đã cho anh ta tiền. Đến cuối ngày, anh ta nhận được trên mấy trăm đô.

Ngày hôm sau, cũng chính diễn viên ấy, mặc quần jean, áo ấm che gió, đứng cùng góc đường xin tiền để gọi điện thoại kiếm việc mà Thuyết giảng – trình bày

33

ý đôi vai. Giữ đôi vai đứng thẳng biểu lộ tự tín, vai dồn về phía trước biểu lộ bi quan, vai xuội xuống biểu lộ thất vọng. Đứng thuyết trình tốt hơn ngồi vì ngoài việc thân thể được co giảng hơn, còn dễ năng động hóa, dễ sử dụng ngôn từ thân thể, dễ làm cho thính giả chú ý đến những gì muốn diễn đạt. Nếu có thể, đi lui đi tới để trình bày lại càng làm cho thính giả chú ý hơn

-

Sắp xếp thời gian, địa điểm thuyết trình -

Cách đứng - Đứng thẳng, đầu ngưỡng ra trước, cằm ngưỡng ra trước.

- Miệng mỉm cười - Hơi thở điều hòa - Mắt trong sáng - Mắt từ từ nhìn thính giả - Ngực ưỡng, bụng thoi - Đừng để tay vào túi - Đầu gối tự nhiên - Lưng thẳng - Đứng hai chân nhẹ giang ra (đàn ông cũng như đàn bà)

Thuyết giảng – trình bày

-

-

Những cử chỉ cần tránh: - Tay bỏ trong túi - Mắt chớp hoài - Không tiếp xúc với khán giả bằng mắt - Nhìn xuống sàn nhà - Cặp giò run run - Liếm môi, cắn môi - Nghiến răng - Ngón tay gõ trên bàn - Chân tay tháy máy - Nắm chặt tay - Bàn tay, nách đổ mồ hôi - Tiếng nói lạt giọng - Nói nhanh - Khô cổ

-

32

Y phục, giày dép hợp thời.

Thực tập thuyết trình lần cuối.

Công bố thời gian, địa điểm thuyết trình càng sớm càng tốt.

Công bố đề tài thuyết trình, nói rõ tầm quan trọng.

Nhờ ban tổ chức quảng bá về thuyết trình viên: quá trình, khả năng, kiến thức, kinh nghiệm v.v. . .

Kiểm soát xem nơi thuyết trình có đủ sức dung chứa thính giả, có phù hợp với đề tài và tham dự viên?

Nếu được nên có trà, café, bánh ngọt cho tham dự viên.

Cung cấp bảng tên cho tham dự viên.

Không nên để những người quen biết nhau ngồi chung một chỗ, tạo không khí cho tham dự viên có cơ hội làm quen với người lạ mặt và bớt nói chuyện!

Cho tham dự viên biết cách phục sức nếu cần.

Phải cho thuyết trình viên biết nếu địa điểm thuyết trình, thành phần tham dự thay đổi ít nhất 48 giờ trước khi thuyết trình.

Phân phối những câu hỏi về thuyết trình cho tham dự viên để đo lường phản ứng và thành quả thuyết trình, gồm những câu hỏi như sau: Xin cho biết 3 ý kiến quan trọng thâu thập được qua bài thuyết trình. Quí vị có dự định đem những ý kiến đề nghị ra thi hành? Theo quí vị thuyết trình viên cần bổ khuyết ở lãnh vực nào về nội dung cũng như kỹ thuật trình bày?

Thuyết giảng – trình bày

17

Tự đánh giá khả năng trình bày (Xem Phụ Lục 2) Sau mỗi lần trình bày ta nên tự đánh giá ưu khuyết điểm. Đừng bận tâm đến khuyết điểm mà cần quan tâm làm thế nào trong kỳ thuyết trình sau sẽ tiến bộ hơn, hoàn hảo hơn.

Bản lượng định Yếu tố Tốt Không tốt Làm thế nào có thể bổ khuyết Lời mở đầu ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Giọng nói ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Cách trình bày Nội dung Điệu bộ Mắt nhìn Cách đứng Nụ cười Sử dụng trợ thị cụ Giải quyết những câu hỏi Lời kết thúc Ra về Ba câu hỏi sau mỗi buổi trình bày 1. Thính giả có thấu rõ mục tiêu của bài thuyết trình? Ta có đạt được chủ đích?

2. Ta có giữ đúng thì giờ thuyết trình dự định?

3. Thính giả có hiểu rõ đề nghị hoạt động được nêu ra trong bài thuyết trình?

Thuyết giảng – trình bày

18

thể vượt qua hay loại bỏ ý nghĩa của ngôn từ.

Vì vậy phải điều hợp thân hình, tay chân và miệng lưỡi theo một tín hiệu. Kiểm soát giáng điệu cũng quan trọng như kiểm soát ngôn từ.

Tự phân tích mình Đứng trước gương nhìn mình làm giáng điệu, sắc mặt, đầu, cổ, cằm, tay chân xem có phù hợp với lời nói diễn đạt. Nên thâu băng để có thể nhìn nhiều lần, hòng điều chỉnh những gì cần điều chỉnh. Nên nhớ sức mạnh của sự chuyển đạt không phải phát xuất từ những gì ta nói mà từ cách ta phát biểu. Do đó phải biết tận dụng tối đa giáng điệu, hay ngôn ngữ của thân thể (body language). Thực tập để có thể diễn đạt bằng lời cũng như bằng giáng điệu, sắc mặt, biểu hiện của những cảm xúc vui buồn, giận ghét, quan tâm, hờ hững v.v...

Sắc mặt, nụ cười, tiếp xúc bằng mắt Trong truyền đạt, 55% bằng giáng điệu, phần lớn bằng cái đầu qua đôi mắt, cặp lông mày và miệng. Sắc mặt nói rất nhiều. Thực tập cách sử dụng nó. Theo các nhà tâm lý học, những người hay cười thường vui vẻ, thoải mái, hạnh phúc hơn. Nụ cười hồn nhiên, thành thực dễ truyền cảm, dễ mang lại sự thân tình. Theo Leonardo da Vinci, cặp mắt là tấm gương của linh hồn, soi rõ những gì ta cảm xúc bên trong.

Mở rộng đôi mắt biểu thị sự tin tưởng; dướng đôi mắt lên tỏ vẻ ngạc nhiên; hé nhắm đôi mắt biểu thị thiếu tin tưởng; mắt giáp mắt nói lên sự truyền cảm.

Cử chỉ Học cách nói chuyện bằng tay. Nhìn, phân tích, thực tập cử chỉ của các nhà hùng biện, của các giáo sĩ, của các chính trị gia. Đừng bao giờ bỏ tay vào túi. Đừng chấp tay sau lưng quá lâu. Để Thuyết giảng – trình bày

31

có chúng mà không chuẩn bị, không đào tạo thì không khác gì không có chúng…

NĂM THÀNH PHẦN QUAN TRỌNG TRONG BUỔI TRUYỀN ĐẠT : A. BÀI THUYẾT TRÌNH

TÓM LƯỢC BÍ QUYẾT TRUYỀN ĐẠT 1. Đề tài thuyết trình đáp ứng kỳ vọng thính giả.

2. Truyền đạt bằng ngôn ngữ của thính giả.

3. Sắp xếp trình bày theo dàn bài.

4. Quán thông những điểm chính cùa bài thuyết trình.

5. Không đọc bài thuyết trình.

6. Sử dụng cartes.

7. Đứng để thuyết trinh, nếu được.

8. Thực tập thuyết giảng nhiều lần, nếu được trước một số người.

9. Năng động hóa.

10. Nhấn mạnh những điểm quan trọng.

11. Thường ngưng lại trong giây lát để tạo không khí chờ đợi.

12. Bắt đầu chậm, rồi tiến nhanh dần dần.

13. Tỏ vẻ tự tín, thoải mái B. GIÁNG ĐIỆU Nghiên cứu về truyền thông cho chúng ta thấy việc chuyển đạt tin tức, quan điểm bằng nhiều cách ngoài ngôn từ. Trong cuốn Silent Messages, Dr Albert Mehrabian nói những gì ta muốn truyền đạt 7% chịu ảnh hưởng từ ngữ, 38% giọng nói, 55% giáng điệu. Nói một cách khác 93% của những gì ta muốn chuyển đạt không bằng phương tiện từ ngữ mà bằng phương tiện bán ngôn tự, hay phi ngôn tự.

Thân hình chúng ta nói rất nhiều. Chúng ta thường dùng thân hình để gửi tín hiệu thích hay không thích. Giáng điệu cọng với giọng nói có Thuyết giảng – trình bày

30

Nội dung Nếu muốn ảnh hưởng đến người nghe, ta phải dựa vào tất cả phương tiện truyền đạt chứ không riêng gì nội dung bài thuyết trình. Nội dung thuyết trình tuy quan trọng nhưng cách trình bày cũng không kém hệ trọng. Làm cho người ta hiểu và tiếp nhận những gì ta muốn trình bày là điều rất quan trọng, là thước đo khả năng diễn đạt và truyền đạt của người thuyết trình.

Nhiệt tình Ta phải nhiệt tình với những gì ta muốn truyền đạt. Thiếu nhiệt tình sẽ hiện rõ khi ta truyền đạt.

Giả sử ông giám đốc nhờ bạn cắt nghĩa cho nhân viên dưới quyền bạn là hãng sẽ mở cửa thêm nửa giờ mỗi ngày, điều mà bạn không đồng ý. Trong trường hợp này, bạn có 3 đường lựa chọn : 1/ Không đồng ý thông báo cho nhân viên. 2/ Thay đổi ý kiến. 3/ Từ chức. Đừng nói chuyện với nhân viên trừ phi mình đồng quan điểm.

Mục tiêu Bạn muốn truyền đạt điều gì? Mục tiêu của bạn khi muốn nói chuyện với thính giả là gì? Kinh nghiệm và sự hiểu biết của bạn giúp gì cho thính giả?

Khi trình bày một đề tài là bạn muốn đem tư tưởng của bạn, đem con người bạn lên thị trường. Do đó món hàng phải đuợc hấp dẫn khiến người nghe, người thấy sẵn sàng mua. Đôi khi ta phải bán những món hàng mà người Thuyết giảng – trình bày

19

mua không mấy thích thú. Ở đây đòi hỏi khả năng rao hàng một cách đặc biệt: khả năng trình bày, khả năng diễn đạt.

Bài thuyết sau: -

trình gồm ít nhất một trong bốn mục tiêu Cung cấp tin tức, dự kiện Đem lại sự thoả mãn Tạo cảm xúc Cổ võ hành động

Bài thuyết trình hay, hấp dẫn gồm cả 4 yếu tố trên.

Cung cấp tin tức, dự kiện Đây là mục tiêu thông thường nhất. Khi ta cung cấp tin tức là ta san sẻ kiến thức của ta cho người nghe. Kiến thức này phải hấp dẫn, mới lạ. Nên nói những gì liên hệ đến nhu cầu của thính giả. Đừng phí thì giờ đưa ra ý kiến hay cắt nghĩa quan điểm mà thính giả không quan tâm. Và nên nhớ, nhiều tin tức quá, nhiều dự kiện quá chỉ làm cho người nghe choáng váng mặt mày. Nên chú tâm vào những điểm trọng yếu. Thính giả nếu cần biết thêm chi tiết có thể hỏi diễn giả trong giờ chất vấn. Nhưng nếu không cung cấp đầy đủ dự kiện có thể làm cho bài thuyết trình thiếu phẩm chất, mất giá trị ! Đem lại sự thoả mãn Điều này rất khó thực hiện. Nên nhớ đừng pha trò, dễ làm phật lòng thính giả. Có thể kể chuyện nhí nhảnh, nhưng cẩn thận đừng làm mất nhiều thì giờ. Có thể đem chuyện riêng của mình, có tính cách khiêm cung, hài hước kể cho thính giả nghe, gây cảm tình và sự quan tâm của thính giả. Những câu chuyện đem lại sự thoải mái trong chốc lát phải hướng đến mục tiêu xây dựng. Tốt hơn hết dùng vài phút hài hước rồi đi ngay vào đề tài.

Thuyết giảng – trình bày

20

-

-

Sau khi về nhà tôi mong quí vị gọi điện thoại cho trường đại học công cọng ghi tên vào khóa học Nghệ Thuật Nói Chuyện Trước Quần Chúng.

Khi trở về nhà tôi mong quí vị hỏi con cháu xem chúng chuẩn bị tương lai của chúng như thế nào. Lắng tai nghe, đừng vội phê phán.

Kết thúc bằng câu hỏi có tính cách giả thuyết: - Tổ chức của chúng ta sẽ đi vào đâu nếu chúng ta không có nhóm lãnh đạo làm việc với tinh thần tập thể?

- Tổ chức của chúng ta sẽ như thế nào nếu vị ấy... qua đời?

- Tổ chức của chúng ta sẽ như thế nào nếu các thành phần trong tổ chức làm việc rời rạc, thiếu hăng say, thiếu định hướng?

Kết thúc bằng lời tuyên bố Thí dụ: “Đề tài tôi trình bày hiện nay là mối quan tâm của nhiều tổ chức Phật Giáo trước các xu thế thời đại. Nhiều tổ chức, nhiều học giả, nhiều chuyên viên nghiên cứu vấn đề ở nhiều khía cạnh khác nhau, tôi chỉ trình bày một phần nhỏ. Chúng tôi hy vọng quí vị có dịp nghiên cứu, đi sâu thêm vào vấn đề...”

Kết thúc giống như lúc bắt đầu: - Như khi bắt đầu câu chuyện, tôi dẫn lời nói của F.D.R. “Chúng ta không có gì để sợ cả ngoài cái sợ...”

- Tôi muốn chấm dứt bài thuyết trình như lúc khởi đầu: Thanh thiếu niên là rường cột của tổ chức. Thiếu chúng, tổ chức khó tồn tại. Thiếu chúng không ai duy trì và tiếp tục sứ mạng giao phó. Thiếu chúng, tổ chức mất hết ý nghĩa… nhưng Thuyết giảng – trình bày

29

Băng video, slides. Slides dùng để chiếu dàn bài lên màn ảnh, giúp thính giả theo dõi thuyết trình.

Thay đổi giọng điệu Đừng nói cùng một giọng điệu làm cho thính giả dễ buồn ngủ. Đừng nói nhỏ quá và cũng đừng to, the thé. Nơi cần nhấn mạnh, phải nhấn mạnh. Khi cần nói chậm, phải chậm, cần nhanh phải nhanh. Nếu muốn sử dụng ngoại ngữ chuyên môn, cố phát âm cho đúng. Thay đổi giọng điệu không phải chuyện dễ làm. Phải thực tập nhiều lần. Kiếm máy thu thanh, thâu giọng nói rồi từ đó điều chỉnh dần dần.

Tránh nói những câu sau : - Tôi không quen nói trước công chúng...

- Tôi không hiểu tại sao tôi được mời nói chuyện ngày hôm nay...

- Thật ra tôi không có chuẩn bị tí nào...

- Tôi... tôi... vân vân...

Kết thúc bài thuyết trình như thế nào?

Tóm tắt bài thuyết trình như: - Nói tóm lại chúng ta có năm phương thức làm cho tổ chức của chúng ta thêm vững mạnh... hay - Trước khi dứt lời tôi muốn san sẻ với quí vị ba điểm chính...

- Chấm dứt bài thuyết trình với câu chuyện nhỏ khiến cho thính giả cảm thấy hài hòa và sẵn sàng tiếp nhận những gì đã được truyền đạt.

Kết thúc bằng cổ võ hành động: - Từ giờ trở đi tôi hy vọng chúng ta cùng nỗ lực xây dựng tổ chức bằng cách kiện toàn những lãnh vực đã được nêu ra.

Tạo cảm xúc Muốn tạo cảm xúc ta phải xúc cảm với những gì ta trình bày. Giai đoạn đầu cung cấp cho thính giả món ăn nhẹ, dần dần đi vào nội dung, gây cảm xúc xây dựng. Đừng bao giờ tạo cho họ cảm xúc chán chường, bi quan. Đừng bao giờ phê bình mà không đề nghị giải pháp.

Cổ võ hành động Ta tự hỏi khi trình bày đề tài ta muốn thính giả phản ứng như thế nào? Ta muốn họ có một khái niệm mới? Ta muốn họ tiếp nhận sáng kiến của ta? Ta muốn họ hành động theo dự tính? Nên hỏi thính giả: - Làm thế nào để cải thiện tình trạng hiện nay?

- Yêu cầu quí vị chọn một số người, hỏi ý kiến họ rồi phân tích ý kiến để đi đến kế hoạch hành động.

- Vô lẽ chúng ta cứ tảng lờ để cho ngày tháng trôi qua !

Xử dụng ngôn từ như thính giả xử dụng Điều chỉnh lời lẽ trình bày tùy từng loại thính giả. Mỗi loại thính giả xử dụng ngôn từ riêng.

Sử dụng từ ngữ mang ấn tượng rõ ràng để thính giả dễ tiếp nhận. Ngôn từ quen thuộc tạo sự gần gũi, gắn bó, nhất là khi trình bày vấn đề có vẻ gay cấn.

- Nói thế nào để đừng tạo sự xa cách với thính giả.

- Đừng sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn hay ngoại ngữ mà thính giả không quen thuộc làm cho thính giả có cảm tưởng mình khoe khoang, vênh váo, coi thường thính giả.

- Dùng từ ngữ giản dị, ngắn gọn Lựa chọn đề tài

Thuyết giảng – trình bày

28

Thuyết giảng – trình bày

21

Thính giả không bao giờ muốn nghe thuyết trình viên dong dài, nói tràng giang đại hải. Phải có nội dung phong phú suốt bài thuyết trình, nhưng đừng quá nhiều, đừng ham hố nói nhiều vấn đề. Winston Churchill nói: “Bài thuyết trình không khác gì chiếc áo cánh của người phụ nữ, vừa dài để đủ che thân nhưng cũng vừa ngắn để trở nên hấp dẫn!.” Cố gắng trình bày điều muốn chuyển đạt một cách giản dị, ngắn gọn.

Lặp đi lặp lại các điểm chính của bài thuyết trình bằng nhiều phương thức khác nhau.

Biết được sở thích của thính giả Sau khi biết rõ sở thính của thính giả, nên chọn đề tài và lập tức nghiên cứu đề tài. Danh xưng của đề tài rất quan trọng, làm cho người ta chú ý Nếu thính giả là nhóm chuyên viên, đề tài nên đi vào lãnh vực đặc biệt. Nếu thính giả gồm nhiều thành phần, nội dung đề tài càng rộng càng hay. Phải hăng say trong khi thuyết trình.

Lưu ý thính giả về quan điểm của các chuyên viên, đồng nghiệp về nội dung đề tài. Đọc sách báo để thâu thập ý kiến. Thăm dò quan điểm của bạn bè, đồng đội để kiện toàn nội dung thuyết trình.

Sắp đặt bài thuyết trình Thường thường tài liệu dùng cho bài thuyết trình không mấy khó kiếm. Điều khó khăn là lựa chọn dự kiện, sắp đặt dự kiện.

Phải nghiên cứu đề tài một cách cặn kẽ Thiết kế hồ sơ về mọi ý kiến liên quan đến đề tài Cắt giữ bài báo, danh ngôn liên quan đến đề tài Thâu thập những mẫu chuyện cá nhân về thành công cũng như thất bại. Biến những kinh nghiệm này thành dự kiện thuyết trình.

Thuyết giảng – trình bày

22

-

Với mức độ phá rừng hiện nay, bao lâu nữa núi rừng thế giới sẽ bị trống trụi?

Nguyên nhân chính cho sự suy thoái của Phật Giáo là nguyên nhân gì?

Mỗi chúng ta phải làm gì để tái tạo vị thế lãnh đạo tư duy?

Thời gian bao lâu để ta có thể đào tạo một lãnh đạo đầy đủ trí tuệ và đạo đức?

Yêu cầu thính giả dong tay đồng tình nếu đồng quan điểm.

Khi đặt những câu hỏi như vậy, phải sẵn sàng có câu trả lời.

Tạo tin tưởng Nếu thính giả không biết gì về mình, không có lòng tin đối với mình, họ sẽ không lắng nghe và không tiếp nhận. Vì vậy phải tạo sự tin tưởng. Đừng nói dối. Đừng thổi phồng về mình. Dẫn chứng những gì có thật. Thí dụ: “Trước đây hai tuần, trong kỳ Hội Thảo... tôi có dịp trình bày đề tài..., một đề tài mà theo ý kiến của các tham dự viên, rất quan trọng đối với họ, những người thường quan tâm đến...” Đưa lời hứa hẹn Hứa có thể thực hiện. Thí dụ: “Trong vòng 30 phút tôi sẽ san sẻ cùng quí vị một quan điểm mà nếu thực hiện, sẽ mang lại ít nhất 20% lợi nhuận...” “Vào giờ sau tôi sẽ cùng với qui vị làm một cuộc thí nghiệm, nâng cao mức độ gần gũi thân thiết trong liên hệ giữa tổ chức và thành viên...” “Sau khi đọc kỹ tài liệu này, quí vị sẽ trở thành nhà thuyết trình có sức lôi cuốn thính giả...”

Sử dụng trợ thị cụ

Thuyết giảng – trình bày

27

Henry Ford nói: “Gặp gỡ nhau là chuyện bắt đầu, duy trì liên hệ là một tiến bộ, cùng nhau hoạt động mới là thành quả...” “Tổ chức của chúng ta sẽ đứng hàng đầu nếu chúng ta thực hiện lời đề nghị mà tôi muốn san sẻ cùng quí vị ...” “Nếu chúng ta lãng phí thì giờ vào những buổi họp không đâu vào đâu, tổ chức của chúng ta trong vòng 10 năm sẽ là vang bóng một thời...” “Cơ quan Lượng Định Cali cho chúng ta thấy nếu ta thỏa mãn với độ chính xác 99.9%, hàng giờ sẽ có 22,000 tấm chi phiếu trả sai tiền; hàng ngày 50 trẻ con sơ sinh bị thiệt mạng; hàng tuần 500 vụ giải phẩu sai lầm; hàng năm 20,000 toa thuốc cho sai. Quan trọng hơn hết hàng năm 32,000 trái tim bị ứ trong lồng ngực...” “Nếu thành phần bất mãn trong tổ chức của chúng ta cầm tay nhau sắp hàng, có thể trải dài từ Sàigòn đến Vũng Tàu...” “Nếu chúng ta gom những thư cám ơn lại một chỗ, sẽ trở thành hòn núi cao trên 100 thước...”

“Nếu chúng ta sinh hoạt như hiện nay, tổ chức của chúng ta sẽ mai một trong một ngày rất gần...”

Dẫn lời của người thuyết trình trước Nếu ta tham dự hội thảo hay hội nghị, ta có thể dẫn lời phát biểu trước đó của một thuyết trình viên. Tán thán ý kiến hay của người khác giúp mang lại phản ứng thân thiện. Thí dụ: “Trước khi vào đề, tôi muốn bày tỏ quan điểm của tôi về lời phát biểu trước đây của thuyết trình viên... về tầm quan trọng của cách làm việc tập thể. Tinh thần đồng đội, kinh nghiệm làm việc tập thể mà thuyết trình viên san sẻ thật rất hữu ích cho cá nhân tôi... (kể câu chuyện về mình để chứng minh). Đặt những câu hỏi có tính cách thử thách với thính giả, như Thuyết giảng – trình bày

26

-

Chuyển những ý kiến này vào các tấm cartes 3 x 5.

Dàn bài - Xây dựng bản đồ thuyết trình.

Bản đồ giúp ta phân biệt ý kiến nào chính, ý kiến nào phụ. Bắt đầu viết đề tài vào giữa trang giấy. Ghi những dự kiện gì liên quan đến đề tài. Nối liền những dự kiện ấy với đề tài nằm chính giữa. Ở mỗi dự kiện viết những từ ngữ quan trọng. Nối liền những từ ngữ ấy với đề tài. Bằng phương pháp này ta có thể hình dung được những khái niệm quan trọng mà ta muốn chuyển đạt cho thính giả.

Viết bản thảo Sau khi thâu thập đầy đủ dự kiện, ý kiến, khái niệm, câu chuyện, dàn bài, ta có thể bắt dầu viết bản thảo của bài thuyết trình. Viết bản thảo giúp ta làm sáng tỏ một số vấn đề và giúp ta cách trình bày. Viết xong để đó, sau sẽ duyệt lại, cần nhất là ghi chép gấp mọi ý kiến đang dồn dập trong đầu.

Thực tập bằng cách đọc to bản thảo Đọc to bản thảo nhiều lần, xem cần điều chỉnh ở chỗ nào, cần nhấn mạnh điểm nào, giọng điệu được sử dụng như thế nào, nhanh chậm ra làm sao. Đọc to bản thảo để kiểm soát thì giờ và kiểm soát giọng điệu xem có hăng say, thuyết phục không.

Xem chừng phản ứng của thính giả Khi thuyết trình trước công chúng, những gì ta nói, những gì ta làm, thính giả sẽ tiếp nhận khác nhau. Luôn luôn xem chừng phản ứng của thính giả để tức khắc điều chỉnh. Làm thế nào để thính giả hiểu rõ những điều ta muốn chuyển đạt.

Thuyết giảng – trình bày

23

Đọc bài thuyết trình?

Trừ trường hợp bài thuyết trình viết bằng ngoại ngữ mà ta không mấy thông thạo ngoài ra không nên đọc bài thuyết trình, vì: - Chứng tỏ ta không nắm vững vấn đề - Không mấy truyền cảm - Tay cầm giấy để đọc có khi run làm cho thính giả mất tin tưởng - Đôi khi đọc đi đọc lại vì lẫn lộn hàng chữ.

Sử dụng cartes 3x 5 Tại sao phải sử dụng cartes ?

- Vì gọn ghẽ hơn tờ giấy lớn - Tránh khỏi đọc đi đọc lại - Tạo ấn tượng ta chuẩn bị đầy đủ và nắm vững vấn đề - Đầu óc tỉnh táo hơn Viết gì trên cartes ?

- Những điểm chính, những từ ngữ chính.

- Viết nguyên văn lời mở đầu, lời kết thúc - Đánh số thứ tự ở góc tay phải - Dùng bút màu để đánh dấu cần trợ thị cụ hay cần những cử chỉ gì đặc biệt.

- Đừng dùng nhiều cartes. Mỗi lần thuyết thuyết trình không quá 7 cartes. Có thể dùng trợ thị cụ thay thế cartes.

Bắt đầu như thế nào ?

Phải làm cho thính giả chú ý bằng lời mở đầu.

Lời mở đầu và lời kết thúc là hai phần quan trọng nhất của bài thuyết trình, giống như phi công lái máy bay khi lên và lúc đáp xuống là phần quan trọng. Phải làm thế nào cho người ta tin vào khả năng của mình trước khi kỳ vọng họ lắng nghe bài thuyết trình. Sau lời mở đầu, đi từ lãnh vực quen thuộc đến lãnh vực mới lạ.

Tóm tắt những điểm chính trước khi bước sang Thuyết giảng – trình bày

24

lãnh vực khác. Đừng mở đầu với những lời lẽ quá nghiêm nghị, làm mất vẻ linh động và sống động của buổi thuyết trình. Đừng bắt đầu với: Kính thưa ban Chủ Tọa, thưa... thưa… Phương thức này xưa lắm rồi, không còn hấp dẫn nữa.

Kiếm người giới thiệu thuyết trình viên. Giúp tạo sự tin tưởng với thuyết trình viên. Giúp thuyết trình viên phấn khởi, tự tín.

Biến thính giả thành tham dự viên chứ không phải người ngoại cuộc Luôn dùng ngôi thứ hai nhiều hơn ngôi thứ nhất. Liên kết họ vào những gì ta muốn truyền đạt. Họ là đối tượng, là người ta quan tâm hơn hết. Sử dụng những câu tương tự: - Hãy tưởng tượng quí vị ở trong trạng huống ấy...

- Quí vị sẽ phản ứng như thế nào nếu….

- Giả sử quí vị ở trong điều kiện...

- Thử tưởng tượng quí vị vừa mới... Giúp thính giả hình dung họ là người năng động, chứ không thụ động, không phải là kẻ bàng quang.

- Phát biểu lời tán thưởng thính giả một cách thành thực và nồng nhiệt Kể câu chuyện về mình Câu chuyện thật, thành khẩn, liên hệ với đề tài.

Kể một cách tự nhiên, như: Trước khi nhận lời mời tham dự buổi thuyết trình ngày hôm nay, tôi... Đừng nói: Tôi có câu chuyện muốn kể lại cho quí vị nghe... Trong hồ sơ tồn trữ ý kiến, mẫu chuyện, cố gắng thâu thập nhiều câu chuyện chừng nào hay chừng ấy để sử dụng khi cần thiết và hợp thời.

Sử dụng danh ngôn và những lời tuyên bố độc đáo như : Thuyết giảng – trình bày

25