Kiinteistösihteeri pitää toimiston langat käsissään

Kiinteistösihteerin työn arki on ehtinyt vuodessa tulla tutuksi Satu Forssellille.

TEKSTI & KUVA: RIIKKA KYLÄHEIKO

Viime kesänä Satu Forssell sai ystävältään vinkin avoinna olevasta kiinteistösihteerin paikasta ja otti heti puhelimen käteen.

– Tämä olisi mun unelmien työpaikka, kertoi hän puhelimessa Turun Isännöintikeskuksen henkilöstöpäällikölle.

Kaikesta huokunut vahva motivaatio osoittautui lopulta yhdeksi tärkeimmistä valintaperusteista, kun Forssell valittiin viime kesänä Isännöintikeskuksen uudeksi kiinteistösihteeriksi yli 160 hakijan joukosta.

Alun perin lastenohjaajaksi opiskellut Forssell teki reilun vuosikymmenen lastenhoitajan töitä ennen kuin kiinnostui kiinteistöalasta. Kiinnostus kiinteistöalaan syttyi kymmenisen vuotta sitten oman asunnon oston myötä. Sitä kautta hän pääsi kokeilemaan myös taloyhtiön hallitustyöskentelyä.

Päästäkseen kiinteistöalalle Forssell otti opintovapaata lastenhoitajan toimestaan ja lähti opiskelemaan liiketoiminnan ammattitutkintoa kokouspalveluiden ja sihteerityön linjalle. Koska toiveissa oli kiinteistösihteerin työt isännöintitoimistossa, niin Forssell teki opintoihinsa liittyvät harjoitteet kiinteistöalaan liittyen. Lopputyönsä hän teki yhtiökokouksesta.

– Tein yhtiökokouksista perustyökalun, joka perehdyttää osakkaat siihen, mistä yhtiökokouksessa on kyse. Esimerkiksi ensimmäisen asunnon ostajalla ei välttämättä ole käsitystä siitä, mikä yhtiökokous on ja miten siellä toimitaan, selittää Forssell.

On iso päätös lähteä tekemään täyskäännöstä uralla.

– Kyllähän se uranvaihto mietitytti, kun oli vakituinen työpaikka. Mutta ajattelen, että kannattaa rohkeasti lähteä, jos vain siltä tuntuu. Lapsia jäi ikävä, mutta kun yhden oven sulki, niin samalla sai tilalle kaikkea uutta ja monipuolista.

Pitkä kokemus lastenohjaajana on toisaalta tuonut Forssellille kiinteistösihteerillekin sopivia taitoja, kuten palvelualttiutta ja yhteistyökykyä.

– Lasten kanssa tottui myös hektisiin tilanteisiin ja siihen, että joku nykii hihasta jatkuvasti, Forssell sanoo hymyillen.

Tärkeät dokumentit ojossa

Haastatteluhetkellä Forssell on ehtinyt olla Turun Isännöintikeskuksessa jo melkein vuoden eikä alan vaihto ole kaduttanut:

– Koen edelleen, että on käynyt onnenpotku, että olen päässyt tänne. On niin kivoja tyyppejä töissä ja kaikki ovat tosi motivoituneita.

Vuoden aikana kiinteistösihteerin työ on tullut tutuksi. Päivä koostuu enimmäkseen yhteydenpidosta muiden työntekijöiden, avaimia hakevien urakoitsijoiden ja tietenkin asiakkaiden kanssa. Kiinteistösihteeri on oikea henkilö silloin, jos ei tiedä kenelle kysymys kuuluisi. Kysymyksiä tuleekin laidasta laitaan, vaikka muutostyöilmoituksen tekemisestä, avainten hankinnasta omaisen kotihoitajalle tai siitä, kenen vastuulle keittiön vuotava hana kuuluu.

Kiinteistösihteerien kautta menevät monet taloyhtiöiden tärkeät dokumentit. Esimerkiksi kauppakirjoja tuodaan usein ja silloin kiinteistösihteeri varmistaa, että mukana on kaikki tarvittavat dokumentit osakkeenomistajan vaihtoa varten.

Päivittäin käsitellään myös isännöitsijäntodistuksia. Ne tehdään tiimityöllä: kirjanpitäjä laskee lainaosuudet ja isännöitsijä huolehtii muista tiedoista. Kiinteistösihteeri kokoaa paketin ja toimittaa sen asiakkaalle.

– Tässä työssä on ylipäätään tärkeää, että koko paletti – isännöinti, kirjanpitäjä ja kiinteistösihteeri – pyörii yhdessä, jotta kaikki toimii. Lisäksi tärkeää on myös yhteistyö esimerkiksi huoltoyhtiöiden kanssa.

Lopuksi kysyimme Forssellilta, mitä hän haluaisi viestiä asiakkaille. – Haluaisin muistuttaa muuttoilmoituksen tekemisestä myös isännöintiin, oli sitten osakas tai vuokralainen. Emme saa tietoja suoraan Digi- ja väestötietovirastosta, joten muuttoilmoituksella voi varmistaa, että esimerkiksi seuraavan asukkaan vesilaskut eivät tule itselle, muistuttaa Forssell.