Upravljanje dokumentima pomoću sustava Microsoft SharePoint Online 2013

Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku Ekonomski fakultet u Osijeku Preddiplomski studij: Poslovna informatika

Završni rad

Upravljanje dokumentima pomoću sustava Microsoft SharePoint Online 2013

Mentor:

Student:

Prof.dr.sc. Marijana Zekić-Sušac

Tomislav Stanković IZV 35330

Osijek, rujan 2013.

1.

SAŽETAK........................................................................................................................................... 6

2.

UVOD ................................................................................................................................................ 7

3.

UVOD U SUSTAVE ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA ............................................................ 8 3.1. DEFINICIJA, POVIJEST I VRSTA DOKUMENATA ...............................................................................................................8 3.2.

3.2.1.

Prednosti korištenja ............................................................................................................................... 11

3.2.2.

Nedostaci i problemi korištenja DMS-a .......................................................................................... 12

3.3.

4.

ŠTO JE SUSTAV ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA? ...............................................................................................9

KOMPONENTE SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA .............................................................................. 13

3.3.1.

Metapodatci .............................................................................................................................................. 13

3.3.2.

Integracija ................................................................................................................................................. 13

3.3.3.

Skeniranje .................................................................................................................................................. 14

3.3.4.

Indeksiranje............................................................................................................................................... 14

3.3.5.

Skladištenje ............................................................................................................................................... 15

3.3.6.

Dohvat ........................................................................................................................................................ 15

3.3.7.

Distribucija ................................................................................................................................................ 15

3.3.8.

Sigurnost .................................................................................................................................................... 15

3.3.9.

Upravljanje tijekovima rada ............................................................................................................... 16

3.3.10.

Zajednički rad na dokumentima ....................................................................................................... 16

3.3.11.

Verzije ......................................................................................................................................................... 17

3.3.12.

Pretraživanje ............................................................................................................................................ 17

3.3.13.

Objavljivanje............................................................................................................................................. 17

3.3.14.

Umnožavanje ........................................................................................................................................... 17

MICROSOFT SHAREPOINT 2013 KAO PLATFORMA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA .18 4.1.

ŠTO JE MICROSOFT SHAREPOINT? ...................................................................................................................... 18

4.2.

STRUKTURA SUSTAVA SHAREPOINT ONLINE 2013........................................................................................... 21

4.2.1. Sučelje web mjesta ........................................................................................................................................ 23 4.3.

TIMSKA WEB-MJESTA (TEAM SITE) KAO PODLOGA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA ................................... 29

4.3.1.

Web mjesta za timove (Team Site)................................................................................................... 29

4.4.

UVOD U SKUPOVE DOKUMENATA ........................................................................................................................ 31

4.5.

BIBLIOTEKA DOKUMENATA (DOCUMENT LIBRARY) ............................................................................................ 34

4.5.1.

Što je biblioteka dokumenata? .......................................................................................................... 34

4.5.2.

Postavljanje dokumenata u biblioteku dokumenata ................................................................. 35

4.5.3.

Organizacija biblioteke dokumenata .............................................................................................. 38

4.5.4.

Upravljanje dokumentima unutar biblioteke dokumenata ..................................................... 43

4.5.5.

Pretraživanje dokumenata unutar biblioteke dokumenata .................................................... 49

4.6.

CENTAR ZA DOKUMENTE (DOCUMENT CENTER) ............................................................................................... 50

4.6.1.

Što je centar za dokumente? .............................................................................................................. 51

4.6.2.

Upravljanje dokumentima unutar centra za dokumente......................................................... 53

4.6.3.

Rad sa zadacima ..................................................................................................................................... 55

4.6.4.

Uređivanje i prilagodba sučelja centra za dokumente .............................................................. 57

4.7.

CENTAR ZA ZAPISE (RECORDS CENTER) .............................................................................................................. 60

4.7.1.

Što je centar za zapise? ........................................................................................................................ 61

4.7.2.

Podešavanje centra za zapise ............................................................................................................ 63

4.8.

OFFICE WEB APPS APLIKACIJE .............................................................................................................................. 70

4.8.1.

Praktičan rad s Office Web Apps aplikacijama............................................................................ 72

5.

PREDNOSTI I NEDOSTACI ...........................................................................................................76

6.

ZAKLJUČAK ....................................................................................................................................77

7.

LITERATURA ..................................................................................................................................79

Tablica slika Slika 1: Prikaz komponenti DMS-a [1] ...................................................................................................... 13 Slika 2: Primjer upravljanja tijekovima rada [15] ................................................................................... 16 Slika 3: SharePoint 2013 funkcionalnosti [6] .......................................................................................... 18 Slika 4: Team Site osnovno sučelje ............................................................................................................ 23 Slika 5: Predlošci sučelja web mjesta [11]................................................................................................ 23 Slika 6: My Site izbornik ................................................................................................................................. 24 Slika 7: Korisnički izbornik ............................................................................................................................. 25 Slika 8: Izbornik postavki................................................................................................................................ 26 Slika 9: Alatna traka.......................................................................................................................................... 27 Slika 10: Društveni alati .................................................................................................................................. 28 Slika 11: Web mjesta za timove................................................................................................................... 29 Slika 12: Sučelje timskog web mjesta........................................................................................................ 30 Slika 13: Odabir vrste sadržaja ..................................................................................................................... 31 Slika 14: Aktiviranje opcije za skupove dokumenata .......................................................................... 32 Slika 15: Stvaranje skupa dokumenata ..................................................................................................... 32 Slika 16: Novi skup dokumenata................................................................................................................. 33 Slika 17: Novo stvoreni skup dokumenata.............................................................................................. 33 Slika 18: Primjer biblioteke datoteka ......................................................................................................... 34 Slika 19: Dodavanje pojedinačnih dokumenata .................................................................................... 36 Slika 20: Overwrite existing files .................................................................................................................. 37 Slika 21: Dodavanje više dokumenata istovremeno ............................................................................ 37 Slika 22: Uzlazno sortiranje ........................................................................................................................... 38 Slika 23: Promjena trenutnog prikaza ....................................................................................................... 39 Slika 24: Uređivanje trenutnog prikaza..................................................................................................... 40 Slika 25: Opcije za promjenu izgleda biblioteke dokumenata [7] .................................................. 40 Slika 26: Dodavanje novog stupca ............................................................................................................. 41 Slika 27: Stvaranje novog prikaza ............................................................................................................... 42 Slika 28: Nije odabran dokument ............................................................................................................... 43 Slika 29: Odabran je dokument ................................................................................................................... 43 Slika 30: Mapa dokumenata ......................................................................................................................... 43 Slika 31: Odabir opcije za uređivanje svojstava dokumenta ............................................................ 44 Slika 32: Rad na svojstvima dokumenta ................................................................................................... 44 Slika 33: Check Out & Check In ................................................................................................................... 45 Slika 34: Čuvanje zadnje verzije dokumenta .......................................................................................... 46 Slika 35: Postavljanje upozorenja ............................................................................................................... 47 Slika 36: Postavljanje upozorenja ............................................................................................................... 48 Slika 37: Primjer pretraživanja pojma CRM ............................................................................................. 49 Slika 38: Primjer rezultata pretraživanja ................................................................................................... 49

Slika 39: Stvaranje centra za dokumente ................................................................................................. 50 Slika 40: Uređivanje poveznice na centar za dokumente .................................................................. 50 Slika 41: Stvaranje centra za dokumente ................................................................................................. 51 Slika 42: Centar za dokumente .................................................................................................................... 52 Slika 43: Poveznica prema centru za dokumente ................................................................................. 52 Slika 44: Prikaz dokumenata u centru za dokumente ......................................................................... 53 Slika 45: Brzi pregled sadržaja dokumenta ............................................................................................. 54 Slika 46: Početni prikaz prostora za upravljanje zadacima ............................................................... 55 Slika 47: Zadavanje zadatka .......................................................................................................................... 55 Slika 48: Lista zadataka ................................................................................................................................... 56 Slika 49: Upravljanje zadacima..................................................................................................................... 56 Slika 50: Uređivanje centra za dokumente .............................................................................................. 57 Slika 51: Dodavanje web dijelova ............................................................................................................... 57 Slika 52: Centar za dokumente s prilagođenim sučeljem .................................................................. 58 Slika 53: Web part kolekcija .......................................................................................................................... 59 Slika 54: Stvaranje centra za zapise............................................................................................................ 60 Slika 55: Centar za zapise............................................................................................................................... 61 Slika 56: Načini upravljanja zapisima [20] ................................................................................................ 62 Slika 57: Podešavanje centra za zapise ..................................................................................................... 63 Slika 58: Aktivacija novih mogućnosti centra za zapise ..................................................................... 63 Slika 59: Poruka koja daje na znanje da je potrebna dodatna konfiguracija ............................. 64 Slika 60: Određivanje vrste zapisa .............................................................................................................. 65 Slika 61: Moguće kategorije centra za zapise ........................................................................................ 66 Slika 62: Records Library ................................................................................................................................ 67 Slika 63: Records Library u obliku poveznice ......................................................................................... 67 Slika 64: Stvaranje pravila za bolju organizaciju sadržaja .................................................................. 68 Slika 65: Dodavanje dokumenta koje zadovoljava pravilo ................................................................ 69 Slika 66: Poruka o promjeni lokacije dokumenta ................................................................................. 69 Slika 67: Sadržaj Office Web Apps paketa............................................................................................... 70 Slika 68: Instalacija uredkog paketa Microsoft Office 2013 .............................................................. 71 Slika 69: Stvaranje novog dokumenta ...................................................................................................... 72 Slika 70: Upisivanje imena novog dokumenta....................................................................................... 72 Slika 71: Nekoliko osoba istovremeno uređuje dokument ............................................................... 73 Slika 72: Otvaranje postojećeeg dokumenta.......................................................................................... 74 Slika 73: Alatna traka ....................................................................................................................................... 74 Slika 74: Office Web Apps na djelu ............................................................................................................ 75

1. SAŽETAK

Predmet rada Rad se bavi temom upravljanja dokumentima pomoću sustava Microsoft SharePoint Online 2013. Na početku će biti govora općenito o sustavima za upravljanje dokumentima, vrstama dokumenata, a kasnije konkretnije o samom sustavu SharePoint Online 2013 kao sustavu za upravljanje dokumentima.

Svrha rada Omogućiti osnovni pregled funkcionalnosti te pozitivne i negativne strane korištenja sustava za upravljanje dokumentima, kako općenito tako i samog sustava SharePoint Online 2013, kako bi se pravovremeno pripremili za novo doba uredskog poslovanja. Dati teorijski i praktični okvir za daljnje proučavanje sustava za upravljanje dokumentima, posebno sustava SharePoint Online 2013.

Cilj rada 

Analizirati sustave za upravljanje dokumentima te prikazati praktične načine korištenja sustava za upravljanje dokumentima na primjeru sustava SharePoint Online 2013.



Istražiti ulogu i važnost sustava za upravljanje dokumentima u današnjem poslovanju.



Dobiti osnovna saznanja o sastavnim dijelovima sustava SharePoint Online 2013.



Procijeniti

pozitivne

i

negativne

strane

takvog

načina

upravljanja

dokumentima.

6

2.

UVOD

U prijašnjem načinu poslovanja, prije intenzivne upotrebe računala, evidentirali bi se svi dokumenti koji prolaze kroz organizaciju te je bilo potrebno voditi nekoliko vrsta zapisnika, glavnih i pomoćnih knjiga, dostavnih knjiga, registara, arhiva, fascikala i rokovnika što je zahtijevalo poprilične resurse po pitanju ljudi i vremena potrebnih za kvalitetno

upravljanje

tolikom

količinom

dokumenata.

Pristupanje

povjerljivim

dokumentima trajalo je dugo i prolazilo kroz nekoliko faza koje bi se ponavljale i prilikom vraćanja dokumenta u arhivu. Jednom uništen dokument često bi otišao u nepovrat, a vođenje dodatne arhive kopija zahtijevalo je dodatne resurse. Sve to bi u konačnici dovelo do tromosti organizacije jer bi se odluke sporo donosile. Takav je način upravljanja dokumentima u današnje vrijeme sveopće informatizacije postao neučinkovit [15].

Za kvalitetno upravljanje organizacijom i poslovanjem više nije dovoljna sama činjenica da postoje dokumenti, fizički i elektronički, nego u jednadžbu ulazi i brzina pristupa informacijama iz njih, njihovo međusobno dijeljenje i dr. Uz eksponencijalni rast količine informacija organizacijama postaje sve teže dobiti pravu informaciju u pravo vrijeme jer su iste pohranjene na različitim medijima, u različitim oblicima i na različitim mjestima [4]. Razlozi eksponencijalnog rasta količine informacija su rasprostranjenost i dostupnost Interneta, jeftini mediji za pohranu digitalnog sadržaja i sve bolja mrežna povezanost [14]. Automatizacija procesa upravljanja dokumentima nešto je bez čega je današnje poslovanje nezamislivo.

Sama činjenica da jednom unešeni dokument u digitalnu arhivu ondje ostaje zauvijek, da se može podijeliti s bilo kojom osobom iz organizacije kroz nekoliko sekundi, da je moguće pratiti kronološke izmjene na pojedinom dokumentu te po potrebi vratiti neku od prijašnjih verzija, da se baze podataka, elaborata i izračuna ažuriraju automatski dovoljna je da olakša svakoj organizaciji fokusiranje na osnovnu poslovnu djelatnost.

7

3.

UVOD U SUSTAVE ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

3.1. Definicija, povijest i vrsta dokumenata Prema [18] kroz povijest, tradicionalni medij za dokumente bio je papir. Sadržaj se ispisivao tintom, ručno ili pisaćim strojem, a kasnije pomoću osobnog računala.

Dokument predstavlja skup podataka u dvodimenzionalnoj formi na jednom ili više listova, a služi za evidenciju podatka o nekom području, predmetu, događaju ili transakciji.

Dokumenti također imaju svoj životni ciklus. Nastaju, uređuju se, razmjenjuju, reproduciraju i uništavaju. Da bi sve to moglo pratiti dokument mora imati jedinstveni identifikacijski ključ.

Vrste dokumenata: 

Formulari.



Pisma ili dopisi.



Nacrti.



Knjige i časopisi.



Evidencije.

Tipovi dokumenata: 

Poslovni dokumenti: Knjigovodstveni, pravni, informatički, trgovački.



Privatni dokumenti: Osobna iskaznica, putovnica, vozačka dozvola, radna knjižica, životopis.

8

3.2. Što je sustav za upravljanje dokumentima?

Računalni sustav ili skup računalnih programa za praćenje i pohranu elektroničkih dokumenata. Ima mogućnost praćenja svih verzija dokumenata od njihovog nastajanja do posljednje verzije neovisno o tome tko je, kada i koliko mijenjao pojedini dokument.

Pojam se često preklapa s CMS-om tj sustavom za upravljanje sadržajem. Također se promatra i kao dio ECM (enterprise content management) rješenja [20].

Kako navodi Princeton University [3], povijest DMS-a seže u ne tako davnu 1980. godinu kada je nekoliko tvrtki počelo s razvojem sustava za upravljanje papirnatim dokumentima. Takvi sustavi, osim što su se bavili papirnatim dokumentima također su uključivali slike, grafike i dr.

Kako je vrijeme prolazilo pojavljivalo se sve više programera koji su radili na razvoju sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima tj. dokumentima koji su stvoreni pomoću računala te bili spremljeni na tvrdom disku (HDD - Hard disk drive).

U to je vrijeme problem stvaralo više različitih vrsta datoteka uz istovremenu ograničenost tadašnjih sustava za upravljanje dokumentima da manipuliraju takvim vrstama datoteka. S vremenom su sustavi evoluirali do točke kada su mogli upravljati bilo kojom vrstom datoteka. Tada je i porasla potražnja za takvim sustavima.

Zavod za Informatiku u Osijeku [2] navodi da se Sustavom za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System) nazivaju sustavi koji vode određene procese nad dokumentima u svrhu njihovog organiziranja. Osnovni dio digitalnog upravljanja dokumentima je konverzija papirnatih dokumenata u elektroničke. Nakon digitalizacije svaki dokument je dostupan na računalu a posredstvom računalne mreže i sustava za upravljanje dokumentima i svim ostalim korisnicima. Veliki broj organizacija u svijetu svakodnevno koriste sustave za upravljanje dokumentacijom umjesto papirnatih arhiva.

9

Razlozi za takav način rada su višestruki:



Sprječavanje gubitaka podataka (izradom elektroničkih arhiva).



Smanjenje potreba za fizičkim prostorom.



Olakšavanje upravljanja dokumentima.



Brzo pronalaženje dokumenata.



Centralna administracija dokumenata.

Dokumenti koji ulaze u DMS se skeniraju (u pravilu dokumenti koji nastaju izvan matične organizacije) ili se učitavaju kao elektronski dokumenti (dokumenti nastali i dostupni u elektroničkom obliku). Sustav ih sprema na disk ili sustav diskova pri čemu korisnik označava/tagira dokument. Označavanje/tagiranje je opisivanje dokumenta pojmovima prema kojima će ti dokumenti kasnije biti pretraživi. Za pristup dokumentima koristi se hijerarhijska struktura organizacije dokumenata ili tražilica koja je ugrađena u sustav. Koji dokumenti mogu biti pročitani i koje akcije se mogu vršiti nad njima ovisi o pravima koje je korisniku ili grupi korisnika dodijelio DMS administrator. Sveukupni DMS sastoji se od pet osnovnih elemenata:



Skeniranje: Napredak na polju tehnologije skeniranja omogućuje brzo, jednostavno i jeftino skeniranje dokumenata u papirnom obliku.



Pohrana: Sustav za pohranu sadrži dokumente u elektroničkom obliku te dodatnim sigurnosnim mehanizmima osigurava dokumente od gubitka.



Indeksiranje: Omogućava dobar opis dokumenata i brz i jednostavan budući pristup/pretraživanje.



Dohvat: Sustav vodi evidenciju o rasporedu datoteka na mediju i omogućuje brz dohvat pomoću indeksa.



Pristup: Dokumenti su dostupni onima koji ih trebaju a pristup je ograničen na autorizirane korisnike.

10

3.2.1. Prednosti korištenja Na web stranici src.hr navedene su osnovne prednosti korištenja DMS-a u poslovanju [13].

Visok stupanj učinkovitosti i produktivnosti: 

Veća brzina distribucije i pristupa dokumentima.



Preglednost poslovanja.



Koncentracija i dostupnost intelektualnom kapitalu tvrtke.



Centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor.



Olakšan rad sa strankama/klijentima i donošenje odluka.



Bolja raspodjela posla - veća učinkovitost poslovanja.



Veća konkurentnost.



Veće zadovoljstvo korisnika.

Niži troškovi poslovanja: 

Ušteda vremena - nema dugotrajnih postupaka sređivanja, odlaganja i traženja papira.



Kraće vrijeme odaziva.



Smanjena količina papira u prometu.



Manje prostora potrebnog za arhivu.



Manje kopiranja dokumenata.

Prvi hrvatski časopis za informatiku infoTrend odgovara na pitanje – Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima te što postižemo uvođenjem takvih sustava [22]? 

Zato jer se na obradu dokumenata troši i 2/3 radnog vremena.



Jer se 40 posto od tog vremena gubi na traženje informacije.



Jer se svaki dokument u prosjeku kopira u pet primjeraka.



Troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira.



Ubrzava se protok informacija, a isključuje njihov gubitak i potreba kopiranja.



Skraćuje se vrijeme obrade.

11



Uvid u obradu i stanje dokumenta je trenutačno.



Brz pristup informacijama koje dokumenti sadrže.



I konačno, vrijeme trajanja pojedinog poslovnog procesa se nakon uvođenja sustava za upravljanje dokumentima skraćuje i do 70 posto.

3.2.2. Nedostaci i problemi korištenja DMS-a Najveći problem prilikom korištenja DMS-a može se vidjeti u pogledu digitalne zaštite dokumenata.

Na seminaru ''Digitalizacija i nove knjižnične usluge'' došlo se do nekih zaključaka što se ovog dijela tiče te su u nastavku ukratko nabrojani još neki od nedostataka korištenja DMS-a [10]: 

U usporedbi s papirom i mikrofilmom, digitalni formati imaju vrlo kratak životni vijek i nisu ''okom čitljivi''.



Digitalizacija je skupa jer su visoki troškovi radne snage.



Troškovi i rukovanje dokumentima rastu ovisno o njihovom stanju, vrijednosti ili kompleksnosti dokumenata i predviđenog korištenja.

12

3.3. Komponente sustava za upravljanje dokumentima Sustavi za upravljanje dokumentima sadržavaju nekoliko komponenti [3] kao što su mogućnost

spremanja,

unosa

metapodataka,

sigurnost

podataka,

indeksiranje,

pretraživanje i dr., o čemu će biti riječi u nastavku.

Slika 1: Prikaz komponenti DMS-a [1]

3.3.1. Metapodatci Koriste se za identifikaciju dokumenata za što kao osnovu koriste datum i vrijeme nastanka pojedinog dokumenta te autora istog dokumenta. Pojedini sustavi imaju mogućnost prepoznavanja teksta na skeniranim dokumentima te na taj način dodatno olakšavaju lociranje dokumenta pomoću ključnih riječi (Keywords) [6].

3.3.2. Integracija Mnogi od sustava za upravljanje dokumentima pružaju integraciju s drugim aplikacijama kako bi korisnicima olakšali pristup dokumentima te podacima i informacijama unutar njih. Na taj se način također olakšava i manipulacija s dokumentima tj. vršenje izmjena na njima te povrat istih u digitalno spremište dokumenata kao novih verzija uz zadržavanje prijašnjih. Takva je integracija obično dostupna kada je u pitanju softver za suradnju tj. kolaboraciju.

13

3.3.3. Skeniranje Pod skeniranjem se podrazumijeva prihvaćanje i obrada papirnatih dokumenata i slika iz skenera ili višefunkcionalnih uređaja kao što su pisač-skener-kopirka. Pri tome je često korišten softver za optičko prepoznavanje znakova bilo da je već ugrađen u postojeći hardver ili korišten kao zasebni softver kako bi skenirani sadržaj pretvorio u strojno čitljiv tekst.

Prema infoTrendu, Danas se automatizirani OCR unos podataka uspješno koristi za tri tipa dokumenata [9]: 

Strukturirani dokumenti: Uvijek jednaki obrazac, s jednakim podacima raspoređenim na uvijek jednaki način. Klasična bankovna uplatnica je primjer strukturiranog obrasca.



Polu-strukturirani dokumenti: Na svakom dokumentu potrebno je očitati gotovo jednake podatke, ali su oni na svakom dokumentu različito raspoređeni. Tipičan primjer polustrukturiranih dokumenata su ulazni računi: uvijek se očitava podatke kao „jedinična cijena”, „broj komada”, „naziv dobavljača” i slično, ali su ti podaci na svakom ulaznom računu raspoređeni drugačije.



Ne-strukturirani dokumenti: Očitavaju se sasvim različiti dokumenti, a s njih je potrebno očitati različite podatke. Tipičan primjer obrade nestrukturiranih dokumenata je očitavanje ulazne pošte.

3.3.4. Indeksiranje Indeksiranje [5]

služi za

jednostavnije praćenje elektroničkih dokumenata.

Indeksiranje može služiti za jednostavno praćenje dokumenata, ali također i za složenije praćenje dokumenata koje pruža i razvrstavanje dokumenata prema metapodacima ili čak kroz indeks riječi koje su izvučene iz dokumenata. Indeksiranje postoji uglavnom za jednostavniji dohvat dokumenata. Od kritične važnosti za brz pristup dokumentima je stvaranje topologije indeksa.

14

3.3.5. Skladištenje Pohrana dokumenata osim što uključuje prostor za čuvanje elektroničkih dokumenata uključuje i upravljanje tim istim dokumentima, podatke o lokaciji dokumenata, mogućnost migracije iz jednog medija u drugi medij za pohranu i mogućnost uništavanja dokumenata.

3.3.6. Dohvat Dohvat podrazumijeva povlačenje elektroničkih dokumenata iz prostora za skladištenje tj. pohranu dokumenata. Iako se dohvat određenog dokumenta čini kao jednostavan proces to ipak može biti poprilično složeno kada su u pitanju elektronički dokumenti. Korisnik može dohvatiti pojedini dokument na osnovu specifičnih značajki nekog dokumenta dok se isto tako koristi i indeks dokumenata kako bi im se brže moglo pristupiti na osnovu poznate lokacije nekog specifičnog dokumenta.

3.3.7. Distribucija Jednom objavljeni dokument mora biti u obliku koji se ne može lako mijenjati kako bi se omogućila sigurna distribucija. Primjer može biti odvjetnička praksa u kojoj se originalni dokument sprema u arhivu te se isti ne koristi za potrebe distribucije nego se za istu koriste kopije.

3.3.8. Sigurnost Sigurnost dokumenata od ključne je važnosti u programima za upravljanje dokumentima. Stupanj sigurnosti ovisi također i o okolini u kojoj se dokumenti koriste.

Kako kaže FileBound, efektivno upravljanje sigurnosti dokumenata onemogućava neautoriziran pristup istima [19].

15

3.3.9. Upravljanje tijekovima rada To je složen proces kojega unutar sebe ne sadržavaju svi sustavi za upravljanje dokumentima. Postoje različite vrste tijekova rada ovisno o okruženju u kojemu se koriste.

Ručni tijek rada zahtjeva od korisnika da samostalno odluči koji će dokument nekome poslati, dok je automatski tijek rada unaprijed određen od strane administratora gdje su ponuđene opcije kome je i koje dokumente moguće poslati.

Slika 2: Primjer upravljanja tijekovima rada [16]

3.3.10. Zajednički rad na dokumentima Svojstven je EDMS-u (Enterprise Document Management System) te bi u svojem osnovnom obliku trebao omogućavati pristup dokumentima samo ovlaštenim korisnicima dok bi istovremeno drugim korisnicima pristup bio onemogućen. Ovlašteni korisnici istovremeno mogu pregledavati i uređivati dokumente.

16

3.3.11. Verzije Određivanje verzije je proces pri kojemu se dokumenti označavaju prilikom stvaranja, uređivanja ili brisanja kako bi se znalo kada je i tko napravio neku radnju te kako bi se zadnja radnja ili bilo koja prethodna mogla poništiti. Određivanje verzija je korisno kako bi se uvijek znalo što se s kojim dokumentom i kada radilo te tko je napravio određene izmjene.

3.3.12. Pretraživanje Dokumenti ne vrijede ništa ako ih po potrebi nije moguće pronaći na jednostavan i brz način. Moguće ih je pretraživati pomoću specifičnih atributa ili pomoću sadržaja dokumenata koji je skeniran tj. indeksiran.

3.3.13. Objavljivanje Objavljivanje dokumenata uključuje postupak lektoriranja, pregled, odobrenje za objavu, tiskanje i dr. Bez tih faza može se vrlo lako dogoditi objava netočnih dokumenata što može dovesti do krive poslovne odluke ili uznemiriti korisnika. Objavljeni bi dokument trebao biti u obliku koji nije moguće lako mijenjati bez posebnih znanja ili alata, ali da ga je istovremeno moguće čitati i prenositi.

3.3.14. Umnožavanje Umnožavanje tj. reprodukcija je ključna prilikom implementacije sustava za upravljanje dokumentima jer nije problem unijeti dokumente u sustav, ali je problem ako ih nije moguće umnožavati za druge svrhe.

17

4.

MICROSOFT

SHAREPOINT

2013

KAO

PLATFORMA

ZA

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA 4.1. Što je Microsoft SharePoint?

SharePoint je naziv za skup proizvoda/tehnologija u sustavu Microsoft SharePoint o čijim će sastavnim dijelovima biti više riječi u nastavku. SharePoint nije program, on je platforma. Dijelom se smatra sustavom za upravljanje sadržajem i dokumentima dok je zapravo puno više od toga te zamišljen kao središnja aplikacijska platforma koja zadovoljava širok raspon potreba privatnih i poslovnih korisnika. Također nudi mogućnost upravljanja putem Web preglednika pri čemu korisniku nisu potrebna nikakva tehnička znanja o Web programiranju kako bi uspješno iskoristio sve mogućnosti koje SharePoint kao takav nudi. Intranet, ekstranet portali, web stranice, upravljanje sadržajem i dokumentima, prostor za suradnju, društveni alati, napredno pretraživanje i poslovna inteligencija samo su neke od središnjih funkcionalnosti sustava SharePoint. Od ostalih važnijih značajki tu je integracija procesa i sustava, automatizacija tijeka rada i pružanje osnovne infrastrukture za third-party rješenja kao što su Enterprise resource planning (ERP), Customer relationship management (CRM) i dr.

Slika 3: SharePoint 2013 funkcionalnosti [7]

18

SharePoint je više od samog sustava za upravljanje dokumentima što je moguće vidjeti u slici iznad. Ipak, svakoj od funkcionalnosti je cilj maksimalna produktivnost. U nastavku su sve funkcionalnosti ukratko pojašnjene: 

Web mjesta (Sites): Cjelovito rješenje za poslovna web mjesta. Sadržava sve alate koje bi potencijalni korisnik mogao koristiti za stvaranje bilo kakvog web mjesta. Osnovne funkcionalnosti koje su odmah dostupne pružaju trenutnu vrijednost jer korisnik ne mora imati nikakva tehnička znanja kako bi pustio u rad svoje web mjesto. U samo nekoliko klikova moguće je jednostavno dodavanje i uklanjanje dijelova web mjesta. Ovu je funkcionalnost moguće implementirati na lokaciji ili hostati u oblaku.



Platforma za suradnju (Communities): Sadržava alate potrebne za razmjenu ideja, pronalaženje suradnika i stručnih resursa te stvaranje društvenog sadržaja. S poznatim alatima, koje je jednostavno koristiti, moguće je stvoriti wikije, blogove, sažetke vijesti, timske web stranice, osobne profile i dr. Osim stvaranja opipljivog sadržaja pomaže u stvaranju veza te razmjeni ideja i znanja.



Poslovna rješenja (Composites): Sadržava sve elemente potrebne za sastavljanje, povezivanje i konfiguriranje poslovnih rješenja za suradnju.

Korisniku se nudi mnogo sastavnih blokova, od kalendara i zadataka do grafikona i poslovnih podataka, koji su namijenjeni brzom stvaranju rješenja za suradnju izravno u web pregledniku. Također je omogućen rad s podacima iz drugih sustava kao da se oni nalaze u sustavu SharePoint. SharePoint Composites olakšava centralizaciju poslovnih rješenja te njihovo upravljanje.



Sadržaj (Content): Objedinjuje tradicionalno upravljanje sadržajem, društveno računalstvo i pretraživanje. Omogućuje preciznije i učinkovitije upravljanje sadržajem te je usko povezan sa sustavom Microsoft Office što znači da nudi poznato korisničko sučelje. Također pojednostavljuje označavanje i klasifikaciju sadržaja te tako korisnicima olakšava pronalaženje, razmjenu i korištenje informacija. Obrađuje različite vrste informacija neovisno o tome radi li se o dokumentima, web stranicama ili društvenom sadržaju i moguće je dosljedno upravljati verzijama, prijavljivati zapise, primjenjivati rasporede zadržavanja, 19

postavljati pravne zapreke i pokretati revizijska izvješća. Omogućuje korištenje višefaznih pravilnika za definiranje vremena čuvanja sadržaja. Na taj način moguće je upravljati vremenom kada je sadržaj potrebno arhivirati ili proglasiti isteklim. Ti pravilnici omogućuju učinkovito odlaganje sadržaja umjesto da se isti čuva neograničeno dugo. Nevažan sadržaj se može premjestiti izvan indeksa pretraživanja kako bi rezultati pretraživanja sadržavali isključivo relevantan sadržaj koji je tada moguće pronaći u kraćem roku te na taj način povećati produktivnost. 

Poslovna inteligencija (Insights): Omogućuje svim korisnicima pristup poslovnim informacijama koje su im potrebne za donošenje boljih poslovnih odluka. U te poslovne odluke korisnici mogu biti sigurni jer su donesene posredstvom cjelovitog skupa robusnih alata koji omogućuju pristup pravim informacijama u pravo vrijeme, njihovu analizu i jednostavno zajedničko korištenje. SharePoint Online 2013 je ključna komponenta Microsoftove platforme za poslovnu inteligenciju koja donosi nekoliko prednosti kao što su povezivanje korisnika zbog suradnje, smanjenje troškova pomoću objedinjene infrastrukture te brzi odgovor na poslovne potrebe.



Tražilica (Search): Omogućuje pronalaženje potrebnih podataka koji su korisnicima potrebni za obavljanje posla bilo da se radi o pretraživanju intraneta, traženju osoba kako bi se brže i jednostavnije povezali te razmjenjivali ideje ili nečemu trećem. Interaktivno i vizualno okruženje za pretraživanje pomoći će u nastojanju da se mnoštvo podataka dovede u red pri čemu su najviše od koristi sužavanje rezultata pretraživanja na temelju metapodataka, prikaz minijatura i pretpregledi te rangiranje relevantnosti prema broju klikova. Okruženje za pretraživanje je moguće dodatno prilagoditi tj. dodati vlastiti vokabular, namjestiti stupanj relevantnosti i koristiti specifične podatke za svaku osobu kako bi korisnik mogao biti siguran da će dobiti očekivane rezultate.

20

4.2. Struktura sustava SharePoint Online 2013 Osnova na kojoj se zasnivaju svi dijelovi za organizaciju sadržaja i resursa zove se Sites. Temelj je svih funkcionalnosti koje zajedno pružaju mogućnost za međusobnu suradnju korisnika te upravljanje sadržajem, resursima i dokumentima. Takva web mjesta dalje mogu sadržavati posebno prilagođene popise, biblioteke, stranice, tijekove rada, web dijelove i aplikacije.

U ranijim verzijama sustava SharePoint popisi (list) i biblioteke (library) bili su sastavni dio sustava kao takvog dok su u verziji 2013 one u obliku aplikacija te su u osnovnim mjestima (Sites) ponuđene tek osnovne funkcionalnosti popisa i biblioteka.

Međutim, namjena im je i dalje ostala ista. 

Popisi (lists): Nudi široku paletu gotovih popisa kao i mogućnost stvaranja prilagođenih popisa.



Biblioteke (libraries): Koriste se za upravljanje sadržajima i dokumentima.

Dostupne su različite vrste biblioteka kako bi zadovoljili potrebe za jednostavnim upravljanjem različite vrste dokumenata.

Uz popise i biblioteke SharePoint Online 2013 nudi još i aplikacije (apps), upravljanje radnim tokovima (workflows) i web dijelove (web parts). 

Tijekovi rada (workflow): Koriste se za uključivanje ljudi i informacija u poslovne procese.



Web dijelovi (web parts): To su komponente koje mogu dodati nove ili obogatiti postojeće funkcionalnost web mjesta. Moguće je izabrati između postojećih web dijelova ili stvoriti vlastite.



Aplikacije (apps): Jednako kao i web dijelovi, aplikacije pružaju dodatne funkcionalnosti. Ipak, nisu strogo vezane uz SharePoint i mogu imati drugačiju arhitekturu, moguće ih je kupovati poput mobilnih aplikacija i nije nužno da budu postavljene na istoj lokaciji kao i SharePoint.

21

Dalje, potrebno je razlikovati web mjesta (Sites) od kolekcije web mjesta (Site Collections). Web mjesta su temelj za pohranu i organizaciju sadržaja, resursa i dokumenata te su organizirana unutar zbirki web mjesta. Zbirke web mjesta stvaraju se kako bi se unutar njih mogla stvoriti i koristiti srodna web mjesta koja onda služe za pohranu dokumenata i njihovo upravljanje. Također zbirka web mjesta definira postavke sigurnosti, raspored navigacije, politiku i način upravljanja dokumentima za sva web mjesta unutar pojedine zbirke.

Web mjesta čine jezgru SharePoint Online 2013 okruženja. Nekoliko je različitih vrsta web mjesta, točnije njih četiri, dostupno unutar sustava SharePoint Online 2013 od kojih svaka ima svoje specifične značajke i funkcionalnosti. 

Collaboration: Predlošci web mjesta ove vrste (Team Site, Blog, Project Site, Community Site) namijenjeni su stvaranju takvih web mjesta koja će omogućiti različite načine za međusobnu suradnju korisnika sustava SharePoint Online 2013.

Enterprise: Predlošci web mjesta ove vrste (Basic Search Center, Document



Center, Records Center, Business Intelligence Center, Enterprise Search Center, Visio Process Repository) namijenjeni su stvaranju takvih web mjesta koja će omogućiti što jednostavnije upravljanje poslovnim sadržajima, dijeljenje podataka te njihovo upravljanje. 

Publishing: Predlošci web mjesta ove vrste (Publishing Site, Publishing Site with Workflow, Enterprise Wiki) namijenjeni su stvaranju takvih web mjesta koja će olakšati objavu i upravljanje sadržajem.



Custom: Uključuje sve predloške web mjesta koje je stvorio administrator sustava SharePoint Online 2013 za specifične potrebe.

22

4.2.1. Sučelje web mjesta Sva web mjesta unutar sustava SharePoint Online 2013 imaju jednako sučelje i strukturu. Sadržavaju nekoliko elemenata koji su potrebni za uspješno upravljanje tim web mjestima i njihovim sadržajem te za navigaciju. Sučelje se može prilagoditi specifičnim potrebama.

Slika 4: Team Site osnovno sučelje

Što se zadanih pozicija elemenata na web mjestima tiče moguće je birati između njih osam što se i vidi na sljedećoj slici.

Slika 5: Predlošci sučelja web mjesta [12]

23

My Site izbornik Ovaj se izbornik nalazi na gornjoj desnoj strani na svim stranicama svih web mjesta.

Ove konkretne opcije su dostupne za SharePoint Online 2013 u sklopu sustava Office 365.

Slika 6: My Site izbornik



Outlook: Pristup programu za primanje i slanje e-pošte putem web preglednika.



Calendar: Pristup kalendaru kakav se nalazi u Outlooku putem web preglednika.



People: Pristup kontaktima.



Newsfeed: Pregled sažetaka sadržaja, nešto poput ''zida'' na Facebooku.



SkyDrive: Pristup prostoru za pohranu sadržaja ''u oblaku''.



Sites: Pristup web mjestima koje trenutno prijavljeni korisnik koristi.



Admin: Pristup administrativnim alatima. Vidi isključivo administrator.

24

Korisnički izbornik Također se nalazi u gornjem desnom kutu odmah pored My Site izbornika.

Omogućava pristup korisničkim podacima tj. profilu kojega je moguće uređivati, a osim toga nudi mogućnost odjave (Sign Out) iz sustava.

Slika 7: Korisnički izbornik

Opcije sa slike iznad pojavljuju se prilikom klika na korisničko ime. 

About Me: Uređivanje osnovnih informacija poput imena i prezimena, kratkog opisa, umetanje slike, kontakt informacija i detalja o projektima, obrazovanju, znanjima, vještinama i dr.



Sign Out: Jednostavna odjava iz sustava. Vraća na početnu stranicu za prijavu na Microsoft portal putem kojega se pristupa sustavu SharePoint Online 2013.

Izbornik postavki (Settings Menu) Ovaj izbornik omogućuje korisnicima, ovisno o dozvolama koje su dobili od strane administratora, da uređuju web mjesta i upravljaju sadržajem i dokumentima.

Mogućnosti koje nudi su: 

Shared With: Prikazuje popis korisnika koji imaju pristup trenutnom web mjestu.



Edit page: Prikazuje trenutnu stranicu u okviru za uređivanje.



Add a page: Omogućuje stvaranje nove SharePoint stranice.



Add an app: Prikazuje stranicu s popisom aplikacija koje je moguće dodati i koristiti. Nalaze se tu popisi, biblioteke i ostale aplikacije.



Site Contents: Prikazuje stranicu s popisom svih sastavnih dijelova neke konkretne stranice. Npr. prikazat će popis svih dodanih aplikacija.

25



Chagne the look: Prikazuje popis od desetak gotovih izgleda sučelja između kojih je moguće izabrati novi izgled sučelja za trenutne stranice. Razlike među ponuđenim sučeljima vide se u različitim shemama boja.



Site Settings: Prikazuje stranicu s mnoštvom opcija pomoću kojih je moguće upravljati korisnicima i dozvolama, izgledom sučelja, načinom na koji će funkcionirati pretraživanje, administracijom stranice i dr.



Getting Started: Vraća na početnu stranicu.



Office 365 Settings: Ova je opcija vidljiva isključivo kada je SharePoint Online 2013 zakupljen u sklopu sustava Microsoft Office 365, a omogućuje upravljanje pretplatom.

Slika 8: Izbornik postavki

26

Alatna traka (Ribbon) Prikazuje alate za upravljanje nekom stranicom te sadržajem stranice odnosno dokumentima unutar nje. Popis dostupnih alata može ovisiti o vrsti stranice na kojoj se korisnik trenutno nalazi tj. koju pokušava uređivati.

Slika 9: Alatna traka



Edit: Uređivanje stranice.



Check Out: Ovom se opcijom sprječava mogućnost uređivanja stranice od strane drugog korisnika za vrijeme dok ju trenutni korisnik uređuje.



Edit Properties: Uređivanje postavki stranice.



Rename Page: Promjena imena stranice.



Page History: Prikaz povijesti stranice tj. kada je, tko i što uređivao.



Page Permissions: Uređivanje dozvola.



Delete Page: Brisanje stranice.



E-mail a Link: Slanje linka na stranicu.



Alert Me: Stvaranje i upravljanje upozorenjima koja se mogu namjestiti da npr. šalju e-mail korisniku kada netko uredi stranicu.



Popularity Trends: Pokreće Microsoft Excel u kojemu prikazuje brojčanu statistiku korištenja SharePoint stranica te iste prikazuje i pomoću dijagrama.



Make Hompage: Postavlja trenutnu stranicu kao početnu.



Incoming Links: Prikazuje koje stranice upućuju/linkaju na trenutnu stranicu.



Library Setting: Omogućuje uređivanje osnovnih i naprednih postavki stranice.



View All Pages: Prikazuje popis svih stranica od kojih se sastoji trenutna stranica.



Tags & Notes: Dodavanje bilješki o stranici te ubacivanje tagova.

27

Društveni alati i alati za upravljanje (Social & Management Tools) Prikazuje popis društvenih mogućnosti za trenutnu stranicu i opciju za uređivanje stranice koja je ranije već pojašnjena.

Slika 10: Društveni alati



Share: Prikazuje opcije među kojima je moguće izabrati korisnike koji će dobiti pristup stranici te ju moći uređivati.



Follow: Klikom na ovu opciju trenutna se stranica dodaje na početnu stranicu u listu praćenih stranica.



Sync: Omogućuje sinkronizaciju sadržaja između sustava SharePoint Online 2013 i lokalnog računala.



Fokus na sadržaj: Kvadratić na krajnjoj desnoj strani izbornika omogućuje skrivanje navigacije i omogućuje fokusiranje isključivo na sadržaj.

28

4.3. Timska

web-mjesta

(Team

Site)

kao

podloga

za

upravljanje dokumentima Administrator sustava SharePoint Online 2013 omogućiti će timovima stvaranje njihovih timskih web mjesta. Ona se stvaraju na razini ispod korijenskih web mjesta npr. http://tomislavstankovicsharepoint.com/novotimskowebmjesto.

4.3.1. Web mjesta za timove (Team Site) Te su intranet stranice prvenstveno namijenjene za jednostavniju međusobnu suradnju među članovima tima. Sve ono što će biti pojašnjeno u nastavku moguće je pronaći i koristiti unutar web mjesta za timove. U kontekstu upravljanja dokumentima web mjesta za timove mogu se koristiti prilikom rada na nekom većem projektu koji će se onda unutar tih web mjesta širiti na više grupa koje je moguće međusobno povezati te olakšati rad s dokumentima.

Slika 11: Web mjesta za timove

Kao što je na gornjoj slici vidljivo, prilikom prve posjete sustavu SharePoint moguće je odmah raditi s web mjestima za timove koje su dio intraneta te javnim web mjestima koje su dio ekstraneta. Naravno, pomoću opcije new site mogu se stvoriti brojna web mjesta za timove.

29

Slika 12: Sučelje timskog web mjesta

Web mjesta za timove sastoje se od nekoliko komponenti: 

Home: Početna stranica timskih web mjesta.



Notebook: Pokreće OneNote web aplikaciju.



Documents: Otvara stranicu za upravljanje dokumentima.



Recent: Nakon stvaranja novih stranica, biblioteka dokumenata i dr. prikazuje njihovu listu kako bi im se jednostavnije pristupilo.



Site Content & Share: Prikazuje od čega se timska web mjesta sastoje.



Share your site: Omogućuje ubacivanje članova tima koji će koristiti ta web mjesta.



Working on a deadline: Omogućuje stvaranje liste sa zadacima i kalendar.



Add lists, libraries and other apps: Omogućuje dodavanje novih komponenti koje će biti sastavni dio timskih web mjesta.



What's you style: Nudi gotove predloške pomoću koji je moguće kroz nekoliko klikova promijeniti izgled kompletnog sučelja web mjesta.



Your site. Your brand.: Omogućuje dodavanje naziva timskih web mjesta, opisa te ubacivanje tj. brendiranje.



Keep email in context: Povezivanje elektroničke pošte s timskim web mjestima kako bi sve bilo na jednom mjestu.



Page: Uređivanje izgleda sučelja web mjesta, rad s dozvolama, uređivanje postavki web mjesta i sl.

30

4.4. Uvod u skupove dokumenata Skup dokumenata [17] grupa je povezanih dokumenata koje je moguće stvoriti u jednom koraku, a zatim njima upravljati kao jednim entitetom. To je vrsta sadržaja (Content Type) unutar biblioteke dokumenata (Document Library) pomoću koje je moguće upravljati većim brojem sličnog sadržaja i dokumenta. To je posebno korisno prilikom rada na projektima gdje se stvara skup više povezanih dokumenata s kojima je tada jednostavnije upravljati jer su na jednom mjestu. Skup dokumenata može podsjećati na mapu (folder), ali za razliku od nje ima neke funkcionalne razlike što bi značilo sljedeće:



Moguće je navesti vrste sadržaja koje skup dokumenata smije sadržavati (npr. slike, audio ili video datoteke i dr.).

Slika 13: Odabir vrste sadržaja



Moguće je navesti sve zajedničke metapodatke koje korisnik želi sinkronizirati na svim skupovima dokumenata.



Moguće je prilagoditi stranicu dobrodošlice tj. početnu stranicu skupa dokumenata koja se prikazuje u svakoj instanci poslovnog proizvoda.

Kako bi sve ovo bilo moguće potrebno je za početak aktivirati skupove dokumenata u postavkama.

31

Slika 14: Aktiviranje opcije za skupove dokumenata

Nakon toga se navodi koje vrste sadržaja skup dokumenata smije sadržavati što je prikazano na slici 13.

Kada je to završeno u gornjem izborniku dobije se opcija za stvaranje skupa dokumenata.

Slika 15: Stvaranje skupa dokumenata

Tek je tada moguće stvoriti novi skup dokumenata prilikom kojega se upisuje njegovo ime kao i opis dok je ostale postavke moguće uređivati naknadno.

32

Slika 16: Novi skup dokumenata

Primjer stranice dobrodošlice tj. početne stranice vidljiv je u nastavku. Tu je stranicu moguće prilagoditi specifičnim potrebama osoba koje će kreirani skup dokumenata koristiti.

Slika 17: Novo stvoreni skup dokumenata

33

4.5. Biblioteka dokumenata (Document Library) Imati jedinstveno mjesto za prikupljanje dokumenata može biti izrazito važno pogotovo u slučaju organizacije s više timova koji međusobno rade s velikom količinom podataka. Upravljanje dokumentima u sustavu SharePoint Online 2013 omogućuje stvaranje biblioteka dokumenata, dijeljenje dokumenata i slika, stvaranje skupova dokumenata i još puno toga što će timovima pomoći da budu produktivniji.

4.5.1. Što je biblioteka dokumenata?

Prilikom prvog posjeta posjeta web mjestu za timove (SharePoint Team Site) vidi se osnovna stranica koja je automatski stvorena prilikom instalacije sustava. Ona kao takva možda

neće

zadovoljavati

sve

potrebe

pa

je

potrebno

kreirati

biblioteku

dokumenata/datoteka kako bi se imalo gdje spremati dokumente kojima je onda moguće upravljati i dijeliti s članovima tima.

Slika 18: Primjer biblioteke datoteka

Prilikom planiranja biblioteke dokumenata potrebno je razmisliti o tome kakve će vrste datoteka članovi tima koristiti. Vrste datoteka vjerojatno ovise o tipu projekta na kojemu se radi. Npr. Ako članovi tima pripremaju marketing kampanju biti će im potrebne vrste dokumenata kao što su: 

Skup bilješki o projektu.

34



Raspored dostave promotivnih materijala.



Slike proizvoda.



Tekstualni izvještaji.



Proračunska tablica za planiranje budžeta.

Naravno, postoji puno više vrsta dokumenata i moguće je da će članovi tima trebati njih još nekoliko, ali ovo je samo jedan od primjera kako konkretno koristiti biblioteku dokumenata. Ovisno o veličini projekta valja razmisliti i o stvaranju nekoliko biblioteka dokumenata.

Jedna od najkorisnijih prednosti biblioteke dokumenata je mogućnost da se broj verzija nekog dokumenta svede na samo jednu verziju. Recimo da je jedan član tima napisao izvještaj i postavio ga u biblioteku dokumenata, drugi član može taj isti dokument urediti dok treći može unutar istog dokumenta dopisati svoj komentar tj. svaki član tima može dati svoj doprinos unutar istog dokumenta bez potrebe da se više verzija istog dokumenta, kojega je uređivalo više članova tima, pojavljuje unutar biblioteke dokumenata i na taj način otežava pronalaženje zadnje i potpune verzije nekog dokumenta. To je vidljivo na slici 18 gdje je prikazana biblioteka dokumenata koje je stvorio korisnik Tomislav Stanković dok je jedan od članova tima naziva Ime Prezime uredio dokument Tekstualni izvještaji bez da je morao praviti još jednu verziju dokumenta.

4.5.2. Postavljanje dokumenata u biblioteku dokumenata Kako bi biblioteka dokumenata imala svoju svrhu njoj je potrebno dodati dokumente. To je moguće učiniti dodavanjem pojedinačnih dokumenata ili istovremenim dodavanjem više dokumenata. Vrlo je vjerojatno da će neka organizacija prilikom prvog dodavanja dokumenata u biblioteku dokumenata to učiniti na način da ih sve doda odjednom, a kasnije dokument po dokument kako budu dolazili.

Dodavanje pojedinačnog dokumenta moguće je učiniti na tri načina: 1.

File – Upload document – Add a document.

2.

New document – Upload existing file.

35

3.

Povlačenjem dokumenta na radnu površinu SharePointa tj. direktno u biblioteku dokumenata.

Slika 19: Dodavanje pojedinačnih dokumenata

Prilikom dodavanja novog dokumenta, kao što je vidljivo na slici 19, automatski je postavljena opcija Overwrite existing files što znači da će svaka već ranije postavljena datoteka, a koja ima isto ime kao i ona koja se trenutno dodaje biti zamijenjena tom novom verzijom.

36

Slika 20: Overwrite existing files

Dodavanje više dokumenata istovremeno moguće je učiniti putem povlačenja dokumenata na radnu površinu sustava SharePoint Online 2013 tj. direktno u biblioteku dokumenata. U sljedećem primjeru vidljivo je kako su tri slike povučene iz mape unutar operativnog sustava Windows 8 u prozor gdje je otvoren SharePoint Online 2013 tj. biblioteka dokumenata unutar njega.

Slika 21: Dodavanje više dokumenata istovremeno

37

4.5.3. Organizacija biblioteke dokumenata Pravilna organizacija dokumenata pomoći će članovima tima da pronađu dokumente koje trebaju i kada ih budu trebali. Pravilnoj organizaciji može pomoći i standardizirana metoda za nazive dokumenata. Primjer toga može biti da svaki član tima koji stvori neki dokument u njegov naziv stavi svoje inicijale ili dogovoriti s članovima tim da se u naziv svakog dokumenta stavi kratica poslovne jedinice ili grupe kako bi se dokumenti međusobno jednostavnije razlikovali.

Međutim, postoji još jedna mogućnost koja može olakšati organizaciju dokumenata, a to je da isti budu složeni ovisno o njihovom sadržaju pa će tako tekstualni dokumenti biti u jednoj grupi dok će tablični dokumenti biti u drugoj i sl.

Koji god način da je izabran za organizaciju biblioteke dokumenata važno je da ona zadovoljava potrebe određenog projekta tj. članova tima koji na istome rade.

Redoslijed datoteka u biblioteci dokumenata Standardni stupci unutar biblioteke dokumenata su tip dokumenta (Type), naziv dokumenta (Name), izmjene (Modified) i izmijenjeno od (Modified By). Datoteke je moguće sortirati na način da se klikne na naziv nekog od ta četiri stupca gdje su onda ponuđene opcije sortiranja uzlazno i silazno.

Na primjer, da bi se dokumenti sortirali abecedno od A do Z potrebno je izmijeniti stupac Naziv (Name).

Slika 22: Uzlazno sortiranje

38

Promjena trenutnog prikaza Biblioteka dokumenata može se prilagoditi specifičnim potrebama što znači da je moguće uklanjati nepotrebne stupce, dodavati nove, mijenjati njihov raspored i još dosta toga o čemu će biti riječi u nastavku.

Slika 23: Promjena trenutnog prikaza

Prikaz dokumenata u biblioteci dokumenata moguće je promijeniti kroz nekoliko klikova mišem i bez potrebe za ikakvim programiranjem. Nakon klika na Modify View pojavljuje se mnoštvo opcija, među kojima su: 

Odabir stupaca koji će se vidjeti u biblioteci dokumenata.



Povećanje ili smanjenje broja vidljivih stupaca.



Odabir stupca prema kojemu će informacije biti raspoređene.



Filtriranje stavki prikazanih u biblioteci dokumenata prema vlastitim kriterijima.



Dodavanje gumba koji članovima tima omogućuje samostalno uređivanje biblioteke dokumenata.



Prikaz okvira za odabir pored dokumenata tako da članovi tima mogu istovremeno odabrati više dokumenata.



Određivanje maksimalnog broja prikazanih dokumenata po stupcu.



Opcionalni odabir prikaza dokumenata po mapama.



Odabir načina na koji e biblioteka dokumenata prikazati kada joj se pristupa putem mobilnog uređaja.



Grupiranje sličnih datoteka.



Postavljanje ograničenja broja stavki koje se mogu prikazati u biblioteci dokumenata.



Promijena izgleda sučelja između šest ponuđenih opcija tj. stilova.

39

Slika 24: Uređivanje trenutnog prikaza

Unutar tih postavki, osim onoga na slici iznad, nalaze se još neke kategorije, a među njima dvije najvažnije zovu se Sort koja nudi postavke pomoću kojih je moguće odrediti da se dokumenti prikazuju na način na koji to za određeni tim ima najviše smisla i Filter za odabiranje stavki koje će se pojaviti na popisu biblioteka dokumenata.

Slika 25: Opcije za promjenu izgleda biblioteke dokumenata [8]

40

Dodavanje novog stupca u biblioteku dokumenata Osnovni raspored biblioteke dokumenata može biti dovoljan za neke od timova, međutim za one koji žele i trebaju više postoji opcija za dodavanje novog stupca u biblioteku dokumenata.

Kada se pojavi dijaloški okvir za dodavanje novog stupca potrebno je upisati njegov naziv te izabrati neku od ponuđenih opcija koja najbolje odgovara vrsti stupca koja je timu potrebna. Standardna opcija Single line of text može biti sasvim dovoljna, međutim moguće je ubaciti i slike članova tima bilo da se šalju s računala korisnika ili povlače s nekog linka.

Od ostaloga, moguće je ubaciti opis stupca, ograničiti broj znakova koji mogu odjednom biti uneseni u stupac i dr.

Slika 26: Dodavanje novog stupca

41

Stvaranje novog prikaza za biblioteku dokumenata Iako je dostupno nekoliko opcija za promjenu izgleda sučelja treba spomenuti i mogućnost stvaranja dodatno prilagođenog sučelja, iako ga vjerojatno većina timova neće trebati. Postoji mnoštvo opcija pomoću kojih se informacije u cjelokupnoj biblioteci dokumenata mogu prezentirati. Sve zbog toga kako bi svaki tim mogao prilagoditi biblioteku dokumenata svojim specifičnim potrebama.

Prikaz koji se stvori na ovaj način nije uvjetovan time da se mora birati ili stvaranje novog prikaza ili promjena izgleda sučelja nego se može koristiti istovremeno s promjenom sučelja. Npr. prilikom promjene sučelje iz standardnog u Shaded (slika 25) moguće je stvoriti novi prikaz na način da to novo sučelje sada izgleda još i kao tablica (Datasheet view) što je i vidljivo na slici ispod.

Slika 27: Stvaranje novog prikaza

Kada je stvoren novi prikaz njegov se naziv, kojemu je moguće dati proizvoljno ime, prikazuje pored All Documents. U ovom slučaju naziv novog prikaza je Datasheet View.

Tako se na jednostavan način moguće prebacivati između ranije određenog izgleda sučelja i novo stvorenog.

Na slici iznad plavo su označena polja za stvaranje novog prikaza, dok se padajući izbornik ispod Current View također može koristiti za prebacivanje između ranije određenog izgleda sučelja i novo stvorenog.

42

4.5.4. Upravljanje dokumentima unutar biblioteke dokumenata Nakon dodavanja dokumenata u biblioteku dokumenata moguće su brojne radnje, a među njima su: dodavanje novih dokumenata, uređivanje postojećih dokumenata, zadržavanje dokumenata, preuzimanje dokumenata na lokalno računalo, dodavanje obavijesti koja stiže na e-mail prilikom uređivanja nekog dokumenta i dr.

Slika 28: Nije odabran dokument

Alati za upravljanje dokumentima dostupni su nakon što se odabere jedan ili više dokumenata kao što je vidljivo na sljedećoj slici.

Slika 29: Odabran je dokument

Stvaranje mape dokumenata Iako je moguće odrediti broj dokumenata koji će se prikazivati u biblioteci dokumenata vjerojatno je da će postati gotovo nemoguće kvalitetno njima upravljati kada njihov broj prijeđe npr. 50. Na isti način kako se mape koriste na osobnim računalima tako ih je moguće koristiti i unutar sustava SharePoint Online 2013.

Slika 30: Mapa dokumenata

43

Uređivanje svojstava dokumenata Svojstva dokumenata lako je zamijeniti za uređivanje dokumenata, međutim svaka radnja ima svoje mjesto u alatnoj traci.

Slika 31: Odabir opcije za uređivanje svojstava dokumenta

Nakon klika na Edit Properties pojavljuje se sljedeći prozor sa samo nekoliko mogućih radnji kao što su promjena imena dokumenta, dodavanje novog imena i brisanje dokumenta.

Slika 32: Rad na svojstvima dokumenta

44

Označavanje/zadržavanje dokumenata Zadržavanje dokumenata je opcija koja članovima tima omogućuje da uvijek rade na zadnjoj verziji nekog dokumenta tj. sprječavaju mogućnost da više članova tima istovremeno uređuje neki dokument. Pomoću ove opcije jedan član tima može označiti dokument kako bi ostali članovi tima znali da on tada radi na njemu. Nakon što je taj član završio s uređivanjem dokumenta to će biti vidljivo ostalim članovima tima koji onda mogu nastaviti s uređivanjem ili samo pregledati novo uređeni dokument.

Slika 33: Check Out & Check In

Iz gornje slike je vidljivo da su zadržani dokumenti označeni drugačijom ikonom tj. na standardnoj ikoni koja označava vrstu dokumenta nalazi se u donjem desnom kutu i zeleni kvadratić.

45

Slika 34: Čuvanje zadnje verzije dokumenta

Kada je član tima završio s uređivanjem dokumenta može kliknuti na Check In kako bi potvrdio učinjene promjene i eventualno napisao komentar za ostale članove tima kako bi isti jednostavnije razlikovali različite verzije nekog dokumenta.

46

Postavljanje upozorenja Prilikom grupnog rada s dokumentima potrebno je znati kada je i tko napravio promjene na nekom od dokumenata jer bi se inače svakodnevno gubilo vrijeme na pregledavanje dokumenata u potrazi za novim verzijama što nije produktivno.

Postavljanje upozorenja je posebno korisno kada član tima očekuje promjene na nekom važnom dokumentu da ne mora uzaludno osvježavati listu nadajući se da će baš u tom trenutku vidjeti da je sporni dokument uređen.

Slika 35: Postavljanje upozorenja

Kod postavljanja upozorenja dostupne su sljedeće opcije: 

Izbor članova tima kojima će se slati upozorenja.



Odabir metode slanja upozorenja e-mailom ili SMS-om.



Odabir vrste upozorenja: slanje upozorenja prilikom svake promjene, slanje upozorenja kada netko uredi dokument, slanje upozorenja kada netko uredi dokument koji je postavio član tima koji postavlja upozorenje i slanje upozorenja kada netko uredi dokument koji je posljednji uredio član tima koji postavlja upozorenje.



Odabir vremena slanja upozorenja: u trenutku kada je dokument uređen, slanje dnevnih upozorenja sa popisom svih uređenih dokumenata, slanje tjednih upozorenja s popisom svih uređenih dokumenata.

47

Slika 36: Postavljanje upozorenja

48

4.5.5. Pretraživanje dokumenata unutar biblioteke dokumenata Na svakoj stranici unutar sustava SharePoint Online 2013, pa tako i unutar biblioteke dokumenata postoji polje za pretragu. Pomoću njega je moguće pretraživati sav sadržaj, osobe, razgovore i stranice kao što je vidljivo na sljedećoj slici.

Slika 37: Primjer pretraživanja pojma CRM

U ovom se konkretnom primjeru pojam CRM nalazi unutar jednog Excel dokumenta te je vidljivo iz sljedeće slike da je rezultate pretraživanja moguće sortirati po vrsti dokumenata, autoru te vremenu stvaranja ili uređivanja.

Slika 38: Primjer rezultata pretraživanja

49

4.6. Centar za dokumente (Document Center) Centar za dokumente ne nudi se automatski u sklopu sustava SharePoint Online 2013 nego ga je potrebno ručno stvoriti. Od posebne je koristi za velike organizacije koje imaju potrebu za skladištenjem velike količine dokumenata na dugi rok.

Slika 39: Stvaranje centra za dokumente

Klikom na new subsite prikazuje se prozor u kojemu je potrebno odabrati da se upravo centar za dokumente želi stvoriti te upisati naziv centra, opis, poveznicu i dr.

Na slici iznad pod brojevima 2 i 3 nalaze se poveznice na centar za dokumente, nakon što je isti stvoren, kako bi mu se na što jednostavniji način moglo pristupiti.

Slika 40: Uređivanje poveznice na centar za dokumente

Poveznicu na centar za dokumente moguće je ukloniti ili joj promijeniti naziv.

50

4.6.1. Što je centar za dokumente?

Centar za dokumente namijenjen je spremanju velikih količina dokumenata tj. primarno služi kao prostor za pohranu dokumenata. Uređivanje dokumenata ovdje nije toliko bitno, kao što je to slučaj kod web mjesta za timove (Team Site), jer centar za dokumente služi kao arhiva dokumenata, baza znanja i dr. Upravo zbog toga centar za dokumente dolazi s mnoštvom mogućnosti kao što su Web Parts koji pojednostavljuju upravljanje velikom količinom dokumenata.

Slika 41: Stvaranje centra za dokumente

51

Kako centar za dokumente nije standardno dostupan unutar sustava SharePoint Online 2013 potrebno ga je ručno dodati kao novu stranicu. Tada on izgleda kao na slici u nastavku.

Slika 42: Centar za dokumente

Kasnije pristupanje centru za dokumente olakšano je na način da se link prema njemu prikazuje u sklopu početnog web mjesta.

Slika 43: Poveznica prema centru za dokumente

Kao što je ranije već spomenuto, centar za dokumente moguće je dodatno prilagoditi za prihvat velikih količina dokumenata o čemu će više riječi biti u nastavku.

52

4.6.2. Upravljanje dokumentima unutar centra za dokumente Postavljanje dokumenata moguće je učiniti pojedinačno ili više dokumenata odjednom, kao što je prikazano u slučaju biblioteke dokumenata pa to ovdje nije potrebno posebno naglašavati ili dokumentirati.

Uglavnom, dokumenti se nakon postavljanja spremaju pod poveznicu Documents te se automatski ne prikazuju na glavnoj stranici centra za dokumente. To se može promijeniti jednostavnim uređivanjem stranice što će biti prikazano u nastavku.

Slika 44: Prikaz dokumenata u centru za dokumente

Klikom na izbornik pored naziva dokumenta moguće je vidjeti sadržaj dokumenta i popis mogućih radnji koje je moguće poduzeti za konkretni dokumenti, to su redom: 

Pregled i uređivanje postavki.



Pregled i uređivanje unutar web preglednika (npr. Internet Explorer).



Zadržavanje dokumenta za potrebe uređivanja.



Objava verzije po izboru i pregled svih verzija nekog dokumenta.



Stvaranje tijeka rada za neki dokument.



Preuzimanje kopije dokumenta.



Brisanje dokumenta i dr.

53

Slika 45: Brzi pregled sadr탑aja dokumenta

54

4.6.3. Rad sa zadacima Pod poveznicom Tasks krije se prostor za stvaranje liste zadataka koje je potrebno izvršiti.

Slika 46: Početni prikaz prostora za upravljanje zadacima

Klikom na new task otvara se prozor za zadavanje zadatka u kojemu je moguće odrediti osnovne postavke konkretnog zadatka. Pod poveznicom Show More moguće je odrediti postotak izvršenja, napisati opširniji opis, odrediti stupanj prioriteta (Low, High, Normal) te status zadatka (Not Started, In Progress, Completed, Deffered, Waiting on someone else).

Slika 47: Zadavanje zadatka

55

Nakon što su zadaci zadani moguće je vidjeti listu s osnovnim informacijama poput naziva zadatka, vremena do kada treba biti izvršen te osobe kojoj je dodijeljen.

Slika 48: Lista zadataka

Upravljanje zadacima moguće je putem dodatnog izbornika kao što je prikazano na sljedećoj slici.

Slika 49: Upravljanje zadacima

56

4.6.4. Uređivanje i prilagodba sučelja centra za dokumente Prilagodba sučelja važna je kako bi se olakšalo upravljanje dokumentima, zadacima i općenito radnom okolinom unutar centra za dokumente te kako bi se na taj način povećala produktivnost.

Slika 50: Uređivanje centra za dokumente

Klikom miša na Page – Edit Page pojaviti će se nova polja koja se zovu Web Part i koja omogućuju jednostavno dodavanje prilagođenih formi.

Iz sljedeće slike vidljivo je da je odabran Web Part s lijeve strane te će ondje biti dodan prostor za bilješke naziva Note Board. Na isti je način moguće dodati nove forme iznad, ispod i pored središnjeg polja.

Slika 51: Dodavanje web dijelova

57

Centar za dokumente može, ali ne mora, biti samostalna jedinica sa svojim pravilima.

S te strane moguće je ručno dodavati dokumente ili pak stvoriti tijek zadataka koji će dokumente iz svih ostalih lokacija automatski kopirati u centar za dokumente.

Slika 52: Centar za dokumente s prilagođenim sučeljem

Nekoliko je kategorija web dijelova (Web Part) koje je moguće dodati: 

Apps: Prikaz popisa dokumenata i zadataka.



Blogs: Prikaz arhive blog postova, obavijesti o novim blog postovima i prikaz osnovnih alata za uređivanje bloga.



Business Data: Prikaz podatka o statusu dokumenata.



Community: Prikaz podataka o zajednici, polja za pristup istoj, opisa trenutnog statusa člana koji pregledava centar za dokumente, prikaz osnovnih alata za upravljanje zajednicom te prikaz popisa članova.



Content Rollup: Prikaz RSS-a, prikaz relevantnih dokumenata trenutnom korisniku, prikaz informacija o projektu, prikaz općih kategorija, prikaz linkova na stranice po izboru i dr.



Document Sets: Prikaz dokumenata i njihovih postavki.



Filters: Filtriranje po listama, datumima, korisnicima i sl.



Forms: Prikaz jednostavnih kontrola za druge web dijelove.

58



Media and Content: Prikaz slika, videa i ostalog medijskog sadržaja.



Search: Prikaz polja za pretragu, rezultata pretraživanja i sl.



Social Collaboration: Prikaz članova tima tj. korisnika, kontakt informacija, prikaz tagova i dr.

Slika 53: Web part kolekcija

59

4.7. Centar za zapise (Records Center) Centar za zapise stvara se na isti način kao i centar za dokumente kao što je vidljivo iz sljedeće slike s tom razlikom da je umjesto Document Center potrebno odabrati Records Center. Pošto može postojati onoliko vrsta zapisa koliko to prilikom planiranja odluči vodstvo organizacije centar za zapise omogućit će stvaranje različitih vrsta biblioteka zapisa. Više o tome u nastavku.

Slika 54: Stvaranje centra za zapise

Što je zapis?

Prije razrade teme potrebno je definirati pojam zapisa. Zapis je elektronički dokument koji služi kao dokaz izvršenja neke radnje i kao takav se treba čuvati određeni period vremena.

60

4.7.1. Što je centar za zapise?

Centar za zapise je takva vrsta forme unutar sustava SharePoint Online 2013 koja će omogućiti vođenja evidencije izvršenja aktivnosti.

Upravljanje zapisima je proces u kojemu tvrtka treba definirati koje će vrste informacija klasificirati kao zapise. To mogu biti dokumenti, e-pošta ili neka treća vrsta informacija koja služi kao dokaz izvršenja neke aktivnosti ili transakcije.

Slika 55: Centar za zapise

Upravljanje zapisima obuhvaća [21]: 

Odluku o tome kako rukovati aktivnim dokumentima koji će jednom postati zapisi te o lokaciji za njihovo pohranjivanje kada postanu zapisi.



Odluku o tome koliko će se pojedini zapis čuvati kako bi zadovoljio pravne, poslovne i regulatorne zakone.



Istraživanje i provođenje tehničkih rješenja koja će ispuniti potrebne zahtjeve kada je u pitanju upravljanje zapisima.



Izvršavanje zadataka koji se tiču upravljanja zapisima i koji su povezani s vanjskim faktorima poput sudskih tužbi i sl.

61

Dva su osnovna načina upravljanja zapisima: 

U posebnoj arhivi (records archive).



Zajedno s ostalim, aktivnim, dokumentima (in-place records).

Koji će od ova dva načina biti u konačnici izabran ovisi od organizacije do organizacije. U sljedećoj tablici navedeni su razlozi zašto koristiti records archive tj. in-place records.

Slika 56: Načini upravljanja zapisima [21]

62

4.7.2. Podešavanje centra za zapise Da bi se iskoristio puni potencijal upravljanja zapisima potrebno je podesiti nekoliko opcija koje će omogućiti poštivanje svih pravila kvalitetnog upravljanja zapisima.

Slika 57: Podešavanje centra za zapise

Ranije sam spomenuo dva način upravljanja zapisima records archive i in-place records no kako bi oba način bila podržana i ispravno funkcionirala potrebno ih je ručno aktivirati na razini kolekcije web mjesta (Site Collections).

Slika 58: Aktivacija novih mogućnosti centra za zapise

63

Tek će nakon aktivacije poruka, uokvirena plavim okvirom, koja se pojavljuje u prozoru za upravljanje, nestati.

Slika 59: Poruka koja daje na znanje da je potrebna dodatna konfiguracija

Dalje, potrebna su još četiri koraka kako bi centar za zapise u potpunosti bio spreman za prihvat zapisa. 

Create content type: Definirati vrstu zapisa.



Create records libraries: Definirati vrstu biblioteke, stranice, popisa,...



Create content organizer rules: Definirati način na koji će sadržaj biti organiziran. Stvaranje pravila koja će prikladne dokumente automatski slati u za njih namijenjene biblioteke.



Design the Site Welcome Page: Urediti glavnu stranicu centra za zapise.

64

Definiranje vrste zapisa Ove se opcije koriste za definiranje i uređivanje vrsta zapisa koji će se koristiti.

Ovisno o potrebama moguće je odabrati cijelu kategoriju dozvoljenih zapisa ili neku konkretnu vrstu iz neke kategorije zapisa.

Kategorije zapisa su: 

Business Intelligence.



Community Content Types.



Digital Asset Content Types.



Display Template Content Types.



Document Content Types.



Document Set Content Types.



Folder Content Types.



Group Work Content Types.



List Content Types.



Special Content Types.

Slika 60: Određivanje vrste zapisa

65

Definiranje vrste biblioteke, stranice, popisa,…

Stvaranje prikladne forme za prihvat određene vrste sadržaja. Izbor je moguć između sljedećih kategorija: 

Libraries.



Communications.



Tracking.



Custom Lists.



Pages and Sites.

Slika 61: Moguće kategorije centra za zapise

Za potrebe ovog rada izabran je Records Library iz kategorije biblioteka kako bi se unutar njega mogli spremati važni poslovni podaci.

Od mogućih postavki odabrano je da se prilikom svakog uređivanja dokumenta stvori njegova nova verzija te da će se unutar te biblioteke nalaziti isključivo Microsoft Word vrsta dokumenata.

66

Slika 62: Records Library

Tada se nova biblioteka pojavljuje u obliku poveznice u izborniku s lijeve strane.

Slika 63: Records Library u obliku poveznice

67

Stvaranje pravila za organizaciju sadržaja Kvalitetna organizacija sadržaja pomoći će boljoj produktivnosti i ne treba se zanemarivati. Upravo će ova kategorija učiniti najviše kada je u pitanju organizacija sadržaja u sklopu centra za zapise.

Stvaranje pravila stvoriti će osnovu za automatsko sortiranje sadržaja.

Slika 64: Stvaranje pravila za bolju organizaciju sadržaja

68

U ovom je konkretnom primjeru stvoreno sljedeće pravilo: svaki dokument koji isključivo u završetku svojeg naziva ima vrijednost ''[TS]'' biti će automatski poslan u Drop Off biblioteku. Pravilo se tada prikazuje na listi stvorenih pravila ispod Content Organizer Rules kao na slici 55.

Prilikom postavljanja dokumenta prikazuje se poruka da će sporni dokument, koji zadovoljava pravilo, biti automatski prebačen u prikladnu biblioteku ili mapu.

Slika 65: Dodavanje dokumenta koje zadovoljava pravilo

Nakon klika na OK slijedi još jedna potvrda o promjeni lokacije dokumenta.

Slika 66: Poruka o promjeni lokacije dokumenta

69

4.8. Office Web Apps aplikacije Jednostavno rečeno Office Web Apps je Microsoft Office uredski paket u oblaku.

Proširuje mogućnosti upravljanja dokumentima sustava SharePoint Online 2013 i nudi fleksibilnost jer dokumenti su uvijek dostupni bez obzira na lokaciju korisnika i bez potrebe za ručnim kopiranjem između različitih uređaja.

Sve što je potrebno za koristiti Office Web Apps je veza s Internetom i web preglednik npr. Internet Explorer. To je posebno korisno u kontekstu sustava SharePoint Online 2013 kada korisnici vođeni različitim obavezama i putovanjima nemaju vremena razmišljati o tome jesu li sve potrebne dokumente kopirali na novu lokaciju ili o kompatibilnosti uredskog paketa Microsoft Office, instalaciji nadogradnji i sl.

Slika 67: Sadržaj Office Web Apps paketa

70

Ipak, kako bi se postiglo najbolje od oba svijeta unutar sustava Office 365, kojega je SharePoint Online 2013 dio, nudi se instalacija uredskog paketa Microsoft Office 2013 na lokalna računala za svakodnevne potrebe na poslovim računalima.

Slika 68: Instalacija uredkog paketa Microsoft Office 2013

Instalacijski paket sadržava: 

Microsoft Word.



Microsoft Excel.



Microsoft PowerPoint.



Microsoft OneNote.



Microsoft Access.



Microsoft Publisher.



Microsoft Outlook.



Microsoft Lync.



Microsoft InfoPath.

71

4.8.1. Praktičan rad s Office Web Apps aplikacijama Dva su načina kako početi raditi s nekim dokumentom unutar web preglednika. Prvi je da se stvori novi dokument na kojemu se može nastaviti raditi u web pregledniku ili ga otvoriti u standardnom programu Microsoft Office.

Slika 69: Stvaranje novog dokumenta

Nakon klika na Excel workbook otvara se prozor u kojemu je potrebno navesti naziv dokumenta.

Slika 70: Upisivanje imena novog dokumenta

72

Tada se sučelje novog dokumenta pojavljuje unutar web preglednika te je vidljivo u donjem desnom kutu da ga istovremeno uređuju tri osobe od kojih su dvije registrirane u sustavu dok je treća osoba nepoznata. To znači da je moguće poslati link na dokument i korisniku koji nije dio sustava SharePoint Online 2013 s mogućnošću da isti samo pregledadokument ili da ga i uređuje.

Slika 71: Nekoliko osoba istovremeno uređuje dokument

73

Drugi način je da se jednostavno bilo koji dokument unutar sustava SharePoint Online 2013 otvori u web pregledniku.

Slika 72: Otvaranje postojećeeg dokumenta

Nakon čega se isti prikazuje u svima dobro poznatom sučelju jednakom onom iz standardnog Microsoft Office uredskog paketa.

Slika 73: Alatna traka

74

Slika 74: Office Web Apps na djelu

75

5.

PREDNOSTI I NEDOSTACI

Iako su prednosti i nedostaci (ili bolje rečeno rizici) subjektivna kategorija u nastavku ću navesti neke do kojih sam došao pri sastavljanja ovog rada.

Prednosti: 

Jednostavna integracija s Microsoft, klijentskim i serverskim, operativnim i ostalim sustavima kao što je Microsoft Office.



Štedi vrijeme koje je inače potrebno za održavanje sustava, instalaciju nadogradnji, dodavanje novih servera, njihovo podešavanje i dr.



Mogućnost izbora između mjesečnog i godišnjeg licenciranja.



Predvidljivi troškovi tj. plaćanje ovisno o iskorištenosti resursa (plaćanje licenci po broju korisnika koji stvarno koriste sustav umjesto plaćanja licenci za maksimalno mogući broj korisnika za slučaj da ih kasnije bude više).



Skalabilnost (brza prilagodba potrebnih resursa).

Nedostaci: 

Pitanje sigurnosti podataka jer se isti nalaze na udaljenoj lokaciji. Iako se Microsoft trudi ponuditi najveću razinu sigurnosti ipak ostaje pitanje sigurnosti veze između organizacije i pružatelja usluge.



Zadovoljava potrebe do određene razine [11] nakon koje je potrebno koristiti on-premise ili hibridno (cloud + on-premise) rješeje.



Nemogućnost

kontrole

nad

cjelokupnim

serverom/serverima

na

kojemu/kojima se nalazi SharePoint Online 2013 sustav.

76

6.

ZAKLJUČAK

Na kraju ovog Završnog rada postavlja se pitanje ''Koristiti SharePoint Online 2013 kao sustav za upravljanje dokumentima ili ne?''.

Odgovor na to pitanje ovisi o

očekivanjima kako menadžmenta neke organizacije tako i samih korisnika. Prema tome, ovaj Završni rad je koristan upravo njima kako bi jednostavnije došli do odgovora na ranije postavljeno pitanje.

Za početak, SharePoint Online 2013 je puno više od samog sustava za upravljanje dokumentima jer nudi funkcionalnosti koje daleko premašuju puko upravljanje dokumentima i najveća njegova snaga je upravo u tim funkcionalnostima koje se međusobno isprepliću. Gledajući s tog aspekta potpuno je pogrešno promatrati SharePoint Online 2013 isključivo kroz jednu od njegovih brojnih funkcionalnosti.

Sama činjenica da neka organizacija koristi sustav SharePoint Online 2013 kao sustav za upravljanje dokumentima neće pomoći poslovanju te organizacije bez temeljite pripreme i planiranja i nemoguće je očekivati rješenje tipa ''ključ u ruke'' koje isključuje potrebu za bilo kakvim modifikacijama i prilagodbama sustava.

Kada se radi s nekoliko desetaka tisuća dokumenata vrlo lako može doći do kaosa u kojemu bi SharePoint Online 2013 postao samo još jedno spremište dokumenata. Jedan od lošijih scenarija je onaj u kojemu SharePoint Online 2013 postane platforma za upravljanje dokumentima po principu ''arhivirati sve za svakoga'' umjesto da se selektivno i kontinuirano upravlja verzijama aktivnih dokumenata.

Zato je prije implementacije potrebno odlučiti koja rješenja organizacija treba i koje izazove njima želi riješiti. Konkretno, to bi značilo ne implementirati sve funkcionalnosti sustava SharePoint Online 2013 odjednom, posebno ako organizacija u tom trenutku treba možda samo jedan njegov dio jer se u suprotnom, kada se implementiraju sve funkcionalnosti odjednom događa da korisnici budu pod dojmom velike količine opcija pri čemu se produžuje njihov proces prilagodbe i stvaraju zastoji u procesu upravljanja dokumentima.

Da bi se proces prilagodbe korisnika skratio i da bi se postigla veća razina produktivnosti

potrebno

je

prilikom

implementacije

iskoristiti

svu

dostupnu 77

dokumentaciju. Npr. prilikom stvaranja biblioteke dokumenata potrebno je znati koji će ju odjel koristiti pa tako biblioteka dokumenata odjela financija neće biti jednaka kao biblioteka dokumenata odjela informatičke podrške. Svaki odjel treba imati sučelje prilagođeno specifičnim potrebama, unaprijed definirane načine upravljanja dokumentima, unaprijed određene predloške za stvaranje novih dokumenata i dr.

Kako bi se izvuklo najbolje od sustava SharePoint Online 2013 potrebni su sposobni administratori koji će razlikovati i najsitnije detalje među pojedinim predlošcima za prikaz i upravljanje dokumentima kao i detalje ostalih funkcionalnosti. Razumijevanje SharePoint Online 2013 okruženja ključno je za uspješnu implementaciju. Znanje za korištenje sustava SharePoint Online 2013 nije potrebno samo administratorima nego i korisnicima. To se najbolje može vidjeti na primjeru korištenja funkcionalnosti vezane uz kolaboraciju pri čemu jedan od korisnika pokrene neku raspravu i to je sve što bude pokrenuto pa kada netko od ostalih korisnika posjeti taj dio sustava velika je vjerojatnost da se više neće vratiti kada vidi da je sve prazno jer zapravo neće shvaćati koju korist iz te funkcionalnosti može dobiti. Prethodni primjer možda nije strogo vezan uz upravljanje dokumentima, ali ga je najjednostavnije za shvatiti.

Tek kada se sve prethodno uzme u obzir moguće je zaokružiti čitavu priču oko korištenja sustava SharePoint Online 2013 kao sustava za upravljanje dokumentima.

Prednosti nabrojane u prethodnom poglavlju tada dolaze do izražaja i daju odgovor na pitanje postavljeno na prethodoj stranici.

78

7. LITERATURA [1]

Document Management, http://www.konsort.com/home/solutions/Document_Management (2013.)

[2]

DMS – Document Management System, http://programi.zio.hr/dms.aspx (2013.)

[3]

Document management system, http://www.princeton.edu/~achaney/tmve/wiki100k/docs/Document_management_s ystem.html (2013.)

[4]

Horvat I.: Sustavi za upravljanje sadržajem (2013.)

[5]

Indeksiranje dokumenata, http://www.definiraj.com/1305/indeksiranje-dokumenta/ (2013.)

[6]

Keywords, http://www.techterms.com/definition/keywords (2013.)

[7]

Microsoft Doubles SharePoint Advertising efforts and they do a good job, http://absolute-sharepoint.com/2013/07/microsoft-doubles-sharepoint-advertisingefforts-and-they-do-a-good-job-2.html (2013.)

[8]

Murray K.: Microsoft Office 365, Connect and collaborate virtually anywhere, anytime, str. 127. (2011.)

[9]

OCR unos podataka, http://arhiva.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=66&KatID=58&ClanakID=716 (2013.)

[10] Pehar, F., Ivanović Dragija, M., Golub, K., Badurina B.,: Digitalizacija i nove knjižnične usluge, www.szi.hr/seminar2002/prezentacije/slagRadionicaDigitalizacija2.ppt (2013.)

[11] SharePoint Online: software boundaries and limits, http://office.microsoft.com/en001/office365-sharepoint-online-enterprise-help/sharepoint-online-softwareboundaries-and-limits-HA102694293.aspx, (2013.)

[12] Smith Tony: SharePoint 2013 User's Guide, 4th Edition, str. 103., 375.-392. (2013.)

[13] Sustavi za upravljanje dokumentacijom - eDMS ¤ prednosti, http://www.src.hr/Rjesenja/Sustavi-za-upravljanje-dokumentacijomeDMS/prednosti.aspx (2013.)

[14] Škoda P.: FPGA platforma u primjenama za rudarenje podataka, IRB, Zagreb, http://www.fer.unizg.hr/_download/repository/pskoda,KDI.pdf (2013.)

[15] Ujević I.: Sustav za upravljanje dokumentima, Diplomski rad, Fakultet elektrotehnike i računarstva, Zagreb (2003.)

[16] Uvod u tijekove rada, http://office.microsoft.com/hr-hr/sharepoint-serverhelp/uvod-u-tijekove-rada-HA010154424.aspx (2013.)

[17] Uvod u skupove dokumenata, http://office.microsoft.com/hr-hr/sharepoint-serverhelp/uvod-u-skupove-dokumenata-HA101782466.aspx#_Toc252534953 (2013.)

[18] Vidović, A., Mihanović, V.,: Informatizacija poslovanja, Tema: Upravljanje dokumentima, http://www.oss.unist.hr/~iruzic/IP/UpravljanjeDokumentima.pdf (2013.)

[19] What is Document Security?, http://www.filebound.com.au/what-is-documentsecurity/ (2013.)

79

[20] What is Enterprise Content Management (ECM)?, http://www.aiim.org/What-is-ECMEnterprise-Content-Management (2013.)

[21] Wheller C., Shadravan D., Resing T., Coventry P.: Microsoft SharePoint 2013 InsideOut, str. 440., 448.

[22] Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima?, http://arhiva.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599 (2013.)

80