Elsbreg gọi phút đầu tiên là “cuộc gặp trước các cuộc gặp gỡ”. “Khi họ bước vào, ngay lập tức buổi lễ bắt đầu, - cô nói, âm nhạc sôi động, mọi người bao quanh, tất cả đều giúp nhau cảm thấy sự ấm cúng và tiện nghi của buổi chiêu đãi. Người nào đó rót rượu, người nào đó mang đến những chiếc ghế còn thiếu, người nào đó nữa thì dẫn bạn đến khu vực trưng bày sản phẩm. Khắp nơi trưng bày áp phích, biểu ngữ và các quả bóng bay, bạn sẽ đắm mình trong bầu không khí vui vẻ hài lòng”. BÀN ĐĂNG KÝ Các vị khách mời của bạn sẽ có ấn tượng đầu tiên từ bàn ghi tên nằm bên phải lối vào phòng mit tinh của bạn. Elsberg khuyên nên dùng khăn trải bàn bằng vải lanh và trang trí bàng bằng giấy hoa và các quả bóng bay. Nếu như người ta vừa mới viết về công ty bạn trên báo chí, hãy cắt tờ báo đó ra và dán lên tường. Mỗi một vị khách mời đều phải được cung cấp các bản in lại của các bài báo khác nhau kem theo các tài liệu khác. John Kalench khuyên rằng ngồi sau bàn ghi tên phải là những con người cởi mở, vui tươi, để tạo ấn tượng tích cực đầu tiên cho các vị khách. Hãy ghi tên địa chỉ, số điện thoại của từng vị khách và hãy cung cấp cho mỗi người một tấm thẻ có màu trên đó đề tên của người đó để phân biệt cộng sự của bạn với khách mời. BẦU KHÔNH KHÍ. ______________________________________________________ 119 VMB Group – www.kinhdoanhtheomang.com – Lưu hành nội bộ
Cũng giống như các cuộc gập gỡ ở nhà, ngay từ lúc các vị khách của các bạn đến họ không được phép cảm thấy rằng có ai đó chán hay là xem thường họ. Nhạc phải vui nhộn, gây hưng phấn. Phải tăng cường quan tâm đến các vị khách, những có người dễ nhận biết qua phân biệt thẻ có màu sắc. Hãy hướng dẫn cho các thủ lĩnh trong mạng lưới của bạn làm việc với khách và để họ truyền đạt lại các hướng dẫn theo tuyến cho các nhà phân phối của mình. Nếu các nhà phân phối của bạn không có các đội đặc biệt của mình để làm việc với khách thì họ có thể xem cuộc mít ting như một hoạt động giải trí. Trong suốt buổi liên hoan các thủ lĩnh phảin đi khắp văn phòng theo dõi các nhà phân phối của mình để tin rằng sự chú ý của họ tập trung vào các vị khách chứ không phải là vào ai khác và để có thể kịp thời giúp đỡ họ trong trường hợp cần thiết. MỘT MƯU MẸO VỚI NHỮNG CHIẾC GHẾ. Một ấn tượng rất quan trọng và có tác dụng gây hưng phấn cho các vị khách đó là : Trong suốt thời gian diễn ra buổi liên hoan hoặc ít nhất là trong phần đầu của nó, các vị khách phải nhìn thấy những chiếc ghế ngồi thường xuyên được chuyển thêm vào phòng. Điều này tạo ấn tượng rằng số lượng khách vượt quá mong đợi. Quả thật, đối với cuộc gập được lập kế hoạch tốt, bạn phải cố ý sắp xếp một số lượng ghế ít hơn so với số lượng khách mong đợi. Không điều gì tồi tệ hơn là những chiếc ghế trống song thật là tốt nếu số lượng khách thường xuyên tăng lên và căn phòng thì luôn thiếu ghế. ______________________________________________________ 120 VMB Group – www.kinhdoanhtheomang.com – Lưu hành nội bộ