DMS und Archivierung topsoft Fachmagazin 17-3
«Unwissenheit schützt vor Strafe nicht»: Verschiedene Varianten, um ein Unternehmen «paperless» zu machen Überlegungen zum papierlosen Büro und zu damit verbundenen Lösungen sollten ein Unternehmen nicht belasten, sondern vielmehr entlasten. Wichtig ist, dass das Bauchgefühl stimmt und keine «Magenverstimmung» eintritt. >> Peter Kanele | Textation AG
Stellen Sie sich vor, dass Sie alle Ihre geschäftsrelevanten Unterlagen rechtssicher in einem digitalen Archiv abgelegt haben. Zunächst ist dies sicher ein beruhigendes Gefühl, alles klassifiziert und nach Suchkriterien zentral an nur einem Ort archiviert zu haben. «Klasse, diese papierlose Welt», werden Sie zunächst denken. Bei genauerer Betrachtung sollten Sie sich jedoch die Frage stellen, was bedeutet der Begriff «rechtssicher» eigentlich genau? Welche Auswirkungen sind damit verbunden? Rechtssicher bedeutet in erster Linie, dass Sie an digital archivierten Dokumenten nichts mehr verändern bzw. korrigieren können. Ist diese Anforderung nicht erfüllt, kann es Konsequenzen für das Unternehmen haben. 22
Ganz nach dem Motto: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Wie viele Unternehmen auch, werden Sie wahrscheinlich mit Word oder Ihrem eigenen Texterstellungs-Programm geschäftsrelevante Dokumentinhalte erstellen. Beim Einsatz eines digitalen Archivs ist es an dieser Stelle wichtig, dass geschäftsrelevante Textinhalte im Anschluss an die Fertigstellung geprüft und korrekturgelesen werden. Wenn dann die Freigabe erfolgt – und nur dann – sollte das Dokument unveränderbar langzeitarchiviert werden. Dasselbe gilt auch für das Publizieren der Dokumente, z.B. auf einer Website. Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie heute Textinhalte in Ihrem Unternehmens erstellen und publizieren wollen, liegt der Nutzen auf der Hand, – oder doch nicht?
Schutz von Daten und Dokumenten Das Kapital und gleichzeitig das Aushängeschild eines Unternehmens sind unter anderem die Daten und Dokumente. Diese gilt es in hoher Qualität zu erstellen und zu sichern, um den Mitarbeitenden und den Kunden stets ein hohes Sicherheitsgefühl zu vermitteln. Im besten Fall übergeben Sie den rechtssicheren und automatisierten Dokumenten-Erstellungsprozess an eine geeignete Software, die Sie wesentlich bei Ihren täglichen Arbeiten unterstützt. Dadurch profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Mitarbeitenden. Zusätzlich wird die Dokumentenqualität enorm gesteigert. Jetzt kann DMS/ECM beginnen und alles, was IT an entsprechenden Möglichkeiten bietet.