Business Software Evaluation topsoft-Magazin 3-13
Prozesse und Aufgaben als Projektgrundlagen Zuerst werden die Hauptprozesse der Firma identifiziert, mit denen 80% der Aufgaben erledigt werden. Nachdem die aktuellen IstProzesse dokumentiert sind, werden für jeden der Hauptprozesse die Soll-Prozesse festgelegt. Anzumerken ist, dass sich die Strukturierung nach den Vorgaben einer ISO-Zertifizierung aufgrund der unterschiedlichen Zielsetzung für die ERP-Einführung nicht eignet. Die Ist-Prozesse werden am besten mit einem «stellenorientierten Ablaufdiagramm» dargestellt. Die organisatorischen Einheiten (Stellen) bilden waagrechte Balken, in denen die Prozessschritte eingetragen werden, beginnend beim Kunden. Die Darstellung kann mit den beteiligten Dokumenten und jenen Medien ergänzt werden, welche für die Informationsflüsse genutzt werden (siehe Abbildung 2). Die Ist-Prozesse sind auf Stärken und Schwächen hin zu untersuchen. Dies geschieht am besten direkt mit den Beteiligten. Lösungsansätze zur Überwindung der Schwächen dienen zur Gestaltung der Soll-Prozesse. Genau wie bei der Aufnahme der Ist-Prozesse ist für die Gestaltung der Soll-Prozesse die Diskussion des stellenorientierten Ablaufdiagramms zusammen mit den Beteiligten zielführend.
IT unterstützte Prozesse und Einsatzkonzept Zu jedem einzelnen Prozessschritt der Sollprozesse wird die gewünschte IT-Unterstützung beschrieben. Der Prozessschritt wird so in allen Einzelheiten aufgelistet und tabellarisch dargestellt (siehe Abbildung 3). Um einen ganzen Hauptprozess in diesem Detaillierungsgrad zu beschreiben, wird eine längere Auflistung entstehen. Die IT-Unterstützung ist nicht für jeden einzelnen Schritt für das Unternehmen gleich wichtig. Gerade bei kleinen Unternehmen können einzelne Schritte auch ohne IT-Unterstützung erfolgreich ablaufen. Im Einsatzkonzept steht – grob gesagt –, welche Mitarbeiter mit welchen IT-Funktionen arbeiten werden. Damit Anbieter eine realitätsnahe Kostenkalkulation vornehmen können, muss ein grobes Einsatzkonzept vorliegen. Das Einsatzkonzept kann sehr einfach erstellt werden, in dem die Anzahl Personen den Prozessschritten auf dem stellenorientierten Ablaufdiagrammen der Hauptprozesse zugeordnet werden. In speziellem Masse steht in diesem Zusammenhang auch die Qualifikation der Mitarbeiter zur Diskussion. Die Detailaufgaben, welche in Form des stellenorientierten Ablaufdiagramms als Soll-Prozess dargestellt sind, müs24
Abbildung 2: Einfaches stellenorientiertes Ablaufdiagramm
Kunde mit Verkauf und Service, Verkaufspartner
Verkaufsgespräch mit Abklärungen: Bonität, Variante, Termin, Lieferfähigkeit, Lieferfristen, Lagerhaltigkeit, Preis
Kaufvertrag unterschreiben
Montage Schulung
Rechnung bezahlen
Transport Zoll
Rechnung
Offerte Kaufvertrag
Transportdienstleister
Finanz- und Rechnungswesen
Montage Einkauf
Rechnungserstellung
Kundendaten Händlerdaten
Produktionsauftrag
Auftragsfreigabe Produktionsauftrag anlegen
Variante definiert Stückliste definiert
Lager nachfüllen
Bestellungen auf Auftrag
Bestellungen von Lager
Zahlungsfreigabe
Zoll Frachtpapiere
Bestellunterlagen
Wareneingang Transportauftrag
Bestellunterlagen Fertigmeldungen Prüfkontrolle
Montage, Prüfungen, Demontage, BDE, variantenspezifische Manuals herstellen, verpacken
sen von Mitarbeitern ausgeführt werden. Vom Ist-Zustand zu den Soll-Anforderungen klafft bei der Mitarbeiterqualifikation oft eine Lücke, welche mit Schulung rechtzeitig geschlossen werden muss. Der Schulungsbedarf kann aus der Differenz der Ist-Qualifikation und dem eingetragenen Bedarf abgeleitet werden.
Grobevaluation möglicher Systeme Bei der Grobevaluation geht es darum, einen umfassenden Marktüberblick über die möglichen Lösungen zu erhalten. Dies ist wichtig, damit nicht in einem späteren Zeitpunkt des Projektes plötzlich Systeme und Anbieter auftauchen, welche die gefällte Entscheidung infrage stellen und durch die entstehende Unsicherheit allenfalls den Rückhalt für das Projekt bei den Betroffenen schwächen. Mit Vorteil werden die infrage kommenden Systeme auf dem Inlandmarkt gesucht, da diese in der Regel auf die lokalen Anforderungen abgestimmt sind. Die kostenlose OnlineDatenbank www.topsoft.ch verfügt über Vergleichsangaben zu allen relevanten Systemen im Schweizer Markt. Anhand zahlreicher Selektionskriterien und Zusatzinformationen zu den Produkten, Anbietern und Referenzen kann so eine Liste mit 10 bis 20 potentiellen
Kundendoku (Manual, Schulung, Garantie, usw.
Anbietern erstellt werden. In Ergänzung dazu ermöglicht der Besuch der topsoft Messe für Business-Software, verschiedene Systeme live zu erleben und die Personen persönlich kennen zu lernen, die sich für das Produkt und letztlich auch für den Kunden einsetzen.
Ausschreibung mit Projektunterlagen Nach der Grobevaluation muss die Liste der möglichen Produkte meistens anhand von Ausschlusskriterien und telefonischen Vorabklärungen weiter reduziert werden. Liegt die Menge der Anbieter schlussendlich unter 10 hat man eine brauchbare Anzahl für eine Grob-Ausschreibung. Damit steht einer ersten schriftlichen Angebotsanfrage nichts mehr im Weg. Das zu versendende Dossier sollte mindestens folgende Punkte beinhalten: ∙∙ Firmenbeschreibung ∙∙ Prozessdiagramme ∙∙ Detaillierte Prozessanforderungen ∙∙ Grobes Einsatzkonzept ∙∙ Weitere, von den Prozessen unabhängige Anforderungen entsprechend den Hauptselektionskriterien, wie z.B. Angabe einer bestimmten Referenz, Hardware-Anforderungen, Leistungen für die Betreuung usw.