Käytetyt kirjaimet vastuiden määrittelyssä ovat R Responsibility – ehdoton vastuu ko. asian aloittamisesta ja loppuunsaattamisesta, päättäjä. A Accountability – tekee työtä ko. asian eteen aktiivisesti, aikaansaaja. C Consultant – on tarvittaessa, pyydettäessä avuksi ko. asiassa, konsultatiivinen. I Informed – tarvitsee tiedon ko. asiasta, on pidettävä ajan tasalla, tietää. (V Veto – asianomaisella on veto-oikeus tehtyyn päätökseen, voi asemansa kautta vaikuttaa itsenäisesti. Käytetään vain poikkeustapauksissa. Tämä rooli voi esiintyä erityisesti omistajilla tai julkisen sektorin päätöshierarkiassa.) Käytännön tilanteessa helpointa matriisin tekeminen on vaiheittain. Aikaa tarvitaan noin 2–4 tuntia: • Ensimmäiseksi johtoryhmä määrittelee asiat, jotka kuuluvat johtoryhmälle. Ne voidaan ensin kirjoittaa post-it-lapuille ja ryhmitellä tarvittaviksi kokonaisuuksiksi. Ne kirjataan lomakkeen reunaan vasempaan sarakkeeseen. • Jokaisella johtoryhmän jäsenellä on matriisissa oma sarake, johon hänen roolinsa kirjataan neljän kirjaimen R, A, C ja I avulla. • Sen jälkeen käydään läpi asia kerrallaan eri ihmisten rooli kyseisessä asiassa: kuka on vastuussa, ketkä osallistuvat aikaansaamiseen, ketkä ovat pyydettäessä avuksi ja ketkä tarvitsevat tiedon. Oikeanpuoleisimpaan sarakkeeseen voidaan täsmentää päätösvaltuudet. Pidetään huoli, että jokaisella vaakarivillä on vain yksi päättäjä, eli käytettävissä on vain yksi R-kirjan vaakariviä kohden.
Matriisin tekeminen on yhdessä keskustellen kaikkein hyödyllisintä. Yhteistyön avuksi saadaan taulukko, josta on helppo tarkistaa tehtävänkuvat: jokainen voi kirjoittaa taulukosta oman sarakkeensa kirjainten avulla tehtävänkuvansa. Useimmiten vastuuta on jakamassa useampi jäsen, ja silloin on tärkeää jakaa asia osiin, jotta Toimi johtoryhmässä
78
vastuu selkeytyy. Esimerkiksi asiana ”strategia” jaetaan niin, että toimitusjohtajalla on vastuu strategian sisällöstä ja talousjohtajalla on vastuu strategiaprosessin toimivuudesta. Samaan tapaan henkilöstöjohtajalla on vastuu henkilöstöhankinnan suunnittelusta ja kullakin vastuualueella johtaja vastaa henkilöstöhankinnasta ja rekrytointipäätöksistä. Joskus alaisille on tärkeä tieto, ettei toimitusjohtajalla, johtoryhmän päälliköllä, ole päätösvaltaa osassa asioita, esimerkiksi investoinneissa tai strategiavalinnoissa, vaan ne ovat hallituksella tai pääomistajalla. Näissä tilanteissa erityisesti kannattaa valtuudet kirjata näkyviin, esimerkiksi rajauksella ”päättää investoinneista, joiden kokonaishinta on max. xxx euroa”, ja ”käynnistää selvitykset uuden myyntikonttorin avaamiseksi”. Valmiista matriisista voi tarkastella vaakariveittäin: • Tuleeko työ varmasti tehtyä tällä työnjaolla? Tehdäänkö päätöksiä? • Saadaanko näkyviin työnjako ja tiimit tehtävän hoitamiseen (R+A:t)? • Onko liikaa C:tä ja I:tä asioihin tarttumisen sijaan? • Eihän joka ruudussa ole kirjainta, ikään kuin kaikki olisivat mukana kaikessa?
Valmiista matriisista voi tarkastella sarakkeittain: • Joillakin on monta R:ää – voiko päätöksentekovaltuuksia jakaa osiin, niin ettei päätöksenteko johtoryhmässä riipu yhdestä tai kahdesta henkilöstä? • Jotkut saavat kirjaimen jokaiseen tehtävään – ehtiikö henkilö paneutua niin moneen asiaan? • Ei yhtään R:ää eikä A:ta – onko rooli tarpeellinen johtoryhmässä? Tällainen rooli voi olla johtoryhmän sihteerillä, mutta hukataanko silloin henkilön osaamista? • Täsmentää omaa tehtävänkuvaansa matriisin perusteella.
Vastuu-valtuusmatriisin voi tehdä myös toiminnoittain selkiinnyttämään matriisiorganisaatiota, niin että sarakkeissa ovat yksiköt, myyntikonttorit, toiminnot. Vasempaan sarakkeeseen listataan 79
Toimi johtoryhmässä