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Índice general

Access 20 10

Fácil y rápido

Santiago Travería Luis Navarro

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Access 2010 Fácil y Rápido

Access 2010 Fácil y rápido © Santiago Travería - Luis Navarro © De la edición: INFORBOOK'S, S.L. Se ha puesto el máximo interés en ofrecer al lector una información completa y precisa. Sin embargo, INFORBOOK'S, S.L. no asume ninguna responsabilidad derivada de uso, ni tampoco por cualquier violación de patentes y otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir estando este libro destinado a la utilización de aficionados o a la enseñanza. Las marcas o nombres mencionados lo son únicamente a título informativo, siendo propiedad de sus legales registradores.

Reservados todos los derechos.

Ninguna parte de este libro puede ser reproducida, grabada en sistema de almacenamiento o transmitida en forma alguna ni por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro. Asimismo queda prohibida la distribución, alquiler, traducción o exportación sin la autorización previa y por escrito de INFORBOOK'S, S.L. Editado por:

INFORBOOK'S, S.L. (1) C/ Muntaner, 181 08036 BARCELONA 934 394 055 email: info@inforbooks.com web: http://www.inforbooks.com

ISBN-13: 978-84-15033-17-2 ISBN-10: 84-15033-17-6 Depósito legal: B-3605-2011 Diseño cubierta: Manel López Maquetación: ServiDOC

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A mis buenos amigos de Envy (Vilanova i la Geltrú)

Santiago Travería Reyes

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Access 2010 Fรกcil y Rรกpido

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Convenciones Las aplicaciones que intergran Office 2010 (Word, Excel, Access, PowerPoint, etc.) funcionan correctamente en cualquier versión de Windows (7, Vista o XP). Las diferencias que encontrarán los usuarios de estos tres sistemas operativos, residen básicamente en los cuadros de diálogo Abrir, Guardar y en cómo los usuarios de Windows 7 o Windows Vista pueden ver el contenido de las carpetas.

A un usuario de Windows XP al acceder al cuadro de diálogo Abrir se le mostrará:

En Windows Vista el mismo cuadro se verá como en la figura de la izquierda:

En Windows 7 aparecerá como en la figura de la derecha:

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Access 2010 Fácil y Rápido

El cuadro de diálogo Guardar como en Windows XP presentará este aspecto:

El mismo cuadro de diálogo en Windows Vista se verá como le mostramos en la figura de la izquierda:

En Windows 7 aparecerá como en la figura de la derecha:

El texto que aparece entre dos líneas acompañado a la derecha o a la izquierda del logo del programa es una nota explicativa.

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Instalación de Access 2010 .................................13 Requisitos del Sistema y del Hardware ..................................... 13 Otros servicios y elementos adicionales ............................... 13 Novedades de Microsoft Access 2010 ......................................... 14 Instalación de Microsfot Access 2010 desde Office ................... 15 Instalar la versión de 32 o 64 bits .............................................. 19 Activación de Access 2010 ......................................................... 20 Activación a través de Internet .............................................. 20 Activación por teléfono ........................................................... 20

Presentación de Access 2010 ............................ 23 Conceptos generales .................................................................. 23 ¿Qué es una Base de datos? .................................................. 23 ¿Qué es una Base de datos relacional? ................................ 24 Tipos de Relaciones ................................................................ 25 Relación de uno a varios .................................................... 25 Relación de varios a varios ................................................ 25 Relación de uno a uno ....................................................... 25 ¿Qué es Microsoft Access 2010? ............................................ 25 Visión general de Access 2010 .................................................. 26 Nuevo aspecto de interfaz .......................................................... 26 Ventana inicial de Access ...................................................... 27 Ventana principal de base de datos ....................................... 27 Barra de título ........................................................................ 28 Barra de herramientas de acceso rápido .............................. 28 Botón de Office ....................................................................... 28 Cinta de opciones ................................................................... 29 Ayuda ...................................................................................... 30 Solicitar ayuda con el cuadro Escriba aquí las palabras que desea buscar ...................................................................... 31 Uso del botón Buscar ......................................................... 31

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Access 2010 Fácil y Rápido Panel de exploración .............................................................. 32 Área de trabajo ....................................................................... 32 Barra de estado ...................................................................... 32 Botones de vistas.................................................................... 33 Zoom ....................................................................................... 33 Barras de desplazamiento ...................................................... 33 Panel de tareas ...................................................................... 33 Menú contextual ..................................................................... 33 Teclas rápidas......................................................................... 34

Base de datos ..................................................... 35 Ejecutar Access 2010 ................................................................. 35 Crear la Base de datos ............................................................... 36 Cerrar un objeto de la base de datos ......................................... 37 Cerrar la Base de datos ............................................................. 37 Crear nueva Base de datos ........................................................ 37 Abrir una Base de datos existente ............................................ 38 Salir de Access ........................................................................... 40

Tablas .................................................................41 Planificar la Base de datos ........................................................ 41 Diseño de las Tablas .................................................................. 42 Crear una tabla .......................................................................... 43 Definir los campos de la tabla .................................................... 45 Guardar la tabla ......................................................................... 47 Definir la Clave principal ........................................................... 48 Cerrar la tabla ............................................................................ 50 Abrir la tabla ............................................................................... 50 Modos de Vistas .......................................................................... 50 Propiedades de los campos ......................................................... 51 Regla de validación de datos ...................................................... 53 Crear nuevas tablas ................................................................... 54 Asistente para búsquedas .......................................................... 57 Creación de índices .................................................................... 63 Copiar tablas ............................................................................... 64 Eliminar tablas ........................................................................... 65

Relaciones ......................................................... 67 Uso de las Bases de datos relacionales .................................... 67 Claves de una base de datos ...................................................... 68 Claves externas ...................................................................... 69 Tipos de relación ........................................................................ 69 Reglas de integridad .................................................................. 71

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Normalización de una base de datos ......................................... 71 Primera forma normal ............................................................ 71 Segunda forma normal ........................................................... 72 Tercera forma normal ............................................................ 73 Cuarta forma normal .............................................................. 75 Quinta forma normal .............................................................. 75 Modos de Relaciones .................................................................. 75 Establecer las relaciones ........................................................... 76 Borrar relaciones ................................................................... 77 Crear las relaciones ............................................................... 78 Integridad referencial ............................................................ 78

Introducir datos ..................................................81 Añadir registros en la tabla ....................................................... 81 Borrar registros en la tabla ........................................................ 88 Hoja secundaria de datos ........................................................... 89 Modificar registros ...................................................................... 90 Deshacer y Rehacer ................................................................... 91 Opciones Ir a ............................................................................... 92

Hoja de datos ..................................................... 95 Ancho de las columnas .............................................................. 95 Orden de las columnas .............................................................. 97 Ocultar columnas ....................................................................... 98 Mostrar columnas ....................................................................... 99 Inmovilizar columnas .................................................................. 99 Liberar todas las columnas ...................................................... 100 Ordenar registros ..................................................................... 100 Formato de la fuente ................................................................ 102 Formato de hoja de datos ......................................................... 103 Buscar ....................................................................................... 104 Reemplazar ............................................................................... 106 Totales ...................................................................................... 108 Filtrar registros ........................................................................ 109

Consultas .......................................................... 113 ¿Qué es una consulta? ............................................................. 113 Tipos de consultas .................................................................... 113 Asistente para consultas .......................................................... 114 Diseño de consulta ................................................................... 118 Seleccionar las tablas de la consulta .................................. 119 Seleccionar los campos de la consulta ................................ 120 Orden .................................................................................... 121

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Access 2010 Fácil y Rápido

Mostrar ................................................................................. 121 Criterios ................................................................................ 122 Fila O .................................................................................... 122 Totales .................................................................................. 123 Campos calculados ............................................................... 123 Guardar la consulta ............................................................. 124 Mostrar los resultados de la consulta ................................. 125 Asistente para búsquedas de duplicados ................................. 126 Asistente búsqueda de no coincidentes .................................. 128

Consultas de acción ......................................... 133 Crear tabla ................................................................................ 133 Ejecutar consultas de acción ................................................... 138 Anexar ....................................................................................... 139 Actualizar .................................................................................. 143 General ..................................................................................... 146 Eliminar .................................................................................... 155

Consultas avanzadas ........................................ 159 Consulta de Parámetros ........................................................... 159 Consulta de Valores superiores ............................................... 164 Consulta con Expresiones ........................................................ 166 Elementos de una expresión ................................................ 166 Operadores ....................................................................... 166 Funciones ......................................................................... 168 Identificador ..................................................................... 168 Literales ........................................................................... 168 Generador de Expresiones ................................................... 169 Consulta de Negación ........................................................... 172 Consulta Verdadero o Falso ................................................. 174 Propiedades de la consulta ...................................................... 175 Asignar nuevos nombres de campo .......................................... 178 Hoja secundaria de datos ......................................................... 179 Añadir o quitar tablas de una consulta ................................... 181 Insertar o eliminar filas y columnas de la consulta ............... 182

Formularios ..................................................... 185 ¿Qué es un formulario? ............................................................ 185 Tipos de formularios ................................................................. 185 Asistente para formularios ....................................................... 186 Gráfico dinámico ...................................................................... 189 Tabla dinámica ......................................................................... 193 Modificar el gráfico ................................................................... 198

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Formularios avanzados..................................... 201 Diseño del formulario ............................................................... 201 Vista Presentación ................................................................... 214 Formulario en blanco ........................................................... 215 Formulario automático ......................................................... 221

Informes .......................................................... 229 ¿Qué es un informe? ................................................................ 229 Tipos de informes ..................................................................... 229 Asistente para informes ........................................................... 230 Asistente para etiquetas .......................................................... 234

Informes avanzados ......................................... 239 Diseño de informe .................................................................... 239 Vista Presentación ................................................................... 246 Informe en blanco ................................................................. 247 Informe automático .............................................................. 250

Imprimir con Access ........................................ 257 Vista preliminar ....................................................................... 257 Configurar página ..................................................................... 259 Imprimir .................................................................................... 261

Macros ............................................................. 265 ¿Qué es una macro? ................................................................. 265 Definición de las acciones ....................................................... 266 Crear una macro de interfaz de usuario ................................. 269 Guardar la macro ..................................................................... 271 Ejecutar la Macro ..................................................................... 272 Modificar una Macro ................................................................. 273 Detectar errores en la Macro .................................................. 276 Configuración de Macros .......................................................... 281 Imprimir con una Macro ........................................................... 284 Botón de Macro ......................................................................... 287 Formularo con Macros .............................................................. 289

Personalizar Access ......................................... 297 Añadir ficha personalizada y grupo personalizado ................... 297 Cambiar el nombre de una ficha o un grupo ........................... 301 Ocultar una ficha predeterminada .......................................... 301 Quitar una ficha personalizada ............................................... 301 Restaurar la Cinta de opciones ............................................... 301

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Access 2010 Fรกcil y Rรกpido

Importar o Exportar una cinta personalizada .......................... 302 Minimizar la Cinta de opciones (Ctrl+F1) ................................ 302 Cinta de opciones ..................................................................... 303 Teclas de acceso rรกpido ............................................................ 304

Prรกcticas finales .............................................. 307 Ejercicios Ejercicios Ejercicios Ejercicios Ejercicios Ejercicios Ejercicios Ejercicios

de Base de datos ..................................................... 307 de Tablas .................................................................. 308 de Relaciones .......................................................... 311 de Introducir registros ............................................ 312 de Consultas ............................................................ 313 de Formularios ........................................................ 315 de Informes .............................................................. 316 de Macros ................................................................. 318