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Índice general

Excel 20 10 Fácil y rápido

Luis Navarro - Santiago Travería

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Excel 2010 Fácil y Rápido

Excel 2010 Fácil y rápido © Luis Navarro - Santiago Travería © De la edición: INFORBOOK'S, S.L. Se ha puesto el máximo interés en ofrecer al lector una información completa y precisa. Sin embargo, INFORBOOK'S, S.L. no asume ninguna responsabilidad derivada de uso, ni tampoco por cualquier violación de patentes y otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir estando este libro destinado a la utilización de aficionados o a la enseñanza. Las marcas o nombres mencionados lo son únicamente a título informativo, siendo propiedad de sus legales registradores. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este libro puede ser reproducida, grabada en sistema de almacenamiento o transmitida en forma alguna ni por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro. Asimismo queda prohibida la distribución, alquiler, traducción o exportación sin la autorización previa y por escrito de INFORBOOK'S, S.L. Editado por:

INFORBOOK'S, S.L. C/ Muntaner, 181 08036 BARCELONA 934 391 575 email: info@inforbooks.com web: http://www.inforbooks.com

ISBN-13: 978-84-15033-13-4 ISBN-10: 84-15033-13-3 Depósito legal: B-43743-2010 Diseño cubierta: Manel López Maquetación: ServiDOC

IMPRESO EN ESPAÑA - PRINTED IN SPAIN CONSULTE NUESTRO CATÁLOGO POR INTERNET: http://www.inforbooks.com Podrá estar al corriente de todas las novedades


Índice general

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Convenciones Las aplicaciones que intergran Office 2010 (Word, Excel, Access, PowerPoint, etc.) funcionan correctamente en cualquier versión de Windows (7, Vista o XP). Las diferencias que encontrarán los usuarios de estos tres sistemas operativos, residen básicamente en los cuadros de diálogo Abrir, Guardar y en como los usuarios de Windows 7 o Windows Vista pueden ver el contenido de las carpetas.

ENTORNO WINDOWS XP Un usuario de Windows XP al acceder al cuadro de diálogo Abrir verá:

ENTORNO WINDOWS VISTA El usuario de Windows Vista verá el cuadro de diálogo Abrir como muestra la imagen de la izquierda:


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Excel 2010 Fácil y Rápido

ENTORNO WINDOWS 7 El usuario de Windows 7 verá el cuadro de diálogo Abrir como en la figura de la derecha:

ENTORNO WINDOWS XP El cuadro de diálogo Guardar como bajo el entorno de Windows XP presentará el aspecto de la imagen de la izquierda:

ENTORNO WINDOWS VISTA El mismo cuadro de diálogo en Windows Vista se verá como aparece en la figura de la derecha:


Índice general ENTORNO WINDOWS 7 Bajo el entorno de Windows 7 el cuadro de diálogo Guardar como presentará un aspecto como el de la figura de la derecha:

El texto que aparece entre dos líneas acompañado a la derecha o a la izquierda del logo de Excel es una nota explicativa.

Cuando un texto aparezca en el interior de un recuadro donde se indican una serie de pasos a seguir, éstos no deben realizarse ya que sólo son explicativos. En cambio si aparecen precedidos de la imagen de un teclado, en cursiva y sin recuadrar, sí que deben realizarse. 1.

Paso 1.

2.

Paso 2.

3.

.......

TRUCO TRUCO

Cuando se trate de un "truco" aparecerá la explicación del mismo junto con los pasos a seguir para realizarlo. Todo ello dentro de un recuadro acompañado de un icono con la palabra TRUCO:

1.

Paso 1.

2.

Paso 2.

3.

......

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Excel 2010 Fรกcil y Rรกpido


Índice general

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Índice general

Instalación de Excel 2010 ...................................13 Requisitos del Sistema y del Hardware ...............................13 Novedades de Microsoft Excel 2010 ....................................13 Instalación de Microsoft Excel 2010 desde Office................15 Instalar la versión de 32 ó 64 bits .......................................19 Activación de Excel 2010 ....................................................19 Activación a través de Internet ......................................................... 19 Activación por teléfono ...................................................................... 19

Primer contacto con Excel 2010 .........................21 Cómo ejecutar Excel 2010 ..................................................21 Elementos de una hoja de cálculo ......................................21 Barra de herramientas de acceso rápido ........................................... 23 Barra de título ................................................................................... 23 Ficha Archivo .................................................................................... 23 Cinta de opciones ............................................................................. 24 Menú contextual ............................................................................... 24 Barras de desplazamiento ................................................................. 24 Botones de desplazamiento ............................................................... 24 Minimiza la Cinta (Ctrl+F1) .............................................................. 25 Fichas ............................................................................................... 25 Grupos .............................................................................................. 26 Comandos ......................................................................................... 26 Iniciador de cuadro de diálogo ........................................................... 26 Barra de estado ................................................................................. 26 Nivel de zoom .................................................................................... 26 Zoom ................................................................................................. 27 Botones de vistas .............................................................................. 27 Cuadro de nombres ........................................................................... 27 Barra de fórmulas ............................................................................. 27 Libro ................................................................................................. 27 Celdas ............................................................................................... 28 Rango de celdas ................................................................................ 28 Hojas ................................................................................................. 28 Ayuda ................................................................................................ 28 Solicitar ayuda con el cuadro "Escriba aquí las palabras que desea buscar" ............................................................................. 30 Uso del botón Buscar ......................................................................... 30


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Excel 2010 Fácil y Rápido

Salir de Excel .....................................................................31

La primera hoja .................................................. 33 Cómo introducir datos ........................................................33 Cómo guardar el libro de trabajo ........................................35 Utilización de la opción Guardar como .............................................. 37 Guardado automático ........................................................................ 38

Cómo cerrar un libro de trabajo .........................................40 Cómo abrir un libro de trabajo ...........................................41 Cómo eliminar un libro ......................................................42 Cómo renombrar un libro ...................................................43 Cómo desplazarse por una hoja ..........................................44 Teclas de acceso .................................................................44 Cómo crear un nuevo libro de trabajo ................................46

Tareas cotidianas ............................................... 49 ¿Qué es un rango? .............................................................49 Cómo seleccionar un rango de celdas .................................49 Cómo seleccionar un rango utilizando el ratón ................................. 50 Cómo seleccionar un rango utilizando el teclado .............................. 50

Desplazarse por la hoja de cálculo ......................................50 Fórmulas ............................................................................51 Tipos de operadores .......................................................................... 51 Operadores aritméticos ........................................................................................ 52 Operadores de comparación ................................................................................ 52 Operadores de concatenación de texto ............................................................... 52 Operadores de referencia .................................................................................... 52 Prioridad de operadores ...................................................................................... 52

Copiar, Cortar y Pegar ........................................................56 Copiar y pegar ................................................................................... 56 Cortar y pegar ................................................................................... 57

Etiquetas inteligentes .........................................................58 Configuración de las etiquetas inteligentes ..................................... 60 Etiqueta inteligente de verificación de error .................................... 60 Portapapeles ..................................................................................... 61 Modificar el aspecto del Portapapeles ................................................................. 62 Cómo ocultar el Portapapeles .............................................................................. 63

Referencias relativas, absolutas o mixtas ............................63 Error en fórmulas ...............................................................65 Relleno de rangos ..............................................................66 Autosuma ...........................................................................68 Deshacer y Rehacer ...........................................................70 Hojas de trabajo .................................................................70 Cómo etiquetar las hojas .................................................................. 70 Cómo insertar hojas ......................................................................... 71 Cómo eliminar hojas ........................................................................ 71


Índice general

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Trabajar con varias hojas y libros ........................................72 Protección de libros ............................................................73 Restricciones de apertura y/o escritura ........................................... 74

Protección de hojas ............................................................75

Formato del libro y otras opciones ..................... 77 Mini barra de herramientas ...............................................77 Tipo y tamaño de letra ........................................................77 Negrita, cursiva, subrayado y color .....................................80 Bordes y color de relleno ....................................................82 Alineación de datos ............................................................85 Combinar celdas ................................................................87 Formato de números ..........................................................88 Alto de fila y Ancho de columna .........................................90 Estilos de celdas .................................................................92 Insertar y Eliminar celdas, filas, columnas u hojas .............93 Copiar formato ...................................................................93

Nombres de rango y fórmulas con hojas .............. 95 Rangos con nombre............................................................95 Cómo crear un nombre de rango ....................................................... 96 Administrar rangos ........................................................................... 98

Trabajar con más de una hoja en distintos libros .............102 Creación Creación Creación Creación

del libro Cuatrimestre1 ................................................... del libro Cuatrimestre2 ................................................... del libro Cuatrimestre3 ................................................... del libro Ventas Pizzas .....................................................

102 104 104 105

Área de trabajo .................................................................107

Funciones ......................................................... 111 Cálculos con Funciones ....................................................111 Formato condicional .........................................................120 Cómo cambiar las reglas del Formato condicional ........................... 123 Cómo añadir una nueva regla al Formato condicional .................... 123 Cómo eliminar una regla del Formato condicional .......................... 124

Imprimir con Excel .......................................... 125 Vista preliminar ...............................................................125 Cómo configurar la impresión ..........................................132 Cómo insertar Encabezado y pie de página ......................132 Imprimir ...........................................................................134 Vistas de libro ..................................................................137 Vista previa de salto de página ........................................................ 137


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Excel 2010 Fรกcil y Rรกpido

รrea de impresiรณn ............................................................139

Tablas de bases de datos .................................. 143 Novedades y mejoras ........................................................143 Cรณmo crear tablas desde Excel .........................................144 Cรณmo crear tablas con datos externos ..............................145 Creaciรณn de una tabla ......................................................146 Ordenar datos ..................................................................147 Filtrar datos ......................................................................149 Fila de totales ...................................................................152 Filtros avanzados ..............................................................153 Cรณmo utilizar un filtro avanzado ..................................................... 153

Funciones de base de datos .............................................159 Funciรณn BDCONTAR ....................................................................... Funciรณn BDMAX .............................................................................. Funciรณn BDMIN .............................................................................. Funciรณn BSUMA ..............................................................................

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Grรกficos ........................................................... 165 Creaciรณn de un grรกfico .....................................................165 Tipos de grรกficos ...............................................................166 Ejemplo grรกfico .................................................................168 Herramientas de grรกfico ................................................................. 171 Diseรฑo ................................................................................................................ 171 Presentaciรณn ...................................................................................................... 172 Formato .............................................................................................................. 175

Tamaรฑo y colocaciรณn del grรกfico ........................................177 Modificar la ubicaciรณn del grรกfico .....................................178 Personalizar el grรกfico ......................................................179 Cambiar el tipo de grรกfico .................................................182 Actualizaciรณn de un grรกfico ..............................................187 Cรณmo aรฑadir mรกs series a un grรกfico ............................................. 188 Cรณmo eliminar series de un grรกfico ................................................ 190

Uso de los minigrรกficos .....................................................190 Creaciรณn de un minigrรกfico ............................................................ 191 Personalizaciรณn de un minigrรกfico .................................................. 193

Cรณmo borrar un minigrรกfico .............................................194

SmartArt, Formas, WordArt e Imรกgenes .......... 195 SmarArt ...........................................................................195 Tipos grรกficos SmartArt .................................................................. 196 Creaciรณn de un diagrama ............................................................... 196

Formas .............................................................................203 WordArt ............................................................................206


Índice general

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Creación de un título ...................................................................... 206

Imágenes ..........................................................................208 Gráficos con imágenes ......................................................212 Cómo capturar una pantalla .............................................216

Complementos ................................................. 219 Cómo cargar un complemento ..........................................219 Cómo descargar un complemento ....................................220 Solver ...............................................................................220

Opciones avanzadas ......................................... 229 Buscar objetivo .................................................................229 Tabla de datos ..................................................................231 Tabla de datos de una variable ........................................................ 231 Cómo crear una Tabla de datos de una variable .............................. 235 Tabla de datos de dos variables ....................................................... 237 Cómo crear una Tabla de datos de dos variables ............................. 238

Consolidar datos ..............................................................239 Validación de datos ..........................................................243 Comentarios .....................................................................246 Cómo Cómo Cómo Cómo

insertar un comentario ......................................................... modificar un comentario ....................................................... eliminar un comentario ........................................................ imprimir los comentarios .....................................................

246 246 247 247

Esquemas .........................................................................249 Cómo crear un esquema de filas .................................................... 249 Cómo crear un esquema de columnas ............................................ 250

Creación de un esquema ..................................................251 Creación de un esquema por filas ................................................... 255 Creación de un esquema por columnas .......................................... 256

Tablas dinámicas ..............................................................257 Cómo crear una tabla dinámica ........................................257 Ejemplo práctico ...............................................................258 Opciones de la ficha Opciones ......................................................... 259 Cuadro Opciones de tabla dinámica ................................................................. 261 Cuadro Configuración de campo ....................................................................... 265

Opciones de la ficha Diseño ............................................................ 266

Utilización de macros ...................................... 271 Cómo crear una macro .....................................................271 Creación de una macro ....................................................272 Ejecución de una macro ...................................................275 Cómo asignar una macro a un botón ................................276 Cómo modificar el aspecto de un botón ........................................... 277


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Excel 2010 Fácil y Rápido Cómo eliminar un botón de macro .................................................. 277

Cómo eliminar una macro ................................................278

Manejo de plantillas .......................................... 279 Manejo de plantillas .........................................................279 Cómo utilizar una plantilla predefinida ............................280 Creación de una plantilla .................................................280 Proteger la hoja ............................................................................... 291 Añadir macros a la hoja .................................................................. 292 Macro para imprimir la factura ......................................................................... 292

Utilización de una plantilla ..............................................293 Cómo utilizar una plantilla de gráfico ...............................295 Cómo guardar un gráfico como plantilla de gráfico .......................... 295 Cómo aplicar una plantilla de gráfico .............................................. 295 Cómo eliminar una plantilla de gráfico ........................................... 296

Cómo utilizar una plantilla online ....................................296

Personalizar Excel ........................................... 299 Cómo añadir una ficha personalizada y un grupo personalizado . 299 Cómo cambiar el nombre de una ficha o un grupo ...........302 Cómo ocultar una ficha predeterminada ..........................302 Cómo quitar una ficha personalizada ...............................303 Cómo restaurar la Cinta de opciones ................................303 Cómo importar o exportar una cinta personalizada ..........303

Prácticas finales .............................................. 305 Práctica 1. Tareas cotidianas y Formato de libro ...............305 Práctica 2. Nombres de rango y fórmulas con hojas ..........306 Práctica 3. Funciones .......................................................307 Práctica 4. Tablas de bases de datos .................................308 Práctica 5. Gráficos ...........................................................309 Práctica 6. Formas ............................................................312 Práctica 7. SmartArt .........................................................313 Práctica 8. WordArt e Imágenes ........................................314 Práctica 9. Solver ..............................................................314 Práctica 10. Tabla de datos ...............................................315 Práctica 11. Esquemas ......................................................316 Práctica 12. Macros ..........................................................317 Práctica 13. Plantillas .......................................................318 Práctica 14. Tablas dinámicas ...........................................318


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