Tervetuloa asiakkaaksi

Tervetuloa tilitoimisto

Tiliduunarin asiakkaaksi!

n hteistyö y t a t i o l Näin a iston kanssa! t ilit oim hjeet! ­S t e p b y

step o

Sähköinen kirjanpito vai sähköinen taloushallinto? ­Paperitonta se on joka tapauksessa

Tältä näyttävät lasku ja virallin kuitti, en tiliote ­Katso esim erkit

t tu l o s l Näin luea j a ta s e tt

askel maa

ystiset e n ä mä m m im it jo ir k ­Me si ärrettäväk m m y it rt o rap

Tilitoimisto Tiliduunari Oy Hämeentie 153 B 00560 Helsinki

Myynti@tiliduunari.fi 040 821 8178 www.tiliduunari.fi

TERVETULOA TOIMISTOMME ASIAKKAAKSI! Oletpa vielä meidän asiakkaamme tai vasta miettimässä asiakkuutta niin haluamme silti antaa sinulle tämän keräämämme tietopaketin.

Olemme toimineet Helsingin Arabiassa jo vuodesta 2012.

Toiminnallamme olemme tähdänneet ystävälliseen palveluun ja eritoten vaivattomaan kanssakäymiseen asiakkaan kanssa.

Paperiton kirjanpito on päivän sana ja meidänkin tavoitteemme, mutta myös ilman että asiakkaan olisi hankittava kalliita ohjelmistoja itselleen. Siitä onkin syntynyt omaan toimistoomme kaksi käsitettä.

Sähköinen kirjanpito ja sähköinen taloushallinto.

Meillä on tavoite!

Tilitoimistollamme on tavoitteena tehdä kirjanpidosta yrittäjälle mahdollisimman vaivatonta, hyödyllistä ja tehokasta.

Vaivattomuudella tarkoitamme käytäntöjä joiden avulla hommat hoituu mahdollisimman helposti.

Viestinnässämme panostamme selkeyteen, että palvelumme olisi asiakkaalle mahdollisimman hyödyllistä. Tehokkuus syntyy siitä, että kaksi ensimmäistä tavoitetta on kunnossa.

Asiakkaan on yleensä hyvä muutta askel kerrallaan omia toimintatapojaan, mistä johtuen sähköistäminen voi olla turvallisinta aloittaa sähköisestä kirjanpidosta. Se voidaan myöhemmin muuttaa sähköiseksi taloushallinnoksi.

Kerromme edempänä miten nämä kaksi toimintatapaa eroavat toisistaan.

Seuraavilla sivuilla kerromme myös mitä kaikkea kirjanpidon aloittamiseksi yrittäjän tulisi tietää. Pyrimme havainnollistamaan erittäin selkeästi millaista kirjanpitoon toimitettavan aineiston tulisi olla ja miten luetaan kahta yleisintä kirjanpidon raporttia tulos­ sekä taselaskelmaa.

Olemme erikoistuneet mikro­ ja pienyrityksiin. Pyrimme aidosti edistämään asiakkaidemme liiketoimintaa sekä yhdistämään heidän osaamistaan myös muiden asiakkaidemme hyödyksi.

Suosittelen seuraamaan meitä facebookissa sekä tilaamaan uutiskirjeemme. Myös kehitysehdotukset otetaan suurella kiitoksella vastaan.

Helsingissä 11.10.2015 Jyri Pajamo Toimitusjohtaja / Yrittäjä

Yhteistyön aloittaminen Yhteistyö Tiliduunari Oy:n kanssa aloitetaan kirjoittamalla tilitoimiston ja asiakasyrityksen välillä toimeksiantosopimus. Toimeksiantosopimuksella sovitaan yhdessä mitä tehtäviä tilitoimisto ottaa tehtäväkseen asiakasyrityksen taloushallinnosta. Lisäksi sopimuksella sovitaan selkeästi asiakasyritykselle ja tilitoimistolle kuuluvat tehtävät, jotta yhteistyö sujuisi mutkattomasti ja mukavasti. Toimeksiantosopimuksessa mainitaan myös yleiset palvelun toimitusehdot.

Toimeksiantosopimuksen saat tilitoimistostamme ennen yhteistyön aloittamista.

Katso­valtakirja

Pankkivaltuutus

Sähköiseen asiointiin viranomaisten kanssa luomme asiakasyritykselle Katso­valtakirjan viranomaisten yleiseen sähköiseen järjestelmään. Tämä järjestelmä mahdollistaa sujuvan asioinnin mm. Verohallinnon, Tullin ja KELA:n kanssa. Valtakirjan laatimisen jälkeen asiakasyrityksen allekirjoitus oikeuden omaava henkilö saa sähköpostiinsa viestin, joka sisältää linkin valtakirjan hyväksymiseksi.

Jotta voimme laatia valtakirjan, tarvitsemme asiakasyrityksen allekirjoitusoikeutetulta henkilöltä sosiaaliturvatunnuksen sekä sähköpostiosoitteen, johon viranomainen toimittaa linkin valtakirjan allekirjoitettamiseksi.

Hyväksymisprosessi vaatii sähköisen tunnistautumisen henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla.

Helpottaaksemme ja nopeuttaaksemme asiakasyrityksen kirjanpidon tekoa laadimme asiakkaillemme pankkivaltuutuksen. Se mahdollistaa sähköisen tiliotteen vastaanottamisen pankista suoraan kirjanpito­ohjelmaamme.

Kirjanpitäjä lähettää asiakasyritykselle esitäytetyn valtuutuksen, joka asiakkaan tulee toimittaa omalle pankilleen. Tämän jälkeen tilitoimisto saa tilioteaineiston automaattisesti pankista joka kuukauden ensimmäinen päivä.

Jos et halua tehdä valtuutusta pankkiin, katso alempaa millainen on virallinen tiliote, joka toimitetaan kirjanpitäjälle.

Tositteiden toimittaminen tilitoimistolle Tositteet (eli kuitit, myyntilaskut, ostolaskut ja tiliotteet) voit toimittaa meille joko paperilla tai sähköisesti. Sähköinen tositteiden toimittaminen tapahtuu jaetun Google Drive ­kansion kautta, jonka käyttämiseen saat ohjeet toimistoltamme. Tätä varten asiakkaalla tulee olla Google­tili, jonka kanssa toimisto voi jakaa sähköisen kansion.

Aineiston voi toimittaa sähköisesti myös paprut.fi –palvelun kautta, josi Google­tili ei ole käytössä.

Tositteiden tulee aina olla skannattuna PDF­muodossa, jotta niiden käsittely sujuisi mutkattomasti.

Seuraavilla sivuilla olemme tehneet esimerkit toimitettavasta tositeaineistosta.

Kuitti käteis- tai korttimaksusta Hankinnan selite

Päivämäärä

Erittely hankinnasta sekä hinta

Maksutapa Merkintä "omalla kortilla" jos maksettu henkilökohtaisella kortilla.

Arvonlisäveroerittely Arvonlisäverovähen­ nystä ei voida huomioida, jos merkintä puuttuu

Virallinen tiliote kirjanpitoon

Virallisessa tiliotteessa näkyy ­ Tapahtumat päivittäin ­ Tilin aloitus­ ja lopetussaldo

Osto- ja myyntilaskut

Laskun numero ja päiväys

Ostajan tiedot

Maksu­ ja toimitusehdot

Ostetut / myydyt tuotteet tai palvelut eriteltyinä Arvonlisäverokanta sekä veroerittely

Myyjän viralliset tiedot

Valitse kahdesta se itsellesi parempi Saisiko olla sähköinen kirjanpito vai sähköinen taloushallinto? Lue mitä eroa näillä kahdella tyylillä on. Lopputulos on joka tapauksessa sama eli papereiden häviäminen arkistoinnissa.

Sähköinen kirjanpito

Sähköinen taloushallinto

Tällä tyylillä asiakas toimittaa kuukausittaisen aineistonsa (ostolaskut, myyntilaskut ja kuitit) paprut.fi­palvelun kautta toimistollemme.

Me noudamme pankista asiakkaan tiliotteen jo valmiiksi järjestelmäämme kuukauden ensimmäinen päivä.

Kirjanpitäjä yhdistelee sähköiset aineistot toisiinsa kirjanpito­ohjelmassa, ilmoittaa arvonlisäverotiedot verottajalle ja raportoi yrittäjälle maksettavat verot sekä tulos­ ja taseraportit.

Asiakkaalle avataan käyttöön procountor ohjelmisto. Ohjelmiston avaamisen myötä asiakkaalle tulee mahdollisuus ostolaskujen sähköiseen käsittelyyn sekä maksamiseen.

Lisäksi asiakas hoitaa ohjelman kautta myyntilaskutuksen sekä myyntisaatavien seurannan.

Kirjanpitäjä tekee laskujen tiliöinnit suoraan ohjelmaan ja tarkistaa, että kaikki tieto on kohdisteltu oikein. Myös kaikki viranomaisilmoitukset lähetetään sekä maksetaan suoraan ohjelmasta.

Asiakkaan tehtävänä on laskujen maksu verkkopankin kautta sekä aineiston toimitus skannattuna toimistolle.

Asiakkaalla on käytössään oma toiminnanohjausjärjestelmä ja taloudellinen raportointi on reaaliaikaista.

Plussat ja miinukset

Plussat ja miinukset

+Sopii asiakkaille joilla vähän materiaalia tai juuri aloitteleville yrittäjille +Edullisempi vaihtoehto suorilta kustannuksiltaan +Kaikki materiaali on kumminkin säilöttynä sähköiseen muotoon +Voidaan koska tahansa päivittää sähköiseen taloushallintoon ­Raportointi aina 2­4 viikkoa perässä ­Asiakkaalta kuluu omaa aikaa enemmän materiaalin dokumentointiin ­Maksuliikenne hoidettava verkkopankin kautta

+Sopii asiakkaille joilla liiketoiminta on jo vakiintunut +Säästö syntyy kun tietoja ei tarvitse siirrellä järjestelmästä toiseen +Maksuliikenne ja laskujen vastaanottaminen suoraan samasta ohjelmasta +Myyntisaatavien päivittäinen seuranta +Raportointi reaaliaikaista ja tulevaisuuteen suuntaavaa ­Tilitoimiston laskun lisäksi tulee ohjelmiston kustannukset ­Uusien toimintatapojen opettelu vaatii avointa mieltä

Taseen tulkinta Tase muodostuu kahdesta eri puolesta eli vastaavista ja vastattavista.

VASTAAVAT. Taseen vastaavien puolella on lueteltuna yrityksen varallisuus sekä mistä se koostuu. Mitä ylempänä varallisuuserä on taseen vastattavien puolella, sitä kau­ emmin sen muuttaminen rahaksi kestää.

VASTATTAVAT. Taseen vastattavien puolella esitellään, mistä kaikista lähteistä yri­ tykseen on saatu varoja. Karkea jaottelu on omapääoma eli voitot ja omistajien sijoitukset toimintaan sekä vieraspääoma eli muilta saadut velat kuten pankkilainat tai toiminnan syn­ nyttämät velat kuten ostovelat.

VASTAAVAA eli omaisuus Pysyvät vastaavat Pysyvien vastaavien tarkoitus on olla yri­ tyksen käytössä ja osallistua tulon tuotta­ miseen useamman tilikauden ajan. Tänne merkitään sellaisia toimintaa varten han­ kittuja asioita, esimerkiksi rakennukset, autot ja toimintaan liittyvät osakkeet (ku­ ten tytäryhtiön osakkeet).

Vaihtuvat vastaavat Vaihtuviin vastaaviin kirjataan yrityksen varaston arvo sekä saamiset (esimerkiksi myyntisaamiset eli sellaiset myyntilaskut, joita ei ole vielä maksettu) ja rahavarat.

VASTATTAVAA eli rahanlähteet Oma pääoma Omalla pääomalla osoitetaan, kuinka paljon omistajat ovat itse laittaneet toimintaan varoja ja kuinka paljon liiketoiminta on tuottanut varoja eli voittoja yritykselle.

Vieraspääoma Vieraspääoma kertoo, kuinka paljon yrityksellä on syntynyt toiminnassaan velkoja. Vieraspääoma esitetään pitkäaikaisena eli yli vuoden päästä maksettavat ja lyhytaikaisena alle vuoden päästä maksettavina velkoina.

Tuloslaskelman tulkinta Tuloslaskelma on dokumentti, joka esittää kaudelle kuuluvat tulot eli tuotot ja kaudelle kuuluvat menot eli kulut. Tuloslaskelmasta nähdään sekä tulojen määrä että se, mihin rahaa on kulunut. Tuloslaskelmassa on myös kauden tulos, joko voitto tai tappio.

Tuloslaskelman pari on tase, joka mittaa omaisuuden ja velkojen arvoa tiettynä ajankohtana

Liikevaihto tarkoittaa myyntituottojen summaa, josta on vähennetty arvonlisävero. Liike­ vaihtoon kuuluva tuotteiden ja palveluiden myynnistä saamat tulot. Liikevaihto mittaa siis yrityksen liiketoiminnan laajuutta.

Poistot ovat taseeseen kirjattujen, esimerkiksi koneiden, laitteiden ja rakennusten hankinta­ kuluja, jotka kirjataan kuluiksi vuosittain. Poistoja tehdään pienyrityksissä verottajan anta­ mien prosenttien mukaisesti ja poistot kirjataan yrityksen kirjanpitoon menona.

Liiketoiminnan muut kulut ovat esimerkiksi markkinointikuluja, toimistokahvikuluja, kirjapi­ tokuluja, matkakuluja ja vuokrakuluja.