Issuu on Google+

L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

LEAGUE  OF  SOUTHEASTERN CREDIT UNIONS, INC.

BOARD OF DIRECTORS GOVERNANCE MANUAL

Approved 3.24.2010


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

You have been selected by your peers to represent them in guiding the operations of the League of  Southeastern Credit Unions, Inc.   You have been charged with the tremendous responsibility of  helping to direct this dynamic service delivery organization in a manner that will further the mission  of this League. The mission of the League of Southeastern Credit Unions is  “to ensure an operating environment through advocacy, leadership, and services that will  enable credit unions to maximize their potential as unique financial institutions.” (Adopted December 15, 2009) Vision Statement “The League of Southeastern Credit Unions will be the trusted source of advocacy and  information for credit unions in Alabama and Florida.” (Adopted December 15, 2009)

2


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

TABLE OF CONTENTS Code of Ethics

4

Guidance for Newly Elected Directors

6

Confidentiality Agreement

8

Conflict of Interest Disclosure

9

Executive Committee – Job Descriptions

11

Succession Plan Policy

12

Executive Committee Expenditure Authority

13

CEO Review/Compensation Committee

14

Committee Appointments

15

Conduct of Elections 

17

Capital Reserve Policy

20

LSCU Investment Policy

21

President/CEO Spending Authority

24

Spouse/Guest Participation

25

Director/Committee Expense Reimbursements

26

Travel Expense Policy

27

General Policy Statements

29

Associate CU Dues Policy

30

CU Dues Waiver Policy

31

League Service Corporation Board Structure/Governance

32

3


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

Office of the President

33

CODE OF ETHICS General Policy for Officials As   used   herein,   “official”   refers   to   board   members   and   committee   members   of   the   League   of  Southeastern Credit Unions, Inc., and subsidiary organizations (hereinafter collectively, “League”). 1.  Highest standards of personal conduct shall be observed at all times.  Integrity, competence, and  a cooperative spirit should be the hallmark of an official. 2.  Officials shall accept, as their overall objective, responsibility for fostering growth in services  offered by the League. 3.  Officials shall attend and participate in scheduled meetings as regularly as possible throughout  their entire term of office. 4.  Officials shall fully support policies which have been adopted by the board. 5.     Officials   shall   make   every   reasonable   effort   to   understand   the   financial   condition   and  investments of the League.           6.   Officials shall accept only those assignments in which they can commit a sincere, continuing   effort.     If prevented   by circumstances   from giving   full  performance,   a reassignment   should be  requested. 7.  Officials shall be alert to prevent any person or group from acquiring or exercising influence in  conflict with the purposes and objectives of the League. 8.   Officials will foster, encourage and uphold the principles for which the League is organized,  keeping   in mind that the organization’s  future prestige and growth will depend greatly on the  public image created, as well as the decisions made.  9.  It shall be the obligation of any official who perceives improper conduct on the part of any other   official to take necessary and immediate steps through proper procedures to protect the League. 10.  Officials shall not promote or engage in any activity harmful to the best interests of the League. Conflicts of Interest

4


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

1.   All officials shall be presented with a Conflict of Interest Disclosure form that must be read,  completed, signed and dated, expressing all potential conflicts of interest as described therein.   2.   All officials  shall notify the League immediately in writing of any new/additional  potential  conflicts of interest as described in the disclosure document procedure. 3.  Any official having a significant conflict of interest as determined by the board, on any matter  placed before the board for consideration, should recuse themselves and abstain from discussing or  voting on the matter in question; however, they shall be counted in determining a quorum.

Support the Majority Decision 1.  Officials shall thoroughly discuss and give objective hearing to all controversial issues.  After  such consideration and debate, they should exercise their best judgment in casting their vote. 2.  Following a vote, the decisions of the Board of Directors shall govern the board members, and  all officials, regardless of individual opinions. 3.  Officials shall report to the chapters and member credit unions in a fair and complete manner,  taking into consideration those matters deemed to be covered by the Confidentiality Agreement  signed by each official and on file. Confidentiality 1.  By their position as an official, individuals are privy to confidential information and shall read,  sign, and date a Confidentiality  Agreement  that  shall  be binding  on the official,  their  personal  representatives and successors in interest, and shall inure to the benefit of the League. 2.  An official shall deal in confidence with all matters involving the League until such time as there  has been general public disclosure by the organization(s). 3.     The   importance   of   confidentiality   cannot   be   overemphasized,   because   of   the   potential   for  jeopardy to the organization and breach of the Confidentiality Agreement signed by the official. In consideration of being an official of the League, the undersigned individual hereby agrees to  abide by and acknowledges the above Code of Ethics. Signed this_____day of_______________________,_________. _________________________________      ___________________________________  League of Southeastern Credit Unions, Inc.     Official       5


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

(Approved 3.24.2010)

6


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

GUIDANCE FOR NEWLY ELECTED DIRECTORS The following suggestions will assist you in adapting to your position on the board: a.  Study the Code of Ethics and Guidance for Newly Elected Directors established for the  League of Southeastern Credit Unions, Inc. directors.  This statement of policy will provide  guidance on duties and responsibilities of a corporate officer. b.  Acquaint yourself with the bylaws of the League of Southeastern Credit Unions, Inc. and  the board policies.  These define the duties of officers, directors, committee members; they  establish   the   relationships   existing   between   the   League,   chapters,   districts,   and   member  credit unions. c.   You represent the League members consisting of all member credit unions in Alabama  and   Florida.     You   should  be   aware   of   the   needs   of   your  constituency   when   evaluating  programs   or   voting   on   proposals.     Therefore,   you   should   consider   all   proposals   and  programs in light of the benefits derived for all member credit unions and not just your  particular credit union. d.     Because   you   are   more   familiar   with   the   day­to­day   operations   of   the   League   and  subsidiaries than most of the other credit unions, it is important that you be fully informed  since others are likely to regard any statement you make about the League as absolute fact. e.  Criticism is a completely democratic custom and can be highly constructive if presented  properly, with appropriate specifics. f.   The executive staff of the League can be of great help to you; they are familiar with  management and operations and can offer assistance to you in your role as director. The  directors should also be familiar with the organizational structure.  Policy is set by the Board  of   Directors;   the   President/Chief   Executive   Officer   has   responsibility   for   carrying   out  policy, and in turn, assigns various operational responsibilities to League staff. g.  When League projects and problems are discussed, be sure the discussion involves the  proper people at the proper time so that you can obtain accurate information. h.  All organizations have both successful and unsuccessful programs.  From time to time  you may have suggestions and comments about League projects and programs which you  believe will improve the overall effectiveness of the League.   These comments should be  directed to the League President or to the Chairman of the Board, who will make the proper  referrals for consideration and/or study. i.  Make all your efforts constructive.  The members you represent are a diverse group, and  will expect you to work constructively.

7


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

j.   It is important to remember that the board is the policy­making body of the League of  Southeastern Credit Unions, Inc.; the President, as chief executive officer, takes his direction  from   the   board   and   reports   directly   to   the   board.     All   staff   ultimately   report,   through  organizational lines, to the President. .    About Board Meetings a.  The League of Southeastern Credit Unions, Inc. Board of Directors will meet quarterly  and    will be notified of the exact dates well in advance of the meetings. b.  On rare occasions a special meeting of the board may be called by the Chairman upon  written request of at least five directors.  A special meeting requires 48 hour notice which  shall contain the purpose of the meeting and the business of the special meeting. c.  Attendance of a director at board meetings is essential.  Continuous absences from board  meetings may constitute grounds for removal. d.  A packet of material containing an agenda, management reports, minutes of the previous  meeting, etc. will usually be sent to you prior to the meeting.   Please review the material  provided in preparation for the meeting. e.  Feel free to comment constructively, question or disagree on any issue. f.  If your remarks are lengthy or involved, summarize at the end of your discussion. g.  When a motion is offered, hold any questions until the appropriate time. Working with League Staff The President of the League is eager to assist you.  The day­to­day operation of the League is his  function and as your employed representative he can help you in many ways. The most effective operation of the League depends on your communicating goals and objectives  through established channels and procedures; open lines of communication with board officials,  other directors and management will be beneficial to all involved.

8


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

(Approved 3.24.2010)

CONFIDENTIALITY AGREEMENT In consideration of being a member of the League of Southeastern Credit Unions, Inc. (the League)  Board of Directors, the undersigned Director hereby agrees and acknowledges: 1. That during the course of my term of office on the League Board of Directors, there may be  disclosed to me certain trade secrets consisting of but not necessarily limited to: a. Technical   information:     Methods,   processes,   systems,   techniques,   inventions,  machines, computer programs, and research projects. b. Business information:  Customer lists, pricing data, sources of supply, financial data  and marketing, budget information, compensation plans, employment information of  staff, and business plans. 2. I agree that I shall not during, or any time after my term as a member of the Board of  Directors,   use   for   myself   or   others,   or   disclose   or   divulge   to   others   any   trade   secrets,  confidential   information,   or   any   other   proprietary   data   of   the   League   or   its   subsidiary  organizations in violation of this agreement. 3. That upon the completion of my term as a member of the Board of Directors of the League: a. I shall return to the League upon request all documents and property of the League,  including  but not necessarily limited to reports, manuals, correspondence, or any  other privileged information made available to me in my capacity as a member of the  League Board of Directors. b. This   agreement   shall   be   binding   upon   me   and   my   personal   representatives   and  successors in interest, and shall inure to the benefit of the League , its successors,  and assigns. Signed this _____ day of _______________________, _________ . _______________________________

League of Southeastern Credit Unions, Inc.

    ______________________________     Member of the Board of Directors 9


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

(Approved 3.24.2010)

10


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

CONFLICT OF INTEREST DISCLOSURE The Board of Directors of the League of Southeastern Credit Unions, Inc. and its subsidiary and  affiliated organizations (hereafter “the League”) must act at all times with the best interest of the  League   and   not   for   personal   or   third­party   gain   or   financial   enrichment.     When   encountering  potential conflicts of interest, board members shall identify the potential conflict and, as required,  remove themselves from discussion and voting on the matter.  Specifically, members of the Board  of Directors shall: •

• •

• • •

Avoid placing (and avoid the appearance of placing) one’s own self­interest or any third  party   interest   above   that   of   the   League;   while   the   receipt   of   third­party   benefit   may  necessarily flow from certain League activities, such benefit must be merely incidental to  the primary benefit to the League and its purposes; Not abuse their  Board membership by improperly  using their Board membership  or the  League’s staff, services, equipment, materials, resources, or property for their personal or  third­party gain or pleasure, and shall not represent to third parties that their authority as a  Board member extends any further than that which it actually extends; Not engage in any outside business, professional or other activities that would directly or  indirectly adversely affect the League; Not engage in or facilitate any discriminatory or harassing behavior directed toward League  staff,   members,   officers,   directors,   meeting   attendees,   exhibitors,   advertisers,   sponsors,  suppliers, contractors, or others in the contest of activities relating to the League; Not solicit or accept gifts, gratuities, free trips, honoraria, personal property, or any other  items of value from any person or entity as direct or indirect inducement to provide special  treatment   to   such   donor   with   respect   to   matters   pertaining   to   the   League   or   affiliates.  Disclose gift(s) exceeding $100.00 in value to the Board of Directors; Provide goods or services  to the League as a paid vendor to the League only after full  disclosure to, and advance approval by, the Board, and pursuant to any related procedures  adopted by the Board;  Not persuade or attempt to persuade any employee of the League to leave the employ of the  League or to become employed by any person or entity other than the League; and  Not persuade or attempt to persuade any member, exhibitor, advertiser, sponsor, subscriber,  supplier, contractor, or any other person or entity with an actual or potential relationship to  or with the League  to terminate,  curtail  or not enter into  its  relationship  to or with the  League,  or to in any way reduce the  monetary or other benefits  to the League  of such  relationship.

To   help   avoid   any   conflicts   of   interest,   on   this   form   you   are   disclosing   ownership   or   other  proprietary interest, responsibilities, circumstances, or other reasons why you (or, by extension, any  member of your family) might have an actual, apparent, or potential conflict of interest with your  duty to the League, both respect to the conflicts prohibited above and any others.  You hereby invite  further   review   by   the   League   of   any   aspects   of   these   circumstances   that   might   be   considered  appropriate   for   such   review.     In   addition,   you   agree   to   take   other   steps,   such   as   avoiding  deliberation and resolution of certain issues or even withdrawing your membership on the Board of  11


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

Directors, if it is determined that such steps are necessary to protect the integrity of the Board of  Directors and avoid the breach of your fiduciary duties to the League.  Finally, during such time as  you continue to serve on the Board of Directors, you agree to notify the League CEO promptly if  and when you determine that any additional actual, apparent or potential conflicts of interest with  your   duty   to   the   League   arise   subsequent   to   the   execution   of   this   form.     Please   check   and/or  complete the appropriate section below: _____ Actual, apparent, or potential conflicts: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________. _____ There are no actual, apparent, or potential conflicts.

Signed this ______ day of __________________, _______. ________________________________ Signature

__________________________________ Print Name

12


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

(Approved 3.24.2010)

13


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

EXECUTIVE COMMITTEE ­ JOB DESCRIPTIONS PURPOSE:  All corporate powers and business affairs of the League shall be exercised by and under  the authority of the Board.  When the Board is not in session, and business needs dictate that there is  insufficient time in which to convene a meeting of the Board, then the Executive Committee shall  have and may exercise all authority of the Board, except in matters as defined in the Bylaws. MAJOR DUTIES AND RESPONSIBILITIES:    CHAIRPERSON .  The chairperson shall preside at all meetings of the League, the Board of Directors,  and the Executive Committee.  The chairperson shall present an annual report to the members.  The  Chairperson shall perform such other duties as shall be assigned from time to time by the Board of  Directors.   The Chairperson shall have the authority to appoint  committees  as  may be deemed  necessary.  CHAIRPERSON­ELECT .     The   chairperson­elect   shall,   in   absence   or   disability   of   the   chairperson,  perform the duties of the chairperson.  He/she shall perform such other duties as may be assigned by  the chairperson.  VICE  CHAIRPERSON .   The vice  chairperson shall, in absence or disability  of the chairperson and  chairperson­elect, perform the duties of the chairperson.  He/she shall perform such other duties as  may be assigned by the chairperson.  TREASURER .   The treasurer shall be responsible to cause all monies, funds, and securities of the  League to be safely kept in accordance with instructions of the Board of Directors.  The treasurer  shall have authority to borrow money on behalf of the League when expressly authorized to do so  by the Board of Directors.  The books of account and records shall, at all reasonable times, be open  to   the   inspection   of   the   directors.   The   books   shall   be   audited   annually   by   a   certified   public  accountant.     The   Treasurer   shall   chair   the   audit   committee.   The   treasurer   shall   furnish   to   the  directors, whenever required by them, such statements and abstracts of records as are necessary for  the full exhibit of the financial conditions of the League and shall make a report to the annual  membership meeting.  Any actual and direct expenses incurred by the treasurer in performance of  its  duties  as treasurer shall be reimbursed from the annual budget adopted by the Board.   The  treasurer shall not be an employee of the League.  All checks of the League shall be signed by either  the chairperson, treasurer, or president or by such others deemed necessary upon approval of the  Board   of   Directors;   notes   and   other   obligations   signed   by   the   chairman   or   president   shall   be  countersigned by the treasurer or one of the vice chairmen, or as otherwise authorized by the Board  of Directors.    The president  and all  officers  and employees  of the  League  shall be  adequately  bonded.  SECRETARY .  The secretary shall cause notice to be given of the meeting of the members, Board of  Directors, and Executive Committee as required herein.   The secretary shall cause to be kept a  record of the votes and proceedings of all such meetings.   The secretary shall cause such other  books and records to be kept as the Board of Directors, Executive Committee or the chairman shall  require, and shall perform such other duties as may be required by them.  The Board of Directors  14


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

may appoint an assistant secretary; and the chairman may direct the assistant secretary to perform  the duties of the secretary during the absence of the secretary and during the secretary's inability or  incapacity to act. (Approved 3.24.2010)

15


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

SUCCESSION PLAN POLICY Recognizing that the League of Southeastern Credit Unions, Inc. is a dynamic organization, one of the  Board’s most important responsibilities is to assure that the League has continuity of effective leadership.  This means the League President/CEO position should not be left vacant for an extended period of time  and   a   formalized   succession   plan   needs   to   be   in   place   to   cover   situations   in   which   the   current  President/CEO should suddenly depart or become incapacitated through extended illness or death. Therefore, it is the policy of the League that the Executive Committee of the Board will immediately  select a person from the Executive Management Team to assume the position of Interim President/CEO  and become responsible for the management of the League and Subsidiaries should the President/CEO  for any reason become incapacitated or suddenly departs the position. The Executive Committee of the Board of Directors will immediately take steps to fill the position of the  President/CEO on a permanent basis.  The Chairman of the board will convene a special meeting of the  League Board of Directors within 30 days to set in motion the process to begin the search for a new  President/CEO.

16


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

(APPROVED 3.24.2010)

17


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

EXECUTIVE COMMITTEE EXPENDITURE AUTHORITY The Executive Committee is authorized to expend up to $50,000 within any given fiscal year, with  such expenditure reported to the full Board of Directors at next scheduled Board meeting.   Any proposed expenditure that is in excess of the threshold amount of $50,000 shall be submitted to the  League   of   Southeastern   Credit   Unions,   Inc.   Board   of   Directors   for   consideration.     All   proposed  expenditures shall be accompanied with a detailed description of the purpose of the expenditure; its  potential financial impact and its benefit to the League and/or members.  

(Approved 3.24.2010)

18


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

CEO REVIEW/COMPENSATION COMMITTEE

The LSCU CEO Review/Compensation Committee shall perform an annual performance review of  the President/CEO.  As part of the review process, the Committee will annually review the  compensation and benefit package of the President/CEO.   The Committee will ensure that the goals and objectives contained within the performance  evaluation instrument are aligned with those of LSCU and LSCU Service Corporation.  The  Committee will also review CEO compensation trends within the relevant markets. Upon completion of the President/CEO performance review, the Committee shall prepare a formal  recommendation to the League of Southeastern Credit Unions, Inc. Board of Directors regarding  any changes to the compensation and benefits for the President/CEO as appropriate.   This  recommendation can be provided to the Board of Directors by regular mail or email, or in person,  with approval and/or denial being submitted to the Chairman by the date set by the Committee. LSCU Chairman will appoint CEO Review/Compensation Committee.

(Approved 3.24.2010)

19


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

COMMITTEE APPOINTMENTS The   League   Chairman   may   appoint   standing   committees,   other   than   the   elected   Executive  Committee, from members of the League Board of Directors and membership. The Chairman appoints all standing committees, ad hoc committees, and task forces.  The President  will appoint a professional staff member to serve as liaison to each committee, who will be present  at each committee meeting to assist you in accomplishing your objectives.   The Chairman shall  provide   notice   to   the   members   of   the   committee   when   its   committee(s)   is/are   to   meet.     The  President may assist the Chairman in providing the notice of scheduled meetings.   Direct staff  assignments cannot be made by any board or committee member, as all staff activities must remain  under the direction of the President.   Ad Hoc Committees may be appointed at any time at the  discretion of the chairman and/or President/CEO. Standing Committees and respective committee charge is as follows: Audit   Committee  ­   Treasurer   serves   as   Chair,   with   two   additional   League   Board   members  appointed by League Chairman. Audit Committee shall perform or direct the performance of an  annual audit of the League and its subsidiaries and report the results of such audit to the Board at  the next scheduled meeting. Awards   Committee  –   Chairman   to   appoint   three   (3)   member   committee,   with   LSCU   Board  Secretary serving as Chairman and two (2) at­large CU officials.  Committee will administer and  make recommendations to the LSCU Board of Directors for recipients of the League’s Professional  & Volunteer of the Year Awards as well as the Distinguished Service Award (DSA).   Will also  review awards structure and make recommendations for improvement as deemed appropriate. CEO   Review/Compensation   Committee,   appointed   by   League   Chairman.   ­   The   CEO  Review/Compensation   Committee   shall   perform   an   annual   performance   review   of   the  President/CEO.     As   part   of   the   review   process,   the   Committee   will   annually   review   the  compensation   and   benefit   package   of   the   President/CEO.     Committee   would   be   comprised   of  Chairman­Elect as Committee Chair and three at­large LSCU Board members appointed by the  League Chairman.  Chairman would also serve on committee. League Governmental Affairs Committee – GAC would be comprised of one representative from  each chapter for a total of 20 persons.  Eight (8) of these individuals (4 from AL and 4 from FL)   would be appointed by the LSCU Chair to serve as the Executive Committee, as well as LSCU  Board Chairman and Chairman­Elect.  LSCU President/CEO would serve as member of Executive  Committee. Appointed Executive Committee members would serve as the Board of Trustees for their respective  state’s PAC(s), along with LSCU Board Chair, Chairman­Elect and President/CEO. Additional at­large GAC members would be appointed by Board Chairman as needed.  Chairman  and CEO will discuss committee appointments annually. 20


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

Members   would   serve   one­year   terms   and   members   would   serve   as   the   League’s   front­line  grassroots lobbyists in their respective chapters.

GAC Committee will advise and provide policy recommendations to the LSCU CEO and/or LSCU  Board of Directors regarding legislative and regulatory issues affecting the CU movement.  Provide  a means by which affiliated CUs can participate in grassroots legislative advocacy and political  action functions of the League. (Approved 3.24.2010)

21


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

C o n du c t   o f   E l e c t i o n s The League Chairman shall select and engage an outside agent such as an Audit or CPA firm to  facilitate and ensure the integrity and impartiality of the election process.   The agent may assist  designated staff, to the extent necessary, in the balloting, tabulating, and certification in the election  process and announcing the election results.  LEAGUE OF SOUTHEASTERN CREDIT UNIONS Election Rules and Procedures 1.

2.

Primary member credit unions are encouraged to participate in all elections.  The  Election Procedures and Rules apply to both the regular elections as well as any  special elections held pursuant to these rules and the bylaws.  As used in these  Election Procedures and Rules, “election” includes the entire process of  nominations, voting and elections pursuant to these rules and the bylaws for  director seats including membership category directors. An official notice to participate in the election for League Director(s) will be mailed  to the CEO/President of all “eligible primary member credit unions” no later than  the fourth full week of February of the election year. Accompanying the notice will be: An official candidate nomination and certification form for Director  Candidates, which includes a credit union certifying signatures b. Election Procedures and Rules c. A “Membership Category List” containing a list of all primary member credit  unions indicating their respective membership category d. A specially marked self­addressed return envelope a.

The Membership Category List shall be prepared using the most recent call report  data from the NCUA that is available five (5) days prior to the mailing of the  official notice.  The List included in the Official Notice shall govern a credit union’s  eligibility to qualify a candidate for a particular membership category.  No  candidate may change membership category, nor shall any candidate be  disqualified from a membership category in the event a credit union’s membership  category changes from the time of the mailing of the Official Notice to participate  in the election to the time of the announcement of the final election results. The membership size categories are as follows: 22


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

Class A. Class B. Class C. Class D. 3.

Credit unions with fewer than 2,000; Credit Unions with not less than 2,000 members, but not more  than 15,000 members; Credit unions with not less than 15,000 members, but not more  than 40,000 members; Credit unions with 40,000 members or more.

To qualify as a candidate for election to the League Board of Directors, a person  shall be a “Credit Union Official” as defined in Article XVI of the Bylaws which  means a director, supervisory committee member, credit committee member or  employee of a primary member credit union from the membership category for  which the elections is being held.  Pursuant to Article III, Section 5 of the Bylaws,  “in order to qualify as a director a person must be certified as a credit union  official by a qualifying credit union which falls in the appropriate membership size  category”. A “Qualifying Credit Union” is defined in Article XVI of the Bylaws which  “means the credit union which nominates a person and certifies that the person  is eligible to serve as a League Director from that credit union”.      A candidate must be nominated by a primary credit union certifying      person is an official of that credit union.  Further, such credit union must       be from the size category which makes the candidate eligible for election.      The official “Candidate Nomination and Certification Form” must be       certified (signed) by an elected official or CEO of the “nominating” credit       union from the membership category from which the candidate is eligible       to run.  No credit union may be a nominating credit union for a candidate       if any person certified by that credit union will be serving as director       during the term for which the election is being held.  Further, a       nominating credit union may certify only “one” candidate for any one       election.

4.

An impartial agent shall be named by the League Board Chairman to receive and  tabulate the official ballots returned by credit unions. All official Candidate Nomination and Certification Forms, or facsimile thereof, for  League Director must be received by the designated agent on or before 5:00 p.m.  Central Standard Time (6:00 p.m. Eastern Time) on the fourth Monday of month  of March of any year in which an election is held.  The designated agent, in  consultation with the President’s designee of the League, will review the  23


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

“Candidate Nomination and Certification Forms” for Bylaw and policy compliance  and certify the eligibility of candidates who will appear on the ballot. 5.

6.

A primary member credit union shall be eligible to vote if such credit union has  paid its League dues in full, postmarked on or before March 31st of the election  year. Credit unions eligible to vote for a League Director in elections will vote by ballot.  All primary member credit unions are entitled to cast one (1) vote for each director  election being held. A ballot, accompanied by the candidate’s nomination and certification information,  will be sent to eligible credit unions that have requested a Ballot and Pass Code no  later than the second Monday in April of any election year. Ballots may be faxed, mailed or emailed to the designated agent.  Ballots must be  received by designated agent via mail, facsimile, or email with “Provided Private  Pass Code” no later than 5:00 p.m. Central Standard Time (6:00 p.m. Eastern  Time) on May 1 or first working/business day by 5:00 p.m. Central Time (6:00 p.m.  Eastern Time) of any election year, and must be certified (signed by elected official  or CEO) by the voting credit union in order to be counted. Ballot and Private Pass Code can be requested by completing and returning “Ballot  Request Form” to designated person at the League of Southeastern Credit Unions.  This form must be signed by the credit union’s Board designated person and can be  returned via fax or mail. Upon receipt of the “Ballot Request Form”, the League will fax or mail the ballot to  the designated person with “private pass code” assigned to your ballot.  Only one  ballot per credit union and said credit union shall be eligible to cast one (1) vote for  each director position contained on that ballot. In the event that only one official “Candidate Nomination and Certification Form”  is received for a membership category seat, ballot(s) will not be sent to the credit  union(s).  The Designated Agent shall declare the single qualified candidate elected  by acclamation. In the event no candidates have been qualified for any position for which an  election is to be held, the President’s Office shall conduct a Special Election”  following the same procedures as a regular election.  The President’s Office may  establish time­lines for the Special Election. The “Membership Category List” 

24


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

accompanying the official notice to participate shall continue to be applicable to the  election held at the Special Election. 7.

8.

The Designated Agent shall tabulate the official mail ballots at conclusion of  “voting period” and report election results to President’s Office, designated agent  will also provide for destruction of all ballots and declare the election concluded.  A  copy of the Election Certification shall be filed with the Secretary of the League.  The President’s Office shall also communicate the results of the election to the  candidates and to the members of the League. In the event of a tie for a specific membership category, a Special Election will be  held at a time designated by League President’s office.

(Approved 3.24.2010)

CAPITAL RESERVE POLICY Objective: The   creation   and   maintenance   of   this   Reserve   is   a   fundamental   tenet   of   sound   financial  management.   The primary objective is to establish and maintain an adequate reserve to protect  LSCU from significant unplanned financial events and allow for an orderly response or transition to  a significant unfavorable change in financial position. Definitions: League Reserves are defined as unrestricted member’s equity as of the date of the most recent  audited financial statement date.   For purposes of this policy, the reserve amount is determined  based on the consolidated assets of the League of Southeastern Credit Unions, Inc. One year’s dues as defined as total affiliate dues collected for the current fiscal year. Policy: It is the established goal of the Board of Directors for management to maintain reserves equivalent  25


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

to one year’s dues for the purpose of meeting emergency needs of the League.

(Approved 3.24.2010)

26


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

 

LSCU INVESTMEN T POLICY Statement of Purpose The purpose of this Investment policy is to establish guidelines from which cash held and maintained by LSCU& affiliated entities (LSCU). shall be managed. The management will solicit input at least annually from the Treasurer and Board of Directors on the existing cash balances, expected operating needs and how best to invest any excessbalance. It is the intent of the Board of Directors to manage this cash in a way that creates the best benefit to the LSCU Investment Authority By approving this policy management is authorized to implement the Investment Policy described below and as recommended by management and to execute all investment transactions within the policy guidelines. As we recognize that cash and investments are an integral part of the success of LSCU, management will seek professional investment advice as needed to assure that all cash assets are being invested properly. • Management for the purposesof this policy is defined as: o The CEOof LSCU o CFOof LSCU Priority of Investment Guidelines As cash becomesavailable, the following sequence of investment objectives will be followed: •

Level 1 - will be to maintain an operating account that best fits the short term liquidity needs of LSCU. All operating cash will be retained in an interest bearing checking or savings account in one of the approved institutions listed in the table at the end of this document. o Maximum cash levels for this purpose are defined as three months of average operating expensesfrom the preceding year.

Level 2 ­ As cash balances exceed the “operating cash” needs per Level 1, LSCUwill invest in short-term CDsin the approved institutions listed below. These investments will use a ladder approach using 3 month, 6 month, 9 month and 12 month CDs. o Level 2 maximum cash balances are defined as three times the Level 1 cash balances.

Level 3 - Once short-term investment goals are reached under level 2, and as cash flow allows, LSCUwill purchase investments that limit exposure to moderate risk with a higher degree of return in the long-term. These long-term investments will adhere to the following guidelines. o Investment maturities shall not exceed five (5) years. o Investments will be made with laddered maturities up to five (5) years in equal increments. This will help reduce the risk of cash shortages, smooth out cash inflows and make expansion and larger scale projects more manageable in the future. 27


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

o U.S. Treasuries and Agencies will be held in safekeeping by a Board approved corporate credit union or investment firm. o All investments made under the guidelines of Level 3 must be approved by the Treasurer or the Chairman of LSCU Approval of Investment Firms or Corporate Credit Unions Investment firms and/or corporate credit unions shall be approved by the Board of Directors to conduct business with LSCU. Once approved, the Board will annually review them to ensure that they continue to meet the requirements. Approval for corporate credit unions requires the following: • •

Corporate rated A1 by Standard & Poors. Should a corporate drop below the A1 rating; no new investments may be made with that corporate unless approved by LSCU

Audit Trail • Investments will usually be handled by telephone or e-mail. Corresponding confirmation and verification must be received and maintained in the LSCUoffice. • All wire transfer notices initiated by the LSCU will be subsequently reviewed and approved by the Treasurer of the LSCU • LSCU checking account will be acknowledged in writing by approved institutions as the only receiving account to which LSCUfunds shall be remitted or made payable. • LSCU checking account depository shall acknowledge in writing that only institutions identified in writing over the signatures of at least two of the following: Chairman, Treasurer, CEOand CFOshall be a recipient of outgoing wires. • All investments and holdings will be audited at year-end for accuracy and confirmation letters will be sent to all approved investment firms and corporate credit unions. Report to the Board

The management will provide the Board of Directors with a monthly report (if investments exist) listing  all investment vehicles by name, yield, amount and maturity date.

28


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

(Approved 3.24.2010)

29


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

LSCU POLICYGUIDELINES TYPES OF INVESTMENTS

Level I

Level II

Level II I

Term

N/A

Up To 1 Year

Up to 5 years

Exposure to Risk

Extremely Low

Very Low

Moderate

Authorized Types

I N TEREST

CERTIFICATE OF

BEARING

DEPOSIT

CHECKING ACCOUNTS AND

U.SGovernment

• •

Securities U.S. Federal Agencies Federal Instrumentalities

SAV INGS ACCOUNTS

Ratings

NCUA Insured

“A1” rating or better for the CU

“A” rating or Better for the Security

Timing Of Maturity

N/A

Due within 12 months

Smooth-out maturing investments over 5 year period to provide more consistent cash flow

Institution

Corporate Credit Unions & Credit Unions

Approved Investment Firms, Corporate Credit Unions & Credit Unions

Approved Investment Firms & Corporate Credit Unions

(APPROVED 3.24.2010) 30


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

PRESIDENT/CEO SPENDING AUTHORITY The  League   of Southeastern   Credit  Unions, Inc.  Board  of Directors  expects   the  corporation  to  operate within the overall approved budget.  While considering this expectation, the CEO shall have  additional authorization to procure, as necessary, non­budgeted goods or services, capital or non­ capital, required in the performance of his duties as described by the Board. Therefore, the LSCU Board of Directors hereby grants the CEO authority to procure up to $10,000 per  transaction of non­budgeted goods or services deemed necessary to effectively and efficiently conduct  the affairs of the corporation, emergency repairs and replacements are exempt.  These are to be done at  the discretion of the President/CEO.  These purchases, or expenditures, will be reported immediately to  the Treasurer and to the Board of Directors no later than the next meeting.

(Approved 3.24.2010)

31


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

S p o u s e / G u e s t   P a rt i c i p a t i o n The   League   and   its   affiliates   encourage   spouse/guest   of   directors   to   be   active   in,   and   be  knowledgeable of, the corporate affairs of these organizations, and to support directors and officers  in carrying out the duties and responsibilities of their respective offices. The League and its affiliates will annually budget for the cost of meals consumed at scheduled  dinner meetings and hotel room differentials for spouse's/guest’s participation.  Transportation costs  and incidental meal costs for spouses/guests are not reimbursable. (Approved 3.24.2010)

32


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

POLICIES GOVERNING DIRECTOR/COMMITTEE EXPENSE REIMBURSEMENTS

1. No claim shall be made for any item of expense which has or will be reimbursed by any other  source. 2. The Treasurer shall have authority to refuse to approve any item on an expense voucher.  If  claimant desires to do so, he or she may ask the Treasurer to bring the disputed item before the  Board in an executive session for a decision. 3. Lodging, travel and related expenses incurred in conjunction with attending League Board and  Committee meetings shall be covered at actual cost.  The current IRS mileage allowance will be  reimbursed.  Expenses will be reimbursed for travel to meeting, day(s) of meeting, and return  travel. Actual air fare by shortest route to and from the point of meeting.  Reasonable expenses  related to parking, tolls, tips, taxi fare, registration fees (if applicable) and business­related calls  to respective meeting. 4.

Directors wishing reimbursement for expenses incurred while attending League approved  meetings must submit an expense voucher to the League office within 60 calendar days of the  called meeting; except that the League Treasurer shall have the authority to waive this  requirement under adverse circumstances.  All expenses greater than $25.00 must be supported  by receipts.

5. Certain items of expense may be charged directly to the League of Southeastern Credit Unions  such as hotel bills which you would sign for; airline charges for which you receive a ticket from  the League and other transportation charges for which you sign.   (Adopted 12.15.2009)

33


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

TRAVEL EXPENSE POLICY TRAVEL EXPENSE POLICIES For Board and Committee Members of the League of Southeastern Credit Unions, Inc.

I.

TIME LIMITS ­ Those attending board or committee meetings may be paid allowable expenses only for the 24  hours prior to the first meeting and 24 hours succeeding the close of the last meeting at which their attendance   is required.

II.

ALLOWABLE EXPENSES ­ The following expenses are allowable by the League: A. Transportation:  Travel to the meeting from the permanent residence of the traveler and return should be by  the shortest route possible.   The following expenses will be approved:   (1) the actual commercial  fare  indicated on receipt vouchers; or (2) the mileage allowance as specified for individuals.  (NOTE:  Approval  for travel by means or routes, other than those stated above, must be obtained in advance from the League  treasurer or president.) B. Taxi:  Reasonable taxi fares necessary and incidental to the official business for which travel is authorized   are allowable. C. Parking:  When privately owned car is used, reasonable parking fees are allowable. D. Lodging:   Actual cost of room rate for hotel or motel accommodations as arranged for the meeting are  allowable. E. Meals:   Reasonable cost of meals, including necessary tips, are reimbursed when incurred during travel  time and while in attendance at the meeting.  Meals paid for other qualified persons must be explained. F. Tips & Other Expenses:   Reasonable tips, such as for hotel bellboys, car and/or baggage attendants, are  considered   allowable.     Other   necessary   expenses   incurred   by   those   traveling   for   the   League   must   be  described in writing and receive appropriate approval.  (These would include long distance telephone calls,  postage and any others not specifically provided for in these policies.)

III.

UNALLOWABLE EXPENSES  ­ The following expenses are not allowable by the League:   (1) expenses of  anyone other than the person specifically authorized to travel on official business; (2) any expense incurred   without reasonable effort to transact the business in the most economical manner consistent with reasonable  convenience and comfort to the traveler; and (3) committee meeting rooms, other than those arranged for or  approved   by   the   League.     Reimbursement   for   First   Class   travel   is   prohibited   unless   pre­approved   by   the  Treasurer.

IV.

SUBMISSION OF EXPENSE VOUCHERS ­ All vouchers should be submitted to the League office as soon as  possible, but no later than 60 days after the meeting.   Vouchers will be processed immediately; and if no   unauthorized expenses are evident, reimbursement checks will be made by return mail.

V.

APPROVAL   OF   EXPENSE   VOUCHERS  ­   All   expense   vouchers   must   be   approved   by   the   treasurer   or  president.   Any questionable items on which there is disagreement will be referred to the Treasurer for his   decision.  The decision of the Treasurer will be final. NOTE:  The League requires each traveler to keep accurate records and obtain receipts or explanations, thereof,   to   justify   all   reimbursable   expenses.     We   believe   the   above   policies   are   for   your   benefit   under   the  circumstances. 34


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

(Adopted 12.15.2009)

LEAGUE OF SOUTHEASTERN CREDIT UNIONS, INC., AND ASSOCIATES BOARD OF DIRECTORS   & COMMITTEES EXPENSE REPORT NOTE:  PLEASE REVIEW TRAVEL EXPENSE POLICIES BEFORE COMPLETING

The following expenses were incurred by                                                     while attending a meeting of the  ο LSCU Board of Directors  ο LSCU Executive Committee ο ____________________________________ Committee held at                                                                                                   on                                      , 20        . TRANSPORTATION (1) Commercial:  (Receipt must be attached) .............................................................$_______________ (2) Private:  (                  @ standard IRS mileage rate          # of miles )...................$_______________ TAXI  (                                                                           )......................................................$_______________ PARKING (                                                )..........................................................................$_______________ LODGING (Receipt must be attached)..................................................................................$_______________ MEALS (Mon)

(Tues)

(Wed)

(Thurs)

(Fri)

(Sat)

(Sun)

Bk. $             $             

$             

$             

$             

$            

$______

Lun.$             $             

$             

$             

$             

$            

$______

Din.$             $             

$             

$             

$             

$            

$______

Tot.$             $             

$             

$             

$             

$            

$______

Total Meals

 ______________

TIPS & OTHER EXPENSES (                                                                ) $_______________ (Explanation) TOTAL EXPENSES              $____________________ MAIL TO:  League of Southeastern Credit Unions, Inc.                     Attn: Carol Lucas                     Post Office Box 380428, Birmingham, AL 35238   Make Check Payable To:   _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 35


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

_______________________________________________________________ Approved By:  ____________________, __________, President/CEO        Date Approved:  ______________ Effective with IRS change on January 1, 2010

(Adopted 12.15.2009)

GENERAL POLICY STATEMENTS 1.   All League directors are entitled to receive  Credit Union Magazine  at League expense upon  request from each individual director.   2.  Officials Insurance Coverage: All Board members, committee members, and chapter and district  presidents shall be covered by travel accident insurance provided by the League and its affiliates.  The League and its affiliates shall carry an officers’ and directors’ liability policy and professional  liability coverage. 3.   Directors and Officers Liability Coverage:  Coverage of $1,000,000.00. Directors and Officers  Liability   coverage,   provided   through   CUNA   Mutual   Group,   protects   the   League’s   Directors,  including the Officer positions, committee members, and the Security Officer appointed according  to NCUA regulations.   The limits include defense, judgments, and settlements in suits that may  arise against the insured while in the capacity of Director or Officer for alleged breach of duty,  neglect, error, misleading statements, omissions or other wrongful acts. 4.  The League Board shall meet at least four (4) times a year or more often, as required to conduct   business of the League. 5.   All board members shall receive proper orientation and training, and shall be encouraged to  continue professional development. 6. The League will hold an annual planning session to review objectives established by the Board of  Directors.   7.  All League Board meetings and Committee meetings shall have official notes/minutes.

36


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

(Approved 3.24.2010)

Associate Members Policy Pursuant to Article II, Section 3 of the LSCU Bylaws, the Board establishes an associate  membership category for credit unions with a main office domiciled in a state other than Alabama  or Florida with physical branch locations operating within the state of Florida or Alabama that is an  affiliated member of the state league in which the main location is domiciled and a member in good  standing of the Credit Union National Association. These dues are billed and payable on an annual  basis. Pursuant to the authority in Article XI, Section 5 of the LSCU Bylaws, Associate Member Dues are  $1,500 per associated credit union. These dues allow the credit union’s employees to attend  educational functions, be members of the chapters and serve on the boards of chapters, if allowed  by the chapter.  Associate members are not entitled to vote on any LSCU matters, serve in any  corporate capacity, or serve in any elected League position, but shall be entitled to attend League  meetings.   (Approved 10.30.2009)  

37


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

Dues Waivers Policy/Procedure Any credit union who wishes to request a waiver of their dues shall submit the request in writing to  the President’s office with such request stating the reason for requesting the dues waiver and the  amount (either full or partial) of the dues waiver. The President’s office shall review the request and review the financials of the credit union  requesting the waiver and may grant, deny or modify the request.  A credit union may appeal the  decision of the President to the Board at a regularly scheduled Board meeting by providing written  notice within 15 days of the President’s decision.   The President will provide a report to the Board  detailing the action taken on each dues waiver request.  Items to be considered in the decision to grant, deny, or modify the request shall include, but are not  limited to the following:  1. 2. 3. 4. 5. 6.

History of involvement in League functions; Support of CUPAC/CULAC; CEO’s service to the industry;  History of Chapter Involvement Current Economic situation; Credit Union Financials including, but not limited to, the following: • Credit Union Net Worth; • Delinquent Loans to Loans Ratio; • Net Charge Offs to Average Loans; • Return on Average Assets; • Total Assets; and • Net Income 7. History of Dues Waivers; (Approved 10.30.2009)

38


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

LSC (Service Corporation) Board Structure The League Chairman and Chairman­Elect will automatically serve as Chair and Vice Chair  of the LSCU Service Corporation Board of Directors. Chairman will appoint three (3) additional members from non­Executive Committee  members of the LSCU Board.  Chairman will also appoint two (2) CU CEOs who are not  board members to serve on the LSC Board (one from Alabama and one from Florida). The LSC Board will provide oversight to the LSCU Service Corporation. (Approved 10.30.2009)

39


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

OFFICE OF THE PRESIDENT Board Policies Applied Exclusively to the President 1.

The President is extended the privileges of the floor to speak on any topic coming before the  annual membership meeting.  

2.

The responsibility for the League Annual Membership Meeting is given to the President.  

3.

The League President and Chairman of the Board shall decide the time and place of all  Board meetings.  

4. The President shall have an employment contract.   5. The   League   and   its   affiliates   will   provide   reasonable   travel   expenses   of   accompanying  spouse of                the President/CEO when traveling at League expense.  Since reimbursement of spousal   travel                expense is considered taxable income by the IRS, this will be reported on applicable W2 or               1099 form as taxable earnings. All   expenses   for   which   the   President   requests   reimbursement   shall   be   submitted   to   the  League         Treasurer and must be approved prior to their disbursement.   6.

7.

Creation of or changes to staff job descriptions, changes of salary, decisions to hire or fire,  shall be the responsibility of the President.

8.

The President shall work with Board and follow policy related to investments set forth by  the Board of Directors of LSCU.  Policy is contained in this manual (page 21)  

9.

The President will provide each director a monthly analysis of the League’s financial affairs.  40


L E A G U E   O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

 

(Approved 3.24.2010)

41


/LSCU+Board+Governance+Manual+%28final+copy-approve