MÉTODO A3. 10 TÉCNICAS PARA RESOLVER LOS PROBLEMAS (Vol 2.)

PARA RESOLVER, APRENDER Y MEJORAR

Método A3 Vol. 2 Roberto Corral

10 TÉCNICAS PARA RESOLVER LOS PROBLEMAS

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Sobre el autor Me apasiona buscar la simplicidad en cualquier ámbito de la vida.

Y para ponerlo en práctica en las organizaciones, me he especializado en técnicas Lean, de Gestión de Procesos y de Mejora Continua.

Me gradué como Ingeniero Industrial y tuve el privilegio de aprender de los mejores de la mano de HP, empresa en la que trabajé como consultor interno y director de calidad.

Desde The Flow Factory, empresa de la cual que soy socio fundador, he tenido el honor de ayudar a organizaciones punteras como Alstom, HP, Louis Vuitton, Honda, Dr. Oetker, Continental, Uriach, etc. a que sus procesos sean más ágiles y simples.

Ha sido un largo camino de más de 20 años de experiencias, errores y aciertos. Son aprendizajes que me encantará compartir contigo en este libro.

www.theflowfactory.es www.robertocorral.com

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Índice INTRODUCCIÓN • Los 5 pasos del Método A3 •

Kit de 10 Técnicas

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ANALÍSIS KT

12

ISHIKAWA

22

LOS 5 POR QUÉ

29

PARETO

34

BRAINSTORMING (Lluvia de ideas)

41

MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE SOLUCIONES

46

LOS 6 SOMBREROS

50

POKA YOKE

59

AMFE (Análisis de Riesgos)

66

RETROSPECTIVA

74

Descarga de plantillas

78

Bibliografía

79

Recursos complementarios

80

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Introducción

Los 5 pasos del Método A3 Pedidos que llegan tarde, especificaciones que no se cumplen, defectos en un producto, quejas de los clientes, ventas por debajo de los esperado, los costes que se han disparado,... son problemas que podrían tener lugar en cualquier empresa, grande o pequeña, de cualquier sector.

Si los intentamos resolver aplicando un enfoque intuitivo corremos el riesgo (¡casi seguro!) de caer en alguna de las muchas trampas que nos acechan. Son trampas como, por ejemplo, saltar directamente a la solución sin atacar las causas de fondo, definir mal el problema o dejarnos llevar por nuestros supuestos.

El Método A3 Poblem Solving es un método que está reconocido mundialmente por su eficacia, tanto para atacar los problemas como para promover la mejora continua.

Además, el Método A3 implica una forma de pensar y de actuar.

Es el A3 Thinking, que promueve la implicación de las personas y el trabajo en equipo.

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Ishikawa

Ishikawa

Para qué sirve En esencia es una herramienta de análisis de causas en EQUIPO

Análisis de causas posibles de un determinado “efecto”, combinando el conocimiento y experiencia de un equipo de personas ( o causas potenciales en el caso de prevención) Para que el esfuerzo de identificación de causas sea estructurado y productivo.

Asegurar que se ha generado una lista balanceada por áreas y no olvidarnos alguna importante.

Es, sobre todo, una herramienta para identificar y debatir las posibles causa como TRABAJO EN EQUIPO.

Nota: También se conoce como diagrama de Causa-Efecto o Espina de Pescado (Fishbone diagram)

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Ishikawa

Cómo realizarlo Disposición visual como espina de pescado • Cabeza: es el problema (el efecto) • Espinas: son las causas que provocan el efecto, ordenadas por áreas y de más generales a más profundas • Sobre todo, es una dinámica de grupo. Resulta muy recomendable utilizar Papel mural y “post-it’s” PASOS: 1. Enunciado claro y conciso del problema 2. Decidir las categorías (unas 4 - 6, no más). Utilizar estás típicas a modo de orientación: • • • • • •

Personas, Métodos / Procedimientos Materiales Mediciones Herramientas / Equipos, Entorno / Políticas

3. Brainstorming de causas: OPCION 1: Brainstorming área por área. Y preguntar “Por qué” OPCIÓN 2: Silencio para pensar y anotar causas. Y Brainstorming. Ordenarlas por categorías y niveles.

4. Revisar y completar el diagrama: Profundizar en las causas con los 5 Por qué

Eliminar las que no aplican, redundantes, etc., …

Brainstorming de más ideas si hace falta.

5. Debatir y profundizar en las causas posibles con la técnica de los 5 Por qué

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Ishikawa

Diagrama de Ishikawa. Plantilla y ejemplo

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Ishikawa

Matriz de en Profundizar las causas con Priorización de los causas posibles 5 WHY’s

6. Priorizar las causas que (por nuestro conocimiento y experiencia) pensamos que tendrán un impacto ALTO sobre el efecto y la complejidad (y/o recursos) para eliminarlas sería MODERADA o BAJA. Esta priorización facilita la decisión sobre las siguientes acciones: proseguir con la investigación y/o validar las causas.

IMPACTO SOBRE EL EFECTO (Hipótesis de causas raíz ) ALTO

MEDIO

BAJO

COMPLEJIDAD y RECURSOS

MODERADO BAJO

ALTO

¡¡ Todavía son hipótesis de causas raíz !!

7. Desarrollar un plan para validar las causas más probables (Verificación de hipótesis de causas raíz).

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Ishikawa

Matriz de Priorización de causas posibles.

Plantilla y ejemplo Matriz de Priorización de causas posibles IMPACTO(SOBRE(EL(EFECTO(((Hipótesis)de)causa)raíz)))) ALTO(

MEDIO(

COMPLEJIDAD( RECURSOS( ( ( ( MODERADO(2( BAJO)

ALTO)

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BAJO(

Ishikawa

Trucos y consejos Cada “espina” ha de ser una causa que responda directamente al porqué del problema. Resulta útil enunciar el efecto en modo de pregunta: “Por qué ….?

EJEMPLO: “¿Por qué el 30% de los expedientes contienen algún error o están incompletos?”

Porque los profesionales mal interpretan los criterios de frecuencias y horarios (del servicio)

No debatir en exceso la categoría de cada causa. Lo importante es que la lista sea exhaustiva

No expresar la causa como “la ausencia de la solución”. Nos puede limitar a otras soluciones posibles EJEMPLO “¿Por qué el 30% de los expedientes contienen algún error o están incompletos?”

Porque NO se ha hecho una buena formación sobre el usos de los criterios (INCORRECTO) – La causa es el desconocimiento – Una posible solución es hacer una buena formación – Otra posible solución sería un poster visual como recordatorio de los criterios

Profundizar en sub-niveles de espinas hasta llegar a causas accionables (con los 5 Por qué).

No discutir posibles soluciones ¡ No toca ahora ! Si surge alguna idea se anota para considerarla más adelante.

Circular y ajustar el diagrama para contrastar opiniones con otras personas clave. También se gana implicación.

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Descarga de plantillas

En la sección de ToolKits de LEEX ONLINE podrás descargar las plantillas de las técnicas que hemos visto.

Están en formato editable y con ejemplos para que las puedas utilizar directamente: ! Plantilla A3 (powerpoint) ! Análisis KT (excel) ! Ishikawa (powerpoint) ! Pareto (excel) ! Los 6 sombreros (powerpoint) ! Matriz de Priorización de Soluciones (powerpoint) ! AMFE – Análisis de Riesgos (excel) ! Retrospectiva (powerpoint)

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