La organización interna de la microempresa

La

organizaciĂłn interna de la microempresa EstefanĂ­a Mancheno

La organizaciรณn interna de la microempresa Estefania Mancheno

La organizaciรณn interna de la microempresa

La organización interna de la microempresa La dirección de la microempresa consiste en realizar funciones de gobierno, dar todo tipo de instrucciones y establecer los criterios convenientes para la consecución de los objetivos marcados. El directivo ha de combinar los factores humanos y materiales de la empresa sin perder de vista el entorno. Para llevar a cabo esta tarea necesita planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores que tiene disponibles.

Función de planificación La planificación es el estudio y la fijación de los objetivos referentes al sistema y a cada uno de los subsistemas, consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión con la intención de conseguir los fines de la empresa.

Clasificación de los planes por su naturaleza y características Hace referencia a la extensión del plan:

-Metas: Son los fines fundamentalmente perseguidos por la empresa. Las metas son el punto de planificación.

-Objetivos: Debemos distinguir diversos grados de objetivos; los objetivos tienen un carácter general, involucran a toda la empresa y todos han de contribuir; los subobjetivos se refieren a temas más específicos, que afectan a áreas concretas de la organización.

Cuando se quieren establecer objetivos hay que tener en cuenta que:  Tienen que ser realistas: que todos los subsistemas de la empresa tengan los recursos necesarios para alcanzarlos y que se adapten al momento y al entorno.  Se deben establecer prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos.  Los objetivos se deben alcanzar con el menor número de consecuencias imprevistas y sus costes deben de ser mínimos.

-Políticas: Son los principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan unos ciertos límites de actuación; nos referimos al hecho diferencial de la empresa [Política de personal-potenciar plantilla estable, política de empresa-destacar en calidad y servicio]

1

-Procedimientos: Son los pasos que hay que seguir para ejecutar una acción.

-Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no, y son muy estrictas.

-Presupuestos: Son planes cuantificados, es decir, son la expresión numérica del plan escrito.

También sirve para dar prioridades.

*Clasificación de los planes por su dimensión temporal:

-Planes a largo plazo: Son aquellos planes que se contemplan en un periodo superior a cinco años. Normalmente se refieren a aspectos estructurales de la empresa.

-Planos a medio plazo: Son aquellos planes que se han de conseguir en un periodo superior de un año e inferior a cinco años. Estos planes muestran la actividad que han de desarrollar la mayor parte de los departamentos de la empresa.

-Planes a corto plazo: Son aquellos planes que tienen como límite el ejercicio económico, normalmente un año. Se trata de planes inmediatos y muy concretos por departamentos.

*Clasificación de planes por funciones o departamentos:

Se refiere a planes de producción, de ventas, financieros y de inversiones, de personal, etc. El contenido y las características de cada tipo de plan están relacionados con el tipo de función o departamento a que afecta.

*Etapas del proceso de planificación:  -Análisis de la situación de partida: se analiza la situación actual de la empresa y de su entorno, y se toma conciencia de las oportunidades existentes para poder aprovecharlas.  -Fijación de los recursos: se marcan objetivos (generales como subobjetivos) se concretan las metas a las que se quiere llegar.  -Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación: se marcan los diferentes caminos que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos.

2

 -Evaluación de las alternativas: consiste en evaluar y analizar cada una de las líneas de acción, es decir, estudiar y evaluar.  -Elección de una de las alternativas: en esta etapa se decide que plan ejecutara.  -Control y determinación de desviaciones: hay que hacer un seguimiento periódico de los planes y corregirlos cuando sea necesario.

Función de organización:

La organización es la función que debe desarrollar después de la planificación pertinente. Se define la organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden bien definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa , así como su responsabilidad y autoridad.

Tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

Planeación La planeación de la producción en una microempresa es la aplicación de una técnica o herramienta necesaria y adecuada que permite prever cada etapa de todas las operaciones separadas o integradas de un proceso productivo y su producto.

1. PRONOSTICO DE VENTAS. Es importante conocer si la cantidad planeada a vender será producida con la capacidad que tiene la empresa, o sea: conocer la cantidad del producto y en el tiempo determinado. Así mismo la empresa de servicio, es difícil determinar la cantidad de servicio que puede ofrecer, en este caso se debe medir los insumos o recursos con que cuenta la empresa. Ejemplo: Un carpintero hace 5 sillas al día y debe vender 35 sillas dentro de 4 días; no podrá cumplir su compromiso de venta y debe rechazar el pedido o en su caso modificar el plazo de entrega a 7 días. Del mismo modo, si una Carnicería desea vender 100 kilos de carne a la semana y solo puede conseguir 85 kilos; no podrá cumplir con su pronóstico. Por lo mencionado, el

3

pronóstico de ventas no consiste sólo en determinar si se puede o no cumplir con e l pedido; lo más importante consiste en planear para que ese pronóstico se cumpla.

2. MANO DE OBRA. Se refiere a la cantidad de personas que forman parte del proceso productivo y que con esfuerzo transforman la materia prima y logran el producto terminado. Por lo tanto, planear la mano de obra para producir significa definir las características que, respecto al trabajo, debe tener la persona. Ejemplo: Si una empresa ofrece servicio reparación de tubería de agua; necesita plomero y no albañil.

3. MATERIA PRIMA. Son elementos, partes o sustancias del que está compuesto un producto terminado. Para considerara dentro de la planeación de la producción, se debe considerar lo siguiente: a) Cuánta materia prima se requiere para la elaboración de un producto, b) Cuál es el tiempo requerido de la materia prima. c) Inventario de producto terminado, la existencia o disponibilidad del producto terminado.

La Organización

La microempresa normalmente carece de una estructura formal en todas sus áreas; el trabajo que realiza se asemeja al de un hombre orquesta y se atribuye el mismo su especialidad. En algunos casos recurre a la asesoría financiera externa, lo que hace que el manejo contable financiero lo realice un contador externo y se encarga de los aspectos legales, personales, financieros y tributarios.

La Administración de las Empresas ha entrado en una nueva fase de su evolución. La complejidad, cada día en aumento, de las actividades, de las operaciones, así como el ininterrumpido crecimiento de las empresas, la competencia, etc., obliga a los hombres de negocios a entender dónde están situados hoy y dónde estarán en un futuro cercano.

4

La gran atención del propietario de la micro empresa hace que la Administración General de la micro empresa sea un punto relevante en la actividad que realiza y donde dirige todas las acciones. Por lo tanto, esto hace que adquiera una habilidad especial para el manejo de la empresa.

Finalmente, podemos mencionar que las micro empresas, todas son fuertes en su campo de operaciones, pero siempre trabajaran en desventaja antes las empresas grandes, razón por el cual es importante mencionar e incentivar el conocimiento de la administración de una micro empresa, para ello se debe considerar y aplicar las funciones del proceso administrativo, esto quiere decir: planificar, organizar, dirigir y control las actividades de la micro y pequeña empresa.

Las funciones básicas de la administración son cinco:

-Planeación.

-Organización -Dirección.

-Coordinación.

-Control.

Dirección

Dirigir consiste en combinar los recursos humanos y técnicos lo mejor posible para conseguir los objetivos de la empresa, desarrollando las tareas típicas de la dirección como representar a la empresa, transmitir información y tomar decisiones. El desarrollo sistemático de esta función requiere una respuesta continua a los cambios del entorno empresarial, lo que se denomina dirección estratégica, y requiere establecer políticas empresariales de planificación, organización, gestión y control.

La correcta dirección de una empresa, en un mundo tan competitivo como el actual, va más allá de la mera transmisión de órdenes y requiere capacidades para tomar

5

las decisiones que logren los objetivos a largo plazo, para organizar los recursos humanos de manera eficiente y ser capaces de controlar los procesos productivos e introducir los cambios necesarios en un entorno cambiante.

Cuando nos referimos a la Dirección de una empresa podemos hablar de diferentes niveles directivos: 

Alta Dirección: presidente y directivos, desarrollan los planes a largo plazo de la empresa.



Dirección intermedia: ejecutivos (directores de fábricas o jefes de divisiones) que se ocupan de cuestiones específicas para llevar a cabo los planes generales.



Dirección operativa: supervisores, asignan los trabajadores a las distintas tareas y supervisan y evalúan los resultados diariamente.

COMO GESTIONAR UNA MICROEMPRESA

1.- Pon la idea por escrito. Es importante que tomes las ideas de tu cabeza y las pongas en el papel. La mayoría de las empresas exitosas ofrecen productos o servicios nuevos, o llenan un nicho existente en el mercado. Sean cuales fueran tus razones para iniciar una pequeña empresa, asegúrate de ponerlas por escrito, de forma clara. 

Revisar varios borradores o versiones del plan de negocios podría ser útil.



También podría ser útil incluir algunas preguntas en los borradores del plan de negocios. Identificar qué es lo que no sabes es tan útil como hacer una lista de las cosas de las que estás seguro.

2.- Identifica tu cartera de clientes. En tu plan de negocio, tienes que identificar quiénes crees que comprarán tu producto o servicio. ¿Por qué esas personas necesitarían o querrían tu producto o servicio? La respuesta a estas preguntas te ayudará a determinar todos los demás aspectos de las operaciones de la empresa. 

En este caso, es útil hacer preguntas acerca del servicio o producto. Por ejemplo, quizá quieras hacer preguntas como: ¿mi producto o servicio atrae a la gente joven o a los mayores?, ¿está al alcance de los consumidores de bajos ingresos o es una compra de gama alta?, ¿atrae a las personas en ambientes específicos?

6

3.- Esboza las finanzas. En el plan de negocios, tendrás que enfrentar algunas preguntas esenciales sobre la situación fiduciaria de la empresa. 

¿Cómo generará dinero el producto o servicio? ¿Cuánto dinero generará? ¿Cuál es el costo de producción del producto o servicio? ¿Cómo piensas cubrir los costos operativos y la nómina? Tienes que responder estas y otras preguntas críticas cuando planifiques el futuro financiero de tu pequeña empresa.

4.- Desarrolla el proyecto. Todas las pequeñas empresas exitosas tienen que expandir su cartera de clientes y su capacidad de producción en los primeros años de funcionamiento. Asegúrate de haber identificado cómo respondería tu empresa ante un crecimiento potencial. 

Sé realista respecto a tu potencial de crecimiento. Ten en cuenta que para expandir el negocio también se necesita incrementar el capital de inversión. Proyectar un crecimiento excesivo en un periodo muy corto podría desalentar rápidamente a los posibles inversionistas

PRACTICAS FINANCIERAS

1.- Haz que el banco trabaje para ti. Para dirigir las finanzas de tu pequeña empresa con eficiencia financiera, explora todas las opciones que los bancos ofrecen para los propietarios de pequeñas empresas y elige que se adecúe al plan financiero de tu negocio. Muchas instituciones financieras ofrecen cuentas de bajo costo, préstamos con tasas de descuento o programas de depósito directo gratuitos para los propietarios de pequeñas empresas. Trabajar con la institución que te ofrezca el mejor trato te ayudará a estirar cada centavo.

2.- Obtén un préstamo u otro tipo de inversión. Para despegar, las empresas exitosas necesitan capital. Asegúrate de gestionar y obtener suficiente respaldo financiero para cubrir todos los costos operativos, de producción y de marketing de tu pequeña empresa, hasta que el negocio pueda generar ganancias y funcionar por su cuenta.[6]

7



Asegúrate de investigar las distintas tasas de interés que se aplican a los préstamos para pequeñas empresas.

3.- Cerciórate de establecer los métodos de cobranza. Asegúrate de considerar los métodos para la cobranza de las deudas pendientes y las facturas vencidas de la empresa. Una empresa exitosa necesita un flujo constante de efectivo. Si no puedes procesar los pagos de los clientes, o esperar a los que te deban dinero, tu negocio se alterará. 

Tienes que decidir si aceptarás que los clientes y consumidores paguen con

dinero en efectivo, tarjetas de crédito, cheques o alguna combinación de los tres métodos.

4.- Utiliza una aplicación de control de crédito. Estas aplicaciones ayudan a que las pequeñas empresas mejoren su flujo de efectivo, mediante una mejor gestión del efectivo recaudado día a día y de tareas de control del crédito de los clientes. Eso te permitirá aceptar clientes nuevos o monitorear los que ya tienes, cobrar las facturas o recaudar el efectivo de forma más segura.

5.- Maneja el inventario con eficiencia. La gestión del inventario puede hacer que un pequeño negocio minorista crezca o quiebre, por ello debes manejarlo con cuidado, asegurándote de maximizar cada centavo gastado. En un primer momento, invierte en cantidades pequeñas de inventario y supervisa las cifras, para que sepas qué se vende y qué no. Rota el inventario con frecuencia para eliminar los productos de venta lenta y remplazarlos con artículos nuevos.

6.- Evalúa la contratación de un profesional financiero. Quizá valga la pena, en términos financieros, que contrates un empleado para que se dedique a controlar los asuntos financieros de tu pequeña empresa. Un contador podría ayudarte a identificar las áreas de tu negocio que no funcionan con eficiencia, desde el punto de vista fiscal, lo cual te permitirá maximizar las ganancias.

8



Para manejar las responsabilidades financieras, no necesariamente requieres de un empleado a tiempo completo. Por ejemplo, si tienes conocimientos sólidos sobre el movimiento del inventario y la gestión del flujo de caja, quizá solo necesites un contador certificado cuando llegue el momento de pagar los impuestos.

9

La organización interna de la microempresa La dirección de la microempresa consiste en realizar funciones de gobierno, dar todo tipo de instrucciones y establecer los criterios convenientes para la consecución de los objetivos marcados. El directivo ha de combinar los factores humanos y materiales de la empresa sin perder de vista el entorno. Para llevar a cabo esta tarea necesita planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores que tiene

disponibles.

-Metas: Son los fines fundamentalmente perseguidos por la empresa. Las metas son el punto de planificación.

-Objetivos: Debemos distinguir diversos grados de objetivos; los objetivos tienen un carácter general, involucran a toda la empresa y todos han de contribuir; los sub objetivos se refieren a temas más específicos, que afectan a áreas concretas de la organización.

Planes a largo plazo: Son aquellos planes que se contemplan en un periodo superior a cinco años. Normalmente se refieren a aspectos estructurales de la empresa.

-Planos a medio plazo: Son aquellos planes que se han de conseguir en un periodo superior de un año e inferior a cinco años. Estos planes muestran la actividad que han de desarrollar la mayor parte de los departamentos de la empresa.

La organización es la función que debe desarrollar después de la planificación pertinente. Se define la organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden bien definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa , así como su responsabilidad y autoridad. Tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.