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Warehouse UserManual 

Agility Version:  1.0 Copyright © 2009 Agility E Services © 2009 © 2009 Agility E Services E Services. Private AllLimited.All rights reserved. rights reserved.    

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Copyright Notice

E

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Disclaimer

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PL

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Preface

Version: 1.0 

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Warehouse User Manual 

Table of Contents

Preface ............................................................................................... 6 

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About this Manual .................................................................................................................................... 6  Audience ................................................................................................................................................... 6  External Audience ................................................................................................................................ 6  Internal Audience ................................................................................................................................. 6  Related Documents ................................................................................................................................. 6  Document Conventions ........................................................................................................................... 6  Support Information ................................................................................................................................ 7 

Agility Warehouse‐ Overview ............................................................. 8 

PL

Features of AJIRA Warehouse ................................................................................................................ 8  Benefits of Ajira Warehouse .................................................................................................................... 9  How it Works ............................................................................................................................................ 9  Inbound .................................................................................................................................................. 10  User Hierarchy and roles in Inbound Process .................................................................................. 10  Outbound ............................................................................................................................................... 10  User Hierarchy and roles in Outbound Process ................................................................................ 11  JDE overview ........................................................................................................................................... 11  What is JDE? ........................................................................................................................................ 11 

Getting Started ................................................................................. 13 

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M

System Configuration ............................................................................................................................. 13  Common Icons ....................................................................................................................................... 14  Accessibility ............................................................................................................................................ 14  Online Support Information ................................................................................................................... 15  Inbox ....................................................................................................................................................... 16  FollowUp ................................................................................................................................................ 16  GroupInbox ............................................................................................................................................. 17  Back To GroupInbox ............................................................................................................................... 17  Viewing History ....................................................................................................................................... 17  History List ........................................................................................................................................... 17  Viewing History Graphically ................................................................................................................ 17  Sending Reminder Email .................................................................................................................... 18  Discussion Forum ............................................................................................................................... 18  About Calendar .................................................................................................................................. 19  Support Online   .............................................................................................................................. 19 

Inbound............................................................................................ 20  Inbound Process ..................................................................................................................................... 21  Creating a New Inbound ........................................................................................................................ 22  Dashboard View of Inbound .................................................................................................................. 23  Inbound request view ........................................................................................................................ 24  Request for Inbound .............................................................................................................................. 24  Adding Vehicle Details ....................................................................................................................... 27  Adding Vehicle GatePass Details ....................................................................................................... 28  Adding GatePass LR Details ............................................................................................................... 29 

Preface

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Warehouse User Manual 

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PL

E

Printing Vehicle Gate Pass ................................................................................................................. 30  Export Vehicle Gate pass details ........................................................................................................ 31  Attaching Files to Document Library ................................................................................................ 32  Submit to Inbound Desk .................................................................................................................... 33  Searching Inbound requests ................................................................................................................. 34  Deleting Inbound ................................................................................................................................... 34  Operations at Inbound Desk ................................................................................................................. 35  Adding Invoice Details ....................................................................................................................... 35  Uploading Files ................................................................................................................................... 37  Need More Information..................................................................................................................... 38  Submitting to MIN Desk .................................................................................................................... 38  MIN Desk ................................................................................................................................................ 39  Updating Invoice Details ................................................................................................................... 39  Submitting to Warehouse Operation ............................................................................................... 41  Warehouse Operations .......................................................................................................................... 42  Unloading Details ............................................................................................................................... 43  Checking the Physical Quantity ......................................................................................................... 43  Attaching documents ........................................................................................................................ 43  Submitting to MRN and PA Desk ...................................................................................................... 44  Generate MRN........................................................................................................................................ 45  Adding PA ........................................................................................................................................... 46  Fetching PA Suggestion ..................................................................................................................... 46  Attaching Documents ........................................................................................................................ 46  Submitting to Warehouse Operation ............................................................................................... 47  Putaway Confirmed ............................................................................................................................... 48  Putaway Details .................................................................................................................................. 48  Request is submitted to Warehouse Operation .............................................................................. 49  Submitting to PA Confirmation Desk ................................................................................................ 50  IB Task Closed in JDE ............................................................................................................................. 50  Closing JDE ......................................................................................................................................... 50  Submitting to Inbound Desk after Closing the Job in JDE ................................................................ 51  Submitting Final Request to Inbound Desk ........................................................................................... 51 

SA

Outbound ......................................................................................... 54  Outbound Process ................................................................................................................................. 55  Create a new Outbound ........................................................................................................................ 56  Dashboard View of Outbound............................................................................................................... 57  Outbound Request View ................................................................................................................... 57  Creating a new Outbound ..................................................................................................................... 58  Adding Invoice Details (For business Unit Other than Xerox)......................................................... 63  Uploading and submitting the Documents to Pick Creator ............................................................ 64  Request is Submitted to Pick Creator ............................................................................................... 65  Search Outbound requests ................................................................................................................... 65  Deleting Outbound ................................................................................................................................ 66  SO and Pick Creator ............................................................................................................................... 67  Fetch Data from JDE .......................................................................................................................... 67  Update JDE Status ............................................................................................................................. 68  Upload Document .............................................................................................................................. 69 

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Warehouse User Manual 

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PL

E

Submit to Warehouse Operation ...................................................................................................... 69  Pick Confirmer Desk ............................................................................................................................... 70  Adding Pick Details ............................................................................................................................ 70  Adding Picked Quantity ...................................................................................................................... 71  Submitting to Pick Confirmer Desk ................................................................................................... 73  Pick Confirmed ....................................................................................................................................... 74  Submitting to Transport Coordinator ............................................................................................... 74  Ready to Load ........................................................................................................................................ 75  Updating Shipment Details ............................................................................................................... 75  Shipment Delivered Counter ............................................................................................................. 76  Adding Proof of Delivery Details ....................................................................................................... 76  Closing Partial Shipment ........................................................................................................................ 77  Partial Shipment Created ................................................................................................................... 77  Partial Shipment Location Updated .................................................................................................. 77  Partial Shipment Location Confirmed ............................................................................................... 78  Partial Shipment Pick List Created .................................................................................................... 78  Partial Shipment Pick Confirmed ...................................................................................................... 79  Partial Shipment Ready To Load ....................................................................................................... 79  Submitting Shipment Confirmation .................................................................................................. 79  Request Is Submitted to Shipment Confirmation Desk ................................................................... 79  Shipment Confirmation Desk ................................................................................................................ 80  Confirmation Done ............................................................................................................................ 80  Submitting to Transport Co‐ordinator .............................................................................................. 81  Finalizing the Delivery Process .............................................................................................................. 81  Closing the Amendment .................................................................................................................... 81  Signing Out of Application .................................................................................................................... 83  Inbound Creation for Nivea Business Unit ........................................................................................... 85  Outbound Creation for Nivea Business Unit ........................................................................................ 88 

FAQ’s and Troubleshooting .............................................................. 92  Appendix‐A Validation Screens ......................................................... 93  Appendix‐B Keywords ...................................................................... 95 

SA

Inbound Receipt Types ...................................................................................................................... 95  Inbound File Types ............................................................................................................................. 96  Transporter Types .............................................................................................................................. 96  Outbound Order Types ...................................................................................................................... 96  Outbound File Types .......................................................................................................................... 97 

Glossary ........................................................................................... 98  Index ................................................................................................ 99   

Preface

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Preface

E

About this Manual

Audience

PL

This manual  describes  the  Ajira’s  Center  Of Excellence  Warehouse  application  and  explains  how  to  work and use its major features. It serves as a means to describe the User interface and how to use it  to  accomplish  common  tasks.  This  manual  also  describes  the  underlying  assumptions  Warehouse  users’ makes about the underlying data model.  

The two types of audience for this document are: External Audience and Internal Audience. 

External Audience

All the  Users  working  or  implementing  the  application  are  categorized  as  the  external  audience.  Warehouse security, Warehouse managers, Desks, Customers, Marketing Partners etc., who procure  the application, will be provided with this document for reference. 

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Internal Audience

All the  Agility  E  Services  Pvt  Ltd  employees  are  considered  as  internal  audience.  Any  of  the  employees interested in the Ajira’s COE Warehouse Application, including developers, test engineers,  functional  consultants,  technical  writers,  or  a  new  employee  will  find  useful  information  in  this  manual for both planning, learning and implementation of the application. 

SA

Related Documents

All Ajira warehouse documents are available online in both printed (PDF) and online (HTML) formats.  Online Help Files:  An online help is integrated with the application and the help is provided for each context or window  of the application. 

Document Conventions

In this manual, certain words are represented in different fonts, typefaces, sizes, and weights. This  highlighting  is  systematic;  different  words  are  represented  in  the  same  style  to  indicate  their  inclusion in a specific category.     The Courier font indicates a command sequence, file type, URL, Folder/File name for example: 

Inwardbound.txt

Preface

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Warehouse User Manual 

www.ag gilitylog gistics.c com d User  attention  a to   certain  piecces  of  Additionaally,  this  doccument  has   different  strrategies  to  draw  informatiion. In order  of how criticcal the inform mation is to  your system m, these items are marked d as a  note, tip,  important, c  caution, or w warning. For e  example:     Icon Purpose Note 

Tip

Important  

Caution

The image cannot be display ed. Your computer may not hav e enough memory to open the image, or the image may hav e been corrupted. Restart y our computer, and then open the file again. If the red x still appears, y ou may hav e to delete the image and then insert it again.

The image cannot be display ed. Your computer may not hav e enough memory to open the image, or the image may hav e been corrupted. Restart y our computer, and then open the file again. If the red x still appears, y ou may hav e to delete the image and then insert it again.

PL

The image cannot be display ed. Your computer may not hav e enough memory to open the image, or the image may hav e been corrupted. Restart y our computer, and then open the file again. If the red x still appears, y ou may hav e to delete the image and then insert it again.

E

The image cannot be display ed. Your computer may not hav e enough memory to open the image, or the image may hav e been corrupted. Restart y our computer, and then open the file again. If the red x still appears, y ou may hav e to delete the image and then insert it again.

Warning

Suppo ort Inform mation

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M

Every effo ort has been  made to enssure the accu uracy of the d  document. If  you have com mments,  questionss, or ideas reg garding the d  document co ontact online support:  ajirade evsupport@ @agilityl logistics. .com

Preface

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Agility Warehouse- Overview

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PL

E

  Ajira’s  Warehouse  application  is  a  powerful  and  comprehensive  automated  warehouse  and  distribution  solution  that  combines  solid  business  principles  and  state‐of‐the‐art  technology.  With  this  application,  you  can  manage  and  track  the  movement  of  inventory  from  receiving  to  shipping  and dramatically  cut  warehouse  costs  by  eliminating  paper  work  and  costly  shipping  errors.  It also  helps  improve  staff  productivity  and  provides  accurate  inventory  levels  to  all  inter‐company  departments.    The primary purpose of Ajira warehouse is to control the movement and storage of materials within  a warehouse. It plays a key part in managing the supply chain, control the movement and storage of  materials within a warehouse and process the associated transactions, including shipping, receiving,  putaway, picking, inventory control, etc…  

Features of AJIRA Warehouse

M

The Ajira’s Warehouse application provides flexible, automated support to assist Users in processing  all  goods  movements  and  in  maintaining  current  stock  inventories  in  a  warehousing  complex.  This  application supports warehousing processes by making it possible for the User to:     Define and manage complex warehousing structures  Optimize material flow using advanced putaway and picking techniques 

Process Inbound, Outbound and stock transfers quickly and easily 

Increase the accuracy of data recorded in a more systematic and appropriate method 

Simplifies the data transfer from one User to another 

Increase the efficiency and data integrity 

Monitor all the functioning from a centralized location as the application is online  

View or export receipt details and history with a click of a button  

Automatically assign inventory to a location for put‐away  

Receive against multiple purchase orders simultaneously  

View all receipts or customize views by filtering on selected criteria.  

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Agility Warehouse‐ Overview 

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Warehouse User Manual 

Benefits of Ajira Warehouse

How it Works

PL

E

As the process of receiving and delivering of goods has increased, even the process to store the data  and control the movement of goods has increased. A Warehouse software can:     Reduce  inventory  paperwork:  Implementation  of  a  real  time  WMS  can  significantly  reduce  the paperwork traditionally associated with warehouse operations, as well as ensure timely  and accurate flow of inventory and information.   Reduce  labor  costs:  Implementing  a  comprehensive  WMS  facilitates  standardization  of  inventory movements, picking methods, and inventory locations.   Increase  storage  capacity:  A  WMS  can  often  increase  available  warehouse  space  by  more  efficiently locating items in relation to receiving, assembly, packing, and shipping points. This  increased  efficiency  can  both  improve  productivity  and  lower  inventory  holding  costs  significantly.   Increase customer service: By streamlining processes from order to delivery, companies can  more accurately determine product availability and realistic delivery dates.   Increase inventory accuracy: A WMS can reduce lead times by limiting inventory movement  and improving the accuracy of inventory records. 

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M

The Ajira Warehouse Management System is an on‐demand, web‐based solution that automates the  warehouse receiving and put‐away process by matching the receipt of goods received to the original  purchase order.   

Figure 1: Warehouse Process

With this application, User can generate three types of tasks. In inbound operations, putaway tasks  are  generated.  In  outbound  operations  picking  tasks  are  generated.  In  warehousing  operations  replenishment  tasks  are  generated.  These  generated  tasks  can  be  printed  out  as  task  lists  and  handed out to operators for execution.   

Agility Warehouse‐ Overview 

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Warehouse User Manual 

Finally, when  the  receipt  is  processed,  the  application  system  automatically  updates  and  adjusts  stock‐levels  received  thereby  maintaining  up‐to‐date  inventory  control  information.  As  a  result,  purchasing,  sales,  and  warehouse  managers  have  access  to  the  same  up‐to‐date  order  fulfillment  information. 

Inbound

E

In warehouse  management,  inbound  is  the  movement  of  material  into  the  warehouse  from  an  external  source,  which  could  be  a  production  system,  a  vendor,  etc.  The  warehouse‐management  checks  the  goods  unloaded  for  accuracy  and  then  processes  it,  moving  the  material  into  the  warehouse and increasing the storage of the material received. 

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M

PL

User Hierarchy and roles in Inbound Process

Figure 2: Inbound User Hierarchy

Refer Ajira Warehouse‐Inbound process in this document. 

Outbound

In warehouse  management,  outbound  is  the  movement  of  material  from  the  warehouse  to  an  external  source,  which  could  be  a  production  system,  a  vendor,  etc.  The  warehouse‐management  checks the goods loaded for accuracy and then processes it, moving the material out of warehouse. 

Agility Warehouse‐ Overview 

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Warehouse User Manual 

E

Fig gure 26: Viewing GatePa ass Details

4. 5.

Click Save, to  save details i in the inboun nd request.  Click Back To  Inbound, and d it navigatess to the inbou und delivery  page.  

PL

e uploaded LR R details can  be deleted u  using Delete  LR option.  The

Printing g Vehicle Gate G Pass

Here, the e system allow ws the User t  to print the G GatePass for  the vendor. T This form outputs the ven ndors  name,  ve ehicle  detailss,  date,  addrress,  materiaal  details,  ettc…and  it  can  c also  be   used  as  a  future  f reference e.   a   page 

SA

M

In order   to  print  or   export  e vehiccle  gate  passs  details,  clicck  appears w  with all the ve ehicle detailss as shown in n Figure 27. 

Inbound  

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Warehouse User Manual 

SA

M

PL

E

Figure 27: Printing Vehicle Gate Pass

Click  to print the vehicle Gate pass details on a paper or click  Gate pass details file to the local system. 

 option to export the vehicle 

Export Vehicle Gate pass details Here the  User  can  download  or  export  the  files  in  various  formats  such  as  Portable  Document  Format  (.PDF),  Excel  sheet  (.Xls),  Ms  Word  (.doc),  Notepad  (.txt),  crystal  report  (.rpt),  Rich  Text  Format (.rtf).  

Inbound

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Warehouse User Manual 

E

Figure 28: Exporting Vehicle Gate Pass

To Export: 

Click  export on vehicle gate pass page.  In Export options window select appropriate file format from the dropdown list.   Click All to print all the pages in the report Or to print selected pages, click Pages and enter  From and To page number in respective fields.  

PL

1. 2. 3.

Attaching Files to Document Library

SA

M

The User  uploads  Inward  GatePass  document  to  the  inbound  request.  This  uploaded  document  provides Vehicle GatePass details to process the request.  Before uploading the document to the document library, appropriate file type must be selected so  that  User  can  easily  identify  the  document.  Select  the  location  of  the  document  using  the  Browse  option.  On  selecting  Upload,  the  document  will  be  uploaded  to  the  inbound  request  as  shown  in  Figure 29.   

Figure 29: Uploading documents

Click Submit To InBound Desk, and the page gets navigated to the Submission Inbound Desk.    Inbound 

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Warehouse User Manual 

If  the  app propriate  file e  type  is  nott  selected  an nd  User  clickks  Submit  To o  Inbound  De esk,  then  an  alert  message  is displayed w  which promp pts the User t  to upload correct file type. 

E

All fields m  marked with ** (asterisk) aare mandatorry 

If User  wants  to  dele ete  the  uploaaded  vehicle  details,  sele ect  the  apprropriate  checckbox 

PL

 

Vehicle GateP Pass section  and click Dellete Veh. Dettails button   from the V 

The correcct file type m must be attach hed before cclicking Subm mit To InBoun nd Desk butto on. 

Files that a  are uploaded d should not  be empty 

To removve  or  delete   the  files  thaat  are  uploaaded,  select   the  item  ch heckbox  and  click  Remove D Docs.  

Submitt to Inbound Desk

SA

M

Once afte er  adding  the  vehicle  details  to  the   inbound  i request  such  ass  GatePass,   LR  L and  then   after  attaching g mandatory  document in n Document  Library, the r  request is su ubmitted to t  the inbound desk  for furthe er processing g.  Follow wing are the s  steps to subm mit request:   1. Select Userr ID from the e Inbound De esk section.  comments/message text  in the Submiission  2. Enter the c Comm ments textbox x (optional).   3. Click  Subm mit,  and  Inbo ound  request  is  submitte ed  to  the Inb bound Desk.     

Figure 30: Submitting to t Inbound desk d

To  cancel the rrequest subm mission, selecct the 

Cancel option  

The e request sub bmitted to th he next stage e, will 

no lon nger  get  displayed  in  th he  inbound  list,  but  it  will  w be  displayyed in the Usser’s sent item ms.  

Inbound  

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Warehouse User Manual 

Search hing Inbo ound req quests

E

Search fu unctionality   provides  p warrehouse  Use ers  to  look  fo or  specific  re equests  base ed  on  the  crriteria  provided   in  the  Searcch box  as  sho own  in  Figurre  30.  A  searrch  locates  all  requests  of  o Warehouse e  in  a  well sorte ed (arranged according to o the latest t   asks perform med) manner.    Enter the e required se earch parame eters and clicck Search, th hen the appliication searcches for particular  request b  based on paraameters. Use e Refresh to c  clear all the e  entered parameters.         The f  following tab ble lists the search criteriaa:    

Figure e 31: Search hing in Inbou und

 

Inbound d Code    Businesss Unit    Vendor  Name    Created d By    Sender     Status    

M

               

Desc cription Here, User  can  se earch  the  reque est from   Inbox x, Sent itemss,  Comp pleted items,, Group  Inbox x and Follow w Up.  The c  code generated while  creatting an Inbou und.  The   unique  Busin ness  Unit  ID off warehouse.   The n  name of the v  vendor 

PL

Parame eter Search F  For   

Name of Inbound d creator  Searcch by sender  name  Searcch  by  the   current  statu us  of  the  re equest  in  Inbou und list. 

SA

er can enter e  either partial or full detaiils of the datta in any of th he search paarameters. Syystem  Use will perfo orm an ‘equall to’ or ‘greatter than’ searrch to displayy the results  in the list.   

Deletin ng Inbou und

Delete In nbound  optio on  is  used  to o  delete  or   clear  c any  inb bound  request  from  the   Inbound  listt.  The  request c  can be delete ed only when n it is in Created state. It  facilitates th he User to de elete multiple e files  at a time  from the Inb bound list by  selecting all  the items in t  the inbound  list.   

Figure 32 2: Delete Inb bound

Inbound  

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Warehouse User Manual 

  Following g are the step ps to delete a  an Inbound r   equest:  1. To o delete Inbo ound requestt, select apprropriate checck box option n of inbound  request.  2. Click Delete In nbound, a co onfirmation m message is displayed and  then click OK K and the req quest  iss deleted. 

Operations at Inbound d Desk

PL

E

In this  staage,  the  Use er  updates  th he  Invoice  de etails  an  uplo oad  required d  document.   The  requestt  sent  from the  Warehouse  Security is ap ppears in the e inbound desk. To accesss the sent req quest, the Usser at  Inbound d  desk login to o the applicattion using the e relevant Usser ID and Paassword.    To view t  the request p present in the e Inbound lisst:  Select the e Inbound Co ode of the request.    Th he  request  sent  from  th he  Warehousse  Security  can  c be  accesssed  by  the   User  having g  the  authorityy to access the inbound de esk.  After  sele ecting  the  in nbound  code e,  a  page  is   displayed  which  w contain ns  the  inform mation  abou ut  the  details that are entere ed by the Waarehouse Security.  In case, if   f the receive ed shipment  has a pre‐ale ert condition n, then Pre‐A Alert option c  can be selectted in  the Invoicce details secction, so thatt goods are lo oaded immed diately into th he warehousse. 

Adding Invoice Details D

M

The page has an addittional section n called Invoice details as  shown in Fig gure 33.   

Figure 33:: Selecting In nvoice

SA

 the User to e  enter invoice details as sh hown in Figurre 34.  Click Add Invoice, whiich prompts t

Inbound  

Ve ersion: 1.0

35


Appendix-B Keywords

8

 

M

PL

 

    

Business Unit: It is a location where the warehouse is located.  Business Name: It is the name of the user to whom the goods belong.  Vendor  ID:  It  is  an  identification  of  Client  or  Supplier,  whose  goods  are  transported  to  warehouse.  Dock: a Dock is an enclosed area of water used for loading and unloading the goods.  Purchase  order:  A  purchase  order  is  a  document  that  specifies  commodities  ordered  from  a  specific vendor, as well as the cost, terms, and conditions of that order.  Sales Orders: A sales order is an order placed by warehouse customers for warehouse goods.  Item master: An item master is a master record for a type of inventory item. The item master  includes  the  item  description,  materials  and  handling  specifications,  sales  and  fulfillment  specifications, and warehouse‐specific information.  Putaway: Putaway is the process of placing goods into storage locations.  POD: The location where a consignment (shipment) is delivered.  Picking: Selecting shipment items from inventory.  Shipment: A shipment is a record of goods to be shipped or that have already been shipped.  Amendment: A statement that is added to or revises or improves a proposal or document. 

E

  

Inbound Receipt Types

SA

A Receipt  Type  provides  proof  of  ownership  of  goods  that  are  stored  in  a  warehouse.  It  provides  availability of goods of particular quantity, type, and quality. A receipt is the record of an intake of  goods into the warehouse inventory.  Keywords  Description  Import  Process  of  importing    goods    from  external  source  (other  country)  to  the  warehouse  using freights  An outstation Supplier  Supplier of goods to the warehouse belongs  to other state of same country  Local Supplier  Supplier of goods to the warehouse belongs  to  the  same  state  where  the  warehouse  is  located  Return of Goods  The  goods  that  are  returned  to  the  warehouse    Repair and Demo Return  The  goods  that  are  returned  to  the  warehouse for repairing and sent for Demo 

Appendix‐B Keywords 

Version: 1.0 

95


Warehouse User Manual 

Inbound File Types Keywords Bill of Entry 

Description A list of goods received at a Warehouse 

Bill of Lading 

It is  a  document  issued  by  a  carrier,  serves  as  evidence  for  a  contract of transportation  It is a report issued, if any damage or divergence occur  

Discrepancy Report 

LR copy 

MRN copy  Packing order 

PL

MIN copy 

Missing item file 

A gate  pass  is    issued  by  a  security  of  the  warehouse  to  the  driver while entering  goods in to the warehouse    It is a document issued by the RTA to the lorry driver regarding  Lorry Details  It is a document or Receipt used as soon as material is cleared  from  receipt  and  final  goods  inward note  is  prepaid  after  inspection  It  is  a  list  of  all  missing  items  while  transporting  to  the  warehouse  It is a receipt of Purchase or payable (Purchase Order) 

E

Inward Gate pass 

Supplier Invoice copy 

It is  a  receipt  or  document  used  if  any  packing  is  required  for  goods  It is a list of locations or addresses where the goods have to be  delivered  It  is  a  receipt  if  transporter  consulted  any  Sub‐Agent  in  delivering the goods   It is a bill for transferring the stock includes: Delivery for stock  transport  order;  Goods  Issue;  Delivery  billing;  Receiving  transferred material; Purchase invoice  It is an invoice for transporting the goods to the warehouse 

Unload Tally Sheet 

It is a tally sheet used for comparing with the JDE 

Put‐away location list 

Re‐suggest Put Away File 

M

Stock transfer Invoice 

SA

Transporter Types Keywords Express Cargo 

Transport

Description Fast transportation of goods to ware house using Cargo (Large  Vehicles )   Transporting  the  goods  manually  or  using  small  vehicles  (trolley, Auto)  Using Third Party (Transport Agencies) for transportation 

Own Vehicle 

Warehouse vehicles are used for transportation 

Others

Using other Resources for transportation 

By hand/ Manual Trolley 

Outbound Order Types

Appendix‐B Keywords 

Version: 1.0

96


Warehouse User Manual 

Dispose

Description Receipt  consist  of  list  of  items  that  should  be  delivered  from  the warehouse    List of items in the warehouse that got disposed  

Order Form 

List of items, ordered by the Client  

Tax Invoice 

Bill from the Tax Department on transportation of goods from  one place to another place 

E

Keyword   Delivery Challan 

Outbound File Types Keyword Customer STN 

Invoice/Tax invoice   Pack List Copy  Pick List Copy 

PL

Delivery Challan /Delivery  Note  Email Request 

Description A  Transfer  Note  from  the  Customer  regarding  address  where  the goods should be transported    Receipt  consist  of  list  of  items  that  should  be  delivered  from  the warehouse    A copy of Outbound Request sent through Email  

List of items that should be picked 

Proof document  in  order  to  deliver  the  goods  from  the  warehouse  Report which conveys that goods are loaded in to carriers from  the warehouse  List of items that should be packed 

M

POD(Proof Of Delivery) 

Statement of  money  owed  for  goods  shipped  or  services  rendered  List of items that should be packed 

TRF‐Load Build Report 

SA

Pack List Copy 

Appendix‐B Keywords 

Version: 1.0

97


9

Glossary

Abbreviation  Center of Excellence 

Doc

Ms Word document 

HSSE

Health Safety Security Environment 

JDE

J.D.Edwards

MIN MRN  PA  PDF 

Lorry Receipt  

Material Inward Note 

Material Receipt Note 

Put‐Away

Portable Document Format  Proof Of Delivery 

M

POD

PL

LR

E

Acronyms   COE 

Pollution Under Control 

RTF

Rich Text Format 

SO

Sales Order 

STN

Stock Transfer Note 

SA

PUC

WHIB

Warehouse Inbound code 

WHOB

Warehouse Outbound code 

TO

Transfer Order 

       

Glossary

Version: 1.0 

98


Index Inbound Receipt Types, 95  Inbox, 16 

E

A Adding Delivery Details, 76  Adding GatePass LR Details, 29  Adding Invoice, 35  Adding PA, 46  Adding Vehicle GatePass Details, 28  Amendment, 95  Attaching documents, 46 

Common Icons, 14  Co‐ordinator, 81  Creating a New Inbound, 22 

JD PO Number, 39  JDE overview, 11 

M

PL

C

J

MIN Desk, 38  MRN and PA Desk, 44 

N

Need More Information, 38 

D

M

Dashboard view, 23, 57  Deleting Inbound, 34  Discussion Forum, 18  Document Library, 32  Dropdown lists, 95 

O

E

Online Help Files, 6  Outbound  Outbound Process, 55  Outbound, 10  Outbound  Adding Invoice Details, 63  Outbound File Types, 97  Outbound Order Types, 97 

Exporting Vehicle Gate pass details, 31  External audience, 6 

SA

F

FAQ’s and Troubleshooting, 92  Fetching Data from JDE, 67  Fetching PA Suggestion, 46  FollowUp, 16 

P Pick Confirmed, 74  Pick Creator, 67  Pick List Created, 70  Place of Delivery, 62  Printing/Export Vehicle Gate Pass, 30  Putaway Confirmed, 48 

G

Generating MRN, 45  GroupInbox, 17 

I

IB Task Closed in JDE, 50  Inbound, 10  Inbound File Types, 96  Inbound Process, 21 

Index

R Ready To Load, 75 

S Search process, 34, 65  Sending Reminder Email, 18  Shipment Confirmation, 80  Shipment Delivered Counter, 76  Sign in, 14 

Version: 1.0 

99


Warehouse User Manual 

Submitted to Pick Creator, 65  Submitting to PA confirmation Desk, 50  Submitting to Pick Confirmer Desk, 73  Submitting to Warehouse Operation, 41  System Requirement, 13 

V Validation Screens, 93  Viewing History, 17  Viewing History Graphically, 17 

W

T Warehouse Operations, 42 

E

The Physical Quantity, 43  Transporter Types, 96 

U Update JDE, 68  Uploading Files, 37 

SA

M

PL

         

Index

Version: 1.0

100


Warehouse User Manual 

Address: Flat No-4A, 4th Floor, House No.6-3-569/2, Rockdale Compound, Somajiguda, Hyberabad, India 500018. Index  Version: 1.0 101  T: +91 40 66571818 | Email:ajiradevsupport@agilitylogistics.com | Web: www.agilitylogistics.com.

AJIRA Warehouse User Manual .pdf  

AJIRA Warehouse User Manual .pdf

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