Page 1

AJIRA Finance

e

Quick Reference Guide 

Sa m

pl

Draft Version 

Copyright © 2009 Agility E Services. All rights reserved.


AJIRA Finaance  

Copyrigh ht Notice   Copyrightt © 2009 Agilitty E Services.  All rights resserved.  Proprietary Rights  his  documentt  is  confiden ntial  to  Agility  E  Services  and  is  legallly  privileged d.  The  The  inforrmation  in  th informatio on and this d document aree intended so olely for the aaddressee. Usse of this doccument by an nyone  else  for  any  a other  pu urpose  is  unauthorized.  If  you  are  not  the  inten nded  recipien nt,  any  disclo osure,  copying, o or distribution n of this inforrmation is pro ohibited and unlawful. 

Disclaim mer

pl

e

This docu umentation  might  m includee  technical  inaccuracies  i or  typographical  errors  and  is  subjeect  to  correction n  and  other  revision  witthout  notice.  Agility  E  Services.  GIVEES  YOU  THE  CUSTOMER  THIS  DOCUMENTATION  "AS  IS."  EXPREESS  OR  IMPLLIED  WARRAN NTIES  OF  AN NY  KIND  AREE  NOT  PROV VIDED,  INCLUDIN NG BUT NOT  LIMITED TO TTHE IMPLIED  WARRANTIEES OF MERCHANTABILITY O OR FITNESS FFOR A  PARTICULLAR  PURPOSEE.  Some  stattes  or  jurisdictions  do  not  allow  discclaimer  of  express  or  im mplied  warrantiees in certain trransactions; ttherefore, thiis statement may not apply to you.   

Sa m

     

Copyrightt © 2009 Agility E Services. All rights resserved.

i


AJIRA Finaance  

Table o of Conte ents  Preface ........................................................................................................................ 1  About tthis Documen nt ................................................................................................................................... 1  Intendeed Audience ....................................................................................................................................... 1  Related d Documents ...................................................................................................................................... 1  Document Conventions ............................................................................................................................... 1  Supporrt Information n .................................................................................................................................... 2 

Productt Overview w ...................................................................................................... 3  Significant Features and Benefits ................................................................................................................. 3 

e

Browseer Settings .......................................................................................................................................... 3 

Commo on Selections ................................................................................................... 4 

pl

Help Paanel .................................................................................................................................................... 5  About C Calendar ............................................................................................................................................ 5  ...................................................................................................................................... 5  Search ..................... .

Sa m

Getting  Started ............................................................................................................ 6  Loggingg into the app plication......................................................................................................................... 6 

Invoice SGA ................................................................................................................. 7  Invoicee SGA Processs Flow diagram m .............................................................................................................. 7  User Ro oles and Hieraarchy ............................................................................................................................. 7  Creatin ng Invoice at SSNA AP Clerk desk ......................................................................................................... 8  Requessts at FSSC (Finance Shared d Service Cen ntre) ..................................................................................... 9  Requessts at Branch Head ........................................................................................................................... 10  Requessts at Dispute manager .................................................................................................................... 11 

Paymen nt Requestt ..................................................................................................... 12  Processs flow diagram m for Paymen nt Run and Ad dhoc .................................................................................. 12  Processs flow diagram m for CCWT ................................................................................................................. 13  User Ro oles and Hieraarchy ........................................................................................................................... 13  Creatin ng Payment Request by AP P Manager ............................................................................................... 14  Creatin ng Payment Request by FSSSC ........................................................................................................... 16  Submitting for Check Run by FSSC C ............................................................................................................. 17  Copyrightt © 2009 Agility E Services. All rights resserved.

ii


AJIRA Finaance   Check P Printing by AP P Manager ................................................................................................................... 18  Upload d to IFACE and d Complete Request by FSSSC ..................................................................................... 19  Paymen nt type through Credit Carrd or Wire Traansfer(CCWT)) .................................................................. 19  CCWT R Request at Trreasury Manaager ......................................................................................................... 20 

Invoice Reconciliaation .............................................................................................. 22  User Ro oles and Hieraarchy ........................................................................................................................... 22  Creatin ng New Recon nciliation requ uest ........................................................................................................ 22  Requessts at Branch Trade clerk D Desk ......................................................................................................... 26 

Append dix ................................................................................................................... 27  Major A Actions perfo ormed in Invoice SGA proceess .................................................................................... 27 

e

Major A Actions perfo ormed in Paym ment Process ......................................................................................... 27  Major A Actions perfo ormed in Reco onciliation Pro ocess ................................................................................. 28 

pl

Acronym ms .................................................................................................................. 29  Index ......................................................................................................................... 30 

Sa m

Copyrightt © 2009 Agility E Services. All rights resserved.

iii


AJIRA Finaance  

Prefa ace About t  this Docum ment    The aim o of this guide  is to give a q quick walkthro ough over AJIRA Finance aapplication. TThe document also  includes d diagrams, ste ep‐step proceedures and ad dditional info ormation which can be refferred by thee user  while  working  with  th he  applicatio on.  Based  upon  the  usagee  and  functio onality  of  the  application n,  the  duct.  documentt has been divided into various chapterrs according tto the usabilitty of the prod

Intende ed Audien nce     All the Ussers working  or implemen nting the application are tthe intended  audience and will be pro ovided  with this d document forr reference. 

Related d Documen nts 

e

All AJIRA FFinance documents are avvailable onlinee in both prin nted (PDF) and d online (HTM ML) formats.

Document Conve entions 

pl

Online He elp Files:  An online help is integrated with the application n and the help p is provided ffor each conttext or windo ow of  the appliccation 

Sa m

In this  manual,  certain  words  are  represented d  in  differentt  fonts,  typeffaces,  sizes,  and  weights.  This  ng is systemaatic; different words are reepresented in n the same styyle to indicate their inclusion in  highlightin a specific category.   w table illustrates the typo ographic convventions used d in this manu ual.  The below Style

Ele ements

Blue text 

Ind dicates links a  and cross refferences 

Black bold dface 

Useer interface  elements  succh  as  button  names  and  menu  items 

Italic  

Do ocument titless, glossary terrms, and occaasional emphasis 

Courier r font

new Commands, filenames, URL’ss, Directories,, and paths 

Ind dicates Note Ind dicates Tip     

Preface

1


AJIRA Finaance  

Supporrt Information  Every effo ort has been m made to ensu ure the accuraacy of the do ocument. Any comments, q questions, or ideas  regardingg the document contact on nline support::  ajirade evsupport@ @agilityl logistics. .com    

Sa m

pl

e

Preface

2


AJIRA Finaance  

Produ uct Ove erview   AJIRA  Finance  is  an  online  o web  ap pplication  bu uilt  to  managge  the  US  Acccount  Payab ble  process  frrom  a  centrally  located Finan ncial Shared SServices Centtre (FSSC).  Th his product iss built with a BPM approaach to  enable the documentss such as invo oices/ vendor statements to be scanneed into AJIRA A for processing at  FSSC.  Thee workflows aare designed with a decisio on centric approach, thereeby leaving th he decision m making  to the bussiness users.   In the first vversion it supports invoice scanning, dirrect and log p posting of invoices,  approval  workflow  fo or  log  invoicees,  schedulingg  of  paymen nts  –  check  run,  r wire  traansfer,  creditt  card  paymentss, reconciliatio on of vendor statements aand vendor m management.

Significcant Features and Be enefits   • • •

Browse er Settingss  

e

Real‐time proccessing of acccounts payablle transaction ns by multiplee users   Check approvaal status with online appro ovals and approval history    O One way integ gration  with SSys21 application to real tiime accessibility to the invvoice data 

pl

Setting up  u browser  for  f working  with  AJIRA  Finance  is  simple.  In  order  o to  run n  this  appliccation  appropriaately in intern net browser th he following ssettings are to be configurred:  • • • •

• •

  • •

Sa m

Make sure  the  M t Proxy  Settings  S in  the  Interneet  Explorer    allows  thee  access  off  the  site  http:// /coedev.pw wclogisti ics.com:55 55  Remove  the  Pop‐Up  P Blockeer  from  the  browser  b or  uncheck  u the  POP  P UP  Blockker  in  the  Intternet  Seettings (Internet Propertie esÆPrivacyÆ ÆPOP UP Blocker)  Add the site  http://coe h edev.pwclogistics.com:555 in n the Trusted Sites  Uncheck the p proxy in intern net explorer Check for interrnet connectiivity and speeed  Th he web brow wsers recomm mended for using this application are Intternet Explorer 6 

n the  system m  configurattion  (hardwaare,  softwarre),  internet  speed  and  host  Depending  on avvailability the e application aaccessing speeed will vary. Fo or system configuration questions thatt are beyond the scope off this guide, p please contacct the  su upport for furrther informaation. 

Product O Overview 

3


AJIRA Finaance  

Comm mon Sellectionss    Optio ons 

Description n  

Inboxx

Displays thee entire request in the list after loggingg into the  application. 

Group pInbox

The GroupIInbox contain n requests sen nt to one or m more than on ne  User  in a teeam. 

HOMEE

Displays thee Home Pagee with all the rrequests in alll the  processes  of AJIRA Finance  This feature is provided to move req quests from inbox to follow  up folder. TThis helps useer to identify certain prioriitized requestts  and process them with m more attentio on even at a later time 

e

Follow w up 

Use this op ption to add in nvoice from SSystem 21 

pl

Use this  option  to  dettach  or  remo ove    the  invoice  from  th he  request 

Sa m

Support On nline 

This icon displayed on the right most corner of eaach request o or  he  Complete e  History  of  a  each  page  can  be  used  to  track  th particular rrequest. 

Browse for Lists  

 

Browse for Calendar

Use Sign in  button to lo ogin to the application 

To search for lists, requeests 

   

Use this button to go to the Home paage or the inittial screen  Use this op ption to save tthe data enteered 

 

Common Selections 

Use this op ption to upload the docum ment from lo ocal system fo or  example  in nvoice copy, vvendor copy eetc.  Use this op ption to deletee the requestt  

4


AJIRA Finaance  

Help Pa anel  A help panel is provide ed at right co orner through hout the appliication remin nding the thin ngs to do as shown  in the below figure 

About C  Calendar   A calendaar is provided to select the date requireed for invoice date, due date etc... 

e

 Daate selection Descrip ption 

‹ ‹   ›

Click to o  select  preevious/next  month.  Click  and  a hold  thee  mouse  fo or  easy  selectio on. 

pl

F Fields

Click to o  select  previous/next  yeaar.  Click  and holld the mouse for easy seleection. 

x x

Click to close the pop‐up. 

Sa m

« «   »

 

Click Today to se elect the current date. 

Search   Search functionality prrovided at thee left end helps  AJIRA Finaance users to o search  all th he requests, b based  etc.,   upon status, item no e

eria changes based upon tthe processess.    The search crite  

Common Selections 

5


AJIRA Finaance  

Gettin ng Startted   Logging g into the a  applicatio on  Enter the URL  www.coedev.pwc clogistics s.com:555 in the addreess bar. In thee login page  enter  authorized User Id and Password  in the respecctive fields an nd click Sign  In to access  the home paage of  AJIRA Acccounts Payablle Process. 

Sa m

online and Offfline  Support o

pl

e

After loggging  into  the  application,  all  the  requeests  of  all  thee  Processes    appears  in  the  t Home  paage  as  shown in the below figgure 

Agility pro ovides individ dualized onlin ne and offlinee  support to  the Users of  AJIRA Financce application n. This  dedicated d  online  supp port  team  will  w work  thro ough  the  issues  encounttered  by  useer  while  using  the  product. U User can speaak to executivves or supporrt team and ssend the revieews or comm ments and eveen can  send mail to ajirad devsuppor rt@agilit tylogisti ics.com. nuals:  User Man

User is prrovided with  some  handyy online resou urces given in n document fformats. Refeer them to geet the  insight concepts, guide elines, end‐to o‐end informaation effortlesssly.     

Getting Sttarted 

6


AJIRA Finaance  

Invoice SGA   In this pro ocess the invvoice(s) are sccanned by th he branch useer for processing at FSSC.    Before scanning  the  invoicce,  the  invoicce  has  to  be  categorized  into  Direct  or  Log  Invoicee.    It  needs  to o  be  stamped d  and  relevant information should be filleed in. This is also referred tto as Pre‐coding.  

Sa m

pl

e

Invoice e SGA Proccess Flow d  diagram   

Fiigure 1: Invo oice SGA Pro ocess flow

User Ro oles and H Hierarchy   

Invoice SG GA 

User

Role

SNA A AP Clerk 

Scanning In nvoice, Creatiing Invoice as log or direcct.  

FSSC D Desk 

Validate thee data with syystem 21, Closes request. 

Branch head 

Access log rrequests, App proves, Submiit to Dispute. 

Disputte Manger 

Resolves thee dispute, Givves the Comm ments. 

7


AJIRA Finaance  

Creatin ng Invoice  at SNA AP P Clerk dessk 

e

Creating invoice  is  do one  at  SNA  AP  A Clerk  deskk.  Here  the  lo ogged  user  scans  s the  invvoice  from  vaarious  suppliers and sends to FSSC (Financce Shared Service Centre) ffor processing.  

pl

Figure 2: Scanning in nvoice

Steps to sscan Invoice  

1. Place the invoiice copy in th he scanner. 

Sa m

2. Frrom Scanner Config panel, select the Source from dropdown. 

3. Choose the pixxel type from m the dropdow wn box as BW W(Black and W White) or Gre ey or RGB(co olored  co opy) to set th he color of thee scan copy.

4. Seelect the scan n type as ADFF (Auto docum ment feed) orr Duplex(to sccan both sides of invoice ccopy)  5. Seelect the file ttype as PDF o or TIFF. 

6. C Click Scan to sscan the copyy into the app plication the sscanned copyy can be seen under AJIRA A Web  Sccanner Previe ew. 

7. To o preview  the  scan  copy  click  Preview w.  Use  Rotate  Right  and  Rotate  Left  options  o to  seet  the  po osition of the e scanned invoice  8. Click Create In nvoice to create invoice as direct posting or click C Create Invoice e  as  Log to ccreate  nvoice as LOG G posting.  in On successsfully comple etion of the aabove steps,  system creattes a new invoice request  with Inv code and  displays itt in Invoice List panel. It w will also print a label with b bar code to reepresent the invoice  reference  number in n AJIRA.  Pastte the label to o the physicall invoice copyy for future reeference.  •

C Check the des sired AJIRA In nv.Code and cclick  Move to o FSSC for furrther processiing  

Invoice SG GA 

8


AJIRA Finaance  

If there is any discrepancy o or ambiguity in invoice, FSSSC can send tthe request b back to the  originator of th he request byy clicking FSSC C Rejected be efore beginniing the process. 

* aree mandatory

Th he fields marked as 

 

Sa m

If the Possting type is D Direct: 

pl

e

Figure 3: Requests att FSSC

C Click Requestt Completed option to closse the requesst. 

If the Possting type is LLog:  •

C Click Submit t to Business A Approval to seend the requeest to Branch Head for furtther processing 

Requessts at Bran nch Head 

On processsing the invo oice request  for Log posting by FSSC and submittingg to Branch H Head, it appeears in  the brancch head’s inbo ox.  To accesss invoice requ uest, point the cursor to A Accounts Payaable in main menu  and click IInvoice. The d default Invoicce page opens consisting o of Search and Invoice List p panels.   •

In n Invoice List panel, click d desired AJIRA A Inv.Code to open the req quest form 

U User will find  two options‐ Approved an nd Invoice in Dispute 

Iff the  invoice  can  be  approved,  click  Approved.  A Th he  invoice  iteem  will  be  moved  m to  FSSSC  for  further processs  

a and d would  need d  the  attentio on  of  a  dispu ute  manager,,  click  Iff  the  invoice  cannot  be  approved  In nvoice in Disspute to send d the request  to Dispute M Manager to taake necessaryy action to reesolve  the dispute. 

Invoice SG GA 

10


AJIRA Finaance  

Paym ment Request  In AJIRA ffinance the p payment requ uest is initiateed by AP manager There  are 3 types o of payments  being  handled from AJIRA   1. Paayment Run : Payment for many invoicces  2. Adhoc Paymen A nt: Payment ffor a single in nvoice   3. Paay  by  Creditt  card  or  Wirre  Transfer(C CCWT):  Immeediate  Paymeent  through  payment  gatteway  ussing card or w wire transfer 

Sa m

pl

e

Processs flow diag gram for P  Payment R Run and Ad dhoc  

Figure 6: Pa ayment process for Adho oc and Payment Run

Payment Request 

12


AJIRA Finaance  

Sa m

pl

e

Processs flow diag gram for C  CCWT  

Figure 7: Pro ocess flow fo or CCWT

User Ro oles and H Hierarchy     User

R Roles

AP maanger 

Create Invoice(Adhoc,  Payment  Run),  Print  Check,  Ente C er  P Payment Ref   no. for CC.  C Confirmation  at System 21 1 data, Close rrequests, Upload in BOA 

FSSC D Desk  Brancch Head 

Creates Invoicce (CCWT), geet data for iteem ref.,  Makke Payment fo C or  C CC 

Treasury Manger 

E Enter Paymen nt Ref no. for WT, Make Paayment for W WT 

Payment Request 

13


AJIRA Finaance  

Requessts at Bran nch Trade  clerk Desk k  On  proceessing  the  req quest  by  FSSSC  to  Branch h  Trade  clerkk  for  credit  PIV  P for  all  in nvoices  wherre  the  statement  value  does  not  match  with  w the  Systtem  21  valuee  appears  in  the  t inbox  of  the  Branch  Trade  T Clerk.  ws the invoice and makes  the required d change in Syystem21 and  then,  Here, the  Branch Trade clerk review clicks Cred dit PIV Done to move the request to FSSSC. 

pl

e

F Figure 24 PIV V Credited by b Branch

Sa m

On successsful  complettion  of  the  fo ollow  up  actiivity  by  the  concerned,  c m move  the  reco onciliation  tyype  of  these invo oices to Exactt Match in Syys21 and conffirm that stattus is moved to Ready for Payment. On nce all  the invoicces are move ed to Ready ffor Payment or Invoice Caancelled clickk  Reconciliattion Completted to  move the request to co ompleted state.  

P or Invoice  Canccelled  To  complete  recconciliation,  all  invoice(s))  must  be  in  Ready  For  Payment  Status.   

Invoice Reeconciliation 

26


AJIRA Finaance  

Appendix Major A  Actions pe erformed i  in Invoice  SGA proce ess    Task Exe ecuted

Dispute Resolved 

Invoice Seent to Disputee Manager wiill be resolved d. 

Invoice D Dispute 

The Invoicce  Dispute is send  to Disp pute  Manageer  by  Branch Heead. 

FSSC Rejjected 

If there is any discrepaancy in the invvoice the request   d at FSSC Desk.  is rejected

Need mo ore  Informattion Dispute 

The request  is  sent  back  b to  Disp pute  manager  by  more information.  FSSC for m

Request Completed 

The Requeest is closed aat FSSC . 

Get Dataa 

Get the daata from Systtem 21. 

pl

e

Action

Sa m

Submit to  Businesss  The  requeest  is  send  to o  Branch  Head  for  invoicce  as  Approvaal   log by FSSSC. 

Major A  Actions pe erformed i  in Paymen nt Process    

Action

Task Executed E

Create Ad dhoc Payment 

Createss a  request  for  Payment   for  one  partticular  supplier or invoice  Createss a request for Payment fo or many Invoices or  supplierrs 

Create Payment Run 

Appendix

Submit fo or Check Run 

The request is send tto AP Manageer by FSSC 

Check Prin nted 

The cheeck  is  printed  by  AP  Maanger  and  seend  to  FSSC 

New CCW WT Payment 

New reequest  is  creeated  for  Creedit  Card  orr  wire  Transfer Payment 

27


AJIRA Finaance  

Acron nyms   Descriptio on

ADFF  

Automatic Document Feeeder 

BOA A

Bank of Am merica 

BW W  

Black and W White 

CCW WT

Credit Card and Wire Traansfer 

FSSSC

Finance Shaared Service C Centre 

PDFF

Portable Do ocument Form mat 

PIV V

Purchase In nvoice 

TIFFF

Red Green Blue 

Stationary ggeneral administrator 

Sa m

SGA A  

pl

RGB B

e

Acronym

Acronymss

Tagged Imaage File Formaat 

29


AJIRA Finaance  

Index x  

A

N

About Cale endar, 5 

New Reconciliation n, 23 

B

O Onlin ne Help Files, 1 1 

C

P

Check Prin nting, 19  create CCW WT, 20 

Paym ment Request, 17  Postiing type is Dire ect, 10  Postiing type is Logg, 10 

e

Bank of Am merica, 20  Branch Traade clerk, 27 

D

pl

R

Dispute manager, 11 

Reco onciliation Stattus, 26  Relatted Documentts, 1 

Sa m

H Help Panel, 5 

S

I

Signiificant Feature es, 3 

Inbox, 4 

L

T Treassury Manager,, 21 

Logging intto the applicattion, 6 

 

Index

30


Sa m

pl

e

AJIRA Finaance  

Contaact Informattion Agility E Services (p) Ltd. 4  FFloor, C Blocck, My Home e Hub, Madh hapur,  Hyd derabad‐ 50 00 081.  Tel: +91‐40‐665 571717 Fax: +91‐40‐665 571919 www.agilitylogisticcs.com th

Index 

31

Techncial writing usermanual  

About TechTotal's Clients

Advertisement