Mc84 ra1 cómo tomo el pulso a una actividad o proyecto cuadro de mando

CÓMO TOMO EL PULSO A UNA ACTIVIDAD O PROYECTO

ACTUAR ANTE LAS REACCIONES DEL INTERLOCUTOR

La gestión de un proyecto o actividad requiere un sistema de indicadores de gestión (KPIs – Key Perfomance indicators) que faciliten la toma de decisiones y el control de proyecto. Establecerlo en la misma planificación del proyecto facilitará el control de desviaciones en plazo, presupuesto y calidad.

Este sistema de indicadores puede organizarse en forma de cuadro de mando para facilitar este control y seguimiento del proyecto. Un cuadro de mando introduce el análisis de cuatro perspectivas:  Perspectiva financiera: Debe incluir indicadores que te ayuden a tomar medidas en las otras perspectivas y en el proyecto en su conjunto, ya que uno de los objetivos críticos es conseguir los mejores resultados financieros.  Perspectiva del cliente: Se trata de identificar los usuarios o clientes potenciales del proyecto y de establecer indicadores que nos permitan medir y controlar su nivel de satisfacción así como el valor añadido aportado por el proyecto.  Perspectiva del proceso interno: Consiste en identificar los proceso procesos internos con mayor impacto en la satisfacción del cliente y en el logro de los objetivos financieros del mismo. Deben evaluarse tres dimensiones: El proceso operativo (coste, calidad, tiempo, etc), la innovación y el servicio post-venta o seguimiento.  Perspectiva del aprendizaje y crecimiento: Alcanzar los objetivos de las tres perspectivas anteriores y superarlos depende de la capacidad de aprovechar el aprendizaje como oportunidad de mejora y crecimiento. Los objetivos financieros, de clientes y de procesos internos, revelarán las diferencias entre las capacidades existentes y las deseadas, así como posibles acciones a emprender para optimizarlas.

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¿Cómo elaborar un cuadro de mando?

En cada de una de estas perspectivas deben considerarse los siguientes parámetros:  Objetivos que se pretenden conseguir: En cada una de las perspectivas descritas.  Indicadores: Qué parámetros vamos a utilizar para medir el logro de cada uno de los objetivos, especificando la unidad de medida  Periodicidad: En qué momentos y con qué periodicidad vamos a medir los avances del proyecto para tener mayor capacidad de corrección desviaciones.  Resultados esperados: Distinguiendo entre el resultado optimo (meta) que pretendemos obtener, el aceptable (precaución) y el mínimo (peligro).  Responsable del seguimiento: Debemos precisar qué persona/s dentro del equipo van a ser responsables de lograr el indicador y quién va a ser responsable de su seguimiento.

Para aplicarlo te recomendamos que construyas una tabla Excel que te facilitará el seguimiento posterior del proyecto. Un ejemplo podría ser el siguiente:

Perspectiva

Objetivo

Indicador

Objetivo

Frecuencia medición

Optimo

Tolerable

Deficiente

Avance

Responsable

Financiera

Garantizar la sostenibilidad

Incremento facturación

20 %

Trimestral

20%

10 %

5%

6%

Jefe de proyecto

-2-

del proyecto FInanciera

Mejorar los márgenes

Incremento de margen

10 %

Trimestral

10%

5%

2’5%

5%

Jefe de proyecto

Cliente

Incrementar satisfacción cliente

Mejorar tiempos de entrega parciales

3 días

Semanal

3 dias

5 días

6 días

4 días

Consultor Sr.

Procesos

Uso de la intranet para la descripción de productos

Incremento descargas disminución de llamadas al centro de soporte

40 %

Mensual

40 %

30%

20%

42%

Responsable del centro de soporte al usuario interno

Aprendizaje

Incrementar la movilidad interna

Incremento rotaciones en tarea

50 %

Trimestral

50 %

30%

10%

25 %

Jefes equipo

-3-

de