Wincasa setzt erfolgreich die Auftragsmanagement­Plattform von Yarowa ein

Wie kann Auswahl und Beauftragung eines geeigneten Dienstleistungspartners für Instandhaltungsarbeiten digital, effizient und automatisiert vorgenommen werden? Solch eine Frage stellen sich viele Bewirtschaftungsunternehmen. Dieser Prozess ist in der Regel gekennzeichnet durch eine Reihe involvierter Parteien. Hinzu kommen viele Medienbrüche und interne, externe sowie regulatorische Vorgaben. Marco Kissling, Head Digital & Innovation bei Wincasa, nennt als Prozessbeispiel die Reparatur bzw. den Austausch eines defekten Kühlschranks. Meist wird hier der Schaden dem Hauswart oder dem zuständigen Bewirtschafter per Mieter ­App, E­Mail oder Telefon mitgeteilt. Es startet ein teils langwieriger Prozess zwischen den beteiligten Parteien – oft mit vielen Rückfragen. «Und bei diesem Beispiel handelt es sich nur um einen einfachen Instandhaltungsfall», so Kissling.

Wincasa hat daher im Rahmen seiner umfassenden Transformationsstrategie, ergänzend zur Modernisierung der ITInfrastruktur, das Auftragsmanagement mithilfe von Yarowa digitalisiert. «Die SaaS­Plattform­Lösung bietet Möglichkeiten, unsere Dienstleistungspartner einfach, umfassend zu managen und tief in unsere IT­Landschaft zu integrieren», erklärt Kissling. Die neue Auftragsmanagement­Plattform, welche mit dem ERP­System von Wincasa, der Mieterplattform «Wincasa Home» und dem Customer Value Center (CVC) vernetzt ist, wurde im Jahr 2022 erfolgreich lanciert. «Wir können nun sicherstellen, dass für jedes unserer verwalteten Objekte, vorerst im Wohnbereich, der passende, sprich der vom Eigentümer bevorzugte und qualitativ beste Handwerker eingesetzt wird. Unabhängig davon, welcher Sachbearbeiter gerade an der eingegangenen Schadenmeldung arbeitet. Der komplette Prozess ist nun von der Schadenmeldung resp. der Beauftragung durch die Bewirtschaftung, über die Partnerauswahl bis hin zur Rechnungsverbuchung vollständig digital, durch­ gängig und gezielt automatisiert», so Kissling. Zugleich können Dienstleistungspartner, unabhängig von ihrer digitalen Maturität, einfach in das Gesamtökosystem eingebunden werden.

«In naher Zukunft wollen wir mittels einfacher Konfiguration aufgrund von Gewerk, Vorgaben oder Schadenhöhe einen Prozess ganz ohne menschliche Inter vention», ergänzt Markus Steinmann, Product Owner bei Wincasa. Dies führe zu signifikanten Zeiteinsparungen, ohne dabei Kontrollen und Qualität zu ver nachlässigen. Mitarbeitende würden zeitlich entlastet (etwa bei der Terminkoordination) und Mieterrückfragen zum Auftragsstatus vermieden. Verschiedene Auftragsinformationen befinden sich auf der Yarowa­Plattform und werden über Schnittstellen bezogen. Kissling fügt hinzu: «Der Einsatz der Auftragsmanagement­Plattform, verknüpft mit der etablierten Digitalplattform von Wincasa, führt zu einer Win­win­win­Situation für alle Beteiligten.»

Die Implementierung der YarowaAuftragsmanagement­ Plattform bei Wincasa vollzieht sich in drei Phasen: Zunächst wurde die neue Prozessführung bei den CVC­Mitarbeitenden als Phase 1 implementiert. Aktuell in Phase 2 können Mitarbeitende der Wincasa Filialen bereits selbstständig Aufträge, z.B. zur Wohnungsabnahme/­übergabe, auslösen. «In Phase 3 können externe

Dritte, wie z.B. Hauswarte und FM­Provider, direkt vor Ort Aufträge, welche die Liegenschaft betreffen, über die neue Auftragsmanagement­Plattform absetzen», erklärt Steinmann. Ziel sei es, dass im Laufe von 2024 sämtliche Instandsetzungsaufträge hierüber erfolgen. Bereits jetzt seien rund 2500 Dienstleistungspartner auf die AuftragsmanagementPlattform ongeboardet.

«Weitere Funktionalitäten der Plattform werden laufend entwickelt», fügt Steinmann hinzu. «Etwa das einfache und strukturierte Einholen und Vergleichen von Offerten unter Einhaltung aller Vorgaben. Wir werden dabei auch schrittweise die Dienstleisterauswahl verfeinern.» Zu den weiteren Automatisierungsschritten zählen zudem vielfältige Reporting­Möglichkeiten. Insbesondere beim ESG ­Reporting werde es grosse Fortschritte geben, so Steinmann. Künftig wisse Wincasa ganz genau, welche Dienstleistungspartner entsprechende ESG ­Zertifikate besitzen. So könne in etwa ausgewiesen werden, wie viel Prozent des vergebenen Auftragsvolumens von zertifizierten Partnern ausgeführt wurde. (mr)